Come tenere sotto controllo le attività sul lavoro

Nell'era delle distrazioni digitali, siamo tutti tormentati da una matrice di attività e responsabilità professionali e personali in continua espansione. Non è strano che sembrino moltiplicarsi più velocemente di quanto riusciamo a spuntare dai nostri elenchi di cose da fare? ✔️

Ma oggi non siamo qui per lamentarci, bensì per sconfiggere la sopraffazione! Nel corso degli anni, gli esperti di produttività hanno individuato diversi modi per aiutarvi a correggere le vostre attività personali e ad avere il controllo del vostro tempo, e noi li abbiamo raccolti per voi!

Sia che siate multitasking esperti e vogliate perfezionare il vostro approccio al lavoro, sia che siate principianti alle prime armi con la gestione delle attività, vi aiutiamo noi. In questo articolo vi illustreremo:

• I principali vantaggi di tenere sotto controllo le attività di tutti i giorni
• 10 consigli utili per gestire le attività in modo più efficiente

Siete pronti a scoprire i metodi migliori per ridurre lo stress, aumentare la produttività e raggiungere gli obiettivi?

Benefici del monitoraggio delle attività sul posto di lavoro

Sappiamo tutti a cosa porta la disorganizzazione delle attività: Stress, ansia e scarsa autostima, soprattutto sul lavoro. 🫠

Ma un monitoraggio meticoloso delle attività fa molto di più che tenere a bada lo stress! Innanzitutto, noterete un aumento della produttività: la vostra mente sarà più chiara e vi permetterà di identificare e risolvere facilmente i problemi sul lavoro e di inseguire le attività cardine della crescita. Altri vantaggi sono:

• Allineamento degli obiettivi : Il monitoraggio delle attività all'interno dei team aiuta tutti i membri a perseguire gli stessi obiettivi e a creare un senso di solidarietà
• Miglioramento della gestione del tempo: Il monitoraggio del tempo consente di allocare il proprio tempo in modo saggio. Potete dare priorità a ciò che è importante in base a fattori come la data di consegna o l'urgenza e razionare le vostre ore di lavoro di conseguenza
• Account: Quando le attività sono monitorate, non c'è spazio per l'ambiguità. Tutti sanno cosa ci si aspetta da loro, favorendo una cultura della responsabilità
• Visualizzazione dello stato di avanzamento: È davvero gratificante vedere i progressi fatti. Il monitoraggio delle attività consente di visualizzare lo stato di avanzamento, aumentando il morale e la motivazione a continuare a impegnarsiraggiungere i vostri KPI o metriche di crescita personale
• Miglioramento del processo decisionale: Avere il quadro generale di tutte le attività e del loro stato rende più facile prendere decisioni informate

10 consigli di esperti su come tenere traccia delle attività sul lavoro

Abbiamo raccolto un tesoro di 10 modi per aiutarvi a monitorare le vostre attività senza sforzo. Dai metodi più collaudati agli strumenti e alle strategie più moderne, abbiamo pensato a voi. 💫

1. Utilizzate un sistema affidabile software di gestione delle attività Nella battaglia per un efficace monitoraggio delle attività, una delle armi più potenti a vostra disposizione è proprio uno strumento di gestione delle attività. Questi strumenti di nuova generazione portano innovazione ed efficienza a portata di mano, semplificando il monitoraggio delle attività con funzionalità/funzioni quali:

• Notifiche personalizzabili per rimanere in carreggiata con promemoria tempestivi
• Automazioni delle attività per eseguire attività ripetitive con il pilota automatico e risparmiare tempo
• Monitoraggio dello stato di avanzamento per visualizzare gli spostamenti e rimanere aggiornati sulle sequenze di consegna
• Analisi che generano reportistica approfondita per comprendere i livelli di produttività e individuare le aree di miglioramento

Probabilmente vi starete chiedendo: uno strumento di gestione delle attività può fare tutto questo? Sì, ClickUp può!

ClickUp è una soluzione versatile all-in-one per la gestione delle attività e della produttività, progettata per semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza in qualsiasi area di lavoro.

Gestire le attività di ClickUp

I thread dei commenti mantengono le conversazioni organizzate all'interno di un'attività, in modo che gli utenti non debbano scorrere tutti i commenti

ClickUp 3.0 è dotato di un'interfaccia intuitiva per la gestione delle attività suite di gestione delle attività progettata per il multitasking senza soluzione di continuità e per l'organizzazione e il project management di qualsiasi dimensione. Offre funzionalità/funzioni per pianificare flussi di attività personalizzati entro le scadenze e monitorare tutto ciò che è in corso dashboard pulite .

Cosa c'è di meglio? Con ClickUp AI clickUp AI riduce drasticamente il tempo e l'energia mentale spesi per creare e monitorare le attività. Combina l'elaborazione del linguaggio naturale e i prompt di tipo bre-built, consentendo di:

• Creare attività e progetti in Sequenza in pochi secondi
• Generare elementi di azione e attività secondarie nel contesto delle attività
• Riepilogare/riassumere i thread di commenti e lenote delle riunioni per ottenere aggiornamenti sulle attività

Se si è a capo di un gruppo di grandi dimensioni team interfunzionale di grandi dimensioni , utilizzare ClickUp Vista Carico di lavoro come genio della gestione delle attività. Il layout consente di avere una visione completa dei compiti del team, delle date di scadenza e dell'equilibrio del carico di lavoro.

Il Vista Tabella è altrettanto potente e offre un formato simile a un foglio di calcolo per il monitoraggio delle attività. Le sue colonne personalizzabili supportano la registrazione dettagliata, l'ordinamento, il filtraggio e le azioni rapide in blocco.

2. Priorità alle attività in base al lavoro richiesto o all'urgenza

Quando si tratta di tenere sotto controllo le attività, c'è un piccolo trucco che può rendere la vita molto più facile: assegnare le priorità in base a fattori come l'urgenza o il lavoro richiesto. Gli esperti consigliano di utilizzare il metodo la tecnica del "mangia la rana che richiede di affrontare prima le attività sgradevoli o impegnative, aumentando il senso di realizzazione e di sollievo.

Avete bisogno di aiuto per capire qual è la vostra rana? Sfruttate il Matrice Eisenhower !

Si tratta di una semplice matrice a quattro quadranti che aiuta a tracciare, visualizzare e determinare le attività di priorità in base all'urgenza e all'importanza, eliminando le attività meno urgenti che si possono delegare o non fare affatto.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-202.png Organizzate le vostre idee e create un piano d'azione utilizzando il modello della matrice di Eisenhower di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-6292450&department=marketing&\_gl=1\*1gtb2ye\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MTU2NTkyOTQuQ2p3S0NBanc5SWF5QmhCSkVpd0FWdWMzmtJeld1VlNaTXpmRjhUVjRVLV9SMjgwTXpldXFKTFE0QTBzVjc1V3RUN0N5clRsY0tjMHSb0NabXNRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*ODY2NzE1NzgyLjE3MTExMjAyODk.
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Se volete sentirvi più padroni della situazione e meno sopraffatti, affidatevi al Modello di matrice ClickUp Eisenhower . Vi permette di partire con uno strumento già pronto per catturare le attività a priorità in modo efficiente.

Questo aiuto visivo è come una bussola per stabilire le priorità delle attività, che vi aiuterà a prendere decisioni più rapide e accurate su ciò che richiede la vostra attenzione immediata. Eseguite il drill-down in ogni quadrante per definire cosa fare (la rana), schedulare (il girino?), delegare o eliminare! Scaricare questo modello

3. Impostazione di date di scadenza e promemoria per rispettare le scadenze

Ah, le scadenze, il cuore pulsante della produttività! 💓

Per quanto possiamo odiarle, ci impongono di farlo:

• Aggiungere struttura e ordine ai nostri flussi di lavoro, assicurandoci che nulla sfugga alle nostre maglie
• Gestire il tempo in modo più efficace per evitare di perdere le scadenze
• Eliminare la confusione e spingere le persone di un team a lavorare insieme e a terminare il lavoro

Un modo sicuro per ridurre lo stress delle scadenze incombenti è rappresentato dalle promemoria per le attività e le date di scadenza. Fiducia Promemoria di ClickUp per aiutarvi con funzionalità/funzioni quali:

• Impostazione di promemoria giornalieri per voi e i vostri compagni di squadra
• Ottenere riepiloghi delle attività di ogni giorno lavorativo
• Gestione delle notifiche in movimento da browser, desktop e dispositivi mobili

Impostazione di promemoria in ClickUp per mantenere nuove abitudini positive

C'è di più! Con Modelli di attività di ClickUp è possibile aggiungere e modificare facilmente le date di scadenza in varie visualizzazioni, ad esempio Gantt , Bacheca , Calendario e la vista Tabella, consentendo una flessibilità senza pari nella visualizzazione delle scadenze.

Provate il nostro preferito modelli di elenchi di cose da fare per mappare e rimappare le date di scadenza più velocemente che mai:

1. Modello di elenco giornaliero delle attività di ClickUp
   2. Modello ClickUp per il lavoro da fare
      3. ClickUp Modello semplice per le cose da fare
         4. Modello semplice di gestione delle attività di ClickUp ### 4. Suddividere le attività più grandi in attività secondarie per una migliore gestione

Molti di noi commettono l'errore di aggiungere attività vaghe al proprio elenco di cose da fare. Ad esempio, se un costruttore di nome Bob aggiunge come elemento da fare "Costruire una nuova casa". Avrebbe senso? No! Deve aggiungere al suo elenco elementi come "Finire il progetto dell'edificio" e "impermeabilizzare le materie prime": questo è l'elenco delle cose da fare linea di demarcazione tra attività e project management .

Il risultato: suddividere attività mastodontiche in attività secondarie più piccole e gestibili. Non si tratta solo di un trucco elegante, ma di una strategia comprovata che aumenta la produttività per rendere il progetto meno scoraggiante.

Iniziate identificando le componenti chiave di un'attività e assegnate un'attività secondaria per ciascuna di esse. Spuntando ogni attività secondaria, ci si avvicina sempre di più al completamento del progetto.

Supponiamo che dobbiate gestire una massiccia campagna di marketing per il lancio di un nuovo prodotto. In questo caso, una scorciatoia potrebbe essere quella di usare il comando Modello di piano delle attività di ClickUp Project Management per suddividere le attività e monitorarne lo stato in un unico posto.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-12.jpeg Assicuratevi che il vostro progetto inizi senza problemi con il modello di piano delle attività di Project Management di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-3338ukw&department=pmo&\_gl=1\*1okd43z\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MTU2NTkyOTQuQ2p3S0NBanc5SWF5QmhCSkVpd0FWdWMzmtJeld1VlNaTXpmRjhUVjRVLV9SMjgwTXpldXFKTFE0QTBzVjc1V3RUN0N5clRsY0tjMHSb0NabXNRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*ODY2NzE1NzgyLjE3MTExMjAyODk.
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Con questo modello, potete impostare attività secondarie come la progettazione di materiale di promozione e l'esecuzione di annunci sui social media per la vostra campagna di marketing. Assegnate le attività ai membri del team con controlli di accesso specifici, assicurandovi che le responsabilità di ciascuno siano cancellate. Quindi, è possibile visualizzare il lo stato di avanzamento del progetto attraverso Sequenze e Grafici di Gantt, vedere quando ogni attività inizia e finisce e assicurarsi che tutto sia in regola per il grande giorno del lancio! 🥳

Suggerimento: Con la visualizzazione delle attività 3.0, è possibile creare facilmente attività secondarie facendo clic sull'icona "+" accanto al titolo delle attività secondarie. In questo modo è possibile aggiungere più attività secondarie a un'attività in un attimo! Scaricate questo modello

5. Stabilire una catena di autorità autorevole con la delega delle attività

L'esito positivo di un team si basa sul lavoro richiesto e accettare la delega è la regola d'oro per monitorare chi è responsabile di cosa. 🎖️

Pianificare una rete di deleghe intelligente garantisce che ogni attività possa essere collegata a una catena di autorità, responsabilità e accountability. Questo è particolarmente importante se avete un team remoto che spesso manca di coordinamento.

La buona notizia è che ClickUp offre diversi strumenti innovativi per colmare il divario di comunicazione stabilendo una gerarchia trasparente tra i team. Imponete una delega efficace e standard di comunicazione cristallini, in modo da avere qualcuno che risponda di ogni attività.

Utilizzate gli strumenti Modello di calendario ClickUp per l'elenco Da fare e la sua visualizzazione Per ruolo per semplificare la delega delle attività all'interno dell'organizzazione. Questo strumento ha un campo predefinito per il Livello di produttività, ideale per monitorare le prestazioni dei dipendenti. È inoltre possibile impostare obiettivi tracciabili per ogni dipendente e misurarne lo stato attraverso schede di valutazione settimanali.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-437.png Pianificate la giornata, la settimana e oltre con il modello di elenco delle cose da fare del Calendario di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-200573617&dipartimento=personale-{\_gl=1\*1qz661p\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MTU2NTkyOTQuQ2p3S0NBanc5SWF5QmhCSkVpd0FWdWMzZmtJeld1VlNaTXpmRjhUVjRVLV9SMjgwTXpldXFKTFE0QTBzVjc1V3RUN0N5clRsY0tjMHSb0NabXNRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*ODY2NzE1NzgyLjE3MTExMjAyODk.
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6. Utilizzate etichette o tag per classificare le attività

Vi siete mai sentiti come se il vostro elenco di cose da fare fosse un puzzle caotico a cui mancano alcuni pezzi vitali? È qui che etichette e tag vengono in soccorso. Sono come lo Sherlock Holmes del tracciamento delle attività, in quanto assicurano che ogni attività abbia la sua identità "elementare", rendendola facile da individuare e da classificare. 🕵️

Tutto questo è bello in teoria, ma assolutamente soddisfacente in pratica, soprattutto se si utilizzano i tag e le etichette di colore di ClickUp per stabilire le priorità.

Per istanza, team agili amano usare il Modello di gestione delle attività di ClickUp per gli sprint. Consente di impostare le priorità delle attività con bandiere colorate, etichettandole come Urgenti, Alte, Normali o Basse, il che serve come spunto visivo per i team.

Questo modello ha incorporato Campi personalizzati per mostrare chi è il responsabile, quando le cose devono essere consegnate e quanto tempo potrebbero richiedere. Seguite lo stato delle attività attraverso stati come In corso, Review, Revision e Complete.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-54.png Visualizzate le vostre attività quotidiane e il loro stato sul modello di gestione delle attività di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-102451782&department=pmo&\_gl=1\*h06ixt\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTU2NTkyOTQuQ2p3S0NBanc5SWF5QmhCSkVpd0FWdWMzZmtJeld1VlNaTXpmRjhUVjRVLV9SMjgwTXpldXFKTFE0QTBzVjc1V3RUN0N5clRsY0tjMHSb0NabXNRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*ODY2NzE1NzgyLjE3MTExMjAyODk.
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7. Utilizzate i filtri e le funzioni di ricerca per trovare rapidamente attività specifiche

Sapete quanto può essere difficile trovare quell'ago nel pagliaio, vero? I team di grandi dimensioni spesso soffrono dell'incapacità di trovare informazioni relative alle attività quando servono, e questo può avere un impatto brutale sul risultato finale.

Con Ricerca universale di ClickUp University è possibile individuare immediatamente l'elemento specifico che si sta cercando invece di rovistare in un elenco infinito di attività. Allo stesso modo, è possibile sfruttare le dashboard e il file Vista Elenco in ClickUp per analizzare lo stato di avanzamento delle attività e le scadenze in pochi secondi.

Filtrate la vista Elenco per stato, priorità, assegnatario o qualsiasi campo personalizzato per adattare meglio gli elenchi di attività alle vostre esigenze

Con ogni piano di ClickUp 3.0, avrete la possibilità di scegliere dei filtri, come ad esempio:

• Per stato: Filtrare le attività in base allo stato, come Completato, In corso o In attesa, in modo da poter identificare rapidamente ciò che richiede la vostra attenzione
• Per data: Esaminare le attività in base alle scadenze e vedere cosa c'è da fare quando è necessario
• Per assegnatario: Particolarmente utile in scenari di team, in quanto consente di monitorare le attività dei singoli membri del team

8. Creare dipendenze tra le attività per stabilire relazioni tra le stesse

La definizione delle dipendenze è essenziale per il monitoraggio di attività interconnesse. È come dire: "Per l'attività A devi aspettare che l'attività B finisca prima di poterla iniziare"

E indovinate un po'? ClickUp consente di impostare queste dipendenze direttamente nelle attività o nelle visualizzazioni. Si dispone di un'interfaccia visiva per determinare e monitorare quali attività dipendono da altre, assicurando che tutto avvenga nella giusta sequenza.

La maggior parte dei modelli di attività di ClickUp consente di disegnare una sorta di tabella di marcia per il completamento. È possibile provare il Modello di elenco di attività di ClickUp per definire un'attenta sequenza di attività per il vostro team. Create collegamenti tra attività e documenti per costruire un database avanzato per i vostri flussi di lavoro.

Organizzate e pianificate tutte le vostre attività in un unico posto con il modello di elenco delle attività di ClickUp Scarica questo modello

9. Sfruttare i commenti e le note sulle attività

Quando si è immersi nelle attività, spesso è facile perdere il contesto di un particolare deliverable. Ad esempio, se si controlla l'elenco delle attività e si trova un elemento chiamato "Review old inventory and send a report.", improvvisamente non ci si ricorda più quale inventario controllare e a chi inviare il report! 😅

L'aggiunta di commenti e note alle attività può fornire istruzioni precise, migliorando il processo di monitoraggio complessivo. ClickUp dispone di funzionalità/funzione che consentono di evitare gli scenari di perdita nel contesto. È possibile utilizzare:

1. Note contestuali: Usare note adesive digitali per annotare intuizioni o pensieri relativi a un'attività da consultare in futuro
2. Commenti didattici**Aggiungere istruzioni dettagliate all'interno dell'attività per guidare l'assegnatario, riducendo errori e confusione
3. Registri dei progressi: Aggiornare regolarmente i commenti sulle attività con i propri stati può creare un registro completo, evitando la duplicazione delle attività
4. Correzione di bozze: La condivisione di feedback e suggerimenti collaborativi attraverso la correzione di bozze può portare a un miglioramento dei risultati delle attività

Tenete tutte le vostre conversazioni direttamente all'interno dell'attività e assegnate commenti per trasformare facilmente i vostri pensieri in elementi d'azione

10. Rivedete e modificate regolarmente gli elenchi delle attività per rimanere organizzati

Ogni giorno, mettete da parte un po' di tempo per dare una controllata amichevole al vostro elenco di cose da fare. Sappiamo che sembra noioso, ma fidatevi di noi: renderete più facile il vostro domani. Prendetevi un momento per vedere cosa avete completato trionfalmente e se c'è qualcosa da modificare. Rendetelo il vostro rituale quotidiano da fare, per trasformarsi in un ninja imbattibile delle attività!

Parlando di da fare (GTD), Il metodo di produttività GTD di David Allen è un ottimo modo per ridurre il disordine mentale, adottare misure di autocorrezione e completare il lavoro in modo efficiente. Consiste nel pianificare e monitorare le attività attraverso cinque passaggi:

1. Cattura
2. Chiarire
3. Organizzare
4. Riflettere
5. Coinvolgere

Il Modello ClickUp per Da fare terminato si ispira a questa metodologia e la combina con strumenti moderni come viste predefinite, campi personalizzati e documenti. È lo strumento ideale per definire le priorità, monitorare, eseguire e, soprattutto, **organizzare le attività esattamente come David Allen approverebbe!

Il modello Getting Things Done (GTD), basato sul sistema GTD di David Allen, vi aiuta a organizzare le attività e i progetti registrandoli e suddividendoli in elementi di lavoro che possono essere utilizzati Scaricate questo modello

Come tenere traccia delle attività: Un passaggio alla volta

Anche con i migliori strumenti di gestione delle attività, se non si ha un piano, destreggiarsi tra una pletora di attività in un giorno può sembrare come radunare dei gatti selvatici.

Quindi, procediamo per gradi: ecco un piano che vi permetterà di ottenere un esito positivo fin dall'inizio:

1. Scarica un* di $$$aapp per il monitoraggio delle attività di vostra scelta: Poteteiscriversi a ClickUp o a qualsiasi altra app per la produttività che vi piaccia
2. Pianificate i vostri flussi di lavoro, le attività ricorrenti e gli elenchi Da fare: Una volta impostata l'app, iniziate dalle basi. Create l'obiettivo principale, suddividetelo in attività, definite i parametri di completamento previsti e assegnate chi deve fare cosa
3. Regolamentare le priorità: Utilizzate un sistema per stabilire le priorità delle attività quotidiane, come la matrice di Eisenhower o le etichette di priorità, e impostate delle promemorie per non perdere il filo del discorso
4. Iniziareblocco del tempo: Se la vostra giornata tende a essere interrotta da distrazioni impreviste, vi consigliamo di praticare il blocco del tempo. Si tratta di assegnare spazi di tempo specifici nella vostra giornata per attività non negoziabili. Questo metodo vi aiuta a stabilire le priorità delle consegne senza essere distratti
5. Completate l'integrazione del calendario: Integrate l'elenco delle cose da fare o l'app per la gestione delle attività con il calendario per vedere le attività in sospeso insieme agli appuntamenti e alle riunioni. Ad esempio, è possibilesincronizzare il vostro Calendario ClickUp con qualsiasi calendario esterno per ottimizzare la giornata
6. Stabilire un'igiene regolare di monitoraggio delle attività: Con i flussi di lavoro impostati, tutto quello che dovete fare è rivisitare la vostra app di monitoraggio delle attività ogni volta che volete per controllare lo stato di avanzamento

Gestite il vostro carico di lavoro con gli strumenti di gestione delle attività

Ricordate che la vera magia avviene quando applicate le strategie di monitoraggio delle attività in modo coerente. Il primo passaggio può essere il più difficile da compiere, ma un software di gestione delle attività come ClickUp rende il processo molto più semplice. Con le sue analisi di produttività integrate, gli strumenti di monitoraggio del tempo e le automazioni delle attività di routine , potete modellare la vostra giornata lavorativa nel modo che preferite!