I processi inefficienti sono il tallone d'Achille di un'organizzazione. Non solo riducono la produttività del team, ma sprecano anche risorse e creano colli di bottiglia. Nel tempo, possono portare all'insoddisfazione dei clienti, alla perdita di opportunità commerciali e all'esaurimento dei dipendenti.
Individuare un'inefficienza è molto più facile che delineare i passi per risolverla. Per fortuna, non dovete sbattere la testa contro il muro cercando di capire tutto: i modelli di miglioramento dei processi possono aiutarvi! Le loro sezioni preconfezionate vi permettono di creare un piano a prova di bomba per i cambiamenti che apportano valore all'organizzazione e garantiscono una navigazione tranquilla nelle acque del business. ⛵
In questo articolo analizzeremo i top eight templates per organizzare e gestire il miglioramento dei processi .
Che cos'è un modello di miglioramento dei processi?
Il miglioramento dei processi consiste nell'analizzare i processi all'interno dell'organizzazione per determinarne l'efficienza e definire passi concreti per la loro ottimizzazione. La definizione di un piano di miglioramento dei processi non è però una passeggiata. È necessario fissare obiettivi concreti, allocare le risorse raccogliere dati e determinare il modo migliore di procedere.
I modelli di miglioramento dei processi (o modelli di performance dei processi) sono scorciatoie che consentono di raggiungere più rapidamente il traguardo. Vi aiutano a segnalare ogni fase del vostro piano in modo dettagliato e a garantire che i vostri esercizi di mappatura dei processi siano produttivi e orientati ai risultati. 💪
Questi modelli vi mantengono sulla strada giusta e vi permettono di affrontare l'esercizio di miglioramento in modo oggettivo, di documentare ogni procedura e di allineare il vostro piano agli obiettivi aziendali.
Come scegliere il giusto modello di miglioramento dei processi
In rete si possono trovare migliaia di modelli di miglioramento dei processi. Purtroppo, non tutti offrono le stesse funzionalità.
Si consiglia di cercare un modello con le seguenti caratteristiche:
- Personalizzabilità: Deve consentire di modificare gli elementi del design per garantire l'allineamento con le metodologie, le procedure specifiche e gli obiettivi della vostra azienda. Inoltre, dovrebbe consentire di aggiungere elementi visivi come grafici o diagrammi per spiegare meglio una fase o un punto
- Gestione dei dati: Il modello deve consentire di raccogliere, organizzare e condividere i dati rilevanti con facilità
- Opzioni di collaborazione: Dovrebbe incoraggiarela collaborazione di gruppo attraverso funzioni come l'editing in tempo reale,lasciare commenti, olavagne digitali *Funzioni di accessibilità: Dovreste essere in grado di configurare chi ha accesso al modello in base al suo ruolo
- Scalabilità: Dovrebbe essere abbastanza robusto da permettere di delineare numerosi piani di miglioramento dei processi e idee di varia complessità
8 Modelli di piani di miglioramento dei processi per un aumento dell'efficienza
Abbiamo esaminato decine di modelli per il miglioramento dei processi e abbiamo selezionato i migliori otto che offrono facilità d'uso, funzionalità e personalizzazione. Date un'occhiata e trovate quello che fa per voi! 🤓
1. ClickUp Modello di struttura di ripartizione del lavoro per il miglioramento dei processi
Utilizzate le categorie già pronte del modello di struttura di ripartizione del lavoro per tenere sotto controllo le attività di miglioramento dei processi aziendali
Essere il capitano della nave del miglioramento dei processi non è affatto facile. Il Modello di struttura di ripartizione del lavoro per il miglioramento dei processi di ClickUp rende facile la navigazione in progetti complessi e colli di bottiglia. 🚢
Con questo modello è possibile identificare i punti deboli dei processi, definire il piano di lavoro in dettaglio, assegnare i compiti e monitorare i progressi con facilità.
Il modello offre tre viste che consentono di osservare il progetto da diverse angolazioni e garantiscono la massima trasparenza e organizzazione.
Iniziate con la vista Attività, un elenco in cui scomporrete il vostro esercizio di miglioramento dei processi in attività (compiti) più facili da gestire. Supponiamo che il vostro obiettivo sia il miglioramento del sito web della vostra azienda. Creerete attività come "Identificazione degli obiettivi", "Aggiornamento dei contenuti", "Miglioramento del design" e "Monitoraggio delle prestazioni"
Quando si crea un'attività, è possibile fornire ulteriori dettagli usando Campi personalizzati di ClickUp come l'assegnatario, la data di inizio e di scadenza, lo stato, i principali stakeholder e la fase del progetto. L'ultimo attributo è il criterio predefinito per il raggruppamento delle attività, ma è possibile modificarlo premendo il pulsante "Raggruppa per" nell'angolo in alto a destra della schermata.
La seconda vista offerta da questo modello è la Vista scheda. Questa Lavagna Kanban trasforma le attività elencate nella vista precedente in schede e le ordina in base allo stato (ad esempio Non iniziato, In revisione o In corso). Utilizzate il design drag-and-drop di ClickUp per spostare le schede e cambiare lo stato delle attività in pochi clic.
Infine, è disponibile la vista Gantt, un diagramma di Gantt che delinea le attività su una linea temporale che aiuta a pianificare i carichi di lavoro senza sovrapposizioni. Scaricate questo modello
2. Modello di mappatura dei processi ClickUp
Il modello di mappatura dei processi di ClickUp è ideale per standardizzare le operazioni aziendali e migliorare la collaborazione tra i team
Se volete che il vostro progetto di miglioramento dei processi abbia successo, dovete mappare ogni fase con precisione laser per evitare confusione e malintesi. Il modello Modello di mappatura dei processi ClickUp vi aiuta a pianificare le tempistiche, gli orari e i carichi di lavoro per visualizzare ogni dettaglio e preparare il vostro team al successo.
A prima vista, questo modello di compito è un semplice elenco di cose da fare . Ma l'elenco è ricco di funzioni avanzate che permettono di suddividere anche i progetti più impegnativi in parti facili da seguire e di mappare i processi come un professionista.
La lista delle cose da fare predefinita è composta da 22 sottoattività che aiutano a identificare il processo che si desidera migliorare e a delineare i dettagli, come i membri del team coinvolti, le responsabilità e la tipo di mappa dei processi da utilizzare. Poiché ClickUp è noto per la sua personalizzazione, è possibile aggiornare ogni sottoattività per garantire che sia in linea con le procedure e gli obiettivi dell'azienda.
Facendo clic su un sottocompito si possono fornire ulteriori dettagli: creare elenchi di cose da fare più piccoli per delineare le attività necessarie al suo completamento, allegare file con informazioni utili e assegnare compiti a membri specifici del team. ClickUp consente di configurare le relazioni tra i compiti -Assicurano un ordine corretto, impedendo che un'attività inizi o venga completata prima di un'attività associata.
Il modello consente anche di tenere traccia del tempo e impostare le date di scadenza per monitorare i progressi con facilità.
Il bello dei modelli di attività di ClickUp è la loro versatilità. Quando ne configurate uno, potete duplicarlo e copiarlo in altri progetti per risparmiare tempo. Copiate l'intero lavoro o solo le sue parti specifiche. ✨ Scarica questo modello
3. Modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp
Ottimizzate i vostri processi aziendali con controlli di qualità, analisi e gestione delle modifiche utilizzando il modello di audit dei processi di ClickUp
È giunto il momento di indossare il cappello da investigatore e dare un'occhiata approfondita ai vostri processi! Verificate se alcuni di essi potrebbero beneficiare di aggiornamenti e stabilite il piano di miglioramento con il modello di audit di ClickUp Modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp ! 🕵️
Il modello vi permette di fare un passo indietro e di avere una visione imparziale delle vostre procedure. Analizzare l'efficienza dei processi per rivelare i punti deboli della produttività, servizio clienti e soddisfazione, budgeting e allineamento con la visione degli stakeholder, per poi delineare un piano per risolverli.
Questo quadro completo è suddiviso in quattro sezioni:
- Analisi dei processi: Contribuisce a identificare i punti di controllo, delineando i necessaridocumentazione del processo e le linee guida per il monitoraggio
- Analisi CATWOE: Acronimo di Customer, Actor, Transformation, Worldview, Owner e Environment, consente di definire le prospettive degli stakeholder e di garantire che i processi siano in linea con esse
- Concezione del modello: Permette di concettualizzare e valutare i processi per identificare lacune e problemi
- Gestione del cambiamento: Aiuta a delineare i cambiamenti che portano al miglioramento dei processi
Una volta definite le attività in ciascuna delle quattro sezioni, passate alla vista Overview . Vedrete tutte le attività raggruppate in base alla rispettiva sezione e allo stato (ad esempio, Non iniziato, Da fare, In corso, In revisione e Completato).
La vista Scheda è una lavagna Kanban che visualizza le attività come schede e le classifica in base al loro stato. È possibile spostare le tessere con un semplice trascinamento per gestire i flussi di lavoro . Scarica questo modello
4. Modello di SOP per il miglioramento continuo di ClickUp
Velocizzate la creazione di SOP con questo modello già pronto di ClickUp: basta inserire i vostri dati per partire alla grande Miglioramento continuo è fondamentale per mantenere la massima produttività ed efficienza dei costi. Il Modello di SOP per il miglioramento continuo di ClickUp vi aiuta a documentare ogni fase del piano di miglioramento dei processi, a garantire che tutti i membri del team siano coinvolti e a monitorare i progressi del piano.
Vale la pena notare che questo è un modello di documento. Se non si ha familiarità con Documenti di ClickUp clickUp Docs è una funzione unica che consente di creare, gestire, archiviare, condividere e lavorare su documenti con il proprio team all'interno di ClickUp. In ClickUp Docs è possibile creare attività, aggiungere assegnatari, aggiungere elenchi di cose da fare, usare ClickUp AI (l'assistente di scrittura AI della piattaforma) e rendere la gestione dei documenti un gioco da ragazzi.
Questo particolare modello di documento presenta cinque sezioni che aiutano a delineare i dettagli del piano di miglioramento dei processi. Le sezioni predefinite sono:
- Scopo: Qui si definiscono le ragioni principali per cui si stabilisce un piano di miglioramento dei processi, come ad esempio garantire che tutti i dipendenti siano sulla stessa lunghezza d'onda, migliorare l'efficienza o ridurre il rischio di incomprensioni
- Ambito di applicazione: Qui si elencano gli aspetti del piano di miglioramento dei processi
- Procedura: In questa sezione, si delineano le fasi che portano al miglioramento dei processi
- Risorse correlate: In questa sezione fornirete le risposte alle potenziali domande dei membri del team e allegherete risorse preziose per aiutarli a svolgere al meglio i loro compiti
- Revisione: Qui si menziona il proprietario della SOP e si collega il link al fileModulo ClickUp per le richieste di revisione Scarica questo modello ### 5. Modello DMAIC di ClickUp
Dite addio ai processi inefficienti con il modello ClickUp DMAIC
Per modificare in meglio un processo, è necessario Ddefinire gli obiettivi, Mmisurare i KPI, Aanalizzare i dati, Imigliorare implementando le modifiche adeguate e Ccontrollare i risultati. Il Modello DMAIC di ClickUp vi permette di fare proprio questo e di migliorare i processi senza sudare! 🥵
Questo modello è basato su un Lavagna ClickUp -Una tela digitale che consente di visualizzare le idee, fare brainstorming con i membri del team e sviluppare strategie. Vi aiuta a esprimere il vostro lato creativo e a tenere gli occhi puntati sull'obiettivo: in questo caso, identificare i processi inefficienti e delineare i passi per migliorarli.
Il modello comprende cinque sezioni sotto forma di note adesive:
- Definire
- Misurare
- Analizzare
- Migliorare
- Controllo
Il modello indica cosa includere in ogni sezione. Ad esempio, nella colonna Definizione, vedrete il segnaposto "inserire il problema qui". Sostituitelo con una descrizione del processo che volete migliorare e con i relativi dettagli (ad esempio, cosa lo rende inefficiente e le informazioni a supporto).
Dopo aver definito il problema nella prima colonna, utilizzate la seconda per delineare le misure che possono aiutarvi a valutare i vostri progressi. Nella terza colonna, raccoglierete e analizzerete i dati rilevanti per verificare se tutto sta andando come previsto e se è necessario apportare qualche modifica.
Nella quarta colonna (Migliorare), si definiscono le soluzioni concrete al problema. Ad esempio, se l'inefficienza del processo è dovuta a frequenti errori di comunicazione tra i membri del team, le possibili soluzioni potrebbero essere l'utilizzo di una piattaforma di collaborazione o la creazione di una nuova struttura gerarchica e di reporting.
Nella quinta colonna si osserva il successo della soluzione applicata. 😍 Scarica questo modello
6. Modello di lavagna del processo PDCA di ClickUp
Utilizzate questo modello visivo per sezionare i compiti in parti gestibili, categorizzando gli elementi in quattro fasi: Pianificare, Fare, Controllare e Agire
Date il via ai vostri sforzi di miglioramento dei processi con il Modello di lavagna del processo PDCA di ClickUp .
PDCA è l'abbreviazione di plan-do-check-act e rappresenta un modello per implementare i cambiamenti enfatizzando la collaborazione e la trasparenza del team. Questo modello di Whiteboard si basa su questo modello e consente di suddividere anche i progetti più complessi in attività facili da gestire, suddivise in quattro fasi: Pianificare, fare, controllare e agire.
La prima fase di utilizzo del modello consiste nel passare alla vista Elenco e creare le attività. Ad esempio, se il processo inefficiente in questione è un sito web mal progettato, si possono impostare attività come "Creazione di post sul blog", "Aggiornamento dell'interfaccia" e "Monitoraggio delle prestazioni" È possibile aggiungere assegnatari, date di scadenza e livelli di priorità o incorporare altri campi personalizzati per fornire maggiori dettagli sull'attività.
A questo punto, passare alla vista Whiteboard e creare una rappresentazione visiva delle attività definite. Per farlo, premere "ClickUp Cards" nella barra degli strumenti sul lato sinistro dello schermo e individuare le voci desiderate.
Ad esempio, l'attività "Creazione di post sul blog" può essere aggiunta alla fase Fare, mentre l'attività "Monitoraggio delle prestazioni" può essere inserita in Controllare. Scarica questo modello
7. ClickUp Modello di FMEA del processo Lean Six Sigma
Individuare rapidamente i rischi potenziali e creare un piano d'azione con il modello ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Identificare i rischi di processo e ideare un piano per eliminarli con il modello di ClickUp Modello di FMEA di processo Lean Six Sigma !
Prima di entrare nel merito delle funzionalità del modello, è importante notare che Process FMEA e Lean Six Sigma sono metodologie di miglioramento dei processi. La FMEA di processo ( Analisi delle modalità e degli effetti dei guasti ) ruota attorno alla valutazione e all'identificazione di potenziali fallimenti (rischi) in un processo, mentre Lean Six Sigma si occupa di eliminarli. Questo modello combina entrambe le metodologie per aiutarvi a raggiungere le stelle del miglioramento dei processi e ad aumentare l'efficienza della vostra azienda.
Non lasciatevi spaventare dalle molteplici visualizzazioni: l'utilizzo e la navigazione del modello sono facili una volta comprese.
La prima è la vista Elenco FMEA, in cui si crea un elenco di potenziali fallimenti del processo (problemi). Il modello presenta esempi eccellenti che aiutano a inserire le informazioni corrette. Ad esempio, è disponibile un elenco di potenziali problemi che potrebbero verificarsi con i prelievi di contanti al bancomat, come la macchina che non eroga contanti o uno schermo malfunzionante. Ogni problema è descritto in dettaglio con colonne come Funzione, Effetti potenziali del guasto, Gravità e Probabilità di accadimento.
La vista Calcolo RPN elenca le attività e il loro RPN (numero di priorità del rischio). Questo numero viene calcolato moltiplicando la sicurezza stimata, la probabilità di accadimento e la probabilità di rilevamento. Scaricate questo modello Bonus: Scoprire
**Top 10 Six Sigma Templates to Elevate Your Process Improvement Game_
8. Modello di piano di miglioramento dei processi in Word da ProjectManagementDocs
Utilizzate il modello di piano di miglioramento dei processi in Word di ProjectManagementDocs per delineare i vostri piani e documentare ogni dettaglio rilevante
I modelli con opzioni avanzate e viste multiple possono offrire funzionalità incredibili, ma non sono adatti a tutti. Se desiderate uno strumento senza fronzoli che vi aiuti ad analizzare e gestire i processi identificare i problemi e implementare le misure adeguate, il modello di piano di miglioramento dei processi in Word di ProjectManagementDocs potrebbe fare al caso vostro.
Questo modello Word divide il piano in quattro sezioni:
- Confini del processo
- Configurazione del processo
- Metriche di processo
- Obiettivi perMiglioramento delle prestazioni Nella sezione Confini del processo, si identificano l'inizio e la fine del processo che si desidera analizzare. In questo modo, si può garantire che il lavoro sia direttamente mirato al processo senza sprechi di risorse.
La sezione Configurazione del processo aiuta a rappresentare visivamente il processo che si desidera migliorare. In questo modo è possibile individuare le inefficienze e determinare i modi migliori per gestirle.
In Metriche di processo si definiscono i criteri per monitorare le prestazioni e seguire i progressi.
La sezione Obiettivo di miglioramento delle prestazioni si concentra sugli obiettivi e alimenta il miglioramento continuo. Qui si definiscono le metriche misurabili e realistiche che si vogliono raggiungere in futuro. Scaricate questo modello
Modelli di miglioramento dei processi: La vostra scorciatoia per la terra dell'efficienza
I modelli elencati possono aiutarvi a rivoluzionare i vostri processi e a garantirne l'efficienza e la funzionalità. Inoltre, questi modelli stimolano la collaborazione e consentono ai colleghi di dare il proprio contributo e di partecipare attivamente a ogni parte del processo.
I modelli di ClickUp che vedete qui sono solo un frammento dell'offerta della piattaforma con più di 1.000 opzioni -esploratele gratuitamente!