"Ho bisogno di più ore in un giorno..." o "come fanno ad essere già le 17?!" quando si hanno ancora tante attività da fare prima della fine della giornata. 😅
Vi suona familiare?
Se state lavorando a un progetto e vi ritrovate distratti dai social media, o se avete dei progetti personali che richiedono la vostra attenzione al di fuori dell'orario di lavoro, ma le email vi bloccano, è davvero facile uscire dal seminato in questi giorni!
Con tutte le distrazioni in ufficio (e a casa), la quantità infinita di attività urgenti, i thread di email e così via, Da fare in modo tempestivo è diventato un problema comune sul posto di lavoro.
Sebbene non sia sempre possibile prevedere le distrazioni, ci si può preparare impostando un tempo dedicato (non negoziabile) per concentrarsi sulle attività più importanti e urgenti.
Si chiama blocco del tempo! ⏲ 👀
Questo post vi mostrerà i benefici del blocco del tempo e vi insegnerà come farlo in ClickUp per sfruttare al meglio il vostro tempo, prendere il controllo delle vostre giornate e vincere nella vita. 🙌
eccoci qua!
Che cos'è il blocco del tempo?
Il blocco del tempo è un'operazione di tecnica di gestione del tempo che aiuta a dividere la giornata in "blocchi" di tempo più piccoli. Ogni blocco di tempo è dedicato a un singolo compito o a un gruppo di attività simili e, a differenza di una lista di controllo, il blocco del tempo dà una struttura e un orario assegnato alle attività da fare.
Il blocco del tempo può essere utile per coloro che:
🔴 hanno scarse capacità di pianificazione
🔴 hanno difficoltà a stabilire le priorità (cosa è urgente e cosa non lo è)
🔴 Non hanno obiettivi chiari
🔴 Non sono in grado di stimare la durata stimata
🔴 Si sentono demotivati o disinteressati all'attività da svolgere
Benefici del blocco del tempo
Per molte persone, gestione del tempo è un problema importante. Ci sono sempre troppe cose da fare e non abbastanza ore nella giornata. Questo può portare a stress, burnout, ansia e persino depressione.
Ma attuando un efficace blocco del tempo potrete migliorare la vostra produttività e sentirvi più padroni della vostra vita! Che siate sopraffatti dalla quantità di cose da fare che avete in elenco, che abbiate difficoltà a concentrarvi su un'attività alla volta o che abbiate semplicemente una scarsa capacità di gestione del tempo, il monitoraggio del tempo vi darà sicuramente i limiti di cui avete bisogno per rimettervi in carreggiata.
Il blocco del tempo non solo aiuterà il vostro cervello a creare confini sani con il tempo e a formare abitudini sane, ma ha anche diversi benefici, tra cui:
🟢 Promuove una migliore salute mentale ( riduce lo stress e l'ansia )
🟢 Promuove una migliore organizzazione delle attività
🟢 Permette di visualizzare in anticipo il carico di lavoro e di stabilire le priorità di conseguenza per evitare il sovraccarico e il burnout
🟢 Permette a voi/al vostro team di determinare la Sequenza corretta e la rispettare la tabella di marcia 🟢 Aumenta la concentrazione e la produttività
🟢 Permette di entrare nel proprio stato di flusso e di realizzare lavori profondi
A proposito dello stato di flusso, parliamo di cos'è e di come è utile per il lavoro profondo. ✨
Lavoro profondo e stato di flusso
Vi è mai capitato di perdere il monitoraggio del tempo perché eravate completamente immersi nell'attività che stavate facendo?
Pensate a un momento del vostro lavoro in cui vi siete sentiti super concentrati, creativi e le cose vi sono fluite naturalmente.
Forse succede anche quando praticate il vostro sport o hobby preferito... Indipendentemente da cosa sia per voi, questa sensazione e questo stato d'animo sono ciò che vi fa divertire così tanto e che vi porta a dare il meglio di voi stessi.
Secondo la psicologia positiva, essere in uno stato d'animo stato di flusso permette di lavorare in profondità e di essere completamente concentrati e assorbiti da qualsiasi attività.
C'è questa concentrazione che, una volta intensificata, porta a un senso di estasi, a un senso di chiarezza. Si sa esattamente cosa si vuole Da fare da un momento all'altro; si ottiene un feedback immediato.
Mihaly Csikszentmihalyi & Jeanne Nakamura, Psicologi Positivi
Tuttavia, in un'epoca piena di distrazioni e di crescenti esigenze sul lavoro e a casa, raggiungere questo stato di flusso creativo e iperproduttivo sta diventando sempre più difficile.
Per poter attingere al flusso ed entrare in uno stato di lavoro profondo dobbiamo trovare il modo di allenare il nostro cervello a bloccare il rumore e creare sistemi che ci aiutino a migliorare la nostra capacità di attenzione e di concentrazione: è qui che il blocco del tempo può aiutarci!
Ma il blocco del tempo non aiuta solo a raggiungere il lavoro profondo, ma permette anche di allenare il cervello al lavoro superficiale.
Lavoro profondo vs lavoro superficiale
Le attività che richiedono un lavoro profondo sono quelle che richiedono la vostra piena concentrazione e attenzione. Le attività di lavoro profondo sono impegnative dal punto di vista mentale e si consiglia di terminare in un ambiente privo di distrazioni per favorire lo stato di flusso.
Ecco alcuni esempi di lavoro profondo:
🟡 Scrivere contenuti creativi e informativi (come questo blog per esempio 😉 )
🟡 Sviluppo di strategie
🟡 Analizzare i dati
🟡 Creazione di reportistica
🟡 Codice
D'altra parte, le attività di lavoro poco impegnative non richiedono un grande sforzo cerebrale da fare. Queste attività minori non richiedono la massima concentrazione perché non sono così impegnative dal punto di vista cognitivo.
Ecco alcuni esempi di lavori poco impegnativi:
🟠 Controllare e rispondere alle email
🟠 Organizzare la vostra agenda, i documenti e le attività
🟠 Controllare gli aggiornamenti e le notifiche
🟠 Rispondere ai commenti
🟠 Attività amministrative
Indipendentemente dal ruolo e dal settore in cui si opera, è probabile che durante la giornata si debbano bilanciare entrambi i tipi di attività.
La chiave è il blocco del tempo. 🔑 ⏳
Il blocco del tempo può aiutarvi a massimizzare la vostra potenza cerebrale, a bilanciare efficacemente il lavoro profondo e quello superficiale e a prevenire il burnout.
Tipi di blocco del tempo
Esistono diversi modi per utilizzare il blocco del tempo. Capire quali sono le vostre attività e quale tipo di metodo di blocco del tempo si adatta alle esigenze di tali attività sarà la chiave del vostro esito positivo Vediamo di approfondire l'argomento! 😊
🟪 Task Batching: raggruppare attività simili per Da fare tutte in una volta, invece di farle sporadicamente durante la giornata
Day Theming: raggruppare attività simili per un giorno e lavorare su ciascuna di esse in modo dedicato
**Boxing del tempo: limitare il tempo dedicato alle attività
Questi tre tipi di tecniche di blocco del tempo possono aiutare a suddividere le giornate in modo più efficace e a mantenere l'attenzione focalizzata sul lavoro profondo.
Bonus: Scoprite il **Tecnica del Pomodoro è uno strumento per la gestione delle attività che offre diverse funzionalità/funzioni personalizzabili che possono aiutare a creare una solida tabella di marcia gestire il proprio tempo e aumentare la produttività.
Registratevi per un account gratuito e scoprite le seguenti funzionalità/funzione chiave per il blocco del tempo:
- Multiple opzioni di visualizzazione
- Scegliete il modo preferito per visualizzare le vostre attività (Bacheca, Elenco, Calendario e altro)
- Vista Tutto
- visualizzare tutte le attività nell'intera area di lavoro
- Vista Carico di lavoro
- pianificare, monitorare e gestire la propria capacità di lavoro
- Stati personalizzati
- visualizzare la fase in cui si trova ogni attività
- Bandiere di priorità
- assegna i flag per dare priorità alle attività urgenti
- Liste di controllo delle attività : aggiungere elenchi di cose da fare all'interno di un'attività
- Stime di durata stimate
- aggiungere stime alle attività per gestire il carico di lavoro (suggerimento: usare questa funzionalità per il time boxing!)
- Strumento nativo di monitoraggio del tempo
- monitorare facilmente il tempo trascorso sulle attività e concentrarsi sul lavoro profondo
- Date di inizio e di scadenza : creare tempi chiari decidendo quando iniziare e completare le attività
- Dipendenze eRelazioni: collega attività collegate e visualizza quali attività sono in blocco o in attesa di altre _(suggerimento: queste funzionalità sono ottime per il batching delle attività e per la tematizzazione dei giorni!
- Tag delle attività
- Aggiungere tag personalizzati per classificare e organizzare le attività (altro suggerimento: questa funzione è utile anche per il raggruppamento delle attività e la tematizzazione dei giorni!
- Utilizzaremodelli di blocco del tempo!
- E altro ancora; vedere il fileelenco completo delle funzionalità/funzione qui!
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/workload-view-flat-image-1-2-e1641348627973-1400x911.png Vista Carico di lavoro in ClickUp /$$$img/
Visualizzazione della capacità di lavoro e delle risorse nella vista Carico di lavoro
Passaggio successivo: Pianificazione di blocchi di tempo in ClickUp
Ora che avete visto alcune delle funzionalità/funzioni chiave di ClickUp per il blocco del tempo, vi mostriamo come usarle! Per prima cosa, create le vostre attività di ClickUp e aggiungete a ciascuna di esse quanto segue:
- Aggiungere le descrizioni delle attività
- Aggiungere assegnatari e osservatori
- Aggiungere flag di priorità
- Aggiunta di stime di durata stimata
- Aggiungere date di inizio e di scadenza
- Aggiunta di tag per le attività
- Aggiungere Relazioni e Dipendenze (se applicabile)
- Aggiungere una lista di controllo delle attività (se applicabile)
Una volta create le attività e aggiunti tutti i dettagli importanti al loro interno, scegliete la visualizzazione preferita e cliccateci sopra per avere una visione d'insieme della vostra agenda!
Per darvi un'idea di come potete bloccare gli impegni in ClickUp, ecco il CEO di DaSilva Life e consulente ClickUp, Kristi DaSilva per mostrarvi come gestisce i suoi impegni nella piattaforma.
Blocco orario giornaliero in vista Elenco
_Ho una cartella etichettata "Blocco orario giornaliero" che contiene 3 elenchi, "Mattina", "Pomeriggio" e "Sera"
In questi elenchi mappo la mia giornata ora per ora per massimizzare la mia produttività. Assegno diversi blocchi di tempo (30, 60 o 90 minuti) utilizzando i campi personalizzati._
Da fare la sera prima per prepararmi al giorno successivo e massimizzare la produttività con un piano solido
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Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/Screen-Shot-2021-09-14-at-4.33.56-PM-1-1-1400x733.png Il programma del blocco giornaliero di Kristi DaSilva nella vista Elenco di ClickUp /$$$img/
L'orario del blocco giornaliero di Kristi DaSilva nella vista Elenco di ClickUp
Blocco orario settimanale in vista Bacheca
Mi piace mappare visivamente le mie attività principali nella vista Bacheca per avere un'idea del mio carico di lavoro settimanale
Anche se uso la vista "Tutto" per visualizzare tutte le attività che ho per la settimana, mi piace mappare i miei temi principali nel mio Blocco del tempo settimanale ogni domenica per prepararmi alla settimana successiva.
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Kristi DaSilva, amministratore delegato di DaSilva Life
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L'orario giornaliero di Kristi DaSilva nella vista Bacheca di ClickUp
Utilizzo di Google Calendar per il blocco del tempo
Per ottenere il massimo dalla vostra giornata, dovete riservare del tempo per ogni attività da completare. Il blocco del tempo con un calendario funzionale è una tecnica che vi aiuterà a fare questo.
Per esempio, potete programmare i vostri blocchi con Google Calendar. Bloccate facilmente il tempo per eventi, attività e appuntamenti e codificateli in base alle vostre preferenze per facilitarne il riferimento.
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Creare e visualizzare il programma del blocco orario in Google Calendar
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Utilizzo dei tre tipi di blocco del tempo (time boxing, day theming, task batching) in Google Calendar
🟨 Tematizzazione del giorno
🟥 Boxe del tempo
🟪 Batching delle attività
La parte migliore è che Google Calendar consente di visualizzare i blocchi in un calendario per aiutarvi a non perdere la rotta. Per essere sicuri di rispettare la tabella di marcia, vi avviserà anche quando l'evento successivo sta per iniziare per prepararvi a cambiare attività.
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Ricevere le notifiche di Google Calendar prima dell'inizio di un evento del calendario
Ma aspettate... da qui in poi le cose migliorano 😉
Se volete ottimizzare ulteriormente il vostro flusso di lavoro, collegate Google Calendar a ClickUp!
Con l'integrazione di Google Calendar e ClickUp, potrete sincronizzare le attività e gli eventi di ClickUp con Google Calendar. La sincronizzazione bidirezionale garantisce che le modifiche e gli aggiornamenti in entrambe le app siano sempre sincronizzati e aggiornati.
Inoltre, potete scegliere di mostrare gli eventi del vostro Google Calendar nella visualizzazione del Calendario di ClickUp. Se si apportano modifiche o si riprogramma un evento in una delle due applicazioni, ClickUp rifletterà gli aggiornamenti in entrambe le app!
Davvero. Voi fate la modifica, ClickUp fa il resto. ✅
scopri gli altri app per il blocco del tempo nel nostro ultimo articolo_ .
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Integrazione di ClickUp e Google Calendar per attivare la sincronizzazione bidirezionale
Blocca il rumore e prendi il controllo del tuo tempo
La maggior parte di noi non dorme a sufficienza ed è sempre occupata... Se volete essere più produttivi e sentirvi meno stressati, potrebbe essere arrivato il momento di cambiare.
Il blocco del tempo può essere un modo efficace per organizzare le vostre giornate, dare priorità alle attività e gestire il proprio tempo in modo più efficiente.
Questo vi permetterà di assicurarvi di avere l'energia (mentale) necessaria per rimanere produttivi durante la giornata e di concedervi un po' di tempo libero tra un periodo di lavoro e l'altro.
Efficace gestione del tempo tecniche come questa sono ottime anche per la salute mentale! Sarete in grado di ridurre il burnout creando delle abitudini sane con dei limiti per quanto riguarda il lavoro profondo o superficiale da fare ogni giorno.
Con l'aiuto di uno strumento di gestione delle attività come ClickUp, avrete tutti gli strumenti necessari per gestire le vostre giornate, un blocco alla volta!
Provate. Provatelo per gratis e iniziate a gestire meglio il vostro tempo!
⭐️ Bonus: Guarda il video di ClickUp sul tempo
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