"Chi ben comincia è a metà dell'opera terminata".
Grande filosofo, Aristotele conosceva l'importanza di un inizio forte. Questo detto senza tempo si applica alla filosofia e a ogni attività, in particolare ai nostri progetti.
Abbiamo allocato le risorse necessarie in modo appropriato per il progetto? Come possiamo gestire eventuali vincoli di budget? Come stabiliamo gli standard di qualità?
Domande come queste sorgono spesso se non si riesce ad avviare correttamente il progetto. L'avvio del progetto è la fase più cruciale di qualsiasi progetto.
Tuttavia, che tu sia un project manager esperto o un principiante, la domanda su come iniziare un progetto potrebbe tormentarti. In questo articolo ti guideremo attraverso le basi della fase di avvio del progetto, insieme ai passaggi per un avvio efficace.
Che cos'è l'avvio di un progetto?
Il Project Management Institute divide il ciclo di vita di un progetto in cinque fasi:
- Avvio: definire il progetto e coinvolgere gli stakeholder
- Pianificazione: definizione degli obiettivi e creazione di una tabella di marcia
- Esecuzione: avvio del progetto
- Prestazioni: misurare le prestazioni utilizzando i KPI
- Chiusura: effettua la condivisione dei dettagli con le parti interessate
Questo articolo si concentra sull'avvio di un progetto. Come suggerisce il nome, l'avvio di un progetto è il primo passaggio di un progetto. Comprende la definizione del progetto a livello generale, l'ottenimento delle approvazioni da parte dei principali stakeholder e la creazione di una solida base per il progetto.
Questa fase definisce il futuro del tuo progetto: andrà avanti o no? Solo con l'approvazione delle parti interessate puoi iniziare il progetto. Devi mostrare le tue idee, la loro fattibilità e il loro valore aziendale per ottenere tale approvazione.
Pertanto, le attività coinvolte in questa fase includono:
- Definizione del progetto: definizione dello scopo, degli obiettivi e dei risultati attesi
- Carta del progetto: sviluppo di una carta del progetto (maggiori informazioni in seguito)
- Definizione dell'ambito: definizione dell'ambito del progetto, dei vincoli e delle ipotesi
- Valutazione dei rischi: identificazione dei potenziali rischi e delle incertezze
- Studio di fattibilità: comprendere la fattibilità del tuo progetto
- Analisi costi-benefici: identificare se il progetto ha un valore aziendale
- Pianificazione delle risorse: stima delle risorse necessarie e sviluppo di un programma preliminare del progetto
- Coinvolgimento degli stakeholder: identificare e coinvolgere gli stakeholder
- Approvazione del progetto: ottenere l'approvazione delle parti interessate
- Formazione del team: formare il team ideale che lavorerà al progetto
Gestire tutti gli aspetti in un tempo limitato rende il project management una sfida impegnativa. Pertanto, durante l'intero ciclo di vita del progetto, sono necessari strumenti che aiutino a gestire rischi, attività, risorse e prestazioni.
Lo strumento di project management di ClickUp accelera la pianificazione e l'esecuzione dei progetti, garantisce trasparenza, effettua il monitoraggio delle tue priorità e ti consente di realizzare i progetti in modo più rapido ed efficiente.
Avvio del progetto vs. pianificazione del progetto
È facile confondere la fase di avvio del progetto con la pianificazione del progetto. Molte persone usano i termini avvio e pianificazione in modo intercambiabile quando parlano di project management. Tuttavia, si tratta di due termini distinti.
Sai già cosa comporta l'avvio di un progetto, quindi passiamo alla pianificazione del progetto. La pianificazione del progetto è la seconda fase del project management. Comprende la definizione di obiettivi e risultati specifici e l'elaborazione dei minimi dettagli del piano. Anche gli strumenti di pianificazione del progetto utilizzati in questa fase sono diversi.
Per una migliore comprensione, ecco la differenza generale tra i due:
| Base | Avvio del progetto | Pianificazione del progetto |
| Fase | Prima fase | Seconda fase |
| Scopo | Definizione del progetto in senso lato e ottenimento dell'approvazione | Creazione di un piano di progetto dettagliato per delineare come il progetto sarà eseguito, monitorato e controllato |
| Documenti chiave | Carta del progetto | Piano di project management del progetto, calendario, budget e piano di gestione dei rischi |
| Ambito | Si concentra sull'ambito generale | Si concentra sui dettagli |
Perché è importante una solida fase di avvio del progetto?
La fase di avvio del progetto può determinare il successo o il fallimento del tuo progetto. Questa fase è incredibilmente critica, dall'ottenimento dell'approvazione del progetto alla creazione di un team per realizzare la tua visione. Esaminiamo l'importanza di questa fase.
Chiarezza di intenti
Consente di comprendere chiaramente gli obiettivi, gli obiettivi e lo scopo del progetto. Ciò garantisce che tutto sia in linea con l'ambito del progetto, con poche possibilità di deviazioni.
Coinvolgere gli stakeholder
Ciò comporta il coinvolgimento degli stakeholder e l'ottenimento della loro approvazione. Quanto prima si avvia il coinvolgimento, tanto maggiori sono le possibilità di ottenere supporto e mitigare potenziali difficoltà. Quanto prima si ottiene il supporto del proprio sponsor esecutivo, tanto maggiori sono le possibilità che il progetto decolli.
Identificare i rischi
Questa fase prevede il processo di identificazione e comprensione dei rischi. È fondamentale per la pianificazione del progetto e per ridurre al minimo l'impatto delle incertezze sul progetto.
Allineamento delle risorse
Aiuta ad allineare le risorse, comprese quelle umane, finanziarie e tecnologiche. Una corretta allocazione delle risorse riduce le possibilità di incontrare ostacoli nelle fasi successive. Un'allocazione ottimale delle risorse garantirà che il tuo progetto abbia un flusso regolare e con il minimo di contrattempi.
Definizione dell'ambito e dei vincoli del progetto
Questa fase include anche la definizione chiara dell'ambito del progetto. Questo, insieme all'identificazione dei vincoli e delle ipotesi, getta le basi per un piano e aspettative realistiche.
Autorizzazione dello statuto del progetto
Il documento di avvio del progetto equivale all'esistenza stessa del progetto. Esso ne autorizza formalmente l'esistenza. Con questo documento, ottieni il potere di avviare le attività del progetto.
Stabilire la comunicazione
Una comunicazione efficace è la chiave per l'esito positivo di qualsiasi progetto. Questa fase stabilisce i canali di comunicazione più efficaci tra il team di progetto e gli stakeholder esterni.
Sebbene questo aspetto venga verificato durante tutta la durata del progetto (e dopo l'esecuzione del progetto ) per evitare comunicazioni errate, aiuta a prevenire sprechi di tempo e risorse.
Basi per il piano
Un inizio solido getta basi solide per la fase di pianificazione del progetto. Con una fase di avvio ben eseguita, puoi garantire che il resto della pianificazione si basi su informazioni accurate e una comprensione approfondita dei requisiti del progetto.
La fase di avvio stabilisce quindi la direzione del progetto e le risorse necessarie. Assicura che tutte le parti interessate e i membri del team siano allineati per quanto riguarda gli obiettivi, l'ambito, gli scopi e le modalità di procedere.
5 passaggi per una fase di avvio del progetto efficace
Ora che conosci il perché e il quando dell'avvio di un progetto, passiamo al come. Come garantire una fase di avvio efficace? La risposta è semplice: con un po' di astuzia, lo strumento di project management perfetto e questi passaggi! E non dimenticare di seguire i principi di project management.
1. Creare una carta del progetto
Il documento di avvio del progetto è un documento fondamentale nel ciclo di vita del project management. Formalizza il progetto e fornisce indicazioni a tutti. Il suo utilizzo di base è:
- Autorizza il progetto
- Dimostra perché il tuo progetto è necessario
- Assicurati che tutti siano consapevoli dei propri ruoli e delle proprie responsabilità.
- Agisci come punto di riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Un project charter è molto diverso da un business case. Il business case viene utilizzato per progetti più grandi con un numero maggiore di elementi, mentre il project charter viene utilizzato per progetti più piccoli con un numero minore di elementi.
Contenuto della tua carta di progetto
Ecco cosa dovresti includere nella creazione di un documento di avvio del progetto:
- Nome del progetto: aggiungi il nome del tuo progetto e rendilo il più specifico possibile. Dovrebbe essere accattivante e comunicare efficacemente gli obiettivi del progetto.
- Scopo e obiettivo: includi ciò che il progetto mira a raggiungere e perché viene proposto.
- Budget: aggiungi i costi stimati e le risorse necessarie
- Risultati attesi: aggiungi i risultati attesi, i KPI e le metriche
- Rischio: includere gli obiettivi identificati e le strategie di mitigazione
- Ambito: definisci l'ambito del tuo progetto
- Durata: Indica i tempi di inizio e fine del tuo progetto.
- Parti interessate: A chi dovrai effettuare la reportistica? Aggiungi i dettagli delle parti interessate principali.
- Ruoli e responsabilità: definisci il ruolo e la responsabilità di ciascun membro del team nel progetto.
In breve, tratta il perché, il cosa e il chi: perché esiste questo progetto? Qual è l'ambito del progetto? E chi lavorerà al progetto? Il modo migliore per creare una carta del progetto completa è utilizzare un modello di carta del progetto.
Metodi per creare una carta del progetto
Il tuo documento di avvio del progetto sarà fondamentale per informare e persuadere gli stakeholder. Pertanto, dovrebbe essere accattivante. Utilizza elementi visivi come un diagramma Gantt o una vista Sequenza per renderlo visivamente accattivante. In questo modo, gli stakeholder potranno assimilare facilmente le informazioni.
Un altro aspetto da tenere presente è quello di coinvolgere nel processo i membri chiave del tuo team. Il Project Management Office o PMO funziona come un team e un gruppo. Il processo di avvio del progetto è un passaggio importante del ciclo di vita del progetto per coinvolgere fin dall'inizio più stakeholder chiave.
Il vantaggio è che la maggior parte dei software di project management dispone di funzionalità/funzioni che offrono collaborazione e immagini. Quindi non è necessario fare tutto manualmente.
I project manager utilizzano il modello di carta del progetto di ClickUp per avere una panoramica completa dei loro obiettivi e traguardi. Offre una lista di controllo facile da usare per il monitoraggio dei progressi e opzioni flessibili di condivisione dei documenti con le parti interessate. Tutto quello che devi fare è registrarti su ClickUp, aggiungere il modello e invitare i membri al tuo spazio di lavoro per iniziare la collaborazione.
2. Identifica i tuoi stakeholder chiave
Il passaggio successivo nell'avvio di un progetto è individuare gli stakeholder chiave che approveranno il tuo project charter. Il Project Management Institute definisce gli stakeholder come persone che influenzano il progetto o sono influenzate dal progetto, come dirigenti, sponsor, ecc.
Forniscono risorse e approvazione per il progetto. E la loro soddisfazione è un fattore determinante per l'esito positivo del progetto.
Esistono due tipi di stakeholder:
- Stakeholder interni: si tratta in genere di persone interne all'organizzazione coinvolte nel progetto. Ciò include il team di progetto, il manager, lo sponsor e i team interni.
- Stakeholder esterni: sono persone che sono interessate dal risultato del progetto, anche se potrebbero non essere direttamente coinvolte nel progetto stesso. Ad esempio, clients esterni, subappaltatori, fornitori e utenti finali.
Un altro modo per identificare gli stakeholder è condurre un'analisi degli stakeholder del progetto. In base a questa, dividi i tuoi stakeholder in quattro gruppi:
- Persone con elevata influenza e forte interesse
- Persone con grande influenza e scarso interesse
- Persone con scarsa influenza e grande interesse
- Persone con scarsa influenza e scarso interesse
Le persone del primo gruppo sono i tuoi stakeholder chiave. Con queste persone al tuo fianco, il tuo progetto avrà maggiori possibilità di ottenere un esito positivo, poiché ti aiuteranno a identificare i rischi e metteranno a disposizione la loro esperienza. E ricordati di creare un registro degli stakeholder. Questo ti aiuterà ad allineare la frequenza e i mezzi di comunicazione con loro.
Un altro aspetto fondamentale di questo passaggio è determinare i metodi di comunicazione con gli stakeholder. Ciò sarà utile anche durante la comunicazione all'interno del team. Scegli gli strumenti di comunicazione e collaborazione più adatti. Questi includono strumenti semplici come email, Skype o qualcosa di più intuitivo come un software di project management.
3. Presenta il tuo progetto
Ora che hai individuato gli stakeholder chiave, il passaggio successivo nell'avvio del progetto è quello di presentare loro il tuo progetto. La presentazione comporta la presentazione e la promozione del tuo progetto. Se eseguita con esito positivo, otterrai il supporto, le risorse e l'allineamento delle persone che possono influenzare il tuo progetto.
Ecco alcuni elementi da considerare quando si presenta il proprio progetto:
- Crea una narrazione avvincente sul progetto. Comunica il suo scopo, gli obiettivi e i risultati in modo che rispecchino le priorità e gli interessi delle parti interessate.
- Identifica le preoccupazioni, le aspettative e le priorità degli stakeholder e adatta la tua presentazione per affrontare questi punti.
- Spiega chiaramente la proposta di valore del progetto. Assicurati di sottolinearne i vantaggi e l'impatto positivo sull'organizzazione e sulla comunità.
- Assicurati di affrontare rischi e sfide. Riconoscili chiaramente e effettua la condivisione delle strategie di mitigazione.
- Rendi la presentazione visivamente accattivante. Utilizza grafici, tabelle e diapositive per fornire una panoramica concisa del progetto.
- Rendilo interattivo e coinvolgente. Incoraggia domande e discussioni per consentire alle parti interessate di esprimere le loro preoccupazioni e fornire feedback.
- Il tempismo è fondamentale. Scegli quindi il momento opportuno per presentare il tuo progetto. Valuta altre iniziative in corso e le priorità prima di agire.
- Chiedi sempre un feedback. Rispondi alle preoccupazioni degli stakeholder e effettua la condivisione di ulteriori informazioni, se necessario.
- Infine, abbraccia la standardizzazione dei progetti. Con metodologie standardizzate, le tue presentazioni diventeranno più chiare, più coerenti e più in linea con gli obiettivi organizzativi.
4. Esegui uno studio di fattibilità
Il passaggio successivo nell'avvio di un progetto è quello di eseguire uno studio di fattibilità. Questo studio valuta la fattibilità del tuo progetto con le risorse disponibili. Conferma le opportunità di mercato e ottiene maggiori informazioni prima di prendere la decisione finale.
In sostanza, risponde alle seguenti domande:
- Il team di progetto dispone delle risorse necessarie per completare questo progetto?
- Il progetto genererà un ROI sufficiente da renderlo degno di essere perseguito?
Dopo la presentazione del progetto lo studio di fattibilità è terminato. Puoi farlo insieme all'analisi SWOT e alla valutazione dei rischi del progetto. Ecco i passaggi da fare per condurre lo studio:
- Effettua un'analisi preliminare
- Valuta la fattibilità finanziaria del progetto
- Effettua una valutazione di mercato
- Esamina i dati raccolti da tutti i tipi di studi di fattibilità.
- E infine, prendi una decisione.
Uno strumento di project management come ClickUp ti aiuta a effettuare il monitoraggio di tutte le informazioni necessarie relative allo studio di fattibilità. Controlla lo stato in tempo reale, collabora in modo immediato e semplice, attiva la vista Team e semplifica l'intero processo.
Prima di condurre uno studio di fattibilità, valuta se il tuo progetto ne ha bisogno. Poiché richiede un discreto investimento in termini di tempo e risorse, è fondamentale determinarlo. In genere, non è necessario farlo per progetti di piccole dimensioni che non hanno un impatto significativo a lungo termine sulla tua organizzazione. Non è necessario ripeterlo se hai già terminato un progetto o uno studio simile negli ultimi tre anni.
5. Trova le persone giuste
Con l'approvazione degli stakeholder da un lato e la fattibilità del progetto dall'altro, sei pronto per iniziare il tuo progetto. Non ti resta che trovare il team dei tuoi sogni. Un team di progetto coinvolge persone di diversi reparti, a seconda delle tue esigenze.
Alcuni dei membri comuni di un team includono:
- Sponsor del progetto: la persona responsabile della visione e della governance del progetto. In genere è un superiore del project manager.
- Project manager: la persona che guida e dirige il team, prende le decisioni, crea un piano di progetto, monitora lo stato di avanzamento del progetto e interagisce con le parti interessate.
- Team leader: nei team più grandi, il team leader è una figura diversa dal project manager. È responsabile della gestione del team.
- Membri del team: persone in possesso delle competenze richieste e responsabili del completamento di diverse attività.
A seconda delle esigenze, il team di progetto può comprendere anche altri membri. L'obiettivo finale dovrebbe essere quello di creare un team funzionale con le giuste esperienze e competenze. È possibile assumere nuove persone o riassegnare i dipendenti esistenti.
Con un team numeroso, monitorare i progressi dei membri del team può essere difficile. Tuttavia, è possibile monitorare i progressi di ciascun dipendente utilizzando la vista Team disponibile sullo strumento di project management.
Conclusione
Essendo il primo passaggio nello sviluppo di un progetto, la fase di avvio ha un grande potere sul resto del progetto.
Le decisioni prese durante questa fase influenzano l'intero ciclo di vita del progetto, modellandone il percorso e determinandone l'esito positivo finale. Ogni passaggio descritto in questo articolo ti avvicinerà alla fase di avvio ottimale del progetto.
Seguendo questi passaggi, l'avvio del tuo progetto sarà più intelligente e solido. E ricorda, non lasciare che questa energia si esaurisca durante il progetto. Assicurati che ogni aspetto, compresi i programmi di progetto, lo sviluppo delle capacità, la gestione della qualità e altro ancora, inizi e finisca con la stessa energia (o anche di più!).