Che siate un'ape operaia o un gestore del team, volete massimizzare il vostro tempo al lavoro. Ma anche con il team, gli strumenti e le attrezzature migliori, potrebbe sembrare che non ci siano abbastanza ore nella giornata per completare il vostro elenco di attività.
È qui che le abilità di gestione delle attività si rivelano utili. A differenza della gestione del tempo, la gestione delle attività si concentra meno sulla quantità di tempo dedicato a un'attività e più sui modi per renderla più efficiente, il che, in estensione, fa anche risparmiare tempo! ⏰
Con una corretta gestione delle attività, saprete come:
- Programmare le attività
- Dare priorità alle attività
- Organizzare le attività
Non è facile spuntare tutto dall'elenco delle cose da fare, ma sappiamo che siete pronti per la sfida. In questa guida vi spiegheremo cosa sono le abilità di gestione delle attività e perché sono importanti. Vi forniremo anche alcuni esempi di capacità efficaci di gestione delle attività e condivideremo cinque consigli per ottimizzare i vostri flussi di lavoro. 🙌
Cosa sono le abilità di gestione delle attività?
La gestione delle attività è un'abilità che si costruisce nel tempo per gestire meglio il proprio tempo e le proprie mansioni. È la capacità di gestire, organizzare, stabilire le priorità e completare le priorità più importanti senza sudare. I professionisti della gestione dei compiti non cercano di fare tutto in una volta, ma completano le attività più importanti con il tempo a disposizione. 🕑
Le abilità di gestione delle attività richiedono una miscela di intuizioni basate sui dati e di pensiero creativo e fuori dagli schemi. La gestione delle attività comprende molte competenze diverse e spesso richiede le giuste competenze software per il project management che sia adattabile alle vostre esigenze. Ma per darvi un'idea più precisa di alcune delle abilità più essenziali nella gestione delle attività, iniziate con queste poche:
- Prioritizzazione delle attività: Le persone con solide capacità di gestione delle attività sono in grado di distinguere le attività urgenti da quelle meno urgenti e piacevoli
- Impostazione degli obiettivi: Con le capacità di gestione delle attività, saprete come impostare grandi obiettivi a lungo termine e suddividerli in piccole attività realizzabili
- Gestione del tempo: La gestione del tempo fa parte della gestione delle attività. Diventando più efficienti con i vostri flussi di lavoro, sapreterisparmiare tempo e migliorerà la qualità del lavoro del team. Cosa c'è da non amare?
- **Non cercate di reinventare la ruota. Le metodologie di gestione delle attività, come le schede Kanban e le matrici di Eisenhower, supportano una solida gestione delle attività
Aumentate la trasparenza del progetto e migliorate l'efficienza del flusso di lavoro con le lavagne Kanban in ClickUp
Perché le abilità di gestione delle attività sono importanti?
Forse vi piace il vostro flusso di lavoro così com'è ora. O forse l'idea di perfezionare la gestione delle attività vi sembra l'ennesimo elenco da fare.
Lo capiamo: tutti sono impegnati! Ma per poter completare le attività in modo rapido ed efficiente vale la pena di impegnarsi. Prendetevi il tempo necessario per migliorare la gestione delle attività e noterete diversi vantaggi.
Prevenire o superare il burnout
Sappiamo che il burnout è complesso, ma diventare più efficienti sul lavoro è un ottimo modo per smettere di sentirsi sopraffatti e demotivati. Se siete a capo di un team, una corretta gestione delle attività riduce il burnout eliminando passaggi complicati e processi macchinosi che logorano il team.
Con il giusto mix di uno strumento versatile di gestione delle attività e di competenze, tutti smetteranno di girare a vuoto e troveranno l'energia per rimanere motivati. 🏃
Migliore processo decisionale
Vi sembra di dover fare tutte le cose in questo momento? Probabilmente non è così: avete solo bisogno di aiuto per identificare prima le attività più importanti.
La vista Elenco di ClickUp consente di filtrare in base allo stato, alla priorità, all'assegnatario o a qualsiasi campo personalizzato, in modo da sapere dove si trovano le attività e quali devono essere prese in considerazione per prime
Con il giusto set di competenze, le decisioni di qualità vengono prese automaticamente per completare al meglio le attività. Per le attività più complesse, è possibile utilizzare un metodo di prioritizzazione (di cui parleremo tra poco) per affrontare le attività nel giusto ordine.
Il project management è importante perché aiuta a stabilire le Sequenze, a delegare i compiti ai membri giusti del team e a fissare obiettivi realistici per i progetti.
Condurre progetti più fluidi
Esecuzione di un progetto piano del progetto non è per i deboli di cuore. Indipendentemente da quanto siate bravi gestione del team progetti, trovare efficienze che aiutino tutte le parti interessate a risparmiare tempo e fatica non può che essere d'aiuto. La gestione delle attività supporta il corretto project management suddividendo le grandi idee in microprocessi attuabili. È la chiave per completare le attività in modo più rapido e accurato su scala.
Ottenere risultati misurabili
Come manager, avete bisogno di risultati quantificabili. Investire nelle capacità di gestione delle attività del team aumenta le prestazioni del reparto e rende più facile quantificare il contributo di ciascuno.
Trovare immediatamente i dati necessari con i widget in ClickUp Dashboard
La gestione delle attività non è possibile senza dati. Per fortuna, software per il monitoraggio delle attività cardine consente di rimanere in carreggiata e di rispettare le scadenze. Anche se un'attività non va a buon fine, i dati vi diranno esattamente dove le cose sono andate male, in modo da poter decidere cosa fare di diverso la prossima volta.
Da fare di più nella giornata lavorativa
Ci sono solo 24 ore al giorno e si spera di trascorrerne solo 8-10 al lavoro. Siete esseri umani, quindi è naturale che non riusciate a completare tutte le vostre attività in un lasso di tempo al limite.
Una gestione efficace delle attività non consiste nel trovare un modo magico per Da fare tutto contemporaneamente. Comprende stabilire le priorità delle attività in base alla data di scadenza, delegando al team e scegliendo un blocco di tempo per il lavoro profondo.
Non c'è bisogno di sovraccaricarsi di lavoro: grazie alle capacità di gestione delle attività, riuscirete a terminare di più quando siete al lavoro e a godere di un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro.
Esempi di abilità di gestione delle attività
Le capacità di gestione delle attività sono l'ingrediente segreto dell'esito positivo nel mondo del lavoro di oggi.
Siete pronti ad abbracciare la gestione delle attività? Ecco alcuni esempi di capacità di gestione delle attività su cui lavorare con il vostro team.
Definizione delle priorità delle attività
La definizione delle priorità è una delle abilità più importanti nella gestione delle attività. Quando si sa come individuare le attività a priorità, si presta attenzione immediata alle questioni più urgenti e si mettono in secondo piano i lavori a bassa priorità.
Ordinate facilmente i pesanti elenchi di attività con il modello di matrice Eisenhower di ClickUp
Ma la definizione delle priorità delle attività non viene naturale a tutti. Se tutto sembra ugualmente importante e non sapete come andare avanti, utilizzate una tecnica di prioritizzazione delle attività per fare chiarezza. Ad esempio, la Modello di matrice ClickUp Eisenhower aiuta a suddividere le attività in quadranti per Da fare, Programmare, Delegare ed Eliminare.
Utilizzo del software di gestione delle attività
Il monitoraggio delle attività del team su una lavagna online o nota adesiva è una ricetta per il caos. La moderna gestione delle attività richiede la digitalizzazione dei flussi di lavoro, dei progetti e delle attività per una maggiore visibilità e responsabilità. 👩💻
Gestite attività e progetti e collaborate in modo efficiente con il vostro team grazie a ClickUp Attività di ClickUp riunisce in un'unica piattaforma tutte le attività, i documenti, le lavagne online, le chat e i calendari del team. Basta aprire il pianificatore delle attività per:
- Creare attività
- Assegnare attività secondarie per gli elementi d'azione più complessi
- Impostare attività ricorrenti secondo un calendario personalizzato
- Aggiungere le dipendenze delle attività
Personalizzate la vostra dashboard ClickUp con le solide funzionalità di monitoraggio e analisi di cui avete bisogno per il vostro team
La cosa migliore è che ClickUp visualizza lo stato di avanzamento delle attività di tutti in un'unica schermata dashboard in tempo reale . Non c'è bisogno di guardare ogni attività, dipendente o progetto: create un dashboard personalizzato e partite alla grande.
Attività singole
La gente acclama il multitasking come l'elemento fondamentale della produttività, ma non è vero. Il multitasking distribuisce l'attenzione su diverse attività in una volta sola, in modo da dedicare solo una parte a ciascuna attività. Il mio lavoro merita di essere concentrato al 100%, quindi cercate di dedicarvi a una sola attività.
Con il single-tasking, ci si concentra su una sola attività alla volta. Potrebbe sembrare inefficiente, ma sarete sorpresi di quanto più velocemente (e meglio) lavorerete quando dedicherete tutta la vostra attenzione a una sola cosa.
Per rendere il tutto ancora più facile, classificate le vostre attività in software di gestione delle attività per priorità. È molto più facile spuntare le cose da fare dal vostro elenco quando avete a portata di mano un elenco principale chiaro e attuabile.
Gestione dei cambiamenti
Molti project manager guidano i loro team nella gestione dei cambiamenti, e un solido kit di strumenti per la gestione delle attività rende sicuramente più facile questo compito.
Ad esempio, se il vostro team utilizza prodotti Microsoft e Windows 10 ma vuole passare all'hardware Apple e a MacOS, dovrete guidare il vostro team in questo grande cambiamento.
Incorpora facilmente i documenti, gli elenchi, le schede e altro ancora di ClickUp sulle lavagne online
Invece di lasciare che il vostro team si arrangi da solo, pianificate tutto in una lavagna bianca Lavagna online di ClickUp . Questo vi offre uno spazio digitale flessibile per sviluppare nuovi processi e definire i dettagli. Inoltre, le lavagne online si trasformano in progetti e attività con un semplice clic, per cui l'implementazione è un gioco da ragazzi.
Impostazione degli obiettivi
È molto più facile affrontare le attività di valore quando si hanno degli obiettivi. Il problema è che molti manager fissano degli obiettivi e poi se ne dimenticano prontamente.
Dovete raggiungere i vostri obiettivi, quindi inseriteli in una app per il monitoraggio degli obiettivi per l'account. Queste app tengono traccia degli obiettivi a breve e a lungo termine, aiutandovi a misurare lo stato di avanzamento a ogni attività cardine del progetto.
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile Obiettivi di ClickUp fa un ulteriore passo avanti collegando gli obiettivi alle attività, mostrando la correlazione diretta tra i compiti quotidiani e i piani a lungo termine.
Come migliorare le vostre capacità di gestione delle attività
Avete bisogno di qualche suggerimento per la gestione delle attività? Provate questi consigli per la gestione delle attività e vedrete la produttività del vostro team salire alle stelle.
1. Iscriviti alla formazione
Possiamo parlare di gestione delle attività per tutto il giorno, ma alla fine è necessario investire nelle proprie conoscenze. Ad esempio, se utilizzate prodotti Microsoft, potreste iscrivervi a un webinar sulla risoluzione dei problemi di PowerShell.
Più conoscete le vostre attività, i progetti, gli strumenti e il settore, meglio sarete attrezzati per lavorare sul vostro elenco di cose da fare. Non siate timidi: iscrivetevi a workshop, conferenze e seminari sulla gestione del tempo, la produttività e l'organizzazione.
2. Provate il blocco del tempo
Il blocco del tempo è un'abilità di gestione dei compiti che consiste nel dedicare un'ora o un giorno specifico della settimana a una determinata attività. 📅
Monitorate il tempo, impostate stime, aggiungete note e visualizzate reportistica sul vostro tempo da qualsiasi luogo con il timer globale di ClickUp
Se non siete sicuri di quali attività richiedano un proprio blocco di tempo, utilizzate software per il monitoraggio del tempo per vedere come impiegate il vostro tempo. Ad esempio, se vi sentite sommersi dalle email, provate a controllarle solo due volte al giorno, dalle 8 alle 9 del mattino e dalle 16 alle 17 del pomeriggio.
Completare le attività a un orario prestabilito permette di concentrarsi sul lavoro vero e proprio per le altre sei ore della giornata lavorativa.
Provate il Tecnica del Pomodoro per aumentare la produttività. Con questa tecnica si imposta un timer per 25 minuti di lavoro profondo con una pausa di cinque minuti e si ripete il processo fino al termine del blocco.
Collegare ClickUp ad altri strumenti di monitoraggio del tempo per un flusso di lavoro più snello
Se temete che il vostro team vi interrompa, bloccate questo orario nel calendario in modo da non essere disponibili per le riunioni. Integrazioni ClickUp consentono di integrare facilmente il calendario di Outlook, Apple o Google Calendar nella stessa piattaforma in cui si gestiscono le attività.
3. Abbracciare la tecnologia per la gestione delle attività
Lo abbiamo già detto e lo ripetiamo: non si possono gestire le attività se non se ne fa il monitoraggio. Un elenco digitale delle cose da fare mantiene il team sulla stessa pagina e offre un grado di responsabilità che non si può ottenere con le note Post-It o le agende cartacee.
Cercate soluzioni di gestione delle attività come ClickUp con un'app per dispositivi mobili, in modo da tenere sotto controllo le attività anche in movimento. Anche le integrazioni API sono utili per riunire tutti i lavori e gli strumenti in un'unica piattaforma.
Creare Automazioni personalizzate che si attivano in base a trigger e condizioni di vostra scelta in ClickUp
Non è nemmeno necessario Da fare tutto manualmente. Cercate funzionalità/funzione di automazione delle attività che si trovano nella maggior parte delle app per la produttività. Automazioni di ClickUp offrono oltre 100 regole già pronte per risparmiare tempo nell'assegnazione delle attività, nella modifica degli stati e molto altro ancora, oppure per crearne di proprie.
4. Utilizzare i modelli
Da fare a tempo di record con i modelli modelli di gestione delle attività . Sia che abbiate bisogno di un codice a colori per la gestione delle reportistica giornaliera o la formattazione già pronta per una RFP, i modelli sono un enorme risparmio di tempo.
Il modello di gestione delle attività di ClickUp dispone di tutti gli strumenti integrati per mantenere l'organizzazione e il monitoraggio
Un modello è perfetto anche per organizzare e dare priorità alle attività. Il Modello di gestione delle attività di ClickUp visualizza tutte le attività, gli stati, i membri del team e i livelli di priorità per monitorare lo stato del progetto.
5. Delegato
Il Principio di Pareto afferma che l'80% dei risultati deriva dal 20% degli input. In altre parole, la maggior parte dei vostri risultati deriva probabilmente da un solo progetto o attività.
Se siete troppo sparpagliati, è difficile concentrare le vostre energie sui lavori richiesti che spostano l'ago della bilancia. Applicate la regola dell'80/20 delegando al vostro team attività di valore inferiore. Ad esempio, un dipendente potrebbe essere incaricato di prendere appunti o di trovare un'app per l'elenco delle cose da fare per il team.
Finisci più lavoro con ClickUp
Le attività non devono intimidire. Se il vostro team è oberato di lavoro o sta lottando contro processi difficili, investite in competenze di gestione del team per gestire un reparto più efficiente che fa di più in meno tempo. ✨
Le capacità di gestione delle attività sono fondamentali, ma serve anche un sistema per gestirle. ClickUp ottimizza il flusso di lavoro riunendo tutte le attività di ClickUp, i documenti, gli obiettivi, le chat, i calendari e altro ancora in una piattaforma unificata.
Affrontate le vostre attività e aumentate la vostra produttività con un software di gestione delle attività efficace e personalizzabile. Create subito la vostra area di lavoro ClickUp gratuita.