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Con l'aumento delle trasformazioni agili, la pianificazione degli sprint continua a crescere in popolarità, spesso con risultati convincenti. Le aziende acquisiscono flessibilità, risolvono grandi problemi e hanno pause integrate tra gli sviluppi in cui possono valutare lo stato e ricalibrare se necessario.
Se sei nuovo alla pianificazione dello sprint, ecco tutto ciò che devi sapere. E se non sei nuovo e hai solo bisogno di un software di project management per iniziare? Abbiamo ciò che fa per te, gratis, con le funzionalità Sprint e Agile di ClickUp.
Che cos'è la pianificazione dello sprint?
La pianificazione dello sprint è il processo che consiste nell'identificare cosa si desidera ottenere in uno sprint (gli obiettivi) e come lo si otterrà (il piano) nel prossimo sprint, sulla base degli obiettivi aziendali, del backlog del prodotto e della capacità e velocità del team. La riunione di pianificazione dello sprint dovrebbe definire le aspettative, fornire indicazioni ai team e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda prima di ogni sprint.
UN ATTIMO... CHE COS'È UNO SPRINT? Se sei nuovo nel mondo dell'agilità, ecco una breve introduzione: uno sprint è un breve periodo di tempo (di solito due settimane, anche se esistono sprint di una settimana e di quattro settimane) in cui il tuo team pianifica di consegnare qualcosa.
L'idea alla base dello sprint è quella di pianificare la consegna degli elementi prioritari in un breve lasso di tempo, invece di pianificare l'intero anno del tuo team di sviluppo senza lasciare spazio alla creatività, all'innovazione, ai cambiamenti del mercato o alle emergenze. Questo lascia spazio alla crescita e al cambiamento delle priorità. Significa anche che i team forniscono costantemente funzionalità o prodotti prioritari e, man mano che le priorità cambiano, anche il lavoro dei tuoi team può cambiare.
I vantaggi della pianificazione dello sprint
Allora, perché così tante aziende stanno adottando lo sprint in questo periodo? Quali sono esattamente i vantaggi di questa pratica per i tuoi team, i tuoi clienti e i profitti della tua azienda? Le risposte sono piuttosto allettanti:
Processi di lavoro più agili
L'idea alla base dello sprint è questa: periodi di lavoro brevi e ben definiti significano consegne più rapide e maggiore flessibilità. Consentono ai team di trasformare grandi progetti in attività cardine più piccole e gestibili e forniscono alla leadership punti di controllo predefiniti in cui è possibile cambiare direzione, ridefinire le priorità o persino annullare i progetti sulla base di nuove informazioni, come cambiamenti negli obiettivi aziendali o importanti cambiamenti di mercato.
Migliore collaborazione
Più il tuo piano è chiaro (e flessibile), più è facile per i team collaborare in modo efficace per terminare il lavoro. Inoltre, le pause integrate al termine di uno sprint e all'inizio di quello successivo offrono ai team dei punti di controllo automatici.
CONSIGLIO PER LA PRODUTTIVITÀ Psst... Il 25% dei clienti ClickUp ha dichiarato di essere passato alla nostra piattaforma perché aveva bisogno di strumenti di collaborazione migliori e il 91% afferma che la collaborazione è migliorata dopo il passaggio.
Niente più congetture
Fornendo indicazioni chiare su obiettivi, attività cardine, responsabilità del team e valore atteso, la pianificazione dello sprint elimina ogni incertezza dai nostri processi. Ciò significa meno tempo speso a porre domande di carattere generale a metà progetto (riducendo i ritardi) e meno spazio per ipotesi errate su ciò che vuole la leadership (riducendo il lavoro duplicato).
Dipendenti più soddisfatti
Nessuno vuole trascorrere il proprio tempo lavorativo nell'incertezza su ciò che deve realizzare, entro quando e su come verrà definito l'esito positivo del proprio lavoro. È stressante e sottrae energia creativa alla risoluzione dei problemi di lavoro reali.
Con un elenco chiaro e gestibile dei risultati finali del progetto e una sequenza definita e ragionevole (settimane anziché mesi), i team non devono fare ipotesi sulle priorità, sui risultati attesi o su ciò su cui dovrebbero lavorare. Ciò riduce lo stress e il carico mentale (la quantità di informazioni che le persone devono tenere a mente per svolgere il proprio lavoro), contribuendo anche alla produttività.
Strategie da cui puoi imparare
Migliore è la documentazione dei nostri piani, migliore sarà l'apprendimento che ne trarremo. Cosa ha funzionato bene? Cosa non ha funzionato affatto? Quali ostacoli abbiamo incontrato che potremmo evitare in futuro?
Sprint brevi significano che poniamo queste domande più spesso (e impariamo da esse più spesso). Piani ben definiti e sprint ben documentati significano risposte più chiare quando poniamo queste domande. E l'iterazione strategica significa miglioramento costante (e meno difficoltà nel liberarsi dalle vecchie abitudini).
Quando dovrebbe avvenire la pianificazione dello sprint?
La pianificazione dello sprint dovrebbe avvenire prima dello sprint e dopo il perfezionamento del backlog, la revisione dello sprint e la retrospettiva dello sprint precedente (dove imparerai quali pratiche i team dovrebbero replicare o abbandonare dallo sprint precedente).
Quanto dura una sessione di pianificazione dello sprint?
In genere, le riunioni di pianificazione dello sprint durano circa un'ora per ogni settimana dello sprint. (Ad esempio, se si eseguono sprint di due settimane, la riunione dovrebbe durare circa due ore. Se si eseguono sprint di tre settimane, pianificare un blocco di tempo di tre ore).
Detto questo, esistono modi per rendere la pianificazione dello sprint più breve e più piacevole. Le aziende devono mantenere aggiornato il proprio backlog e chiedere alla leadership di partecipare alla riunione con un piano ben definito.
Ciò consente alla leadership di stabilire le priorità, riducendo le riunioni a 30 minuti, in modo da potersi concentrare esclusivamente sull'evidenziare tutto ciò che non sarà completato/non è stato completato nello sprint attuale. Successivamente, il team può esaminare le priorità proposte dal backlog (pulito e perfezionato) e ottenere il consenso del team.
Come per qualsiasi riunione, più breve è, meglio è. Le ricerche suggeriscono che la durata media dell'attenzione è di soli 10-18 minuti ( motivo per cui i TED Talks durano al massimo 18 minuti ). Anche se dubitiamo che riuscirai a ridurre così tanto la durata delle tue sessioni di pianificazione, cerca comunque dei modi per snellirle.
CONSIGLI PER ABBREVIARE LE RIUNIONI Impostare un timer, chiedere ai partecipanti di prendere appunti a mano (non sui laptop), controllare i cellulari all'ingresso e pianificare dei momenti di silenzio durante le riunioni (sì, davvero!) sono solo alcune delle cose che i team di successo fanno per evitare che le riunioni si protraggano troppo a lungo, secondo FastCompany.
Se hai intenzione di fare qualcosa di non convenzionale, come vietare l'uso dei cellulari o togliere le sedie, assicurati di avere un piano per garantire l'accessibilità ai tuoi dipendenti disabili. Alcune persone devono stare sedute e altre potrebbero aver bisogno dei loro telefoni per allarmi medici.
Chi è coinvolto nella pianificazione dello sprint?
Sebbene l'intero team di sviluppo dovrebbe partecipare alla riunione di pianificazione, i principali responsabili della pianificazione sono lo Scrum master, il product owner e il responsabile tecnico.
Lo Scrum master guida il team Scrum e si assicura che abbia tutto il necessario per affrontare il nuovo sprint (preparandolo ad un esito positivo). Il product owner è il custode della visione del prodotto e del backlog del prodotto.
Devono essere in stretto contatto con il cliente e sono responsabili dello sviluppo e dell'aggiornamento del product backlog. Il responsabile tecnico deve essere coinvolto in qualsiasi attività di definizione dell'ambito o di allineamento prima della riunione.
Inoltre, è importante sottolineare che gli sprint non sono solo per i team di sviluppo. McKinsey suggerisce di implementare trasformazioni agili negli sprint. E Harvard Business Review afferma che gli sprint servono a risolvere grandi problemi. L'utilità di pensare e pianificare in brevi intervalli di tempo, per più di un tipo di team, è stata dimostrata più volte dai leader del settore e dai principali istituti di ricerca aziendale.
Cosa comprende la pianificazione dello sprint?
Obiettivi ClickUp : una volta che il product owner ha fissato gli obiettivi, la riunione di pianificazione dello sprint è il momento giusto per assicurarsi che il team sia al corrente. Più i membri del team comprendono chiaramente gli obiettivi da raggiungere, più ogni sprint avrà un esito positivo.
Selezione del backlog: preferibilmente prima della riunione di pianificazione dello sprint, il tuo product owner avrà stabilito le priorità del backlog e, durante la riunione, comunicherà tali priorità ai team.
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Velocità: quanto sono veloci i tuoi team? Più riesci a rispondere a questa domanda (team per team), meglio potrai pianificare. Utilizza gli sprint passati per calcolare la velocità del team per gli sprint futuri e, durante la riunione di pianificazione, verifica. I team ritengono che questo progetto possa richiedere una sequenza più lunga o più breve? Utilizza la riunione per ottenere il loro contributo ed evitare di sottovalutare o sopravvalutare la sequenza.
Capacità : parlando di pianificazione insufficiente o eccessiva, la capacità è l'altra metrica che dovresti pianificare. Per determinarla, devi sapere cosa ha già in programma il team (o ciascun membro del team), cosa può e non può essere posticipato e come le tue priorità si intersecano con quelle esistenti. (Psst... La vista Carico di lavoro di ClickUp può aiutarti in questo).
Per determinare la capacità, molti team utilizzano un sistema come i punti dello sprint, che consente di assegnare diversi punti che i team possono affrontare in un determinato periodo e quindi assegnare a ciascuna attività un valore in punti per vedere come si inserisce nella capacità totale complessiva.
Vale la pena notare che la pianificazione della capacità non dovrebbe limitarsi a stabilire le date di scadenza. Si tratta piuttosto di allineare i team sull'ambito e sul lavoro richiesto per portare a termine un compito. Il sistema a punti aiuta a identificare eventuali discrepanze significative nella comprensione.
Se un ingegnere dice che il lavoro richiesto è di due punti e un altro dice che è di sette, è chiaro che qualcuno sta tralasciando qualcosa. Questo può aiutarti a far emergere le dipendenze e a chiarire le ipotesi prima dell'inizio dello sprint.
Dipendenze: le dipendenze tra i team dovrebbero essere parte integrante della pianificazione pre-sprint ed essere discusse durante la riunione per assicurarsi di averle tutte mappate (l'ultima cosa che vorresti è scoprire all'ultimo minuto una dipendenza importante che manda all'aria il piano).
Attività: come raggiungeremo l'obiettivo che ci siamo prefissati? Quali sono le attività, le attività cardine e l'ordine delle operazioni che dovremo completare? Chi è assegnato a quale attività e come la porterà a termine? Il tuo project manager dovrebbe già avere una sequenza di project management con le risposte a queste domande. Utilizza il tempo della riunione per apportare le modifiche necessarie se il tuo team fornisce nuove informazioni, stime di tempo, ecc.
Metriche : infine, assicurati che la tua riunione risponda a una domanda fondamentale: come saprai se otterrai un esito positivo? In base a quali metriche valuterai l'efficacia dello sprint? Quali dovrebbero essere esattamente gli obiettivi dei team e dei singoli individui?
Best practice per la pianificazione dello sprint
Ora sapete cos'è una riunione di pianificazione dello sprint, quando tenerla, chi ne è responsabile e quali argomenti tratta. Ora potete migliorarla ulteriormente con alcuni consigli degli esperti:
1. Sii conciso e diretto
A nessuno piacciono le riunioni lunghe, nemmeno quelle importanti. Ciò significa che, se vuoi che la tua riunione abbia il massimo impatto e incontri meno resistenza, i project manager e la leadership devono fare il lavoro in anticipo per rendere la riunione il più breve e semplice possibile.
2. Procedi con un programma chiaro
A proposito di brevità e chiarezza, più il programma è chiaro, più la riunione sarà veloce (e migliore). Sappiate di cosa dovete parlare, in quale ordine e con quale priorità. E iniziate con le cose che richiedono maggiore attenzione.
3. Inizia dal perché
Come dice Simon Sinek (famoso per i suoi TED Talk): "Le persone non comprano ciò che fai, ma il motivo per cui lo fai". Si riferisce principalmente ai clienti, ma lo stesso vale per i team interni. Se vuoi che accettino un progetto e si impegnino al massimo, devono sapere perché è importante. Quali sono gli obiettivi verso cui stanno lavorando e in che modo questi obiettivi migliorano la vita dei clienti o dei dipendenti?
4. Alleggerisci il carico di lavoro del tuo team
I project manager e i team leader dovrebbero rendere il più semplice possibile per il team accettare il piano. Non utilizzare la riunione come una sessione di brainstorming e non sovraccaricare i team con il compito di elaborare da soli la roadmap. Presentati con suggerimenti chiari e lascia invece che sia il team a fornire un feedback utile. Questo è l'uso più efficiente del tempo e non distoglie l'attenzione o l'energia creativa dei tuoi team.
5. Definisci l'esito positivo
Come si presenta una sessione di pianificazione di successo? Cosa volete che i team imparino? Quali domande chiarificatrici dovete porre per ottenere una risposta? Il team rilascia alla fine di questo sprint e in che modo ciò influisce sulla vostra pianificazione? Dovreste partecipare alla riunione sapendo già non solo come sarà uno sprint di successo, ma anche come dovrebbe essere una riunione di pianificazione di successo alla fine.
6. Fissare obiettivi realistici
Con il burnout e il turnover che raggiungono livelli allarmanti, è più importante che mai essere realistici su ciò che i team e i singoli individui possono realizzare. Utilizza la velocità passata per elaborare il tuo piano, ma ascolta anche quando i team ti dicono che avranno bisogno di più tempo o che stanno faticando a raggiungere i tuoi obiettivi.
Per molti team, fissare un obiettivo realistico e raggiungibile e un obiettivo ambizioso con incentivi extra può aiutare a garantire che i team non lavorino senza sosta, ma puntino a risultati importanti.
7. Esegui retrospettive
Ogni sprint dovrebbe fornire informazioni utili per gli sprint successivi. Cosa hanno fatto bene i team (e cosa è replicabile)? Cosa deve essere migliorato? Cosa avete imparato dagli sprint precedenti? Come potete applicarlo al futuro? Retrospettive regolari possono aiutarvi a ottenere le risposte e a integrarle nella sessione di pianificazione successiva.
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CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA Desideri ulteriori consigli? Consulta questa raccolta di suggerimenti sul project management agile forniti da oltre 20 esperti.
Strumenti per la pianificazione dello sprint
La pianificazione dello sprint richiede molto lavoro strategico ed è fondamentale disporre degli strumenti giusti. (Sappiamo di essere di parte, ma con ben il 96% dei nostri clienti che dichiara di essere più efficiente dopo aver adottato i nostri strumenti, pensiamo che il verdetto sia unanime).
Ecco tre modelli agili di ClickUp che potrebbero tornarti utili per la tua riunione di pianificazione dello sprint:
1. Modello di project management agile dei progetti ClickUp
Il modello di project management agile di ClickUp ti consente di visualizzare i progressi a colpo d'occhio, monitorare gli sprint e personalizzare gli stati per soddisfare le esigenze specifiche dei tuoi team.
2. Modello di gestione agile Scrum di ClickUp
Dai backlog agli sprint alle retrospettive, questo modello di gestione agile Scrum di ClickUp riunisce tutti gli elementi di pianificazione dello sprint di cui hai bisogno in un unico posto, facile da visualizzare e da modificare.
3. Modello di brainstorming retrospettivo dello sprint ClickUp
Vuoi organizzare una retrospettiva dopo uno sprint e prima di quello successivo? Il modello di brainstorming retrospettivo dello sprint di ClickUp ha tutto ciò che ti serve.
Bonus: modelli di retrospettiva dello sprint
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