In qualità di project manager, probabilmente dedichi gran parte della tua settimana lavorativa alla gestione delle pratiche burocratiche e all'organizzazione delle informazioni. Questo lavoro amministrativo può richiedere tempo prezioso che potresti dedicare ad attività di maggior valore.
Il software di gestione dei documenti è progettato per alleggerire il lavoro manuale organizzando e classificando i file, assegnando autorizzazioni di accesso e creando flussi di lavoro per approvazioni e revisioni.
In questa guida approfondiremo i migliori software di gestione dei documenti e come sfruttarli come posizione centralizzata per la condivisione dei documenti e la collaborazione!
Cosa cercare in un software di gestione dei documenti (DMS)?
Quando si cerca un sistema di gestione dei documenti, è essenziale dare priorità a misure di sicurezza di alto livello per salvaguardare le informazioni riservate, prevenire violazioni dei dati e rispettare le normative sulla protezione dei dati. Funzionalità/funzioni chiave quali:
- Controlli di accesso
- Crittografia
- Backup e ripristino dei dati
- Autorizzazioni
- Funzionalità di ricerca
- Accesso al cloud
Anche la collaborazione è una funzionalità indispensabile nel tuo sistema di gestione dei documenti. Vuoi che il tuo team sia in grado di collaborare sui documenti in tempo reale, assegnare attività, lasciare commenti e effettuare la condivisione di file con sicurezza. E, naturalmente, devi essere in grado di trovare i contenuti senza dover digitare troppe promemoria!
Infine, l'integrazione con altri strumenti di project management, come la gestione delle attività e il monitoraggio dei progetti, aiuterà il tuo team a ottimizzare i flussi di lavoro interfunzionali. Questa integrazione promuove la collaborazione, la condivisione delle conoscenze e migliora il processo decisionale.
I 10 migliori software di gestione dei documenti
1. ClickUp
ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one progettata per team di tutte le dimensioni per creare splendidi documenti, wiki e altri documenti, che possono essere collegati ai flussi di lavoro per realizzare le idee con il tuo team!
Con opzioni di personalizzazione complete, ClickUp offre un'esperienza flessibile per aiutarti a gestire i carichi di lavoro, effettuare il monitoraggio dello stato e rimanere connesso da qualsiasi luogo. La collaborazione è al centro di ogni funzionalità/funzione, con numerosi strumenti progettati per mantenere aggiornati e allineati i team interfunzionali.
Inoltre, ClickUp si integra con oltre 1.000 altri strumenti di lavoro, consentendo ai team di effettuare la sincronizzazione di tutto il loro lavoro e ottimizzare i processi interfunzionali in un'unica piattaforma!
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Un Centro assistenza online dettagliato, webinar e supporto per aiutarti a utilizzare la piattaforma al massimo delle sue potenzialità.
- Una funzionalità dinamica per gli obiettivi che consente di allineare il team sugli OKR e effettuare il monitoraggio dei progressi in diversi modi.
- Commenti assegnati e in thread in qualsiasi documento, attività o lavagna online di ClickUp
- Lavagne online collaborative per sviluppare idee in tempo reale insieme al team
- Reportistica e dashboard per una panoramica immediata e di alto livello del tuo lavoro
- Un ricco piano Free Forever e opzioni convenienti su ogni piano tariffario
- Assegnazione multipla delle attività per una trasparenza totale su tutti gli stati
- Oltre 15 visualizzazioni personalizzabili per gestire le attività da ogni angolazione
- Interfaccia utente intuitiva per gli utenti con modalità online e offline
- Oltre 50 automazioni per ottimizzare qualsiasi flusso di lavoro di progetto
- Stati delle attività personalizzati in base alle esigenze del tuo progetto
- Una vasta libreria di modelli per ogni caso d'uso, dalla presa di appunti alle sintesi di progetto.
Limitazioni di ClickUp
- La sua ricca serie di funzionalità può richiedere un periodo di apprendimento per alcuni utenti.
- Non tutte le visualizzazioni sono disponibili nell'app mobile, almeno per ora.
Prezzi di ClickUp
- piano Free Forever
- Piano Unlimited: 5 $ al mese per utente
- Piano Business: 12 $ al mese per utente
- Piano Business Plus: 19 $ al mese per utente
- Piano Enterprise: contattaci per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 6.500 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3.500 recensioni)
2. Revver
Revver, precedentemente Rubex, è un sistema di gestione dei documenti online progettato per aiutare le aziende a organizzare, archiviare e effettuare la condivisione di documenti in modo sicuro. Revver Docs è integrato con le più diffuse applicazioni di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
La piattaforma offre anche una serie di funzionalità, come il controllo delle versioni dei file, la ricerca dei documenti e il controllo della sicurezza degli accessi, in modo che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare o effettuare modifiche alle informazioni riservate.
Le migliori funzionalità/funzioni di Revver
- Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per archiviare automaticamente i documenti nella posizione predefinita
- Ricerca avanzata per identificare le cartelle in cui mancano documenti essenziali
- Controllo dell'autenticazione a più fattori per accedere ai documenti
- Firma elettronica dedicata per sostituire i documenti cartacei
- Visualizzatore di documenti a doppio schermo
Limitazioni di Revver
- Rispetto ad altri sistemi di gestione dei documenti, manca di strumenti per la gestione delle attività.
- Per accedere al Centro assistenza Revver è necessario un account.
Prezzi Revver
- Contatta Revver per i dettagli sui prezzi
Valutazioni e recensioni di Revver
- G2: 4,3/5 (oltre 330 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 880 recensioni)
3. Connecteam
Connecteam è un software per il coinvolgimento dei dipendenti e la gestione dei team. La sua funzionalità documenti semplifica la collaborazione tra i team su documenti, moduli e sondaggi.
Avere tutti i file dei dipendenti, i certificati e i documenti aziendali in un unico posto può essere una svolta per i reparti HR e i manager. Un sistema centralizzato può migliorare l'efficienza e la produttività consentendo un facile accesso ai documenti, eliminando la necessità di spazio di archiviazione fisico e riducendo il rischio di smarrimento o perdita dei file. Con una soluzione digitale, il personale HR può facilmente cercare, recuperare e condividere documenti con i colleghi, anche se lavorano da remoto!
Le migliori funzionalità/funzioni di Connecteam
- Funzione Quick Actions per eseguire azioni rapide che interessano tutti i documenti
- Autorizzazioni per la sola visualizzazione, il caricamento, l'approvazione/il rifiuto e la modifica dei documenti
- Pacchetti di documenti (cartelle) da assegnare a singoli utenti o gruppi intelligenti
- Corsi per creare processi specifici che i dipendenti devono seguire
- Scadenza per documento o tipo di voce
Limiti di Connecteam
- Funzionalità di collaborazione in tempo reale limitate
- Mancanza di funzionalità di automazione del flusso di lavoro
Prezzi Connecteam
- Piccole imprese: gratis per un massimo di 10 utenti
- Base: 29 $ al mese per i primi 30 utenti
- Avanzato: 49 $ al mese per i primi 30 utenti
- Esperto: 99 $ al mese per i primi 30 utenti
Valutazioni e recensioni di Connecteam
- G2: 4,3/5 (oltre 30 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 260 recensioni)
4. Confluence
Confluence è un sistema di area di lavoro di gruppo con funzionalità di gestione dei documenti che consente di creare, condividere, organizzare e discutere il lavoro con team di qualsiasi dimensione. Aiuta i membri di un'organizzazione a collaborare ai progetti in modo più efficace ed efficiente, consentendo loro di archiviare e condividere il proprio lavoro in un'unica posizione centrale.
Con Confluence, i team possono creare e condividere idee, effettuare modifiche collaborative ai documenti in tempo reale, effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti, tenere tutti informati sui cambiamenti tramite notifiche e molto altro ancora. Inoltre, potenti funzionalità come la reportistica, i dashboard e l'integrazione con altri strumenti aiutano i team a tenere sotto controllo i propri progetti!
Confronta Confluence e Documenti Google!
Le migliori funzionalità/funzioni di Confluence
- Feed personalizzato per visualizzare gli spazi visitati di recente da una persona, le bozze delle pagine in corso e l'attività delle pagine.
- Modifica in tempo reale con un team remoto o dipendenti remoti
- Integrazioni con Box, Dropbox e Google Drive
- Etichette di pagina per velocizzare la ricerca dei contenuti
- Funzione di importazione di documenti Word
Limiti di Confluence
- Non-software development teams will find the tool difficult to learn.
- Progettato e valutato per la collaborazione a livello di azienda (date un'occhiata a queste alternative a Confluence ).
Prezzi di Confluence
- Gratis: per 10 utenti (solo sottoscrizione mensile)
- Standard: 5,75 $ per utente (stimato)
- Premium: 11 $ per utente (stimato)
- Enterprise: contatta Confluence per ulteriori dettagli.
Valutazioni e recensioni di Confluence
- G2: 4,1/5 (oltre 3.000 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 2.000 recensioni)
Confronta Confluence con Notion!
5. DocuPhase
DocuPhase è una soluzione di gestione dei documenti che aiuta le organizzazioni a controllare i propri processi cartacei. Fornisce una piattaforma per l'acquisizione e la gestione dei documenti, l'ottimizzazione dei processi di flusso di lavoro e il miglioramento della collaborazione. Con DocuPhase, gli utenti possono archiviare, gestire e accedere in modo sicuro a tutti i tipi di documenti da qualsiasi parte del mondo tramite installazioni cloud o on-premise.
La piattaforma offre una serie di funzionalità/funzioni quali acquisizione e indicizzazione dei documenti, funzionalità di ricerca, inoltro e approvazione dei documenti, strumenti di collaborazione online, audit trail e controllo delle versioni!
Le migliori funzionalità/funzioni di DocuPhase
- Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per leggere e interpretare dati specifici
- Autorizzazioni personalizzate per diversi tipi di processi aziendali
- Tag predefiniti automatici e termini di indice per i file in arrivo
- Funzioni di ricerca avanzate per trovare le informazioni esatte
- Integrazioni con NetSuite, Dynamics, Sage e altro ancora
Limiti di DocuPhase
- Opzioni di formazione limitate per imparare e adottare il software
- Progettato per l'automazione della contabilità
Prezzi di DocuPhase
- Contatta DocuPhase per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di DocuPhase
- G2: 4,2/5 (oltre 15 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 70 recensioni)
6. Bloomfire
Bloomfire è un software di condivisione delle conoscenze che aiuta ad aumentare la collaborazione e la produttività all'interno di un team. Offre agli utenti la possibilità di archiviare e condividere informazioni, documenti, video, immagini e altri contenuti in modo sicuro in una piattaforma organizzata. Può essere utilizzato come wiki interno, intranet o persino come piattaforma di e-learning.
La piattaforma semplifica la ricerca e la gestione dei contenuti, consentendo ai team di lavorare insieme in modo più efficiente. Offre inoltre potenti funzionalità di ricerca, che consentono agli utenti di accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno.
Le migliori funzionalità/funzioni di Bloomfire
- Editor di testo avanzato con grafici, immagini, audio e video come funzioni
- Opzioni di segnalazione per revisione e importazione/esportazione in blocco
- Feedback loop di supporto ai processi aziendali
- Tag generati dall'IA per un migliore spazio di archiviazione dei documenti
- Contenuto Q&A ricercabile
Limiti di Bloomfire
- Mancanza di integrazioni rispetto ad altre soluzioni di gestione dei documenti
- Mancanza di funzionalità di collaborazione
Prezzi di Bloomfire
- Bloomfire parte da 25 $ al mese per utente, con prezzi scalari in base al volume e al modello.
Valutazioni e recensioni di Bloomfire
- G2: 4,6/5 (oltre 460 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 200 recensioni)
7. SharePoint
Sharepoint è un sistema di gestione dei documenti aziendale che aiuta i team a condividere e gestire i contenuti all'interno dell'ecosistema Microsoft Office. Fornisce uno spazio centralizzato in cui i team possono archiviare, organizzare e condividere documenti, dati e risorse da qualsiasi dispositivo. Sharepoint dispone anche di potenti funzionalità come strumenti di collaborazione che consentono ai team di lavorare insieme in tempo reale e funzionalità di controllo delle versioni per tenere traccia delle modifiche ai contenuti.
La piattaforma offre anche numerose funzionalità di sicurezza per garantire la protezione dei dati, come autorizzazioni basate sui ruoli e funzionalità di controllo. Grazie a questa potente piattaforma, i team possono ottimizzare il flusso di lavoro, aumentare l'efficienza organizzativa e creare un ambiente più collaborativo.
Le migliori funzionalità di SharePoint
- Blocchi in loco per preservare in modo programmatico i contenuti dalla cancellazione o dalla modifica
- Librerie di documenti con controllo delle versioni e controllo degli accessi
- Visualizzazione e modifica offline su Mac o PC
- 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive per utente
- Collaborazione in tempo reale
Limiti di SharePoint
- Per sfruttare appieno il potenziale di Sharepoint è necessario acquistare software Microsoft aggiuntivo.
- Non intuitivo con software non Microsoft
Prezzi di SharePoint
- SharePoint Online Piano 1: 5 $ al mese per utente, sottoscrizione annuale
- SharePoint Online Piano 2: 10 $ al mese per utente, sottoscrizione annuale
- Office 365 E3: 23 $ al mese per utente, sottoscrizione annuale
Valutazioni e recensioni di SharePoint
- G2: 4/5 (oltre 8.200 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 4.900 recensioni)
Scopri queste alternative a SharePoint!
8. Notion
Notion è uno spazio di lavoro all-in-one per la gestione dei documenti e la collaborazione in team. Funge da strumento di database che consente ai team di creare, archiviare, organizzare e condividere documenti in un'unica posizione centralizzata.
I team possono creare capitoli e sottosezioni per organizzare i documenti, impostare modelli personalizzati per accedere rapidamente ai contenuti utilizzati di frequente, aggiungere tag e commenti per tenere traccia delle informazioni importanti e assegnare attività e date di scadenza per il project management collaborativo dei progetti.
Le migliori funzionalità di Notion
- Cronologia delle versioni che consente di ripristinare le versioni precedenti di un documento
- Perfetta integrazione con i servizi di archiviazione cloud per un facile trasferimento dei dati
- Modifica collaborativa con supporto per più utenti in un unico documento
- Controllo degli accessi con autorizzazioni granulari per file e pagine
- Accesso mobile per aprire e inviare file ovunque vi troviate
Limiti di Notion
- L'elevato grado di flessibilità può anche rendere difficile capire da dove iniziare o come organizzare le informazioni in modo efficace (date un'occhiata alle alternative a Notion ).
- Accesso limitato ai controlli avanzati a meno che non si disponga del piano Enterprise.
Prezzi di Notion
- Versione gratis
- Standard: 8 $ al mese per utente
- Premium: 15 $ al mese per utente
- Enterprise: contatta Notion per ulteriori dettagli.
Valutazioni e recensioni di Notion
- G2: 4,7/5 (oltre 1.700 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 1.400 recensioni)
9. Box
Box è un software di gestione dei documenti e un servizio di condivisione file. Fornisce soluzioni di sicurezza per lo spazio di archiviazione, la collaborazione e la comunicazione per aiutare le organizzazioni a memorizzare, condividere e gestire i propri documenti, fogli di calcolo e altri file digitali nel cloud. Con Box, gli utenti possono accedere ai propri file archiviati da qualsiasi dispositivo e condividerli facilmente con colleghi o partner esterni.
La piattaforma offre anche funzionalità quali il controllo delle versioni per il monitoraggio delle modifiche apportate ai documenti nel tempo, la crittografia per una maggiore sicurezza delle informazioni sensibili e controlli granulari delle autorizzazioni per decidere chi ha accesso a quali dati. Inoltre, Box fornisce funzionalità di livello aziendale quali l'integrazione con i sistemi IT e le politiche di sicurezza esistenti, la personalizzazione del marchio e dell'esperienza utente e potenti funzionalità di analisi.
Le migliori funzionalità di Box
- Protezione nativa contro la fuga di dati e rilevamento delle minacce informatiche grazie a strumenti avanzati di apprendimento automatico.
- Integrazione con app di lavoro popolari come ClickUp, Microsoft Teams e Oracle NetSuite
- Condivisione di file con un solo clic per inviare facilmente file di grandi dimensioni
- Box Notes per la creazione di piani e programmi di progetto
- Box Sign per firme elettroniche illimitate
Limiti di Box
- Il tentativo di aprire più file PDF dall'interfaccia di ricerca di Box Drive potrebbe causare un errore.
- La crittografia con chiave privata è una funzionalità/funzione a pagamento.
Prezzi di Box
- Contatta Box per ulteriori dettagli.
Valutazioni e recensioni di Box
- G2: 4,2/5 (oltre 4.800 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 5.000 recensioni)
10. Brandfolder
Brandfolder è una piattaforma online di gestione delle risorse digitali che consente alle aziende di archiviare, organizzare, effettuare la condivisione e il monitoraggio delle risorse del proprio marchio. La piattaforma funge da hub centralizzato per la gestione di tutti i materiali di branding di un'azienda, inclusi immagini, loghi, video, documenti, materiale di marketing, presentazioni e altro ancora.
Grazie all'interfaccia intuitiva di Brandfolder, gli utenti possono accedere, gestire, effettuare la condivisione e il monitoraggio in modo semplice e veloce di tutte le risorse del proprio marchio in un unico posto. Inoltre, i potenti strumenti di Brandfolder consentono di controllare facilmente l'utilizzo e la distribuzione delle risorse, in modo che il marchio della tua azienda rimanga coerente su tutti i canali!
Le migliori funzionalità/funzioni di Brandfolder
- Impostazioni delle risorse pubbliche e private per documenti importanti
- Gestione degli utenti con accesso rapido alle informazioni sugli utenti
- Supporto di più formati di file per la creazione di documenti
- Funzione di caricamento da parte di ospiti per partner esterni
- Caricamenti in blocco con azioni drag-and-drop
Limiti di Brandfolder
- L'invio di più documenti per l'approvazione non è una funzionalità/funzione supportata.
- Mancanza di funzionalità di personalizzazione nei piani non aziendali
Prezzi di Brandfolder
- Contatta Brandfolder per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni di Brandfolder
- G2: 4,5/5 (oltre 1.100 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 430 recensioni)
Lo strumento definitivo per la gestione collaborativa dei documenti: ClickUp Docs
ClickUp è la scelta ideale per i team che cercano un sistema completo di gestione dei documenti per gestire tutti i tipi di contenuti interni e rivolti ai clienti.
La versatilità della piattaforma si estende alla sua ampia gamma di strumenti di project management e collaborazione, rendendola una soluzione all-in-one per i team che desiderano ottimizzare il proprio flusso di lavoro. Avvia oggi stesso un'area di lavoro di ClickUp!