"Ho bisogno di più ore in un giorno..." o "come fanno ad essere già le 17?!" quando hai ancora tante cose da fare prima che la giornata finisca. 😅
Vi suona familiare? Ci sono passato!
E se aveste un modo per liberare ore del vostro tempo ogni settimana e concentrarvi sulle attività più importanti?
La buona notizia è che è possibile, con alcuni semplici consigli e tecniche di gestione del tempo che vi aiuteranno a sfruttare al meglio il vostro tempo al lavoro (e fuori).
In questo articolo vi presenteremo il concetto di blocco del tempo, il suo funzionamento e i diversi metodi di blocco del tempo che potete utilizzare per strutturare il vostro programma in modo da aumentare la produttività. Inoltre, vi illustreremo alcuni strumenti e consigli utili che possono rendere il processo più semplice.
Iniziamo!
Cos'è il blocco del tempo
Il blocco del tempo consiste nell'impostazione di blocchi di tempo specifici nella vostra agenda per diverse attività.
Invece di avere un vago elenco di cose da fare, si procede ad assegnare blocchi di tempo dedicati a tutte le cose da fare durante la giornata o la settimana. Questo aiuta a migliorare la concentrazione e a garantire che il tempo a disposizione sia sufficiente per tutte le priorità.
Secondo il Giornale americano di medicina dello stile di vita , i ricercatori hanno scoperto che il blocco del tempo e altri metodi di pianificazione possono migliorare le capacità di gestione del tempo e la produttività generale.
Il blocco del tempo può essere utile per coloro che:
- Lottano con l'assegnazione di priorità alle attività quotidiane⏰
- Sono sommersi dalle cose da fare e non riescono a concentrarsi su una sola cosa⏰
- Hanno difficoltà a ritagliarsi del tempo per le cose importanti⏰
- Si sentono demotivati o non interessati all'attività da svolgere⏰
- Sono statilottato con la gestione del tempo⏰
Leggi anche: Suggerimenti per la gestione del tempo
Come funziona il blocco del tempo
Avete un sacco di cose da fare? Suddividiamole in parti gestibili! Ecco i passaggi da seguire per il vostro primo esercizio di blocco del tempo:
- Fare un elenco: Scrivere tutto quello che c'è da fare, compresi gli impegni di lavoro, le riunioni e gli impegni personali.
- Stimare la durata stimata: Quanto tempo richiederà ogni cosa? Fate una stima approssimativa, ma ricordate che le cose possono richiedere più tempo di quanto pianificato. Ricordate anche di tenere conto di eventuali interruzioni
- **Usate un calendario per bloccare il tempo per ogni attività. Ad esempio, "9-10 AM: Email", "10-11 AM: Controllo dei numeri commerciali di ieri" e così via. Non dimenticate di bloccare il tempo per i pasti e le pause
- $$$a alla volta: Quando è il momento di svolgere un'attività, Da fare solo quella. Niente distrazioni, niente multitasking. Sarete molto più produttivi!
- **Alla fine della giornata o della settimana, verificate cosa ha funzionato e cosa no. Modificate il vostro programma per la prossima volta.
Ricordate che non c'è nulla di male ad apportare modifiche in corso d'opera. L'obiettivo di una tecnica di gestione del tempo è rendere la vita più facile, non più difficile!
Benefici del blocco del tempo
Molte persone hanno problemi a gestire il proprio tempo. Ci sono sempre troppe cose da fare e poche ore nella giornata, il che può portare a stress, burnout, ansia, ecc.
Il blocco del tempo non solo aiuta ad allenare il cervello a creare confini sani con il tempo e a formare abitudini sane, ma ha anche diversi altri benefici:
- Rende più organizzati nell'approccio alle attività quotidiane
- Aiuta a terminare di più e a sentirsi realizzati
- Riduce al minimo le distrazioni e aiuta a concentrarsi meglio
- Riduce lo stress e l'ansia per tutto ciò che si deve terminare
- Previene il sovraccarico di lavoro e il burnout limitando il tempo dedicato a ogni attività specifica
- Garantisce a voi e al vostro team il rispetto dei tempi previsti
/Riferimenti/ https://clickup.com/it/blog/43704/modelli-di-blocco-del-tempo/ Implementare il blocco del tempo /%href/
vi renderà più produttivi e padroni della vostra vita.
Metodi di blocco del tempo
Esiste più di un modo per bloccare il tempo. La giusta tecnica di blocco del tempo da usare dipende dal tipo di lavoro da fare. I tipi comuni di blocco del tempo sono:
Timeboxing ⏳
Vi è mai capitato di iniziare a fare qualcosa per poi cadere nella tana del coniglio e riemergere ore dopo, chiedendovi dove fosse finito il tempo? Se è così, provate il timeboxing.
Introdotto per la prima volta come un metodo tecnica di gestione del tempo per lo sviluppo agile del software, il timeboxing è oggi un metodo di blocco del tempo molto diffuso tra i lavoratori della conoscenza. Impedisce lo spreco di tempo limitando il tempo trascorso su una particolare attività.
Ogni specifico blocco di tempo è chiamato 'timebox' e può avere intervalli che vanno da poche ore a giorni. Ogni blocco di tempo specifico è chiamato "timebox" e può variare da ore a giorni; ha orari specifici di inizio e fine; alla fine del timebox, si deve interrompere ciò che si stava facendo, indipendentemente dallo stato di avanzamento (o dalla sua mancanza).
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-41.png Il piano di sprint in ClickUp è un esempio di timeboxing /$$$img/
Gli sprint mensili sono un'istanza di timeboxing, che si può fare senza sforzo con ClickUp
Gli sprint per lo sviluppo del software sono un esempio di timeboxing al lavoro. Ci sono obiettivi e attività cardine specifici per ciascuno di essi, insieme a date di inizio e fine definite per attività specifiche. Tutto ciò che non si riesce a completare entro la fine di uno sprint deve essere spostato a quello successivo. Elon Musk programma la sua intera giornata in blocchi di tempo di 5 minuti. Tutto, e intendiamo dire tutto, è programmato sul Calendario.
Giornate a tema 📅
Questo metodo di produttività permette di evitare il cambio di contesto programmando insieme attività simili. La differenza sta nel tipo di lavoro: la tecnica funziona quando le attività possono essere suddivise in tre-cinque grandi gruppi, ciascuno in grado di occupare all'incirca un'intera giornata lavorativa.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Hourly-Schedule-Template-1400x963.png Creare blocchi di tempo per attività specifiche in diversi giorni della settimana con l'approccio del giorno tematico /$$$img/
Creare blocchi di tempo per attività specifiche in diversi giorni della settimana con l'approccio del giorno a tema
Ad esempio, se gestite un canale di social media, un blog o un vlog, potete implementare il blocco del tempo dividendo la vostra settimana lavorativa in giorni tematici:
- Monday: Ricerca
- Martedì: Creazione di contenuti
- Mercoledì: Modifica e pubblicazione dei contenuti
- Giovedì: Riunioni e contatti
- Venerdì: Analisi e ottimizzazione SEO
Ecco Kristi DaSilva , CEO di DaSilva Life e consulente di ClickUp, condivide il modo in cui crea i suoi blocchi di tempo settimanali e ne tiene traccia in ClickUp.
Mi piace mappare visivamente le mie attività principali nella vista Mappa per avere un'idea del mio carico di lavoro settimanale. Anche se uso la vista "Tutto" per visualizzare tutte le attività della settimana, mi piace mappare i temi principali nel mio Blocco orario settimanale ogni domenica per prepararmi alla settimana successiva.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/time-tracking-and-scheduled-tasks-in-board-view-in-clickup-edited.png monitoraggio del tempo e attività pianificate nella vista Bacheca di ClickUp /$$$img/
Monitoraggio delle attività pianificate nella vista Bacheca di ClickUp Jack Dorsey cofondatore di Twitter (ora X) e CEO di Square, utilizza anche lui giornate a tema per gestire il proprio tempo e mantenere la produttività.
Il lunedì, in entrambe le società, mi concentro sulla gestione e sulla direzione dell'azienda... Il martedì mi concentro sul prodotto. Il mercoledì mi occupo di marketing, comunicazioni e crescita. Il giovedì è dedicato agli sviluppatori e alle partnership. Il venerdì mi concentro sull'azienda, sulla cultura e sul reclutamento. Il sabato mi prendo una pausa, faccio escursioni. La domenica è dedicata alla riflessione, al feedback, alla strategia e alla preparazione per la settimana.
Jack Dorsey, CEO di Square
Attività di batching 📚
Da fare un numero di piccole attività dello stesso tipo durante la giornata o la settimana? Il raggruppamento delle attività potrebbe essere utile in questo caso.
Il Task batching è una tecnica di produttività in cui si mettono insieme attività simili, riducendo il carico cognitivo. A seconda del volume di lavoro, si potrebbero bloccare alcune ore alla settimana per ogni tipo di attività.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-440-edited.png Modello di blocco del tempo giornaliero di ClickUp /$$$img/
Allineate le vostre attività alle ore di massima produttività con il batching delle attività di ClickUp
Ad esempio, se lavorate nel settore commerciale, potete creare dei lotti di attività come segue:
- Scrivere e inviare email
- Effettuare telefonate di follower
- Aggiornare il CRM
- Emissione di fatture
- Ricerca di concorrenti
- Riunioni di team Marc Andreessen cofondatore e socio generale di Andreessen Horowitz, crede anch'egli nel blocco del tempo per la produttività. Il suo approccio combina il raggruppamento delle attività con giornate a tema, con il lunedì e il venerdì riservati al lavoro collaborativo.
La giornata tipica per me in questo momento è letteralmente seguire il calendario molto da vicino. Cerco di avere una giornata il più possibile "programmata".
Marc Andreessen, cofondatore e socio accomandatario, Andreessen Horowitz
Volete saperne di più? Ecco cosa abbiamo scritto in precedenza su raggruppamento delle attività .
Il metodo Pomodoro 🍅
Avete bisogno di un modo semplice ma efficace per strutturare la vostra giornata lavorativa e migliorare la produttività o smettere di procrastinare? Provate il metodo Pomodoro.
/$$$img/ https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXfYhT475qoa97am9GYLhZTyN4sh-OMBpZdRoLEJkjFYuEOhAKgH3sTs1uLSP7b18R0\388I0z0JDCGV8NRMCUJcALaf9mb2xxxtDatgMs4fUBVXvWRjDwSvF1IAde-jSy7a-purlilHhj6CrQ4V4EhjdNWc?chiave=CUG2YHCKwXw1eq3yeYzuMA Il blocco del tempo per la produttività con il metodo Pomodoro /$$$img/
via: Schizzi di pianificazioni La tecnica del Pomodoro, che prende il nome dal timer a forma di pomodoro utilizzato dal suo autore Francesco Cirillo, prevede lavori concentrati per intervalli di tempo fissi seguiti da pause. Ogni sessione di lavoro viene chiamata "Pomodoro". Questo modo di lavorare ci tiene impegnati e migliora la nostra capacità di concentrazione.
Attore famoso Tom Hanks si è affidato al metodo Pomodoro per mantenere la produttività durante la stesura del suo primo libro, "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece"
Volete saperne di più? Abbiamo scritto del metodo Pomodoro qui .
Come iniziare a bloccare i tempi di lavoro
Sebbene si possa iniziare a bloccare gli orari con una semplice agenda giornaliera, un'app per la gestione delle attività con un gestione del tempo funzionalità/funzione è più efficiente.
Una piattaforma come ClickUp semplifica il blocco del tempo; è possibile aggiungere, modificare e visualizzare i blocchi di tempo con facilità. Inoltre, avere tutto all'interno della stessa piattaforma riduce il cambio di contesto. 🚀
Valutate tutto ciò che dovete terminare
Prima di tutto: iniziate a elencare tutto ciò che dovete Da fare. Si possono seguire diverse strade.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-310.png Lista di controllo delle attività di ClickUp: Lista di controllo per la creazione del contenuto /$$$img/
Documentate tutti i vostri impegni con le liste di controllo di ClickUp
Con elenchi di cose da fare in ClickUp è possibile creare un elenco online degli elementi da fare a cui si può accedere da qualsiasi luogo. Aggiungete formattare, colori e collegamenti all'elenco per aggiungere ulteriori dettagli. Se si tratta di attività che Da fare regolarmente, si può anche creare un modello a partire da una lista di controllo salvata.
Avete bisogno di qualcosa di più dettagliato? Documenti ClickUp e ClickUp Notepad sono entrambi utili a questo scopo. Create il vostro elenco di cose da fare, aggiungendo dettagli e informazioni aggiuntive come immagini e collegamenti. Potete anche taggare i colleghi aggiungendoli con un commento nel documento.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/clickup-notepad.png funzionalità del blocco note di ClickUp /$$$img/
La funzionalità Blocco note di ClickUp è semplice e intuitiva per prendere note dettagliate o creare liste di controllo
Qualunque sia il metodo scelto, ClickUp consente di creare attività direttamente dai propri to-dos in tutti e tre i modi, in modo da poterle visualizzare direttamente in Attività di ClickUp .
Impostazione delle priorità
Una definizione efficace e spietata delle priorità è il segreto per riuscire a terminare le cose, soprattutto quando il tempo è poco e si hanno un milione di cose da elencare.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-648.png Attività di ClickUp: Come usare i 5 perché /$$$img/
Definire le priorità delle attività utilizzando diversi livelli di priorità con ClickUp Tasks
Una volta create le attività a partire dai vostri to-dos, utilizzare Priorità delle attività di ClickUp per contrassegnare ciascuna attività come urgente o per contrassegnarle come ad alta, media o bassa priorità. In questo modo si può affrontare prima i compiti più importanti.
💡Pro Tip: Trascinate le attività a priorità più alta nella barra di accesso rapido per non perderle mai di vista.
Assegnazione di tempo per tutti i tuoi impegni
Se l'impostazione delle priorità è essenziale, è anche necessario sapere quanto tempo sarà necessario per portare a termine gli impegni. ClickUp vi aiuta anche in questo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ClickUp-Time-Estimates-1400x790.jpg
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Stimare la durata di ogni attività di ClickUp per pianificare in modo efficace Stima della durata stimata in ClickUp consente di aggiungere la durata stimata a ogni attività e di suddividerla anche tra diverse attività secondarie. L'accumulo di queste stime consente di stimare anche la durata totale di un progetto. È sufficiente inserire le attività nella visualizzazione Calendario per visualizzare il programma.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-322.png Modello di blocco del tempo giornaliero di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-901002448583&department=personal-use Scarica questo modello /$$$cta/
Con Modello di blocco del tempo giornaliero di ClickUp vi permette di pianificare la vostra giornata per ottenere la massima produttività. Vi aiuta a:
- Dare priorità alle attività più importanti e programmarle nelle ore di massima produttività
- Rimanere in carreggiata fornendo una struttura chiara ed evitando le distrazioni
- Evitare il burnout stimando la durata stimata per capire cosa si può fare ogni giorno
Il modello include anche una lavagna online che semplifica la decisione delle priorità, suddividendo ogni attività in quattro categorie: da fare, da delegare, da programmare e da cancellare.
I team possono anche usare Il modello di pianificazione oraria di ClickUp per ottenere il massimo dalla loro giornata.
Per saperne di più: Il metodo Eisenhower di assegnazione delle priorità alle attività
Creare blocchi temporali per tutte le attività prioritarie
L'elenco e la definizione delle priorità delle attività e l'aggiunta delle durate stimate consentono di adottare un approccio più strutturato al lavoro. Il passaggio successivo consiste nel creare effettivamente i blocchi di tempo sul calendario. I modelli di blocco del tempo di ClickUp possono aiutarvi in tutto questo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-472.png Google Calendar /$$$img/
via Google Calendar
Se utilizzate Google Calendar per lavoro, potete usarlo per programmare i vostri blocchi. Permette di bloccare facilmente il tempo per appuntamenti, attività ed eventi e di codificarli in base alle proprie preferenze.
💡Pro Tip: Integrare ClickUp con il calendario di Google Calendar per avere tutti i blocchi orari, le attività pianificate e le riunioni in un unico posto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Integration-with-Google-Calendar-Dashboard-Image.png Integrazione di ClickUp con Google Calendar /$$$img/
Sincronizzate il vostro Google Calendar con ClickUp e tenete sotto controllo i vostri impegni
Analizzare e ottimizzare
Ora che avete stabilito le priorità dei vostri impegni e bloccato il tempo per ciascuno di essi nel vostro calendario, potete usare diversi calendari per la vostra attività Visualizzazioni in ClickUp per visualizzare le attività nel modo desiderato.
Ad esempio, è possibile tenere traccia dello stato delle attività nelle schede Kanban o filtrarle e ordinarle in una vista Elenco.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image3-9-1400x815.png Vista Bacheca di ClickUp /$$$img/
Visualizzare a volo d'uccello ciò che accade in termini di stato con ClickUp Vista Bacheca
Se gestite del team, la Vista Carico di lavoro vi aiuterà a visualizzare il programma di ogni membro del team e a garantire che nessuno sia sovraccarico di lavoro. ClickUp Dashboard sono un modo semplice per analizzare gli stati e i risultati. È possibile monitorare le percentuali di completamento delle attività per se stessi e per il proprio team, visualizzare i timesheet e il tempo impiegato per le attività, lo stato delle attività e molto altro ancora.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-539.png Dashboard della produttività personale di ClickUp /$$$img/
Vedere le attività di ClickUp assegnate e completate, le chat e il carico di lavoro nella dashboard di ClickUp
È inoltre possibile porre all'IA qualsiasi domanda, e ClickUp Brain cercherà i dati in ogni dashboard della vostra area di lavoro per rispondere istantaneamente.
Ecco cosa dice un cliente di ClickUp su come ha raddoppiato la produttività della sua azienda con ClickUp.
L'uso di ClickUp ci ha aiutato a pianificare meglio, a consegnare più velocemente e a strutturare in modo efficiente i nostri Teams, e il nostro team di produttività è raddoppiato di dimensioni da quando sono entrato in azienda! Questo non sarebbe stato possibile se non avessimo avuto a disposizione una solida struttura per l'allocazione delle risorse e il project management.
Nicole Brisova, Responsabile delle operazioni di crescita, Walk the Room
Errori di blocco del tempo da evitare e best practice
Ecco alcuni errori comuni di blocco del tempo e come evitarli:
Sovrastimare la produttività
Senza dati di riferimento, è facile avere aspettative irrealistiche sulla Sequenza delle attività. Questo può portare allo stress per il mancato rispetto delle scadenze, per attività incomplete o per risultati non ottimali.
🌟Soluzione: Ricordate di tener conto dei ritardi dovuti alle interruzioni più comuni, come riunioni, telefonate, email e così via. Aggiungete anche i tempi di impostazione e/o di transizione nella vostra stima dei tempi. Accettate il fatto che i ritardi possono verificarsi e date priorità al vostro lavoro in modo da fare prima le attività più importanti.
Cercare di fare troppe cose
Se non si sta attenti, si rischia di programmare troppo. A volte si può programmare ogni minuto della giornata senza lasciare tempo per le pause. Tuttavia, è essenziale avere il tempo per i pasti, per il riposo e anche per il pensiero creativo.
🌟Soluzione: Includete nei vostri blocchi orari degli spazi per tutto, dalle pause ai pasti, fino agli spostamenti. Anche un po' di tempo cuscinetto tra le attività programmate può aiutare a non riempire troppo il calendario.
💡Pro Suggerimento: Modelli di gestione degli orari di lavoro di ClickUp possono evitare un eccesso di programmazione
/$$$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Schedule-Blocking-Template.png
Il modello di blocco degli orari di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a creare un programma con facilità.
https://app.clickup.com/signup?template=t-182148352&department=personal-use
Scarica questo modello
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Modello di blocco degli orari di ClickUp
aiuta voi e il vostro team a:
- Pianificare i programmi in modo rapido e preciso
- Comprendere le dipendenze tra le attività
- Organizzare i blocchi di attività in modo intuitivo
Le visualizzazioni Mensile, Giornaliera e Settimanale vi aiuteranno a pianificare il vostro programma per diverse durate e a rimanere in carreggiata. Gli stati personalizzati come Annullato, Completato, In corso e Da fare aiutano a tenere informati tutti gli stakeholder sullo stato di avanzamento.
Scarsa definizione delle priorità
Il blocco del tempo sarà inefficace se non avete stabilito correttamente le priorità. Senza un'adeguata definizione delle priorità, si corre il rischio di perdere attività critiche. Inoltre, potreste creare ritardi imprevisti se non avete identificato le dipendenze delle attività.
🌟Soluzione: Utilizzate uno strumento come ClickUp per identificare le dipendenze e stabilire le priorità delle attività in modo efficiente, assicurandovi di svolgere prima quelle ad alta priorità. Le ore di maggiore produttività sono dedicate al lavoro profondo e alle attività essenziali, mentre le attività meno importanti sono riservate alle fasi della giornata a bassa energia.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-10.gif Relazioni di dipendenza con ClickUp /$$$img/
Collegare attività correlate utilizzando le Relazioni di dipendenza di ClickUp, in modo da sapere cosa affrontare per primo
Non adattarsi
Affinché il monitoraggio del tempo abbia esito positivo, è necessario monitorarne l'efficacia e migliorare l'approccio in base alle necessità per ottenere una maggiore produttività. Se le priorità cambiano, potrebbe essere necessario spostare i blocchi del tempo, oppure ci si potrebbe trovare sopraffatti.
🌟Soluzione: Fate una pausa a intervalli regolari per valutare i vostri schemi di pianificazione e modificarli se necessario. Siate aperti a modificare la dimensione dei blocchi e lo scopo per adattarvi ai cambiamenti del vostro programma. Strumenti per il blocco del tempo che consentono una certa flessibilità nella programmazione sono la scelta giusta.
💡Pro Tip: È sufficiente trascinare e rilasciare per regolare la durata delle attività e le dipendenze con il Calendario ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-130.png Visualizzazione del calendario di ClickUp /$$$img/
Aggiungere e riprogrammare il lavoro senza problemi trascinando e rilasciando le attività di ClickUp nel Calendario
Ecco come Kristi DaSilva gestisce la sua agenda sulla piattaforma.
Ho una cartella etichettata "Blocco giornaliero" che contiene 3 elenchi: "Mattina", "Pomeriggio" e "Sera".
All'interno di questi elenchi, mappo la mia giornata ora per ora per massimizzare la mia produttività. Assegno diversi blocchi di tempo (30, 60 o 90 minuti) utilizzando campi personalizzati.
Da fare la sera prima per prepararmi al giorno successivo e massimizzare la produttività con un piano solido.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
⭐️ Bonus: guarda il video di ClickUp sul blocco del tempo!
Prendi la strada facile per la produttività con ClickUp
Gestire efficacemente il tempo e gli orari di lavoro è la chiave per mantenere la produttività e non esaurirsi. Provate a creare dei blocchi di tempo con le diverse tecniche che vi abbiamo consigliato per trovare quella che funziona meglio per voi.
Le piattaforme di produttività e di gestione delle attività di ClickUp vi supportano nell'esecuzione delle tecniche di gestione del tempo che avete scelto, fornendovi anche ulteriori strumenti per gestire meglio il vostro lavoro.
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