"Perché non ci sono piatti vegani?" la band si sta lamentando del microfono e delle luci c'è un ospite che dice di aver risposto, ma non riesco a trovarlo nell'elenco!"
Immaginate di dovervi occupare di *tutti questi problemi mentre gestite un intero evento!
È proprio quello che devono fare i project manager degli eventi, quindi non sorprende che abbiano bisogno di un po' di aiuto per gestire il tutto.
In questo articolo tratteremo tutto ciò che c'è da sapere sul project management di un evento e metteremo in evidenza otto consigli che i pianificatori di eventi possono prendere in prestito dai project manager, oltre a la migliore app per eventi che vi aiuterà a Da fare tutto questo .
diamo inizio alla festa!_ 🥳
Che cos'è il project management degli eventi?
Il project management di un evento riguarda il piano, l'organizzazione e la gestione di un evento mantenere un evento di esito positivo .
Questi eventi possono essere red carpet, feste, convention, fiere e qualsiasi altra cosa si possa celebrare.
Sebbene gli eventi sembrino sempre divertenti e facili da gestire, è necessario un grande lavoro per arrivare a questo punto.
Il processo di pianificazione dell'evento richiede budget, programmazione, prenotazioni, coordinamento dei trasporti e, soprattutto, buon cibo!
Dopo tutto, non volete che i vostri ospiti si sentano così:
Quali sono le componenti principali della pianificazione di un evento di project management?
La data dell'evento e il numero di ospiti sono i due fattori più importanti per la pianificazione dell'evento. Anche se state organizzando un evento più piccolo, avere una stima del numero di ospiti può aiutarvi a pianificare il catering, i piani di evacuazione e altro ancora.
Ecco alcuni altri componenti cruciali che devono essere inclusi nel piano dell'evento:
- L'evento: scegliere un tipo di evento e un tema specifici
- La location: selezionare una posizione adatta all'evento, agli ospiti e al tema
- Budget: stima di tutte le spese dell'evento e creazione di un budgetbudget per il progetto *Sponsor: gli eventi speciali possono diventare costosi e attiraresponsor può aiutarvi a gestire tutti questi costi
- Volontari: selezione di un equipaggio qualificato e definizione di contratti e ruoli,itinerarie riunioni
- Marketing: in questo caso, dovrete attirare le persone all'evento. Da fare tramite email marketing, campagne sui social media o annunci stampati
- Intrattenimento: selezionare una band, un oratore, dei ballerini o qualsiasi tipo di performance per intrattenere gli ospiti
- **Produttività: se l'evento sarà trasmesso in live-streaming, dovrete organizzare le registrazioni audiovisive e la trasmissione
- Attrezzatura: assicurarsi che wifi, microfoni, luci, proiettori, schermi e cavi funzionino correttamente
- Partecipanti: fornire informazioni sull'evento, come procedure di pagamento, dettagli di contatto e indicazioni stradali a tutti i partecipanti. Dovreste anche distribuire dei pass d'accesso per evitare che gli imbucati si intrufolino all'interno dell'evento
Quali sono le somiglianze tra project management ed event management?
Ecco tre somiglianze tra la gestione degli eventi e il project management:
1. Entrambi utilizzano attività cardine per monitorare lo stato di avanzamento
Sia i project management che i gestori di eventi usano attività cardine del progetto per garantire che tutto venga consegnato in tempo.
**Che cosa sono le attività cardine?
Le pietre miliari sono fondamentalmente dei punti di controllo che indicano quando si sono completati eventi o attività significative. Nel project management, questo potrebbe essere la finalizzazione del progetto piano del progetto .
Poiché gli eventi hanno un sacco di parti in movimento, le attività cardine aiutano i manager degli eventi a garantire che tutto proceda secondo il piano.
Ecco alcune tappe del piano dell'evento attività cardine del project management :
- Selezione della sede
- Invio degli inviti
- Apertura dell'evento
- Valutazione post-spettacolo
2. Entrambi utilizzano elenchi di attività per rimanere organizzati
Gli elenchi di attività sono semplici liste di cose da fare che di solito contengono obiettivi a breve termine. Una volta completati questi obiettivi, ci si avvicina alle attività cardine.
I project manager e gli organizzatori di eventi usano gli elenchi di attività per assicurarsi che nessuna attività venga lasciata incompiuta. Immaginate di dimenticare di organizzare la musica e di far sentire i vostri ospiti in questo modo:
Ecco un esempio di elenco di attività per la pianificazione di un evento:
- Riunione con il client
- Visitare alcuni luoghi di ritrovo
- Impostazione di un budget
- Determinare le date dell'evento
- Creare il sito web dell'evento
- Organizzare gli artisti
- Organizzare gli sponsor
- Creare una lista di controllo in loco
- Sondaggio post-evento
3. Entrambi richiedono la collaborazione di più team
Il project management si basa sul lavoro richiesto dal team di progetto, dal team finanziario, dal team di marketing, dal team di produttività e da molti altri per consegnare un progetto in tempo.
Allo stesso modo, per creare un evento dall'esito positivo, sono necessari:
- Il team finanziario per redigere bilanci accurati
- Il team di gestione delle relazioni con i clienti per determinare i desideri degli ospiti
- Il team commerciale per gestire pagamenti e biglietti
- Ilteam di marketing per la promozione dell'evento
È necessario l'impegno di tutti se non si vuole che l'evento passi alla storia (o all'oceano) come uno dei peggiori eventi di sempre!
**Che cosa fa il project manager di un evento?
I project manager di eventi devono gestire l'evento dalla concezione iniziale fino all'esito positivo dell'evento.
Un organizzatore di eventi è fondamentalmente un supereroe, poiché deve affrontare situazioni che sono fuori dal suo controllo, come improvvise condizioni meteorologiche avverse, voli in ritardo e interruzioni di corrente.
Oltre ai compiti da supereroe, ecco altre responsabilità di un manager di eventi:
- Definire le attività cardine, i programmi e le scadenze del progetto
- Organizzare un evento che risponda agli obiettivi dell'aziendaobiettivi e finalità dell'azienda* Selezione della sede, delle decorazioni, del catering e dell'intrattenimento 🎸
- Negoziare i contratti con i fornitori e i client
- Mantenere il budget dell'evento
- Risolvere eventuali problemi dei client che si verificano durante l'evento. Ad esempio, gli ospiti si lamentano del contenuto del comico
se solo il responsabile dell'evento ci avesse ingaggiato
8 consigli che gli organizzatori di eventi possono prendere in prestito dai project manager
Un event planner ha compiti simili a quelli di un project manager. L'unica differenza è che il manager di un evento deve avere più pazienza perché deve mantenere le persone nutrite, calde, felici e divertite!
Per evitare che la vostra pazienza si esaurisca, ecco otto consigli che potete prendere in prestito dai project manager:
Tip 1: creare un piano di progetto
Per prima cosa, dovrete elaborare un concetto di evento.
Questo include la determinazione del tipo di evento, degli obiettivi, dei vincoli temporali specifici e una ripartizione dettagliata delle attività e dei membri del team coinvolti.
A. Obiettivi
Si possono fissare obiettivi tangibili, come la partecipazione di 500 ospiti all'evento, o intangibili, come la sensibilizzazione alla sostenibilità ambientale. #SaveThePlanet 🌳
Qualunque sia la vostra scelta, dovrete utilizzare uno strumento come ClickUp per misurare lo stato di avanzamento degli obiettivi.
**Aspetta... Cos'è ClickUp?
ClickUp è uno dei programmi più diffusi al mondo valutazione più alta software per la produttività e la gestione degli eventi utilizzato da team ad alta produttività in piccole e grandi aziende.
Con funzionalità/funzione quali Documenti che permettono di creare bellissimi programmi di eventi per aiutare Promemoria che vi assicurano di non dimenticare mai di prendere la torta, ClickUp è il sito più ricco di eventi strumento per il project management in circolazione.
Ora torniamo a come ClickUp può aiutarvi a impostare gli Obiettivi degli eventi. Obiettivi in ClickUp sono oggetti di alto livello che possono essere suddivisi in piccole parti Traguardi. Ogni volta che si completa un Obiettivo, ci si avvicina al raggiungimento dell'obiettivo.
ClickUp mostra anche lo stato di avanzamento dell'obiettivo in percentuale, in modo da sapere esattamente a che punto si è.
Siete interessati all'impostazione degli obiettivi del team? Ecco altre informazioni su_ su come utilizzare ClickUp per fissare gli obiettivi per il vostro team. B. Vincoli
Quando si pianifica un evento, è inevitabile imbattersi in alcuni vincoli.
Potrebbe trattarsi di vincoli di budget, di una sede piccola, di limiti o di membri del team limitati.
È fondamentale identificare questi vincoli in modo da poter organizzare l'evento tenendo conto di tali vincoli.
Un grande organizzatore di eventi userà i vincoli come un'opportunità per essere creativo! Ad esempio, se lo spazio a disposizione nella sede è limitato, si possono aprire le porte laterali per creare un'area extra con tenda. 🎪
ClickUp può aiutarvi a gestire questi vincoli grazie a grafici di project management , modelli per il piano degli eventi e visualizzazioni:Vista Gantt Chart ? Documenti in ClickUp sono il luogo perfetto per creare qualsiasi documento digitale da condividere con i membri del team e con le persone che lo desiderano stakeholder interni .
A volte una riunione faccia a faccia non è necessaria. Ecco perché ClickUp offre un servizio di Integrazione Zoom che consente di partecipare rapidamente alle chiamate Zoom senza dover lasciare ClickUp!
Se invece preferite le riunioni della vecchia scuola, è sufficiente impostare attività ricorrenti per le riunioni settimanali, in modo da non dimenticarsene mai:
Consiglio 4: monitorare sempre lo stato di avanzamento
I professionisti degli eventi sanno bene quanto sia importante monitorare lo stato di avanzamento delle attività e delle scadenze dei progetti.
Il monitoraggio dello stato di avanzamento aiuterà il team dell'evento a determinare quanto lavoro rimane e se le scadenze saranno rispettate. Inoltre, vi aiuterà a tenere informati i vostri client su eventuali ritardi.
ClickUp rende il monitoraggio dello stato di avanzamento un gioco da ragazzi.
Con Stati personalizzati È possibile aggiungere diverse fasi al progetto dell'evento, come "logistica", "inviti" e "giorno dell'evento" In questo modo, è possibile creare un flusso di lavoro per l'evento che sia adatto alle proprie esigenze.
avete bisogno di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento del vostro evento aziendale di alto livello? Dashboard forniscono una panoramica di alto livello dell'evento. Qui, è possibile monitorare lo stato di avanzamento del progetto , le prestazioni dei dipendenti e i colli di bottiglia nel flusso di lavoro.
È inoltre possibile aggiungere I widget di Sprint come Grafici di masterizzazione , Grafici burndown , Diagrammi di flusso cumulativo , e Grafici della velocità al vostro Dashboard per assicurarvi di organizzare il miglior evento in smoking:
Consiglio 5: dimostrate leadership e fiducia
Mostrare eccellenti capacità di leadership e sicurezza vi aiuterà a mantenere il team motivato.
Questo è particolarmente importante per la gestione del rischio.
da fare?
Gli eventi sono sempre molto movimentati e a volte le cose possono andare storte. Ad esempio, potrebbe scoppiare un incendio o una rissa.
Qualunque sia il disastro, non è possibile che gli ospiti e il team corrano su e giù come polli senza testa.
Il trucco consiste nel mantenere la calma e l'equilibrio, in modo che il team possa seguirne l'esempio.
Non siete sicuri di come gestire il trambusto del project management? Ecco alcuni suggerimenti 3 consigli per il project management per manager impegnati .
Tip 6: sii flessibile
Essere un manager di eventi flessibile significa essere in grado di gestire eventuali ritardi, colli di bottiglia e altre sfide.
Essere un compagno di squadra flessibile significa anche ascoltare le opinioni degli altri per ottenere i risultati migliori. Questo è incredibilmente importante per la gestione di un evento, perché tutto può cambiare all'ultimo minuto e voi non avrete altra scelta che adattarvi.
Ma con uno strumento di project management flessibile, come ClickUp, potrete gestire qualsiasi cosa vi capiti a tiro.
ClickUp offre tonnellate di visualizzazioni flessibili per ogni reparto della vostra organizzazione:
- Vista Elenco: visualizza le attività in un elenco sofisticato, filtrando, ordinando e raggruppando facilmente le colonne
- Vista Bacheca: avete un team agile per la gestione degli eventi? Usate questa visualizzazione per spostare le attività attraverso il vostro team diflusso di lavoro agile Vista Riquadro*: vedere a cosa stanno lavorando tutti, cosa è stato terminato e chi ha spazio per altro nel proprio piatto
- Vista Carico di lavoro: gestisce la capacità di lavoro del team per assicurarsi che nessuno si esaurisca
- Sequenza visualizzata: visualizzare il calendario di un evento imminente
Trascinare e rilasciare su pianificare le attività nella visualizzazione Sequenza di ClickUp.
Tip 7: consegnare un ottimo prodotto finito
Ricordate quando abbiamo menzionato che un project manager di eventi deve monitorare gli eventi dalla loro concezione al completamento?
Ebbene, i project manager devono fare lo stesso. Forse questo è un trucco che i project manager hanno imparato dagli organizzatori di eventi 😉
Non importa se un piccolo incendio è scoppiato in cucina o se uno dei DJ ha dovuto essere sostituito all'ultimo minuto. L'unica cosa che conta è l'esito positivo e la qualità dell'evento.
Il risultato dell'evento è ciò che gli ospiti porteranno con sé per settimane e mesi dopo l'evento.
Un modo fantastico per garantire che i vostri eventi futuri abbiano un esito ancora più positivo è quello di raccogliere i feedback dei vostri ospiti e dei vostri dipendenti. Modulo di ClickUp da visualizzare permette di costruire bellissimi moduli personalizzati. Questi moduli possono essere condivisi tramite un link o integrati nelle pagine. Le risposte ai moduli vengono automaticamente trasformate in attività e possono essere spostate attraverso un flusso di lavoro quando si è pronti.
Tip 8: debrief
Il debriefing avviene solo al termine dell'evento.
Tutti gli artisti stanno tornando nella loro città, le foto dell'evento sono su tutti i social media e gli ordini vengono elaborati.
A questo punto, dovrete programmare una riunione con il team del progetto e con i client per discutere di ciò che è andato bene e di ciò che potrebbe essere migliorato.
Per facilitare questo processo, dovreste chiedere ai vostri dipendenti di notare qualsiasi problema incontrato durante il processo di pianificazione dell'evento.
A proposito di prendere nota,
Il blocco note di ClickUp
è uno spazio online gratuito in cui il team dell'evento può annotare idee e problemi in tempo reale. È possibile anche
convertire le note in attività
per la sessione di debriefing.
pensavate che questo evento fosse finito? {\an8}Beh, preparatevi per l'after-party perché non abbiamo ancora terminato
**Ecco altri modi in cui ClickUp può aiutarvi a gestire i vostri eventi
- Modelli: utilizza il templateModello di gestione degli eventi,Modello di piano per le festee Modello di pianificazione dell'evento per realizzare eventi coerenti
- Correzione di bozze e annotazioni : collaborano agli annunci per l'evento e lavorano a fianco dei client per accelerare le approvazioni dei contratti
- Mappe mentali : fare brainstorming su bellissimi temi per eventi e mappare il flusso di lavoro per l'evento
- Priorità delle attività: etichetta le attività come urgenti, ad alta, normale o bassa priorità, in modo che il team dell'evento completi le attività nell'ordine corretto
- ClickApp Email: rimanere in contatto con un interlocutore che preferisce l'email inviando e ricevendo email direttamente dalle attività di ClickUp
L'evento finale 🎭
Sebbene gli eventi siano molto divertenti, farli funzionare senza intoppi è tutta un'altra cosa!
Per fortuna, l'evento strumenti di project management possono aiutarvi a gestire tutto senza trasformare l'evento in un circo.
Tuttavia, se volete che i vostri eventi abbiano un esito positivo, dovete usare un software completo per il piano degli eventi come ClickUp.
ClickUp offre funzionalità/funzione come dipendenze delle attività , accurato stime di durata stimata e potenti app mobili che vi aiuteranno a lanciare eventi ben organizzati e dall'esito positivo. Provate gratis ClickUp oggi stesso per sperimentare uno strumento che può aiutarvi a organizzare l'evento della vostra vita!
