"Chi ben comincia è a metà dell'opera"
Aristotele, grande filosofo, conosceva l'importanza degli inizi solidi. Questo detto senza tempo si applica alla filosofia e ad ogni attività, in particolare ai nostri progetti.
Abbiamo allocato le risorse necessarie in modo appropriato per il progetto? Come possiamo gestire eventuali vincoli di budget? Da fare per stabilire gli standard di qualità?
Domande come queste sorgono spesso se non si riesce ad avviare bene il progetto. L'avvio del progetto è la fase più cruciale di ogni progetto.
Tuttavia, sia che siate un project manager esperto o un principiante, la domanda su come iniziare un progetto vi può buggerare. In questo articolo vi illustreremo l'ABC della fase di avvio del progetto e i passaggi per un avvio efficace.
Che cos'è l'avvio di un progetto?
Il Project Management Institute divide la fase di avvio di un progetto in il ciclo di vita di un progetto in cinque fasi:
- Inizio: Definizione del progetto e coinvolgimento degli stakeholder
- Pianificazione: Creazione di obiettivi e di una roadmap
- Esecuzione: Lancio del progetto
- Performance: Misurare le prestazioni utilizzando i KPI
- Chiusura: Condivisione dei dettagli con le parti interessate
Questo articolo si concentra sull'avvio del progetto. Come si evince dal nome, l'avvio del progetto è il primo passaggio di un progetto. Comporta la definizione del progetto a livello generale, l'ottenimento delle approvazioni da parte dei principali stakeholder e la creazione di una solida base per il progetto.
Questa fase definisce il futuro del progetto: andrà avanti o no? Solo con l'approvazione delle parti interessate si può iniziare il progetto. Per ottenere l'approvazione, dovete presentare le vostre idee, la loro fattibilità e il loro valore aziendale.
Pertanto, le attività coinvolte in questa fase comprendono:
- Definizione del progetto: Definizione dello scopo, degli oggetti e dei risultati da raggiungere
- Carta del progetto: Sviluppo di una carta del progetto (per saperne di più, si veda più avanti)
- Definizione dell'ambito: Definizione dell'ambito del progetto, dei vincoli e delle ipotesi
- Valutazione dei rischi: Identificazione dei rischi potenziali e delle incertezze
- Studio di fattibilità: Comprendere la fattibilità del progetto
- Analisi costi-benefici : Identificare se il progetto ha un valore aziendale
- Pianificazione delle risorse: Stima delle risorse necessarie e sviluppo di un piano preliminare del progetto
- Coinvolgimento degli stakeholder: Identificare e coinvolgere gli stakeholder
- Approvazione del progetto: Ottenere l'approvazione delle parti interessate
- Formazione del team: Formare il dream team che lavorerà al progetto
Gestire tutti gli aspetti in un tempo limitato rende il project management una sfida. Pertanto, durante l'intero ciclo di vita del progetto, sono necessari strumenti che aiutino a gestire rischi, attività, risorse e prestazioni.
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Inizio progetto vs. piano progetto
È facile confondere la fase di avvio del progetto con il piano del progetto. Molte persone usano l'iniziazione e il piano in modo intercambiabile quando parlano di project management. Tuttavia, si tratta di due termini distinti.
Sapete già cosa comporta l'avvio del progetto, quindi parliamo della pianificazione del progetto. La pianificazione del progetto è la seconda fase del project management. Comporta la definizione di oggetti specifici e di risultati da conseguire e lavorare sui dettagli del piano. Il strumenti per il piano di progetto utilizzati in questa fase sono anch'essi diversi.
Per una migliore comprensione, ecco la differenza generale tra i due:
Differenza tra avvio del progetto e piano di progetto
**Perché è importante una forte fase di avvio del progetto?
La fase di avvio di un progetto può essere determinante per la sua riuscita. Questa fase è incredibilmente critica, dall'approvazione del progetto alla creazione di un team per realizzare la vostra visione. Analizziamo l'importanza di questa fase.
Carità di intenti
Stabilisce una chiara comprensione dell'obiettivo del progetto degli oggetti del progetto obiettivi e finalità del progetto. In questo modo si garantisce che tutto sia allineato con l'ambito del progetto, con scarse possibilità di estensione.
Rivolgere le parti interessate
Si tratta di coinvolgere le parti interessate e di ottenere la loro approvazione. Quanto più precoce è il coinvolgimento, tanto maggiori sono le possibilità di ottenere supporto e di mitigare le potenziali sfide. Quanto prima si riesce a coinvolgere lo sponsor esecutivo, tanto maggiori sono le possibilità che il progetto decolli.
Identificazione dei rischi
Questa fase prevede il processo di identificazione e comprensione dei rischi. È fondamentale per il piano del progetto e per ridurre al minimo l'impatto delle incertezze sul progetto.
Allineamento delle risorse
Aiuta ad allineare le risorse, comprese quelle umane, finanziarie e tecnologiche. Corretto allocazione delle risorse riduce le possibilità di incorrere in colli di bottiglia nelle fasi future. Ottimale allocazione delle risorse garantirà che il progetto fluisca senza intoppi.
Definizione dell'ambito e dei vincoli del progetto
Questa fase comprende anche la definizione chiara dell'ambito del progetto. Questo, insieme all'identificazione dei vincoli e delle ipotesi, getta le basi per un piano e delle aspettative realistici.
Autorizzazione della carta del progetto
La carta del progetto equivale alla sua esistenza. Autorizza formalmente l'esistenza del progetto. Con questo documento, si ottiene il potere di avviare le attività del progetto.
Stabilire la comunicazione
Una comunicazione efficace è la chiave dell'esito positivo di qualsiasi progetto. Questa fase stabilisce i canali di comunicazione più efficaci tra il team del progetto e gli stakeholder esterni.
Anche se questa fase viene verificata per tutta la durata del progetto (e anche dopo) l'esecuzione del progetto ) per evitare errori di comunicazione, aiuta a non sprecare tempo e risorse.
Fondamenti per il piano
Un inizio solido imposta una solida base per la fase di pianificazione del progetto. Con una fase di avvio ben eseguita, si può garantire che il resto del piano sia basato su informazioni accurate e su una comprensione approfondita dei requisiti del progetto.
Pertanto, la fase di avvio stabilisce la direzione del progetto e i requisiti delle risorse. Assicura che tutte le parti interessate e i membri del team siano sulla stessa pagina per quanto riguarda gli obiettivi, lo scopo, gli oggetti e il modo di procedere.
5 passaggi per un'efficace fase di avvio del progetto
Ora che conoscete il perché e il quando dell'avvio di un progetto, passiamo al come. Da fare per garantire una fase di avvio del progetto efficace? La risposta è semplice: con un po' di finezza, lo strumento perfetto per il project management e questi passaggi! Da fare, inoltre, seguendo le indicazioni di cui sopra principi di project management .
1. Creare una carta del progetto
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La carta del progetto è un documento fondamentale nel ciclo di vita del project management. Formalizza il progetto e dà a tutti una direzione. Il suo uso di base è quello di:
- Autorizzare il progetto
- Mostrare perché il progetto è necessario
- Far sì che ognuno sia tenuto a rispettare i propri ruoli e le proprie responsabilità
- Fungere da punto di riferimento per tutto il ciclo di vita del progetto
La carta del progetto è molto diversa dal business case. Un business case viene utilizzato per progetti più grandi con un maggior numero di elementi, mentre un project charter viene utilizzato per progetti più piccoli con un minor numero di elementi.
Contenuto della carta del progetto
Ecco cosa si dovrebbe includere nella creazione di una carta del progetto:
- Nome del progetto: Aggiungete il nome del progetto e rendetelo il più specifico possibile. Deve essere accattivante e comunicare efficacemente gli obiettivi del progetto
- Scopo e obiettivo: Includere ciò che il progetto intende raggiungere e il motivo per cui è stato proposto
- Budget: Aggiungete i costi stimati e le risorse necessarie
- Deliverables: Aggiungete i deliverables, i KPI e le metriche
- Rischio: Includere gli obiettivi identificati e le strategie di mitigazione
- Ambito: Indicare l'ambito del progetto
- Durata: Indicare i tempi di inizio e fine del progetto
- Stakeholder: A chi farete rapporto? Aggiungete i dettagli dei vostri stakeholder chiave
- Teams e responsabilità: Definire il ruolo e la responsabilità di ciascun membro del team nel progetto
In breve, parlate del perché, del cosa e del chi: Da fare: perché esiste questo progetto? Qual è l'ambito del progetto? E chi lavorerà al progetto? Il modo migliore per creare una carta del progetto completa è quello di utilizzare una carta del progetto modello di carta del progetto .
Metodi per creare una carta del progetto
Raggruppate, filtrate o nascondete le attività dei grafici Gantt di ClickUp 3.0 per monitorare e collegare i flussi di lavoro di tutti i vostri lavori
La carta del progetto sarà fondamentale per informare e persuadere le parti interessate. Pertanto, deve essere accattivante. Utilizzate grafici come la vista Gantt o la Sequenza per renderlo visivamente accattivante. In questo modo, gli stakeholder digeriranno facilmente le informazioni.
Un'altra cosa da ricordare è di coinvolgere nel processo i membri critici del team. Il Project Management Office o PMO funziona come un team e un gruppo. Il processo di avvio del progetto è un passaggio importante del ciclo di vita del progetto per coinvolgere fin dall'inizio diversi stakeholder chiave.
La cosa positiva è che la maggior parte dei software di project management ha funzionalità/funzione che offrono collaborazione e immagini. In questo modo non è necessario Da fare tutto manualmente.
I project manager usano Il modello di Carta del progetto di ClickUp per avere una panoramica del loro obiettivi e finalità in modo completo. Offre una lista di controllo facile da usare per il monitoraggio dello stato e opzioni flessibili di condivisione dei documenti con gli stakeholder. Da fare è iscriversi a ClickUp, aggiungere il modello e invitare i membri all'area di lavoro per iniziare la collaborazione.
2. Identificate le vostre chiavi di interesse
Il passaggio successivo all'avvio del progetto consiste nel trovare le parti interessate chiave che approveranno la carta del progetto. Il Project Management Institute definisce gli stakeholder come persone che influenzano il progetto o sono influenzate dal progetto, come leader esecutivi, sponsor, ecc.
Essi forniscono risorse e approvazione per il progetto. La loro soddisfazione è un fattore importante per l'esito positivo del progetto.
Esistono due tipi di stakeholder:
- **Sono in genere persone interne all'organizzazione coinvolte nel progetto. Si tratta del team del progetto, del gestore del team, dello sponsor e dei team interni
- **Questi soggetti sono interessati dal risultato del progetto, anche se non sono direttamente coinvolti nel progetto. Ad esempio, client esterni, subappaltatori, fornitori e utenti finali
Un altro modo per identificare gli stakeholder è quello di condurre una progetto degli stakeholder analisi. In base a questa, dividete gli stakeholder in quattro gruppi:
- Persone con alta influenza e alto interesse
- Persone con alta influenza e basso interesse
- Persone con bassa influenza e alto interesse
- Persone con bassa influenza e basso interesse
Le persone del primo gruppo sono i vostri stakeholder chiave. Con queste persone al vostro fianco, il progetto ha maggiori possibilità di esito positivo, perché aiutano a identificare i rischi e portano la loro esperienza in tabella. Ricordate di creare un registro degli stakeholder. Questo vi aiuterà ad allineare la frequenza e i mezzi di comunicazione con loro.
Con ClickUp Chattare la comunicazione del team in un unico spazio e condividere gli aggiornamenti, collegare le risorse e collaborare senza sforzo
Un'altra parte cruciale di questo passaggio è la determinazione dei metodi di comunicazione con le parti interessate. Questo sarà utile anche durante la comunicazione del team. Scegliete i giusti strumenti di comunicazione e collaborazione. Si tratta di strumenti semplici come email, Skype o di qualcosa di più intuitivo come un software di project management.
3. Presentare il progetto
Una volta individuati i principali stakeholder, il passaggio successivo all'avvio del progetto consiste nel presentare loro il progetto. Il lancio consiste nel presentare e sostenere il progetto. Da fare con successo, si ottengono supporto, risorse e allineamento dalle persone che possono influenzare il progetto.
Ecco alcuni elementi da considerare quando si presenta il progetto:
- Creare una narrazione avvincente del progetto. Comunicare lo scopo, gli obiettivi e i risultati in modo che risuonino con le priorità e gli interessi delle parti interessate
- Identificare le preoccupazioni, le aspettative e le priorità delle parti interessate e adattare la presentazione per rispondere a questi punti
- Spiegate con chiarezza la proposta di valore del progetto. Assicuratevi di sottolinearne i benefici e l'impatto positivo sull'organizzazione e sulla comunità
- Assicuratevi di affrontare i rischi e le sfide. Riconosceteli chiaramente e condividete le strategie di mitigazione
- Rendete la presentazione visivamente accattivante. Utilizzate grafici, diagrammi e diapositive per fornire una panoramica concisa del progetto
- Rendere il discorso interattivo e coinvolgente. Incoraggiate domande e discussioni per consentire agli stakeholder di esprimere le loro preoccupazioni e fornire un feedback
- Il tempismo conta molto. Pertanto, scegliete un momento opportuno per presentare il vostro progetto. Considerate altre iniziative e priorità in corso prima di fare la vostra mossa
- Chiedete sempre un feedback. Rispondete alle preoccupazioni delle parti interessate e condividete ulteriori informazioni, se necessario
- Infine, abbracciate la standardizzazione del progetto. Con metodologie standardizzate, i vostri progetti diventano più chiari, coerenti e meglio allineati con gli oggetti dell'organizzazione
4. Eseguire uno studio di fattibilità
Il passaggio successivo all'avvio del progetto è l'esecuzione di uno studio di fattibilità. Questo studio valuta la fattibilità del progetto con le risorse disponibili. Conferma le opportunità di mercato e ottiene maggiori informazioni prima di prendere la decisione finale.
In sostanza, risponde alle seguenti domande:
- Il team del progetto dispone delle risorse necessarie per completare il progetto?
- Il progetto genererà un ROI sufficiente a renderlo conveniente?
Lo studio di fattibilità viene terminato dopo il lancio del progetto. Da fare insieme all'analisi SWOT e alla valutazione dei rischi del progetto. Ecco i passaggi per condurre lo studio:
- Conduzione di un'analisi preliminare
- Valutare la fattibilità finanziaria del progetto
- Eseguire una valutazione del mercato
- Esaminare i dati raccolti da tutti i tipi di studi di fattibilità
- E infine, prendere una decisione
A strumento di project management come ClickUp vi aiuta a monitorare tutte le informazioni necessarie relative allo studio di fattibilità. Controllate lo stato di avanzamento in tempo reale, collaborate istantaneamente e facilmente, abilitate la vista Team e ottimizzate l'intero processo.
Prima di condurre uno studio di fattibilità, valutate se il vostro progetto ne ha bisogno. Poiché costa un bel po' di tempo e di risorse, è essenziale determinarlo. In genere, non è necessario Da fare per i progetti più piccoli che non hanno un grande impatto a lungo termine sull'organizzazione. Non è necessario rifarlo se si è terminato un progetto o uno studio simile negli ultimi tre anni.
5. Trova i tuoi collaboratori
Con l'approvazione degli stakeholder da un lato e la fattibilità del progetto dall'altro, siete pronti per iniziare il vostro progetto. Non resta che trovare il team dei vostri sogni. Un team di progetto coinvolge persone di diversi reparti, a seconda delle esigenze.
Alcuni dei membri più comuni di un team sono:
- Sponsor del progetto: La persona responsabile della visione e della governance del progetto. In genere è senior rispetto al project manager
- Project manager: La persona che conduce e guida il team, prende decisioni, crea un piano di progetto, monitora lo stato di avanzamento del progetto e interagisce con le parti interessate
- Teams lead: Nei team più grandi, il team lead si differenzia dal gestore del team. È responsabile delle responsabilità di gestione del team
- Membri del team: Persone con le competenze richieste che sono responsabili di completare attività diverse
Un team di progetto può avere anche altri membri, a seconda delle esigenze. In definitiva, l'obiettivo dovrebbe essere quello di creare un team funzionale con le giuste esperienze e competenze. È possibile assumere nuove persone o riassegnare i dipendenti esistenti.
ClickUp 3.0 offre una vista semplificata per visualizzare il carico di lavoro dell'intero team o di un singolo individuo, in modo da mantenere il lavoro in movimento
Con un team numeroso, monitorare lo stato dei membri può essere difficile. Tuttavia, è possibile monitorare lo stato di ciascun dipendente utilizzando la visualizzazione del team disponibile sul proprio strumento di project management.
Conclusione
Il primo passaggio del progetto è il seguente sviluppo del progetto la fase di avvio ha un grande potere sul resto del progetto.
Le decisioni prese in questa fase influenzano l'intero ciclo di vita del progetto, formando la sua traiettoria e determinandone l'esito positivo finale. Ogni passaggio chiuso in questo articolo vi avvicinerà alla migliore fase di avvio del progetto.
Seguendo questi passaggi, l'avvio del progetto diventerà più intelligente e più forte. E ricordate: Da fare in modo che questa energia non si disperda nel corso del progetto. Assicuratevi che tutti gli aspetti, compresi i programmi del progetto, siano rispettati, la costruzione delle capacità , gestione della qualità e altro ancora, inizia e finisce con la stessa energia (o meglio!).