Immagina di partecipare alla terza riunione con il client e di renderti conto che il loro progetto non è affatto come pensavi che sarebbe stato.
Ti è caduta la mascella? Stai urlando dentro di te? 😱
È difficile riprendersi da una cosa del genere... soprattutto se la tua agenzia è nota per la sua attenzione ai dettagli!
Puoi evitare questa situazione imbarazzante (e potenzialmente pericolosa per la tua carriera) con una riunione di avvio del progetto. Questo incontro iniziale è un'opportunità per tutte le parti interessate di allinearsi fin dalle prime fasi del progetto.
Assicurati un esito positivo per i tuoi progetti con i clienti imparando le basi delle riunioni di avvio in questa guida. Ti spiegheremo cos'è una riunione di avvio di progetto, come condurla e ti forniremo alcune risorse utili per iniziare.
Pronti? Diamo il via a questa guida alla riunione (gioco di parole voluto)!
Che cos'è una riunione di avvio del progetto?
Una riunione di avvio del progetto è un incontro che si tiene all'inizio di ogni nuovo progetto. Nella fase di project management, l'avvio ha luogo dopo la fase di pianificazione e segna l'inizio della fase di esecuzione.
⭐ Modello in primo piano
Con così tante variabili in gioco, organizzare una riunione di avvio del progetto può sembrare un compito arduo. Ma non deve essere per forza così. Il modello gratuito di ClickUp per la riunione di avvio del progetto ti aiuta con una lista di controllo già pronta che mantiene la discussione in carreggiata, produttiva e orientata all'azione.
Tipi di riunioni di avvio di progetto
Sebbene questo articolo si concentri sulle riunioni di avvio con i clienti, puoi organizzare riunioni di avvio anche per i team interni, i fornitori, i dirigenti e persino gli sprint Agile. Ecco una breve panoramica dei vari tipi di riunioni di avvio di progetto e a cosa sono adatte:
| Tipi di riunione di avvio | Scopo | Partecipanti principali | Quando utilizzarlo |
|---|---|---|---|
| Riunione di avvio interna | Allinea i team interni su ambito, ruoli, sequenze e aspettative. | Project manager, stakeholder interni, team leader | Prima di coinvolgere clienti o fornitori esterni |
| Riunione iniziale con il client | Presenta i team, conferma gli obiettivi, esamina l'ambito del progetto e instaura un rapporto di fiducia con i clienti. | Project manager, stakeholder del client, responsabili interni | Dopo l'approvazione del progetto e la firma del contratto |
| Riunione di avvio con fornitori | Assicurati che i partner esterni comprendano i risultati attesi, la sequenza e le dipendenze. | Responsabile di progetto, approvvigionamenti, fornitori | Prima che i collaboratori esterni inizino a lavorare al progetto |
| Riunione di avvio interfunzionale | Coordina i vari reparti con ruoli o risultati attesi che si sovrappongono. | Rappresentanti di tutti i reparti coinvolti | All'inizio di progetti complessi che coinvolgono più unità aziendali |
| Riunione di avvio per dirigenti | Fornisci una panoramica strategica e ottieni l'approvazione e il supporto della dirigenza. | Dirigenti di alto livello, sponsor del progetto, PMO | Per progetti di grande importanza che richiedono il coinvolgimento o il sostegno dei dirigenti |
| Riunione tecnica di avvio | Approfondisci sistemi, integrazioni e requisiti tecnici. | Sviluppatori, architetti, QA, IT | Prima di sviluppare o implementare soluzioni tecniche |
| Avvio/lancio dello sprint Agile | Fissa gli obiettivi per lo sprint, concorda il backlog e definisci le priorità. | Team Scrum, Product Owner, Scrum Master | All'inizio di ogni sprint o iterazione nei progetti Agile |
| Riunione di avvio sulla gestione del cambiamento | Preparati al cambiamento organizzativo, alla comunicazione e alla strategia di adozione. | Responsabili della gestione del cambiamento, risorse umane, capi reparto | Per progetti che comportano nuovi processi, strumenti o cambiamenti culturali |
Qual è lo scopo di una riunione di avvio del progetto?
Lo scopo della riunione di avvio del progetto è quello di allineare tutti i membri del team dell'agenzia e il client sui dettagli cruciali del progetto. Questi includono principalmente:
- Piano di progetto: una descrizione del progetto, che illustra cosa deve essere realizzato e in che modo
- Obiettivo del progetto: cosa si intende realizzare con il progetto, che aiuterà il tuo client ad avere successo
- Risultati attesi del progetto : L'elemento o l'insieme di elementi che la tua agenzia deve creare e consegnare
- Sequenza del progetto: il calendario del progetto in base al quale fornirai i risultati finali al client
- Gestione delle risorse: come intendi assegnare i membri del team del progetto e gli strumenti al progetto
🔑 Approfondimento chiave: Se hai un progetto di piccole dimensioni, probabilmente ti basterà una sola riunione di avvio. Tuttavia, un progetto di grandi dimensioni con più fasi prevede solitamente una riunione di avvio all'inizio di ogni fase. Anche un progetto a lungo termine e in corso può richiedere più riunioni di avvio per allineare i membri del team alle nuove indicazioni fornite dal client.
Chi partecipa a una riunione di avvio del progetto?
Tutti coloro che sono coinvolti nel progetto, compresi i membri del tuo team e i referenti presso l'azienda del cliente, devono partecipare alla riunione di avvio. Questi includono in genere:
- Project manager: la persona che coordinerà il progetto e ne sarà responsabile
- Gestori dei team: le persone che guideranno i team coinvolti nel progetto
- Membri del team di progetto: le persone della tua agenzia che si occuperanno della produzione e della gestione dei risultati finali
- Clienti e sponsor del progetto: i referenti che rappresentano l'azienda che ha affidato il proprio progetto alla tua agenzia
🤝 Promemoria: Oltre ai partecipanti sopra indicati, invita anche altri soggetti coinvolti nel progetto, come singoli appaltatori e referenti di eventuali agenzie partner.
È necessario tenere una riunione di avvio del progetto?
Certamente! Una riunione di avvio allinea la tua agenzia e il client sul contesto del progetto e pone le basi per un esito positivo.
Potresti effettuare la condivisione di tutte le informazioni chiave del progetto con i membri del team e il client tramite un documento centralizzato e considerare conclusa la giornata. Ma ciò potrebbe lasciare alcuni dettagli soggetti a interpretazione e importanti domande senza risposta.
Una riunione di avvio riduce al minimo le incomprensioni e le difficoltà nel project management, consentendo a tutte le parti interessate di discutere in tempo reale del progetto. È un'occasione per definire le aspettative relative al progetto: cosa verrà consegnato, quando verrà consegnato e come verrà consegnato. ✅
Come pianificare e condurre una riunione di avvio del progetto senza intoppi
L'efficacia della tua riunione di avvio è fondamentale, quindi assicurati che sia un successo grazie a un attento piano e a un solido software di gestione delle riunioni come ClickUp.
Cosa rende efficace una riunione di avvio del progetto? Per tua fortuna, abbiamo stilato un elenco di passaggi per garantire che il programma della riunione di avvio del progetto abbia un esito positivo!
Passaggio 1: Organizza tutto nei minimi dettagli prima di riunire le parti interessate
La preparazione è fondamentale per garantire un esito positivo della riunione di avvio del progetto.
Prima di inviare l'invito, preparati per la tua riunione di avvio ideale seguendo questi quattro passaggi:
- Crea un elenco degli invitati: individua le persone della tua agenzia, i clienti e qualsiasi altro stakeholder chiave che dovrebbe partecipare alla riunione. Ottieni i loro indirizzi email, se non li hai già, e assicurati che tutti abbiano accesso ai documenti necessari
- Raccogli le informazioni essenziali: collabora con il cliente e le altre parti interessate per raccogliere tutti i dettagli noti del progetto — scopo, ambito, risultati attesi e piano di gestione — in un documento di avvio del progetto. In questo modo, non dovrai passare da una scheda all'altra durante la riunione
💡 Consiglio da esperto: Mantieni allineati clienti e parti interessate centralizzando gli obiettivi chiave del progetto, le sequenze, l'assegnazione delle attività, i budget e altro ancora nel modello gratuito di carta del progetto di ClickUp!
- Scegli chi prenderà gli appunti: non dimenticare di assegnare a qualcuno la responsabilità di prendere appunti per il tuo team. L'uso di Notepad in ClickUp li aiuta a redigere il verbale della riunione. E se preferisci non farlo manualmente (ottima idea!), ti consigliamo di utilizzare ClickUp AI Notetaker. Registra e trascrive automaticamente le tue riunioni e crea persino un elenco di elementi da intraprendere per aumentare la loro produttività!
- Crea un programma per la riunione di avvio: fai un elenco di tutti i punti di discussione/argomenti e dedica tempo sufficiente a ciascuno
Psst…puoi creare facilmente programmi professionali per le riunioni con Docs in ClickUp utilizzando queste funzionalità/funzioni:
- Modelli: Risparmia tempo utilizzando uno dei nostri modelli professionali per l'avvio di un progetto per creare il programma della riunione
- Opzioni di modifica del testo formattato: la formattazione del testo può chiarire il programma e ridurre le incomprensioni. Puoi regolare la dimensione del carattere (piccolo, normale, grande), aggiungere titoli, utilizzare vari colori di carattere, evidenziare dettagli importanti e molto altro!
- Pagine nidificate: nidifica più pagine (come la carta del progetto) all'interno del documento principale per tenere tutto in un unico posto
- Visualizzazione incorporata: incorpora nei tuoi documenti link interattivi come video di YouTube, Fogli Google e altro ancora da altre piattaforme
E la parte migliore? Puoi effettuare l'automazione anche per questo passaggio!
Basta chiedere a ClickUp Brain, l'assistente IA nativo e sensibile al contesto di ClickUp, di farlo per te utilizzando prompt in linguaggio naturale!
Una volta pronto, effettua la condivisione del programma direttamente o allegalo a un'email utilizzando la ClickApp Email per inviarlo ai partecipanti.
📮ClickUp Insight: Il 37% dei nostri intervistati utilizza l'IA per la creazione di contenuti, tra cui scrittura, modifica ed e-mail. Tuttavia, questo processo comporta solitamente il passaggio da uno strumento all'altro, come ad esempio uno strumento di generazione di contenuti e la tua area di lavoro. Con ClickUp, ottieni un'assistenza alla scrittura basata sull'IA in tutta l'area di lavoro, inclusi e-mail, commenti, chat, documenti e altro ancora, il tutto mantenendo il contesto dell'intera area di lavoro.
Passaggio 2: Passiamo alle presentazioni
Hai terminato tutti i preparativi necessari. Ora è il momento di dare il via alle danze e iniziare la riunione!
Inizia presentando il team al client (e ai suoi sponsor, se presenti), insieme a una breve panoramica delle loro responsabilità. Anche il client avrà l'opportunità di presentarsi al resto del team e di spiegare il proprio interesse nel progetto.
💡 Consiglio da esperto: valuta la possibilità di inserire una domanda rompighiaccio per allentare fin dall'inizio l'ansia da riunione e mettere a proprio agio tutti i partecipanti. Questa domanda divertente aiuterà anche il tuo team a instaurare un rapporto con il client.
Passaggio 3: Esamina il perché del progetto
Un viaggio senza una destinazione chiara è una ricetta per il disastro. Il passaggio successivo è chiarire perché il client sta investendo tempo e risorse in questo progetto.
Chiedi al tuo cliente di condividere gli obiettivi principali del progetto: sono una componente fondamentale dell'ambito del progetto. Dovrebbe spiegare chiaramente cosa si otterrà e in che modo questo contribuirà a fare la differenza per loro.
Incoraggiali a essere il più specifici possibile, attraverso la condivisione dei KPI aziendali o dei parametri di riferimento che aiuteranno a definire quale sarà l'esito positivo. L'ultima cosa di cui il tuo team ha bisogno sono obiettivi vaghi che possono essere interpretati in diversi modi.
👉🏼 Ad esempio, un obiettivo ben definito per un progetto di email marketing potrebbe essere quello di aumentare le conversioni del 5% entro la fine del primo trimestre. Sembra un obiettivo ambizioso. Ma è chiaro (aumentare le conversioni) e altamente specifico (del 5% entro il secondo trimestre)!
Avrai bisogno di un modo efficace per registrare e monitorare i tuoi obiettivi in seguito. Abbandona i fogli di calcolo e inserisci semplicemente i dati nel software di project management di ClickUp. In questo modo sarà semplicissimo effettuare il monitoraggio dello stato e raggiungere i traguardi una volta avviato il progetto.
Come? Con gli obiettivi di ClickUp!
Puoi creare Obiettivi per perseguire diversi Traguardi, come:
- Numeri: valori numerici come gli aumenti percentuali
- Valuta: traguardi monetari, come un aumento dei profitti
- Vero/Falso: terminato o non terminato, sì o no
Man mano che completi i tuoi traguardi, ClickUp aggiornerà automaticamente la percentuale di avanzamento. In questo modo, potrai vedere quanto sei vicino al raggiungimento del tuo obiettivo.
Passaggio 4: Parla dei risultati attesi
A questo punto, tutti i partecipanti hanno compreso in cosa consiste il progetto e quali obiettivi contribuirà a raggiungere. Il passaggio successivo è definire chiaramente cosa la tua agenzia creerà e fornirà al client per aiutarlo ad avere successo.
Tutti i risultati finali del progetto devono essere ricondotti allo scopo del progetto. Se non riesci a stabilire questa connessione, l'attività probabilmente esula dall'ambito del progetto e non dovrebbe essere presa in considerazione.
Sii chiaro quando descrivi i risultati attesi e ottieni l'approvazione esplicita del client per ogni attività.
Tornando al nostro esempio di email marketing di cui sopra, alcuni potenziali risultati potrebbero essere:
- Una descrizione dettagliata della campagna, con la sequenza e la frequenza delle email
- I contenuti promozionali che verranno condivisi tramite email
- Rapporti di reportistica sulle prestazioni della campagna
Descrivere i risultati attesi aiuterà la tua agenzia a evitare di fornire servizi in eccesso ai clienti senza alcun profitto aggiuntivo. Inoltre, fornirà al tuo team chiarezza su ciò che deve fare esattamente per avere successo.
Passaggio 5: Assegna i ruoli ai membri del tuo team
Ora è il momento di definire chi deve fare cosa.
A questo punto, alcuni o tutti i membri della tua agenzia potrebbero già conoscere le proprie responsabilità. Tuttavia, metterle in evidenza durante la riunione di avvio del progetto aiuterà tutti — il client, i suoi sponsor e il tuo team — a capire chi è responsabile di cosa e a indirizzare le loro query alle persone qualificate per rispondere.
💡 Consiglio da esperto: documenta facilmente ruoli e responsabilità aggiungendo i membri del team interessati come assegnatari alle tue attività di ClickUp e ai commenti assegnati, per una maggiore responsabilità e un monitoraggio semplificato!
Passaggio 6: Definisci la sequenza e le attività cardine del progetto
Hai già definito il perché (scopo/obiettivo), il cosa (risultati attesi) e il chi (ruoli) del tuo progetto. Completa il quadro generale definendo anche il quando, ovvero la Sequenza del progetto.
Spiega come intendi pianificare i risultati attesi del progetto su una sequenza con scadenze chiare e ottieni l'approvazione del cliente.
🤝 Promemoria: Questa è la tua occasione per opporre resistenza alle richieste irrealistiche dei clienti in merito alle scadenze. Spiega i tuoi processi interni e informali sui tempi di consegna standard del settore.
Fornisci anche una panoramica delle attività cardine del progetto. In questo modo, tutti i partecipanti capiranno come valutare lo stato di avanzamento del progetto durante la fase di esecuzione.
A proposito di attività cardine, puoi impostarle e effettuarne il monitoraggio nella vista Gantt di ClickUp. Si tratta di un grafico di facile lettura che ti aiuta a:
- Crea una sequenza del progetto
- Pianifica le attività
- Calcola il tuo percorso critico
- Gestisci le dipendenze tra le attività
La vista Sequenza è un'altra opzione per visualizzare la sequenza del tuo progetto. Considerala come un diagramma di Gantt, ma in formato lineare. Puoi creare e riorganizzare rapidamente la sequenza utilizzando la funzionalità drag-and-drop.
Inoltre, puoi sempre impostare delle date di scadenza per le attività, in modo che gli assegnatari sappiano quando devono completare il loro lavoro. Per gli eventi importanti nella tua Sequenza, puoi creare dei promemoria in ClickUp.
📚 Leggi anche: Grafico di Gantt vs. Sequenza
Fase 7: concorda con il client un piano di comunicazione e reportistica
Il tuo cliente vuole sapere in che modo la tua agenzia lo terrà aggiornato sullo stato e sui risultati del progetto. È fondamentale chiarire questo aspetto ora o durante il processo di onboarding del cliente. Ciò comporta rispondere a domande come:
- Con quale frequenza verranno comunicati gli stati al client? Sarà una volta alla settimana, due volte al mese o una volta al mese?
- Dove avverrà la comunicazione? Il tuo client è disposto a utilizzare la piattaforma che usa la tua agenzia?
- Chi saranno i referenti che rappresenteranno la tua agenzia? E dal lato del client?
Concordate un piano che funzioni al meglio per il vostro team e il vostro cliente. Con il Calendario AI di ClickUp, la pianificazione diventa più intelligente e veloce. Suggerisce gli orari ottimali per le riunioni in base alla disponibilità di tutti e si adatta automaticamente ai fusi orari, così nessuno si perde nulla.
Inoltre, puoi partecipare alle riunioni Zoom o Google Meet direttamente dalle attività di ClickUp e dagli eventi del Calendario di ClickUp, eliminando il passaggio da un'app all'altra e mantenendo il tuo flusso di lavoro senza interruzioni.
Hai poco tempo a disposizione o devi lavorare con orari diversi? Nessun problema!
ClickUp Chat offre un potente hub di comunicazione asincrona dove puoi creare canali dedicati a argomenti specifici, inviare messaggi diretti ai membri del team, condividere file e persino avviare conversazioni in thread.
💡 Suggerimento da esperto: usa ClickUp Clips quando i messaggi di testo non bastano. Registra lo schermo e aggiungi una voce fuori campo per chiarire i dettagli del progetto, effettuare la condivisione di aggiornamenti veloci o scambiare idee senza bisogno di una riunione.
Inoltre, puoi effettuare la condivisione dell'accesso in sola lettura o modificabile a qualsiasi vista di ClickUp, incluse le viste Calendario AI, Gantt o Elenco, in modo che tutti siano allineati su scadenze e stato in tempo reale. In questo modo, anche se non potete incontrarvi in sincrono, tutto il tuo team e i tuoi clienti rimangono informati, produttivi e coinvolti.
📮ClickUp Insight: I dati del sondaggio sull'efficacia delle riunioni condotto da ClickUp suggeriscono che quasi la metà di tutte le riunioni (46%) coinvolge solo 1-3 partecipanti. Sebbene queste riunioni più ristrette possano essere più mirate, potrebbero essere sostituite da metodi di comunicazione più efficienti, come una migliore documentazione, aggiornamenti asincroni registrati o soluzioni di gestione delle conoscenze.
I commenti assegnati nelle attività di ClickUp ti consentono di aggiungere contesto direttamente all'interno delle attività, effettuare la condivisione di brevi messaggi audio o registrare aggiornamenti video con ClickUp Clips, aiutando i team a risparmiare tempo prezioso e garantendo al contempo che le discussioni importanti abbiano comunque luogo, senza sprechi di tempo!
💫 Risultati concreti: teams come Trinetrix stanno registrando una riduzione del 50% delle conversazioni e delle riunioni superflue grazie a ClickUp
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via e-mail andavano a finire in un buco nero dove gli elementi rimanevano invisibili e trascurati. Per questo motivo, le attività non venivano controllate in tempo e nessuno sapeva come stava andando lo sviluppo creativo. Ora, tutti nel team possono vedere chiaramente quando gli elementi devono essere completati, chattare e collaborare all'interno delle attività.
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via email andavano a finire in un buco nero dove gli elementi rimanevano invisibili e trascurati. Per questo motivo, le attività non venivano controllate in tempo e nessuno sapeva come stava andando lo sviluppo creativo. Ora, tutti nel team possono vedere chiaramente quando gli elementi devono essere completati, chattare e collaborare all'interno delle attività.
📚 Leggi anche: Strumenti per l'onboarding dei clienti
Passaggio 8: Che la sessione di domande e risposte abbia inizio
Assicurati di lasciare un po' di spazio per le domande.
Questa è un'occasione per tutti i partecipanti di fare chiarezza su tutto ciò che è stato discusso durante le riunioni di avvio del progetto. Esorta tutti a sfruttare al meglio questa opportunità, in particolare il client.
Una volta data una risposta, chiedi se questo ha chiarito la questione. Non vorrai certo che qualcuno lasci la riunione con dei dubbi!
Passaggio 9: Crea e assegna le attività da svolgere ai membri del tuo team
Prima di ringraziare tutti per il tempo dedicato e concludere la riunione, fornisci a tutti un promemoria su quale sia la prima attività della fase di esecuzione. Una volta terminata la riunione, assegna le attività da intraprendere ai membri del tuo team nel tuo software di project management per dare il via ai lavori.
ClickUp semplifica l'assegnazione di qualsiasi attività a una singola persona o anche a più assegnatari. Hai un team che deve lavorare su qualcosa? Nessun problema. Basta assegnare le attività a un intero team in ClickUp.
Detto questo, tenere traccia di tutte le azioni da intraprendere può essere opprimente per tutti i soggetti coinvolti. Fortunatamente, le diverse visualizzazioni di ClickUp sono davvero d'aiuto. Visualizza non solo le attività e i progetti attivi, ma interi flussi di lavoro utilizzando elenchi, bacheche Kanban, la vista Azioni e altro ancora.
Ora non resta che mettersi al lavoro e realizzare un progetto fantastico.
Buona fortuna!
📖 Leggi anche: Oltre 130 domande per le riunioni di team
5 modelli di riunione di avvio del progetto per coprire tutte le basi
Pianificare e condurre una riunione di avvio del progetto può sembrare faticoso, ma non deve esserlo per forza. Fallo come un professionista (ma con metà del lavoro richiesto) grazie ai nostri modelli gratuiti per le riunioni di avvio del progetto!
1. Modello ClickUp per riunione di avvio del progetto
Creare una lista di controllo prima di una riunione di avvio di progetto, sia essa esterna o interna, può aiutarti a rimanere in linea con gli obiettivi e a trattare tutti i punti essenziali. Ma crearne una richiede tempo.
Per fortuna, puoi utilizzare il modello di riunione di avvio del progetto di ClickUp per iniziare subito.
Include una lista di controllo già pronta che copre punti di discussione importanti, come ad esempio:
- Delegare le attività essenziali a tutti i membri del team e ai clienti prima della riunione
- Presentare i membri del team al client e viceversa
- Fornire una panoramica del progetto
- Metti in evidenza i risultati chiave
Puoi personalizzare la lista di controllo in base al flusso che desideri per la riunione e agli eventuali argomenti aggiuntivi che devi trattare.
2. Modello di verbale di riunione ClickUp
Ammettiamolo: le app di calendario tradizionali fanno schifo!
Non forniscono informazioni sufficienti sulle prossime riunioni a prima vista. Devi cliccare su una scheda o chiedere all'organizzatore della riunione per avere più dettagli.
Il modello di verbale di riunione di ClickUp ti offre una panoramica completa di tutte le tue prossime riunioni con i partecipanti. Questi ultimi possono visualizzare tutti i dettagli importanti in modo estremamente organizzato.
Inoltre, questo modello di verbale della riunione ti consente di assegnare ai membri del team gli elementi chiave da intraprendere, indicando le relative scadenze.
3. Modello di verbale della riunione di project management di ClickUp
I tuoi appunti della riunione di avvio dovrebbero fornire le informazioni essenziali in modo molto conciso e organizzato. Ma strutturarli durante la chiamata di avvio è difficile, soprattutto se chi prende appunti deve stare al passo con un relatore che parla velocemente!
Usa il modello di verbale di riunione di project management di ClickUp per superare questa sfida. Include tabelle predefinite per annotare attività, problemi e altre informazioni importanti relative ai punti all'ordine del giorno. Personalizzale facilmente per la tua riunione di avvio.
Inoltre, assegna gli elementi da intraprendere direttamente nelle tue note taggando la persona interessata, invece di crearli da zero in un'altra vista. Se sei un project manager, pensiamo che lo adorerai.
📚 Leggi anche: Il miglior software per redigere verbali di riunione
4. Modello ClickUp per servizi professionali
Ottimo lavoro per aver avviato con esito positivo il progetto. Ora è il momento di portarlo a termine per garantire che i tuoi clienti non solo siano soddisfatti, ma collaborino anche in modo efficiente con te.
Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi quando la tua agenzia ha una miriade di progetti in corso che richiedono la tua attenzione. Tutti quei continui cambi di contesto mentre passi da un client all'altro hanno sicuramente un impatto negativo: ecco perché hai bisogno di una visione organizzata dei tuoi progetti.
Il modello ClickUp Professional Services ti semplifica il lavoro con un solo clic! Basta creare un elenco personalizzabile e organizzare tutte le componenti del progetto del tuo cliente, con un monitoraggio continuo dei suoi progressi in tempo reale.
E la parte migliore? È semplicissimo riutilizzare il formato personalizzato anche per altri clienti.
5. Modello di documento di analisi cliente/agenzia ClickUp
Le riunioni di avvio sono fondamentali per incontrare i tuoi clienti prima ancora di iniziare a discutere dei dettagli su come comunicherete e lavorerete insieme. Ecco perché è importante prendere nota di tutto durante la prima chiamata, in modo da avere materiale su cui lavorare, che si tratti di proporre un contratto o di definire i passaggi successivi.
L'utilizzo del modello di documento ClickUp per l'analisi agenzia/cliente ti aiuterà a registrare e tenere traccia di tutto ciò di cui hai bisogno per avviare una riunione con un cliente nuovo o potenziale. Personalizza questo documento per includere i processi più importanti della tua agenzia, le domande e i punti di forza da presentare ai clienti, in modo da non trovarti in difficoltà quando ti chiedono informazioni sul ROI, sui costi o sui tassi di successo.
Questo è un ottimo documento da utilizzare per una riunione interna di avvio di progetto o per un project manager dedicato.
Dai il via al progetto con ClickUp
Non c'è alcuna garanzia che il tuo progetto procederà senza intoppi dopo la riunione di avvio. Tuttavia, avere un piano aumenterà le possibilità di organizzare una riunione di avvio di progetto con esito positivo, il che ridurrà sicuramente le incomprensioni e le difficoltà.
E con uno strumento per le riunioni come ClickUp, questo processo diventa un gioco da ragazzi.
E non è tutto...
Immagina cosa può fare ClickUp per il tuo intero progetto come app completa per il lavoro. Con le sue funzionalità di gestione delle attività, del flusso di lavoro, delle risorse, del tempo e dei documenti, è lo strumento perfetto per aumentare la produttività delle agenzie di marketing!
Fai centro con la tua riunione di avvio: scarica subito ClickUp gratis!