Quando arriva il momento di retribuire i tuoi dipendenti per il loro duro lavoro, è fondamentale disporre di un processo organizzativo. Devi essere sicuro di retribuirli per il numero corretto di ore e di effettuare il monitoraggio della cronologia dei pagamenti dell'organizzazione.
Sebbene sia certamente possibile farlo a mano utilizzando una calcolatrice, esistono modi più rapidi ed efficaci per svolgere questo compito. Contare le ore di ciascun dipendente in un'azienda di grandi dimensioni non è certo un buon uso del tuo tempo. È qui che entrano in gioco i modelli di busta paga.
L'utilizzo di un modello di busta paga garantisce precisione, fornisce una preziosa cronologia dei dati di pagamento e semplifica la gestione del tuo budget. Ma soprattutto, il tempo che risparmi evitando di compilare manualmente le buste paga può essere impiegato in modo più proficuo per raggiungere i tuoi obiettivi e far crescere la tua attività.
In questo articolo scoprirai cos'è un modello di busta paga e come sceglierne uno adatto alla tua attività. Ti proponiamo 10 modelli gratuiti di busta paga da ClickUp ed Excel da provare oggi stesso per gestire le buste paga in modo più efficiente.
Che cos'è un modello di busta paga?
Un modello di busta paga è uno strumento che effettua il monitoraggio e la documentazione delle tariffe orarie e delle aliquote fiscali nello stato e nel paese di ciascun dipendente. Tiene conto anche delle detrazioni, in modo da poter retribuire correttamente i tuoi dipendenti. Sono disponibili modelli di busta paga settimanali, mensili e annuali, che facilitano l'invio dei pagamenti per diversi tipi di contratti.
I modelli di busta paga includono in genere informazioni di base sui dipendenti, quali nome, ore lavorate, retribuzione dovuta e dettagli fiscali. Queste informazioni essenziali vengono duplicate automaticamente di settimana in settimana o di mese in mese, consentendoti di creare un programma di pagamento continuo.
La maggior parte dei modelli include anche sezioni dedicate alle ferie retribuite (PTO), ai congedi per malattia e agli straordinari. Queste categorie aggiuntive aiutano al monitoraggio dei tuoi dipendenti e a mantenere organizzato il processo di elaborazione delle buste paga.
In sostanza, i modelli di gestione delle buste paga sono un'ottima opzione per i titolari d'azienda che non vogliono spendere cifre elevate per esternalizzare la gestione dei progetti o le attività contabili. I modelli di gestione delle buste paga ti consentono di tenere sotto controllo i budget, evitare errori di calcolo e garantire che i pagamenti vengano effettuati in tempo, il tutto risparmiando denaro.
Cosa rende efficace un modello di busta paga?
Sei pronto a trovare il modello di busta paga perfetto per la tua azienda? Prima di approfondire alcuni dei modelli che utilizziamo regolarmente, è bene sapere cosa cercare quando se ne sceglie uno.
Un buon modello di busta paga dovrebbe includere:
- Reportistica su modelli e tendenze: un ottimo modello offrirà il monitoraggio dei rapporti di presenza, dei rimborsi e dei registri delle buste paga. È possibile utilizzarli per identificare i modelli e i comportamenti dei dipendenti in ambito aziendale.
- Retribuzione netta e retribuzione lorda: qualsiasi modello di busta paga che si rispetti conterrà i dettagli relativi alla retribuzione lorda e netta, compresi i benefici derivanti dall'assicurazione sanitaria, i bonus e le indennità di alloggio e trasporto.
- Automazioni: i modelli di busta paga sono pensati per semplificarti la vita. Scegli quello che automatizza le attività ricorrenti relative alle buste paga e le assegna ai membri del team corretti.
- Funzionalità di collaborazione: gestisci le buste paga in modo trasparente tra i reparti contabilità e risorse umane (HR) con un modello che ti consente di collaborare in tempo reale.
- Opzioni di personalizzazione: ogni azienda ha esigenze specifiche e alcune potrebbero dover rispettare determinati obblighi normativi. Scegli un modello personalizzato per creare la documentazione e i sistemi necessari per retribuire correttamente i tuoi dipendenti.
Ora che sai cosa cercare in un modello di busta paga, è il momento di valutare le opzioni disponibili e scegliere quella più adatta alla tua attività.
10 modelli gratis per le buste paga
Qui abbiamo compilato un elenco di 10 modelli gratuiti per semplificare il processo di elaborazione delle buste paga. Che tu gestisca una piccola impresa con pochi dipendenti o una grande azienda con più reparti, c'è un'opzione per semplificare l'elaborazione delle buste paga. ✨
1. Modello di modello di report paghe ClickUp
Evita errori di calcolo e ottimizza i flussi di lavoro relativi ai pagamenti con il modello di report paghe di ClickUp. Questo strumento semplifica la raccolta e l'archiviazione delle informazioni sui dipendenti, inclusi nome, numero ID, ruolo e recapiti di base.
Il modello di busta paga include anche funzionalità/funzioni dedicate al reparto di appartenenza del dipendente, ai crediti PTO e alle ritenute fiscali.
Personalizza il modello per includere il periodo di retribuzione desiderato, che sia settimanale, bisettimanale, mensile o annuale. Elenca gli stipendi orari, mensili o annuali insieme alle tariffe per gli straordinari.
Una delle migliori funzionalità di questo modello ClickUp è il monitoraggio del tempo integrato. Chiedi ai tuoi dipendenti di monitorare il tempo dedicato alle attività durante l'orario di lavoro. Queste informazioni vengono poi inserite automaticamente nel tuo rapporto sui salari per velocizzare i pagamenti.
2. Modello di tabella oraria ClickUp Services
Il monitoraggio delle buste paga e lo sviluppo dei processi di pagamento possono essere complessi, in particolare se devi retribuire le persone in base ai servizi che forniscono. È qui che entra in gioco il modello di tabella oraria dei servizi di ClickUp.
Utilizza questa tabella oraria per effettuare il monitoraggio delle ore fatturabili e dei servizi prestati da un dipendente. Ciò semplifica la creazione di un calendario delle retribuzioni e consente di conservare tutte le informazioni importanti relative ai pagamenti in un unico posto.
📮ClickUp Insight: il 92% dei knowledge worker utilizza strategie personalizzate di gestione del tempo. Tuttavia, la maggior parte degli strumenti per la gestione del flusso di lavoro non offre ancora solide funzionalità/funzioni integrate di gestione del tempo o di definizione delle priorità, il che può ostacolare un'efficace definizione delle priorità. Le funzionalità di pianificazione e monitoraggio del tempo basate sull'IA di ClickUp possono aiutarti a trasformare queste supposizioni in decisioni basate sui dati. Può anche suggerire finestre di concentrazione ottimali per le attività. Crea un sistema di gestione del tempo personalizzato che si adatti al tuo modo di lavorare!
Inizia creando un foglio di calcolo, assicurandoti di includere colonne per le date, gli orari di inizio e fine, i tipi di servizi svolti, il nome del dipendente e il numero di ore lavorate. Inserisci i dati man mano che il dipendente fornisce i servizi e calcola il totale delle ore per determinare la retribuzione su base settimanale o mensile.
Il modello fornisce anche informazioni dettagliate su quanto stai spendendo per i vari progetti. Utilizzalo per decidere come allocare le risorse e gestire le aspettative di budget. Passa alla vista Bacheca per ottenere una panoramica di tutti i servizi forniti e dei pagamenti effettuati, filtrati per tipo di progetto o dipendente.
3. Modello di piano di progetto per le buste paga ClickUp
Elimina gli errori, riduci il tempo dedicato alle attività amministrative e velocizza l'elaborazione delle buste paga con il modello di piano di progetto per le buste paga di ClickUp. Questo modello è particolarmente utile per le aziende di grandi dimensioni o le piccole imprese che hanno esigenze più complesse in materia di buste paga.
Il modello funziona come un piano di progetto per tutte le tue procedure di elaborazione delle buste paga. Innanzitutto, utilizza il modello di budget delle buste paga per creare un documento di progetto e documentare i risultati finali e le risorse necessarie per gestire la retribuzione dei dipendenti.
Successivamente, identifica i membri del team che svolgono un ruolo attivo nel processo di elaborazione delle buste paga e crea automaticamente delle attività per loro. Queste possono essere attività una tantum come la creazione di procedure di elaborazione delle buste paga e la documentazione per i liberi professionisti.
Sono disponibili anche opzioni per attività ricorrenti e promemoria per procedure di pagamento standard come le buste paga mensili.
4. Modello di piano di progetto per l'implementazione del libro paga ClickUp
Se non disponi di un sistema di gestione delle buste paga, ne hai bisogno. Il modello di piano di implementazione delle buste paga di ClickUp semplifica un'attività complessa e dispendiosa in termini di tempo, rendendola più facile da gestire che mai. Crea una road map per tutti i tuoi processi di gestione delle buste paga, garantendo accuratezza, conformità e sicurezza.
Utilizza il modello per effettuare l'impostazione del tuo sistema di gestione delle buste paga, semplificare l'inserimento dei dipendenti e monitorare l'inserimento delle voci per tutte le attività relative ai pagamenti. Inizia effettuando una ricerca sul tipo di sistema di gestione delle buste paga o di software HR di cui hai bisogno per gestire la retribuzione dei dipendenti.
Successivamente, utilizza il modello per identificare gli stakeholder dei reparti contabilità, risorse umane e IT che svolgeranno un ruolo nel processo di pagamento. Quindi scegli un servizio o un software per la gestione delle buste paga. Stabilisci una tempistica e delle stime di budget per rendere il sistema operativo.
Infine, prepara la documentazione per ogni passaggio, inclusi i fogli presenze dei dipendenti, le buste paga e i modelli di registro delle buste paga. Utilizza ClickUp Docs per archiviare questi documenti e crea attività per i dipendenti affinché compilino le loro tabelle orarie e per i membri del team contabile affinché elaborino i pagamenti.
5. Modello di rapporto di riepilogo delle buste paga ClickUp
Il modello di report riepilogativo delle buste paga di ClickUp ti consente di registrare tutti i dati relativi alle buste paga e ai costi salariali in un unico posto. Visualizza rapidamente i pagamenti dall'inizio dell'anno, controlla i crediti per le ferie retribuite e aggiungi note per circostanze particolari o per segnalare problemi di pagamento precedenti.
Utilizza il modello HR per documentare le informazioni relative alle buste paga, inclusi i recapiti dei dipendenti e i loro stipendi. Registra la frequenza con cui pagherai i dipendenti, che sia su base mensile per i lavoratori a ore o bisettimanale per i dipendenti stipendiati. Compila le informazioni relative alle detrazioni dalle buste paga, incluse le trattenute per la previdenza sociale e le imposte sul reddito.
Tutte queste informazioni sono fondamentali per rispettare il tuo budget dedicato alle retribuzioni. Questo modello offre informazioni dettagliate su chi viene pagato e quanto, e effettua il monitoraggio dei pagamenti per ferie e permessi retribuiti e assenze per malattia, consentendoti di avere la titolarità della gestione delle retribuzioni.
Inoltre, si tratta di informazioni fondamentali in caso di problemi legali relativi all'orario di lavoro o alla retribuzione.
6. Modello di cronologia dei pagamenti ClickUp
Se gestisci una piccola impresa o devi tenere traccia delle spese in un'azienda più grande, il modello di cronologia dei pagamenti di ClickUp semplifica la gestione delle buste paga. Utilizzalo per tenere traccia di tutti i pagamenti effettuati dalla tua azienda, sia che tu ti occupi delle retribuzioni dei dipendenti stipendiati o dei pagamenti dei liberi professionisti per lavori su progetti specifici.
Utilizza la vista Tabella clienti per effettuare l'elenco di tutti i dipendenti e il totale dei pagamenti. Puoi anche compilare il metodo/modalità di pagamento e caricare una copia della fattura di pagamento.
Passa alla visualizzazione Tutti gli elementi per vedere un elenco di tutti i pagamenti che hai effettuato. Filtra per dipendente per visualizzare immediatamente una cronologia dei loro pagamenti, oppure restringi la ricerca per reparto per ottenere informazioni dettagliate sul bilancio.
Crea formule per calcolare rapidamente le imposte sui salari o le tariffe di retribuzione in base a parametri settimanali, mensili o orari. Utilizza il modulo Ricevuta di pagamento per aggiungere immediatamente nuovi record di pagamento all'elenco. Condividi il modulo con appaltatori e liberi professionisti in modo che possano aggiungere automaticamente le loro richieste di pagamento alla coda.
7. Modello di accordo di pagamento semplice ClickUp
Il modello di accordo di pagamento semplificato di ClickUp è un modo semplice per stabilire i termini e le aspettative relative alle buste paga aziendali. È utile anche per le aziende che devono registrare i termini dei prestiti quando lavorano con liberi professionisti nell'ambito dei sistemi di gestione degli appaltatori.
Questo modello presenta un layout semplice con clausole standard relative al contratto di pagamento. Compila le informazioni di base, tra cui date, nomi e importi dei pagamenti. Inserisci il calendario dei pagamenti ed elenca eventuali condizioni di mancato pagamento.
8. Modello di modulo di pagamento ClickUp
Il modello di modulo di pagamento di ClickUp semplifica il monitoraggio delle fatture e dei pagamenti effettuati a dipendenti o clienti. Per utilizzarlo nell'ambito del processo di elaborazione delle buste paga, inizia creando un modulo di pagamento utilizzando il modello. Inserisci le informazioni relative al nome del dipendente, ai recapiti e al metodo di pagamento.
Imposta le automazioni in modo che un modulo completato triggeri una nuova attività per elaborare il pagamento. Personalizza le automazioni in base alle esigenze della tua azienda e assegna le attività ai reparti corretti.
Passa quindi alla vista "Monitoraggio pagamenti" per visualizzare un elenco di tutti i moduli di pagamento attuali e passati. Utilizza i filtri per restringere la visualizzazione in base al metodo/modalità di pagamento, al dipendente o al prezzo. Carica le ricevute per monitorare facilmente tutte le informazioni rilevanti in un'unica semplice dashboard.
Utilizza la vista Bacheca per ottenere una panoramica generale di tutti i pagamenti in corso, i nuovi ordini e i pagamenti completati. Apri una scheda attività per ottenere informazioni più dettagliate sul pagamento specifico in questione.
Sapevi che ClickUp ti consente anche di effettuare il monitoraggio del tempo creando tabelle orarie personalizzate per il tuo team? Scopri come sfruttarlo al meglio in questo breve video!
9. Modello Excel per tabella oraria e busta paga
Le tabelle orarie sono un ottimo modo per tenere traccia del tempo che un dipendente dedica allo svolgimento delle mansioni lavorative. Il modello Excel Timesheet for Payroll Template di Microsoft 365 è un foglio di lavoro semplice da usare progettato per essere utilizzato in Microsoft Excel.
Assegna una tabella oraria a ciascun dipendente e chiedi loro di compilare ogni giorno l'orario di entrata e di uscita. Assicurati che documentino le pause pranzo. Inserisci le formule nel mini calcolatore delle buste paga per generare automaticamente il numero totale di ore lavorate ogni settimana.
Includi sezioni per i prezzi e le eventuali trattenute nel modello di busta paga Excel. Utilizza il modello di foglio paga per generare pagamenti settimanali, bisettimanali o mensili per ciascun dipendente.
Questo modello è ideale per le piccole imprese o le aziende che lavorano con appaltatori e liberi professionisti. Trattandosi solo di una tabella oraria e non di uno strumento di project management più ampio, potrebbe risultare troppo semplice per le organizzazioni con numerosi reparti e molti dipendenti stipendiati.
10. Modello Excel per il libro paga mensile dei dipendenti di Vertex42
Se hai un commercialista o un servizio di gestione stipendi online ma desideri comunque disporre di documentazione interna come un registro delle retribuzioni dei dipendenti, utilizza il modello Excel per le retribuzioni dei dipendenti di Vertex42. Il modello Excel per le retribuzioni mensili è progettato per i titolari di piccole imprese che hanno solo bisogno di tenere traccia delle informazioni relative alle retribuzioni e non devono effettivamente emettere i pagamenti.
Utilizza la scheda Informazioni sui dipendenti per registrare il nome del dipendente, le informazioni di contatto, la data di assunzione, le informazioni sullo stipendio e le indennità. Nella scheda del foglio di lavoro Registro paghe, documenta il numero di ore lavorate dal dipendente, le date di pagamento e le informazioni fiscali.
Completa il modello di budget per le retribuzioni per ottenere una ripartizione più ordinata del tuo budget.
Bonus: modelli di budget di Documenti Google!
Semplifica la gestione delle buste paga e crea processi efficienti
Che tu gestisca una grande azienda con decine di dipendenti o una piccola impresa con un mix di collaboratori esterni, liberi professionisti e dipendenti stipendiati, hai bisogno di un processo di elaborazione delle buste paga semplificato. Utilizza questi modelli per creare un sistema di elaborazione delle buste paga personalizzato e adatto alla tua attività.
Scarica ClickUp oggi stesso per iniziare a utilizzare processi più fluidi ed efficienti. Dai semplici moduli di pagamento per i liberi professionisti ai sistemi più complessi progettati per registrare tutti i pagamenti delle buste paga, c'è qualcosa che può far progredire la tua attività.