Come pianificare un evento di conferenza virtuale

Volete organizzare una conferenza virtuale. fantastico!

Gli eventi virtuali stanno vivendo un momento di grande splendore e probabilmente avete partecipato ad almeno una dozzina di essi - sì, gli happy hour WFH e le lezioni di yoga in diretta streaming contano ancora.

Gli eventi online rappresentano una soluzione economica e inclusiva per coloro che devono affrontare limitazioni di viaggio probabilmente resteranno in loco molto tempo dopo che il mondo sarà rientrato nei tempi "precedenti".

Ma da dove si inizia? ? E Da fare in modo che il tuo evento riunione virtuale un esito positivo ?

ti ascoltiamo e ci siamo passati anche noi! ClickUp ha recentemente organizzato la propria conferenza web su larga scala, LevelUp gestito interamente in ClickUp! Ma se state pianificando la conferenza sulla produttività o la festa per il bambino di Zoom di vostra sorella, ci sono cinque passaggi essenziali per pianificare l'evento virtuale dei vostri sogni.

5 passaggi per un esito positivo virtuale

Quando si compila la lista di controllo per qualsiasi evento virtuale, ci sono alcuni passaggi che molti piani di esito positivo hanno in comune.

Quindi, allacciate le cinture e prendete il vostro Estensione ClickUp per Chrome pronti per qualche nota, perché siamo qui per condividere con voi questi passaggi proprio... ora!

NBA/ Tenore

Passaggio 1: scegliere il proprio evento

Prima di passare al piano, è necessario stabilire il tipo di evento virtuale che si intende ospitare. Forse si tratta di una conferenza o di un webinar? E qual è la differenza? Esistono quattro tipi principali di eventi virtuali in cui probabilmente rientrerà il vostro evento.

Una conferenza virtuale è l'ideale per un evento virtuale più lungo e su larga scala con un programma dettagliato programma della conferenza che ogni partecipante può scegliere per costruire la propria giornata. Una conferenza virtuale si svolge in genere in tempo reale ed è il tipo di evento perfetto per generare contatti e fare networking online.

Un Webinar è più breve di una conferenza ed è un evento virtuale a sé stante che ha lo scopo di una lezione o di un "how-to" Un webinar non offre molte opportunità di networking, in quanto questo tipo di evento viene spesso registrato per essere riprodotto quando il partecipante lo desidera, ma di solito include una sessione di domande e risposte se l'evento si è svolto in tempo reale.

Gli eventi ibridi interni ed esterni sono eventi che si svolgono online e di persona, allo stesso tempo.

si tratta di matrimoni virtuali e feste di fidanzamento

Anche molte riunioni, feste natalizie ed eventi di team si svolgono in questo formato! Se l'evento è limitato ai soli membri del team di un'azienda, si tratta di un evento ibrido interno. Ma se alla festa sono invitati potenziali clienti, utenti o altre aziende, è considerato un evento ibrido esterno - e una grande opportunità di networking!

Passaggio 2: scegliere la piattaforma per conferenze virtuali

Una volta deciso il tipo di evento virtuale più adatto al vostro scopo, valutate come trasmetterlo in streaming.

Esistono moltissime piattaforme di streaming per tutte le tasche, quindi prima di impegnarvi in un'opzione basata solo sul prezzo, considerate prima l'obiettivo e la portata del vostro evento.

Chiedetevi:

• **Tornate al tipo di evento virtuale e annotate le qualità che vi hanno fatto scegliere il format migliore per voi e il motivo per cui lo avete scelto
• Quanti partecipanti vi aspettate? Ci saranno migliaia di ospiti o dieci tra i vostri amici più cari
• **Se la partecipazione del pubblico è una parte importante del vostro evento, cercate piattaforme che permettano ai membri di chattare, alzare la mano o parlare con i loro colleghi. Se l'evento consiste in un tutorial di dieci minuti su come truccare e colorare le sopracciglia a casa, forse è il caso di puntare su una piattaforma che vi permetta di trasmettere in diretta e registrare in un secondo momento

Se vi ponete queste domande, potrebbero venirne fuori altre che non sono state elencate qui. Ed è un bene! Per lo meno, queste tre domande vi faranno lavorare nella giusta direzione per scegliere la piattaforma di streaming più adatta a voi.

Disney/ GIPHY

Alcune delle nostre migliori piattaforme di streaming:

Con la crescita del mondo degli eventi virtuali, cresce anche il numero di piattaforme di streaming tra cui scegliere! Scegliete con cura, questa sarà essenzialmente la vostra sede virtuale - e ricordate, non c'è bisogno di accontentarsi! Tra i nostri preferiti ci sono:

• Brandlive : Brandlive è unica nel suo genere in quanto offre tre diversi prodotti di streaming a seconda del tipo di evento di conferenza virtuale che si sta pianificando. Le sue produttività comprendono Allhands, Streams e Showrooms, che consentono di scegliere l'esperienza adatta alla categoria del vostro evento virtuale, dalle riunioni di lavoro quotidiane ai lanci di prodotti virutali. In questo modo si ottiene la funzionalità/funzione di cui si ha bisogno!
• HeySummit : Questa piattaforma di streaming vi aiuterà anche a creare una pagina di destinazione per il sito web della conferenza prima dell'evento, per monitorare le iscrizioni e iniziare a fare marketing. Se state pianificando una serie di conferenze o sessioni con più relatori, HeySummit potrebbe essere un'opzione da prendere in considerazione.
• AirMeet : Una piattaforma simile costruita per vertici e workshop virtuali. Enfatizza l'aspetto sociale dell'organizzazione di un evento online o di un webinar e promette una ricca esperienza di networking.
• Zoom : Ah, il più noto e conosciuto. Zoom è diventato un nome familiare nell'ultimo anno e probabilmente avrete raggiunto il limite dei 40 minuti una o due volte, ma con le sue opzioni a pagamento, Zoom può ospitare eventi di tutte le dimensioni. La sua funzionalità/funzione di sessione offre opportunità di networking per i partecipanti e gli organizzatori, mentre la funzionalità dei dispositivi mobili permette agli utenti di partecipare da qualsiasi luogo.

Passaggio 3: Mantenere il pubblico coinvolto

Una delle principali sfide delle conferenze virtuali è che l'evento è, di fatto, virtuale.

C'è una certa energia che si crea in una stanza durante una conferenza di persona ben organizzata, quando la giornata si svolge esattamente come l'avete immaginata e tutti sono entusiasti.

Ma non preoccupatevi, questa sensazione è ancora possibile con gli eventi online

Dovete solo essere un po' più creativi su come tenere i partecipanti incollati ai vostri contenuti.

Quando strutturate il vostro evento, spezzate il modo in cui trasmettete le informazioni e prendete in considerazione un mix di contenuti dal vivo e preregistrati.

Soprattutto per gli eventi più lunghi, come le conferenze o i summit, i contenuti misti consentono ai presentatori di fare una breve pausa dal parlare e possono agire come un piano d'emergenza in caso di errore tecnologico o di tempistica.

I contenuti misti possono anche modificare il modo in cui i partecipanti assorbono le informazioni e possono aiutarli a ricordare le idee importanti e i momenti chiave della giornata!

Questo potrebbe significare incorporare video realizzati dalla vostra azienda, rilevanti per l'argomento dell'evento, o anche una grande gif. E chi non ama una bella gif?

Pop TV/ GIPHY suggerimento: condividete e discutete le idee sui contenuti con il vostro team durante il processo di piano memorizzandole in ClickUp! Incorporare video di YouTube, URL di Vimeo, file di Google Drive e registrazioni dello schermo direttamente all'interno di descrizioni delle attività e commenti in modo da non essere mai a più di qualche secondo di distanza dal contenuto di cui si ha bisogno.

Un altro modo per tenere le persone attente? Scegliere un conduttore o dei relatori di rilievo che possano mantenere il programma in movimento.

Un oratore di spessore può contribuire ad aumentare la vendita di biglietti per il vostro evento e a tenere gli ospiti sulle spine! In particolare, gli ospiti sono personalità specializzate nell'argomento dell'evento o esperti del settore, nomi noti dell'azienda o oratori professionisti che sanno come riempire ogni spazio morto inaspettato.

Proprio come Amy Poehler e Tina Fey hanno fatto con i loro ospiti ospitato i Golden Globes quattro volte e di come ClickUp abbia coinvolto Adam Grant, psicologo delle organizzazioni di fama mondiale, in qualità di LevelUp 2021 come oratore principale. 😉

Anche se il relatore o l'ospite sono eccellenti, prendete in considerazione queste opzioni per riempire il vostro Programma con opportunità significative di sfruttare le vostre conoscenze:

• Offrite sessioni di breakout o tavole rotonde durante la giornata, in modo che i partecipanti possano imparare da un moderatore e discutere insieme. Questo è un ottimo modo per gli ospiti di conoscersi e fare rete da entrambe le parti
• Se possibile, abilitate le funzionalità di chattare sulla vostra piattaforma in modo che i partecipanti possano interagire e fare rete tra loro in qualsiasi momento. vivete un po'..
• Lasciate del tempo per le domande e risposte delle sessioni dal vivo alla fine di ogni sezione. La conferenza virtuale sarà più personale e gli ospiti si sentiranno più coinvolti se sapranno di essere parte della conversazione. Chiedete a un membro del vostro team di monitorare la chat dell'evento, in modo che nessuna domanda rimanga senza risposta

Passaggio 4: Gestire tutte le parti in movimento in un unico posto

Va da sé che una conferenza virtuale di qualsiasi dimensione richiede MOLTI piani e, se siete arrivati a questa fase del gioco, è probabile che lo abbiate già capito. Tenete traccia dello stato di avanzamento nella Sequenza dell'evento virtuale organizzando le cose da fare in un programma online piattaforma online di project management .

Ovvero, si dovrebbe usare ClickUp .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image20-1400x667.png Scaricate ClickUp e accedete ad esso su qualsiasi dispositivo!
/$$$img/ ClickUp è il collante che terrà insieme il piano dell'evento virtuale e una delle sue chiavi di lettura è la capacità di personalizzazione. Ciò significa che tutti i membri del team possono lavorare nel modo che desiderano.

Da fare: come abbiamo usato la nostra piattaforma per pianificare LevelUp? Ecco alcune piccole cose da fare che hanno un grande impatto:

• Creare un unico sitoElenco per tutto ciò che riguarda la vostra imminente conferenza e aggiungete campi personalizzati al vostroattività per ogni dipartimento, per mostrare a quali stakeholder e organizzatori si riferiscono le attività
• Trovate rapidamente le attività che vi sono state assegnate in ogni Elenco confiltri eModalità Me. Trova le attività più immediate e urgenti eliminando le distrazioni e guardando le attività che riguardano solo gli organizzatori di eventi o solo voi
• UtilizzareDashboard per vedere facilmente un riepilogo non filtrato di quanto si è vicini al completamento del progetto. In pratica, è la visualizzazione a volo d'uccello di come stanno andando le cose. Utilizzate dashboard durante le riunioni per la reportistica agli stakeholder o per la gestione del progettoproject management* Ospitate le vostre riunioni direttamente in ClickUp! Trasformate qualsiasi riunione in una riunione Zoom con l'applicazioneIntegrazione con Zoom nella vostra attività di ClickUp

Passaggio 5: commercializzare il tutto

Ci siete quasi! Avete:

✅ Il tipo di evento

✅ Il servizio di streaming

✅ Il programma

✅ Lo strumento di project management per eccellenza. clickUp.

Ora è il momento di mettere i sederi virtuali in quelle postazioni virtuali implementando un sistema completo di gestione dei progetti strategia di marketing per colpire il vostro obiettivi .

Le conferenze virtuali vi offrono la flessibilità di attrarre pubblico da tutto il mondo, a patto che sappiate come raggiungerlo! ClickUp può aiutarvi a gestire i post sui social media, i video sul canale YouTube della vostra azienda, l'email marketing e le strategie di PR, e altro ancora .

Utilizzare Campi personalizzati per accedere rapidamente a post, moduli, documenti, URL e persino informazioni di base da rivedere o consultare. Questi campi rimangono con le vostre attività e attività secondarie in ogni fase del vostro processo di pianificazione e il cielo è il limite quando si tratta di tutto ciò che i campi personalizzati possono contenere! Quindi divertitevi un po'. 🤓

Se la vostra strategia di marketing prevede l'aggiunta di uno stato VIP all'elenco degli ospiti, accordi con gli influencer per promuovere il vostro evento, o le sponsorizzazioni, allora è il momento di usare Il Centro modelli di ClickUp .

Creare o applicare un modello pre-costruito modello di piano dell'evento dal Centro modelli di ClickUp

Scegliete tra i modelli preconfezionati di ClickUp modelli preconfezionati progettati per il piano degli eventi o crearne di propri per coprire rapidamente tutte le basi necessarie per le attività ricorrenti.

Ready, Set, GO!

Ricordate, questo è solo l'inizio!

Questi potrebbero essere i cinque passaggi essenziali per pianificare il vostro prossimo evento di conferenza virtuale ma le possibilità sono infinite e il mercato degli eventi online sta diventando sempre più grande! Quindi, lasciate che ClickUp da fare il lavoro pesante sul lato organizzativo, poi lasciate che la vostra creatività si scateni!

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image2-1.gif Schmidt di New Girl che dice: "Vola, mio piccolo colibrì"!
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Fox/ GIPHY