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L'approvvigionamento a volte sembra un labirinto complicato. Le aziende devono orientarsi tra numerose scelte per arrivare al traguardo, ovvero scegliere il fornitore perfetto. Senza modelli di richiesta di preventivo, i responsabili delle decisioni si sentirebbero facilmente persi e sopraffatti. 😵
Un modello di richiesta di preventivo standardizza il processo e ti aiuta a raccogliere le informazioni rilevanti per scegliere un fornitore. Sebbene raramente ricevano credito, sono una parte essenziale dell'approvvigionamento e dell'attività aziendale in generale.
Per rendere omaggio a questi eroi sconosciuti, abbiamo stilato un elenco dei nostri 10 modelli di richiesta di preventivo preferiti. Sono i migliori sul mercato e la buona notizia è che la maggior parte di essi è gratis!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Un modello di richiesta di preventivo semplifica l'approvvigionamento aiutando le aziende a delineare chiaramente le proprie esigenze e ottenere offerte competitive dai fornitori, risparmiando tempo e garantendo le migliori condizioni. Ecco i 10 migliori modelli di richiesta di preventivo:
- Modello di richiesta di preventivo ClickUp
- Modello di modulo di preventivo ClickUp
- Modello di modulo di preventivo di servizio ClickUp
- Modello di proposta di budget ClickUp
- Modello di proposta di sovvenzione ClickUp
- Modello di proposta commerciale ClickUp aziendale
- Modello di proposta di servizi ClickUp
- Modello di richiesta di progetto ClickUp
- Modello di richiesta di preventivo Word di Template.net
- Modello di richiesta di preventivo Excel di Vertex42
Cosa sono i modelli di richiesta di preventivo?
Una richiesta di preventivo (RFQ) è un processo attraverso il quale le aziende richiedono prezzi, offerte e altre informazioni importanti a fornitori e appaltatori che desiderano partecipare a un progetto. I modelli di richiesta di preventivo sono documenti che consentono alle aziende di raccogliere informazioni in modo uniforme, aiutandole a esaminarle e a prendere decisioni più facilmente.
Il processo di richiesta di preventivo può essere più o meno specifico, a seconda delle esigenze dell'azienda. Oltre al preventivo, in genere include le informazioni di contatto, i termini di pagamento, la sequenza e le aspettative del progetto.
Sono una parte importante di ogni attività aziendale, indipendentemente dal settore e dalle dimensioni, ma sono particolarmente significativi per le aziende che necessitano di una fornitura costante di determinati prodotti.
Una RFQ non deve essere confusa con una RFP (richiesta di proposta). Sebbene simili, questi documenti hanno scopi diversi. Mentre le RFQ mirano a fornire informazioni sui prezzi, le RFP spesso includono altri dettagli non relativi ai prezzi. Le RFQ possono precedere o seguire le RFP.
Cosa rende efficace un modello di richiesta di preventivo?
Non esiste una formula universale. Un buon modello di richiesta di preventivo o di determinazione del prezzo è quello che consente di portare a termine il lavoro e favorisce una comunicazione efficace tra voi e il fornitore. In generale, però, un modello di richiesta di preventivo dovrebbe:
- Includi tutte le informazioni necessarie: recapiti, specifiche esatte, informazioni sulla consegna e termini e condizioni.
- Includi le linee guida per l'invio: scadenza, formato preferito e metodo di consegna.
- Sii chiaro e conciso: utilizza tabelle e altri elementi visivi per facilitare la leggibilità.
- Sii flessibile: i fornitori devono avere un margine di manovra nel loro elenco di fornitori nel caso in cui desiderino proporre soluzioni alternative.
- Aspetto professionale: uniforme e visivamente accattivante
10 modelli di richiesta di preventivo
Fatevi un favore e utilizzate uno di questi 10 efficaci modelli di richiesta di preventivo in ClickUp, Word o Excel. Essi forniscono una solida base per il vostro processo di approvvigionamento, ma lo semplificano anche, garantiscono la coerenza e, in ultima analisi, portano a un esito positivo della collaborazione tra voi e i fornitori. 🤝
Ricorda: puoi sempre modificare i modelli per adattarli alle tue specifiche esigenze aziendali!
1. Modello di richiesta di preventivo ClickUp
Il modello di richiesta di preventivo ClickUp è semplice ed efficace come un modello RFQ. È breve ma copre tutti gli aspetti chiave di una RFQ, presentandoli in modo chiaro e logico. Dopo aver fornito al provider un documento che delinea il tuo piano strategico, il budget e la tempistica, invia loro questo documento RFQ per raccogliere informazioni specifiche e valutare la loro offerta.
Questo documento di preventivo ClickUp inizia con il nome e il logo della tua azienda. Per personalizzarlo ulteriormente, aggiungi un'immagine di copertina, modifica il font e scegli quali elementi desideri visualizzare.
La sezione successiva contiene le informazioni di contatto aziendali, la data e i numeri del cliente e del preventivo, seguiti dai dettagli della persona di contatto responsabile, dalla data di validità e dalle informazioni della persona che ha redatto la richiesta.
Nella sezione seguente, denominata Istruzioni speciali, puoi elencare i requisiti specifici per il fornitore, come la modalità/il metodo di pagamento o i termini di pagamento. Il modello termina con due tabelle:
- Il primo riassume le informazioni più importanti relative all'ordine e alla spedizione, tra cui il numero dell'ordine di acquisto, la data di spedizione, la compagnia di spedizione e il punto F.O.B.
- Il secondo è un elenco degli elementi richiesti, comprensivo di quantità e prezzo.
2. Modello di modulo di preventivo ClickUp
Se ti trovi dall'altra parte della catena di domanda e offerta e hai bisogno di un modello per raccogliere e gestire le richieste dei clienti, dai un'occhiata al modello di modulo di preventivo ClickUp. È semplice e intuitivo e, una volta aperto, troverai istruzioni dettagliate e suggerimenti per l'uso.
Questo modello di richiesta di preventivo gratis è composto da diverse sezioni, ovvero:
- Modulo di preventivo: un modulo per raccogliere i dati dei tuoi potenziali clienti. Tieni presente che la condivisione dei moduli è disponibile per gli abbonati al piano Unlimited e superiori.
- Elenco delle nuove richieste di preventivo: la vista di base che mostra tutte le richieste e consente di raggrupparle, filtrarle e ordinarle. Contiene colonne quali nome dell'azienda, data di scadenza, stato e costo del progetto, ma è possibile personalizzarle in base alle proprie preferenze.
- Bacheca del processo di creazione dei preventivi: questa vista consente una chiara visualizzazione delle attività. È possibile raggrupparle e riordinarle a proprio piacimento.
- Tabella di tutte le richieste: se sei un appassionato di Excel, questa visualizzazione ti risulterà familiare. È semplice, veloce e consente la modifica in blocco e l'esportazione dei dati.
Oltre a queste viste principali, il modello include una scheda semplificata, un diagramma di Gantt e una vista Carico di lavoro per una gestione semplice dei tempi e del project management.
3. Modello di modulo di preventivo di servizio ClickUp
Con il modello di modulo di preventivo di servizio, puoi creare un modulo di richiesta cliente unico. Avrai tutto ciò che ti serve per fornire ai tuoi clienti preventivi accurati e raggiungere rapidamente un accordo commerciale. Il modulo trasforma automaticamente le richieste in attività, semplificando il processo di pianificazione.
Sebbene sia possibile effettuare la modifica del modulo anche come ospite (a condizione di disporre dell'autorizzazione), è necessario essere abbonati al piano Unlimited se si desidera effettuare la condivisione o la creazione da zero.
Per impostazione predefinita, la vista Modulo contiene i seguenti campi:
- Nome e ragione sociale
- Servizio scelto
- Numero di dipendenti
- Data di inizio
- Informazioni di contatto
Puoi modificare il testo introduttivo e le singole domande e aggiungere campi personalizzati trascinandoli dal menu a sinistra nel modulo. Se scegli il piano Business, potrai personalizzare l'aspetto del modulo, aggiungere il tuo marchio e dargli un tocco personale. 💫
Come il precedente modello di preventivo in questo elenco, contiene altre visualizzazioni, come l'elenco e la bacheca Kanban, per aiutarti a gestire le richieste e le attività.
4. Modello di proposta di budget ClickUp
Come la richiesta di preventivo, anche la proposta di budget è un altro elemento cruciale della pianificazione di un progetto. Questi due elementi sono strettamente correlati e hanno una dipendenza l'uno dall'altro. La richiesta di preventivo ti aiuta a scegliere un fornitore e a raccogliere informazioni sui prezzi. Ciò ti consente di pianificare le tue risorse e creare un budget efficace e una proposta di progetto da presentare agli stakeholder.
Il modello di proposta di budget di ClickUp è piuttosto semplice, ma contiene tutto il necessario per una pianificazione finanziaria di successo, comprese diverse sottopagine e sezioni. Nel processo di richiesta di preventivo, questo documento può fungere da modello di determinazione dei prezzi per gestire vari aspetti del budget del progetto.
La homepage contiene le informazioni di base sul progetto: nome dell'azienda, informazioni di contatto, titolo del progetto, descrizione e data di inizio/fine. Le sottopagine includono:
- Personale, ovvero team di progetto/partecipanti
- Materiali e attrezzature
- Dettagli logistici
- Esecuzione dell'evento
Ogni sezione ha una tabella dedicata in cui puoi rivedere e calcolare i costi. Puoi effettuare delle modifiche su tutti gli elementi del modello, come il testo e le colonne della tabella, e aggiungerne di nuovi.
Il modello termina con una sottopagina di riepilogo/riassunto. Contiene una sezione dedicata alla ripartizione del budget con un grafico a torta, i termini e le condizioni dell'accordo e una sezione in cui l'autore e il responsabile dell'approvazione possono apporre le loro firme per confermare l'accettazione dell'offerta.
5. Modello di proposta di sovvenzione ClickUp
Se hai bisogno di aiuto per finanziare i fornitori e gli altri partecipanti al budget del tuo progetto, devi presentare il progetto e richiedere una sovvenzione agli stakeholder. Da fare: elaborare una proposta di sovvenzione efficace che sia convincente. Ancora una volta, ClickUp ha ciò che fa per te!
Il modello di proposta di sovvenzione ClickUp è la soluzione migliore quando si tratta di richieste di finanziamento. È facile da usare anche per i principianti e inizia con un documento informativo che funge da legenda e spiega come utilizzare al meglio tutti gli elementi.
La vista Elenco è dove si svolge la maggior parte dell'azione. Si tratta di un database per tutte le altre viste che contiene tutte le parti della proposta, organizzate in gruppi, come Generale, Definizione del problema e Budget. È possibile personalizzare questi gruppi in base alle proprie preferenze.
Le colonne includono assegnatario, data di scadenza, etichetta di priorità, costo del primo anno e misurazione delle prestazioni, ma è possibile modificarle in base al proprio processo di project management. Altre visualizzazioni includono una lavagna Kanban e una vista Calendario del programma di progetto, che offre una panoramica della Sequenza degli elementi della proposta pianificati.
6. Modello di proposta aziendale ClickUp
Nel mare delle proposte aziendali, la tua deve distinguersi per avere un esito positivo e attirare i clienti giusti. 🎣
Il modello di proposta commerciale di ClickUp è ricco di strumenti e funzionalità che semplificano la creazione di proposte e la comunicazione aziendale. Come tutti i modelli ClickUp, inizia con un documento guida che illustra gli elementi più importanti e il modo migliore per utilizzarli.
Il modello contiene diverse visualizzazioni. La principale è l'elenco delle fasi della proposta commerciale, che funge da promemoria e lista di controllo durante il processo di creazione e di offerta. Le colonne predefinite includono:
- Stato
- Data di inizio e data di scadenza
- Etichetta di priorità
- Complessità delle attività
- Lavoro richiesto
- Livello di completamento
- Ultimi commenti
Cliccando sui singoli passaggi/attività, puoi visualizzare ulteriori informazioni su di essi, come attività secondarie, dipendenze e allegati. È facile creare il processo di offerta con gli stakeholder interni in ClickUp Docs.
Altre visualizzazioni includono un elenco delle priorità che raggruppa le attività in base alle loro etichette di urgenza, un documento con modelli di e-mail in cui è possibile archiviare le e-mail per un uso successivo, una bacheca delle attività, un diagramma di Gantt e una vista Carico di lavoro.
ClickUp consente l'automazione della creazione di proposte e di molti altri processi aziendali. Tiene traccia automaticamente dello stato di avanzamento delle attività e aggiorna la colonna dello stato. È anche possibile aggiungere azioni automatizzate personalizzate.
7. Modello di proposta di servizi ClickUp
Quando vendi servizi anziché elementi, spesso è necessario un approccio diverso. Il modello di proposta di servizi ClickUp è progettato per aiutarti a rassicurare i potenziali clienti sulla tua competenza e capacità di risolvere i loro problemi e, di conseguenza, aggiudicarti un contratto.
Il modello inizia con i dettagli di contatto di entrambe le parti. Nelle due sezioni successive, Descrizione del progetto e Profilo dell'azienda, puoi scrivere tutto ciò che desideri, descrivendo la tua attività e il tuo progetto e come sono nati. ✍️
La sezione seguente riguarda gli obiettivi concordati in precedenza, i servizi proposti e una durata stimata per ciascuno di essi. Successivamente, è possibile definire l'ambito di lavoro, ovvero:
- Approccio e metodologia: cosa da fare
- Risultati attesi dal progetto: quanto e quando deve essere fatto
- Dipendenze: cosa devono fare le altre parti da fare per consentire la produzione
Di seguito puoi creare un elenco delle tariffe e dei prezzi di tutti i servizi proposti e raccogliere le firme per finalizzare il documento.
Come i precedenti modelli ClickUp, ti consentono di aggiungere un tocco personale incorporando immagini e modificando il font.
8. Modello di richiesta di progetto ClickUp
Mentre i modelli precedenti erano adatti ai principianti, questo richiede un lavoro richiesto maggiore per essere padroneggiato a causa della sua complessità. Dopotutto, quando si tratta di funzionalità/funzioni, il modello di richiesta di progetto di ClickUp è come un buffet a volontà. 🍽️
Una volta acquisita dimestichezza, potrai svolgere tutta la pianificazione dei progetti all'interno di un'unica piattaforma. Ti consentirà di raccogliere e gestire le richieste, assegnarle come attività e supervisionarne lo stato di avanzamento.
Questo modello è una cartella composta da due elenchi: Modulo di richiesta e arretrati e Progetti approvati. Nel primo sono disponibili diverse visualizzazioni:
- Modulo di richiesta progetto: consente di raccogliere in modo uniforme il feedback dei clienti.
- Elenco delle richieste: fornisce una panoramica di tutte le richieste/attività, raggruppate per stato.
- Bacheca delle richieste: consente di visualizzare e organizzare le attività in stile agile.
- Gantt: crea una sequenza temporale delle attività per una gestione più fluida del tempo.
- Carico di lavoro: mostra le attività dal punto di vista degli assegnatari per un'allocazione efficace delle risorse.
- Chat: facilita la comunicazione tra i membri del team
Nell'elenco dei progetti approvati, puoi individuare e concentrarti sulla richiesta iniziale (o sulle richieste) pronte per la produzione e vedere i tuoi progetti fiorire man mano che vengono realizzati. 🌼
9. Modello di richiesta di preventivo Word di Template.net
Se Word è il tuo strumento preferito, questa opzione potrebbe fare al caso tuo. Il modello di richiesta di preventivo di Template.net in Word è minimalista e conciso, richiedendo un lavoro richiesto minimo sia da parte dell'azienda che del fornitore.
È composto da sole 3 sezioni: informazioni di contatto del mittente e del destinatario, contesto e dettagli della richiesta. Il contesto è la descrizione del documento e contiene una menzione del prodotto richiesto e della scadenza.
La tabella dei dettagli della richiesta ti consente di entrare nel dettaglio e far sapere all'altra parte esattamente ciò di cui hai bisogno. Contiene informazioni quali:
- Numero di richiesta di preventivo
- Funzionario incaricato
- Periodo di invio
- Attività cardine
- Numero preferito di personale
- Requisiti di sicurezza e legali
- Richieste aggiuntive
Oltre che su Word, questo modello funziona anche su Documenti Google e Apple Pages. Tieni presente che per scaricarlo devi essere un abbonato a pagamento di Template.net.
10. Modello di richiesta di preventivo Excel di Vertex42
Utilizza il modello RFQ gratis di Vertex42 in Excel o Fogli Google e assistete alla trasformazione del vostro processo di approvvigionamento da banale a eccellente.
A parte il formato, non è molto diverso dai modelli che abbiamo elencato in precedenza. Contiene sezioni per le informazioni di contatto di clienti e fornitori, nonché dettagli relativi a preventivi e richieste.
La sezione descrittiva consente di creare un elenco di tutti gli elementi o i servizi necessari e i relativi prezzi, nonché di aggiungere un contrassegno per indicare che l'importo è soggetto a tassazione. Uno dei vantaggi più significativi di Excel è che può eseguire calcoli al posto tuo, consentendoti di risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori. È inoltre possibile generare rapidamente report dettagliati.
L'ultima sezione del modello è dedicata ai Termini e condizioni. Utilizzala come opportunità per specificare dettagli tecnici e preferenze. Puoi anche aggiungere una firma. Come raccomandato da Vertex42, esportalo come file PDF prima della distribuzione ai fornitori.
I 10 migliori modelli di richiesta di preventivo: una panoramica
Per una breve panoramica di tutti i modelli e delle loro caratteristiche, consulta la tabella seguente:
| Modello | Vantaggi |
| Modello di richiesta di preventivo ClickUp | Fornisce una solida base di conoscenze per i provider e i distributori che desiderano collaborare con voi. |
| Modello di modulo di preventivo ClickUp | Consente di raccogliere le richieste di preventivo, trasformarle in attività e pianificarne l'esecuzione senza alcuno sforzo. |
| Modello di modulo di preventivo di servizio ClickUp | Ti garantisce tutte le informazioni necessarie per fornire un preventivo accurato per i tuoi servizi. |
| Modello di proposta di budget ClickUp | Facilita il piano finanziario dei progetti e semplifica la comunicazione con le parti interessate. |
| Modello di proposta di sovvenzione ClickUp | Ti aiuta a redigere una richiesta efficace per aumentare le possibilità di ottenere finanziamenti per il tuo progetto. |
| Modello di proposta commerciale ClickUp aziendale | Funge da guida passo passo per la creazione di proposte commerciali, rendendole più gestibili. |
| Modello di proposta di servizi ClickUp | Crea uno spazio in cui descrivere i tuoi servizi in modo dettagliato e conquistare potenziali clienti. |
| Modello di richiesta di progetto ClickUp | Ti fornisce tutti gli strumenti necessari per gestire le richieste, ovvero raccoglierle, stabilirne le priorità e effettuare il monitoraggio dello stato. |
| Modello di richiesta di preventivo Word di Template.net | Fornisce una richiesta di preventivo semplice e personalizzabile in Microsoft Word. |
| Modello di richiesta di preventivo Excel di Vertex42 | Consente di creare richieste di preventivo dall'aspetto professionale in Excel e di calcolare i prezzi senza alcuno sforzo. |
Migliorare il processo di richiesta di preventivo con i modelli: considerazioni finali
Non lasciare che le tue richieste di preventivo siano un ripensamento. Dedica loro un po' di attenzione e aprirai le porte a numerose opportunità con i fornitori. 🚪
Fortunatamente, grazie a questi pratici modelli di richiesta di preventivo, non dovrai dedicare molto tempo e lavoro richiesto per renderli professionali. Ti basterà compilare gli spazi vuoti e personalizzarli secondo necessità, e il gioco è fatto: potrai goderti un approvvigionamento semplificato e con esito positivo!