Che si tratti di riunioni virtuali o di incontri personali alla vecchia maniera, le riunioni con i clienti sono un'occasione per raccogliere informazioni, formare relazioni aziendali e lasciare a bocca aperta i vostri clienti. Ma tutto, dalle chiacchiere pre-riunione al elementi d'azione del programma ha un grande impatto sull'esito positivo del progetto e sull'opinione che il client ha di voi.
Nessuna pressione.
La prima impressione è importante, perciò i titolari di aziende, i venditori e i responsabili dell'esito positivo devono organizzare riunioni con i clienti in modo efficace e rigoroso. Tuttavia, discorsi prolissi, tangenti fuori tema e organizzatori impreparati fanno sì che molte riunioni vadano a rotoli: ecco perché è così importante pianificare in modo proattivo riunioni con i clienti migliori.
In questa guida spiegheremo come dovrebbe funzionare una riunione con i clienti e condivideremo le best practice degli esperti per pianificare riunioni con i clienti di successo.
Che cos'è una riunione con i clienti?
Una riunione clienti efficace mette in connessione il titolare o il team aziendale con un potenziale cliente o con un cliente esistente. Entrambi concordano il programma e l'orario della riunione e si riuniscono per:
- Condividere informazioni
- Allinearsi sugli oggetti
- Risolvere i problemi
- Favorire relazioni solide
- Prepararsi per la prossima riunione con il cliente
L'obiettivo finale di una riunione con i clienti è soddisfare le loro esigenze e aspettative. Si può fare molto tramite email o software di project management, ma non c'è niente di meglio di una riunione faccia a faccia, o schermo a schermo, se si tratta di una videoconferenza. 🖥️
All'interno di un'attività di ClickUp, condividete facilmente lo schermo e registratelo per comunicare più velocemente con gli altri utenti senza dover ricorrere ad altri strumenti di registrazione dello schermo
Durante una riunione con il client, Da fare un'immersione profonda negli obiettivi, nelle sfide e negli oggetti del cliente. In questo modo è più facile adattare i servizi alle loro esatte esigenze.
Una riunione con i clienti è molto più di una semplice conversazione. È l'occasione per consolidare le relazioni, aumentare la soddisfazione del cliente e fare una buona prima impressione con i nuovi client.
Tipi di riunioni con i clienti
Il contenuto di una riunione con i clienti dipende interamente dai vostri servizi e dalla vostra relazione con il cliente. Comprendendo le sfumature dei diversi tipi di riunione con i clienti, sarà molto più facile per voi gestire al meglio la situazione.
Riunione introduttiva
Dare una prima impressione stellare con programmi di riunione e documenti informativi splendidamente formati
Una riunione introduttiva è di solito la prima volta che voi e un potenziale client vi incontrate per parlare di affari. Lo scopo del programma della riunione non è tanto quello di vendere a caro prezzo, quanto quello di conoscersi meglio. La riunione introduttiva analizza il modo in cui potete servire il cliente, in altre parole se la relazione è adatta.
Non per stressarvi, ma la prima impressione è davvero importante. I clienti prenderanno una decisione in parte basata su ciò che pensano di voi e del vostro team, quindi dovete davvero stupirli.
Riunione commerciale
Una riunione commerciale si concentra sulla presentazione di produttività o servizi. Il più delle volte si tratta di una riunione con un nuovo cliente, ma è anche abbastanza comune fare un upselling a un cliente esistente.
Le riunioni commerciali vertono su tabelle di prezzi, dimostrazioni di prodotti e quant'altro serva a chiudere l'affare. I rappresentanti commerciali adattano il loro approccio al client con l'obiettivo di convertirlo in cliente.
Sessione strategica
Le sessioni di strategia riuniscono tutti i membri del team, compresi i responsabili delle decisioni, in una "war room" per sviluppare idee innovative per il client. Si tratta di una riunione con il cliente più collaborativa, in cui il team elabora strategie insieme al cliente.
Brainstorming, strategie o mappatura dei flussi di lavoro con le lavagne online di ClickUp, che consentono di collaborare visivamente
Anche se dovreste lavorare con il feedback del cliente, preparare alcuni punti di discussione prima della sessione strategica è comunque una buona idea. Un po' di piano in anticipo porta a idee migliori, quindi portate in tabella qualche idea per stupire il client.
Aggiornamento sullo stato o check-in
I check-in regolari vi danno la possibilità di stupire i client esistenti con il vostro lavoro e i risultati ottenuti. Tirate fuori i dati quantitativi per mostrare loro esattamente come i vostri servizi siano utili alla loro azienda.
Estrarre istantaneamente lo stato di avanzamento per le relazioni con i clienti in base a pietre miliari, attività, tempo, attività e altro ancora
Un'efficace riunione con il cliente viene pianificata durante o dopo la telefonata per i controlli futuri, in modo da giustificare meglio il vostro stipendio al cliente. Sono anche essenziali per la fidelizzazione e per creare relazioni sane con i clienti.
Se possibile, create grafici o altre immagini che mostrino lo stato del cliente nel tempo.
Riunione di follower
Potreste programmare una riunione di follow-up con un client dopo una presentazione o un'offerta commerciale iniziale. Non è il caso di essere troppo insistenti, ma l'obiettivo è rispondere alle domande del cliente e spingerlo dolcemente a prendere una decisione. Se decidono di assumervi, dovrete fornire un piano di follow-up con i passaggi successivi.
Onboarding
Le aspettative possono creare o distruggere una relazione con il cliente. L'onboarding non è obbligatorio, ma è una gestione del cliente è una best practice perché insegna al cliente come lavorare con voi.
Creare nuovi ruoli in Autorizzazioni avanzate per dare agli utenti un accesso amministratore parziale o completo nell'area di lavoro
Questa riunione è dedicata all'impostazione del cliente in vista dell'esito positivo, per cui è possibile istruirlo sui prodotti o sui servizi, chattare sulle strutture di supporto e rispondere alle sue domande.
Networking
Questo tipo di riunione è meno strutturata e non ha un vero e proprio programma. Le relazioni positive sono importanti nel mondo degli affari e, di tanto in tanto, lo sfregamento con i clienti può risultare in affari a lungo termine, referenze e fidelizzazione.
Invece di presentarsi con elementi all'ordine del giorno, ci si concentra maggiormente su chiacchiere, interessi condivisi o novità del settore.
Best Practices per le riunioni con i client
La gestione delle riunioni con i clienti non deve spaventare. Seguendo queste best practice, potrete pianificare riunioni con i clienti efficienti e produttive, in grado di far progredire la vostra azienda.
1. Impostazione di oggetti chiari
Vi è mai capitato di partecipare a una riunione e di pensare: "Avrebbe potuto essere un'email"? Non volete che i vostri client lo pensino, quindi dovete sempre avere uno scopo chiaro per la riunione. Anche se si tratta di un follow-up standard, dovete aggiungere valore.
Stabilire obiettivi misurabili per attività e progetti con progressione automatica per raggiungere più efficacemente gli oggetti con Sequenza definita e traguardi quantificabili
Il tempo è denaro, dopotutto, quindi programmate le riunioni solo se c'è una necessità o un obiettivo chiaro. Potete sempre inviare un'email. 📧
2. Preparatevi accuratamente
Non c'è niente di più imbarazzante che presentarsi a una riunione impreparati. Questo può danneggiare seriamente la relazione con il cliente, quindi, anche se si tratta solo di cinque minuti, concedetevi sempre un po' di tempo per pianificare ogni riunione con i clienti.
Anche se lavorate con un solo cliente che conoscete a menadito, non andate mai a una riunione alla cieca. Il contesto è fondamentale per pianificare riunioni efficaci, quindi cercate sempre il nome del cliente:
- Storia con voi
- Modello aziendale
- Settore di appartenenza
- Obiettivi
È inoltre opportuno esaminare i precedenti note della riunione e i dati del CRM. Potete vedere se il vostro team ha avuto contatti con il cliente dopo l'ultima chat e cercare potenziali problemi prima di partecipare alla riunione.
Se il vostro CRM dispone di una piano di comunicazione per il client, leggerlo prima di partecipare alla riunione.
3. Prendere nota e utilizzare un modello di Programma per le riunioni
Le note delle riunioni possono essere un vero e proprio salvavita, ma sappiamo bene quanto sia difficile prendere buoni appunti mentre si conduce una riunione con i clienti. Invece, assegnate un addetto alle note per ogni riunione con i clienti.
Potrebbe essere un assistente o addirittura l'account manager. Ma è sempre bene avere almeno due dipendenti in ogni riunione, in modo che uno possa guidare la nave mentre l'altro documenta tutto. Riunioni di ClickUp permette di prendere note fantastiche a cui si farà riferimento più volte. Basta aprire un documento per prendere le note, assegnare commenti e elementi d'azione, formattare con modifiche ricchissime e ridurre al minimo i clic con i comandi slash intelligenti. 🛠️
I commenti assegnati assicurano che gli elementi d'azione non vadano persi, indipendentemente dal luogo in cui sono stati creati
Non è nemmeno necessario creare un programma di riunione da zero. Il Modello per le riunioni ClickUp tiene traccia di tutte le riunioni in più visualizzazioni per monitorare lo stato del cliente, i punti chiave, gli stati e altro ancora.
4. Gestire i client in un CRM Software CRM è un enorme risparmio di tempo. Questo strumento tiene sotto controllo la scheda di ogni cliente:
- Cronologia degli ordini
- Comunicazioni
- Obiettivi
È anche possibile aggiungere note interne all'account di ciascun cliente. Ad esempio, è possibile aggiungere una nota sull'animale domestico di un cliente o sulle sue ultime vacanze. Controllando il vostro CRM prima di una riunione con i clienti, vi ricorderete di queste piccole informazioni e vi aiuterete a migliorare le relazioni con i clienti.
Gestione dei dati dei client, delle attività personali e delle comunicazioni in ClickUp da qualsiasi dispositivo
Lo svantaggio è che la maggior parte dei CRM è separata dal vostro lavoro effettivo. ClickUp CRM risolve questo problema combinando i dati dei clienti con le note delle riunioni, gli obiettivi e altro ancora. Controllate la cronologia di ClickUp CRM di un cliente per vedere se dovete cambiare il vostro approccio per una riunione imminente: potreste salvare l'account.
5. Utilizzare gli strumenti di IA
Riepilogare/riassumere le note di una riunione in pochi secondi con ClickUp AI
Creazione di programmi di riunione, prendere note e l'assegnazione di elementi d'azione richiedono molto tempo. Invece di cercare di fare tutto in una volta, è possibile gestire meglio le riunioni dei client con strumenti di IA come ClickUp AI .
Basta comunicare a ClickUp AI il vostro ruolo lavorativo e l'assistente robotizzato se ne occuperà. Dategli le note delle riunioni per automatizzare l'assegnazione delle attività, generate piani d'azione basati sul feedback dei clienti o scrivete email ponderate per i clienti con questo assistente IA che vi farà risparmiare tempo.
6. Concentrarsi su metriche e risultati
Monitoraggio degli obiettivi per ogni client fino ai KPI più essenziali e visualizzazione automatica e dettagliata dello stato di avanzamento
I client vogliono ottenere il valore dei loro soldi. In qualità di titolare di un'azienda o di account manager, dovete dimostrare il vostro valore: ecco perché è così importante condividere i dati quantitativi durante le riunioni con i client. Si tratta di una prova in bianco e nero che le vostre strategie stanno lavorando.
Utilizzare Obiettivi di ClickUp per creare attività cardine e metriche per ogni client. Costruite una dashboard per vedere tutte le metriche in un unico posto o eseguite il drill-down per vedere le prestazioni per progetto o attività.
7. Testate la vostra tecnologia (anche per le riunioni di persona)
Se avessimo un nichelino per ogni volta che partecipiamo a una riunione e qualcuno dice "Non riesco a sentirti", saremmo ricchi. Non si possono prevenire tutti gli incidenti tecnici, ma si possono certamente evitare (o risolvere in modo proattivo) testando la tecnologia prima della riunione con il cliente.
I clienti potrebbero giudicarvi se non sapete come disattivare l'audio su Zoom, quindi il test precoce previene gli inconvenienti tecnologici. 👩🏽💻
E sì, questo vale anche per le riunioni di persona. Se utilizzate il telefono di una sala conferenze, fate una telefonata di prova per assicurarvi di conoscere il funzionamento del sistema.
Sembra una cosa elementare, ma è incredibile quanto la tecnologia possa ostacolare l'efficacia delle riunioni.
8. Rafforzate le vostre competenze trasversali
Il linguaggio del corpo e il contatto visivo sono importanti per qualsiasi canale di comunicazione, sia che stiate facendo una riunione di persona o una riunione di lavoro riunione virtuale . Sorridere con gli occhi, avere un linguaggio del corpo aperto (non incrociare le braccia!) ed essere amichevoli.
Anche un po' di small talk e di chiacchiere personali vanno bene. Non è necessario che la riunione deragli, ma dedicare due minuti a chattare sul vostro fine settimana investe nella relazione con il cliente e crea fiducia.
9. Monitoraggio del tempo e suo rispetto
Non c'è niente di peggio di una riunione che non si conclude. Se avete prenotato la riunione con il cliente per un'ora, non sforate il tempo. Il tempo del cliente è prezioso e, anche se non lo dice, vi garantiamo che non vuole riunioni maratona.
Gli assegnatari possono facilmente monitorare il tempo dedicato a un'attività, che appare collettivamente in un semplice menu a tendina
Monitorare attentamente il tempo durante le chiamate ai clienti. Si può provare a programmare riunioni di 30 minuti per impostazione predefinita, per risparmiare tempo, oppure assegnare a un membro del team il ruolo di cronometrista e far sì che la riunione sia rispettata.
10. Pianificare gli elementi d'azione e la riunione successiva
Una riunione dall'esito positivo non dovrebbe mai concludersi senza passaggi successivi. Dedicate gli ultimi cinque minuti della riunione a elencare gli elementi di azione, a stabilire chi è responsabile di cosa e quando deve essere fatto. In questo modo si elimina l'ambiguità e tutti lasciano la riunione sapendo Da fare.
È anche una buona idea programmare la riunione successiva mentre tutti sono in riunione. La programmazione immediata evita di fare il tag delle email e fa sì che la riunione venga fissata il prima possibile.
Vantaggi delle riunioni con i clienti di successo
Sappiamo che siete alle prese con un miliardo di attività diverse. A volte le riunioni finiscono in fondo all'elenco delle priorità, e lo capiamo. Tuttavia, prendersi il tempo necessario per pianificare riunioni efficaci con i clienti comporta molti vantaggi.
Creare relazioni migliori
Le relazioni con i client sono simili a quelle che si hanno con amici e familiari. Trattandoli bene e creando un'esperienza A+ per i clienti, si creeranno legami più profondi nel tempo.
In questo modo non solo si ridurrà il turn over, ma le relazioni con i clienti incoraggiano anche la fedeltà a lungo termine e riducono i costi di marketing. Non c'è da stupirsi che la costruzione di relazioni sia una delle priorità di un'azienda gestione del cliente best practice!
Fare più commerciale
Chi non vuole guadagnare di più? Riunioni client efficaci fanno un'impressione positiva sui vostri clienti e li incoraggiano a rimanere. Questo aumenta le probabilità che continuino a supportare la vostra azienda e che vi segnalino ai loro amici. 🙌
Costruire un'azienda migliore
Le riunioni con i clienti sono una miniera di feedback. I clienti hanno molte informazioni che possono essere utilizzate per promuovere l'innovazione, creare nuove produttività e mettere a punto la vostra azienda.
Soddisfare le esigenze dei clienti con ClickUp
Una riunione client di successo non finisce con un addio, ma continua con elementi d'azione, comunicazione, collaborazione e altro ancora. Rimanete al top delle vostre riunioni con ClickUp.
Trasformiamo il modo in cui preparate, conducete e seguite le riunioni per ottimizzare i vostri processi e far sì che ogni riunione con i clienti sia importante.
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