Le migliori alternative e concorrenti di monday.com nel 2026

Le persone non abbandonano Monday.com per via di una funzionalità/funzione. Nella maggior parte dei casi, lo fanno perché i costi sono aumentati più rapidamente rispetto alla crescita del team.

Ecco perché abbiamo sottoposto a test approfonditi cinque delle migliori alternative a monday.com. In questo articolo del blog le esamineremo una per una in dettaglio e ti aiuteremo a scegliere l’opzione più adatta alle tue esigenze.

ClickUp è l’alternativa più simile, con un rapporto 1:1, ed è l’unico servizio gratis qui presente senza limiti di utenti, così un team in crescita non si troverà mai a corto di spazio. Trello è la bacheca più intuitiva dell’elenco e permette a un nuovo utente di diventare operativo in pochi minuti. Asana impone una struttura migliore di qualsiasi altro strumento grazie al suo Flusso di lavoro. Smartsheet è la scelta più semplice se il tuo team è già abituato a lavorare con righe e formule. E Airtable modella le relazioni come nessun altro strumento qui presente è in grado di fare.

Abbiamo effettuato test su team di diverse dimensioni, raccolto recensioni originali da G2 e Capterra e evidenziato i punti deboli di ogni strumento, compreso il nostro. Se cerchi soluzioni a un problema specifico, consulta il nostro indice a destra.

Panoramica delle alternative a Monday.com

Ogni strumento riportato nella tabella sottostante è descritto in dettaglio più avanti. I prezzi indicati sono quelli di elenco al momento della stesura di questo articolo, con fatturazione annuale, e sono soggetti a frequenti variazioni; ti consigliamo quindi di verificarli sulla pagina dei prezzi di ciascun fornitore prima di effettuare l'acquisto.

Ricerca rapida

Perché i team stanno abbandonando monday.com nel 2026

monday.com utilizza un modello di tariffazione per postazione: 9 $/postazione per il piano Basic, 12 $/postazione per il piano Standard, 19 $/postazione per il piano Pro, tutti con fatturazione annuale e un minimo di 3 postazioni per ogni piano a pagamento. L’aspetto che la maggior parte dei team non tiene in considerazione è dove si trovano effettivamente le funzionalità/funzioni di cui hanno bisogno.

Ad esempio, le automazioni e le integrazioni di automazione sono disponibili a partire dal piano Standard; il monitoraggio del tempo, lo spostamento automatico delle dipendenze e le bacheche private sono disponibili a partire dal piano Pro. Quindi il vero confronto inizia quando il costo va da 12 a 19 dollari per postazione, una volta che il tuo flusso di lavoro richiede più di una bacheca condivisa.

Abbiamo testato cinque strumenti nell’arco di 14 giorni di lavoro su progetti reali: un calendario dei contenuti, il lancio di un prodotto e una pipeline di servizi per i clienti, tutti gestiti in parallelo. Abbiamo monitorato i tempi di configurazione, l’affidabilità delle automazioni, l’usabilità su dispositivi mobili e il costo totale su larga scala per team di 5, 15 e 50 persone.

Non esiste una soluzione universalmente valida, ma solo quella più adatta alla tua situazione, e questa guida ti aiuterà a trovarla in meno di dieci minuti.

Come utilizzare questa guida

Questa guida è pensata per essere letta rapidamente. Ogni sezione risponde a una domanda specifica e l’indice degli scenari riportato di seguito ti indica esattamente quali sezioni leggere:

L'indice degli scenari

“monday.com è diventato troppo costoso nel momento in cui abbiamo aggiunto l’undicesima postazione.”

Leggi la Categoria 1. ClickUp Gratis è l’unico piano con numero illimitato di utenti nel test, quindi il numero di utenti non incide più sul costo. Trello Gratis è il backup più semplice se il numero di collaboratori rimane inferiore a 10.

“Le nostre automazioni continuano a non funzionare, oppure abbiamo superato il limite di azioni previsto dal piano Standard.”

Leggi la Categoria 2. ClickUp offre il massimo livello di automazione in rapporto al prezzo; le regole di Asana si attivano in modo più prevedibile se l’affidabilità è il vero punto critico.

“Trello non era più sufficiente per le nostre esigenze, ma monday.com ci sembrava eccessivo.”

Leggi la Categoria 2. Asana è la soluzione ideale; il suo flusso di lavoro aggiunge struttura senza quella complessità di configurazione che rendeva monday.com troppo complicato.

«Il nostro team non adotterà nulla di complicato.»

Leggi la Categoria 3. Trello permette a un nuovo utente di raggiungere la produttività in meno di cinque minuti. Asana è il passaggio successivo quando hai bisogno di un po’ più di struttura.

“La dirigenza vuole una reportistica effettiva trasversale ai progetti, non solo tabelloni.”

Leggi la Categoria 4. ClickUp riunisce il lavoro proveniente da tutta l’area di lavoro in un’unica dashboard esecutiva; Smartsheet è la scelta giusta se la tua fonte di dati di riferimento è già presente nei fogli di calcolo.

“Dobbiamo gestire i dati tenendo conto delle relazioni, come in un sistema ibrido tra CRM e pipeline di contenuti.”

Leggi Categoria 5. Airtable è l’unico vero database relazionale tra quelli testati. ClickUp ne copre più della metà se hai bisogno anche di una gestione standard delle attività nello stesso posto.

L'analisi dettagliata per categoria delle alternative a Monday

Ogni categoria riportata di seguito classifica i primi tre dei nostri cinque strumenti per un'attività specifica, spiega l'ordine di classificazione e conclude indicando il vincitore della categoria. Uno strumento che non figura tra i primi tre ha perso punti in quel particolare ambito, il che non dice nulla sulla sua qualità in altri aspetti.

Categoria 1: Il miglior piano gratis per team in crescita

Adatto per una bacheca personale, monday.com risulta limitato per un team in crescita. Di seguito trovi le migliori alternative che offrono un piano gratis davvero utilizzabile.

1. ClickUp: l'ideale per i team che desiderano un unico spazio di lavoro gratis

Il piano Free Forever di ClickUp si basa su una promessa davvero rara: nessun limite al numero di utenti, quindi ogni membro che aggiungi rimane gratuito. Avrai a disposizione attività illimitate e un numero illimitato di membri del piano Free con 60 MB di spazio di archiviazione condiviso.

Il set di strumenti di base è ampio per un piano gratuito e comprende Docs, bacheche Kanban, viste Calendario e Tabella, 3 lavagne online, gestione dei Sprints, registrazione video in-app, autenticazione a due fattori e assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Gli strumenti più avanzati per la pianificazione e la reportistica sono soggetti a limiti di utilizzo anziché essere completamente bloccati. Hai a disposizione un numero fisso di utilizzi di Gantt, Sequenza e Dashboard, oltre a 100 azioni di automazione al mese, prima che vengano applicati i limiti.

Perché è la scelta vincente: È l’unico piano gratis qui presente senza un limite massimo rigido di utenti. Un team di 30 persone può utilizzare ClickUp Free a tempo indeterminato, purché l’area di lavoro rimanga entro i limiti di spazio di archiviazione e di utilizzo a consumo. Per un team in crescita, ciò rende la versione “gratis” scalabile in base al numero di membri, invece di costringerti a pagare nel momento stesso in cui aggiungi nuove persone.

Limitazione: i 60 MB sono soggetti a condivisione tra l’intero spazio di lavoro, quindi si esauriscono rapidamente non appena gli utenti caricano video, file di progettazione o documenti dei clienti. Gli strumenti a consumo costituiscono un secondo limite massimo, e un team molto impegnato può esaurire la propria quota per Gantt, dashboard o automazioni prima del previsto. Entrambe le limitazioni portano allo stesso upgrade: il piano Unlimited le cancella al costo di 7 $ per utente al mese, con fatturazione annuale.

Valutazioni e recensioni:

Un utente di G2 illustra in dettaglio cosa offre il piano gratis di ClickUp:

La cosa migliore che ho scoperto di ClickUp nell’ultimo anno è quanto sia utile per il project management del nostro team. Posso aggiornare facilmente le attività e assegnare ai membri del team i compiti da fare, il che mantiene tutto organizzato e chiaro. E il fatto di poterlo fare senza una sottoscrizione, utilizzando solo il piano gratuito, è un grande vantaggio. L’integrazione di link esterni, le buone prestazioni e l’onboarding dell’app sono semplici, poiché sono disponibili istruzioni per le operazioni di base. È presente anche un’IA integrata che aiuta nell’organizzazione e nel monitoraggio. L’interfaccia è fluida e intuitiva.

2. Trello: ideale per i piccoli team che necessitano solo del metodo Kanban

Trello Free offre tutte le funzionalità essenziali di una bacheca di lavoro senza complicazioni. Avrai a disposizione un numero illimitato di schede su un massimo di 10 bacheche per ogni area di lavoro, Power-Up illimitati per ogni bacheca e fino a 10 collaboratori. Lo spazio di archiviazione è illimitato in totale, con un limite di 10 MB per file.

Il piano include anche gli assegnatari, le date di scadenza, un registro delle attività illimitato, l’autenticazione a due fattori e 250 esecuzioni di automazione in un’area di lavoro al mese tramite Butler.

Perché è la scelta vincente: la complessità di configurazione è pressoché nulla. Un nuovo utente impara a utilizzare la bacheca in pochi minuti e trascina le schede attraverso un flusso “Da fare → in corso → terminato” senza bisogno di formazione. Per un piccolo team che ha semplicemente bisogno di visibilità condivisa su chi si sta occupando di cosa, questa rapidità è il vero punto di forza.

Limiti: ci sono due limiti. I limiti di 10 bacheche e 10 collaboratori frenano la crescita di un team in espansione, mentre le 250 esecuzioni di Butler si esauriscono rapidamente non appena vengono attivate alcune regole. Il piano Standard elimina il limite delle bacheche e aumenta l’automazione a 1.000 esecuzioni a 5 $/utente/mese, mentre il piano Premium offre una vista trasversale delle bacheche e reportistica a 10 $/utente/mese, con fatturazione annuale.

3. Asana: l'ideale per un team di due persone che desidera una struttura di progetto integrata

Il piano Personal di Asana copre fino a 2 utenti con attività e progetti illimitati. Include le visualizzazioni Elenco, Bacheca e Calendario, consentendo a un piccolo team di monitorare il lavoro in diversi modi senza alcun costo. Anche con il piano gratuito, Asana sembra più un sistema di project management leggero che una semplice bacheca.

Perché è la scelta vincente: È il piano gratis più intuitivo tra quelli qui presentati per una coppia che desidera un po’ di struttura fin dal primo giorno. Attività, visualizzazioni e organizzazione di base sono già ben strutturate, il che significa meno tempo dedicato alla configurazione.

Limite: il limite di 2 utenti è un ostacolo. Se aggiungi una terza persona, passerai al piano Starter a 10,99 $/utente/mese, con fatturazione annuale. Questa categoria riguarda i piani gratis che reggono man mano che il team cresce. Asana è in svantaggio rispetto a ClickUp perché il suo piano gratuito limita gli utenti a 2, ed è in svantaggio anche rispetto a Trello, poiché il piano gratuito di Trello supporta fino a 10 collaboratori. Asana è lo strumento gratuito meglio strutturato, ma smette di essere un piano per team molto prima.

Categoria 2: Le migliori soluzioni per flussi di lavoro personalizzati e automazioni

Il generatore di automazioni di monday.com è intuitivo, ma il piano Standard limita l’utilizzo a 250 azioni di automazione al mese. Ciò significa che un paio di regole attive esauriscono rapidamente il limite. I tre strumenti riportati di seguito superano tale limite ciascuno a modo proprio.

1. ClickUp: l'ideale per i team che desiderano la massima automazione in un unico spazio di lavoro

Il generatore di automazioni di ClickUp si basa su una struttura "trigger-condizione-azione", e la sua forza sta proprio nell'intervallo di operazioni che può gestire. Un singolo cambiamento di stato può riassegnare un'attività, pubblicare un commento, spostare una data di scadenza e attivare un webhook verso un'app esterna.

Con l'aggiunta di ClickUp Brain, il generatore di automazioni basato sull'IA consente a chiunque di creare automazioni scrivendo semplici comandi "if-this-then-that" in inglese semplice. Il piano Business include 25.000 esecuzioni di automazioni al mese, oltre a webhook e integrazioni native che riducono la necessità di strumenti di collegamento in stile Zapier.

Perché è la scelta vincente: l’automazione si adatta alle tue esigenze a ogni livello, il che è fondamentale per un team in crescita. Il piano Free include già cinque automazioni attive e 100 esecuzioni al mese, con più azioni per ogni regola. Il piano Unlimited sale a 500 automazioni attive e 1.000 esecuzioni, rimanendo comunque al di sotto del prezzo di ingresso di Asana. Passando a un livello superiore, le esecuzioni raggiungono le decine di migliaia.

Limitazione: questo intervallo comporta un costo di configurazione. I nuovi utenti creano troppe regole troppo in fretta, e correggere una regola che non funziona richiede disciplina. Le condizioni e i limiti massimi di esecuzione sono disponibili solo nel piano Business.

Un altro utente di G2 ha aggiunto che ClickUp lo ha aiutato a gestire oltre 600 progetti dei clienti:

Con ClickUp, abbiamo creato flussi di lavoro separati per il nostro processo di fatturazione e la gestione delle campagne. Ad esempio, abbiamo creato automazioni per i promemoria di pagamento, i flussi di lavoro di follow-up e le notifiche relative alla scadenza dei contratti dei clienti, che ogni settimana fanno risparmiare al nostro team un sacco di lavoro manuale ripetitivo. Utilizziamo inoltre dashboard e stati personalizzati per vedere immediatamente quali clienti sono online, in fase di preparazione, in pausa o vicini alla data di fine del contratto. Un altro aspetto che apprezzo molto è la possibilità di modificare rapidamente i processi senza dover ricostruire tutto da zero. Man mano che la nostra azienda cresceva, i nostri flussi di lavoro sono cambiati molto e ClickUp ci ha permesso di migliorare e ampliare continuamente la nostra configurazione. Anche le prestazioni si sono dimostrate molto affidabili, nonostante l’elevato numero di progetti attivi, automazioni e flussi di lavoro in esecuzione contemporaneamente. Dato che gestiamo più di 600 clienti su ClickUp, disporre di un sistema stabile e veloce è estremamente importante per le nostre operazioni quotidiane.

2. Asana: l’ideale per i team che desiderano un’automazione strutturata che possa essere gestita anche da chi non è amministratore

Asana trasforma un processo ripetibile in un insieme di regole che anche chi non è amministratore può creare e interpretare. In Workflow Builder, puoi rappresentare l’intero flusso su un’unica area di lavoro. Un modulo di acquisizione crea l’attività. Una regola la assegna in base al valore di un campo. I cambiamenti di stato la fanno passare da una fase all’altra e ogni passaggio di consegne avvisa il titolare successivo (senza bisogno di script). Un team di marketing può instradare automaticamente un brief dall’acquisizione alla progettazione, alla redazione del testo e all’approvazione, sempre allo stesso modo.

Tutto inizia con Starter, che include campi personalizzati, moduli, modelli personalizzati, Sequenza e Gantt.

Perché è la scelta vincente: il modello di flusso di lavoro è il più semplice da comprendere e gestire per chi non ricopre il ruolo di amministratore. Asana offre inoltre automazioni illimitate già nel piano Starter, il che la rende ideale per i team che eseguono ripetutamente lo stesso processo. È meno flessibile di Airtable e meno dispersiva di ClickUp, ma è più prevedibile di entrambe.

Limite: Si classifica al secondo posto perché il vantaggio ha un costo iniziale più elevato. Il piano Starter costa di più rispetto al piano Unlimited di ClickUp, mentre le funzionalità più avanzate per la gestione del flusso di lavoro hanno un costo ancora più elevato. Formule, approvazioni, carico di lavoro, portfolio e moduli ramificati sono tutti disponibili solo nel piano Advanced, più costoso.

Valutazioni e recensioni:

Il parere di un utente di G2 sulle prestazioni del flusso di lavoro di Asana:

Il generatore di flussi di lavoro automatizza molte attività noiose che normalmente andrebbero svolte manualmente (il che, in realtà, lo pone al di sopra di qualsiasi altra app simile).

3. Airtable: ideale per i team orientati ai dati che necessitano di automazione legata ai record

Le automazioni di Airtable si attivano in seguito a modifiche ai record, invio di moduli, pianificazioni e webhook in entrata. Il piano Team include 25.000 esecuzioni di automazioni al mese, oltre alla possibilità di creare script in JavaScript. Quando il tuo flusso di lavoro si basa su record collegati, ricerche e rollup, questo è il motore di automazione più potente della categoria.

Perché è la scelta vincente: È l'unico strumento qui presente che consente a un team di inserire un'azione JavaScript direttamente in un'automazione, il che è fondamentale quando il lavoro comporta un volume davvero elevato di dati.

Limite: Si colloca al terzo posto perché il suo punto di forza è anche il suo punto debole. Per la gestione quotidiana delle attività, delle approvazioni e dei passaggi di consegne, Airtable sembra uno strumento troppo complesso rispetto alle esigenze del lavoro.

Categoria 3: Ideale per i team che privilegiano l'approccio visivo/Kanban

La vista Bacheca di monday.com è funzionale, ma non è la scelta più indicata per un team che ragiona in termini di schede e colonne. Quando il flusso di lavoro principale è Kanban, queste tre soluzioni offrono prestazioni migliori.

1. Trello: l'ideale per i team che desiderano utilizzare le bacheche Kanban

Trello è basato sul metodo Kanban. Le schede contengono allegati, liste di controllo, date di scadenza, etichette, commenti e, nei piani a pagamento, campi personalizzati. I Power-Up aggiungono funzionalità extra: visualizzazioni del calendario, votazioni, monitoraggio del tempo, reportistica e integrazioni.

Perché è la scelta vincente: È ancora l’esperienza Kanban più intuitiva di questo elenco. Il drag-and-drop è semplice, la bacheca è leggibile a colpo d’occhio e non richiede quasi nessuna configurazione.

Limite: Trello mostra i suoi limiti quando serve generare report su più bacheche. Il piano Premium aggiunge le visualizzazioni Dashboard, Sequenza, Tabella, Calendario, Mappa e Area di lavoro, ma le funzionalità di reportistica rimangono comunque più limitate rispetto a quelle offerte dagli strumenti completi di gestione del lavoro.

Valutazioni e recensioni:

Un utente di G2 conferma come l’approccio "Kanban-first" di Trello lo aiuti:

Ciò che mi piace di più di Trello è la sua semplicità e l’interfaccia intuitiva. Le bacheche in stile Kanban rendono molto facile visualizzare le attività e spostarle attraverso le diverse fasi di un progetto. È veloce da configurare, facile da adottare per i team e funziona molto bene per la gestione di flussi di lavoro semplici e il monitoraggio delle attività.

2. ClickUp: l’ideale per i team che desiderano il Kanban e tutto il resto

La vista "Bacheca" di ClickUp supporta stati personalizzati, limiti WIP, filtri, sottogruppi e campi personalizzati sulle schede. Lo stesso lavoro passa dalla vista Bacheca a Elenco, Gantt, Sequenza, Calendario, Tabella e Dashboard senza bisogno di ricostruirlo.

Perché è la scelta vincente: È la soluzione migliore quando Kanban è solo una modalità operativa anziché l’intero sistema. Un team può iniziare con una bacheca, per poi aggiungere in un secondo momento reportistica, dipendenze, documenti, obiettivi e Sprints nello stesso spazio di lavoro.

Limite: la vista Bacheca offre più impostazioni rispetto a quella di Trello. Questo intervallo si rivela vantaggioso nel lungo periodo, ma rende la configurazione iniziale un po’ più complessa.

3. Asana: l'ideale per i team che stanno passando da un metodo di lavoro basato su elenchi

La vista "Bacheca" di Asana è chiara e intuitiva. Si presenta come una vista all’interno di un sistema di gestione delle attività più ampio, e i team possono passare da Elenco, Bacheca, Calendario, Sequenza e Diagramma di Gantt a seconda di come desiderano pianificare il proprio lavoro.

Perché è la scelta vincente: È l'ideale per i team che passano la maggior parte del tempo a gestire elenchi, ma desiderano una bacheca per le fasi del flusso di lavoro, i processi editoriali o il monitoraggio delle campagne.

Limite: gli utenti esperti di Trello potrebbero sentirsi limitati. Asana offre integrazioni e campi personalizzati, ma non dispone di un ecosistema di Power-Up simile a quello di Trello per estendere le singole bacheche.

Categoria 4: Le migliori soluzioni per reportistica, dashboard e panoramiche esecutive

Le dashboard di monday.com sono affidabili, ma tieni presente che il limite dei piani di livello inferiore si basa sul rollup delle bacheche, non sul numero di widget. Le dashboard Standard attingono da un massimo di 5 bacheche, mentre quelle Pro aumentano tale limite a 20. Quando la dirigenza ha bisogno di reportistica trasversale tra i progetti, questi tre strumenti offrono prestazioni migliori.

1. ClickUp: ideale per i rollup a livello di area di lavoro e i dashboard esecutivi

Le dashboard di ClickUp offrono un'ampia gamma di tipi di schede: carico di lavoro, monitoraggio del tempo, priorità, burndown dello sprint, velocità dello sprint, durata ciclo, Lead time, calcolo, grafico e schede personalizzate incorporabili. Il piano Business sblocca l'uso illimitato delle dashboard e delle schede avanzate. Aggiungi ClickUp Brain (disponibile come componente aggiuntivo a pagamento o tramite crediti AI) e le schede AI riassumeranno i dati della dashboard, segnaleranno i rischi nei vari progetti e risponderanno a domande in linguaggio semplice sul lavoro.

Perché è la scelta vincente: È il motore di reportistica più flessibile tra quelli qui presenti. Puoi raggruppare il lavoro proveniente da elenchi, cartelle, spazi e viste a livello di area di lavoro in un'unica dashboard esecutiva. A questo puoi poi aggiungere obiettivi, priorità, dati sugli sprint, monitoraggio del tempo e carico di lavoro.

Limitazione: L'editor della dashboard richiede una configurazione iniziale. Gli utenti senza competenze tecniche di solito hanno bisogno di un modello o di una dashboard creata dall'amministratore prima di poterla utilizzare al meglio.

2. Smartsheet: ideale per i team che hanno dimestichezza con i fogli di calcolo e necessitano di dashboard ricche di dati

I dashboard di Smartsheet si collegano direttamente ai fogli e ai report tramite grafici, metriche, testo formattato, immagini e widget di contenuti web. I report possono aggregare righe o riepiloghi/riassunti da più fogli, rendendo Smartsheet uno strumento potente per eseguire il rollup dello stato in stile portfolio.

La sua IA interviene proprio dove il problema della reportistica ha origine, ovvero nei dati stessi: generando formule, riiepilogando il testo e trasformando i dati dei fogli di calcolo in grafici o metriche.

Perché è la scelta vincente: È la soluzione ideale quando la fonte di dati è già strutturata in righe e colonne. La reportistica sembra un’estensione del foglio di calcolo piuttosto che un livello separato.

Limiti: Si classifica al secondo posto perché i risultati sembrano più quelli di un portale di reportistica interna che una visione adatta ai dirigenti. Inoltre, premia i team che sanno già come strutturare fogli di lavoro, report e campi di riepilogo/riassunto. Il piano di reportistica costa anche di più rispetto a quello di ClickUp.

Valutazioni e recensioni:

Un utente di G2 afferma in particolare:

I dashboard di progetto e le schede delle attività offrono un ottimo spazio di lavoro con tabelle ben strutturate e un'organizzazione chiara. Sono inoltre lieto di constatare che Smartsheet aggiorna continuamente sia la piattaforma che i dashboard.

3. Asana: l’ideale per reportistica chiara sullo stato delle attività con una configurazione minima

La funzione di reportistica di Asana è la più completa e pronta all’uso. I dashboard dei progetti, quelli del portfolio e la reportistica universale coprono lo stato di salute dei progetti, gli obiettivi, gli ostacoli e i progressi. La sua IA si concentra proprio su questo: redigere aggiornamenti sullo stato dei progetti, del portfolio e degli obiettivi, in modo che il resoconto settimanale non debba essere compilato manualmente.

Perché è la scelta vincente: È la soluzione ideale quando la dirigenza desidera una chiara visibilità sullo stato delle attività e nessuno nel team vuole occuparsi della creazione di dashboard. I grafici sono personalizzabili, ma l’esperienza di reportistica predefinita è più facile da leggere rispetto a quella di ClickUp o Smartsheet.

Limiti: è meno flessibile di ClickUp per dashboard complesse con più fonti e meno intuitivo di Smartsheet per la reportistica che prevede l'uso intensivo di fogli di calcolo.

Categoria 5: Ideale per flussi di lavoro basati su database e dati personalizzati

monday.com permette di modellare un lavoro strutturato, ma non è la scelta più indicata quando il flusso di lavoro è basato sui dati. Per i calendari dei contenuti con metadati, i sistemi di inventario, le pipeline in stile CRM o i dati delle campagne collegati, è preferibile qualcosa di più simile a un vero e proprio database.

1. Airtable: l'ideale per i team in cui il modello di dati è più importante dell'elenco delle attività

Airtable è lo strumento in stile database più potente tra quelli qui presentati. Record collegati, ricerche, campi di rollup, campi di conteggio e formule consentono ai team di modellare relazioni uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti. Poiché i dati sono strutturati, la sua IA è in grado di elaborare input grezzi come appunti di riunioni o feedback dei clienti trasformandoli in record puliti e generando dati a livello di cella.

Perché è la scelta vincente: se hai bisogno di un contenuto collegato a un autore, una campagna, un risultato atteso, una risorsa, un canale e un registro delle approvazioni, Airtable lo gestisce in modo impeccabile. Nessun altro strumento qui presente modella le relazioni così bene.

Limitazione: Il costo aumenta con il numero di editor. Ne vale la pena quando il modello di dati è il fulcro del lavoro, mentre è difficile da giustificare quando il team ha solo bisogno di effettuare il monitoraggio delle attività.

Valutazioni e recensioni:

Un utente di G2 afferma che Airtable è un sistema di database che non è particolarmente complesso. Nelle sue parole:

Mi piace Airtable perché è un database leggero, non complesso come l’SQL ma comunque altamente funzionale. L’interfaccia utente, particolarmente curata, è un punto di forza, poiché consente di presentare i dati in vari modi, rendendoli più coinvolgenti e comprensibili. Apprezzo la possibilità di modificare le visualizzazioni in base alle diverse esigenze e la facilità di collaborazione offerta dall’integrazione con le piattaforme di automazione che utilizzo. I filtri e le opzioni di personalizzazione, come l’aggiunta di formule regex, rendono la gestione dei dati flessibile e utile. L’interfaccia utente semplice e l’ottima esperienza utente di Airtable sono ideali anche per gli utenti non esperti, consentendo al mio team di orientarsi facilmente e di sentirsi a proprio agio con la piattaforma.

2. ClickUp: la scelta migliore per funzionalità di database essenziali integrate in uno strumento di gestione delle attività

I campi personalizzati, i campi formula, i campi relazione e i campi rollup di ClickUp coprono numerosi flussi di lavoro leggeri in stile database. I team possono collegare attività correlate, visualizzare i dati collegati nella vista Elenco e aggiungere calcoli senza uscire dall'area di lavoro del progetto.

Perché è la scelta vincente: è la soluzione più economica quando hai bisogno di alcune funzionalità tipiche di un database ma desideri comunque una gestione standard dei progetti: attività, documenti, dashboard, automazioni, obiettivi e viste, tutto in un unico posto.

Limite: non si tratta di un vero e proprio database relazionale. Le relazioni e i rollup sono utili, ma non eguagliano la piena flessibilità dello schema di Airtable. Per modelli complessi e interconnessi, ne sentirai i limiti.

3. Smartsheet: ideale per i team il cui database è costituito da un foglio di calcolo di grandi dimensioni

Smartsheet gestisce bene tabelle di grandi dimensioni, riferimenti tra fogli, formule, report e dashboard. Il collegamento delle celle e le formule tra fogli collegano i dati tra i vari fogli, il che funziona fintanto che il modello mantiene la forma di un foglio di calcolo.

La sua IA è particolarmente utile per questo tipo di utenti, poiché genera formule e riepiloga i dati dei fogli di calcolo, riducendo il lavoro manuale che rende così faticosa la gestione di fogli di calcolo di grandi dimensioni.

Perché è la scelta vincente: se i tuoi dati sono già in Excel e il team ragiona in termini di righe, colonne e formule, questo è il percorso di migrazione più semplice.

Limiti: È incentrato sui fogli di calcolo, non su un modello relazionale. È in grado di collegare fogli e riepilogare/riassumere i dati, ma non offre nulla di paragonabile al modello di record collegati di Airtable né alla sensazione di poter creare app in modo intuitivo.

È la prima volta che crei un database per il progetto? Guarda questo video per iniziare subito.

La decisione in 60 secondi

Il modo più veloce per trovare la risposta è porsi una domanda: Il tuo lavoro ha la forma di un database, di un foglio di calcolo o di un elenco di attività?

Cosa rende eccellente un software di project management nel 2026

Se stai valutando strumenti che non figurano in questo elenco, ecco i criteri che abbiamo utilizzato. Valuta ogni candidato in base a questi sette criteri.

Uno strumento che ottiene cinque punti su sette è solitamente la scelta giusta. Punta sull’adeguatezza piuttosto che su un punteggio perfetto.

Cerchi altre opzioni? Questo video ti presenta i 10 migliori strumenti di project management basati sull'IA.

4 errori da evitare quando si passa da Monday

La maggior parte delle migrazioni fallite fallisce per uno di questi quattro motivi. Leggili prima di commit.

1. Scegliere lo strumento prima di mappare il flusso di lavoro

Questo è l’errore più comune. I team scelgono “ClickUp” o “Asana” da un elenco di suggerimenti, per poi adattare il proprio flusso di lavoro allo strumento. Invertite l’ordine: mappate il vostro flusso di lavoro attuale, elencate i vostri cinque principali punti critici, quindi scegliete lo strumento che li risolva in modo specifico. Uno strumento non può correggere un processo che non avete definito, e trasferire un flusso di lavoro malfunzionante non fa altro che ricreare lo stesso caos in un altro contesto.

2. Trasferire tutto fin dal primo giorno

Non importare tutti i progetti in una volta sola. Scegli un team e un flusso di lavoro da testare per due settimane. La maggior parte degli strumenti (ClickUp, Asana) offre strumenti di importazione nativi da Monday.com, ma questi strumenti mantengono la struttura di Monday.com, che spesso è proprio ciò che stavi cercando di risolvere. Inizia da zero con un progetto, verifica che funzioni, poi espandi.

3. Sottovalutare la gestione del cambiamento

Il successo o il fallimento dei cambiamenti di strumento dipende dalle persone, non dal software. Prevedi da quattro a sei ore di formazione per ogni membro del team, oltre a una persona di riferimento designata che risponda alle domande per i primi 30 giorni. Se tralasci questo passaggio, il tuo team continuerà a lavorare su monday.com con la mente, mentre naviga nel nuovo strumento.

4. Scegliere basandosi esclusivamente sul prezzo

La versione gratuita sembra un'ottima soluzione finché il tuo team non ha bisogno delle visualizzazioni, delle automazioni o dello spazio di archiviazione disponibili in un piano a pagamento. Calcola il costo totale su due anni, includendo gli upgrade che realisticamente dovrai effettuare. Lo strumento più economico nel primo mese spesso non è più il più economico al 24° mese.

Quanto costano le cinque alternative a Monday su larga scala

I prezzi "per postazione" indicati nei titoli nascondono il costo reale. Di seguito è riportato il costo annuale per 5, 15 e 50 postazioni, con ogni strumento valutato al suo piano a pagamento più economico, utilizzando monday.com come riferimento. La colonna "Coperture gratis" è quella più importante: indica la dimensione della postazione fino alla quale lo strumento non comporta alcun costo.

Il conto è a valle del Fit

Non esiste un'alternativa migliore a Monday.com, ma solo quella che risolve il motivo per cui stai abbandonando la piattaforma. Se il costo per postazione è stato il primo ostacolo, ClickUp Free è l'unica opzione gratis senza limiti di postazioni. Se il tuo team non è disposto ad affrontare una curva di apprendimento, Trello lo mette subito all’opera in cinque minuti. Se il lavoro si presta davvero alla forma di fogli di calcolo, Smartsheet è la soluzione più semplice. E se i tuoi dati presentano relazioni reali, Airtable è l’unico strumento qui presente in grado di modellarle senza ricorrere a soluzioni alternative.

Due cose sono fondamentali, indipendentemente dalla scelta che farai. Mappa il tuo flusso di lavoro prima di effettuare la migrazione, perché uno strumento non può correggere un processo che non hai definito. E trasferisci un team alla volta, perché importare tutto il primo giorno non fa altro che ricreare la struttura di Monday.com in un nuovo posto, proprio ciò da cui stavi cercando di sfuggire.

Ma se preferisci non gestire una bacheca in uno strumento e i report in un altro, scegli ClickUp. È l’alternativa più simile a monday.com, conveniente in ogni piano a pagamento e riunisce attività, documenti, dashboard, IA e automazioni in un unico spazio di lavoro, gratis per un numero illimitato di utenti.

Inizia gratis con ClickUp e passa alla piattaforma dove già svolgi il resto del tuo lavoro.

Domande frequenti sulle alternative a Monday

Qual è la migliore alternativa a Monday.com per un team in crescita che non vuole pagare per ogni postazione?

ClickUp è la soluzione ideale per i team in crescita attenti ai costi per utente. Il suo piano "Free Forever" è l’unico testato senza limiti di utenti, quindi un team di 30 persone può utilizzarlo a tempo indeterminato, fatte salve le limitazioni relative allo spazio di archiviazione e all’utilizzo a consumo. Quando la versione gratuita non è più sufficiente, il piano "Unlimited" costa 7 $ al mese per utente, un prezzo inferiore rispetto ai piani base di Asana e Smartsheet. monday.com, al contrario, applica una tariffa per postazione con un minimo di 3 postazioni su ogni piano a pagamento.

Qual è la migliore alternativa gratis a monday.com?

Dipende dalle dimensioni del tuo team e da ciò che devi monitorare. Trello Free è l’ideale per i team di piccole dimensioni che necessitano solo della metodologia Kanban ed è gratis fino a 10 collaboratori. ClickUp Free è l’unico piano testato senza limiti di utenti, quindi è adatto ai team in crescita. Airtable Free è adatto a lavori con grandi quantità di dati fino a 5 editori. Il piano Free di monday.com si ferma a 2 utenti, lo stesso limite di Asana.

Qual è l'alternativa a Monday.com più facile da imparare?

Trello è il più facile da imparare. Un nuovo utente è in grado di leggere la bacheca e iniziare a spostare le schede in meno di cinque minuti senza alcuna formazione, motivo per cui è la scelta vincente per i team non tecnici. Asana rappresenta il passaggio successivo quando serve una struttura senza troppe configurazioni. Gli strumenti con un set di funzionalità più ampio, tra cui ClickUp e Smartsheet, sacrificano la semplicità a favore della profondità e richiedono più tempo per l’onboarding.

Qual è la migliore alternativa a Monday.com per i team che utilizzano molto i fogli di calcolo?

Smartsheet è la soluzione ideale quando il tuo lavoro si basa già su righe, formule e dipendenze. Gestisce diagrammi di Gantt nativi e riferimenti tra fogli su una griglia familiare, e la reportistica viene generata direttamente dai fogli. Non offre un piano gratuito e parte da 9 $ al mese per utente, con un minimo di 3 utenti per il piano Business, quindi conviene solo quando il foglio di calcolo è davvero l’unica fonte di verità.

Monday.com dispone di un vero e proprio diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt e le dipendenze di Monday sono utilizzabili, ma lo spostamento automatico delle dipendenze è disponibile solo nei piani a pagamento. Se la pianificazione con molte dipendenze è fondamentale, Smartsheet offre un diagramma di Gantt nativo e il supporto alle dipendenze direttamente nella griglia, mentre ClickUp include una vista Gantt nei suoi piani a pagamento. Entrambe gestiscono la logica delle dipendenze in modo più efficace.

Quanto tempo ci vuole per migrare da Monday.com?

Prevedi un piano per una perdita parziale di produttività di 2–4 settimane per un team di 10–25 persone, e un periodo più lungo per le organizzazioni più grandi. ClickUp, Asana e Smartsheet offrono tutti strumenti di importazione nativi da monday.com che trasferiscono le attività e la struttura di base, ma le automazioni, i dashboard e le integrazioni personalizzate devono essere ricreate manualmente. Migrare prima un unico flusso di lavoro, per poi espandersi, consente di limitare al minimo le interruzioni.