In qualità di manager e leader, non sei nuovo al miglioramento delle competenze dei tuoi dipendenti. Ma che dire delle tue competenze?
Se è giunto il momento di andare oltre le funzioni di base della tua mansione lavorativa, non cercare oltre le quattro funzioni della gestione. Questo utile quadro di riferimento fornisce ai manager le aree chiave per migliorare la qualità del lavoro, raggiungere obiettivi a lungo termine e creare un ambiente di lavoro prospero. 🤝
Se non hai mai sentito parlare delle quattro funzioni della gestione, non preoccuparti. In questa guida spiegheremo come funziona ciascuna funzione, condivideremo esempi utili e ti insegneremo come applicare le quattro funzioni indipendentemente dal tuo settore.
Quali sono le quattro funzioni della gestione?
Henri Fayol, ingegnere e dirigente del XIX secolo, fu il primo a definire le quattro funzioni della gestione: pianificazione, organizzazione, leadership e controllo. Sebbene il concetto non sia nuovo, il compito di un manager è quello di occuparsi di tutte e quattro le funzioni nel proprio lavoro quotidiano.
Pianificazione
La fase più importante del project management è la pianificazione. Per quanto riguarda la funzione di pianificazione, un manager di successo farà diversi tipi di pianificazione, tra cui:
- Definizione degli obiettivi (sia a breve che a lungo termine)
- Creare piani d'azione per raggiungere gli obiettivi organizzativi
- Creazione di piani strategici
La pianificazione strategica richiede una profonda conoscenza del contesto e dell'organizzazione. In qualità di manager, hai il compito di valutare la situazione attuale, fissare gli obiettivi e elaborare un piano dettagliato per passare dal punto A al punto B.
La pianificazione richiede previsioni e anticipazioni delle tendenze future, quindi è necessario avere una solida preparazione sia in materia di dati che nel proprio settore. Un occhio attento ai dati ti sarà utile nella pianificazione tattica, ma avrai anche bisogno di creatività.
Il pensiero fuori dagli schemi è utile quando si pianificano roadmap e attività cardine del progetto, quindi non aver paura di abbracciare nuovi modi di fare le cose. 💡
Organizzazione
Una volta definito un piano, è il momento di mettere tutto in ordine. La fase organizzativa della gestione richiede:
- Costruire un team
- Pianificazione operativa
- Distribuzione delle risorse
- Definizione delle relazioni tra le attività
- Assegnazione delle attività
Invece di gestire tutto tramite email o post-it, la maggior parte dei manager inserisce i propri piani di progetto in software di project management come ClickUp. Questo software chiarisce automaticamente chi è responsabile di cosa, semplifica i flussi di lavoro e raccoglie dati sull'utilizzo delle risorse. 📌
Sebbene il software di gestione dei progetti svolga gran parte del lavoro pesante al posto tuo, è comunque tuo compito, in qualità di manager, creare un flusso di lavoro efficiente e avere una visione d'insieme. Sei tu a decidere la cadenza dei risultati finali, le date di scadenza, le attività e altro ancora, per mantenere il team allineato.
Hai anche il compito di chiarire ruoli e responsabilità, cosa fondamentale per evitare rielaborazioni, comunicazioni errate e ritardi.
Leadership
La funzione principale, talvolta chiamata funzione di direzione, consiste nel guidare e motivare il personale a lavorare per il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Ciò comporta una serie di compiti, tra cui:
- Comunicazione
- Team building
- Adattare il tuo stile di leadership al team o alla situazione
- Motivare il tuo team
- Risoluzione dei conflitti
Qualsiasi ruolo manageriale richiede solide competenze trasversali. I manager devono avere esperienza e capitale sociale sufficienti per ispirare e influenzare le persone dei diversi reparti.
Uno stile di leadership efficace richiede di investire in relazioni cordiali con il tuo team, accettare le idee innovative dei dipendenti e premiare tutti per un lavoro ben fatto. 🏆
Controllo
L'ultima funzione, il controllo, potrebbe sembrare una forma di microgestione, ma in realtà consiste nell'assicurarsi che tutto proceda secondo i piani. Questa funzione comprende:
- Definizione degli standard di rendimento
- Gestione delle prestazioni del team
- Adottare misure correttive quando necessario
Dopotutto, fissare degli obiettivi e poi abbandonarli non ha senso. La funzione di controllo garantisce la qualità e adatta i piani del progetto se le cose cambiano.
Certo, la gestione delle prestazioni dei dipendenti fa parte della funzione di controllo della gestione. Ma i leader esperti sanno che si tratta più di reindirizzare e offrire assistenza che di microgestione. 🙌
Come applicare le quattro funzioni della gestione nel lavoro
Come puoi applicare queste funzioni sul posto di lavoro? Ecco come i leader efficaci implementano le funzioni manageriali ogni giorno.
Suggerimenti per il piano
La pianificazione è un'abilità utile in qualsiasi lavoro, ma è particolarmente importante per i manager. Segui questi rapidi consigli per una fase di pianificazione più efficace:
- Fissate obiettivi realistici: seguite sempre il modello SMART per la definizione degli obiettivi. Questo modello consente di definire obiettivi chiari e realizzabili, in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione, senza sovraccaricare il vostro team.
- Effettua un'analisi SWOT: un'analisi SWOT analizza i punti di forza e di debolezza interni e le opportunità e minacce esterne. Questo esercizio è ottimo per identificare le tendenze di mercato, la concorrenza e i problemi relativi all'allocazione delle risorse che potrebbero avere un grande impatto sul tuo progetto o sul tuo team.
- Inserisci dei meccanismi di sicurezza nel tuo piano: non esiste un piano perfetto. Il tuo client potrebbe richiedere delle modifiche, potresti perdere i finanziamenti o le esigenze degli utenti finali potrebbero cambiare. Sono cose che capitano. Invece di farti prendere dal panico quando si verificano dei cambiamenti, crea una linea d'azione che si adatti man mano che procedi. Cerca di guardare sempre qualche passo avanti per capire se il piano deve essere modificato 👀
Consigli per l'organizzazione
Organizzare l'elenco delle cose da fare, le risorse e i membri del team è fondamentale per l'esito positivo di un progetto. Tuttavia, anche i progetti più organizzati possono andare fuori strada se non si presta attenzione. Segui questi consigli organizzativi per mantenere i tuoi progetti sulla strada giusta:
- Crea una gerarchia: le gerarchie sono il modo più intelligente per delegare e gestire in modo efficace. Crea una struttura chiara che delinei i ruoli individuali e i team. Assicurati di documentarla per iscritto e di effettuarne la condivisione con tutti i membri dell'organizzazione. Una gerarchia scritta rende più facile per tutti capire con chi devono comunicare in caso di problemi, consentendoti di adottare un approccio più distaccato.
- Bilanciare i carichi di lavoro: tieni d'occhio la distribuzione del lavoro. Non vorrai che il tuo team sia sottoutilizzato o sovraccarico. Un carico di lavoro equilibrato previene il burnout e migliora la qualità del lavoro, quindi usa la vista Carico di lavoro di ClickUp per tenere sotto controllo la coda delle attività del tuo team.
- Standardizza i processi: crea procedure operative standard (SOP) per le attività o i risultati finali dei progetti. La documentazione elimina ogni ambiguità e fornisce risorse al tuo team in caso di domande. È il modo perfetto per evitare email inutili e rielaborazioni.
Consigli utili
In qualità di leader, sei tu a guidare la nave. Nell'ambito della funzione di leadership, è tuo compito garantire la produttività, la collaborazione e la soddisfazione di tutti. Segui questi consigli per migliorare le tue capacità di leadership:
- Fornisci feedback costruttivi: offri regolarmente al tuo team feedback positivi e critiche costruttive. Cerca di fornire feedback immediati, in modo che siano pertinenti e utilizzabili dai dipendenti. Non tergiversare se devi offrire un feedback critico. Sii chiaro, diretto e gentile 🌻
- Promuovi un ambiente di lavoro positivo: il tuo team potrebbe avere già un'atmosfera o un ambiente consolidati, ma in qualità di manager hai una grande influenza sulla cultura aziendale. Riconosci e apprezza il lavoro ben fatto, promuovi un sano equilibrio tra vita professionale e vita privata e renditi disponibile.
- Risolvere i conflitti: è difficile affrontare i conflitti a testa alta, ma non puoi permettere che i sentimenti negativi si aggravino nel tempo. Che si tratti di un conflitto tra team o di un disaccordo con il client, devi intervenire il prima possibile e agire da mediatore.
Suggerimenti per il controllo
La gestione richiede un delicato equilibrio tra delega e assistenza pratica. Utilizza questi suggerimenti sulle funzioni di controllo per raggiungere un equilibrio migliore:
- Stabilisci standard chiari: i dipendenti desiderano obiettivi e aspettative specifici. Fornisci a tutti indicatori di prestazione chiari per le loro attività e obiettivi.
- Creare sistemi di monitoraggio degli obiettivi: ciò potrebbe includere la pianificazione di valutazioni periodiche delle prestazioni, la generazione di rapporti sullo stato di avanzamento o l'utilizzo di software di monitoraggio dei dipendenti.
- Equilibrio tra controllo e responsabilizzazione: sebbene sia importante tenere tutto sotto controllo, il tuo team ha bisogno di libertà per prendere le proprie decisioni. Finché tutti raggiungono i propri obiettivi e KPI, concedi loro autonomia affinché si sentano responsabilizzati sul lavoro 💪
Sviluppa le tue competenze con utili strumenti di project management
Pianificare, organizzare, guidare e controllare richiede competenze trasversali che si rafforzano man mano che si acquisisce maggiore esperienza nella leadership. Gli strumenti di gestione sono un altro ottimo modo per potenziare una serie di competenze manageriali. 🤹
ClickUp aiuta migliaia di manager a gestire attività, tabelle, comunicazioni, documenti e altro ancora. Se stai cercando di padroneggiare tutte e quattro le funzioni di gestione, le funzionalità di gestione avanzate di ClickUp sono indispensabili.
Funzionalità di gestione dei progetti e delle attività che ti faranno risparmiare tempo e fatica
ClickUp è un genio della pianificazione e dell'organizzazione che aiuta i manager a creare piani solidi che portano risultati. Come soluzione all-in-one per il project management, ClickUp è ricco di automazioni, modelli, gestione delle conoscenze e gestione delle attività. 🛠️
Preferisci organizzare il tuo lavoro in un modo particolare? Passa dalla vista Elenco alla vista Gantt e ad altre visualizzazioni di ClickUp.
Se desideri pianificare un progetto complesso prima di impegnarti, elaboralo in una mappa mentale ClickUp. Questo strumento in tempo reale, con funzione drag-and-drop, si trasforma rapidamente in progetti o attività con un semplice pulsante, semplificando le funzioni di pianificazione e organizzazione.
Strumenti di leadership basati sui dati
I dati sono fondamentali, soprattutto se gestisci un team remoto. Visita la sezione Obiettivi di ClickUp per creare un'unica fonte di verità per i tuoi obiettivi, inclusi tempi, stato e KPI. Esegui il drill-down sulle metriche di un singolo progetto o visualizza tutto a livello generale. Sei tu al comando. 🚘
ClickUp è specializzato anche nel project management agile, offrendoti la libertà di monitorare i punti dello sprint in base alle attività secondarie e agli assegnatari. Puoi persino gestire risorse, tempo e altre risorse con moduli digitali. È il modo più semplice per combinare la definizione degli obiettivi, la responsabilità e il bilanciamento del carico di lavoro senza cambiare piattaforma.
Report automatizzati e personalizzabili
ClickUp offre alcuni dei report di progetto più affidabili. Le funzioni di controllo rendono semplicissimo generare report sullo stato delle attività, il monitoraggio del tempo, le metriche dei dipendenti, le attività cardine e molto altro ancora. 🎯
Utilizza la funzionalità di monitoraggio del tempo per controllare il contributo dei dipendenti o generare preventivi per i clienti. ClickUp Reports è perfetto anche per vedere quali lavori il tuo team ha completato, quali sono in programma e chi è indietro.
Quattro funzioni della gestione Esempi
Le quattro funzioni della gestione sono fondamentali per una leadership solida, indipendentemente dal settore in cui operi. È utile vedere alcuni esempi di queste funzioni nella pratica, quindi diamo un'occhiata. 🔎
Esempio di processo di pianificazione
Un responsabile marketing ha il compito di sviluppare una strategia per il lancio di un nuovo prodotto. Prima di costituire un team, effettua ricerche di mercato, fissa traguardi commerciali e di acquisizione di clienti, sceglie i canali pubblicitari e stabilisce un budget e una sequenza per il lancio.
Funzione organizzativa esempio
I responsabili della costruzione sono un ottimo esempio della funzione organizzativa. Questi impegnati project manager assegnano le risorse per la manodopera, le attrezzature e i materiali. Sono anche responsabili della definizione delle sequenze e del coordinamento del lavoro tra dipendenti, subappaltatori e fornitori.
Funzione di leadership esempio
Il preside di una scuola superiore motiva e guida i propri insegnanti e il personale. Influisce in modo significativo sulla cultura della scuola e supervisiona gli standard educativi. Il preside gestisce i conflitti tra genitori e insegnanti e promuove una cultura positiva e inclusiva che fornisce supporto alla sicurezza e all'apprendimento degli studenti.
Esempio di funzione di controllo
I gestori di ristoranti devono bilanciare una gestione efficace sia del personale che delle finanze del ristorante. Monitorano metriche quali le vendite e le spese giornaliere, garantiscono la sicurezza alimentare, esaminano i feedback dei clienti e adeguano il personale o gli elementi del menu per mantenere la redditività o la qualità.
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Che tu stia supervisionando un team di sviluppatori software, guidando una campagna di marketing o dirigendo progetti creativi, queste funzioni sono una bussola utile per orientarti nelle complessità della gestione. 🧭
I leader nuovi ed esperti utilizzano le quattro funzioni della gestione per fissare obiettivi e guidare i propri team verso il successo.
Le competenze trasversali sono importanti, ma lo sono anche gli strumenti giusti. ClickUp è una piattaforma intuitiva ed efficiente che riunisce tutte e quattro le funzioni in un unico posto. È il modo migliore per creare piani attuabili, organizzare il tuo lavoro, guidare e collaborare con il tuo team e monitorare i risultati. 🤩
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