L'approvvigionamento a volte sembra un labirinto complicato. Le aziende devono navigare attraverso numerose scelte per arrivare al traguardo, cioè alla scelta del fornitore perfetto. Senza i modelli RFQ, i responsabili delle decisioni si perderebbero facilmente e sarebbero sopraffatti. 😵
Un modello RFQ standardizza il processo e aiuta a raccogliere le informazioni rilevanti per decidere il fornitore. Anche se raramente viene dato loro credito, sono una parte essenziale dell'approvvigionamento e dell'attività aziendale in generale.
Per onorare questi eroi non celebrati, abbiamo stilato un elenco dei 10 modelli RFQ preferiti. Sono i migliori a livello aziendale e la buona notizia è che la maggior parte di essi è gratis!
Cosa sono i modelli di RFQ?
Una RFQ o richiesta di preventivo è un processo in cui le aziende cercano prezzi, offerte e altre informazioni importanti da fornitori e appaltatori che vogliono partecipare a un progetto. I modelli di RFQ sono documenti che consentono alle aziende di raccogliere informazioni in modo uniforme, aiutandole a esaminarle e a prendere una decisione più facile.
Il processo RFQ può essere più o meno specifico, a seconda delle esigenze dell'azienda. Oltre al preventivo, in genere includono le informazioni di contatto, le condizioni di pagamento, la Sequenza e le aspettative del progetto.
Sono una parte importante di ogni azienda, indipendentemente dal settore e dalle dimensioni, ma sono particolarmente significative per le aziende che richiedono una fornitura costante di determinati prodotti.
Una RFQ non deve essere confusa con una RFP (richiesta di offerta). Anche se simili, questi documenti hanno scopi diversi. Mentre le RFQ mirano a fornire informazioni sui prezzi, le RFP spesso includono altri dettagli non legati ai prezzi. Le RFQ possono precedere o seguire le RFP.
Cosa rende un buon modello di RFQ?
Non esiste una formula universale. Una buona richiesta di RFQ può essere modello di citazione o un modello di prezzo è quello che fa terminare il lavoro e che permette di una comunicazione efficace tra voi e il fornitore . Ma in generale, un modello di RFQ dovrebbe:
- contenere tutte le informazioni necessarie: Informazioni di contatto, specifiche esatte, informazioni sulla consegna e condizioni
- Includere le linee guida per l'invio: Scadenza, formato preferito e metodo di consegna
- Essere chiaro e conciso: Con tabelle e altri elementi visivi per aiutare la leggibilità
- Essere flessibili: I fornitori devono avere un margine di manovra nel loroelenco fornitori nel caso in cui vogliano proporre soluzioni alternative
- Aspetto professionale: Uniforme e visivamente accattivante
10 modelli di RFQ da usare nel 2024
Da fare un favore a voi stessi e utilizzare uno di questi 10 modelli di RFQ efficaci nel 2024 ClickUp word o Excel. Forniscono una solida base per il vostro lavoro processo di approvvigionamento ma anche a snellirlo, a garantire la coerenza e, infine, a portare a un esito positivo la collaborazione tra voi e i fornitori. 🤝
Ricordate: potete sempre modificare i modelli per riflettere le vostre particolari esigenze aziendali!
1. Modello di richiesta di preventivo ClickUp
Modello di richiesta di preventivo ClickUp
Il Modello di richiesta di preventivo ClickUp è il modello di richiesta di offerta più semplice ed efficace che esista. È breve ma copre tutti gli aspetti chiave di una RFQ, esponendoli in modo chiaro e logico. Una volta che avete fornito al provider un documento che delinea la vostra piano strategico e di budget e Sequenza, inviate loro questo documento RFQ per raccogliere informazioni specifiche e valutare la loro offerta.
Questo documento di offerta ClickUp inizia con il nome e il logo della vostra azienda. Per personalizzarlo ulteriormente, aggiungete un'immagine di copertina, cambiate il font e scegliete quali elementi visualizzare.
La sezione successiva contiene le informazioni di contatto aziendali, la data e i numeri dei clienti e dei preventivi, seguiti dai dettagli della persona di contatto responsabile, dalla data di validità e dalle informazioni della persona che ha scritto la richiesta.
Nella sezione successiva, denominata Istruzioni speciali, è possibile elencare requisiti specifici per il fornitore, come il metodo/modalità di pagamento o le condizioni. Il modello si conclude con due tabelle:
- La prima riassume le informazioni più importanti relative all'ordine e alla spedizione, tra cui il numero di P.O., la data di spedizione, la società di spedizione e il punto F.O.B
- La seconda è un elenco degli elementi richiesti, con la loro quantità e il loro prezzo
2. Modello di modulo per preventivo ClickUp
Modello di modulo di preventivo ClickUp
Se siete dall'altra parte della catena della domanda e dell'offerta e avete bisogno di un modello per raccogliere e gestire il client richieste, controllare il file Modello di modulo per preventivo ClickUp . È semplice e facile da usare e, una volta aperto, viene accolto con istruzioni dettagliate e suggerimenti per l'uso.
Questo modello di RFQ gratis è composto da varie visualizzazioni, in particolare:
- Modulo di offerta: Modulo per la raccolta dei dati dei vostri potenziali client. Tenete presente che la condivisione dei moduli è disponibile per gli abbonati al piano Unlimited e successivi
- Elenco delle richieste di preventivo: La visualizzazione di base che mostra tutte le richieste e permette di raggrupparle, filtrarle e ordinarle. Contiene colonne come il nome dell'azienda, la data di scadenza, lo stato e il costo del progetto, ma è possibile personalizzarle in base alle proprie preferenze
- Bacheca del processo di creazione del preventivo: Questa visualizzazione permette di visualizzare chiaramente le attività. È possibile raggruppare e riordinare le attività come si ritiene più opportuno
- Tabella delle richieste: Se siete appassionati di Excel, questa visualizzazione vi risulterà familiare. È semplice, veloce e consente la modifica in blocco e l'esportazione dei dati
Oltre a queste visualizzazioni principali, il modello include una scheda semplificata e una tabella Grafico Gantt e una vista Carico di lavoro per una gestione agevole del tempo e dei progetti.
3. Modello di modulo per preventivo di servizio ClickUp
Modello di modulo per il preventivo di servizi ClickUp
Con il Modello di modulo per il preventivo del servizio , è possibile creare un modulo di richiesta di preventivo per i clienti che li domina tutti. Avrete tutto ciò che vi serve per fornire ai vostri client preventivi accurati e per raggiungere rapidamente un accordo con il cliente accordo aziendale . Il modulo trasforma automaticamente le richieste in attività, semplificando il processo di pianificazione.
Sebbene sia possibile modificare il modulo anche come ospite (a patto che si disponga dell'autorizzazione), è necessario essere iscritti a Piano Unlimited se volete condividerlo o realizzarlo da zero.
Per impostazione predefinita, il piano Modulo visualizzato contiene i seguenti campi:
- Nome e nome della società
- Servizio scelto
- Organico
- Data d'inizio
- Informazioni di contatto
È possibile modificare il testo introduttivo e le singole domande e aggiungere Campi personalizzati trascinandoli sul modulo dal menu a sinistra. Se scegliete il piano Business, potrete personalizzare l'aspetto del modulo, aggiungere il vostro marchio e dare un tocco personale. 💫
Come il modello di preventivo precedente di questo elenco, contiene altre visualizzazioni, come Elenco e Bacheca Kanban per aiutarvi a gestire richieste e attività.
4. Modello di proposta di bilancio di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Budget-Proposal-Template.png Modello di proposta di budget ClickUp https://clickup.com/templates/budget-proposal-kkmvq-6188884 Scarica questo modello /$$$cta/
Come la RFQ, la proposta di budget è un altro elemento cruciale del piano di progetto. Questi due elementi sono strettamente legati e dipendono l'uno dall'altro. La RFQ aiuta a scegliere il fornitore e a raccogliere informazioni sui prezzi. Ciò consente di pianificare le risorse e creare un budget efficace proposta di progetto da presentare alle parti interessate.
Il Modello di proposta di bilancio di ClickUp è piuttosto semplice, ma ha tutto ciò che serve per un esito positivo del piano finanziario, comprese diverse sottopagine e sezioni. Nel processo di RFQ, questo documento può lavorare come modello di prezzi per gestire vari aspetti del budget del progetto.
La homepage contiene le informazioni di base sul progetto: nome dell'azienda, informazioni di contatto, titolo del progetto, descrizione e data di inizio/fine. Le sottopagine comprendono:
- Personale, cioè team/partecipanti al progetto
- Materiali e attrezzature
- Dettagli logistici
- Esecuzione dell'evento
Ogni sezione ha una tabella dedicata in cui è possibile esaminare e calcolare i costi. È possibile modificare tutti gli elementi del modello, come i testi e le colonne della tabella, e aggiungerne di nuovi.
Il modello termina con una sottopagina di riepilogo/riassunto. Contiene una sezione di ripartizione del budget con un grafico a torta, le condizioni dell'accordo e una sezione in cui l'autore e la persona responsabile dell'approvazione possono apporre la propria firma per confermare l'accettazione dell'offerta.
5. Modello di proposta di sovvenzione ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Grant-Proposal-Template.png Modello di proposta di sovvenzione ClickUp https://clickup.com/templates/grant-proposal-t-194498444 Scarica questo modello /$$$cta/
Se avete bisogno di aiuto per finanziare i fornitori e altri partecipanti al budget del vostro progetto, dovete presentare il progetto e richiedere una sovvenzione alle parti interessate. A tal fine, dovete elaborare una proposta di sovvenzione efficace da fare al posto vostro. Anche in questo caso, ClickUp vi copre!
Il Modello di proposta di sovvenzione ClickUp è la scelta migliore quando si tratta di richieste di finanziamento. È facile da usare per i principianti e inizia con un documento istruttivo che funge da legenda e spiega come utilizzare al meglio tutti gli elementi.
La vista Elenco è il luogo in cui avviene la maggior parte dell'azione. È un database per tutte le altre visualizzazioni che contiene tutte le parti della proposta, organizzate in gruppi, come Generale, Definizione del problema e Bilancio. È possibile personalizzare questi gruppi in base alle proprie preferenze.
Le colonne includono l'assegnatario, la data di scadenza, l'etichetta di priorità, il costo del primo anno e la misurazione delle prestazioni, ma si possono modificare anche in base al proprio project management. Altre visualizzazioni sono la tavola Kanban e la tabella di marcia del progetto Visualizzazione Calendario che offre una panoramica della Sequenza degli elementi programmati della proposta.
6. Modello di proposta aziendale ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Business-Proposal-Template-by-ClickUp.png Modello di proposta aziendale ClickUp https://clickup.com/templates/business-proposal-t-205497134 Scarica questo modello /$$$cta/
Nel mare delle proposte aziendali, la vostra deve distinguersi per avere esito positivo e attirare i clienti giusti. 🎣
Il Modello di proposta aziendale di ClickUp è contenuto di strumenti e funzionalità/funzione per semplificare la creazione di proposte e comunicazione aziendale . Come tutti Modelli di ClickUp inizia con un documento che illustra gli elementi più importanti e il modo migliore per utilizzarli.
Il modello contiene molte visualizzazioni. La principale è l'elenco dei passaggi della proposta aziendale, che serve come promemoria e lista di controllo durante il processo di creazione e offerta. Le colonne predefinite includono:
- Stato
- Data di inizio e di scadenza
- Etichetta di priorità
- Complessità dell'attività
- Livello di lavoro richiesto
- Livello di completamento
- Ultimi commenti
Facendo clic sui singoli passaggi/attività, è possibile visualizzare informazioni aggiuntive su di essi, quali sottoattività, dipendenze e allegati. In ClickUp è facile creare il processo di offerta con gli stakeholder interni Documenti .
Altre viste includono un elenco di Priorità che raggruppa le attività in base alle etichette di urgenza, un documento Modelli di e-mail in cui è possibile memorizzare le email da utilizzare in seguito, un tabellone delle attività, un grafico Gantt e una vista Carico di lavoro.
ClickUp consente l'automazione della creazione di proposte e di molte altre attività processi aziendali . Il sistema monitora automaticamente lo stato delle attività e aggiorna la colonna dello stato. È inoltre possibile aggiungere azioni automatiche personalizzate .
7. Modello di proposta di servizi ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/76f37d4-600.png Modello di proposta di servizi ClickUp https://clickup.com/templates/services-proposal-kkmvq-6103228 Scarica questo modello /$$$cta/
Quando si vendono servizi anziché elementi, spesso è necessario un approccio diverso. Il Modello di proposta di servizi ClickUp è stato progettato per aiutarvi a assicurare i potenziali client della vostra competenza e capacità di risolvere i loro problemi e di conseguenza ottenere un contratto.
Il modello inizia con i dati di contatto di entrambe le parti. Nelle due sezioni successive, Descrizione del progetto e Background dell'azienda, potete scrivere il vostro cuore, descrivendo la vostra azienda e il vostro progetto e come sono nati. ✍️
La sezione successiva riguarda gli obiettivi preconcordati, i servizi proposti e una stima approssimativa della durata stimata per ciascuno di essi. Dopo di che, si può definire il ambito di lavoro cioè:
- Approccio e metodologia: Da fare
- I risultati del progetto: Quanto e quando deve essere terminato
- Dipendenze: Cosa devono fare le altre parti per consentire la produttività
Di seguito, potete elencare le tariffe e i prezzi di tutti i servizi proposti e raccogliere le firme per finalizzare il documento.
Come i precedenti modelli di ClickUp, consente di aggiungere un tocco personale incorporando immagini e modificando il font.
8. Modello di richiesta di progetto ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Request-and-Approval-Template.png Modello di richiesta progetto ClickUp https://clickup.com/templates/project-request-and-approval-t-102451760 Scarica questo modello /$$$cta/
Mentre i modelli precedenti erano adatti ai principianti, questo richiede un lavoro più richiesto per essere padroneggiato a causa della sua complessità. Dopotutto, quando si tratta di funzionalità/funzione, il template Modello di richiesta di progetto di ClickUp è come un buffet a volontà. 🍽️
Una volta che ci avete preso la mano, potete fare tutto il vostro piano del progetto in un'unica piattaforma. Consente di raccogliere e gestire le richieste, assegnarle come attività e controllarne lo stato.
Questo modello è una cartella composta da due elenchi: Modulo e arretrato delle richieste e Progetti approvati. Nel primo sono presenti diverse visualizzazioni:
- Modulo di richiesta progetto: Consente di raccogliere in modo uniforme i feedback dei clienti
- Elenco delle richieste: Fornisce un elenco di tutte le richieste/attività, raggruppate in base allo stato
- Bacheca delle richieste: Permette di visualizzare e organizzare le attività, in stile agile
- Gantt: Crea una sequenza di attività per rendere più agevole il lavorogestione del tempo5. Carico di lavoro: Mostra le attività dal punto di vista degli assegnatari per un'efficace gestione del tempoallocazione delle risorse6. Chattare: Facilita la comunicazione tra compagni di squadra
Nell'elenco dei progetti approvati, è possibile individuare e concentrarsi sulla richiesta (o sulle richieste) iniziali che sono pronte per la produttività e vedere i progetti fiorire man mano che si realizzano. 🌼
9. Modello di RFQ in Word di Template.net
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/Word-RFQ-Template-by-Template.net\_.png Modello di RFQ in Word di Template.net /$$$img/
Utilizzate il modello Word RFQ di Template.net per una richiesta semplice ed efficace
Se Word è la vostra arma preferita, questa opzione potrebbe fare al caso vostro. Il modello RFQ di Template.net in Word è minimalista e diretto, richiede poco lavoro richiesto sia da parte dell'azienda che del fornitore.
Si compone di sole 3 sezioni: informazioni di contatto del mittente e del destinatario, sfondo e dettagli della richiesta. Lo sfondo è la descrizione del documento e menziona brevemente il prodotto richiesto e la scadenza.
La tabella dei dettagli della richiesta consente di entrare nel dettaglio e di far sapere all'interlocutore di cosa si ha bisogno. Contiene informazioni quali:
- Numero della RFQ
- Funzionario incaricato
- Periodo di invio
- Attività cardine
- Numero di personale preferito
- Requisiti di sicurezza e legali
- Richieste aggiuntive
Oltre a Word, questo modello lavora anche su Documenti Google e Pagine Apple. Tenete presente che per scaricarlo è necessario essere abbonati a $$$a.net.
10. Modello di RFQ in Excel di Vertex42
Create richieste professionali in modulo con il modello RFQ Excel di Vertex42
Utilizzate il modello RFQ gratis di Vertex42 in Excel o Fogli Google e testimoniate la trasformazione del vostro processo di approvvigionamento da banale a eccellente.
A parte il formato, non è molto diverso dai modelli che abbiamo elencato in precedenza. Contiene sezioni per le informazioni di contatto di client e venditori, oltre a dettagli su preventivi e richieste.
La sezione della descrizione consente di elencare tutti gli elementi o i servizi di cui si ha bisogno e i relativi prezzi, aggiungendo un segno per indicare che l'importo è imponibile. Uno dei vantaggi più significativi di Excel è che Da fare calcoli per voi, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori. È inoltre possibile generare rapidamente reportistica dettagliata.
L'ultima sezione del modello è costituita dalle Condizioni. Utilizzatela come opportunità per specificare i dettagli tecnici e le preferenze. È anche possibile aggiungere una firma. Come consiglia Vertex42, è consigliabile esportarlo in formato PDF prima di distribuirlo ai fornitori.
I 10 migliori modelli di RFQ - Una panoramica
Per una breve panoramica di tutti i modelli e di ciò che offrono, consultate la tabella sottostante:
Elevare il processo RFQ con i modelli - Pensieri finali
Non lasciate che le vostre richieste di offerta siano un ripensamento. Dedicategli un po' di attenzione e vi spalancherete le porte a numerose opportunità con i fornitori. 🚪
Fortunatamente, grazie a questi pratici modelli di RFQ, non dovrete dedicare molto tempo e lavoro richiesto per dare loro un aspetto professionale. Dovrete solo riempire gli spazi vuoti e personalizzare come necessario, e il gioco è fatto: potrete godervi un approvvigionamento snello e positivo!