Con trasformazioni agili in aumento il piano di sprint continua a crescere in popolarità, spesso con risultati convincenti. Le aziende guadagnano flessibilità, risolvono grandi problemi e hanno a disposizione pause tra gli sviluppi per valutare lo stato di avanzamento e ricalibrare se necessario.
Se siete nuovi alla pianificazione degli sprint, ecco tutto quello che dovete sapere. E se non siete alle prime armi e avete solo bisogno di un po' di software per il project management per iniziare? Con le funzionalità Sprint e Agile di ClickUp, vi copriamo noi, gratis.
Che cos'è lo Sprint Planning?
La pianificazione degli sprint è il processo di identificazione di cosa si vuole ottenere in uno sprint (gli obiettivi) e di come lo si otterrà (il piano) nello sprint successivo in base agli obiettivi aziendali, il backlog di prodotto e la capacità e la velocità del team. La riunione per la pianificazione degli sprint deve fissare le aspettative, dare ai team una direzione e assicurare che tutti siano sulla stessa pagina prima di ogni sprint.
**ASPETTA UN ATTIMO... COS'È UNO SPRINT? Se siete alle prime armi con l'agile, ecco un breve abbecedario: uno sprint è un breve lasso di tempo (di solito due settimane, anche se esistono sprint di una o quattro settimane) in cui il team pianifica di consegnare qualcosa.
L'idea alla base dello sprint è che, invece di pianificare l'intero anno del team di sviluppo senza lasciare spazio alla creatività, all'innovazione, ai cambiamenti del mercato o alle emergenze, si pianifica la consegna di elementi di priorità su una breve Sequenza. Questo lascia spazio alla crescita e al cambiamento delle priorità. Ciò significa anche che i team sono costantemente impegnati nella realizzazione di funzionalità o produttività prioritarie e che, con il mutare delle priorità, possono cambiare anche i lavori dei team.
I vantaggi della pianificazione degli sprint
Allora, perché molte aziende fanno sprint al giorno d'oggi? Che cosa fa esattamente questa pratica per i team, i clienti e i profitti dell'azienda? Le risposte sono piuttosto interessanti:
Processi di lavoro più agili
L'idea alla base dello sprint è la seguente: periodi di lavoro brevi e ben definiti significano consegne più rapide e maggiore flessibilità. Consentono ai team di trasformare i progetti più grandi in progetti più piccoli e più flessibili attività cardine più gestibili e dare alla leadership dei punti di controllo predefiniti in cui è possibile cambiare rotta, ridefinire le priorità o addirittura eliminare i progetti in base a nuove informazioni, come il cambiamento degli obiettivi aziendali o i principali cambiamenti di mercato.
Mostrare le relazioni tra attività e attività cardine nella vista Gantt in ClickUp
Migliore collaborazione
Più il piano è chiaro (e più flessibile), più è facile per i team collaborare efficacemente per Da fare. Inoltre, le pause incorporate quando si termina uno sprint e si inizia il successivo offrono ai team punti di check-in automatici.
SUGGERIMENTO PER LA PRODUTTIVITÀ Il 25% dei clienti di ClickUp ha dichiarato di essere passato alla nostra piattaforma perché aveva bisogno di strumenti di collaborazione migliori e il 91% afferma che la collaborazione è migliorata dopo il passaggio .
Niente più congetture
Fornendo indicazioni chiare su obiettivi, attività cardine, responsabilità del team e valore atteso, il piano di sprint elimina le congetture dai nostri processi. Ciò significa meno tempo speso a fare domande di ampio respiro a metà progetto (riducendo i ritardi) e meno spazio per ipotesi errate su ciò che la leadership vuole (riducendo i lavori duplicati).
Dipendenti più felici
Nessuno vuole passare il proprio tempo di lavoro nell'incertezza su ciò che deve consegnare, su quando e su come verrà definito l'esito positivo. È stressante e sottrae energia creativa alla soluzione di problemi di lavoro reali.
Con un elenco chiaro e gestibile di obiettivi da raggiungere, i dipendenti sono più felici progetti da realizzare e una sequenza temporale finita e ragionevole (settimane invece di mesi), i team non devono tirare a indovinare le priorità, i risultati attesi o su cosa lavorare. Questo riduce lo stress e l'overhead mentale (la quantità di informazioni che le persone tengono in mente per Da fare il loro lavoro), contribuendo così alla produttività.
Strategie da cui imparare
Quanto meglio documentiamo i nostri piani, tanto meglio possiamo imparare da essi. Cosa ha funzionato bene? Cosa non ha funzionato affatto? Da fare: quali sono gli ostacoli che abbiamo incontrato e che potremmo evitare in futuro?
Con le relazioni ClickUp, è semplice collegare attività e documenti dall'area di lavoro
Sprints brevi significano che ci poniamo più spesso queste domande (e che impariamo più spesso da esse). Piani ben definiti e sprint ben documentati significano risposte più chiare quando Da fare queste domande. E l'iterazione strategica significa un miglioramento costante (e meno incagli nelle vecchie abitudini).
Quando si dovrebbe pianificare uno sprint?
La pianificazione dello sprint dovrebbe avvenire prima dello sprint e dopo il perfezionamento del backlog, revisione dello sprint e retrospettiva dello sprint dello sprint precedente (dove si apprende quali pratiche i team dovrebbero duplicare o abbandonare dallo sprint precedente).
Quanto dura una sessione di pianificazione dello sprint?
In genere, le riunioni di pianificazione degli sprint durano circa un'ora per ogni settimana dello sprint. (Ad esempio, Da fare con sprint di due settimane, le riunioni di pianificazione degli sprint durano circa un'ora per ogni settimana dello sprint riunione dovrebbe essere di circa due ore. Se fate sprint di tre settimane, pianificate un blocco di tre ore)
Detto questo, ci sono modi per rendere il piano degli sprint più breve e più dolce. Le aziende devono mantenere il loro backlog raffinato e chiedere alla leadership di presentarsi alla riunione con un piano ben definito.
Ciò consente alla leadership di stabilire le priorità, riducendo le riunioni a 30 minuti, in modo da potersi concentrare esclusivamente su interruttori di funzionalità tutto ciò che non sarà completato/non è stato completato nello sprint corrente. Successivamente, il team può rivedere le priorità proposte dal backlog (pulito e raffinato) e ottenere il consenso del team.
Come per ogni riunione, più breve è, meglio è. Le ricerche suggeriscono che la capacità di attenzione media è di soli 10-18 minuti ( ecco perché i TED Talks hanno una durata massima di 18 minuti ). Anche se dubitiamo che riuscirete a ridurre le sessioni di piano a un tempo così basso, Da fare per trovare il modo di ridurre il grasso.
SUGGERIMENTI PER ACCORCIARE LE RIUNIONI Impostare un timer, far prendere le note a mano (non sui computer portatili), bloccare i cellulari all'ingresso e pianificare il silenzio nelle riunioni (sì, davvero!) sono solo alcune delle cose che i team con esito positivo fanno per evitare che le riunioni si protraggano a lungo, secondo quanto riportato da FastCompany .
Se Da fare qualcosa di poco ortodosso come vietare i cellulari o togliere le sedie, assicuratevi di avere un piano per l'accessibilità dei dipendenti disabili. Alcune persone devono stare sedute, mentre altre potrebbero aver bisogno dei loro telefoni per le segnalazioni mediche.
Chi è coinvolto nel piano di sprint?
Anche se tutto il team di sviluppo dovrebbe partecipare alla riunione di piano, i principali responsabili della pianificazione sono lo Scrum master, il titolare del prodotto e il responsabile della progettazione.
Lo Scrum master guida il Team Scrum e si assicura che abbiano ciò di cui hanno bisogno per affrontare il nuovo sprint (impostazione per l'esito positivo). Il titolare del prodotto è il custode della visione del prodotto e del backlog del prodotto.
Deve essere in stretto contatto con il client ed è responsabile dello sviluppo e dell'aggiornamento del backlog del prodotto. Il responsabile dell'ingegneria deve essere coinvolto in qualsiasi attività di scoping o allineamento prima della riunione.
Inoltre, lo sprint non è solo per i team di sviluppo. McKinsey suggerisce di implementare le trasformazioni agili negli sprint . E Harvard Business Review afferma che gli sprint servono per risolvere grandi problemi . L'utilità di pensare e pianificare in tempi brevi - per più di un tipo di team - è stata dimostrata più e più volte dai leader del settore e dai migliori istituti di ricerca aziendale.
Cosa comprende il piano di sprint? Obiettivi di ClickUp**Una volta che il titolare del prodotto ha fissato gli obiettivi, la riunione di pianificazione dello sprint è il momento di assicurarsi che il team sia al corrente. Quanto meglio si comprende l'obiettivo, tanto più positivo sarà l'esito di ogni sprint.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image7.gif Creare e monitorare gli obiettivi in ClickUp /$$$img/
Creare obiettivi personali in ClickUp e impostare traguardi per monitorare il proprio stato
Selezione del backlog: Preferibilmente prima della riunione per la pianificazione dello sprint, il titolare del prodotto avrà definito le priorità del backlog e, durante la riunione, avrà comunicare queste priorità ai team .
**NON RIUSCITE A TENERE ORGANIZZATO IL VOSTRO BACKLOG? Prova Gli elenchi di ClickUp ! Non solo è possibile raccogliere gli elementi in arretrato in un unico posto e ordinare le attività ad essi collegate, ma è anche possibile annidare ogni elemento dell'elenco all'interno di cartelle specifiche del progetto, aggiungere informazioni pertinenti a ciascun elemento dell'elenco (titolari, allegati, ecc.), ordinare le attività in base allo stato e trascinare e rilasciare facilmente le attività per modificarne lo stato. Gli aggiornamenti facili e in tempo reale rendono questi elenchi una grande risorsa durante le riunioni di piano.
Velocità: Quanto sono veloci i vostri team? Meglio si può rispondere a questa domanda (su base team per team), meglio si può pianificare. Utilizzate gli sprint passati per calcolare la velocità dei team per gli sprint futuri e durante la riunione di piano fate un check-in. I team pensano che questo progetto possa richiedere una Sequenza più lunga o più corta? Utilizzate la riunione per ottenere il loro contributo ed evitare una programmazione insufficiente o eccessiva. Capacità : A proposito di programmazione insufficiente o eccessiva, capacità è l'altra metrica per la quale si dovrebbe pianificare. Per determinarlo, è necessario sapere cosa il team (o ciascun membro del team) ha già sul piatto, cosa può o non può essere spinto e come la vostra priorità si interseca con le priorità esistenti. (Psst.. Vista Carico di lavoro di ClickUp può aiutare in questo senso)
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Per la determinazione della capacità, molti team utilizzano un sistema come punti dello sprint che consente di assegnare diversi punti che i team possono affrontare in un periodo prestabilito e di assegnare a ogni attività un valore in punti per vedere come si inserisce nella capacità totale.
È da notare che pianificazione delle capacità Non si tratta solo di stabilire le date di scadenza Si tratta di allineare i team sul campo e sullo sforzo richiesto per Da fare. Il sistema a punti aiuta a identificare le grandi discrepanze di comprensione.
Se un ingegnere dice che il lavoro richiesto è di due punti e un altro dice che è di sette, si sa che a qualcuno manca qualcosa. Questo può aiutare a far emergere le dipendenze e a chiarire le ipotesi prima dell'inizio dello sprint.
Dipendenze: Le dipendenze tra i team dovrebbero far parte della pianificazione precedente allo sprint e dovrebbero essere affrontate durante la riunione per assicurarsi di averle mappate tutte (l'ultima cosa che si vuole è scoprire una grossa dipendenza all'ultimo minuto che manda il piano fuori strada).
Come aggiungere una dipendenza a una relazione in ClickUp
Attività: Come raggiungeremo l'obiettivo che abbiamo impostato? Quali sono le attività, le tappe e l'ordine delle operazioni da completare? A chi è assegnata un'attività e come la farà terminare? Il project manager dovrebbe già avere una visione d'insieme sequenza del project management con le risposte a queste domande. Utilizzate il tempo della riunione per apportare le modifiche necessarie se il team fornisce nuove informazioni, stime di durata, ecc. Metriche Infine, assicuratevi che la riunione risponda a una domanda chiave: In base a quali metriche giudicherete l'efficacia dello sprint? A cosa devono puntare esattamente i team e gli individui?
La vista Carico di lavoro di ClickUp fornisce informazioni sulle metriche del progetto per essere sempre un passo avanti
Best Practices per il piano Sprint
Sapete cos'è una riunione per la pianificazione dello sprint, quando organizzarla, chi ne è responsabile e di cosa tratta. Ora, rendetela ancora migliore con alcuni consigli degli esperti:
1. Mantenetela breve e dolce
A nessuno piacciono le riunioni lunghe. Anche quelle importanti. Per questo motivo, se volete che la vostra riunione abbia il massimo impatto e che incontri meno resistenza, i project manager e la leadership devono fare il lavoro in anticipo per mantenere la riunione vera e propria il più breve e semplice possibile.
2. Entrate in riunione con un programma chiaro
A proposito di mantenere le cose brevi e chiare, più pulito è il programma, più veloce (e migliore) sarà la riunione. Sapete di cosa dovete parlare, in quale ordine e con quale priorità. E iniziate con le cose che richiedono la massima attenzione.
3. Iniziare con il perché
Come Simon Sinek (famoso per il suo discorso TED) dice che : "Le persone non comprano quello che fai; comprano perché lo fai" Si riferisce principalmente ai personalizzati, ma lo stesso vale per i team interni. Se si vuole che si uniscano a un progetto e ci mettano tutto il loro impegno, devono sapere perché è importante. Per quali obiettivi si sta lavorando e in che modo questi obiettivi hanno un impatto positivo sulla vita dei clienti o dei dipendenti?
4. Togliete il peso al vostro team
I gestori del progetto e i team lead devono rendere il più semplice possibile l'accettazione del piano da parte del team. Non usate la riunione come un'occasione di sessione di brainstorming o di sovraccaricare i team di capire da soli la roadmap. Presentate suggerimenti chiari e lasciate che sia il team a fornire un feedback utile. Questo è l'uso più efficiente del tempo e non ruba concentrazione o energia creativa ai team.
5. Definire l'esito positivo
Da cosa dipende l'esito positivo di una sessione di piano? Da cosa volete che i team escano consapevoli? Da fare: quali domande chiarificatrici devono trovare risposta? Il team ha un rilascio alla fine di questo sprint e che impatto ha sul piano? Dovreste arrivare alla riunione sapendo già non solo come sarà un esito positivo dello sprint, ma anche come dovrebbe essere una riunione di pianificazione di successo alla fine.
6. Impostare obiettivi realistici
Con il burnout e il turnover che raggiungono valutazioni allarmanti, è più importante che mai essere realistici sui risultati che i team e gli individui possono raggiungere. Utilizzate la velocità passata per fare il vostro piano, ma ascoltate anche quando i team vi dicono che avranno bisogno di più tempo o che stanno lottando per raggiungere gli obiettivi.
Per molti team, l'impostazione di un obiettivo realistico e raggiungibile e una obiettivo di espansione con incentivi extra può aiutare a garantire che i team non stiano bruciando le tappe, ma stiano puntando a grandi cose.
7. Eseguire retrospettive
Ogni sprint dovrebbe informare gli sprint successivi. Cosa ha fatto bene il team (ed è duplicabile)? Cosa ha bisogno di lavoro? Da cosa avete imparato dagli sprint passati? Come si può applicare al futuro? Retrospettive regolari possono aiutare a ottenere le risposte e a inserirle nella sessione di piano successiva.
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