Che cosa hanno in comune le conferenze di lavoro, i matrimoni e la festa di compleanno del vostro cane?
hanno iniziato con un modello flessibile di pianificazione degli eventi...probabilmente! Pianificazione dell'evento non è un'impresa da poco. Come per la gestione di qualsiasi progetto complesso, ci sono un sacco di parti mobili che devono combinarsi perfettamente per realizzare un evento di successo, anche virtuale!
Sia che si tratti di assicurare la sede, sia che si tratti del catering, gestione del budget per organizzare il tutto senza che vi spunti qualche capello grigio, per stilare la lista degli invitati o per spedire gli inviti, avrete bisogno di qualcosa di più di una normale lista di controllo. 👴🏼
I migliori modelli vi aiuteranno ad eseguire tutti questi elementi e anche di più. Grazie alle molteplici visualizzazioni, agli stati delle attività e alle funzioni personalizzabili integrate, il vostro modello perfetto allevierà il dolore durante il processo di pianificazione, in modo che possiate semplicemente godervi l'evento quando arriverà!
E noi siamo qui per aiutarvi! Con 10 modelli dettagliati di pianificazione di eventi per qualsiasi cosa, dagli happy hour virtuali agli eventi di gruppo alla prossima conferenza aziendale .
Perché la pianificazione degli eventi è importante?
Eventi ben pianificati possono fare miracoli per la vostra reputazione, il morale dell'azienda, il coinvolgimento della comunità e molto altro ancora!
E un evento mal pianificato? Beh, può fare più male che bene a tutte le persone coinvolte.
Gli eventi sono un ottimo modo per entrare in contatto con la comunità, restituire qualcosa ai dipendenti, incoraggiare il networking e attirare più affari. Sono un'estensione della vostra azienda e ogni piccolo dettaglio riflette i valori e le filosofie del vostro marchio nel suo complesso.
Nessuna pressione, giusto? 😅
Ma questo non è per spaventarvi! È per ricordarvi che i migliori eventi nascono dal cuore e che, per quanto stressante possa essere il processo di pianificazione, gli eventi devono essere divertenti: dimostrare che avete dedicato tempo e impegno alla creazione di un'esperienza significativa per un gruppo di persone che apprezzate è un gesto di grande impatto.
Può essere grande come un conferenza virtuale o piccolo come un pranzo di squadra con catering, ma la vostra prossima occasione richiederà una specifica e approfondita gestione del progetto dell'evento processo.
10 Modelli gratuiti di pianificazione di eventi per il 2024
Con la lista degli invitati, i fornitori, i biglietti, gli oratori e la disposizione dei posti a sedere da supervisionare, avrete bisogno di potenti modelli di pianificazione software per la pianificazione di eventi per gestire i vostri progressi, tenere sotto controllo le attività e visualizzare le date più importanti su un calendario personalizzabile.
Il modello perfetto migliorerà le caratteristiche del vostro strumento di pianificazione eventi con elementi precostituiti e personalizzabili come calendari, elenchi, stati delle attività e visualizzazioni del flusso di lavoro. per non parlare del fatto che il modello ideale sarà anche gratuito al 100%.
Ecco 10 dei nostri modelli di pianificazione eventi preferiti per ClickUp, Microsoft Office e Excel che spuntano tutte le caselle. 📦
1. Modello di brief per eventi di ClickUp
Il modello Event Brief di ClickUp vi aiuterà a ottenere l'allineamento di tutte le parti interessate e a dare il via alla pianificazione dell'evento.
Il Modello di documento per il progetto di un evento di ClickUp aiuta i team degli eventi a pianificare, monitorare e organizzare i progetti. Con questo modello, il vostro team di eventi può creare un progetto di massima in modo rapido ed efficiente.
Il modello include compiti per ogni fase dell'evento, dalla pre-pianificazione alla valutazione post-evento. Ogni compito e sottocompito è strutturato con assegnatari, date di scadenza e ore stimate per il monitoraggio dello sforzo. Il modello assicura che ogni fase dell'evento sia pianificata in modo accurato, senza tralasciare i passaggi chiave o i punti di comunicazione.
Inoltre, potrete assegnare responsabilità e fissare scadenze per ogni compito. Questo è il modo perfetto per assicurare che tutti i compiti Scarica questo modello
2. Modello di pianificazione di un grande evento di ClickUp
Modello per la pianificazione di grandi eventi di ClickUp
Mentre il modello precedente è un'ottima risorsa per i pianificatori di eventi che si destreggiano tra più eventi, questo Modello di pianificazione di grandi eventi di ClickUp è stato creato per coloro che pianificano grandi eventi a sé stanti, come eventi sportivi, festival musicali, conferenze e altro ancora.
Con 16 stati di attività personalizzati e quattro tipi di visualizzazione del progetto inclusi, questo modello di cartella ha tutto ciò che serve per eseguire eventi di medie dimensioni, con liste separate per gestire i fornitori generali liste di controllo, RSVP e budget.
In più, come è consuetudine di ClickUp, questo modello applica automaticamente una Guida introduttiva che illustra i dettagli e i requisiti necessari per rendere questo modello davvero eccezionale. Scarica questo modello
3. Modello di bilancio per eventi di ClickUp
Modello di pianificazione del budget dell'evento di ClickUp
È quasi spaventoso quanto sia facile esaurire il budget di un evento. 👻🥲
Soprattutto quando si è desiderosi di dare un contributo al proprio team o si pianificano più eventi alla volta, le fatture iniziano a volare! Il Modello di bilancio per eventi di ClickUp potrebbe sembrare una seccatura, ma in realtà è una parte essenziale (e profondamente soddisfacente) della realizzazione del vostro prossimo evento.
Questo modello vi aiuta a mantenere il controllo sulle spese, stabilendo le date di scadenza, definendo le azioni chiave e gestendo il processo di selezione della sede in elenchi precostituiti.
È inoltre possibile tenere sotto controllo le spese imminenti con tre stati personalizzati per gli acquisti lasciati da fare, in corso o completati. 💸 Scarica questo modello
4. Modello di gestione eventi di ClickUp
Modello di gestione eventi di ClickUp
Il Modello di gestione degli eventi di ClickUp è il trampolino di lancio per il modello di pianificazione degli eventi (vedi raccomandazione n. 1). 🤪
Grazie agli elenchi di eventi separati, ai tre stati personalizzati, ai tag e alle sei visualizzazioni del flusso di lavoro inclusi in questa cartella, potete organizzare più eventi alla volta e consegnarli rispettando il budget!
I campi personalizzati sono il punto di forza di questo modello, con otto categorie per filtrare, ordinare e raggruppare le attività in base a vari elementi legati al budget. Potete anche aggiungere dati come le percentuali di avanzamento, gli stati di pagamento e l'ubicazione alla vostra vista del flusso di lavoro, per avere maggiori informazioni a colpo d'occhio. Scarica questo modello
5. Modello di documento di pianificazione degli eventi di ClickUp
Modello di documento per la pianificazione degli eventi di ClickUp
Ripetete dopo di me: questa è la vostra lista di controllo definitiva per la pianificazione di un evento._ 🗣
Avete chiuso i vostri compiti, finalizzato le fatture, inviato gli inviti e ora siete pronti a partecipare all'evento per cui avete lavorato tanto! Questo Modello di documento per la pianificazione degli eventi di ClickUp è la lista di controllo del giorno dell'evento che copre tutto, ma proprio tutto.
Nel documento troverete pagine separate per categorie, tra cui Informazioni generali, Dettagli dell'allestimento, Lista degli inviti e Elenco dei fornitori . Avete bisogno di una pagina in più? Nessun problema! Copiate facilmente le pagine, aggiungetene di nuove o create sottopagine per personalizzare ulteriormente il vostro modello in una gerarchia visiva organizzata.
In ogni pagina, la formattazione viene creata automaticamente per aiutarvi a distribuire e ad accedere alle informazioni essenziali nel modo più rapido possibile. Con liste di controllo che si possono cancellare una volta completate (anche dal dispositivo mobile), tabelle precostituite per l'elenco degli invitati e suggerimenti per il comando Slash, questo modello ClickUp Doc è la guida definitiva per calmare il nervosismo da pianificazione di un evento. Scarica questo modello
6. Modello di tracciatore per la pianificazione di eventi di Microsoft Office
via Microsoft Office Questo modello di evento vi aiuta a tenere sotto controllo le informazioni sull'evento in modo Excel con diversi fogli di lavoro per i parametri del progetto, i dettagli del progetto e i totali del progetto. Ogni foglio di lavoro contiene una tabella o un grafico modificabile per determinare quante risorse o quanto budget avete già utilizzato per ogni evento.
Si tratta di un ottimo modello per confrontare i risultati di più progetti nel caso in cui sia necessario presentare i risultati agli stakeholder o rivalutare il budget. Non è un'operazione semplice strumento di gestione delle attività e più che altro una scorciatoia per confrontare rapidamente i totali generali con i costi iniziali previsti, tra cui tempo, personale, budget complessivo e logistica. Scarica questo modello
7. Modello di organizzatore di eventi e feste per Excel
via Modelli di ufficio online Se preferite vedere tutte le informazioni sull'evento organizzate in un foglio di calcolo, questo modello di pianificazione di eventi e feste per Excel fa al caso vostro. Ideale per eventi di piccole e medie dimensioni, questo modello di foglio di calcolo è suddiviso in sezioni per aggiungere informazioni sugli ospiti, arrangiamenti musicali, decorazioni, forniture, note e altro ancora. Ogni sezione ha una serie di colonne correlate per indicare se un elemento è stato completato o meno, oltre a una ripartizione cumulativa del budget e dei costi previsti. Scarica questo modello
8. Modello di organizzatore di eventi in Word di Microsoft Office
tramite Microsoft Office
Non siete amanti dei fogli di calcolo? Nessun problema! Questo modello di pianificazione eventi per Microsoft Word vi aiuterà a ottenere la stessa struttura in un documento formattato. Si tratta di un modello facile da impostare e modificare per ogni evento del vostro calendario, da utilizzare soprattutto per tracciare le tappe fondamentali o aggiornamenti chiave nel processo di pianificazione dell'evento. Quando si presentano i progressi dell'evento ai manager o agli stakeholder, si può usare questo modello per esprimere a che punto si è con il processo di pianificazione dell'evento progetto e i compiti principali che devono ancora essere completati. Scarica questo modello
9. Modello di marketing per eventi di ClickUp
Scarica questo modello
Questo Modello di marketing per eventi di ClickUp fornisce una chiara panoramica delle finalità e degli obiettivi dell'evento, oltre a una struttura organizzata per il monitoraggio dei dettagli dell'evento, come il pubblico di riferimento, cronologia dell'evento gestione del budget e altro ancora. È possibile assegnare compiti a membri specifici del team e monitorare i progressi in un'unica interfaccia di facile navigazione.
Inoltre, il modello di pianificazione eventi di ClickUp è dotato di funzioni come promemoria, tag e campi personalizzati per garantire che il vostro evento si svolga senza intoppi. Con tutti i dettagli essenziali per la pianificazione di un evento in un unico posto, potete essere certi che il vostro evento sarà un successo. Scarica questo modello
10. Modello di programma per eventi di cinque giorni in Excel
tramite Microsoft Office
Questo evento di cinque giorni Modello di programma di Microsoft è utile sia per gli ospiti che per chi organizza l'evento. Le conferenze e gli eventi di networking durano spesso diversi giorni e possono prevedere decine di relatori, pranzi programmati, attività e pause minime.
Questo modello gratuito di pianificazione dell'evento può essere tenuto a portata di mano durante l'evento e utilizzato dagli organizzatori per garantire che ogni elemento inizi e termini come previsto. E per gli ospiti, questo modello può essere modificato durante l'evento o utilizzato in anticipo per pianificare ogni giorno in base ai relatori o alle sessioni più attese. Scarica questo modello
Cosa cercare in un modello di pianificazione eventi?
Durante il processo di pianificazione dell'evento, un modello di pianificazione dell'evento può cambiare le carte in tavola. Semplifica il flusso di lavoro, mantiene tutto organizzato e garantisce che nessun dettaglio venga trascurato. Ma non tutti i modelli sono uguali. Ecco cosa cercare quando si sceglie un modello di pianificazione di un evento:
**Un buon modello di pianificazione dell'evento deve coprire tutti gli aspetti dell'organizzazione dell'evento. Ciò include i dettagli dell'evento, come la definizione del budget, la programmazione, la selezione della sede, la gestione della lista degli invitati, il marketing e l'analisi post-evento. Se un modello non affronta un'area chiave della pianificazione dell'evento, potrebbe lasciarvi in difficoltà all'ultimo minuto.
Personalizzabilità: Ogni evento è unico, quindi il modello di pianificazione dell'evento deve essere abbastanza flessibile da soddisfare le vostre esigenze specifiche. Cercate modelli che vi permettano di aggiungere, rimuovere o modificare sezioni a seconda delle necessità.
Facilità d'uso: Un modello di pianificazione eventi deve semplificare il lavoro, non complicarlo. Deve essere facile da capire e da navigare, con un layout chiaro e intuitivo. Se passate più tempo a capire come usare il modello che a pianificare l'evento, non è lo strumento giusto per voi.
Funzionalità di collaborazione: Se lavorate con un team, vorrete un modello che supporti la collaborazione. Ciò significa che più persone possono visualizzare e modificare il modello contemporaneamente, rendendo più facile coordinare gli sforzi e mantenere tutti sulla stessa pagina.
Accessibilità: Il modello di pianificazione dell'evento deve essere accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo è particolarmente importante se voi o i membri del vostro team siete spesso in viaggio. Cercate modelli basati su cloud che siano accessibili da qualsiasi dispositivo dotato di connessione a Internet.
Scalabilità: Infine, valutate se il modello è in grado di gestire le dimensioni e la complessità del vostro evento. Se state pianificando una grande conferenza di più giorni, ad esempio, avrete bisogno di un modello più robusto rispetto a quello che state organizzando per una piccola riunione informale.
Pianifica un evento di successo con i modelli gratuiti di pianificazione degli eventi
Una pianificazione efficiente di un evento inizia con un software gratuito per la gestione dei progetti che può seguire il processo, stabilire i dettagli importanti del vostro evento e aiutarvi a comunicare gli aggiornamenti a tutte le persone coinvolte.
Considerate il vostro modello ideale di pianificazione dell'evento come una struttura da sovrapporre allo strumento di gestione del progetto per dare a voi e al team un punto di partenza chiaro fin dall'inizio.
I modelli sono più di una semplice risorsa plug-and-play per ricontrollare il vostro lavoro. Per sfruttarli al meglio, i modelli di pianificazione degli eventi devono offrire un supporto per ogni attività legata all'evento, grazie a funzionalità dinamiche come l'automazione del flusso di lavoro, gli stati delle attività personalizzabili e le visualizzazioni flessibili dei progetti.
Inoltre, la pianificazione di eventi è un lavoro collaborativo. Quindi un modello che non può essere sincronizzato su più dispositivi o condiviso con collaboratori esterni al vostro spazio di lavoro causerà alcuni ostacoli lungo il percorso.
La pianificazione di un evento può essere stressante. Ma con il modello giusto c'è speranza. 💜
I migliori modelli sono personalizzabili, completamente gratuiti e collegati a un software di gestione degli eventi progettato per centralizzare il lavoro, riunire il team e mantenere le cose in movimento.
Come ClickUp . 🙂
ClickUp è la piattaforma di produttività all-in-one per i pianificatori di eventi, i team e le parti interessate per fare brainstorming, agire sulle loro idee e dare vita agli eventi utilizzando un unico spazio di lavoro collaborativo. Con un ricco set di funzionalità completamente personalizzabili 15 viste uniche del flusso di lavoro e oltre 1.000 integrazioni clickUp aiuta i team ad accedere al lavoro tra le varie app e a semplificare qualsiasi processo.
Iscrivetevi a ClickUp Piano gratuito per sempre oggi per accedere a centinaia di modelli precostituiti per ogni caso d'uso, comprese decine di modelli creati appositamente per la pianificazione del vostro prossimo evento. 🪩