Come project manager, non siete estranei alla creazione e all'ottimizzazione dei processi. Anche se l'ottimizzazione è d'obbligo, esistono diversi modi per migliorare i processi le pratiche di project management .
Le metodologie di miglioramento dei processi aiutano a identificare i problemi nei processi aziendali e a risolverli. Con il giusto framework, potrete accelerare il lavoro, ridurre i costi e migliorare la qualità del lavoro. ⭐
Il miglioramento dei processi aiuta anche il team ad apprendere e migliorare. Se è giunto il momento per il vostro team di assumersi maggiori responsabilità, il miglioramento dei processi è ciò che vi serve. La sfida consiste nello scegliere la giusta metodologia di miglioramento dei processi per la vostra situazione specifica.
In questa guida approfondiremo le metodologie di miglioramento dei processi aziendali, condivideremo gli approcci più importanti da seguire e vi forniremo alcuni modelli per accelerare il miglioramento dei processi.
Che cosa sono le metodologie di miglioramento dei processi?
Le metodologie di miglioramento dei processi sono approcci che i project manager utilizzano per ottimizzare processi specifici per ottenere un risultato particolare, che sia la qualità del prodotto, la riduzione degli sprechi o la soddisfazione del cliente.
Invece di cercare di capire le cose per tentativi ed errori, la metodologia fornisce una struttura comprovata per analizzare, rivedere e migliorare i processi aziendali. 🛠️
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La maggior parte delle metodologie di miglioramento dei processi segue questi passaggi:
- Identificazione: Per prima cosa, identificate i processi che volete ottimizzare, in modo da dedicare tempo e risorse solo ai processi che vi interessano di più
- Analisi: Da fare un'immersione profonda nei processi esistenti per capire cosa funziona e cosa no. Basatevi su dati e metriche per prendere decisioni con meno pregiudizi
- Strategia e implementazione: Creare una strategia per affrontare le inefficienze sulla base di quanto appreso
- Revisione e iterazione: La vostra prima strategia potrebbe non essere vincente, quindi iterate il processo fino a ottenere i risultati desiderati. Potrebbe essere necessario raccogliere feedback e monitoraregli indicatori chiave di prestazione (KPI) per capire cosa funziona e cosa no
Tutte le metodologie sono diverse tra loro, ma tutte fungono da modello per raffinazione e gestione dei flussi di lavoro interni.
Le metodologie più comunemente utilizzate
Esistono un'infinità di tecniche di miglioramento dei processi. Siete liberi di scegliere l'opzione che fa per voi, ma diamo un'occhiata ad alcune delle metodologie più comunemente utilizzate.
- Lean : Originariamente derivata dal team di produzione Lean della Toyota, questa metodologia si concentra sull'eliminazione degli sprechi in tutti i suoi moduli. Ciò rende la metodologia Lean popolare nel settore manifatturiero, nell'edilizia e in qualsiasi altro settore che si basa molto su materiali, parti e manodopera
- **Questa metodologia si concentra sulla riduzione della variabilità nei processi produttivi. Esistono due scuole di pensiero all'interno dellaSei Sigma metodologia. Scegliete tra Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare, Controllare (DMAIC) e Define, Measure, Analyze, Design, Verify (DMADV) per migliorare i processi
- Kaizen : Un termine giapponese che significa "cambiamento in meglio"Kaizen si concentra sul miglioramento continuo di quasi tutto, quindi è una metodologia utile che lavora per qualsiasi organizzazione
- Total Quality Management (TQM ): TQM si concentra sul miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi per la soddisfazione dei clienti. Se vi affidate molto ai consumatori finali, il TQM potrebbe essere una buona soluzione
- ciclo PDCA : Plan, Do, Check, Act è noto anche come ciclo di Deming. È un ciclo continuo che crea un flusso costante di iniziative di miglioramento. È un ottimo modo per creare una cultura del miglioramento costante
- business Process Management: BPM: Gestione dei processi aziendalimappa i processi attuali condiagrammi di flusso e altristrumenti di modellazione dei processi. Quindi riprogetta, esegue, monitora e perfeziona i processi nel tempo
Ricordate che queste sono solo le metodologie più diffuse. Più avanti in questa guida, condivideremo altre metodologie per darvi un'idea più precisa delle opzioni disponibili e dei motivi per cui potrebbero fare al caso vostro.
I vantaggi dell'implementazione delle metodologie di miglioramento dei processi
A tutti piace migliorare, ma vale davvero la pena di utilizzare una metodologia di miglioramento dei processi? Alcuni team riescono a farne a meno, ma questo non è un buon modo per ottenere un cambiamento reale e duraturo. L'implementazione di metodologie di miglioramento dei processi comporta molti vantaggi.
Eliminare inefficienze
Le metodologie di miglioramento dei processi identificano le attività che non aggiungono valore. Applicano una lente critica ai processi per individuare le ridondanze e ridurre al minimo gli sprechi, sia in termini di tempo, risorse o materiali.
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Con le metodologie di miglioramento snellire i flussi di lavoro anche per i processi più complicati. Il vantaggio è che si lavora in modo più semplice, riducendo la confusione e i tempi di esecuzione. 🙌
Migliorare il controllo qualità
Le metodologie di miglioramento dei processi forniscono metriche e parametri di riferimento chiari per capire Da fare. Se avete difficoltà a generare lavori di qualità su scala, il miglioramento dei processi aziendali consente di prendere decisioni basate sui dati.
Inoltre, modelli e processi standardizzati riducono le deviazioni e gli errori, migliorando in ultima analisi la qualità del lavoro del team. 🤩
Aumento soddisfazione dei clienti
Il miglioramento dei processi, sia interni che rivolti al cliente, ha un impatto diretto sull'esperienza del cliente. Se si ottimizzano le cose giuste, si può aumentare la fedeltà e incoraggiare la ripetizione dell'attività aziendale.
Incoraggiare l'apprendimento e il miglioramento continui
Non succederà da un giorno all'altro, ma quando si iniziano a migliorare i processi succede qualcosa di straordinario: si crea una cultura della risoluzione dei problemi. Un processo di miglioramento continuo stimola idee più creative e metodi di lavoro migliori, a vantaggio del team e dei personalizzati. È un vero vantaggio per tutti. 💡
Aumento profittabilità
Eliminare le inefficienze e ottimizzare i flussi di lavoro ha un felice effetto collaterale: la riduzione dei costi. I clienti più felici tendono a spendere di più, quindi costi più bassi e guadagni più elevati aumenteranno la vostra redditività. 💰
6 Metodologie di miglioramento dei processi da conoscere
Abbiamo analizzato le metodologie di miglioramento dei processi più comuni, ma non sono le uniche a vostra disposizione.
Analizziamo alcune delle metodologie di miglioramento dei processi più utili per migliorare i risultati del team e dire addio ai colli di bottiglia. ⏱️
1. Agile
Agile è un'idea di strategia di project management che privilegia la flessibilità, il feedback e la collaborazione. L'Agile è tipicamente uno strumento per lo sviluppo dei prodotti, ma può essere utilizzato anche per il miglioramento dei processi.
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Con Metodologia agile si crea un piano, lo si progetta, lo si sviluppa, lo si testa, lo si distribuisce e lo si rivede. Una volta revisionato il piano di miglioramento del processo risultati, si ricomincia il processo da capo. L'Agile non è mai veramente "finito", il che lo rende adatto a tutti i team che amano iterare e lavorare a stretto contatto.
Casi d'uso comuni:
- Progetti di sviluppo software in cui i requisiti cambiano nel tempo
- Progetti con feedback e cambiamenti iterativi, come i progetti di customer experience
Ideale per:
- Teams che hanno bisogno di flessibilità per quanto riguarda l'ambito di applicazione
- Progetti complessi che non hanno requisiti cancellati in partenza
- Teams che valorizzano la collaborazione
2. Kanban
Kanban è uno strumento visivo per migliorare la gestione del flusso di lavoro. Questo strumento consente di visualizzare facilmente lo stato di ogni progetto, gli assegnatari e lo stato di avanzamento.
Per il miglioramento dei processi, il Kanban agisce come un strumento di lavagna online che permette di mappare i processi attuali e di identificare i punti di attrito.
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Poiché si tratta di uno strumento di visualizzazione e non necessariamente di una metodologia a sé stante, è meglio combinare le Bacheche Kanban con altri metodi di miglioramento dei processi. Tuttavia, è uno strumento utile per visualizzare processi complessi e semplificarli finché non si è soddisfatti del risultato. ✨
Casi d'uso comuni:
- Pianificazione ed esecuzione dei contenuti
- Visualizzazione del flusso di lavoro
Il meglio per:
- Progetti con passaggi o fasi fisse
- Identificazione delle inefficienze del flusso di lavoro
3. Analisi delle cause principali Analisi delle cause profonde (RCA) è una strategia di risoluzione dei problemi che i project manager utilizzano per affrontare il problema reale anziché i suoi sintomi.
Ad esempio, se avete un problema con i tempi di risposta del supporto clienti, la vostra reazione istintiva potrebbe essere quella di mettere sotto pressione il team del servizio clienti. Ma con l'RCA e un po' di ricerca, potreste rendervi conto che è la vostra configurazione tecnica a causare i ritardi, non il vostro team. 👀
Prendendovi il tempo necessario per identificare la vera causa di un problema, potrete lavorare in modo più efficiente ed evitare che i problemi si ripetano.
Casi d'uso comuni:
- Affrontare le carenze del sistema e della sicurezza
- Progetti di miglioramento della qualità
Ideale per:
- Situazioni complicate che necessitano di più di una semplice soluzione
- Prevenzione proattiva dei problemi
4. Just-In-Time (JIT)
Il JIT è una strategia di produttività che prevede la creazione di elementi solo in base alle necessità. Si tratta di un approccio alla produzione nato in casa Toyota, ma qualsiasi azienda che faccia affidamento su scorte fisiche o materiali può utilizzare il JIT.
Se avete molte scorte in magazzino che vi bloccano il budget, il passaggio al JIT ridurrà al minimo gli sprechi e migliorerà il vostro flusso di cassa. 💸
Casi d'uso comuni:
- Razionalizzazione dei processi produttivi per ridurre i costi di inventario
- Riduzione al minimo degli scarti di materiale
Il meglio per:
- Business con una catena di fornitura affidabile e capacità di produzione rapida
- Organizzazioni che hanno bisogno di ridurre i costi dell'inventario e aumentare il flusso di cassa
5. Analisi SIPOC
L'analisi dei fornitori, degli input, dei processi, degli output e dei clienti (SIPOC) è una metodologia di miglioramento dei processi che visualizza i processi ad alto livello.
Non entra nel merito dei dettagli, ma se avete bisogno di confrontare diversi processi contemporaneamente, SIPOC è lo strumento migliore per questo lavoro. SIPOC è anche ideale se si vuole coinvolgere rapidamente tutti nel progetto.
Casi d'uso comuni:
- Visualizzazione di una vista dettagliata all'inizio del progetto
- Chiarimento dei componenti di un processo
- Condivisione dell'ambito di un progetto con gli altri stakeholder
Ideale per:
- Aziende nelle fasi iniziali del progettomappatura dei processi* Teams che hanno bisogno di chiarezza sui ruoli, sulle responsabilità e sui risultati da raggiungere
- Processi complessi che trascendono i reparti o i team
6. Teoria dei vincoli
La Teoria dei Vincoli è una metodologia di miglioramento dei processi che cerca attivamente gli ostacoli (vincoli) e li elimina per snellire i flussi di lavoro . Non è possibile eliminare tutti i vincoli, ma anche in questo caso il miglioramento o l'eliminazione di alcuni colli di bottiglia può migliorare notevolmente i processi. 🎯
Casi d'uso comuni:
- Linee di produzione che vogliono aumentare la produzione
- Affrontare i rallentamenti nella gestione della catena di approvvigionamento
- Risolvere problemi di flusso di cassa o tempi di attesa
Il migliore per:
- Business che cercano di superare i colli di bottiglia o le prestazioni lente
- Organizzazioni che hanno bisogno di aumentare significativamente la loro produzione
3 modelli di metodologia di miglioramento dei processi da provare assolutamente
Le metodologie sono utili, ma anche con una metodologia in mano, è necessario creare tutti gli elementi di documentazione del processo voi stessi. È un sacco di lavoro, vero?
Fortunatamente, non c'è bisogno di Da fare da soli per migliorare i processi. I modelli ClickUp sono qui per sostenervi, sia che abbiate bisogno di capire l'ambito di lavoro del vostro team, sia che dobbiate creare procedure operative standard per nuovi processi. 🌻
Modello di struttura di ripartizione del lavoro per il miglioramento dei processi di ClickUp
Personalizzate le vostre fasi o utilizzate le categorie già pronte del modello di struttura di lavoro per tenere sotto controllo le attività di miglioramento dei processi
Invece di monitorare tutto tramite email, chat o note adesive, utilizzate il modello di struttura del lavoro di ClickUp Modello di struttura di ripartizione del lavoro per il miglioramento dei processi di ClickUp .
Prende i vostri grandi e audaci obiettivi di miglioramento e li suddivide in attività più piccole e digeribili. Questo modello identifica i colli di bottiglia nel processo di miglioramento, assegna le attività e monitora lo stato in un unico posto.
Modello di Carta del progetto di miglioramento dei processi ClickUp
Organizzate il vostro progetto, definite le metriche di esito positivo e identificate i potenziali problemi con il modello di carta di progetto iper-organizzato di ClickUp
Il Modello di Carta del progetto di miglioramento dei processi di ClickUp è un documento di processo indispensabile per dare il via al vostro primo progetto di miglioramento dei processi. Utilizzate questo modello per:
- Documentare gli obiettivi finali, lo scopo e i risultati da raggiungere
- Identificare lo stato attuale
- Definire attività cardine e Sequenza
- Assegnare responsabilità e attività
Se state cercando di pianificare una riunione importante sul miglioramento dei processi, questo modello di carta porterà tutti sulla stessa pagina, più velocemente.
Modello di procedura operativa standard per il miglioramento continuo di ClickUp
Velocizzate la creazione di procedure operative standard con questo modello già pronto di ClickUp: basta inserire i vostri dati per partire alla grande
A questo punto avete obiettivi e un piano, ma a volte l'attuazione è il punto in cui i progetti si bloccano. Non lasciate che gli intoppi procedurali vi deprimano. Utilizzate il Modello di procedura operativa per il miglioramento continuo di ClickUp .
Le procedure operative standard (SOP) descrivono nei minimi dettagli come il team Da fare per il miglioramento continuo dei processi. Questo modello di ClickUp traccia anche lo stato di avanzamento e misura l'impatto dei cambiamenti, in modo da poter capire rapidamente se qualcosa funziona o deve essere ritoccato.
Migliorare i processi e snellire la produttività con ClickUp
Nessun processo è perfetto, ma c'è sempre spazio per i miglioramenti. Anche se i vostri processi sono quasi perfetti, le cose continueranno a cambiare. Seguite le migliori metodologie di miglioramento dei processi per rimanere all'avanguardia nel vostro settore e lavorare nel modo più efficiente possibile.
La buona notizia è che non dovete Da fare da soli. ClickUp combina la potenza di Attività, Automazioni, Modelli, Lavagne online e altro ancora per ottimizzare i vostri processi di lavoro.
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