Immagina di partecipare alla terza riunione con un client e di renderti conto che il suo progetto non è affatto quello che pensavi fosse.
Ti è caduta la mascella?
Stai urlando dentro di te? 😱
È difficile riprendersi da una cosa del genere... soprattutto se la tua agenzia è nota per la sua attenzione ai dettagli!
Puoi evitare questa situazione imbarazzante (e potenzialmente pericolosa per la tua carriera) con una riunione di avvio del progetto. Questo incontro iniziale è un'opportunità per tutte le parti interessate di mettersi d'accordo fin dall'inizio del progetto.
Prepara i progetti dei tuoi clienti per un esito positivo imparando le basi delle riunioni di avvio in questa guida. Ti spiegheremo cos'è una riunione di avvio di un progetto, come condurla e alcune risorse che puoi utilizzare per iniziare.
Pronti? Diamo il via a questa guida alla riunione (gioco di parole intenzionale)!
Che cos'è una riunione di avvio del progetto?
Una riunione di avvio del progetto è una riunione con il cliente che si tiene all'inizio di ogni nuovo progetto. Nella fase di project management, l'avvio ha luogo dopo la fase di pianificazione e segna l'inizio della fase di esecuzione.
L'obiettivo di questa riunione è quello di allineare tutti i membri del team dell'agenzia e il client sui dettagli cruciali del progetto. Questi includono principalmente:
- Piano di progetto: una descrizione del progetto, che illustra ciò che deve essere realizzato e in che modo.
- Obiettivo del progetto: cosa realizzerà il progetto, aiutando il tuo client ad avere successo
- Risultati attesi : l'elemento o l'insieme di elementi che la tua agenzia deve creare e fornire.
- Sequenza: il calendario del progetto durante il quale fornirai i risultati finali al tuo client.
- Risorse: come assegnare i membri del team di progetto e gli strumenti al progetto
Se hai un progetto di piccole dimensioni, probabilmente ti basterà una sola riunione di avvio. Tuttavia, un progetto di grandi dimensioni con più fasi prevede solitamente una riunione di avvio all'inizio di ogni fase.
Un progetto a lungo termine e continuativo può anche richiedere più riunioni di avvio per allineare i membri del team su eventuali nuove indicazioni fornite dal client.
Chi partecipa a una riunione di avvio del progetto?
Tutti coloro che sono coinvolti nel progetto, compresi i membri del tuo team e i referenti dell'azienda client, devono partecipare alla riunione di avvio. In genere si tratta di:
- Project manager: la persona che coordinerà e sarà responsabile del progetto.
- Gestore del team: le persone che guideranno i team coinvolti nel progetto.
- Membri del team di progetto: le persone della tua agenzia che lavoreranno alla produzione e alla gestione dei risultati finali.
- Clienti e sponsor del progetto: i referenti che rappresentano l'azienda che ha affidato il progetto alla tua agenzia.
Inoltre, invita tutti gli altri soggetti interessati al progetto, come i singoli appaltatori e i referenti delle agenzie partner.
È necessario organizzare una riunione di avvio del progetto?
Assolutamente sì! Una riunione di avvio sincronizza la tua agenzia e il client su ogni aspetto del progetto in questione e ti prepara a un esito positivo del progetto.
Potresti effettuare la condivisione di tutti i dettagli del progetto con i membri del tuo team e con il client tramite un documento centralizzato e chiudere lì la questione. Tuttavia, questo potrebbe lasciare alcuni dettagli aperti all'interpretazione e domande importanti senza risposta.
Il risultato? Comunicazione errata e caos interno, che alla fine porteranno al fallimento del progetto!
Una riunione di avvio riduce al minimo le incomprensioni consentendo a tutte le parti interessate di discutere in tempo reale del progetto. È un'occasione per definire le aspettative relative al progetto: cosa verrà consegnato, quando e come.
Questo proficuo scambio di opinioni aiuta tutti i partecipanti a mettersi d'accordo e previene il verificarsi di comuni problemi di project management in un secondo momento.
Tutti ne trarranno vantaggio!
Come organizzare una riunione di avvio del progetto senza intoppi
L'efficacia della riunione di avvio è fondamentale, quindi fai in modo che sia un successo grazie a un attento piano e a un solido software di gestione delle riunioni.
Fortunatamente per te, abbiamo stilato un elenco di passaggi che puoi seguire per condurre una riunione di avvio del progetto che filerà liscia come l'olio!
Passaggio 1: preparate tutto prima di riunire le parti interessate
La preparazione è fondamentale per un esito positivo del kickoff di un progetto.
Prima di inviare l'invito, preparati per la tua riunione di avvio ideale con questi quattro passaggi:
- Crea un elenco degli invitati: stabilisci quali persone della tua agenzia, quali clienti e quali altri stakeholder chiave dovrebbero partecipare alla riunione. Se non l'hai già fatto, procurati i loro indirizzi email e assicurati che tutti abbiano accesso ai documenti necessari.
- Raccogli le informazioni essenziali: collabora con il cliente e le altre parti interessate per raccogliere tutti i dettagli noti del progetto (scopo, ambito, risultati attesi e piano di gestione) in un documento programmatico. In questo modo, non dovrai passare da una scheda all'altra durante la riunione.
- Scegliete chi prenderà appunti: non dimenticate di assegnare a qualcuno del vostro team la responsabilità di prendere appunti durante la riunione. L'uso del blocco note in ClickUp li aiuterà a redigere il verbale della riunione. Permetterà loro persino di trasformare gli appunti in attività!
- Crea un programma per la riunione di avvio: fai un elenco di tutti i punti/argomenti da trattare e dedica tempo sufficiente a ciascuno di essi.
Psst... puoi creare facilmente programmi professionali per le riunioni con Docs in ClickUp utilizzando queste funzionalità/funzioni:
- Modello: risparmia tempo utilizzando uno dei nostri modelli professionali per il kickoff di un progetto per creare il programma della tua riunione.
- Opzioni di modifica del testo avanzate: rendi più chiara la tua agenda e riduci le incomprensioni formattando i tuoi testi. Regola la dimensione dei caratteri (piccola, normale, grande), aggiungi titoli, usa vari colori dei caratteri, evidenzia i dettagli importanti e molto altro ancora!
- Pagine nidificate: nidifica più pagine (come il documento di avvio del progetto) all'interno del documento principale per tenere tutto in un unico posto.
- Visualizzazione incorporata: incorpora link interattivi come video YouTube, Fogli Google e altro da altre piattaforme nei tuoi documenti.
Una volta pronto, condividi direttamente il programma o allegalo a un'email utilizzando la ClickApp Email per inviarlo ai partecipanti.
Passaggio 2: Date il via alle presentazioni
Hai terminato tutti i preparativi necessari. Ora è il momento di dare il via allo spettacolo e iniziare la riunione!
Inizia presentando il team al tuo client (e ai suoi sponsor, se presenti) e fornendo una breve panoramica delle loro responsabilità. Il tuo client avrà anche l'opportunità di presentarsi al resto del team e spiegare il proprio ruolo nel progetto.
Valuta la possibilità di inserire una domanda rompighiaccio per alleviare l'ansia iniziale e mettere tutti i partecipanti a proprio agio. Questa domanda divertente aiuterà anche il tuo team a instaurare un rapporto con il client.
Passaggio 3: Esamina il perché del progetto
Un viaggio senza una destinazione chiara è una ricetta per il disastro. Ecco perché il passaggio successivo è chiarire perché il client sta investendo tempo e risorse in questo progetto.
Chiedi al tuo cliente di condividere gli obiettivi principali del progetto, una componente fondamentale dell'ambito del tuo progetto. Dovrebbe condividere in modo esplicito ciò che il progetto consentirà di realizzare e in che modo contribuirà a cambiare le cose per lui.
Esortali a essere il più specifici possibile, attraverso la condivisione dei KPI aziendali o dei benchmark che aiuteranno a definire l'esito positivo. L'ultima cosa di cui il tuo team ha bisogno sono obiettivi vaghi che possono essere interpretati in diversi modi.
Ad esempio, un obiettivo ben definito per un progetto di email marketing potrebbe essere quello di aumentare le conversioni del 5% entro la fine del primo trimestre.
Sembra un obiettivo ambizioso. Ma è chiaro (aumentare le conversioni) e altamente specifico (del 5% prima del secondo trimestre)!
Nota a margine: avrai bisogno di un modo efficace per registrare e monitorare i tuoi obiettivi in un secondo momento. Abbandona i fogli di calcolo e inserisci semplicemente i dati in ClickUp. Questo software di project management rende semplicissimo il monitoraggio dei progressi e il raggiungimento dei traguardi una volta avviato il progetto.
Come puoi farlo? Con ClickUp Obiettivi!
Puoi creare obiettivi che contengono diversi traguardi, come ad esempio:
- Numeri: valori numerici come aumenti percentuali
- Valuta: traguardi monetari come un aumento dei profitti
- Vero/Falso: terminato o non terminato, sì o no
Man mano che completi i tuoi traguardi, ClickUp aggiornerà automaticamente lo stato. In questo modo, potrai vedere quanto sei vicino al raggiungimento del tuo obiettivo.
Passaggio 4: Parla dei risultati attesi
A questo punto, tutti i partecipanti hanno compreso in cosa consiste il progetto e quali obiettivi contribuirà a raggiungere. Il passaggio successivo è definire chiaramente cosa creerà e fornirà la tua agenzia al client per aiutarlo ad avere successo.
Tutti i risultati finali devono essere ricondotti allo scopo del progetto. Se non riesci a stabilire questa connessione, probabilmente l'attività non rientra nell'ambito del progetto e non dovrebbe essere presa in considerazione.
Sii chiaro quando descrivi i risultati attesi e ottieni l'approvazione esplicita del client per ogni attività. Tornando al nostro esempio di email marketing di cui sopra, alcuni potenziali risultati potrebbero essere:
- Una panoramica completa della campagna con sequenza e frequenza delle email
- I contenuti promozionali che saranno condivisi con le email
- Reportistica sulle prestazioni delle campagne
Descrivere i risultati attesi aiuterà la tua agenzia a evitare di fornire servizi eccessivi ai clienti senza ottenere alcun profitto aggiuntivo. Inoltre, fornirà al tuo team chiarezza su ciò che deve fare esattamente per avere successo.
Ricorda: è meglio definire le aspettative ora piuttosto che gestirle in seguito!
Passaggio 5: Assegna i ruoli ai membri del tuo team
Tutti i partecipanti hanno una buona comprensione del progetto. Ora è il momento di esaminare chi deve fare cosa.
In altre parole, è il momento di assegnare ruoli e responsabilità chiave ai membri del team del progetto.
A questo punto, alcune o tutte le persone della tua agenzia potrebbero già conoscere le proprie responsabilità. Tuttavia, evidenziarle durante la riunione di avvio del progetto aiuterà tutti (il client, i suoi sponsor e il tuo team) a capire chi è responsabile di cosa e a indirizzare le loro query alle persone qualificate per rispondere.
Passaggio 6: Definisci la sequenza e le attività cardine del progetto
Hai già trattato il perché (scopo/obiettivo), il cosa (risultati attesi) e il chi (ruoli) del tuo progetto. Completa il quadro trattando anche il quando, ovvero la Sequenza del progetto.
Condividi il piano per mappare i risultati finali del progetto su una sequenza con scadenze chiare e ottieni l'approvazione del tuo client.
Questa parte è la tua occasione per respingere eventuali richieste irrealistiche dei clienti relative alle scadenze. Spiega i tuoi processi interni e fai riferimento ai benchmark del settore per i tempi di consegna per informarli.
Fornisci anche una panoramica delle attività cardine del progetto. In questo modo, tutti i partecipanti capiranno come valutare lo stato di avanzamento del progetto durante la fase di esecuzione.
A proposito di attività cardine, puoi impostarle e effettuarne il monitoraggio nel diagramma di Gantt di ClickUp. Si tratta di un grafico di facile lettura che consente di svolgere attività quali:
- Crea una sequenza per il progetto
- Pianifica le attività
- Calcola il tuo percorso critico
- Gestisci le dipendenze
E molto altro ancora!
La vista Sequenza è un'altra opzione per visualizzare la cronologia del tuo progetto. Considerala come un diagramma di Gantt, ma in formato lineare.
Puoi creare e riorganizzare rapidamente la Sequenza utilizzando la funzione drag-and-drop. Leggi il nostro confronto tra diagramma Gantt e Sequenza per vedere come differiscono.
Inoltre, puoi sempre impostare delle date di scadenza per le attività, in modo che gli assegnatari sappiano quando devono completare il loro lavoro. Per gli eventi importanti nella tua Sequenza, puoi creare dei promemoria.
Puoi anche delegare ad altri, in modo che non dimentichino alcun elemento essenziale.
Passaggio 7: concordare con il cliente un piano di comunicazione e reportistica
Il tuo cliente vuole sapere come la tua agenzia lo terrà aggiornato sullo stato e sulle prestazioni del progetto. È fondamentale chiarire questo aspetto ora o durante il processo di onboarding del cliente. Ciò comporta rispondere a domande come:
- Con quale frequenza verranno comunicati gli stati al cliente? Settimanalmente, due volte al mese o una volta al mese?
- Dove avverrà la comunicazione? Il tuo client è disposto a partecipare a una piattaforma utilizzata dalla tua agenzia?
- Chi saranno i referenti che rappresenteranno la tua agenzia? E quelli del client?
Concorda un piano che funzioni al meglio per il tuo team e il tuo cliente. Con ClickUp, puoi utilizzare la vista Calendario per pianificare riunioni regolari. I team remoti possono sfruttare la nostra integrazione con Zoom per partecipare comodamente alle riunioni dall'interno dell'attività.
Dai un'occhiata a questi strumenti per l'onboarding dei clienti!
Non hai sempre tempo per riunioni sincronizzate? Nessun problema!
Con la condivisione pubblica, puoi condividere tutte le visualizzazioni, inclusi Calendario, Gantt ed Elenco, in modalità di sola lettura con un semplice link o codice di incorporamento. Tuttavia, puoi sempre modificare i livelli di accesso in modo che gli utenti possano anche effettuare le modifiche.
In questo modo, anche se non puoi tenere una riunione, gli aggiornamenti sul progetto sono comunque visibili a tutti.
Passaggio 8: Date inizio alla sessione di domande e risposte
Assicurati di lasciare un po' di tempo per le domande.
Questa è un'occasione per tutti i partecipanti di chiarire tutto ciò che è stato discusso durante le riunioni di avvio del progetto. Esortate tutti a dare il massimo, in particolare il client.
Una volta data una risposta, chiedi se è tutto chiaro. Non vorrai che qualcuno lasci la riunione con dei dubbi!
Passaggio 9: Crea e assegna gli elementi da intraprendere ai membri del tuo team
Prima di ringraziare tutti per il tempo dedicato e concludere la riunione, fornisci a tutti un promemoria sul primo compito della fase di esecuzione. Una volta conclusa la riunione, assegna le attività da intraprendere ai membri del tuo team nel software di project management per dare il via ai lavori.
ClickUp semplifica l'assegnazione di qualsiasi attività a una singola persona o anche a più assegnatari. Hai un team che deve lavorare su qualcosa? Nessun problema. Basta assegnare le attività a un intero team in ClickUp.
Detto questo, il monitoraggio di tutti gli elementi da intraprendere può essere un compito arduo per tutti i soggetti coinvolti. Fortunatamente, le visualizzazioni in ClickUp sono davvero utili.
Ti permette di visualizzare non solo le attività e i progetti attivi, ma anche l'intero flusso di lavoro.
Scegli la visualizzazione più adatta alle tue esigenze:
- Visualizzazioni delle attività principali: una rapida panoramica delle attività
- Visualizzazioni avanzate: una vista dettagliata e di alto livello contestualizzata con Sequenze, stati e altro ancora.
- Visualizzazioni pagina: collaborazione in tempo reale su Docs che ti consente di trasformare il testo in attività attive
Ora non resta che mettersi al lavoro e realizzare un progetto fantastico.
Buona fortuna!
Leggi anche: Oltre 130 domande di verifica per le riunioni di team
5 modelli di riunione di avvio del progetto per coprire tutte le basi
Pianificare e condurre una riunione di avvio del progetto può sembrare faticoso, ma non deve esserlo per forza. Fallo come un professionista (ma con metà del lavoro richiesto) grazie ai nostri modelli gratuiti per le riunioni di avvio del progetto!
1. Modello di riunione di avvio del progetto ClickUp
Creare una lista di controllo prima di una riunione di avvio di un progetto esterno o interno ti consente di rimanere in linea con gli obiettivi e ti aiuta a coprire tutti i punti essenziali della discussione. Ma crearne una richiede tempo.
Fortunatamente, puoi utilizzare il modello di riunione di avvio del progetto di ClickUp per organizzarti subito.
È inclusa una lista di controllo predefinita che copre i punti di discussione importanti che sono tipicamente inclusi in un kickoff, come ad esempio:
- Delegare le attività essenziali a tutti i membri del team e ai clienti prima della riunione
- Presentare i membri del team al client e viceversa
- Fornire una panoramica del progetto
- Evidenzia i risultati chiave
E molto altro ancora!
Puoi personalizzare la lista di controllo in base a come desideri che si svolga il flusso della riunione e agli argomenti aggiuntivi che devi trattare.
2. Modello di verbale di riunione ClickUp
Ammettiamolo: le tradizionali app di calendario fanno schifo!
Non forniscono informazioni sufficienti sulle prossime riunioni a colpo d'occhio. È necessario cliccare su una scheda o chiedere all'organizzatore della riunione per ottenere maggiori dettagli.
Il modello di verbale di riunione di ClickUp ti offre una panoramica completa di tutte le riunioni imminenti con i partecipanti. Questi ultimi possono visualizzare tutti i dettagli importanti in modo altamente organizzato.
Inoltre, questo modello di verbale della riunione ti consente di assegnare ai membri del team gli elementi chiave da intraprendere con le relative scadenze.
3. Modello di verbale della riunione di project management di ClickUp
I tuoi appunti sulla riunione di avvio dovrebbero fornire informazioni essenziali in modo molto conciso e organizzato. Ma strutturarli durante la chiamata di avvio è difficile, soprattutto se chi prende appunti deve stare al passo con un relatore veloce!
Utilizza il modello di ClickUp per i verbali delle riunioni di project management per superare questa sfida. È dotato di tabelle predefinite per annotare attività, problemi e altre informazioni importanti per i punti del programma. Personalizzale facilmente per la tua riunione di avvio.
Inoltre, assegna le azioni da intraprendere direttamente nelle tue note taggando la persona interessata, invece di crearle da zero in un'altra vista. Se sei un project manager, pensiamo che lo apprezzerai molto.
Dai un'occhiata a questi strumenti per i verbali delle riunioni!
4. Modello di servizi professionali ClickUp
Ottimo lavoro per l’esito positivo del kickoff del progetto. Ora è il momento di portarlo a termine per assicurarti che i tuoi clienti non solo siano soddisfatti, ma collaborino anche in modo efficiente con te.
Tuttavia, è più facile a dirsi che a fare quando la tua agenzia ha una miriade di progetti in corso che richiedono la tua attenzione. Tutti questi cambiamenti di contesto mentre passi da un client all'altro hanno sicuramente un impatto negativo, ed è per questo che hai bisogno di una visione organizzata dei tuoi progetti.
Il modello ClickUp Professional Services ti semplifica il lavoro con un solo clic! Basta creare un elenco personalizzabile e organizzare tutti i componenti del progetto del tuo cliente, monitorandone lo stato in tempo reale.
E la parte migliore? È facile riutilizzare il formato che hai personalizzato anche per altri clienti.
5. Modello di documento ClickUp Agency/Client Discovery
Le riunioni di avvio sono fondamentali per incontrare i tuoi clienti prima ancora di iniziare a discutere i dettagli su come comunicherete e lavorerete insieme. Ecco perché è importante registrare tutto durante la prima chiamata, in modo da avere molti elementi su cui lavorare, che si tratti di proporre un contratto o di definire i passaggi successivi.
L'utilizzo del modello di documento di scoperta ClickUp ti aiuterà a registrare e tenere traccia di tutto ciò di cui hai bisogno per avviare una riunione con un cliente nuovo o potenziale. Personalizza questo documento per includere i processi, le domande e i punti di forza più importanti della tua agenzia da presentare ai clienti, in modo da non trovarti in difficoltà quando ti chiedono informazioni sul ROI, sui costi o sui tassi di successo.
Questo è un ottimo documento da utilizzare per una riunione interna di avvio di un progetto o per un project manager dedicato.
Dai il via al progetto con ClickUp
Non c'è alcuna garanzia che il tuo progetto procederà senza intoppi dopo la riunione di avvio. Tuttavia, avere un piano aumenterà le possibilità di organizzare una riunione di avvio di progetto con esito positivo e ridurrete sicuramente le incomprensioni e gli intoppi.
E con uno strumento per riunioni come ClickUp, questo processo diventa un gioco da ragazzi.
E non è tutto...
Immagina cosa può fare ClickUp per l'intero progetto con le sue funzionalità di gestione delle attività, del flusso di lavoro, delle risorse, del tempo e dei documenti. È lo strumento di project management perfetto per le agenzie di marketing!
Rendi la tua riunione di avvio del progetto un successo assicurato: scarica ClickUp gratis oggi stesso!