Molti di noi faticano a raggiungere i propri obiettivi di produttività e hanno la sensazione che la giornata sia finita prima ancora di aver completato tutto ciò che era nel programma. Ma possiamo superare questa difficoltà e aumentare la nostra produttività fissando degli obiettivi e effettuando il monitoraggio dei progressi compiuti verso il loro raggiungimento. Questo ci aiuta ad apprezzare i progressi compiuti, ma ci fornisce anche un modo per rimanere sulla strada giusta per raggiungere ciò che vogliamo, invece di perderci in distrazioni.
Questa analisi dettagliata del processo di definizione degli obiettivi è supportata da ricerche su come i team leader, gli amministratori delegati e i project manager riescono a fare di più in meno tempo. Ad esempio, esamineremo cosa sono gli obiettivi intelligenti (e SMART) e come utilizzarli. Seguendo i consigli riportati di seguito, sarai in grado di compiere progressi costanti verso i tuoi obiettivi.
L'importanza della definizione degli obiettivi
Fissare degli obiettivi è uno dei modi migliori per raggiungere i traguardi del tuo progetto. Se fissati nel modo giusto, gli obiettivi forniscono una tabella di marcia realistica verso l'esito positivo, eliminando parte dello stress associato all'incertezza e consentendoti di gestire meglio il tuo tempo. Gli obiettivi forniscono anche una responsabilità che può aiutare a promuovere migliori abitudini lavorative e personali.
Tipi di obiettivi
Ogni tipo di obiettivo ha un ruolo nel garantire il raggiungimento di ciò che ti sei prefissato di fare. Inserisci questi tipi di obiettivi comuni nella tua strategia e vedrai subito come si completano a vicenda e aumentano la tua produttività.
Obiettivi a breve termine contro obiettivi a lungo termine
Gli obiettivi a breve termine devono essere fatti immediatamente o nel prossimo futuro. Ad esempio, portare a termine un'attività relativa a un progetto potrebbe essere un obiettivo a breve termine.
Gli obiettivi a lungo termine, o obiettivi futuri, riguardano il quadro generale. Ad esempio, il completamento di un progetto specifico potrebbe essere un obiettivo a breve termine, mentre l'aumento dei ricavi derivante dal progetto completato potrebbe essere utilizzato per far crescere la tua azienda come obiettivo a lungo termine. Gli obiettivi a breve termine aiutano a raggiungere il futuro ideale.
Obiettivi personali contro obiettivi professionali
Uno dei modi più semplici per fallire nel raggiungimento degli obiettivi è quello di esaurirsi. Questo accade quando non c'è un equilibrio sufficiente tra lavoro e vita privata. Se ti concentri troppo su un aspetto della tua vita, l'altro ne risente.
Quando ciò accade, la produttività può diminuire e la salute mentale può peggiorare. Gli obiettivi personali possono sembrare un ostacolo alla tua vita professionale, ma in realtà aiutano a mantenere alta la motivazione per gli obiettivi di carriera.
Bilancia obiettivi come quelli di leadership con obiettivi più personali per completare il tuo lavoro richiesto.
Vantaggi della definizione degli obiettivi
Gli obiettivi possono intimidire. Alcune persone si chiedono se valga la pena sottoporsi allo stress di porsi un obiettivo. Una volta che inizi a fissare degli obiettivi e a effettuare il monitoraggio regolare dei loro progressi, scoprirai che ti motivano anziché demotivarti.
Concentrazione e direzione
La definizione degli obiettivi ti consente di pianificare la tua giornata e di assumerti la responsabilità di rispettare tale piano. Obiettivi organizzati in modo adeguato ti forniscono una panoramica di ciò che devi fare.
Questo approccio rende più facile concentrarsi sull'attività presente ed evitare distrazioni mentre si passa da un'attività all'altra. Ancora meglio, questo tipo di orientamento è un modo semplice per aumentare la produttività.
Motivazione e impegno
Man mano che lavori sui tuoi obiettivi, ti sentirai soddisfatto ogni volta che ne completi uno. Quando ne completi uno e ne inizi un altro, il desiderio di provare di nuovo quella sensazione ti aiuterà a trovare la motivazione necessaria per metterti al lavoro e portare a termine il tuo compito.
Misurare lo stato e l'esito positivo
Senza fissare obiettivi e misurare i progressi, è facile cadere nella trappola di sentirsi come se si stesse girando a vuoto. A volte, otteniamo grandi risultati e non ci diamo il merito che ci spetta.
Ma quando si fissano degli obiettivi e si cerca di mantenerli, si ha la possibilità di guardare indietro a ciò che si è fatto. Spesso ci si rende conto che è più di quanto si pensasse. Questo può aiutare a evitare che gli atteggiamenti negativi uccidano la motivazione.
Sfide comuni nella definizione degli obiettivi
Un processo di pianificazione inadeguato nella definizione degli obiettivi può minare la tua motivazione invece di rafforzarla. Di seguito sono riportati alcuni aspetti che possono andare storti nella definizione degli obiettivi e come contrastarli per ottenere quella sensazione positiva che gli obiettivi efficaci sono in grado di fornire.
Mancanza di chiarezza
Se non pianifichi attentamente i tuoi obiettivi, potresti creare obiettivi troppo generici. Quando arriva il momento di sederti e raggiungere tali obiettivi, ti mancherà la direzione che un obiettivo ben pianificato fornisce.
Quando fissi i tuoi obiettivi, scrivi sempre obiettivi chiari e facili da comprendere. È importante conoscere esattamente il punto di partenza e quello di arrivo dell'obiettivo, in modo da poterlo raggiungere in modo efficiente.
Aspettative irrealistiche
Quando inizi a fissare gli obiettivi, potresti renderti conto di non conoscere bene le tue capacità. Questo può portare a fissare obiettivi che vanno ben oltre ciò che puoi realizzare in una giornata. Senza obiettivi realistici, ti ritroverai in ritardo rispetto al tuo programma o correrai il rischio di demotivarti o esaurirti.
Fissa sempre obiettivi che puoi raggiungere nel tempo che ti sei concesso. Potresti non conoscere subito le tue capacità. In questi casi, è meglio peccare di cautela e fissare obiettivi più modesti.
Cattiva gestione del tempo
Anche se riesci a rimanere concentrato sulla tua attività e a perseguire i tuoi obiettivi, non puoi completare le cose importanti. Probabilmente hai molti obiettivi di diversa importanza. È meglio dedicare il tuo tempo prima a quelli importanti.
Dando priorità ai tuoi obiettivi, puoi assicurarti che le attività importanti vengano sempre completate e che tu stia sfruttando al meglio il tuo tempo. Molte delle tecniche che discuteremo più avanti ti aiuteranno a dare priorità ai tuoi obiettivi in base alla loro importanza.
Strategie e tecniche per la definizione degli obiettivi
I problemi di cui abbiamo discusso in precedenza non sono nuovi. Sono sfide che chi fissa degli obiettivi deve affrontare sin da quando gli obiettivi sono stati fissati. La cosa positiva è che esistono molti metodi che puoi utilizzare per contrastarli. Qui ti presenteremo alcune tecniche di definizione degli obiettivi che puoi utilizzare per creare obiettivi più efficaci.
1. Stabilisci obiettivi SMART
Il framework degli obiettivi SMART è una tecnica di definizione degli obiettivi progettata per garantire la creazione di obiettivi raggiungibili. Obiettivi che ti aiuteranno a mantenere alta la motivazione invece di ridurla. Il nome SMART è un acronimo facile da ricordare:
SMART: Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante, Limitato nel tempo
Questi cinque fattori costituiscono un obiettivo che massimizza le possibilità di ottenere un esito positivo. Esaminiamoli uno per uno:
- Specifico: un obiettivo specifico non presenta ambiguità. Quando inizi a perseguire l'obiettivo, dovresti sapere esattamente cosa deve essere realizzato.
- Misurabili: devi essere in grado di effettuare il monitoraggio dello stato dei tuoi obiettivi. Gli obiettivi misurabili rispondono a domande come: Quanto? Quanti? Per quanto tempo?
- Raggiungibile: abbiamo già discusso dell'importanza degli obiettivi raggiungibili. Ti impediscono di impostare obiettivi troppo alti e fallire.
- Rilevante: l'obiettivo che ti prefiggi deve essere rilevante per te e per i temi generali dei tuoi obiettivi.
- Limitati nel tempo: assegnandoti un periodo di tempo per completarli, gli obiettivi limitati nel tempo ti aiutano a mantenere un senso di urgenza, pur continuando a dare priorità ai tuoi progressi.
2. Decidi le tue priorità
In precedenza abbiamo discusso di come un obiettivo possa essere urgente, importante o entrambe le cose. Gli obiettivi urgenti devono sempre essere completati in tempo, quindi è importante avere un quadro di riferimento per stabilire le priorità. Un metodo comune è chiamato Matrice di Eisenhower (o Matrice Urgente-Importante).
Si tratta di una tecnica di impostazione degli obiettivi che definisce quattro quadranti a seconda dell'urgenza o dell'importanza dell'obiettivo. Il quadrante in cui rientra un obiettivo ti indica come dovresti gestirlo.
La matrice di Eisenhower
- Urgente e importante: se un obiettivo è sia urgente che importante, dovrebbe essere inserito nell'elenco delle cose da fare immediatamente.
- Non urgente ma importante: gli obiettivi importanti che non devono essere completati immediatamente dovrebbero essere programmati in base alla loro importanza.
- Urgente ma non importante: un obiettivo ritenuto urgente ma non importante potrebbe dover essere completato immediatamente, ma non da te. Delega la responsabilità di questi compiti.
- Non urgente e non importante: un obiettivo che non è né urgente né importante dovrebbe essere eliminato completamente dall'elenco delle cose da fare.
3. Utilizza sistemi di monitoraggio continuo
Gli obiettivi funzionano aiutandoti a effettuare il monitoraggio del tempo e motivandoti a completarli. Ma senza un monitoraggio costante, quella motivazione potrebbe non verificarsi. Esistono diversi modelli di definizione degli obiettivi che possono aiutarti a fissare e monitorare gli obiettivi.
Passa al digitale con la definizione e il monitoraggio degli obiettivi
Il modo migliore per monitorare i tuoi obiettivi è attraverso un'app di monitoraggio degli obiettivi. Con ClickUp, ottieni un'app di monitoraggio degli obiettivi completa insieme a una piattaforma di produttività completa.
ClickUp Goals ti consente di assegnare e monitorare obiettivi specifici per una soluzione completa di monitoraggio degli obiettivi, completa di una scheda di valutazione settimanale. Suddividere gli obiettivi grandi in obiettivi più piccoli offre una flessibilità che ti aiuta a rimanere in carreggiata. Ad esempio, puoi festeggiare i successi, sviluppare un piano di crescita quando desideri una struttura più solida o rimanere consapevole dello stato dei tuoi progressi.
4. Applica il metodo Get Things Done
A volte, hai così tante idee che ti frullano in testa che è difficile sapere da dove cominciare. David Allen ha sviluppato il framework Getting Things Done (GTD) per aiutarti a liberare la mente da quelle idee e organizzarle. La filosofia di base è quella di catturare tutte le attività e le idee che ti vengono in mente e poi organizzarle in modo che siano facili da gestire. Un modello GTD può aiutarti a mettere ordine nel metodo.
I cinque passaggi del GTD
Il framework GTD consiste in cinque passaggi. Una volta completato il processo, otterrai un elenco organizzato dei progetti su cui lavorare e di quelli che possono essere accantonati.
- Acquisizione: raccogli ogni attività, idea, progetto o altro impegno e registrali utilizzando il metodo che preferisci.
- Chiarisci: analizza il significato di ogni elemento. Decidi se vale la pena perseguirlo o meno. Se sì, decidi il passaggio successivo e il risultato.
- Organizza: inserisci tutti gli elementi da intraprendere in categorie. Sta a te decidere come classificarli.
- Rifletti: rivedi regolarmente i tuoi elenchi per rinfrescare la memoria e mantenere la concentrazione sulle attività giuste per il momento.
- Coinvolgi: una volta chiariti i tuoi compiti e gli elenchi, inizia a lavorarci utilizzando il software di gestione delle attività che preferisci.
5. Prova gli obiettivi e i risultati chiave (OKR)
Suddividere le attività in una serie di obiettivi e risultati chiave è una delle migliori tecniche di definizione degli obiettivi per un'intera organizzazione. Aiuta a semplificare gli obiettivi impegnativi e fornisce un modo per effettuare il monitoraggio degli obiettivi strategici di un'azienda utilizzando risultati misurabili. Esistono diversi progetti software OKR che possono aiutare le aziende a sfruttare al meglio questo framework.
Principi dell'OKR
Gli OKR comprendono obiettivi qualitativi e orientati all'azione. Devono essere chiari e facili da ricordare. Ogni obiettivo deve essere in linea con la visione e la strategia della tua azienda.
Poiché gli obiettivi devono sempre essere misurabili, la seconda parte degli OKR è costituita dai risultati chiave. Queste metriche saranno utilizzate per misurare lo stato di avanzamento verso il raggiungimento degli obiettivi.
Gli OKR hanno lo scopo di superare i limiti e sono progettati per essere altamente ambiziosi ma comunque raggiungibili. A causa di questa difficoltà aggiuntiva, un tasso di esito positivo del 60-70% è generalmente considerato buono. Se non riesci a raggiungere il tuo obiettivo, utilizza i tuoi OKR per esplorare metodologie di miglioramento dei processi in modo da poter continuare a lottare per ottenere il risultato desiderato.
Questo è anche il motivo per cui si tratta di obiettivi a livello organizzativo. Gli OKR funzionano al meglio per creare obiettivi di squadra e misurare i progressi. Se fossero utilizzati come metriche di rendimento individuali, la tentazione di semplificarli per motivi di equità sarebbe troppo forte.
6. Affrontare lo scope creep attraverso la previsione dei progetti
Alcuni progetti, in particolare nel settore del software, tendono a crescere fino a raggiungere dimensioni ingestibili. Il team ha più idee brillanti di quante se ne possano realizzare nel tempo a disposizione e cercare di farlo comporta il mancato rispetto delle scadenze e ritardi nel lancio.
Gli strumenti di previsione dei progetti possono aiutare a pianificare la durata di un progetto, ma questo problema è meglio affrontarlo nella fase di definizione degli obiettivi.
Il metodo MoSCoW
Questo metodo affronta i progetti che aumentano di dimensioni classificando l'importanza delle attività. Le attività sono classificate in quattro categorie: must have, should have, could have o won't have. Il nome deriva dalla prima lettera di ciascuna categoria. Ecco cosa significa ciascuna di esse:
- Requisiti indispensabili: queste attività sono requisiti non negoziabili del progetto. Ciò include la conformità ai requisiti legali, alle funzioni critiche o ai risultati chiave.
- Da avere: si tratta di attività importanti ma non fondamentali. Sono attività ad alta priorità e dovrebbero essere incluse, se possibile, perché contribuiranno in modo significativo al risultato finale.
- Potrebbe avere: si tratta di elementi meno importanti ma comunque desiderabili che possono migliorare il progetto, ma che possono essere più facilmente eliminati in caso di vincoli di tempo.
- Non sarà disponibile: queste attività sono state prese in considerazione, ma non saranno incluse nel prodotto finale. Ciò potrebbe significare che sono buone idee, ma che devono essere rimandate a una versione futura.
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