10 modelli ed esempi di verbali di riunione per Word e ClickUp

Le riunioni sono fondamentali sul posto di lavoro e rappresentano circa il 15% del tempo totale impiegato da un'organizzazione. Si tratta quasi di un'intera giornata di lavoro!

Senza un software affidabile per il monitoraggio dei verbali delle riunioni, i team potrebbero perdere di vista le conversazioni critiche. E registrando accuratamente ciò che accade durante quelle riunioni, investi nella salute, nella funzionalità e nell'efficacia future del tuo team.

Tuttavia, la domanda fondamentale rimane: come si redigono correttamente i verbali delle riunioni? È qui che entriamo in gioco noi! 💪🏼

Alla fine di questo post, avrai una solida conoscenza di come redigere verbali di riunione e risparmiare tempo e lavoro richiesto nel farlo. Condivideremo anche alcuni modelli di verbali di riunione personalizzabili e gratis per Word, Excel, PDF e ClickUp per tenere informato il tuo team.

Indossa i tuoi occhiali con filtro luce blu, apri il tuo blocco note digitale e segui le istruzioni!

Cosa sono i verbali delle riunioni e perché sono necessari?

I verbali delle riunioni (noti anche come verbali di riunione, appunti di riunione o MOM) forniscono una documentazione scritta di ciò che accade durante una riunione, in modo che tutti i partecipanti, presenti o meno, dispongano di una registrazione chiara.

Sono ottimi strumenti per le organizzazioni che si riuniscono regolarmente per eventi, aggiornamenti o check-in. Se utilizzati correttamente, fungono da finestra sulle discussioni passate, aiutandovi a rivisitare le idee e facilitando la risoluzione dei problemi.

I verbali e gli elementi da intraprendere emersi dalle riunioni consentono ai superiori di rimanere aggiornati sui cambiamenti più importanti. Se un membro non ha ricevuto l'invito, può consultare il verbale e rivolgersi alla persona competente per ulteriori domande o commenti.

Ma il nostro modo preferito di utilizzarli è per il riconoscimento del team. Se un cliente elogia la vostra performance in un progetto, inseritelo nel verbale! Chi non ama un morale sano nel team? 👏

Scrivere verbali efficaci di una riunione garantisce a tutti l'accesso tempestivo alle informazioni essenziali ed evita il FOMO (fear of missing out, paura di perdersi qualcosa) nel lavoro causato dalle ferie. 💞

Bonus: Cadenza delle riunioni per i team remoti

Cosa includere nei verbali delle riunioni?

Il modo in cui si redigono i verbali di una riunione varia a seconda delle esigenze del team, del settore o del prodotto, ma tutti i verbali dovrebbero includere alcune informazioni fondamentali:

Alcune sezioni saranno più lunghe di altre. Il titolo, la data e l'ora non dovrebbero occupare più di una riga, mentre il riepilogo dell'ordine del giorno può richiedere alcuni paragrafi. I partecipanti e gli elementi da intraprendere dovrebbero essere elencati in modo succinto, sotto forma di elenco puntato.

Ogni sezione dovrebbe essere in linea con il programma della riunione. Questo aiuta il lettore a comprendere l'ordine degli eventi e a navigare facilmente verso un punto specifico!

Considera i verbali delle riunioni come gli appunti essenziali della riunione: sono facili da comprendere, ma ti forniranno comunque un quadro completo della situazione!

Se vengono trattati elementi aggiuntivi non previsti nel programma, è possibile creare una nuova sezione o designarne un'altra come "discussione aperta" o "altri elementi" per indicare che è emerso un problema non previsto inizialmente.

Catturare tutte queste informazioni è fondamentale per garantire che le note siano complete ed esaustive. Ecco perché dovresti sempre iniziare con un modello di verbale di riunione per assicurarti che nulla venga tralasciato. 🤓

Come redigere verbali di riunione utilizzabili?

Ecco una guida passo passo alla redazione di verbali di riunione efficaci per impiegati indaffarati che desiderano risparmiare tempo e lavoro richiesto:

Passaggio 1: prepararsi prima della riunione

Passaggio 2: Acquisire le informazioni chiave in modo efficiente

Assicurati di annotare dettagli importanti, come ad esempio:

Utilizza frasi brevi e chiare ed evita dettagli superflui.

Passaggio 3: formattare i verbali delle riunioni per una rapida consultazione

Come te, anche gli altri hanno molto da fare, quindi cerca di redigere verbali brevi e di facile consultazione.

Passaggio 4: rivedere e effettuare la condivisione tempestiva del verbale

Controlla attentamente che le tue note siano accurate e complete, quindi inviali a tutti i partecipanti alla riunione mentre le discussioni sono ancora fresche.

Utilizza uno strumento collaborativo come ClickUp Docs per un facile accesso e aggiornamenti quando necessario.

Passaggio 5: dare seguito agli elementi da intraprendere

Per garantire che le azioni da intraprendere vengano seguite e completate, imposta dei promemoria nel calendario per le scadenze chiave indicate nel verbale.

Verifica con i membri del team responsabili prima della prossima riunione e aggiorna i verbali precedenti per riflettere lo stato degli elementi da intraprendere.

Bonus: generatori di verbali di riunione basati sull'IA!

Che cos'è un modello di verbale di riunione?

Un modello di verbale di riunione è un documento preformattato che delinea tutto ciò che serve per redigere un verbale significativo di una riunione. Il modello di verbale giusto ti consentirà di aggiungere informazioni chiave come i partecipanti, l'inizio e la fine della riunione, i punti salienti e altro ancora.

Inoltre, i modelli di verbali di riunione funzionano con diversi software di collaborazione sui documenti per aiutarti a effettuare le modifiche, personalizzare i verbali e riutilizzarli per riunioni future.

11 modelli ed esempi gratuiti di verbali di riunione

Per aiutarti a trovare il modello di cui hai bisogno in tempo per la tua prossima sessione di brainstorming, utilizza questo elenco dei nostri modelli preferiti per vari editor di documenti come Word, Excel, PDF e ClickUp. Troverai descrizioni dettagliate dei modelli e analisi delle funzionalità/funzioni, oltre alla possibilità di accedere a ciascun modello direttamente da questo articolo!

1. Modello di verbale di riunione di ClickUp

Il modello di verbale di riunione di ClickUp rende più facile che mai includere tutti i dettagli cruciali di una riunione utilizzando un documento ClickUp di una pagina che può essere modificato, condiviso e copiato per riunioni future.

Questo modello è preformattato con sezioni separate per informazioni generali, programma della riunione, aggiornamenti, annunci e altro ancora. È anche altamente visivo, con funzionalità di stile personalizzabili per aggiungere liste di controllo, tabelle, contenuti multimediali, dati e altro ancora, per aiutare i membri a comprendere rapidamente il verbale.

Questo modello intuitivo copre tutte le tue esigenze, in particolare per le riunioni di routine con il team. È un ottimo punto di partenza per chi è alle prime armi con la redazione di verbali di riunione in generale! Se cerchi una struttura semplice ma completa che renda efficiente l'organizzazione, indipendentemente dal tipo di riunione, questo modello di documento è quello che fa per te.

2. Modello di struttura per verbali di riunione di ClickUp

Il modello di struttura per verbali di riunione di ClickUp non solo è intuitivo, facile da personalizzare e completo, ma è anche integrato nella potente funzionalità Docs di ClickUp, che consente di lavorare insieme al proprio team con modifiche in tempo reale.

Riassumi i dettagli importanti delle tue riunioni, inclusi i partecipanti, gli elementi da intraprendere e i link a risorse aggiuntive. Organizzali comodamente come sottopagine separate all'interno del tuo documento.

Aggiungi emoji, immagini, opzioni di formattazione e stile per strutturare istantaneamente le tue note e rendere il tuo scritto più accattivante. Inoltre, effettua la condivisione immediata del tuo documento tramite URL o allegalo alla tua attività per accedervi facilmente in qualsiasi momento.

È inoltre possibile utilizzare questo modello di struttura per effettuare il monitoraggio degli elementi chiave appresi, dei risultati per le parti interessate e delle attività che i membri del team designati devono completare in base alle azioni elencate. Questo modello è la risorsa perfetta per mantenere tutti informati, coinvolti e allineati, letteralmente.

3. Modello di verbale di riunione (MoM) di ClickUp

Adottando un approccio organizzativo leggermente diverso ai tuoi verbali, il modello Minutes of Meeting (MoM) di ClickUp applica un'attività predefinita alla tua area di lavoro. Questo semplifica e standardizza il tradizionale processo di presa di appunti strutturando i dettagli ricorrenti e le azioni da intraprendere in un elenco interattivo.

In questa attività troverai una guida introduttiva nella descrizione dell'attività con spiegazioni dettagliate su come utilizzare il modello. Avrai anche accesso a diversi documenti di aiuto per sfruttare al meglio le altre funzionalità chiave di ClickUp, tra cui attività secondarie, campi personalizzati, liste di controllo e altro ancora.

Questo modello compila automaticamente quattro attività secondarie per tenere traccia delle presenze, dei punti all'ordine del giorno della riunione successiva, affrontare i problemi attuali e visualizzare l'ordine del giorno della settimana. Per verificare che tutti gli elementi siano stati trattati, il redattore del verbale può utilizzare la lista di controllo di valutazione post-riunione per determinare se la riunione ha avuto un esito positivo in base ai suoi obiettivi.

4. Modello di verbale della riunione del consiglio di amministrazione di ClickUp

ClickUp offre tantissimi modelli per soddisfare le esigenze di tutti i tipi di team nella redazione dei verbali delle loro riunioni! A partire dal modello di verbale della riunione del consiglio di amministrazione di ClickUp.

Come gli altri modelli presenti in questa guida, questo modello Doc per verbali di riunione consente di registrare e contrassegnare tutti i partecipanti, insieme al programma e alle azioni da intraprendere. Tuttavia, il consiglio di amministrazione potrebbe avere aspettative specifiche che differiscono da quelle di una riunione tipica, e questo modello lo tiene in considerazione, consentendo anche di registrare i risultati delle votazioni per ciascuna azione da intraprendere e di fornire note di alto livello sulla riunione.

Puoi anche effettuare rapidamente la condivisione del documento con tutti gli altri attori chiave utilizzando il pulsante "Condividi documento" in ClickUp!

5. Modello di verbale di riunione di project management di ClickUp

Il modello di verbale di riunione per la gestione dei progetti di ClickUp ti aiuterà a ottenere il massimo dalle tue riunioni di project management con un elenco completo di elementi in un'attività di ClickUp personalizzabile.

Puoi iniziare a utilizzare questo modello prima della riunione di avvio del progetto con sezioni designate per link utili, dettagli della riunione, programma e membri del team di progetto, il tutto dalla descrizione completa delle attività.

Un'altra sezione descrive in dettaglio la revisione del programma del progetto, che indicherà il lavoro completato, il lavoro pianificato per il futuro e altre note varie. Inoltre, è possibile elencare i diversi rischi e problemi che potrebbero avere un impatto negativo su ciascun progetto utilizzando uno dei sei campi personalizzati presenti in questo modello.

Da lì, puoi supervisionare lo stato di avanzamento del tuo progetto dopo la riunione con cinque attività secondarie predefinite per assicurarti che:

E molto altro ancora! Se hai bisogno di un modello completo per i verbali delle riunioni per il project management, difficilmente troverai un modello migliore di questo.

6. Modello per appunti di riunione di ClickUp

Il modello di note di riunione di ClickUp è il modello essenziale perfetto per organizzare i dettagli della riunione e mantenere allineati i membri del team.

Le sezioni di questo modello includono:

Insieme, questo modello di una pagina ti aiuterà a prendere note di base che potrebbero integrare altri materiali della riunione, compresi i verbali!

7. Nota delle riunioni ricorrenti di ClickUp

Un altro modello che può aiutare a prendere appunti durante le riunioni è Recurring Meeting Notes di ClickUp.

È possibile utilizzare questo documento per gestire tutti i punti del programma, creare un elenco delle cose da fare, rinfrescare la memoria sulle riunioni precedenti con una panoramica di alto livello e assegnare diverse azioni ai membri del team.

Naturalmente, è anche possibile includere dettagli quali la data delle riunioni passate, attuali e future, lo scopo specifico della riunione, i partecipanti e gli assenti. Inoltre, indicare se il numero dei partecipanti soddisfa il quorum per ogni riunione ricorrente.

8. Modello di modello Meeting Tracker di ClickUp

Desideri una soluzione che ti aiuti a monitorare le riunioni dall'inizio alla fine? Aggiungi il modello Meeting Tracker di ClickUp al tuo spazio di lavoro! Questo modello dettagliato include tutte le informazioni in un elenco completo e utilizzabile per pianificare, preparare e gestire gli elementi da intraprendere man mano che procedi.

Il modello può essere utilizzato per il monitoraggio di tutti i tipi di riunioni e progetti, dagli incontri individuali e dalle revisioni trimestrali dell'attività aziendale alle feste di compleanno e ad altre riunioni aziendali non tradizionali.

Il modello include molti componenti per assistere in ogni aspetto del monitoraggio delle riunioni, tra cui tre stati, otto campi personalizzati e quattro tipi di visualizzazione.

9. Modello di verbale di riunione per Excel

Sebbene ClickUp sia un'ottima soluzione per conservare tutti i documenti delle riunioni in un unico posto con una condivisibilità ottimale e altre funzionalità/funzioni, potresti voler utilizzare un'alternativa a Excel se la tua organizzazione ha già investito in prodotti Microsoft.

Questo elenco di monitoraggio dei verbali delle riunioni è un modello di foglio di calcolo di base per tenere traccia dei dettagli delle riunioni esecutive.

Questo modello di verbale di riunione in Excel utilizza un layout di foglio semplice con più colonne per effettuare il monitoraggio di tutti i dettagli della riunione. Include informazioni quali descrizioni delle attività, assegnatari, date di scadenza, risorse necessarie e registrazioni dello stato esecutivo.

10. Modello di verbale di riunione per Microsoft Word

Se utilizzi regolarmente Microsoft Word, potresti trarre vantaggio dalla registrazione dei verbali delle riunioni in Word, dato che Microsoft offre un numero di modelli di verbali. Troverai numerosi modelli di documenti personalizzabili per tutti i tipi di riunioni, comprese le riunioni degli amministratori, le riunioni PTA e questo modello classico di verbale per le riunioni generali del team.

Non riesci a trovare un modello adatto per Word? Microsoft ti consente anche di creare documenti da zero.

11. Modello di verbale di riunione formale in formato PDF

Alcuni tipi di riunioni o incontri formali, come le riunioni del consiglio di amministrazione, le assemblee degli azionisti o le assemblee generali, richiedono la redazione di verbali molto dettagliati.

Questo modello formale di note di riunione contiene sezioni specifiche per annotare elementi quali l'appello del quorum, l'approvazione del verbale della riunione precedente, l'elenco dei riepiloghi/riassunti dei punti discussi e così via. Contribuisce a garantire che le discussioni in riunioni così numerose non vadano fuori tema.

Cosa rende efficace un modello di verbale di riunione?

Un modello efficace per i verbali delle riunioni ti fornirà tutti gli strumenti necessari per documentare adeguatamente gli eventi di una riunione. Utilizzando questo modello, dovresti essere in grado di organizzare tutti i dettagli della riunione in un formato presentabile e accessibile che tutti possano comprendere.

Ma prima di iniziare a creare il tuo modello da zero o di investire nel primo che compare nella tua ricerca, ci sono alcune funzionalità/funzioni significative da cercare in un modello di verbale di riunione efficiente:

I migliori modelli di note di riunione saranno compatibili con il tuo strumento di modifica dei documenti preferito o integrati in esso. Ciò consente di integrare il modello con altri strumenti di lavoro o persino con la tua piattaforma di riunioni virtuali! In questo caso, assicurarsi che il modello di riunione sia in linea con il tuo stack tecnologico è un altro vantaggio importante.

Questi elementi garantiranno che ogni riunione sia proficua e che tutti ne escano con le informazioni di cui hanno bisogno.

Leggi anche: Come fare buona impressione durante la riunione di avvio del progetto

Best practice per la redazione dei verbali delle riunioni

Il modo in cui registri i verbali delle riunioni dipenderà dal tuo stile di scrittura e dalla tua capacità di prendere note rapidamente. Non c'è bisogno di preoccuparsi subito della velocità, però. Con un po' di tempo e di esperienza, svilupperai un ritmo per catturare le informazioni giuste.

Detto questo, ecco alcune promemorie per aiutarti a creare i migliori verbali di riunione di sempre:

Assegnare il ruolo di redattore dei verbali a una persona specifica

Le note e i verbali sono diversi e devono essere trattati in modo diverso! Mentre le note delle riunioni possono essere formali o informali, i verbali delle riunioni prevedono una serie standard di pratiche e informazioni.

A volte gli organizzatori delle riunioni assegnano ai facilitatori il compito di prendere appunti durante una riunione e successivamente chiedono alla stessa persona di redigere il verbale sulla base di tali appunti. Altre volte, l'organizzatore della riunione può persino usare questi termini come sinonimi! In questo modo, probabilmente sacrificherete la coerenza e la qualità dei vostri verbali.

Attribuire troppe responsabilità a chi prende appunti può portare a note meno complete o a lacune in alcune sezioni dei verbali delle riunioni. Sovraccaricando una sola persona con entrambe le attività, potresti compromettere la sua capacità di svolgere con esito positivo entrambe le attività.

Quindi, se sei responsabile dei verbali, dedica loro il 100% della tua attenzione.

Racconta la storia nel modo più efficiente possibile

Attenetevi ai punti importanti.

Invece di soffermarti su ogni piccolo dettaglio, concentrati sugli elementi più importanti e lascia che sia il lettore a porre domande. I tuoi verbali indicheranno loro la persona giusta a cui rivolgersi per ulteriori informazioni. 🙂

Se durante la riunione viene sollevato un problema, assicurati di documentarlo:

Includere informazioni extra può confondere il lettore, rendendo il verbale più difficile da seguire. È meglio includere solo i punti più salienti.

Pulisci il verbale prima della condivisione

Credimi, non vorrai condividere le tue note grezze senza prima averle modificate accuratamente. Utilizza invece la tua prima bozza come base per strutturare la versione finale. Durante il processo di modifica, trasformerai le note in un racconto coerente che segue la struttura uniforme dei verbali del tuo team.

Durante la riunione, concentrati sulle informazioni. Non preoccuparti di organizzare le tue note finché non sei pronto per effettuare le modifiche: è allora che il verbale assume la sua forma!

Rileggere e riscrivere le note ti aiuterà a ricordare meglio la discussione e ti offrirà una nuova prospettiva su ogni argomento.

Inoltre, i verbali delle riunioni devono essere sottoposti a modifiche, correzioni e verifica per eliminare gli errori. Gli errori di battitura distraggono l'attenzione del lettore dalle questioni in esame e, onestamente, non sono affatto professionali.

Controlla, ricontrolla e chiedi a qualcun altro di controllare il tuo lavoro. Elimina gli errori e consenti al lettore di concentrarsi sul contenuto.

Suggerimento professionale: anziché affidarti alla buona vecchia carta e penna per questo lavoro, prova a prendere note strutturate su un blocco note digitale!

Strumenti come il blocco note di ClickUp e l'estensione di Chrome offrono una soluzione rapida e intuitiva per prendere appunti velocemente. Aggiungi immediatamente formattazione e stile con la modifica del testo avanzata per rendere le tue note più complete, anche durante la riunione.

Fai sempre, sempre, sempre domande

Lo scopo principale della redazione dei verbali di una riunione è quello di riportare ciò che è accaduto.

Consulta le tue note o la registrazione della riunione per assicurarti della condivisione delle informazioni corrette. Fai tutto il possibile per verificare che i verbali siano affidabili.

Non lasciare nulla al caso! Se alcune note o commenti sembrano poco chiari, contatta la persona interessata per chiedere chiarimenti, se possibile. La cosa più importante è riportare i fatti in modo corretto per chi non ha potuto partecipare o ha bisogno di un ripasso. La precisione è più importante della velocità!

La responsabilità inizia con gli elementi da intraprendere

Gli elementi da mettere in atto saranno uno dei elementi più brevi delle tue note della riunione, ma forse anche il più importante!

Questa è la sezione in cui registri i passaggi successivi per risolvere i problemi affrontati durante la riunione. Ecco perché ogni elemento da intraprendere dovrebbe includere alcuni dettagli precisi e definitivi:

Ecco come il software per la creazione di verbali di riunione promuove la responsabilità e aiuta i partecipanti al monitoraggio delle attività in modo più efficace. Il nostro suggerimento? Redigete i vostri verbali in uno strumento di creazione di documenti dinamico che vi consenta di aggiungere e assegnare commenti ai vostri scritti.

Leggi anche: I migliori modelli gratis per prendere appunti in Documenti Google, Word e ClickUp

Rendi le riunioni più efficaci con ClickUp

L'utilizzo di uno strumento specializzato nella gestione delle riunioni come ClickUp consente di centralizzare in un unico posto il programma, le note e le attività da intraprendere. Grazie agli strumenti integrati per le note delle riunioni, l'assegnazione delle attività e le funzionalità di monitoraggio dello stato, aiuta a evitare il mancato rispetto delle scadenze e il dimenticare i follow-up.

Per saperne di più: Le migliori soluzioni software per la gestione delle riunioni e del programma

Piano di riunioni efficaci con gli strumenti giusti

I verbali strutturati delle riunioni facilitano il monitoraggio delle decisioni, mantengono l'organizzazione e garantiscono che nessun dettaglio critico venga tralasciato. L'utilizzo di modelli semplifica il processo e mantiene la documentazione uniforme.

Sebbene i modelli possano farti risparmiare un sacco di tempo, diventano ancora più preziosi quando puoi effettuare delle modifiche ai modelli, accedervi e gestirli insieme al resto del tuo lavoro. I software gratuiti per la project management come ClickUp sono progettati proprio per risolvere questo problema e molto altro ancora.

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Domande frequenti (FAQ)

1. Chi dovrebbe redigere il verbale di una riunione?

Idealmente, l'organizzatore della riunione o qualcuno del suo team dovrebbe registrare il verbale, riassumerlo e assicurarsi che tutti i partecipanti possano vederlo dopo la riunione.

2. Perché è importante registrare i verbali di una riunione?

La registrazione dei verbali di una riunione è fondamentale per diversi motivi: