Quindi, vuoi organizzare una conferenza virtuale. Ottimo!
Gli eventi virtuali stanno vivendo un grande boom e probabilmente ne hai già partecipato ad almeno una dozzina: sì, anche gli happy hour in smart working e le lezioni di yoga in live streaming contano.
Gli eventi online rappresentano una soluzione economica e inclusiva per chi deve affrontare restrizioni di viaggio e probabilmente continueranno ad esistere anche dopo che il mondo sarà tornato alla normalità.
Ma da dove iniziare? E come fare per garantire un esito positivo per la tua riunione virtuale?
Ti capiamo, ci siamo passati anche noi!
ClickUp ha recentemente tenuto una propria conferenza web su larga scala, LevelUp, gestita interamente all'interno di ClickUp stesso! Ma che tu stia pianificando la conferenza definitiva sulla produttività o la festa per il nascituro di tua sorella su Zoom, ci sono cinque passaggi essenziali per pianificare l'evento virtuale dei tuoi sogni.
5 passaggi per un esito positivo virtuale
Quando si sintetizza la lista di controllo per qualsiasi evento virtuale, ci sono alcuni passaggi che molti piani di successo hanno in comune.
Allora allacciate le cinture e preparate la vostra estensione Chrome ClickUp per prendere note, perché siamo qui per condividere con voi questi passaggi proprio... adesso!
Passaggio 1: scegli il tuo evento
Prima di iniziare il piano, devi stabilire il tipo di evento virtuale che intendi organizzare. Si tratta di una conferenza o di un webinar? E qual è la differenza? Esistono quattro tipi principali di eventi virtuali in cui probabilmente rientrerà il tuo evento.
Una conferenza virtuale è l'ideale per un evento virtuale su larga scala di lunga durata con un programma dettagliato che ogni partecipante può scegliere per organizzare la propria giornata. Una conferenza virtuale si svolge in genere in tempo reale ed è il tipo di evento perfetto per generare contatti e fare networking online.
Un webinar è più breve di una conferenza ed è un evento virtuale autonomo che ha lo scopo di fungere da lezione o "guida pratica". Un webinar non offre molte opportunità di networking, poiché questo tipo di evento viene spesso registrato per essere riprodotto quando lo desidera il partecipante, ma in genere include una sessione di domande e risposte se e quando l'evento si è svolto in tempo reale.
Gli eventi ibridi interni ed esterni sono eventi che si svolgono contemporaneamente online e di persona.
Entra: matrimoni virtuali e feste di fidanzamento.
Anche molte riunioni, feste natalizie ed eventi di squadra si svolgono in questo formato! Se l'evento è limitato ai soli membri del team all'interno di un'azienda, si tratta di un evento ibrido interno. Ma se alla festa sono invitati potenziali clienti, utenti o altre aziende, si considera un evento ibrido esterno e un'ottima opportunità di networking!
Passaggio 2: scegli la tua piattaforma per conferenze virtuali
Una volta deciso quale tipo di evento virtuale si adatta meglio alle tue esigenze, valuta come trasmettere l'evento in streaming.
Esistono tantissime piattaforme di streaming per tutte le tasche, quindi prima di scegliere un'opzione basandoti esclusivamente sul prezzo, considera innanzitutto l'obiettivo e la portata del tuo evento.
Chiediti:
- Qual è lo scopo del tuo evento? Torna al tipo di evento virtuale e prendi nota delle caratteristiche che ti hanno portato a scegliere il formato più adatto alle tue esigenze e perché.
- Quanti partecipanti prevedi? Ci saranno migliaia di ospiti o solo una decina dei tuoi amici più cari?
- Quali sono le funzionalità/funzioni di cui hai assolutamente bisogno? Se la partecipazione del pubblico è una parte importante del tuo evento, cerca piattaforme che consentano ai membri di chattare, alzare la mano o parlare con i propri colleghi. Se il tuo evento è un tutorial di dieci minuti su come modellare e tingere le sopracciglia a casa, forse dovresti concentrarti su una piattaforma che ti consenta di trasmettere in diretta streaming e registrare per un secondo momento.
Ponendoti queste domande potrebbero sorgere altre domande che non sono elencate qui. E questo è un bene! Come minimo, queste tre domande ti aiuteranno a orientare la tua mente nella giusta direzione per scegliere la piattaforma di streaming più adatta alle tue esigenze.
Ecco alcune delle nostre piattaforme di streaming preferite:
Con la crescita del mondo degli eventi virtuali, cresce anche il numero di piattaforme di streaming tra cui scegliere! Scegli con attenzione, perché questa sarà essenzialmente la tua sede virtuale e ricorda: non c'è bisogno di accontentarsi! Alcune delle nostre preferite sono:
- Brandlive: Brandlive è unico nel suo genere in quanto offre tre diversi prodotti di streaming a seconda del tipo di conferenza virtuale che stai pianificando. I suoi prodotti includono Allhands, Streams e Showrooms, che ti consentono di scegliere l'esperienza su misura per la categoria del tuo evento virtuale, dalle riunioni di lavoro quotidiane ai lanci di prodotti virtuali. In questo modo avrai la certezza di ottenere le funzionalità di cui hai bisogno!
- HeySummit: questa piattaforma di streaming ti aiuterà anche a creare una pagina di atterramento per il sito web della tua conferenza prima dell'evento, per effettuare il monitoraggio delle registrazioni e dare il via alla promozione della tua conferenza. Se stai pianificando una serie di conferenze o sessioni con più relatori, HeySummit potrebbe essere una soluzione da prendere in considerazione.
- AirMeet: una piattaforma simile creata per summit e workshop virtuali. Enfatizza l'aspetto sociale dell'organizzazione di un evento online o di un webinar e promette una ricca esperienza di networking.
- Zoom: Ah, il collaudato e affidabile. Zoom è diventato un nome familiare nell'ultimo anno e probabilmente hai raggiunto il limite di 40 minuti una o due volte, ma con le sue opzioni a pagamento, Zoom può ospitare eventi di tutte le dimensioni. La sua funzionalità di sessioni di breakout offre opportunità di networking per i partecipanti e gli organizzatori, mentre la compatibilità con i dispositivi mobili consente agli utenti di partecipare davvero da qualsiasi luogo.
Passaggio 3: mantieni vivo l'interesse del tuo pubblico
Una delle principali sfide delle conferenze virtuali è che l'evento è, appunto, virtuale.
Durante una conferenza dal vivo ben organizzata, in una sala si crea una certa energia, quando la giornata procede esattamente come avevi immaginato e tutti sono entusiasti.
Ma non preoccuparti, questa sensazione è ancora possibile con gli eventi online.
Devi solo essere un po' più creativo nel modo in cui manterrai i tuoi partecipanti incollati ai tuoi contenuti.
Quando strutturate il vostro evento, suddividete il modo in cui fornite le informazioni e prendete in considerazione l'utilizzo di una combinazione di contenuti live e preregistrati.
Soprattutto per eventi più lunghi come conferenze o summit, i contenuti misti offrono ai relatori una breve pausa dal discorso e possono fungere da piano di emergenza in caso di errori tecnologici o di tempistica.
I contenuti misti stimolano anche il modo in cui i partecipanti assorbono le informazioni e possono aiutarli a ricordare le idee importanti e i momenti chiave della giornata!
Ciò potrebbe significare incorporare video realizzati dalla tua azienda, pertinenti all'argomento del tuo evento, o anche una bella gif. E chi non ama una bella gif?
Suggerimento professionale: condividi e discuti le idee sui contenuti con il tuo team durante tutto il processo di pianificazione, salvandole in ClickUp! Inserisci video YouTube, URL Vimeo, file Google Drive e registrazioni dello schermo direttamente nelle descrizioni delle attività e nei commenti, così avrai sempre a portata di mano i contenuti che ti servono.
Un altro modo per mantenere viva l'attenzione dei partecipanti? Scegli un moderatore o relatori competenti in grado di portare avanti il programma.
Un relatore di spessore può aiutarti ad aumentare le vendite dei biglietti per il tuo evento e a mantenere vivo l'interesse dei tuoi ospiti! In particolare, personalità ospiti specializzate nell'argomento del tuo evento o esperti del settore, nomi noti nell'azienda o relatori pubblici professionisti che sanno come riempire eventuali spazi vuoti imprevisti.
Proprio come Amy Poehler e Tina Fey hanno presentato quattro volte i Golden Globes e ClickUp ha invitato Adam Grant, psicologo organizzativo di fama mondiale, come relatore principale al LevelUp 2021. 😉
Anche se hai un ottimo relatore o presentatore, valuta queste opzioni per riempire il tuo programma con opportunità significative per mettere in mostra le tue conoscenze:
- Offri sessioni di approfondimento o tavole rotonde durante la giornata per consentire ai partecipanti di imparare da un moderatore e discutere insieme. Questo è un ottimo modo per consentire ai tuoi ospiti di conoscersi e fare networking da entrambe le parti.
- Se possibile, abilita le funzionalità per chattare sulla tua piattaforma in modo che i partecipanti possano interagire e fare rete tra loro in qualsiasi momento. Vivi un po'
- Lascia del tempo per le domande e risposte dal vivo alla fine di ogni sessione. La conferenza virtuale risulterà più personale e i tuoi ospiti si sentiranno più coinvolti se sapranno di far parte della conversazione. Chiedi a un altro membro del tuo team di monitorare la chat dell'evento in modo che nessuna domanda rimanga senza risposta.
Passaggio 4: gestisci tutte le parti in movimento in un unico posto
È ovvio che una conferenza virtuale di qualsiasi dimensione richiede MOLTA pianificazione e, se sei arrivato a questa fase, probabilmente te ne sei già reso conto. Tieni traccia del tuo stato nella Sequenza del tuo evento virtuale organizzando le cose da fare in una piattaforma di project management online.
In altre parole, dovresti usare ClickUp.
ClickUp è il collante che terrà insieme la pianificazione del tuo evento virtuale e uno dei suoi punti di forza è la possibilità di personalizzazione. Ciò significa che tutti i membri del team possono lavorare nel modo che preferiscono.
Come abbiamo utilizzato la nostra piattaforma per pianificare LevelUp? Ecco alcuni piccoli accorgimenti indispensabili da fare che hanno un grande impatto:
- Crea un unico elenco per tutto ciò che riguarda la tua prossima conferenza e aggiungi campi personalizzati alle attività di ciascun reparto per indicare a quali stakeholder e organizzatori si riferisce l'attività.
- Trova rapidamente le attività che ti sono state assegnate in ogni Elenco con i filtri e la modalità Me. Individua le attività immediate e più urgenti eliminando ogni distrazione e concentrandoti solo su quelle che riguardano determinati organizzatori di eventi o solo te.
- Utilizza Dashboard per visualizzare facilmente un riepilogo non filtrato di quanto sei vicino a completare il tuo progetto. In sostanza, si tratta di una panoramica generale dell'andamento delle cose. Utilizza Dashboard durante le riunioni quando effettui la reportistica agli stakeholder o ai project manager.
- Organizza le tue riunioni direttamente su ClickUp! Trasforma qualsiasi riunione in una riunione Zoom grazie all'integrazione di Zoom nella tua attività di ClickUp.
Passaggio 5: Promuovila al massimo
Ci sei quasi! Hai già:
✅ Il tipo di evento
✅ Il servizio di streaming
✅ Il programma
✅ Lo strumento definitivo per il project management. Ehm, ehm, ClickUp.
Ora è il momento di riempire quelle postazioni virtuali implementando una strategia di marketing completa per raggiungere i tuoi obiettivi.
Le conferenze virtuali ti offrono la flessibilità di attirare un pubblico da tutto il mondo, a patto che tu sappia come raggiungerlo! ClickUp può aiutarti a gestire i tuoi post sui social media, i video sul canale YouTube della tua azienda, l'email marketing, le strategie di PR e molto altro ancora.
Utilizza i campi personalizzati per accedere rapidamente a post, moduli, documenti, URL e persino informazioni di base da rivedere o consultare. Questi rimangono associati alle tue attività e attività secondarie in ogni fase del processo di pianificazione e non ci sono limiti a ciò che i campi personalizzati possono contenere! Quindi divertiti a usarli. 🤓
Se la tua strategia di marketing prevede l'aggiunta di uno stato VIP all'elenco degli ospiti, accordi con influencer per promuovere il tuo evento o sponsorizzazioni, allora è il momento di utilizzare il centro modelli di ClickUp.
Crea o applica un modello predefinito per la pianificazione di eventi dal centro modelli di ClickUp.
Scegli uno dei modelli predefiniti di ClickUp progettati per la pianificazione di eventi o creane uno personalizzato per coprire rapidamente tutte le basi necessarie per le attività ricorrenti.
Pronti, partenza, via!
Ricorda, questo è solo l'inizio!
Questi potrebbero essere i cinque passaggi essenziali per pianificare il tuo prossimo evento virtuale, ma le possibilità sono infinite e il mercato degli eventi online è in continua crescita! Lascia che ClickUp si occupi della parte organizzativa, poi dai libero sfogo alla tua creatività!
