Le 4 funzioni del management con esempi di vita reale

Come manager e leader, non siete nuovi al miglioramento delle competenze dei vostri dipendenti. Ma che dire delle vostre competenze?

Se è giunto il momento di andare oltre le funzioni di base del vostro lavoro, non cercate altro che le quattro funzioni di gestione. Questo utile quadro fornisce ai provider le chiavi per migliorare la qualità del lavoro, raggiungere obiettivi a lungo termine e costruire un ambiente di lavoro fiorente. 🤝

Se non avete mai sentito parlare delle quattro funzioni della gestione, vi aiutiamo noi. In questa guida vi spiegheremo come funziona ogni funzione, condivideremo esempi utili e vi insegneremo come applicare le quattro funzioni indipendentemente dal vostro settore.

Che cosa sono le Quattro funzioni di gestione ?

Henri Fayol, ingegnere e dirigente del XIX secolo, definì per primo le quattro funzioni del management: pianificare, organizzare, dirigere e controllare. Anche se il concetto non è nuovo, il lavoro di un manager consiste nel toccare tutte e quattro le funzioni nel suo lavoro quotidiano.

Pianificazione

La fase più importante del project management è la pianificazione. Per quanto riguarda la funzione di pianificazione, un manager di successo Da fare diversi tipi di pianificazione, tra cui:

• Impostazione degli obiettivi (sia a breve che a lungo termine)
• Costruire tabelle di marcia per raggiungere gli oggetti dell'organizzazione
• Crearepiani strategici Il piano strategico richiede un'ampia conoscenza del contesto e delle istituzioni. In qualità di manager, avete il compito di valutare la situazione attuale, di impostare gli obiettivi e di fare un piano dettagliato per arrivare dal punto A al punto B.

Visualizzare e gestire la roadmap dei prodotti in ClickUp Sequenza

Il piano richiede la previsione e la previsione delle tendenze future, quindi è necessario un solido background nei dati o nel settore di appartenenza. L'occhio per i dati vi servirà per il piano tattico, ma avete bisogno anche di creatività.

Il pensiero fuori dagli schemi è utile quando si pianificano le roadmap e le attività cardine del progetto, quindi non abbiate paura di abbracciare nuovi modi di fare le cose. 💡

Organizzazione

Una volta che il piano è pronto, è il momento di mettere tutte le anatre in riga. La fase di organizzazione della gestione richiede:

• Costruire un team
• Piano operativo
• Distribuzione delle risorse
• Definizione delle relazioni tra le attività
• Assegnare le attività

Invece di gestire tutto in email o in note, la maggior parte dei manager inserisce i piani dei progetti in software per il project management come ClickUp . Questo software chiarisce automaticamente chi è responsabile di cosa, ottimizza i flussi di lavoro e raccoglie dati sull'utilizzo delle risorse. 📌

Utilizzate ClickUp per gestire in modo efficiente i vostri progetti con oltre 15 visualizzazioni, modelli predefiniti e numerose funzionalità/funzione di collaborazione

Mentre il Software PM da fare, ma il vostro compito di manager è sempre quello di creare un flusso di lavoro efficiente e di vedere il quadro generale. Decidete la cadenza delle consegne, le date di scadenza, le attività e altro ancora per mantenere il team sulla stessa pagina.

Siete anche incaricati di chiarire i ruoli e le responsabilità, il che è cruciale per evitare ritardi, errori di comunicazione e riluttanze.

Leader

La funzione di guida, talvolta chiamata anche funzione di direzione, consiste nel guidare e motivare il personale a lavorare per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questo comporta molti compiti da svolgere, tra cui:

• Comunicazione
• Costruzione del team
• Adattare il vostrostile di leadership per adattarsi al team o alla situazione
• Motivare il proprio team
• Risolvere i conflitti

Qualsiasi ruolo manageriale richiede forti competenze trasversali. I manager devono avere esperienza e capitale sociale sufficienti per ispirare e influenzare le persone in diversi reparti.

Uno stile di leadership efficace richiede di investire in relazioni calorose con il proprio team, di accettare le idee innovative dei dipendenti e di premiare tutti per il lavoro ben terminato. 🏆

Controllo

L'ultima funzione, il controllo, potrebbe sembrare una microgestione, ma in realtà si tratta di assicurarsi che tutto vada secondo il piano. Questa funzione comporta:

• Impostazione degli standard di prestazione
• Gestire le prestazioni del team
• Adottare azioni correttive quando necessario

Dopo tutto, impostare obiettivi e poi abbandonarli non ha senso. La funzione di controllo garantisce la qualità e adatta i piani del progetto in caso di cambiamenti.

Certo, la gestione delle prestazioni dei dipendenti fa parte della funzione di controllo della gestione. Ma i leader più solidi sanno che si tratta di un'attività di reindirizzamento e di assistenza, non di micromanagement. 🙌

Come applicare le Quattro funzioni di gestione al lavoro

Come si possono applicare queste funzioni sul posto di lavoro? Ecco come i leader efficaci mettono in pratica le funzioni di gestione ogni giorno.

Consigli per il piano

Il piano è un'abilità utile per qualsiasi lavoro, ma è particolarmente importante per i manager. Seguite questi rapidi consigli per una fase di pianificazione più efficace:

• Impostazione di obiettivi realistici: Seguire sempre il principio del "non fare"Impostazione degli obiettivi SMART. Questo definisce obiettivi chiari e perseguibili che si allineano con gli obiettivi organizzativi più grandi, senza sopraffare il team
• **Condurre un'analisi SWOTUn'analisi SWOT analizza i punti di forza e di debolezza interni e le opportunità e le minacce esterne. Questo esercizio è ottimo per identificare le tendenze del mercato, la concorrenza e le opportunitàallocazione delle risorse problemi che potrebbero avere un forte impatto sul progetto o sul team
• **Non esiste un piano perfetto. Il vostro cliente potrebbe richiedere delle modifiche, potreste perdere i fondi o i requisiti dell'utente finale potrebbero cambiare. Succede. Invece di andare nel panico quando si verificano i cambiamenti, create una linea d'azione che si adatti man mano. Cercate di guardare sempre qualche passaggio avanti per vedere se il piano deve essere modificato 👀

Creare obiettivi SMART in ClickUp con diversi modi per monitorare lo stato e raggiungere i propri traguardi

Consigli per l'organizzazione

L'organizzazione dell'elenco delle cose da fare, delle risorse e dei membri del team è fondamentale per l'esito positivo dei progetti. Ma anche i progetti più organizzati possono andare fuori strada se non si fa attenzione. Seguite questi consigli di organizzazione per mantenere i progetti in carreggiata:

• Creare una gerarchia: Le gerarchie sono il modo più intelligente per delegare e gestire efficacemente. Create una struttura chiara che delinei i ruoli individuali e i team. Assicuratevi di documentarla per iscritto e di condividerla con tutti i membri dell'organizzazione. Una gerarchia scritta rende più facile per tutti capire con chi devono comunicare in caso di problemi, consentendovi di adottare un approccio più distaccato
• Bilanciare i carichi di lavoro: Tenere d'occhio la distribuzione del lavoro. Non volete che il vostro team sia sottoutilizzato o sovraccaricato. Un carico di lavoro equilibrato previene l'esaurimento e aumenta la qualità del lavoroutilizzate la vista Carico di lavoro di ClickUp per tenere sotto controllo la coda di attività del team
• Standardizzare i processi: Creare procedure operative standard (SOP) perattività del progetto o i prodotti da consegnare. La documentazione elimina l'ambiguità e fornisce al team le risorse necessarie in caso di domande. È il modo perfetto per evitare email e rielaborazioni inutili

Utilizzate la vista Carico di lavoro insieme alle Sequenze per visualizzare senza sforzo il vostro programma in ClickUp

Consigli utili

In qualità di leader, siete voi a guidare la nave. In funzione di leader, il vostro compito è quello di mantenere la produttività, la collaborazione e la soddisfazione di tutti. Seguite questi consigli per potenziare le vostre capacità di leadership:

• Fornire feedback costruttivi: Fornite regolarmente al vostro team feedback positivi e critiche costruttive. Cercate di fornire il feedback al momento, in modo che sia pertinente e attuabile per i provider. Non menate il can per l'aia se dovete offrire un feedback critico. Siate chiari, diretti e gentili
• Favorire un ambiente di lavoro positivo: il vostro team potrebbe avere un'atmosfera o un ambiente già esistente, ma voi, in quanto gestori del team, avete molta influenza sulla cultura. Riconoscete e apprezzate il buon lavoro, promuovete un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e rendetevi accessibili
• Risolvere i conflitti: È difficile affrontare i conflitti a titolo personale, ma non si può permettere che i sentimenti negativi si aggravino nel tempo. Che si tratti di un conflitto tra team o di un disaccordo con il client, è necessario passare al più presto al ruolo di mediatore

Ideate e costruite una struttura organizzativa su una lavagna online di ClickUp

Consigli per il controllo

La gestione richiede un delicato equilibrio tra il delegare e l'offrire aiuto diretto. Utilizzate questi suggerimenti sulla funzione di controllo per trovare un equilibrio migliore:

• Stabilire standard chiari: I dipendenti vogliono obiettivi e aspettative specifiche. Fornite a tutti chiari indicatori di performance per le loro attività e i loro oggetti
• Creare sistemi di monitoraggio degli obiettivi: Potrebbero includere la programmazione di revisioni periodiche delle prestazioni, la generazione di reportistica sullo stato di avanzamento o l'utilizzo di un sistema di controllo delle prestazionisoftware di monitoraggio dei dipendenti* **Sebbene sia importante tenere d'occhio le cose, il team deve essere libero di prendere le proprie decisioni. Finché tutti raggiungono i loro oggetti e KPI, date loro autonomia in modo che si sentano responsabilizzati nel lavoro 💪

Con il monitoraggio del tempo in ClickUp è possibile registrare il tempo man mano che si procede o inserirlo manualmente

Sviluppate le vostre competenze con utili strumenti di project management

Pianificare, organizzare, dirigere e controllare richiedono competenze trasversali che si rafforzano man mano che si acquisisce esperienza di leadership. Gli strumenti di gestione sono un altro ottimo modo per potenziare una serie di competenze manageriali. 🤹

ClickUp aiuta migliaia di manager a gestire attività, tabelle, comunicazioni, documenti e altro ancora. Se state cercando di padroneggiare tutte e quattro le funzioni di gestione, le principali funzionalità/funzione di ClickUp sono indispensabili.

Funzioni di project management e di gestione delle attività che fanno risparmiare la follia

ClickUp è un mago della pianificazione e dell'organizzazione, che aiuta i manager a creare piani solidi che producono risultati. Come un programma all-in-one soluzione per il project management clickUp è ricca di automazioni, modelli, gestione delle conoscenze e delle attività di ClickUp. 🛠️

Preferite organizzare il vostro lavoro in un modo particolare? Passate da una vista Elenco a una vista Gantt Chart e ad altre visualizzazioni Visualizzazioni ClickUp .

Utilizzate lavagne online e mappe mentali per visualizzare progetti e funzioni del team

Se volete mappare un progetto complesso prima di impegnarvi, fate un brainstorming in una mappa mentale Mappa mentale di ClickUp . Questo strumento di trascinamento in tempo reale si trasforma rapidamente in progetti o attività con un semplice pulsante, semplificando le funzioni di pianificazione e organizzazione.

Strumenti di leadership basati sui dati

I dati sono tutto, soprattutto se si gestisce un team remoto. Visitate il vostro Obiettivi di ClickUp per creare un'unica fonte di verità per i vostri oggetti, compresi tempi, stati e KPI. Eseguite il drill-down sulle metriche di un progetto o visualizzate tutto ad alto livello. La postazione di guida è vostra. 🚘

Impostazione di flussi di lavoro personalizzati e tracker agili per i team di progetto

ClickUp è anche specializzato nel project management Agile, dandovi la libertà di tracciare punti dello sprint in base alle attività secondarie e agli assegnatari. È possibile anche gestire le risorse tempo e altre risorse con moduli digitali . È il modo più semplice per combinare obiettivi, responsabilità e bilanciamento del carico di lavoro senza dover cambiare piattaforma.

Rapporti automatici e personalizzabili

ClickUp dispone di alcune delle più robuste reportistiche per progetti. Le funzioni di controllo rendono facile la generazione di report sullo stato delle attività, il monitoraggio del tempo, le metriche dei dipendenti, le attività cardine e molto altro ancora. 🎯

Impostazione dei reportistici necessari, tutti in un'unica posizione, su ClickUp

Utilizzate il funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo per monitorare i contributi dei dipendenti o generare stime per i client. Reportistica di ClickUp è perfetto anche per vedere quali lavori il team ha completato, quali sono in arrivo e chi è rimasto indietro.

Quattro funzioni della gestione Esempi

Le quattro funzioni della gestione sono fondamentali per una leadership solida, indipendentemente dal settore in cui si opera. È utile vedere alcuni esempi di queste funzioni nella pratica, quindi diamo un'occhiata. 🔎

Processo di piano esempio

Un responsabile marketing è incaricato di sviluppare una strategia per il lancio di un nuovo prodotto. Prima di mettere insieme un team, fa ricerche di mercato, fissa i traguardi per le vendite e il coinvolgimento dei clienti, sceglie i canali pubblicitari e stabilisce il budget e la Sequenza per il lancio.

Funzione organizzativa esempio

I direttori dei lavori sono un ottimo esempio di funzione organizzativa. Questi impegnati project manager assegnano le risorse per la manodopera, le attrezzature e i materiali. Si occupano anche di stabilire le Sequenze e di coordinare il lavoro tra dipendenti, subappaltatori e fornitori.

Funzione leader esempio

L'entità di una scuola superiore motiva e guida gli insegnanti e il personale. Influenza in modo significativo la cultura della scuola e supervisiona gli standard educativi. I presidi gestiscono i conflitti tra genitori e insegnanti e promuovono una cultura positiva e inclusiva che supporta la sicurezza e l'apprendimento degli studenti.

Funzione di controllo esempio

I direttori di ristoranti devono trovare un equilibrio tra la gestione efficace del personale e le finanze del ristorante. Controllano metriche come le vendite e le spese giornaliere, garantiscono la sicurezza alimentare, esaminano i feedback dei clienti e modificano il personale o gli elementi del menu per mantenere la redditività o la qualità.

Raggiungi gli obiettivi aziendali più velocemente con ClickUp

Che si tratti di supervisionare un team di software, di condurre una campagna di marketing o di guidare progetti creativi, queste funzioni sono un'utile bussola per navigare nelle complessità del management. 🧭

I leader, sia nuovi che esperti, utilizzano le quattro funzioni del management per fissare gli obiettivi e guidare i loro team verso l'esito positivo.

Le soft skills sono importanti, ma lo sono anche gli strumenti giusti. ClickUp è una piattaforma intuitiva ed efficiente che consolida tutte e quattro le funzioni in un unico luogo. È il modo migliore per creare piani attuabili, organizzare il lavoro, guidare e collaborare con il team e monitorare i risultati. 🤩

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