Come tenere traccia dei compiti al lavoro

Nell'era delle distrazioni digitali, siamo tutti tormentati da una serie di compiti e responsabilità professionali e personali in continua espansione. Non è buffo come sembrino moltiplicarsi più velocemente di quanto riusciamo a spuntare dalle nostre liste di cose da fare? ✔️

Ma oggi non siamo qui per lamentarci, bensì per sconfiggere la sopraffazione! Nel corso degli anni, gli esperti di produttività hanno individuato diversi modi per aiutarvi a correggere le vostre attività personali e ad avere il controllo del vostro tempo, e noi li abbiamo raccolti per voi!

Sia che siate esperti di multitasking e vogliate perfezionare il vostro approccio al lavoro, sia che siate alle prime armi con la gestione delle attività, vi aiutiamo noi. In questo articolo vi illustreremo:

• I principali vantaggi di tenere sotto controllo le attività quotidiane
• 10 consigli utili per gestire le attività in modo più efficiente

Siete pronti a scoprire i metodi migliori per ridurre lo stress, aumentare la produttività e raggiungere gli obiettivi?

Vantaggi di tenere traccia delle attività sul posto di lavoro

Sappiamo tutti a cosa porta la disorganizzazione delle attività: Stress, ansia e scarsa autostima, soprattutto al lavoro. 🫠

Ma tenere meticolosamente traccia delle attività fa molto di più che tenere a bada lo stress! Innanzitutto, noterete un aumento della produttività: la vostra mente sarà più chiara e vi permetterà di identificare e risolvere facilmente i problemi sul lavoro e di inseguire i traguardi della crescita. Altri vantaggi sono:

• Allineamento degli obiettivi : Il tracciamento dei compiti all'interno dei team aiuta tutti i membri ad operare verso gli stessi obiettivi e a costruire un senso di solidarietà
• Miglioramento della gestione del tempo: Il tracciamento dei compiti consente di allocare il proprio tempo in modo saggio. Potete dare priorità a ciò che è importante in base a fattori come la data di consegna o l'urgenza e razionare le vostre ore di lavoro di conseguenza
• Responsabilità: Quando le attività sono tracciate, non c'è spazio per l'ambiguità. Tutti sanno cosa ci si aspetta da loro, favorendo una cultura della responsabilità
• Visualizzazione dei progressi: È davvero gratificante vedere i progressi fatti. Il monitoraggio dei compiti consente di visualizzare i progressi compiuti, aumentando il morale e la motivazione a continuare a impegnarsiraggiungere i vostri KPI o metriche di crescita personale
• Miglioramento del processo decisionale: Avere il quadro generale di tutte le attività e del loro stato rende più facile prendere decisioni informate

10 consigli di esperti su come tenere traccia dei compiti al lavoro

Abbiamo raccolto un tesoro di 10 modi per aiutarvi a tenere traccia delle vostre attività senza sforzo. Dai metodi più collaudati agli strumenti e alle strategie più moderne, abbiamo pensato a voi. 💫

1. Utilizzate un sistema affidabile software di gestione delle attività Nella battaglia per un efficace monitoraggio delle attività, una delle armi più potenti a vostra disposizione è proprio uno strumento di gestione delle attività. Questi strumenti di nuova generazione portano innovazione ed efficienza a portata di mano, semplificando il monitoraggio delle attività con funzioni quali:

• Notifiche personalizzabili per rimanere in carreggiata con promemoria tempestivi
• Automazione delle attività per eseguire compiti ripetitivi con il pilota automatico e risparmiare tempo
• Monitoraggio dell'avanzamento per visualizzare i movimenti e rimanere aggiornati sulle tempistiche di consegna
• Analisi che generano report approfonditi per comprendere i livelli di produttività e individuare le aree di miglioramento

Probabilmente vi starete chiedendo: uno strumento di gestione delle attività può fare tutto questo? Sì,

ClickUp

può!

ClickUp è una soluzione versatile all-in-one per la gestione delle attività e della produttività, progettata per semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza in qualsiasi ambiente di lavoro.

Gestire le attività in ClickUp

I thread di commento mantengono le conversazioni organizzate all'interno di un'attività, in modo che gli utenti non debbano scorrere tutti i commenti

ClickUp 3.0 è dotato di un intuitivo

suite di gestione delle attività

progettata per il multitasking senza soluzione di continuità e per l'organizzazione e la gestione di progetti di qualsiasi portata. Offre funzioni per pianificare flussi di attività personalizzati entro le scadenze e per monitorare tutto ciò che è in corso

cruscotti puliti

.

Cosa c'è di meglio? Con

ClickUp AI

clickUp AI riduce drasticamente il tempo e l'energia mentale spesi per creare e monitorare le attività. Combina l'elaborazione del linguaggio naturale e i suggerimenti di tipo bre-built, consentendo di:

• Creare attività e scadenze di progetto in pochi secondi
• Generare elementi di azione e sottoattività nel contesto delle attività
• Riassumere i thread di commenti e note di riunione per ottenere aggiornamenti sulle attività

Se si è a capo di una grande

team interfunzionale

utilizzare il sistema ClickUp

Vista del carico di lavoro

è il vostro genio della gestione dei compiti. Il layout consente di avere una visione completa degli incarichi, delle scadenze e dell'equilibrio del carico di lavoro del team.

Il

Vista della tabella

è altrettanto potente e offre un formato simile a un foglio di calcolo per il tracciamento delle attività. Le sue colonne personalizzabili supportano la registrazione dettagliata, l'ordinamento, il filtraggio e le azioni rapide in blocco.

2. Priorità alle attività in base all'impegno o all'urgenza

Quando si tratta di tenere sotto controllo le attività, c'è un piccolo trucco che può rendere la vita molto più facile: assegnare le priorità in base a fattori come l'urgenza o l'impegno richiesto. Gli esperti consigliano di utilizzare il metodo

la tecnica del "mangia la rana

che richiede di affrontare per primi i compiti sgradevoli o impegnativi, aumentando il senso di realizzazione e di sollievo.

Avete bisogno di aiuto per capire qual è la vostra rana? Sfruttate il

Matrice di Eisenhower

!

Si tratta di un semplice riquadro a quattro quadranti che aiuta a tracciare, visualizzare e determinare le attività prioritarie in base all'urgenza e all'importanza, eliminando le attività meno urgenti che possono essere delegate o non svolte affatto.

Scarica questo modello

Organizzate le vostre idee e create un piano d'azione utilizzando il modello di matrice di Eisenhower di ClickUp

Se volete sentirvi più padroni della situazione e meno sopraffatti, affidatevi al

Modello di matrice di ClickUp Eisenhower

. Vi permette di partire subito con uno strumento già pronto per catturare in modo efficiente le attività prioritarie.

Questo aiuto visivo è come una bussola per stabilire le priorità delle attività, che vi aiuterà a prendere decisioni più rapide e precise su ciò che richiede la vostra attenzione immediata. Scendete in ogni quadrante per definire cosa fare (la rana), schedulare (il girino?), delegare o cancellare! Scaricate questo modello

3. Impostate date di scadenza e promemoria per rispettare le scadenze

Ah, le scadenze, il cuore pulsante della produttività! 💓

Per quanto possiamo odiarle, ci impongono di farlo:

• Aggiungere struttura e ordine ai nostri flussi di lavoro, assicurandoci che nulla sfugga alle nostre maglie
• Gestire il tempo in modo più efficace per evitare di perdere le scadenze
• Eliminare la confusione e spingere le persone in un team a lavorare insieme e a portare a termine il lavoro

Un modo sicuro per ridurre lo stress delle scadenze incombenti è quello di ricordare le attività e le date di scadenza. Fiducia

Promemoria ClickUp

per aiutarvi con funzioni quali:

• Impostazione di promemoria giornalieri per voi e per i vostri collaboratori
• Ottenere riepiloghi delle attività di ogni giorno lavorativo
• Gestione delle notifiche in movimento da browser, desktop e dispositivi mobili

Impostare promemoria in ClickUp per mantenere le nuove abitudini positive

C'è di più! Con

Modelli di attività ClickUp

è possibile aggiungere e modificare facilmente le date di scadenza in diverse viste, come ad esempio

Gantt

,

Consiglio

,

Calendario

e la vista Tabella, che consentono una flessibilità senza pari nella visualizzazione delle scadenze.

Provate il nostro preferito

modelli di liste di cose da fare

per mappare e riorganizzare le date di scadenza più velocemente che mai:

1. Modello di elenco di attività giornaliere ClickUp
2. Modello di lavoro da fare ClickUp
3. ClickUp Modello semplice da fare
4. Modello semplice di gestione delle attività di ClickUp

4. Suddividere i compiti più grandi in sottocompiti più piccoli per una gestione migliore

Molti di noi commettono l'errore di aggiungere compiti vaghi alla propria lista di cose da fare. Per esempio, consideriamo un costruttore di nome Bob che aggiunge "Costruire una nuova casa" tra le cose da fare. Avrebbe senso? No! Deve aggiungere alla sua lista voci come "Finire il progetto dell'edificio" e "impermeabilizzare le materie prime": questo è l'obiettivo

linea di demarcazione tra la gestione di un compito e quella di un progetto

.

Il punto di partenza: suddividere i compiti più grandi in sottocompiti più piccoli e gestibili. Non si tratta di un semplice trucco, ma di una strategia comprovata che aumenta la produttività per rendere il vostro progetto meno scoraggiante.

Iniziate identificando i componenti chiave di un compito e assegnate un sottocompito per ciascuno di essi. Spuntando ogni sottocompito, sarete sempre più vicini al completamento del progetto.

Supponiamo che dobbiate gestire una massiccia campagna di marketing per il lancio di un nuovo prodotto. In questo caso, una scorciatoia potrebbe essere quella di utilizzare il comando Modello di piano dei compiti di gestione del progetto ClickUp per suddividere i compiti e seguirne l'avanzamento in un unico posto.

Scarica questo modello

Assicuratevi che il vostro progetto inizi senza problemi con il modello di piano delle attività di Project Management di ClickUp

Con questo modello, potete impostare sottoattività come la progettazione di materiale promozionale e l'esecuzione di annunci sui social media per la vostra campagna di marketing. Assegnate i compiti ai membri del vostro team con controlli di accesso specifici, assicurandovi che le responsabilità di ciascuno siano chiare. Quindi, è possibile visualizzare il

l'avanzamento del progetto

attraverso timeline e diagrammi di Gantt, vedere quando ogni attività inizia e finisce e assicurarsi che tutto sia in regola per il grande giorno del lancio! 🥳

Suggerimento: Con Task view 3.0, è possibile creare facilmente sottoattività facendo clic sull'icona "+" accanto all'intestazione delle sottoattività. Ciò consente di aggiungere più sottoattività a un'attività in un attimo! Scaricare questo modello

5. Stabilire una catena di autorità responsabile con la delega dei compiti

Il successo di un team si basa sullo sforzo collettivo, e la accettazione della delega è la regola d'oro per stabilire chi è responsabile di cosa. 🎖️

La pianificazione di una rete di deleghe intelligente garantisce che ogni compito possa essere collegato a una catena di autorità, responsabilità e responsabilità. Questo è particolarmente importante se avete un team remoto che spesso manca di coordinamento.

La buona notizia è che ClickUp offre diversi strumenti innovativi per colmare il divario di comunicazione stabilendo una gerarchia di squadra trasparente. Imponete una delega efficace e standard di comunicazione cristallini, in modo da avere qualcuno che risponda di ogni compito.

Utilizzate gli strumenti Modello di calendario ClickUp per l'elenco delle cose da fare e la sua vista Per ruolo per semplificare la delega dei compiti all'interno dell'organizzazione. Questo strumento ha un campo predefinito per il Livello di produttività, ideale per monitorare le prestazioni dei dipendenti. È inoltre possibile impostare obiettivi tracciabili per ogni dipendente e misurarne i progressi attraverso scorecard settimanali.

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Pianificate la giornata, la settimana e oltre con il modello di calendario ClickUp per la lista delle cose da fare

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6. Utilizzate etichette o cartellini per categorizzare i compiti

Vi siete mai sentiti come se la vostra lista di cose da fare fosse un puzzle caotico a cui mancano alcuni pezzi fondamentali? È qui che etichette e cartellini vengono in soccorso. Sono come lo Sherlock Holmes della ricerca delle attività, in quanto assicurano che ogni attività abbia la sua identità "elementare", rendendola facile da individuare e da classificare. 🕵️

Tutto questo è perfetto in teoria, ma assolutamente soddisfacente in pratica, soprattutto se si utilizzano i tag e le etichette colorate di ClickUp per stabilire le priorità.

Per esempio, team agili amano usare il Modello di gestione delle attività di ClickUp per gli sprint. Consente di impostare le priorità delle attività con bandiere colorate, etichettandole come Urgenti, Alte, Normali o Basse, il che serve come spunto visivo per i team.

Questo modello ha incorporato Campi personalizzati per mostrare chi è il responsabile, quando le cose devono essere consegnate e quanto tempo potrebbero richiedere. Seguite l'avanzamento dei compiti attraverso stati come In Progress, Review, Revision e Complete.

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Visualizzate le vostre attività quotidiane e il loro avanzamento sul modello di gestione delle attività di ClickUp

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7. Utilizzate i filtri e la funzionalità di ricerca per trovare rapidamente attività specifiche

Sapete quanto può essere difficile trovare quell'ago nel pagliaio, vero? I team di grandi dimensioni spesso soffrono dell'incapacità di trovare informazioni relative alle attività quando servono, e questo può avere un impatto brutale sul risultato finale.

Con Ricerca universale di ClickUp è possibile individuare immediatamente l'elemento specifico che si sta cercando invece di rovistare in un elenco infinito di attività. Allo stesso modo, è possibile sfruttare i cruscotti e il file Visualizzazione dell'elenco in ClickUp per analizzare l'avanzamento delle attività e le scadenze in pochi secondi.

Filtrate la visualizzazione dell'elenco in base allo stato, alla priorità, all'assegnatario o a qualsiasi campo personalizzato per adattare meglio gli elenchi di attività alle vostre esigenze

Con ogni piano di ClickUp 3.0, avrete la possibilità di scegliere dei filtri, come ad esempio:

• Per stato: Filtrare le attività in base allo stato, come Completato, In corso o In attesa, in modo da poter identificare rapidamente ciò che richiede la vostra attenzione
• Per data: Esaminare le attività in base alle scadenze e vedere cosa c'è da fare quando è necessario
• Per assegnatario: Particolarmente utile negli scenari di gruppo, in quanto consente di tenere traccia dei compiti dei singoli membri del team

8. Creare dipendenze tra le attività per stabilire relazioni tra le attività

Definire le dipendenze dei compiti è essenziale per tenere traccia dei compiti interconnessi. È come dire: "Per il compito A devi aspettare che il compito B finisca prima di poterlo iniziare"

E indovinate un po'? ClickUp consente di impostare queste dipendenze direttamente nelle attività o nelle viste. Si ottiene un'interfaccia visiva per determinare e tenere traccia di quali attività dipendono da altre, assicurando che tutto avvenga nella giusta sequenza.

La maggior parte dei modelli di attività di ClickUp consente di disegnare una sorta di tabella di marcia per il completamento. È possibile provare il Modello di elenco di attività di ClickUp per definire un'accurata cronologia delle attività per il vostro team. Create collegamenti tra attività e documenti per costruire un database avanzato per i vostri flussi di lavoro.

Organizzate e pianificate tutte le vostre attività in un unico posto con il modello di elenco attività di ClickUp Scaricate questo modello

9. Sfruttate i commenti e le note sui compiti

Quando si è immersi nelle attività, spesso è facile perdere il contesto di una particolare deliverable. Per esempio, controllate il vostro elenco di attività e trovate una voce intitolata "Review old inventory and send a report." Ora improvvisamente non ricordate quale inventario controllare e a chi inviare il report! 😅

L'aggiunta di commenti e note alle attività può fornire istruzioni precise, migliorando il processo di tracciamento complessivo. ClickUp dispone di funzioni innovative per prevenire gli scenari di perdita nel contesto. È possibile utilizzare:

1. Note contestuali: Utilizzare le note adesive digitali per annotare intuizioni o pensieri relativi a un'attività da consultare in futuro
2. Commenti didattici: Aggiungere istruzioni dettagliate all'interno dell'attività per guidare l'assegnatario, riducendo errori e confusione
3. Registri di avanzamento: Aggiornando regolarmente i commenti sull'attività con i propri progressi, si può creare un registro completo, evitando la duplicazione delle attività
4. Proofing: La condivisione di feedback e suggerimenti collaborativi attraverso il proofing può portare a un miglioramento dei risultati dell'attività

Tenete insieme tutte le vostre conversazioni all'interno dell'attività direttamente e assegnate commenti per trasformare facilmente i vostri pensieri in azioni

10. Rivedete e modificate regolarmente gli elenchi di attività per rimanere organizzati

Ogni giorno, riservate un po' di tempo per dare una controllata amichevole al vostro elenco di cose da fare. Sappiamo che sembra noioso, ma fidatevi di noi: renderete più facile il vostro domani. Prendetevi un momento per vedere cosa avete trionfalmente completato e se c'è qualcosa da modificare. Rendetelo il vostro rituale quotidiano per portare a termine le cose e vedervi trasformare in un ninja imbattibile!

Parlando di fare le cose (GTD), Il metodo di produttività GTD di David Allen è un ottimo modo per ridurre il disordine mentale, adottare misure di autocorrezione e completare il lavoro in modo efficiente. Consiste nel pianificare e seguire le attività attraverso cinque fasi:

1. Cattura
2. Chiarire
3. Organizzare
4. Riflettere
5. Coinvolgere

Il Modello ClickUp per fare le cose in grande si ispira a questa metodologia e la combina con strumenti moderni come le viste precostituite, i campi personalizzati e i documenti. È lo strumento ideale per definire le priorità, tracciare, eseguire e, soprattutto, **organizzare le attività esattamente come David Allen approverebbe!

Il modello Getting Things Done (GTD), basato sul sistema GTD di David Allen, aiuta a organizzare i compiti e i progetti registrandoli e suddividendoli in voci di lavoro attuabili Scaricate questo modello

Come tenere traccia dei compiti: Un passo alla volta

Anche con i migliori strumenti di gestione delle attività, se non si ha un piano, destreggiarsi tra una pletora di compiti in un giorno può sembrare come radunare dei gatti selvatici.

Quindi, procediamo per gradi: ecco un piano che vi permetterà di avere successo fin dall'inizio:

1. Scaricare unapplicazione per il monitoraggio delle attività di vostra scelta: Poteteiscriversi a ClickUp o qualsiasi altra applicazione di produttività che vi piace
2. Pianificate i vostri flussi di lavoro, le attività ricorrenti e gli elenchi di cose da fare: Una volta che avete scelto l'app, iniziate dalle basi. Create l'obiettivo principale, suddividetelo in attività, definite i parametri di completamento previsti e assegnate chi deve fare cosa
3. Assegnare le giuste priorità: Utilizzate un sistema per stabilire le priorità delle attività quotidiane, come la Matrice di Eisenhower o le etichette di priorità, e impostate dei promemoria per non perdere il filo del discorso
4. Iniziareblocco del tempo: Se la vostra giornata tende a essere interrotta da distrazioni impreviste, vi consigliamo di praticare il blocco del tempo. Si tratta di destinare a compiti non negoziabili specifici spazi di tempo nell'arco della giornata. Questo metodo vi aiuta a stabilire le priorità delle consegne senza essere distratti
5. Completare l'integrazione del calendario: Integrate la vostra lista delle cose da fare o l'app di gestione delle attività con il vostro calendario per vedere le attività in sospeso insieme agli appuntamenti e alle riunioni. Ad esempio, è possibilesincronizzare il vostro calendario ClickUp con qualsiasi calendario esterno per ottimizzare la giornata
6. Stabilire un'igiene regolare nel monitoraggio delle attività: Con i flussi di lavoro impostati, tutto ciò che dovete fare è rivedere la vostra app di monitoraggio delle attività ogni volta che volete per controllare i progressi

Gestite il vostro carico di lavoro con gli strumenti di gestione delle attività

Ricordate che la vera magia avviene quando applicate le strategie di monitoraggio delle attività in modo coerente. Il primo passo può essere il più difficile da compiere, ma un software di gestione delle attività come ClickUp rende il processo molto più semplice. Con le sue analisi di produttività integrate, gli strumenti di tracciamento del tempo e il automazione delle attività di routine potete modellare la vostra giornata lavorativa nel modo che preferite!