La matrice di Eisenhower per la definizione delle priorità & la produttività: Una guida

Immaginate di iniziare la giornata con un'enorme pila di compiti in sospeso. Può diventare opprimente, vero?

Qual è il modo migliore per portare a termine le cose? Iniziare con una lista di cose da fare, naturalmente.

Fare un semplice elenco di compiti aiuta a mettere le cose in prospettiva e a pianificare di conseguenza.

Tuttavia, ora vi trovate di fronte a un secondo problema: a quali compiti dare priorità e a quali programmare per un secondo momento? E c'è qualcosa in quell'elenco che potete saltare per ora?

Dare priorità alle attività può essere una lotta. A 2018 Journal of Consumer Research ha dimostrato che la maggior parte delle persone è attratta da compiti urgenti piuttosto che da quelli importanti che spesso offrono maggiori ricompense.

Ciò significa che siamo più propensi a dare priorità ai compiti con una scadenza e a rimandare quelli senza scadenza, per quanto importanti possano essere.

In altre parole, di fronte alle scadenze, tendiamo a trascurare ciò che è più importante per ciò che è più urgente, anche se il guadagno finale del compito importante sarà maggiore.

La Matrice di Eisenhower aiuta ad affrontare questi problemi. È uno strumento eccellente per comprendere il valore di alcuni compiti e identificare quelli che possono essere eliminati dall'elenco delle cose da fare. È uno strumento prezioso per una gestione efficace del tempo (alcuni la chiamano anche matrice di gestione del tempo).

Che cos'è la Matrice di Eisenhower? Abbiamo creato questa pratica guida per aiutarvi a scoprirla.

Cominciamo! ⏳

**Che cos'è la Matrice di Eisenhower?

La Matrice di Eisenhower è uno strumento di produttività e di gestione delle attività che classifica i compiti in base a urgenza e importanza. Richiede di dividere le attività in quattro quadranti:

La Matrice di Eisenhower vi aiuta a ordinare i vostri compiti, a tenere le cose in ordine e a capire cosa affrontare per primo, risparmiando tempo e risorse.

A volte, iniziare con un compito può ostacolare il progresso di altri compiti. La matrice vi aiuta a fare chiarezza segregando le attività in base a parametri comprovati.

Perché chiamarla Matrice di Eisenhower?

Il concetto di "Matrice di Eisenhower" prende il nome da Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti.

Facciamo qualche passo indietro nel tempo. ⏪

Prima di diventare Presidente, Eisenhower ha avuto una brillante carriera militare, servendo come generale dell'esercito americano e come Comandante Supremo degli Alleati durante la Seconda Guerra Mondiale. Anche da Presidente fu coinvolto in alcune azioni molto celebri, tra cui la creazione della NASA e la fine della guerra in Corea.

Senza dubbio, sapeva come dare priorità ai compiti in modo efficace e creare risultati duraturi e positivi.

In qualità di leader militare di alto livello e poi di Presidente, Eisenhower era costantemente alle prese con compiti e priorità contrastanti.

Eisenhower aveva una struttura per stabilire le priorità dei compiti in base alla loro urgenza e importanza. Questo pensiero è stato sviluppato e soprannominato "Matrice di Eisenhower" o "Matrice decisionale di Eisenhower" più di tre decenni dopo. Stephen Covey ha incorporato la saggezza di Eisenhower in questo strumento di produttività ampiamente diffuso nel suo best-seller "Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci"

La Matrice di Eisenhower è nota anche con altri nomi: "Matrice di Eisenhower"

Matrice di gestione del tempo

, la Matrice delle priorità, la Scatola di Eisenhower, il Metodo Eisenhower e la Matrice urgenza-importanza.

La metodologia dei quattro quadranti della Matrice di Eisenhower: Urgenza vs. Importanza

I quattro quadranti o divisioni della Matrice di Eisenhower aiutano a separare i compiti. Sono divisi in base a due parametri: l'urgenza e l'importanza. L'intersezione di questi due parametri ci dà quattro quadranti che includono le attività:

• Da fare immediatamente
• Da programmare in un secondo momento
• Da delegare a qualcuno
• Da cancellare o bloccare

La matrice ci aiuta a capire cosa rende urgenti i compiti importanti, dato che spesso non riusciamo a guardare le cose in modo obiettivo a causa del costante stress lavorativo.

ma cosa è urgente e cosa è importante?

Urgente

Queste questioni urgenti vi pongono una scadenza precisa e richiedono un'attenzione immediata. Comprendono attività che è necessario portare a termine entro breve tempo o affrontare conseguenze inevitabili. Non è possibile evitarle, ma se ci si concentra troppo su di esse, si rischia di trascurare compiti essenziali con un guadagno maggiore

Esempi:

• Rispondere alle e-mail o alle telefonate dei clienti
• Completare un pitch deck per il cliente
• Lavorare sul feedback dei clienti

Importante

L'importanza è soggettiva e può essere definita in base ai valori e agli obiettivi personali. Questi compiti contribuiscono agli obiettivi a lungo termine. Per affrontarli è necessaria un'attenta pianificazione e un impegno intenzionale.

Esempi:

• Strategia della roadmap di prodotto
• Seguire un nuovo corso di formazione
• Risolvere un conflitto con un cliente

La Matrice di Eisenhower combina i fattori urgenti e importanti di un compito e lo classifica in quattro quadranti:

• Fallo e basta: Compiti urgenti e importanti
• Schedule It: Compiti non urgenti ma importanti
• Delegalo: Compiti urgenti ma non importanti
• Cancellalo: Compiti non urgenti e non importanti

Ecco come appare la matrice. 👇

Esaminiamo ora i singoli quadranti.

Quadrante 1: Fallo e basta - urgente e importante

i compiti urgenti e importanti richiedono un'azione immediata. Hanno una scadenza impellente e conseguenze significative se non vengono portati a termine in tempo. In entrambi i casi, si rende necessaria una risposta in modalità di crisi.

Esempi:

• Finalizzare i materiali per un lancio che avverrà domani
• Copertura del lavoro di un collega in congedo
• Risolvere un problema tecnico di emergenza che impedisce ai clienti di utilizzare il prodotto
• Risolvere un conflitto dell'ultimo minuto con un cliente che, se non viene affrontato, potrebbe sfociare sui social media

I compiti del quadrante 1 sono inevitabili. Per quanto possiate pianificare bene la vostra giornata, alcune cose sfuggono al vostro controllo.

Tuttavia, il problema è che quando ci si concentra troppo su questi compiti si trascurano gli obiettivi a lungo termine che sono importanti per voi.

la Covey avverte che passare tutto il giorno in modalità crisi, spegnendo gli incendi, finirà per prosciugare le vostre energie e farvi entrare nel Quadrante 4

Quadrante 2: programmare - non urgente ma importante

I compiti importanti ma non urgenti non hanno un giorno di scadenza, ma sono essenziali per ottenere risultati a lungo termine.

Poiché questi compiti non hanno scadenze immediate, è facile rimandarli a favore di compiti più urgenti.

Esempi:

• Sviluppare un piano strategico a lungo termine per la vostra azienda o il vostro team
• Investire nello sviluppo professionale e nell'apprendimento di nuove competenze
• Condurre ricerche di mercato per identificare nuove opportunità per la propria organizzazione
• Scrivere un business plan o una proposta per una nuova iniziativa
• Rivedere e aggiornare i propri obiettivi personali o professionali
• Organizzare e riordinare il proprio spazio di lavoro per aumentare la produttività

A differenza del Q1, che è più incentrato sullo spegnimento degli incendi, il Q2 è il momento in cui pianificate con pazienza e date priorità agli obiettivi significativi.

Ma questi compiti sono in stallo per sempre perché non hanno una scadenza precisa.

covey suggerisce di considerare questi compiti non come problemi da risolvere, ma come opportunità di crescita professionale e individuale

Quadrante 3: Delegare - urgente ma non importante

Questo quadrante comprende tutte le attività che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine. Questi compiti non sono il miglior uso del vostro tempo e devono essere esternalizzati o delegati.

Esempi:

• Rispondere alle e-mail dei clienti
• Scorrere i social media alla ricerca delle ultime tendenze
• Lavorare sul feedback dei clienti
• Inserimento di dati analitici o relativi ai clienti in fogli di lavoro
• Riunioni casuali tra un lavoro importante e l'altro

I compiti in questo quadrante non richiedono necessariamente la vostra competenza; sono semplicemente urgenti ma non per voi. quando si passa troppo tempo a lavorare in questo quadrante, si rischia di perdere il controllo sulla propria agenda. Ecco perché dovete delegare questa attività ad altre persone

Pensateci:

dovete partecipare a quella riunione o qualcun altro può inviarvi il verbale?

dovete inserire i dati manualmente o potete utilizzare un sistema di gestione dei progetti autonomo come ClickUp? (La spina più dolce 😉)

Una parte essenziale di questo quadrante è imparare a dire No. Smettete di assumervi responsabilità che non dovrebbero ricadere su di voi. Fate ciò che dovete, non ciò che potete!

Delegare compiti è facile in ClickUp; assegnateli direttamente al team o @menzionateli in un commento

Naturalmente, in alcuni casi non è possibile delegare alcuni compiti in questo quadrante. In tal caso, potete comunque impegnarvi per evitare che si impadroniscano della vostra giornata o della vostra settimana. Ad esempio, potreste:

• Stabilire aspettative chiare sul tempo o sull'impegno massimo che potete dedicare a un compito
• Programmare le attività prioritarie per il momento più produttivo della giornata e poi programmare le attività non importanti intorno ad esse
• Discutere del proprio carico di lavoro con il proprio manager
• Esercitarsi a rifiutare le richieste di compiti che non sono in linea con i propri obiettivi e traguardi

Leggi anche: Come evitare_ perditempo al lavoro

Quadrante 4: cancellarlo - non urgente e non importante

I compiti che rientrano in questo quadrante vanno eliminati. Questi compiti inutili sono una perdita di tempo e non contribuiscono in alcun modo alla crescita personale o del team. Ma se vi dedicaste ad esse, perdereste ore, per poi pentirvene.

Esempi:

• Partecipare a riunioni che potrebbero essere fatte via SMS
• Scorrere i social media con l'impressione di trovare tendenze
• Distrazioni inutili da parte dei colleghi di lavoro

Ehi, questo non significa sacrificare ogni briciolo di divertimento. Persino Eisenhower ha bilanciato la sua routine di lavoro, piena di impegni e stress, con uscite a golf per rilassarsi e distendersi.

secondo Covey, il trucco è l'equilibrio. Per ottenere il massimo dal vostro tempo libero, dovete essere intenzionali

A

[Ricerca del Journal of Applied Psychology](https://www.researchgate.net/publication/330940650 godetevi la vostra serata, siate proattivi domani, come le esperienze extra-lavorative modellano la vostra attività quotidiana)

afferma che la natura del tempo libero che si concede influenza indirettamente la produttività durante il lavoro. In altre parole, ciò che si sceglie di trascorrere nel tempo libero può influenzare la settimana lavorativa.

Ad esempio, fare esercizio fisico può motivare, mentre lo yoga e la meditazione possono aiutare a rilassarsi durante la giornata lavorativa. Allo stesso modo, dedicarsi a un hobby, fare volontariato o trascorrere del tempo con la famiglia e gli amici può aumentare la produttività.

Detto questo, ecco alcuni consigli per utilizzare efficacemente la matrice.

Consigli per stabilire le priorità delle attività con la Matrice di Eisenhower

1. Non saturare troppo un quadrante

Come project manager, potreste avere molti compiti nella vostra lista di cose da fare. Ma assicuratevi di non sovraffollare i quadranti. In questo modo si evita che la matrice diventi troppo ingombrante e ingestibile.

L'ideale sarebbe inserire non più di dieci compiti o attività in ogni quadrante. Un lungo elenco di compiti porta solo a una gestione inefficace del lavoro.

Siamo sicuri che ci saranno alcune attività che potrete escludere prima di annotare le vostre cose da fare nei quadranti. Potete anche provare a creare più matrici o a combinarle in una matrice principale per gestire in modo pulito progetti e attività prioritari ma disordinati.

2. Usate dei distinguo visivi per le attività

La visualizzazione è un metodo comprovato per aumentare l'efficienza del flusso di lavoro. Permette di avere una visione a volo d'uccello dell'intero flusso di lavoro.

Il modo migliore per visualizzare le attività, in linea con la Matrice di Eisenhower, è la codifica a colori, semplice ma efficace.

Compiti ClickUp

utilizza un metodo simile per aiutare a visualizzare le attività. È possibile codificare le attività per colore, assegnare priorità, utilizzare etichette con nomi e persino filtrare le attività in base alle etichette.

Categorizzate le attività in base a priorità urgenti, alte, normali e basse con ClickUp Task Priorities

Ecco come potete codificare i colori delle vostre attività:

• Rosso
  • Per le attività di massima priorità. Il nostro cervello è programmato per rispondere e occuparsi delle cose che lampeggiano in rosso
• Giallo
  • Attività con la seconda priorità
• Blu
  • Attività con la terza priorità più alta
• Verde
  • Attività a bassa priorità

Nel frattempo, potete facilmente tradurre questi elementi nella vostra Matrice di Eisenhower come meglio credete. Quelli rossi vanno nel quadrante 1, quelli gialli nel quadrante 2, ecc.

3. Evitare la gestione eccessiva

La gestione eccessiva della Matrice di Eisenhower è una forma di procrastinazione. Non bloccatevi a vagliare ogni compito nei minimi dettagli. Utilizzate invece Cervello ClickUp per sapere rapidamente a cosa si deve lavorare, quali compiti sono prossimi alla scadenza, quali sono in ritardo, ecc.

ClickUp Brain vi aiuta a stabilire le priorità e a semplificare le attività quotidiane

Inoltre, evitate di dedicare troppo tempo all'assegnazione dei compiti a un quadrante. Assegnatevi 30-50 minuti al mese/settimana (a seconda della densità di attività) e progettate la vostra matrice entro questo periodo.

4. Eliminare prima

Eliminate le voci della vostra lista di cose da fare che non sono né urgenti né importanti. Delegatele all'abisso giusto, il quadrante 4.

Eliminando questi compiti si libera tempo (e banda mentale) per gestire meglio le altre attività. Rivedete la vostra lista di cose da fare e rimuovete queste voci prima di dare priorità agli altri tre quadranti.

5. Separare il personale dal professionale

La prima lezione di economia che abbiamo ricevuto a scuola è: "Tratta la tua attività come un'entità separata" Questo principio vale anche per l'ottimizzazione del vostro quadro Eisenhower.

Ecco perché.

Mescolare gli obiettivi personali e professionali può essere travolgente. Non dà il giusto peso ai compiti: alcuni privilegiano i compiti personali rispetto agli obiettivi professionali, mentre altri fanno il contrario.

La componente di urgenza e importanza dei compiti personali sarà sempre superiore a quella del lavoro professionale (a causa di un legame emotivo).

Nel frattempo, le attività lavorative e quelle personali hanno tempi, risorse e approcci diversi, che richiedono un processo di pensiero unico.

Quindi, unirli insieme non è una grande idea. Aumenta il numero di compiti in ogni quadrante e a volte genera conflitti.

Tuttavia, se vi è piaciuto il concetto di Eisenhower e volete utilizzarlo su entrambi i fronti, vi suggeriamo di creare matrici diverse per i vostri compiti personali e professionali. Separate i vostri obiettivi professionali e personali e affrontateli singolarmente.

6. Monitorare il tempo di esecuzione dei compiti dopo la matrice

Tracciate e valutate il vostro utilizzo settimanale del tempo utilizzando la matrice. Registrate le attività a intervalli di 30 minuti utilizzando un foglio di calcolo o un'applicazione dedicata alla gestione delle attività come ClickUp.

💡Tip: {\an8}ClickUp Time Tracker {\an8} semplifica il rilevamento del tempo. Registrate il tempo dal vostro desktop, dal dispositivo mobile o dal browser web con il programma gratuito di ClickUp estensione Chrome _. Saltate da un'attività all'altra e aggiungete il tempo in modo retroattivo senza doverlo inserire e tracciare manualmente

Quindi, ordinate le attività completate in quadranti in base alla loro importanza e urgenza e assicuratevi che siano in linea con i vostri obiettivi.

Verificate la distribuzione delle attività in ciascun quadrante e verificate se è necessario apportare modifiche. Per un equilibrio ottimale, cercate di mettere la maggior parte delle attività nel quadrante 2.

7. Rifinite la vostra matrice.

Regolate la matrice in base alle vostre prestazioni durante la settimana di test della matrice.

Riformulatela in base alla quantità di tempo che dedicate ai vostri compiti e progetti. Forse avete valutato male alcuni compiti quando li avete inseriti nei quadranti. Utilizzate questa esperienza per comprendere meglio i vostri progetti e compiti, in modo da poterli bilanciare con maggiore efficienza.

I migliori professionisti usano la Matrice di Eisenhower

Persone di ogni estrazione sociale utilizzano la Matrice di Eisenhower. Che si tratti di coraggiosi vigili del fuoco o di esperti amministratori delegati, le prove dei suoi benefici continuano a fioccare.

Vasyl Ivanov, fondatore e CEO di KeepSolid, garantisce i vantaggi della matrice . Ha sperimentato molti strumenti di produttività, affermando: "Come amministratore delegato, inizialmente ho provato a utilizzare diversi strumenti di gestione delle attività... non mi aiutavano a bilanciare le priorità... Ho scoperto che il pericolo maggiore dell'uso di più piattaforme di gestione delle attività era che mi davano la falsa sensazione di avere il controllo"

Poi ha scelto la Matrice di Eisenhower.

Utilizzando la Matrice di Eisenhower per sviluppare una comprensione più profonda di ciò che **_efficacia significa veramente, sono stato in grado di concettualizzare nuovi strumenti_..

Vasyl Ivanov, CEO di KeepSolid

Numerose applicazioni del Play Store e dell'App Store promuovono la Matrice di Eisenhower per aiutare le persone a stabilire le priorità degli incarichi in modo sensato. Anche numerose aziende tecnologiche hanno colto l'opportunità di migliorare la produttività dei dipendenti.

La Matrice di Eisenhower sta diventando sempre più popolare come strumento di produttività. Provatela e verificate voi stessi!

Esempi e modelli di matrice di Eisenhower

Prima di immergerci negli esempi, vi presentiamo il modello di lavagna completamente personalizzabile di ClickUp per la definizione delle priorità e la gestione del tempo. Questo modello vi aiuterà a organizzare i vostri compiti e ad annotare le vostre idee prima di convertirle in azioni.

Scarica questo modello

Il modello di matrice di Eisenhower di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a prendere decisioni migliori dando priorità alle attività in base all'importanza e all'urgenza.

Modello di matrice ClickUp Eisenhower

aiuta a classificare i compiti in base alla loro urgenza e importanza, in modo da potersi concentrare prima sulle cose più importanti. I suoi vantaggi includono:

• Concentrare l'attenzione sui compiti più importanti
• Suddivisione di progetti enormi in parti gestibili
• Riduzione dello stress e dell'ansia grazie all'organizzazione del lavoro
• Permettere di lavorare in modo più efficiente, concentrandosi sulle cose importanti

/Riferimenti/ https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6292450&department=marketing&\gl=1\*9prb00\*\gcl_au\*MjAzODI1OTY3Ni4xNzE0NDUzMjEx Scarica questo modello /%href/

Ora che disponete di un modello, cerchiamo di capire come utilizzarlo in diversi scenari.

Caso d'uso 1: Gestione efficiente dei progetti

La Matrice di Eisenhower semplifica la definizione delle priorità dei compiti separando l'urgenza dall'importanza. È ottima per gestire le risorse, rispettare le scadenze e gestire più richieste.

Per i team leader, l'allocazione intelligente delle risorse evita di sovraccaricare o sottoutilizzare i dipendenti.

Con una chiara visione del carico di lavoro, i leader possono facilmente controllare quanto è impegnato ogni membro del team nell'arco di una settimana, due settimane o un mese, assicurandosi che tutti siano sulla stessa pagina e verso un obiettivo comune.

L'uso della Matrice di Eisenhower nella gestione dei progetti aiuta a vedere il quadro completo. Vi tiene informati su tutti i compiti e mette in evidenza quelli più urgenti per far sì che tutto fili liscio.

Immaginate di usare la Matrice di Eisenhower per gestire un progetto. Ecco come si potrebbero dividere le attività del progetto in quadranti:

• Primo quadrante: risolvere un bug critico, rispettare una scadenza del cliente o risolvere un blocco del progetto; essenzialmente attività sensibili al tempo
• Secondo quadrante: Pianificazione del progetto, sviluppo del team o valutazione del rischio
• Terzo quadrante: Email non urgenti o riunioni non critiche
• Quarto quadrante: Eccessiva navigazione online o socializzazione durante l'orario di lavoro, riunioni di aggiornamento o attività meno urgenti non correlate al progetto principale

Caso d'uso 2: aumento della produttività personale

Classificando le attività in base a una matrice di urgenza e importanza, è possibile gestire il proprio tempo e l'energia, affrontando ciò che conta davvero.

Questo approccio strategico vi aiuta a rimanere organizzati e a prevenire il burnout, mantenendovi concentrati e motivati a raggiungere i vostri obiettivi.

Vedere i compiti assegnati, i compiti giornalieri completati, le chat e lo stato del carico di lavoro nella propria ClickUp Personal Productivity Dashboard

Per quanto riguarda la produttività personale, la matrice decisionale di Eisenhower potrebbe avere il seguente aspetto:

• Primo quadrante: Pagare le bollette scadute, affrontare un'emergenza familiare o completare compiti importanti e urgenti in scadenza oggi
• Secondo quadrante: Fare esercizio fisico regolare, passare del tempo di qualità con la famiglia o imparare una nuova abilità
• Terzo quadrante: Partecipare a un evento a cui non si è interessati o fare commissioni per gli altri
• Quarto quadrante: Compiti non essenziali, come seguire un programma televisivo

Caso d'uso 3: migliorare la collaborazione di gruppo

La matrice per la collaborazione di gruppo migliora il modo in cui lavoriamo insieme, rendendo le cose più fluide al lavoro.

Classificando i compiti in base all'urgenza e all'importanza, voi e il vostro team sviluppate una comprensione condivisa delle priorità, che porta a un migliore allineamento e a un migliore processo decisionale.

Il risultato è un team più efficiente e coeso, che si muove come un'unica entità, in cui i membri si sostengono a vicenda e portano a termine i progetti.

Per esempio, in un contesto di collaborazione tra team, la matrice di Eisenhower potrebbe avere il seguente aspetto:

• Primo quadrante: Risolvere un conflitto tra i membri del team, presentare una proposta di progetto in tempo o partecipare a una riunione cruciale
• Secondo quadrante: Partecipare ad attività di team-building, fissare obiettivi di team a lungo termine o fare da mentore ai membri più giovani del team
• Terzo quadrante: Rispondere a e-mail non essenziali, partecipare a riunioni facoltative o organizzare una trasferta del team
• Quarto quadrante: Discutere di argomenti irrilevanti durante le riunioni o lavorare su compiti non presenti nella lista delle cose da fare

Sfide nell'utilizzo della Matrice di Eisenhower

Sebbene la Matrice di Eisenhower sia tra le più importanti modi migliori per stabilire le priorità dei vostri compiti lascia molto spazio ad alcuni aspetti della definizione delle priorità nella gestione dei progetti. Analizziamo queste sfide:

Le problematiche rimangono non affrontate

Sebbene sia vantaggiosa, la matrice semplifica eccessivamente la complessità dei progetti a più livelli. Questo fa sì che la matrice interpreti in modo errato alcuni compiti per i fattori. Alcuni compiti possono avere elementi sia di urgenza che di importanza: la matrice non può aiutare a distinguere queste sfumature.

Ad esempio, rispondere a un'e-mail di un cliente può essere urgente e importante, a seconda della situazione. Tuttavia, la matrice potrebbe considerarlo importante ma non urgente.

Categorizzazione soggettiva

La determinazione di ciò che è "urgente" o "importante" è soggettiva e può variare tra individui o team. Questa soggettività può portare a interpretazioni e categorizzazioni diverse.

Supponiamo che abbiate una riunione di squadra, che è importante dal vostro punto di vista. Tuttavia, potrebbe non essere importante per alcuni membri del team. La Matrice di Eisenhower non ha questa soggettività ed è quindi più adatta per un uso personale.

ClickUp vi aiuta a superare questa sfida e vi offre strumenti, flussi di lavoro e un approccio coesivo per sviluppare una Matrice di Eisenhower orientata al team.

Non molto dinamico

La matrice potrebbe non tenere conto dei cambiamenti di priorità dei compiti nel tempo. Un compito considerato non urgente e non importante oggi può diventare urgente e importante in seguito, e la matrice potrebbe non adattarsi dinamicamente a questi cambiamenti

Ma come affrontare queste sfide? Conosciamo alcuni trucchi per bilanciare queste carenze:

• MetodoMoSCoW: Questo framework categorizza le attività come Must-haves, Should-haves, Could-haves e Won't-haves. Aiuta a dare priorità alle attività in base alla loro criticità per il successo del progetto ed è quindi ottimo per i project manager e i team leader
• **Queste tavole sono ideali per organizzare visivamente le attività. Le attività si muovono attraverso le fasi, riflettendo il loro stato, e possono essere riorganizzate facilmente. Possono essere condivise tra tutti i membri del team e spesso sono integrate in alcune applicazioni di gestione dei progetti. La vista Kanban Board di ClickUp e altre 15 viste vi aiutano a definire facilmente le priorità e a gestire le attività con aiuti visivi.

Visualizzate i vostri flussi di lavoro con la Board View di ClickUp

• Principio del Pareto (regola dell'80/20): Il principio suggerisce che l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Questo approccio aiuta a dare priorità alle attività di maggiore impatto. Vi incoraggia a identificare le attività che contribuiscono maggiormente ai vostri obiettivi e a concentrarvi su di esse. ,
• **Questo metodo è particolarmente utile nella gestione dei progetti. Le attività sono classificate come Epopee (grandi gruppi di lavoro), Funzioni (raggruppamenti all'interno di un'Epopea) e Storie dell'utente (singole attività all'interno delle Funzioni).

Come potete vedere, molte di queste sfide possono essere aggirate semplicemente utilizzando un software di gestione dei progetti competente come ClickUp. Esaminiamo quindi come intrecciare la Matrice di Eisenhower con ClickUp.

Come implementare la Matrice di Eisenhower in ClickUp

ClickUp è un negozio unico per tutte le esigenze di gestione dei progetti, quindi non sorprende che possa aiutarvi a integrare la Matrice di Eisenhower.

Lavagne ClickUp

offre una tela visiva per disegnare, creare e collegare le idee. Utilizzatela per disegnare la Matrice di Eisenhower e per annotare i compiti, collaborando con il vostro team mentre aggiungete i compiti.

Quindi, convertite l'elenco dei compiti in schede interattive con un clic. Assegnate le schede ai membri giusti del team. Utilizzate i flag di priorità e i tag per delegare in modo efficiente, assicurando una sincronizzazione completa durante tutto il processo.

Incorporare documenti, disegnare illustrazioni, aggiungere collegamenti con punti correlati con ClickUp Whiteboards

È possibile ottenere risultati simili anche con

Documenti ClickUp

dove più membri del team possono collaborare commentando suggerimenti e idee. In questo modo è possibile stabilire le priorità delle attività come team e ottenere il consenso di tutti su ciò che viene fatto e perché.

Collaborate con il vostro team per elencare e dare priorità alle attività con ClickUp Docs

In

Attività ClickUp

è possibile utilizzare etichette personalizzabili per etichettare alcune attività come Importanti o Urgenti. La funzione Priorità attività consente inoltre di codificare le attività in base alla loro priorità. La Vista Kanban di ClickUp è utile per la visualizzazione.

E potete condividere tutto questo su

Chat ClickUp

o altri mezzi di comunicazione.

Nel complesso, la Matrice di Eisenhower è un ottimo modo per gestire compiti che potrebbero essere in conflitto per motivi di urgenza e importanza. Anche se la matrice può avere alcuni difetti, è comunque uno dei modi migliori per i team di assegnare le priorità alle responsabilità quotidiane. Le piattaforme di produttività come ClickUp possono aiutare a eseguire la matrice in modo efficiente.

Provate la Matrice di Eisenhower e vedetene gli effetti sulle prestazioni del vostro progetto. Iniziare a stabilire le priorità oggi stesso.

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!

Pop Quiz sulla matrice Eisenhower

Spero che abbiate prestato attenzione perché ora è il momento del quiz. 🥁

Utilizziamo questo quiz come ripasso della Matrice di Eisenhower, in modo che possiate implementarla facilmente nelle vostre attività commerciali.

Se rispondete correttamente a tutte le domande, il gelato lo offriamo noi! 🍦

Domanda 1:

Elon Musk si sveglia al mattino. Ecco cosa ha in agenda:

a) Lavorare a un nuovo logo per X

b) Preparare il lancio di SpaceX

c) Mangiare una pizza alle acciughe con Joe Rogan

d) Rispondere agli investitori per SpaceX

Provate a dare priorità a questi compiti da

da alta a bassa priorità

.

Domanda 2:

In qualità di project manager che bilancia le esigenze immediate con gli obiettivi a lungo termine, quali quadranti della Matrice di Eisenhower sono cruciali per un successo duraturo nel tempo?

a) Quadrante 1 e Quadrante 2

b) Quadrante 2 e Quadrante 3

c) Quadrante 3 e Quadrante 4

d) Quadrante 1 e Quadrante 4

Domanda 3:

Nell'affrontare richieste dell'ultimo minuto e scadenze ravvicinate, quale quadrante della Matrice di Eisenhower enfatizza una gestione efficace per evitare di sentirsi sopraffatti?

a) Quadrante 1

b) Quadrante 2

c) Quadrante 3

d) Quadrante 4

Domanda 4:

State organizzando la "festa della procrastinazione", in cui i compiti sono invitati ma in ritardo rispetto alla moda. Voi, il padrone di casa, vi rendete conto che continuate a rimandare un compito particolare: la creazione di una lista di invitati per la festa.

In quale quadrante della Matrice di Eisenhower rientra la vostra procrastinazione nel creare la lista degli invitati?

a) Quadrante 1 (compiti urgenti e importanti - i VIP)

b) Quadrante 2 (compiti importanti, ma non urgenti - i ritardatari alla moda)

c) Quadrante 3 (compiti urgenti, ma non importanti - gli imitatori)

d) Quadrante 4 (Attività non urgenti e non importanti - I no-show)

Ecco le vostre risposte, ma non osate barare. Liam Neeson vi troverà e... il resto lo sapete.

Risposte:

1. b, d, a, c
2. a
3. a
4. b