Come fare colpo nella riunione di avvio del progetto

Immaginate di assistere alla terza riunione con il cliente solo per rendersi conto che il progetto non è affatto quello che si pensava sarebbe stato.

Da fare: la mascella è caduta?

State urlando internamente? 😱

È difficile riprendersi da questa situazione... soprattutto se la vostra agenzia è nota per la sua attenzione ai dettagli!

Potete evitare questa situazione imbarazzante (e potenzialmente pericolosa per la vostra carriera) con una riunione di avvio del progetto. Questo incontro iniziale è un'opportunità per tutte le parti interessate di mettersi d'accordo sulla stessa pagina fin dalle prime fasi del progetto.

Per preparare i vostri progetti client a un esito positivo, imparate a conoscere le basi delle riunioni di avvio del progetto in questa guida. Vi spiegheremo cos'è una riunione d'avvio del progetto, come condurla e alcune risorse che potete utilizzare per iniziare.

pronti? Diamo il via a questa guida alle riunioni (con un gioco di parole)!

Che cos'è una riunione d'avvio del progetto?

La riunione di avvio di un progetto è una riunione con il client che si svolge all'inizio di ogni nuovo progetto. Nella fase di project management il kickoff avviene dopo la fase di piano e segna l'inizio della fase di esecuzione.

L'obiettivo di questa riunione è allineare tutti i membri del team dell'agenzia e il client sui dettagli cruciali del progetto. Questi includono principalmente:

• Piano del progetto : Una descrizione del progetto, che illustra cosa deve essere eseguito e come
• Obiettivi del progetto : Ciò che il progetto realizzerà e che aiuterà il vostro client ad avere successo
• Deliverables : L'elemento o l'insieme di elementi che l'agenzia deve creare e consegnare
• Sequenza : Il calendario del progetto durante il quale fornirete i risultati al vostro client
• Risorse : Come assegnare i membri del team di progetto e gli strumenti al progetto?

Se il progetto è di piccole dimensioni, è probabile che sia sufficiente una sola riunione di avvio. Tuttavia, un progetto di grandi dimensioni con più fasi prevede solitamente una riunione di avvio all'inizio di ogni fase.

Anche un progetto a lungo termine e in corso può richiedere più riunioni di avvio per allineare i membri del team alle nuove indicazioni fornite dal client.

Chi partecipa alla riunione di avvio di un progetto?

Al kickoff devono partecipare tutti i soggetti coinvolti nel progetto, compresi i membri del team e i punti di contatto con l'azienda cliente. In genere si tratta di:

• Il project management : La persona che coordinerà e gestirà il progetto
• Gestori del team: Le persone che guideranno i team coinvolti nel progetto
• Membri del team del progetto: Le persone della vostra agenzia che lavoreranno alla produttività e alla gestione dei risultati
• Client e sponsor del progetto: I punti di contatto che rappresentano l'azienda cheha esternalizzato il progetto alla vostra agenzia

Inoltre, invitate qualsiasi altro parti interessate al progetto come i singoli appaltatori e i punti di contatto delle agenzie partner.

$$$a È necessaria una riunione di avvio del progetto?

Assolutamente sì! Una riunione d'avvio sincronizza la vostra agenzia e il client su ogni aspetto del progetto in questione e vi predispone ad affrontare le sfide del futuro esito positivo del progetto .

Potreste condividere tutti i dettagli del progetto con i membri del vostro team e con il client attraverso un documento centralizzato e concludere la giornata. Ma questo lascerebbe potenzialmente alcuni dettagli aperti all'interpretazione e domande importanti senza risposta.

Il risultato? Comunicazione errata e caos interno, con conseguente fallimento del progetto!

Pulse in ClickUp vi permette di vedere tutto il vostro team a colpo d'occhio, in modo da sapere chi è online e su cosa sta lavorando

Una riunione di avvio riduce al minimo gli errori di comunicazione, consentendo a tutte le parti interessate di discutere in tempo reale del progetto. È un'occasione per definire le aspettative sul progetto: cosa sarà consegnato, quando sarà consegnato e come sarà consegnato.

Questo produttivo botta e risposta aiuta a portare tutti i partecipanti sulla stessa pagina e a prevenire i problemi più comuni sfide comuni del project management di emergere in seguito.

tutti vincono!

Come gestire una riunione d'inizio progetto senza intoppi

L'efficacia della riunione di avvio del progetto dipende in larga misura dalla sua efficacia software di gestione delle riunioni .

Per vostra fortuna, abbiamo stilato un elenco di passaggi da seguire per far sì che la riunione di avvio del progetto si svolga senza intoppi!

$$$a Passaggio 1: Mettete in fila le vostre anatre prima di riunire gli stakeholder

La preparazione è la chiave per un kickoff di progetto dall'esito positivo.

Prima di inviare l'invito, preparate la vostra riunione ideale con questi quattro passaggi:

1. Creare un elenco di invitati: Determinate le persone della vostra agenzia, i client e le altre parti interessate chiave che dovrebbero partecipare alla riunione. Acquisite i loro indirizzi email, se non lo avete già fatto, e assicuratevi che abbiano accesso ai documenti necessari.
2. Raccogliere le informazioni essenziali: Collaborate con il client e gli altri stakeholder per raccogliere tutti i dettagli noti del progetto - scopo, ambito del progetto, risultati attesi e piano di project management - in un documento di lavorocarta del progetto. In questo modo, non sarà necessario cambiare scheda durante la riunione.
3. Scegliete un responsabile delle note: Non dimenticatevi di assegnare a qualcuno la responsabilità di registrarele note della riunione nel team. UtilizzandoBlocco note in ClickUp li aiuta a toglierei verbali delle riunioni. Permette anche ditrasformare le loro note in attività!
4. Creare una $$$a programma della riunione d'avvio: Fate un elenco di tutti i punti/argomenti da trattare e dedicate a ciascuno di essi un ampio spazio di tempo.

ClickUp Docs permette di formattare in modo ricco e comandi slash per lavorare in modo più efficiente

potete creare facilmente programmi professionali per le riunioni con Documenti in ClickUp utilizzando queste funzionalità/funzione:

• Modello: Risparmia tempo utilizzando uno dei nostri strumenti professionalimodelli professionali per il kickoff dei progetti per creare il programma della vostra riunione
• Opzioni di modifica del testo: Aggiungete chiarezza all'agenda e riducete gli errori di comunicazione formattando i testi. Regolate la dimensione dei caratteri (piccoli, normali, grandi), aggiungete titoli, usate diversi colori per i font, evidenziate i dettagli importanti e altro ancora!
• Pagine annidate: Annidate più pagine (come la carta del progetto) all'interno del documento principale per tenere tutto in un unico posto
• Visualizzazione incorporata: Incorpora nei documenti Google collegamenti interattivi come video di YouTube, Fogli Google e altro ancora da altre piattaforme

Una volta pronto, è possibile condividere direttamente il Programma o allegarlo a un'email utilizzando il pulsante ClickApp Email per inviarlo ai partecipanti.

Passaggio 2: Iniziare le presentazioni

Da fare: avete terminato tutti i preparativi necessari. Ora si tratta di dare il via allo spettacolo e di iniziare la riunione!

Iniziate presentando il gruppo al vostro client (e ai suoi eventuali sponsor), con una breve panoramica delle sue responsabilità. Il cliente ha anche l'opportunità di presentarsi al resto del team e di spiegare la sua partecipazione al progetto.

Prendete in considerazione l'idea di inserire una domanda per rompere il ghiaccio, in modo da alleviare l'ansia da riunione e far sentire tutti i partecipanti a proprio agio. Questa domanda divertente aiuterà il team a creare un rapporto con il client.

Passaggio 3: Esaminare il perché del progetto

Un viaggio senza una destinazione chiara è una ricetta per il disastro. Per questo il passaggio successivo consiste nel chiarire perché il client sta investendo tempo e risorse in questo progetto.

Chiedete al vostro client di condividere gli obiettivi principali del progetto, una componente fondamentale del vostro progetto . Dovrebbero condividere esplicitamente i risultati che otterranno e il modo in cui contribuiranno a spostare l'ago della bilancia per loro.

Creare dashboard personalizzati in ClickUp per avere una panoramica di alto livello di tutto il lavoro svolto

Esortateli a essere il più specifici possibile, condividendo anche i KPI aziendali o i parametri di riferimento che vi aiuteranno a definire l'esito positivo. L'ultima cosa di cui il team ha bisogno sono obiettivi vaghi che possono essere interpretati in vari modi.

Per esempio, un obiettivo ben definito per un progetto di email marketing potrebbe essere quello di aumentare le conversioni del 5% entro la fine del primo trimestre.

Sembra un obiettivo ambizioso. Ma che sia chiaro (aumentare le conversioni) e altamente specifico (del 5% prima del Q2)!

Nota a margine: In seguito avrete bisogno di un modo efficace per registrare e monitorare i vostri obiettivi. Abbandonate i fogli di calcolo e inserite i dati in ClickUp software di project management rende semplicissimo monitorare lo stato di avanzamento e raggiungere i traguardi una volta iniziato il progetto.

Da fare quindi? Con Obiettivi di ClickUp !

È possibile creare obiettivi che contengono diversi traguardi, come ad esempio:

• Numeri: valori numerici, come aumenti percentuali
• Valuta: traguardi monetari come un aumento dei profitti
• Vero/Falso: terminato o non terminato, sì o no

Man mano che completate i vostri traguardi, ClickUp aggiornerà automaticamente la percentuale del vostro stato. In questo modo, potrete vedere quanto siete vicini al raggiungimento del vostro obiettivo.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/image8-2-1400x443.png Monitoraggio continuo dello stato con i traguardi in ClickUp /$$$img/

Monitorate la vostra percentuale di raggiungimento dell'obiettivo con lo stato dei traguardi completati in ClickUp obiettivi

Passaggio 4: parlare dei risultati previsti

A questo punto, tutti i partecipanti hanno capito di che cosa si tratta il progetto e quali obiettivi contribuirà a raggiungere. Il passaggio successivo consiste nel definire chiaramente ciò che la vostra agenzia creerà e consegnerà al vostro client per aiutarlo ad avere successo.

Tutti i risultati devono essere collegati allo scopo del progetto. Se non è possibile stabilire questa connessione, è probabile che l'attività non rientri nell'ambito del progetto e non debba essere presa in considerazione.

Siate chiari nel descrivere i risultati e ottenete l'approvazione esplicita del client per ogni attività. Tornando al nostro esempio di email marketing di cui sopra, alcuni potenziali risultati potrebbero essere:

• Una ripartizione completa della campagna con la sequenza e la frequenza delle email
• Ilcontenuto promozionale che saranno condivisi con le email
• Reportistica sulle prestazioni della campagna

Descrivere i deliverable aiuterà la vostra agenzia a evitare un servizio eccessivo clienti senza alcun profitto aggiuntivo. Inoltre, il team avrà chiaro cosa deve fare esattamente per avere successo.

ricordate: è meglio definire le aspettative ora che gestirle dopo!

Passaggio 5: Assegnare i ruoli ai membri del team

Tutti i partecipanti hanno una buona comprensione del progetto. Ora è il momento di esaminare chi deve fare cosa.

In altre parole, è il momento di assegnare ruoli e responsabilità chiave alle persone del team del progetto.

Alcune o tutte le persone della vostra agenzia potrebbero già conoscere le loro responsabilità a questo punto. Ma evidenziarle durante la riunione di avvio del progetto aiuterà tutti - il client, i suoi sponsor e il vostro team - a capire chi è responsabile di cosa, e a indirizzare le query alle persone qualificate a rispondere.

Passo 6: Definire la Sequenza e le attività cardine del progetto

Avete definito il perché (scopo/obiettivo), il cosa (risultati) e il _chi (ruoli) del vostro progetto. Per dare un quadro completo, è necessario trattare anche il quando_, ovvero il sequenza del progetto .

Condividere il modo in cui si pensa di mappare la mappa del progetto del progetto su una sequenza temporale con scadenze cancellate e ottenere l'approvazione del client.

Questa parte è l'occasione per respingere qualsiasi richiesta irrealistica del cliente in merito alle scadenze. Spiegate i vostri processi interni e basatevi sui parametri di riferimento del settore per i tempi di consegna, in modo da istruirli.

Fornite una panoramica dei fattori critici attività cardine del progetto anche. In questo modo, tutti i partecipanti capiranno come valutare lo stato del progetto durante la fase di esecuzione.

A proposito di attività cardine, è possibile impostarle e monitorarle in Grafico Gantt di ClickUp . Si tratta di un grafico di facile lettura da fare:

• Creare una sequenza temporale del progetto
• Pianificare le attività
• Calcolare il vostropercorso critico* Gestiredipendenze E molto altro ancora!

Mostrare le relazioni tra attività e attività cardine nella vista Gantt in ClickUp

La visualizzazione Sequenza è un'altra opzione per visualizzare la timeline del progetto. Pensate a questa vista come a una Grafico di Gantt solo in formato lineare.

È possibile costruire e riorganizzare rapidamente la Sequenza utilizzando la funzione drag-and-drop. Leggete il nostro Grafico Gantt e Sequenza per vedere come differiscono.

Trascinare e rilasciare le attività di ClickUp nella visualizzazione Calendario

Inoltre, è sempre possibile impostare delle date di scadenza per le attività, in modo che gli assegnatari sappiano quando devono completare il loro lavoro. Per gli eventi importanti nella vostra Sequenza, potete creare promemoria .

Potete anche delegarli ad altri, in modo che non dimentichino un elemento d'azione essenziale.

Passaggio 7: concordare un piano di comunicazione e di reportistica con il cliente

Il vostro cliente vuole sapere come la vostra agenzia lo terrà aggiornato sullo stato e sulle prestazioni del progetto. È fondamentale chiarire questo aspetto ora o in futuro processo di onboarding del cliente . Ciò comporta la risposta a domande quali:

• Con quale frequenza verranno comunicati gli stati di avanzamento al client? Da fare settimanalmente, due volte al mese o una volta al mese?
• Dove avverrà la comunicazione? Il vostro cliente è disposto a iscriversi a una piattaforma utilizzata dalla vostra agenzia?
• Chi saranno i punti di contatto in rappresentanza della vostra agenzia? E il cliente?

Concordate un piano che funzioni al meglio per il vostro team e per il vostro client. Con ClickUp, è possibile utilizzare la piattaforma Visualizzazione del calendario per programmare riunioni regolari. I team remoti possono sfruttare il nostro Integrazione con Zoom per partecipare comodamente alle riunioni dall'interno dell'attività.

Date un'occhiata a questi_

**Strumenti per l'inserimento dei clienti_

!

Non avete sempre tempo per le riunioni sincrone? Nessun problema!

Condividi il tuo brief di progettazione pubblicamente o in privato tramite un semplice collegato in ClickUp Docs

Con Condivisione pubblica è possibile condividere tutte le visualizzazioni, comprese quelle del Calendario, del Gantt e della Elenco come di sola lettura con un semplice collegato o un codice embed. Tuttavia, è sempre possibile modificare i livelli di accesso in modo che le persone possano anche modificarlo.

In questo modo, anche se non è possibile tenere una riunione, aggiornamenti del progetto sono ancora visibili a tutti.

Passaggio 8: Che le domande e risposte abbiano inizio

Assicuratevi di lasciare spazio alle domande.

Questa è l'occasione per tutti i partecipanti di ottenere chiarezza su tutto ciò che è stato discusso durante le riunioni di avvio del progetto. Esortate tutti a fare in modo che siano importanti, soprattutto il cliente.

Una volta risposto a una domanda, chiedete se le cose sono state chiarite. Non volete che nessuno lasci la riunione con un secondo dubbio!

Passaggio 9: creare e assegnare elementi d'azione ai membri del team

Prima di ringraziare tutti per il loro tempo e concludere la riunione, promemoria per la prima attività della fase di esecuzione. Una volta conclusa la riunione, delegare gli elementi di azione ai membri del team nel software di project management per dare il via alle attività.

ClickUp semplifica il lavoro di assegnare qualsiasi attività a una singola persona o anche a più assegnatari. Avete un team che deve lavorare su qualcosa? Nessun problema. Basta assegnare le attività a un intero gruppo di persone Team in ClickUp.

Detto questo, tenere traccia di tutti gli elementi d'azione può risultare opprimente per tutti i soggetti coinvolti. Per fortuna, visualizzate in ClickUp aiutano davvero.

Permette di visualizzare non solo le attività e i progetti attivi, ma anche interi flussi di lavoro.

Selezionate la visualizzazione più adatta alle vostre esigenze:

• Visualizzazioni attività principali: Una panoramica rapida delle attività
• Visualizzazioni avanzate: Una vista dettagliata, di alto livello, contestualizzata con sequenze temporali, stati di avanzamento e altro ancora
• Visualizzazioni pagina: Collaborazione in tempo reale su Documenti che consente di trasformare i testi in attività attive

Ora l'unica cosa che resta da fare è mettersi al lavoro e realizzare un progetto fantastico.

Buona fortuna!

5 Modelli di riunione d'inizio progetto per coprire le vostre basi

Pianificare e condurre una riunione d'inizio progetto sembra faticoso, ma non deve esserlo. Da fare come un professionista (ma con la metà degli sforzi) con i nostri modelli gratuiti per la riunione d'avvio del progetto!

1. Modello di riunione d'inizio progetto ClickUp

Utilizzate questa lista di controllo per il kickoff del progetto per assicurarvi di coprire ogni aspetto del progetto

Creare una lista di controllo prima di una riunione di avvio di un progetto esterno o interno vi permette di non perdere la rotta e di coprire tutti i punti essenziali. Ma crearne una richiede tempo.

Per fortuna, potete usare Il modello di riunione d'avvio del progetto di ClickUp per impostare subito il progetto.

Viene fornito con una lista di controllo preconfezionata che copre i punti importanti che sono tipicamente inclusi in un kickoff, come ad esempio:

• Delegare le attività essenziali a tutti i membri del team e ai client prima della riunione
• Presentare i membri del team al client e viceversa
• Fornire una panoramica del progetto
• Evidenziare le consegne chiave

E molto altro ancora!

È possibile personalizzare la lista di controllo in base al flusso della riunione e ad eventuali argomenti aggiuntivi da trattare.

Scaricate questo modello

2. Modello di verbale di riunione ClickUp

Create verbali di riunione rapidi, dettagliati ed efficienti utilizzando il modello di verbale di riunione di ClickUp

Ammettiamolo: le app tradizionali per il calendario fanno schifo!

Non forniscono informazioni sufficienti sulle riunioni in programma con una sola occhiata. È necessario fare clic su una scheda o fare un bug con l'organizzatore della riunione per ottenere un contesto più preciso. Modello di verbale di riunione di ClickUp consente di visualizzare tutte le riunioni in programma con i partecipanti. I partecipanti possono vedere tutti i dettagli importanti in modo altamente organizzato.

Inoltre, questo modello di verbale di riunione consente di assegnare elementi chiave ai membri del team con delle scadenze.

Scaricate questo modello

3. Modello di verbale di riunione di project management di ClickUp

Monitoraggio delle note della riunione e utilizzo di attività secondarie per evidenziare gli elementi importanti da prendere in considerazione

Le note della riunione di avvio devono fornire le informazioni essenziali in modo conciso e organizzato. Ma strutturarle durante la telefonata di avvio è difficile, soprattutto se chi prende le note deve tenere il passo di un presentatore veloce!

Utilizzare Il modello di verbale della riunione di project management di ClickUp per superare questa sfida. È dotato di tabelle predefinite per annotare attività, problemi e altre informazioni importanti per gli elementi del programma. Potete personalizzarle facilmente per la vostra riunione d'inizio progetto.

Inoltre, è possibile assegnare elementi di azione direttamente nelle note, taggando la persona interessata, invece di crearli da zero in un'altra visualizzazione. Se siete un project manager, pensiamo che vi piacerà.

**Date un'occhiata a questi articoli

**Strumenti per i verbali delle riunioni_

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4. Modello per i servizi professionali ClickUp

Collabora con fiducia con i client e rendili felici con questo modello unico per i team di servizi professionali

Ottimo lavoro per l'esito positivo del progetto. Ora è arrivato il momento di portarlo avanti fino alla fine per assicurarsi che i vostri clienti non solo siano felici, ma collaborino in modo efficiente con voi.

Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi quando la vostra agenzia ha una tonnellata di progetti in corso che richiedono la vostra attenzione. Tutto ciò che mentre si salta da un client all'altro, si cambia contesto richiede certamente un pedaggio, ed è per questo che è necessario visualizzare in modo organizzato i progetti.

Il Modello di servizi professionali ClickUp rende tutto più semplice con un solo clic! Basta creare un intero elenco personalizzabile e organizzare tutti i componenti del progetto del vostro cliente, monitorandone lo stato in tempo reale.

E la parte migliore? È semplice riutilizzare il format personalizzato anche per altri client.

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5. Modello di documento per la scoperta di un'agenzia/cliente ClickUp

Monitorate tutto in questo modello dettagliato di ClickUp Docs per impressionare i client fin dalla prima telefonata

La prima riunione con i clienti è essenziale, prima ancora di iniziare a discutere il lavoro interno di comunicazione e collaborazione. Per questo è importante registrare tutto nella prima telefonata, in modo da avere molto su cui lavorare, sia che si tratti di proporre un contratto che di fornire i passaggi successivi.

Usare il Modello di documento per la scoperta di ClickUp vi aiuterà a registrare e monitorare tutto ciò che vi serve per iniziare una riunione con un nuovo o potenziale client. Personalizzate questo documento per inserire i processi più importanti della vostra agenzia, le domande e le chiavi di vendita da fornire ai client, in modo da non perdervi quando vi faranno domande su ROI, costi o tassi di esito positivo.

È un documento ideale per una riunione interna di avvio del progetto o per l'utilizzo da parte di un project manager dedicato.

Scaricate questo modello

Iniziare con ClickUp

Non è detto che dopo la riunione d'avvio del progetto tutto fili liscio. Ma avere un piano aumenterà le possibilità di avere una riunione d'avvio del progetto con esito positivo e ridurrà sicuramente gli errori di comunicazione e i colli di bottiglia.

E con un piano di lavoro strumento di riunione come ClickUp questo processo diventa un gioco da ragazzi.

E non è tutto..

Immaginate cosa può fare ClickUp per l'intero progetto grazie alle sue attività di project management, flusso di lavoro, risorse, tempo e documenti. È la soluzione giusta per il project management per le agenzie di marketing !

Fate in modo che la riunione di avvio del vostro progetto sia un successo quando ottenete gratis ClickUp oggi stesso !