Molti di noi faticano a raggiungere gli obiettivi di produttività e sembra che la giornata sia finita prima di aver completato tutto ciò che era in programma. Ma possiamo superare questo problema e aumentare la nostra produttività impostando gli obiettivi e monitorando lo stato di avanzamento verso il loro completamento. Questo ci aiuta ad apprezzare gli stati di avanzamento, ma ci fornisce anche un modo per mantenerci in carreggiata e raggiungere i nostri obiettivi, anziché perderci in distrazioni.
Questo sguardo dettagliato al processo di definizione degli obiettivi è supportato da ricerche su come i team leader, gli amministratori delegati e i project manager riescono a fare di più in meno tempo. Ad esempio, esamineremo cosa sono gli obiettivi intelligenti (e SMART) e come utilizzarli. Seguendo i consigli riportati di seguito, sarete in grado di fare progressi costanti verso i vostri obiettivi.
Importanza dell'impostazione degli obiettivi
L'impostazione degli obiettivi è uno dei modi migliori per raggiungere i propri obiettivi oggetti del progetto . Se impostati nel modo giusto, gli obiettivi forniscono una tabella di marcia realistica verso l'esito positivo, eliminando parte dello stress associato all'incertezza e consentendo di gestire meglio il proprio tempo. Gli obiettivi forniscono anche un account che può contribuire a migliorare le abitudini di lavoro e personali.
Colpire ogni traguardo e visualizzare lo stato di avanzamento verso il completamento dell'obiettivo nella funzionalità Obiettivi di ClickUp
Tipi di obiettivi
Ogni tipo di obiettivo ha il suo ruolo nel garantire il raggiungimento degli obiettivi da fare. Incorporate questi tipi di obiettivi comuni nella vostra strategia e vedrete rapidamente come si completano a vicenda e come aumentano la vostra produttività.
Obiettivi a breve termine contro obiettivi a lungo termine
Gli obiettivi a breve termine devono essere terminati immediatamente o nel prossimo futuro. Ad esempio, finire un'attività di un progetto potrebbe essere un obiettivo a breve termine.
Gli obiettivi a lungo termine, o obiettivi futuri, riguardano il quadro generale. Ad esempio, completare un progetto specifico potrebbe essere un obiettivo a breve termine e utilizzare le entrate derivanti dal progetto completato per far crescere la vostra azienda come obiettivo a lungo termine. Gli obiettivi a breve termine aiutano a raggiungere il futuro ideale.
Obiettivi personali e obiettivi professionali
Uno dei modi più semplici per fallire nel raggiungimento degli obiettivi è quello di esaurirsi. Questo accade quando non c'è sufficiente equilibrio tra lavoro e vita privata. Se ci si concentra troppo su un'area della vita, l'altra ne risente.
Quando ciò accade, la produttività può diminuire e la salute mentale può diminuire. Gli obiettivi personali possono sembrare un'interferenza con la vita professionale, ma in realtà aiutano a mantenere alta la motivazione per gli obiettivi di carriera.
Bilanciate le attività come obiettivi di leadership con obiettivi più personali per completare il lavoro richiesto.
Obiettivi dell'impostazione degli obiettivi
Gli obiettivi possono intimorire. Alcune persone si chiedono se valga la pena di affrontare lo stress di porsi un obiettivo. Quando inizierete a impostare gli obiettivi e a monitorarne regolarmente lo stato, scoprirete che vi motivano anziché demotivarvi.
Concentrazione e direzione
L'impostazione degli obiettivi consente di pianificare la giornata e di rendere conto a se stessi di tale piano. Gli obiettivi, organizzati in modo corretto, vi forniscono una traccia di ciò che dovete fare.
Questo approccio rende più facile concentrarsi sull'attività in corso ed evitare distrazioni nel passaggio da un'attività all'altra. Inoltre, questo tipo di direzione è un modo semplice per aumentare la produttività.
Motivazione e commit
Lavorando ai vostri obiettivi, vi sentirete bene con voi stessi ogni volta che ne completerete uno. Una volta terminato l'obiettivo e iniziato il successivo, il desiderio di provare di nuovo questa sensazione vi aiuterà a motivarvi e a terminare il lavoro.
Misurare lo stato di avanzamento e l'esito positivo
Senza impostare gli obiettivi e misurare lo stato, è facile cadere nella trappola della sensazione di girare a vuoto. A volte si ottengono molti risultati e non ci si dà credito per questo.
Ma quando si fissano degli obiettivi e si cerca di mantenerli, si ha un modo per guardare indietro a ciò che si è terminato. Spesso si scopre che è più di quanto si pensasse. Questo può aiutare a evitare che gli atteggiamenti negativi uccidano la motivazione.
Misurare lo stato e l'esito positivo nella cartella Obiettivi di ClickUp
Sfide comuni nell'impostazione degli obiettivi
Un piano sbagliato nell'impostazione degli obiettivi può danneggiare la motivazione anziché rafforzarla. Di seguito sono elencate alcune cose che possono andare storte nell'impostazione degli obiettivi e come contrastarle per ottenere quella sensazione positiva che gli obiettivi efficaci forniscono.
Mancanza di chiarezza
Se non si presta attenzione al piano degli obiettivi, si possono creare obiettivi troppo ampi. Quando arriva il momento di sedersi e realizzare un obiettivo, manca la direzione che un obiettivo ben pianificato fornisce.
Nell'impostazione degli obiettivi, scrivete sempre obiettivi chiari e facili da capire. È necessario conoscere esattamente i punti di partenza e di arrivo dell'obiettivo, in modo da poterlo realizzare in modo efficiente.
Aspettative irrealistiche
Quando iniziate a impostare gli obiettivi, potreste scoprire di non conoscere bene le vostre capacità. Questo può risultare nell'impostazione di obiettivi che sono ben al di là di quanto si può raggiungere nella giornata. Senza obiettivi realistici, vi ritroverete in ritardo sul programma o rischierete di essere demotivati o esauriti.
Impostate sempre obiettivi che potete raggiungere nel tempo che vi siete assegnati. Potreste non conoscere subito la vostra capacità. In queste istanze, è bene essere prudenti e fissare obiettivi più piccoli.
Scarsa gestione del tempo
Anche se riuscite a mantenere le attività e a lavorare sui vostri obiettivi, non riuscite a completare le cose importanti. È probabile che abbiate molti obiettivi di diversa importanza. È meglio dedicare il proprio tempo prima a quelli importanti.
Dando priorità ai vostri obiettivi, potete assicurarvi che le attività importanti siano sempre completate e che stiate facendo il miglior uso del vostro tempo. Molte delle tecniche di cui parleremo in seguito aiutano a stabilire le priorità degli obiettivi in base alla loro importanza.
Strategie e tecniche di impostazione degli obiettivi
I problemi discussi in precedenza non sono nuovi. Sono sfide che chi fissa gli obiettivi affronta da sempre. La cosa positiva è che esistono molti metodi per contrastarli. Qui presenteremo alcune tecniche di impostazione degli obiettivi che potrete utilizzare per creare obiettivi più efficaci.
Utilizzate Il modello di obiettivi SMART di ClickUp per strutturare e semplificare le strategie di impostazione degli obiettivi in un sistema gestibile
1. Impostazione di obiettivi SMART
Il Obiettivi SMART è una tecnica di impostazione degli obiettivi progettata per garantire la creazione di obiettivi raggiungibili. Obiettivi che vi aiuteranno a mantenere la motivazione anziché toglierla. Il nome SMART è un acronimo facile da ricordare:
SMART: Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante, Limitato nel Tempo
Questi cinque fattori costituiscono un obiettivo che massimizza le possibilità di esito positivo. Esaminiamo ciascuno di essi:
- Specifico: Un obiettivo specifico non presenta ambiguità. Quando si inizia l'obiettivo, si deve sapere esattamente cosa deve essere realizzato
- Misurabile: Dovete essere in grado di monitorare lo stato del vostro obiettivo. Gli obiettivi misurabili rispondono a domande come: Quanto? Quanti? Per quanto tempo?
- Raggiungibili: Abbiamo già parlato dell'importanza degli obiettivi raggiungibili. Impediscono di impostare le proprie ambizioni troppo in alto e di fallire
- Rilevante: L'obiettivo che avete impostato deve essere rilevante per voi e per qualsiasi tema generale dei vostri obiettivi
- Limitati nel tempo: Dandovi un termine per completarli, gli obiettivi limitati nel tempo vi aiutano a mantenere un senso di urgenza pur dando priorità al vostro stato
2. Decidete le vostre priorità
Prima abbiamo detto che un obiettivo può essere urgente, importante o entrambi. Gli obiettivi urgenti devono sempre essere completati in tempo, quindi è importante avere un quadro di riferimento per stabilire le priorità degli obiettivi. Un metodo comune è la matrice di Eisenhower (o matrice urgenza-importanza).
Si tratta di una tecnica di definizione degli obiettivi che definisce quattro quadranti in base all'urgenza o all'importanza dell'obiettivo. Il quadrante in cui si colloca un obiettivo indica come gestirlo.
La matrice di Eisenhower
- **Se un obiettivo è sia urgente che importante, deve essere inserito nell'elenco delle cose da fare immediatamente
- **Non urgenti ma importanti: gli obiettivi importanti che non devono essere completati subito devono essere programmati in base alla loro importanza
- Urgente ma non importante: Un obiettivo ritenuto urgente ma non importante può essere completato immediatamente, ma non da voi. Delegate la responsabilità di questi obiettivi
- **Non urgente e non importante: un obiettivo che non è né urgente né importante dovrebbe essere eliminato completamente dal vostro elenco di cose da fare
3. Utilizzare sistemi di monitoraggio continuo
Gli obiettivi lavorano aiutandovi a monitorare il vostro tempo e a motivarvi a completarli. Senza un monitoraggio costante, però, la motivazione potrebbe non essere sufficiente. Esistono diversi modelli di impostazione degli obiettivi che possono aiutare a impostare e monitorare gli obiettivi.
Obiettivi digitali con l'impostazione e il monitoraggio degli obiettivi
Il modo migliore per monitorare i vostri obiettivi è attraverso una app per il monitoraggio degli obiettivi . ClickUp offre un'app completa per il monitoraggio degli obiettivi e una piattaforma completa per la produttività. Obiettivi di ClickUp consente di assegnare e monitorare Obiettivi specifici per una soluzione completa di monitoraggio degli obiettivi, completata da una scorecard settimanale. Il monitoraggio di Obiettivi di grandi dimensioni in traguardi più piccoli offre una flessibilità che aiuta a mantenere il traguardo. Ad esempio, è possibile festeggiare le vittorie, sviluppare un programma di piano di crescita quando si desidera una maggiore strutturazione, o rimanere consapevoli dello stato di avanzamento.
4. Applicare il metodo Da fare terminato
A volte le idee che vi frullano per la testa sono così tante che è difficile sapere da dove cominciare. David Allen ha sviluppato il framework Getting Things Done (GTD) per aiutare a far uscire le idee dalla testa e organizzarle. La filosofia di base consiste nel catturare tutte le attività e le idee che vi vengono in mente e poi organizzarle in modo da renderle facili da gestire. A Modello GTD può aiutarvi a trovare un metodo.
Il modello Getting Things Terminato (GTD) vi aiuta a organizzare tutte le idee in un'unica posizione centrale
I cinque passaggi di GTD
Il framework GTD è composto da cinque passaggi. Quando si lavora attraverso il processo, si ottiene un elenco organizzato di progetti che devono essere portati avanti e di quelli che possono essere messi da parte.
- **Raccogliere ogni attività, idea, progetto o altro commit e registrarlo con il metodo che preferite
- Chiarire: Elaborare il significato di ogni elemento. Decidete se vale la pena perseguirlo o meno. In caso affermativo, decidete il passaggio successivo e il risultato
- Organizzare: Mettere tutti gli elementi perseguibili in categorie. Il modo in cui le categorizzate dipende da voi
- Rileggere: Rivedere regolarmente gli elenchi per rinfrescare la memoria e mantenere la concentrazione sulle attività giuste per il momento
- Impegnarsi: Una volta che le attività e gli elenchi sono stati cancellati, iniziare a lavorare su di essi utilizzando il vostrogestione delle attività software di vostra scelta
5. Provate a definire gli oggetti e i risultati chiave (OKR)
La suddivisione delle attività in una serie di obiettivi e risultati chiave è una delle migliori tecniche di impostazione degli obiettivi per un'intera organizzazione. Aiuta a semplificare obiettivi impegnativi e fornisce un modo per monitorare gli obiettivi strategici di un'azienda utilizzando risultati misurabili. Esistono diversi Software OKR progetti che possono aiutare le aziende a sfruttare al meglio questo quadro di riferimento.
Utilizzate il modello OKR di ClickUp per monitorare e impostare gli obiettivi per voi e per il vostro team
Principi dell'OKR
Gli OKR prevedono degli oggetti, ovvero obiettivi qualitativi e orientati all'azione. Devono essere chiari e facili da ricordare. Ogni oggetto deve essere in linea con la visione e la strategia dell'azienda.
Poiché gli obiettivi devono sempre essere misurabili, la seconda metà degli OKR è costituita dai risultati chiave. Queste metriche saranno utilizzate per misurare lo stato di avanzamento degli obiettivi.
Gli OKR sono pensati per superare i limiti e sono progettati per essere molto ambiziosi, pur essendo raggiungibili. A causa di questa difficoltà supplementare, una percentuale di esito positivo del 60-70% è solitamente considerata buona. Se non riuscite a raggiungere il vostro obiettivo, utilizzate gli OKR per esplorare metodologie di miglioramento dei processi in modo da poter continuare a perseguire il risultato desiderato.
Questo è anche il motivo per cui si tratta di obiettivi a livello organizzativo. Gli OKR funzionano meglio per creare obiettivi di team e misurare lo stato. Se venissero usati come metriche di performance individuali, la tentazione di semplificarli per equità sarebbe troppo forte.
6. Affrontare l'insorgere di problemi di portata attraverso la previsione dei progetti
Alcuni progetti, in particolare nel settore del software, hanno l'abitudine di crescere fino a raggiungere dimensioni ingestibili. Il team ha più idee grandiose di quante se ne possano realizzare nel tempo necessario, e da fare risultano scadenze non rispettate e lanci ritardati. Previsione dei progetti gli strumenti di previsione dei progetti possono aiutare a pianificare la durata di un progetto, ma questo problema è meglio affrontato nella fase di impostazione degli obiettivi.
Il metodo MoSCoW
Questo metodo affronta progetti di dimensioni variabili classificando l'importanza delle attività. Le attività vengono classificate in quattro categorie: must have, should have, could have o won't have. Il nome deriva dalla prima lettera di ogni categoria. Ecco il significato di ciascuna:
- **Queste attività sono requisiti non negoziabili del progetto. Tra questi, la conformità ai requisiti legali, le funzioni critiche o i deliverable chiave
- Dovrebbero avere: Sono attività importanti ma non critiche. Sono ad alta priorità e devono essere inclusi, se possibile, perché contribuiranno notevolmente al risultato finale
- **Questi sono gli elementi meno importanti, ma comunque desiderabili, che possono migliorare il progetto, ma che possono essere tagliati più facilmente in caso di vincoli di tempo
- **Queste attività sono state prese in considerazione ma non saranno inserite nel prodotto finale. Ciò potrebbe significare che si tratta di buone idee, ma che devono essere rimandate a una versione futura
Riunione degli obiettivi con ClickUp ClickUp fornisce alla vostra organizzazione tutti gli strumenti necessari per impostare e raggiungere gli obiettivi. La funzionalità Obiettivi di ClickUp ha un lungo elenco di casi d'uso, ma il software va oltre il monitoraggio degli obiettivi. ClickUp offre molteplici strumenti per la produttività e il
strumenti per il project management che vi aiuteranno a migliorare le prestazioni di lavoro in ogni aspetto della vostra azienda. Provate gratuitamente ClickUp oggi stesso per vedere come può migliorare la vostra efficienza e aiutarvi a raggiungere gli oggetti del progetto in modo tempestivo!