Volete sapere qual è la regola numero uno per risparmiare tempo nella vostra giornata lavorativa? Non reinventare la ruota. Traduzione: Non svolgere due volte lo stesso compito, anche se il secondo round viene portato a termine da una persona diversa.
Quando i progetti vengono affidati a due o più persone (per non parlare di due o più reparti), c'è sempre il rischio di duplicare i compiti. E i carichi di lavoro duplicati non portano alcun beneficio.
Anzi, entrambe le parti si sentono frustrate perché il loro tempo, il loro talento e la loro energia avrebbero potuto essere impiegati altrove. E il team di progetto o il project manager si perde in una frenesia di lavoro duplicato.
Quindi, come evitarlo?
Semplice: Creare un perfetto passaggio di consegne tra le parti del progetto, assicurando che chi lavorerà al progetto in futuro sappia esattamente cosa è stato completato in passato. Per fare tutto questo, è necessario un modello di consegna del progetto.
Cos'è un modello di passaggio di consegne di progetto?
Un modello di project handover delinea tutti i dettagli di un progetto o di un ruolo in modo che possa essere facilmente (come dice il nome stesso) trasferito da una parte all'altra.
Un modello di passaggio di consegne di progetto delinea i l'ambito del progetto , i deliverable, le scadenze, processi e procedure e altre istruzioni in modo facilmente digeribile. L'obiettivo di una lista di controllo per il passaggio di consegne del progetto è duplice:
- Evitare duplicazioni di lavoro e delineare tutti i dettagli del progetto che devono ancora essere eseguiti o che sono stati eseguiti per raggiungere il completamento del progetto
- Fa risparmiare tempo e risorse all'azienda (e al project manager) con un solido documento di consegna del progetto. Invece di dover programmare innumerevoli riunioni per discutere il processo di consegna del progetto, i principali stakeholder possono semplicemente fare riferimento alle note di consegna del progetto
Rilevamento e modifica collaborativa, aggiunta di commenti e inserimento di link all'interno di ClickUp Docs
I migliori documenti di passaggio di consegne sono concisi, accurati e collaborativi, per consentire una transizione senza intoppi. Tutte le note di passaggio di consegne devono delineare tutti i dettagli del progetto, evitando così la confusione tra le parti e la duplicazione dei carichi di lavoro.
Secondo un di Zippia , un sito che aggiorna le persone in cerca di lavoro sulla cultura aziendale, il 50% dei dipendenti partecipa a 1-3 ore di riunioni a settimana e il 20% ritiene che queste riunioni siano una perdita di tempo. Scegliendo il giusto modello di passaggio di consegne, completo di tutte le informazioni, i compiti e le priorità necessarie per un progetto, si riduce la necessità di riunioni inutili.
Come scegliere il miglior modello di project handover
Un modello di passaggio di consegne di progetto efficace riduce la confusione, la frustrazione e lo spreco di risorse che si verificano in un determinato progetto.
Per scegliere il miglior modello di project handover per la vostra organizzazione, ponetevi queste domande:
- Chi utilizzerà il modello ? Questo modello sarà utilizzato da un singolo individuo, da un reparto o dal team esecutivo? La comprensione delle parti interessate è fondamentale per scegliere il giusto layout per il passaggio di consegne del progetto
- Di quali strumenti avete bisogno? Avete bisogno di un calendario delle consegne, di un modo per allegare documenti importanti o di un mezzo per monitorare visivamente i progressi? Comprendere ilstrumenti di mappatura dei processi disponibili e come utilizzarli vi aiuterà a scegliere il modello giusto
- **Avete bisogno di una lista di controllo, di una tabella, di un calendario o di un flusso di lavoro? Sebbene molti modelli offrano visualizzazioni multiple e personalizzabili, sapere quale sia il layout più utilizzabile garantirà il massimo dell'efficienzaesecuzione del progetto ## 7 modelli gratuiti di passaggio di consegne per una transizione facile
Il giusto modello di passaggio di consegne previene gli ostacoli al progetto, delinea le priorità e crea un piano di emergenza per i membri del team nuovi o esistenti. Di seguito, troverete sette modelli da provare per il passaggio di consegne dei progetti nella vostra organizzazione.
1. Modello di passaggio di consegne del progetto ClickUp
Modello di passaggio di consegne del progetto ClickUp
State passando un progetto da un reparto all'altro? Assicuratevi che non si perdano opportunità con l'uso di Modello di passaggio di consegne di progetto di ClickUp .
Questo modello di rapporto di consegna del progetto può essere personalizzato in base alla vostra azienda, lasciando spazio in alto per il nome della società, il logo, la tagline e le informazioni di contatto. Per iniziare, scrivete il nome del progetto e l'autore (cioè la persona che compila il rapporto), seguito da una breve descrizione del progetto.
Da qui, il modello approfondisce tutti gli aspetti del progetto, evitando confusione tra i vari reparti. La sezione "Partecipanti al passaggio di consegne" offre spazio per una foto, un nome e una descrizione del ruolo di ciascun collaboratore del progetto.
La sezione "Requisiti" offre una linea temporale particolarmente comoda, in cui elencare ogni compito, il reparto responsabile di quel compito e la scadenza associata per tutte le azioni necessarie prima che la transizione abbia luogo. Infine, la sezione "Attività di transizione" consente ai membri del team o al project manager di registrare tutte le attività completate per il progetto, evitando così di duplicare il lavoro. Scarica questo modello
2. Modello di SOP per il passaggio di consegne del progetto ClickUp
Modello di SOP per il passaggio di consegne del progetto ClickUp
Guardiamo in faccia la realtà: Le persone assegnate a un progetto non rimangono sempre le stesse. Il turnover dei dipendenti fa parte della gestione di un'azienda. Quando si assumono nuovi membri del team, si vuole che siano inseriti e aggiornati il prima possibile.
L'uso di un modello di procedura operativa standard (SOP) assicura che i nuovi dipendenti capiscano cosa fare e come farlo, nell'ambito di un determinato ruolo. Modello di SOP per il passaggio di consegne del progetto di ClickUp fornisce linee guida chiare e coerenti in modo che tutti i dipendenti seguano un approccio standardizzato per il completamento delle attività, riducendo così il rischio di errori.
Per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere il loro ruolo e le loro responsabilità, compilate la sezione "Ambito" con i vari aspetti dei compiti assegnati. Quindi, delineare i processi standardizzati nella sezione "Procedura", completa di fasi numerate e immagini (se utili per il team di progetto).
Infine, fornite ai colleghi gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo, collegandovi alle risorse necessarie (come cartelle, attività e/o file) e compilando una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ). Scarica questo modello
3. Modello di rapporto di cambio turno ClickUp
Modello di rapporto ClickUp sul cambio di turno
Se gestite un gruppo di dipendenti che lavorano a turni, un modello di documento di passaggio di consegne potrebbe farvi risparmiare innumerevoli ore alla settimana. Per evitare che la produttività si interrompa quando finisce un turno e ne inizia un altro, approfittate di un modello di documento per il passaggio delle consegne Il modello di rapporto di cambio turno di ClickUp .
Un piano di passaggio di consegne per il cambio di turno fornisce un resoconto dettagliato di ciò che è avvenuto nel corso del turno precedente e delinea le priorità per il turno successivo. Questo modello di passaggio di consegne potrebbe rivelarsi prezioso per qualsiasi attività a ore, dagli ospedali alle case di cura, dalle caffetterie ai servizi di autolavaggio.
Un rapporto di cambio turno dovrebbe essere utilizzato su base giornaliera - scusateci, su base plurigiornaliera - con la data, l'orario di inizio e fine turno, il luogo e il supervisore compilati in alto. Se necessario, la sezione "Informazioni sul dipendente" può essere compilata in modo che ogni membro del team fornisca il proprio rapporto.
Da qui, la sezione "Compiti e responsabilità del turno" fornisce un resoconto dettagliato di tutti i compiti, i sottocompiti, le responsabilità dei dipendenti e lo stato di ogni compito, in modo che ogni collega sappia quali sono le sue priorità principali quando timbra il cartellino. Infine, utilizzate la sezione "Sfide e raccomandazioni" per discutere eventuali ostacoli alle attività della giornata. Scaricate questo modello
4. Modello di piano di gestione delle modifiche di ClickUp
Modello di piano di gestione del cambiamento ClickUp
Un buon manager fa funzionare l'intera organizzazione in modo più efficiente, assegnando compiti, delegando responsabilità e stabilendo priorità per il resto del team. I supervisori aziendali supervisionano tutti aspetti della gestione del cambiamento -adattarsi al cambiamento delle priorità, alla transizione dei progetti e persino all'avvicendamento dei dipendenti.
Preparate i manager al successo con Modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp . Il modello standard divide le transizioni del progetto in tre fasi (ma può essere ampliato per adattarsi alla vostra organizzazione o al vostro team di progetto).
Nella fase 1, i manager identificano quali cambiamenti sono necessari per preparare la transizione del progetto. Nella fase 2, i manager spostano il progetto da un reparto all'altro, identificando un piano di comunicazione, eventi importanti e un piano di gestione della resistenza. Infine, la fase 3 raccoglie i feedback degli stakeholder, celebra i successi e identifica le lacune per le transizioni future.
Con 100+ Automazioni precostituite tra cui scegliere, questo modello di gestione del cambiamento aiuta ad assegnare automaticamente i compiti, a pubblicare i commenti e a spostare gli stati, risparmiando tempo prezioso nella settimana lavorativa.
Inoltre, il modello fornisce ai manager la possibilità di mantenere ogni progetto in ordine con un sistema di codifica a colori di facile comprensione, una Vista tabella con colonne per tutte le informazioni rilevanti e barre di avanzamento per i vari passaggi. Scarica questo modello
5. Modello di inserimento dei dipendenti ClickUp
Modello di inserimento dei dipendenti ClickUp
Quando si assume un nuovo dipendente, si vuole che questo contribuisca ai progetti aziendali il prima possibile. Purtroppo, una mancanza di pianificazione potrebbe ritardare il processo di onboarding di settimane (se non di mesi).
Per abbreviare il processo di onboarding e aumentare la produttività dei nuovi dipendenti, è possibile sfruttare Il modello di inserimento dei dipendenti di ClickUp . Questo modello fornisce un flusso di lavoro dettagliato a partire dal primo giorno di lavoro del dipendente. L'elenco dettagliato suddivide il processo di onboarding in priorità settimanali, consentendo ai nuovi membri del team di spuntare ogni compito man mano che procedono.
Questo rapporto sui progressi dei nuovi dipendenti può essere facilmente personalizzato per adattarsi alla vostra azienda o al vostro reparto. Considerate la possibilità di ampliare ogni attività aggiungendo delle sottoattività (ad esempio, l'attività "Compilare i documenti HR" include sottoattività per le prestazioni sanitarie, i contributi 401(k) e le detrazioni fiscali). Oppure aggiungete allegati, firme del supervisore, scadenze o note per rendere il processo di onboarding il più fluido possibile. Scarica questo modello
6. Modello di Gantt per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp
Modello di Gantt per l'inserimento dei dipendenti ClickUp
Un processo di onboarding di successo non si basa solo sull'aggiornamento del nuovo assunto. Dipende anche dal fatto che tutti i membri del team, anche quelli che lavorano per l'azienda da anni, lavorino insieme come un'unica unità produttiva.
Ci vuole davvero un villaggio per preparare un nuovo dipendente al successo, con i dipendenti dei team HR, legale e di sicurezza che lavorano in tandem. Pertanto, il processo di passaggio di consegne e il trasferimento delle conoscenze complessive a un nuovo assunto devono essere supervisionati a livello di direttore o di dirigente Modello di Gantt per l'onboarding dei dipendenti di ClickUp entra in gioco.
Questo modello crea un piano di transizione semplificato per i nuovi dipendenti a livello organizzativo. Con il diagramma di Gantt, ogni reparto (ad esempio, risorse umane, legale, sicurezza e formazione) riceve una propria cartella, con compiti delegati a ciascun dipendente. Ogni individuo ha una propria barra di avanzamento, che offre una panoramica di alto livello dei compiti completati progetti completati. Ad esempio, un responsabile delle risorse umane potrebbe essere incaricato di completare i controlli dei precedenti, compilare il modulo I-9, verificare il documento d'identità del nuovo dipendente e presentare i moduli necessari per i benefici. Nel frattempo, un addetto alla sicurezza o al reparto tecnico sarà responsabile dell'impostazione del login dei nuovi assunti, dell'applicazione per il rilevamento delle presenze e dell'accesso alle keycard.
Con un modello così dettagliato a disposizione, si evitano i doppioni e si offre il massimo supporto ai nuovi membri del team. Scarica questo modello
7. Modello di SOP per l'uscita dei dipendenti da ClickUp
Modello di SOP per l'uscita dei dipendenti da ClickUp
I passaggi di consegne dei progetti non avvengono solo quando un nuovo dipendente entra nel vostro team. Succede anche quando qualcuno lascia il team.
Con Modello di SOP per l'uscita dei dipendenti di ClickUp consente di raccogliere tutte le informazioni necessarie sul progetto di un dipendente in uscita dall'azienda, prevenendo così eventuali cali di produttività. Utilizzando il modello Calendario è possibile programmare il colloquio di uscita del dipendente, mentre la vista Documenti ClickUp consente di raccogliere, archiviare e gestire tutti i documenti necessari.
Questo modello di pianificazione della successione consente di trasferire le conoscenze senza problemi e, in ultima analisi, di preparare il nuovo membro del team al successo. È possibile raccogliere lo stato del progetto per tutti i compiti delegati, creare una lista di controllo dei compiti e delle informazioni chiave e assegnare ruoli e responsabilità agli altri membri del team. Con questo pratico modello è possibile stabilire obiettivi del progetto per i nuovi assunti e per far funzionare l'azienda senza intoppi. Scarica questo modello
Prevenire i cali di produttività con un modello di passaggio di progetto ClickUp
Per mantenere un progetto efficiente sono necessarie diverse parti in movimento. Con la fine dei turni, l'arrivo di nuove assunzioni, l'uscita dei dipendenti o il cambio di gestione, è necessario che le cose si svolgano senza interruzioni.
Il giusto modello per il passaggio di consegne del progetto può aiutare a incrementare la produttività del team in tutti i reparti. Sia che si parta da uno dei tanti modelli di passaggio di consegne di ClickUp, sia che si parta da zero, è possibile assegnare compiti e sottocompiti, creare un calendario di scadenze, monitorare i progressi in tempo reale e passare senza problemi i documenti importanti.
Con ClickUp è possibile personalizzare facilmente viste, campi, intestazioni o testi per adattarli alle esigenze specifiche della vostra azienda. E con oltre 1.000 integrazioni a vostra disposizione, potete gestire efficacemente ogni progetto.
Siete pronti a scoprire come ClickUp può rendere più efficiente la vostra organizzazione? Provatelo gratuitamente oggi stesso .