Che si tratti di riunioni virtuali o tradizionali di persona, le riunioni con i clienti sono un'occasione per raccogliere informazioni, instaurare relazioni commerciali e stupire i vostri clienti. Ma tutto, dalle chiacchiere preliminari al programma, ha un grande impatto sull'esito positivo del progetto e sull'opinione che il cliente ha di voi.
Senza alcuna pressione.
La prima impressione è fondamentale, quindi titolari, venditori e Success Manager dei clienti devono organizzare riunioni con i clienti efficaci e ben strutturate. Tuttavia, discorsi prolissi, divagazioni fuori tema e organizzatori impreparati fanno sì che molte riunioni vadano fuori strada, motivo per cui è così importante pianificare in modo proattivo riunioni con i clienti migliori.
In questa guida spiegheremo come dovrebbe svolgersi un incontro con i clienti e condivideremo le migliori pratiche degli esperti per pianificare riunioni di successo.
Che cos'è una riunione con il cliente?
Un'efficace riunione con i clienti mette in contatto il titolare di un'azienda o il suo team con un potenziale cliente o un cliente esistente. Entrambe le parti concordano il programma e l'orario della riunione e si riuniscono per:
- Condividi le informazioni
- Allineatevi sugli obiettivi
- Risolvi i problemi
- Promuovete relazioni solide
- Preparatevi per la prossima riunione con i clienti
L'obiettivo finale di una riunione con il cliente è soddisfare le sue esigenze e aspettative. È possibile fare molto tramite email o software di project management, ma non c'è ancora niente di meglio di una riunione faccia a faccia o schermo a schermo, se si tratta di una videoconferenza. 🖥️
Durante una riunione con il cliente, approfondisci gli obiettivi, le sfide e le finalità del cliente. Questo ti consente di adattare più facilmente i tuoi servizi alle sue esigenze specifiche.
Una riunione con il cliente è molto più di una semplice conversazione. È un'opportunità per consolidare le relazioni, aumentare la soddisfazione dei clienti e fare una buona prima impressione sui nuovi clienti.
Tipi di riunioni con i clienti
Il contenuto di una riunione con il cliente dipende interamente dai vostri servizi e dalla vostra relazione con il cliente. Comprendere le sfumature dei diversi tipi di riunioni con i clienti vi renderà molto più facile gestire la vostra attività.
Riunione introduttiva
Una riunione introduttiva è solitamente il primo incontro tra voi e un potenziale cliente per parlare di affari. Lo scopo del programma della riunione non è tanto quello di vendere a tutti i costi, quanto piuttosto quello di conoscersi. Una riunione introduttiva serve a capire come potete servire il cliente, in altre parole, se la relazione è adeguata.
Non per stressarti, ma la prima impressione è davvero importante in questo caso. I clienti prenderanno una decisione basandosi in parte su ciò che pensano di te e del tuo team, quindi devi davvero stupirli.
Riunione commerciale
Una riunione commerciale si concentra sulla presentazione di prodotti o servizi. Il più delle volte si tratta di una riunione con un nuovo cliente, ma è anche piuttosto comune effettuare un upsell a un cliente esistente.
Le riunioni di vendita ruotano attorno a tabelle dei prezzi, dimostrazioni dei prodotti e qualsiasi altra cosa possa portare alla conclusione dell'affare. I rappresentanti di vendita adattano il loro approccio al client con l'obiettivo di convertirlo in un acquirente.
Sessione strategica
Le sessioni strategiche riuniscono tutti i membri del team, compresi i responsabili delle decisioni, in una "war room" per sviluppare idee innovative per il cliente. Si tratta di una riunione con il cliente più collaborativa, in cui il vostro team elabora strategie insieme al cliente.
Sebbene sia opportuno tenere conto del feedback del cliente, è comunque consigliabile preparare alcuni punti di discussione prima della sessione strategica. Una pianificazione anticipata porta a idee migliori, quindi presentate alcune idee per stupire il cliente.
Aggiornamento dello stato o check-in
I controlli regolari vi offrono l'opportunità di stupire i clienti esistenti con il vostro duro lavoro e i risultati ottenuti. Presentate dati quantitativi per mostrare loro esattamente in che modo i vostri servizi apportano vantaggi alla loro attività.
Una riunione efficace con il cliente verrà pianificata durante o dopo la chiamata per futuri controlli, al fine di giustificare meglio il tuo stipendio al cliente. Sono inoltre essenziali per la fidelizzazione e per instaurare relazioni sane con i clienti.
Se possibile, create grafici o altri elementi visivi che mostrino lo stato del cliente nel tempo.
Riunione di follow-up
Potreste programmare una riunione di follow-up con un cliente dopo una presentazione iniziale o una proposta di vendita. Non dovete essere troppo insistenti, ma l'obiettivo è quello di rispondere alle domande dei clienti spingendoli delicatamente a prendere una decisione. Se decidono di assumervi, dovrete fornire un piano di follow-up con i passaggi successivi.
Onboarding
Le aspettative possono determinare il successo o il fallimento di una relazione con il cliente. L'onboarding non è obbligatorio, ma è una best practice nella gestione dei clienti perché insegna al cliente come lavorare con voi.
Lo scopo di questa riunione è preparare il cliente per un esito positivo, quindi potreste fornirgli una formazione sui vostri prodotti o servizi, chattare sulle strutture di supporto e rispondere alle sue domande.
Networking
Questa tipologia di riunione è meno strutturata e non ha un programma vero e proprio. Le relazioni positive sono importanti nel mondo aziendale e, occasionalmente, intrattenere rapporti informali con i clienti può portare a collaborazioni a lungo termine, segnalazioni e fidelizzazione.
Invece di presentarti con un programma, concentrati maggiormente su chiacchiere, interessi comuni o notizie di settore.
Best practice per le riunioni con i clienti
Affrontare le riunioni con i clienti non deve essere necessariamente spaventoso. Seguendo queste best practice, potrete pianificare riunioni efficienti e produttive che daranno una svolta alla vostra attività.
1. Stabilite obiettivi chiari
Vi è mai capitato di partecipare a una riunione e pensare: "Avrebbe potuto essere una semplice email"? Non volete che i vostri clienti pensino questo, quindi assicuratevi di avere sempre uno scopo chiaro per la riunione. Anche se si tratta di un semplice follow-up, dovete aggiungere valore.
Il tempo è denaro, dopotutto, quindi fissate riunioni solo se c'è una chiara necessità o un obiettivo preciso. In alternativa, potete sempre inviare un'email. 📧
2. Preparatevi accuratamente
Non c'è niente di più imbarazzante che presentarsi a una riunione senza essere preparati. Questo può danneggiare seriamente la relazione con il cliente, quindi, anche se si tratta solo di cinque minuti, concedetevi sempre un po' di tempo in più per pianificare ogni riunione con il cliente.
Anche se lavorate con un unico cliente che conoscete come le vostre tasche, non presentatevi mai a una riunione alla cieca. Il contesto è fondamentale per pianificare riunioni efficaci, quindi cercate sempre di informarvi su:
- La storia con voi
- Modello di business
- Settore
- Obiettivi
È anche utile consultare gli appunti delle riunioni precedenti e i dati CRM. Potete verificare se il vostro team ha avuto contatti con il cliente dall'ultima conversazione e individuare potenziali problemi prima di partecipare alla riunione.
Se il tuo CRM prevede un piano di comunicazione per il client, leggilo prima di partecipare alla riunione.
3. Prendete appunti e utilizzate un modello di programma per le riunioni
Gli appunti delle riunioni possono essere davvero utili, ma sappiamo quanto sia difficile prendere appunti efficaci mentre si conduce una riunione con un cliente. Assegnate invece un incaricato di prendere appunti per ogni riunione con i clienti.
Potrebbe trattarsi di un assistente o anche dell'account manager. Tuttavia, è sempre bene avere almeno due dipendenti ad ogni riunione, in modo che uno possa guidare la nave mentre l'altro documenta tutto.
ClickUp riunioni rende semplicissimo prendere note fantastiche a cui potrete fare riferimento più e più volte. Basta aprire un documento per prendere note, assegnare commenti e azioni da intraprendere, formattare con funzioni di modifica avanzate e ridurre al minimo i clic con i comandi slash intelligenti. 🛠️
Non è necessario creare un programma da zero. Il modello ClickUp Meetings tiene traccia di tutte le riunioni in più visualizzazioni per il monitoraggio dei progressi dei clienti, dei punti chiave, degli stati e altro ancora.
4. Gestisci i clienti in un CRM
Il software CRM consente di risparmiare molto tempo. Questo strumento tiene traccia delle schede di ogni cliente:
- Cronologia degli ordini
- Comunicazioni
- Obiettivi
Puoi anche aggiungere note interne all'account di ciascun cliente. Ad esempio, potresti aggiungere una nota sull'animale domestico di un cliente o sulla sua ultima vacanza. Controllare il tuo CRM prima di una riunione con un cliente ti darà un promemoria su questi piccoli dettagli e ti aiuterà a instaurare relazioni migliori con i clienti.
Lo svantaggio è che la maggior parte dei CRM sono separati dal tuo lavoro effettivo. ClickUp CRM risolve questo problema combinando i dati dei clienti con appunti delle riunioni, attività, Obiettivi e altro ancora. Controlla la cronologia ClickUp CRM di un cliente per vedere se è necessario modificare il tuo approccio per una riunione imminente: potrebbe salvarti l'account.
5. Utilizzate strumenti di IA
Creare programmi per le riunioni, prendere note e assegnare elementi da fare richiede molto tempo. Invece di cercare di fare tutto in una volta, gestite meglio le riunioni con strumenti di IA come ClickUp AI.
Basta comunicare a ClickUp AI il tuo ruolo lavorativo e l'assistente robotizzato penserà al resto. Inserisci gli appunti delle riunioni per automatizzare l'assegnazione delle attività, generare piani d'azione basati sul feedback dei clienti o scrivere email ponderate ai clienti con questo assistente IA che ti farà risparmiare tempo.
6. Concentratevi su metriche e risultati
I clienti vogliono ottenere il massimo dal loro investimento. In qualità di titolare o account manager, devi dimostrare il tuo valore, ed è per questo che è così importante effettuare la condivisione di dati quantitativi durante le riunioni con i clienti. Si tratta di una prova concreta che le tue strategie funzionano.
Utilizza ClickUp Obiettivi per creare attività cardine e metriche per ogni client. Crea un dashboard per visualizzare tutte le metriche in un unico posto o esegui il drill-down per vedere le prestazioni per progetto o attività.
7. Verificate il funzionamento dei vostri dispositivi tecnologici (anche per le riunioni di persona)
Se avessimo un centesimo per ogni volta che partecipiamo a una riunione e qualcuno dice "Non ti sento", saremmo ricchi. Non è possibile prevenire tutti gli incidenti tecnici, ma è certamente possibile evitarli (o risolverli in modo proattivo) testando la tecnologia prima della riunione con il client.
I clienti potrebbero giudicarvi negativamente se non sapete come riattivare l'audio su Zoom, quindi effettuare dei test preventivi vi consentirà di evitare problemi tecnici. 👩🏽💻
E sì, questo vale anche per le riunioni di persona. Se utilizzate un telefono della sala conferenze, effettuate una chiamata di prova per assicurarvi di sapere come funziona il sistema.
Sembra banale, ma rimarrete stupiti di quanto la tecnologia possa ostacolare l'efficacia delle riunioni.
8. Rafforzate le vostre competenze trasversali
Il linguaggio del corpo e il contatto visivo sono importanti per qualsiasi canale di comunicazione, sia che si tratti di una riunione di persona o virtuale. Sorridete con gli occhi, adottate un linguaggio del corpo aperto (non incrociate le braccia!) e siate cordiali.
Anche qualche chiacchiera informale e qualche conversazione personale possono essere utili. Non è necessario che la riunione deragli, ma dedicare due minuti a chattare del vostro weekend è un investimento nella relazione con il client e contribuisce a creare fiducia.
9. Tieni traccia del tempo e rispettalo
Non c'è niente di peggio di una riunione che non finisce mai. Se prenoti una riunione con il client per un'ora, non superare il tempo previsto. Il tempo del client è prezioso e, anche se potrebbe non dirlo, ti garantiamo che non desidera riunioni maratona.
Tieni traccia con attenzione del tempo durante le chiamate con i clienti. Puoi provare a programmare riunioni di 30 minuti per impostazione predefinita per risparmiare tempo, oppure assegnare a un membro del team il compito di cronometrare e mantenere la riunione in linea con i tempi previsti.
10. Pianificate gli elementi da intraprendere e la prossima riunione
Una riunione di successo non dovrebbe mai concludersi senza definire i passaggi successivi. Dedicate gli ultimi cinque minuti della riunione a creare un elenco degli elementi da fare, stabilendo chi è responsabile di cosa e quando deve essere fatto. In questo modo si eliminano le ambiguità e tutti lasciano la riunione sapendo cosa fare.
È anche una buona idea fissare la prossima riunione mentre tutti sono in linea. Fissare immediatamente la data evita di scambiarsi email e permette di fissare l'appuntamento il prima possibile.
Vantaggi di riunioni con i clienti di esito positivo
Sappiamo che hai mille attività da fare. A volte le riunioni finiscono in fondo all'elenco delle priorità, e lo capiamo. Tuttavia, dedicare del tempo alla pianificazione di riunioni efficaci con i clienti comporta molti vantaggi.
Costruisci relazioni migliori
Le relazioni con i clienti hanno molte somiglianze con quelle che avete con amici e familiari. Trattandoli bene e creando un'esperienza cliente eccellente, potrete instaurare legami più profondi nel tempo.
Questo non solo ridurrà il tasso di abbandono, ma le relazioni con i clienti incoraggeranno anche la fedeltà a lungo termine e ridurranno i costi di marketing. Non c'è da stupirsi che la costruzione di relazioni sia una best practice nella gestione dei clienti!
Aumentate le vendite commerciali
Chi non vuole guadagnare di più? Riunioni efficaci con i clienti lasciano un'impressione positiva sui vostri clienti e li incoraggiano a rimanere fedeli. Ciò aumenta le probabilità che continuino a sostenere la vostra attività e che vi raccomandino ai loro amici. 🙌
Costruisci un business migliore
Le riunioni con i clienti sono una miniera d'oro per ottenere feedback. I clienti hanno molte informazioni che potete utilizzare per promuovere l'innovazione, creare nuovi prodotti e perfezionare la vostra attività aziendale.
Soddisfa le esigenze dei clienti con ClickUp
Una riunione con il cliente di esito positivo non termina con un saluto, ma prosegue attraverso elementi concreti, comunicazione, collaborazione e altro ancora. Mantieni il controllo delle tue riunioni con ClickUp.
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