Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami w 2026 r.: porównanie 10 narzędzi

Według raportu poświęconego niekończącemu się dniu pracy przeciętny pracownik otrzymuje dziennie 117 e-maili i 153 wiadomości w aplikacji Teams. Znaczna część tych wiadomości zawiera zadania do wykonania. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami służy właśnie temu, by je wychwycić, zanim znikną w natłoku innych spraw.

Każde zadanie ma dwóch odbiorców. Osoba, która je wykonuje, musi je zarejestrować w ciągu kilku sekund i sprawdzić, co ma być zrobione dzisiaj. Osoba, która na nie czeka, musi wiedzieć, kto jest za nie odpowiedzialny i kiedy zostanie zrealizowane. Kiedy zespół kupuje narzędzie stworzone wyłącznie z myślą o drugim odbiorcy, osoby wykonujące pracę prowadzą na boku prywatną listę. Nazwijmy ją „listą cieni”. Oficjalna tablica staje się nieaktualna, a lukę wypełniają spotkania dotyczące statusu zadań.

W niniejszym przewodniku przedstawiono 10 narzędzi do zarządzania zadaniami, pogrupowanych według grupy docelowej: platformy zespołowe, aplikacje osobiste oraz nieliczne rozwiązania, które próbują zaspokoić potrzeby obu tych grup. W przypadku każdego narzędzia pojawia się to samo pytanie: czy osoby wykonujące pracę będą wprowadzać swoje zadania do tego narzędzia, czy też nadal będą prowadzić równoległą listę zadań?

❗️Korzystanie z osi czasu w Plannerze wymaga wykupienia płatnego planu. Usługi monday.com stają się coraz droższe wraz z rozwojem firmy.

Jeśli próbujesz na siłę wdrożyć widok osi czasu w Plannerze, Monday wydaje się być dobrym rozwiązaniem. Jednak zespoły, które w Monday przekroczyły liczbę 15 osób, napotykają tę samą przeszkodę. Ta lista kontrolna migracji obejmuje proces, który faktycznie się sprawdzi. 👇🏼

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami w skrócie

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami?

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami to kategoria narzędzi, w której podstawową jednostką jest zadanie: coś, co można utworzyć, przypisać sobie lub członkowi zespołu, wyznaczyć termin i śledzić aż do momentu zrobienia. Przypomnienia, powtarzające się zadania oraz widok najbliższych terminów to minimalne funkcje. Wszystko inne to dodatkowe warstwy.

W tej kategorii wyróżniają się dwa rodzaje produktów. Osobiste aplikacje do zarządzania zadaniami, takie jak Todoist, TickTick i Things 3, skupiają się na liście jednej osoby i szybkości dodawania do niej pomysłów. Narzędzia do zarządzania zadaniami zespołowymi, takie jak Asana, monday.com, Trello, Microsoft Planner, Jira i Wrike, opierają się na wspólnych projektach, właścicielach i statusie zadań. W przestrzeni między nimi powstaje lista „w cieniu”. Aplikacja osobista pozwala szybko rejestrować informacje, ale zespół nie ma do nich wglądu, natomiast narzędzie zespołowe ma dużą widoczność dla wszystkich, ale rejestrowanie informacji przebiega w nim powoli. Kilka platform, w tym ClickUp, stara się zapewnić każdej osobie osobisty widok zadań znajdujących się w projektach zespołowych.

Wspólny projekt to również obszar, w którym narzędzia do zarządzania zadaniami zaczynają pokrywać się z szerszymi kategoriami oprogramowania do zarządzania projektami, ale odpowiadają one na inne pytania. Menedżer zadań odpowiada na pytania: „co mam zrobić dalej i czy zadanie jest już zrobione?”. Platforma do zarządzania projektami dodaje pytania z tym związane: które zadania mają zależności, kto ma wolne zasoby i czy cały projekt zostanie ukończony na czas. Różnica między zarządzaniem projektami a zarządzaniem zadaniami ma znaczenie przy wyborze oprogramowania, ponieważ narzędzie do zarządzania projektami może wydawać się zbyt rozbudowane dla kogoś, kto potrzebuje jedynie listy zadań.

Jak wybraliśmy 10 najlepszych narzędzi: Narzędzie kwalifikuje się, jeśli jego głównym celem jest zadanie, które można utworzyć, przypisać, wyznaczyć termin i śledzić aż do momentu zrobienia. Musi również oferować przypomnienia, powtarzające się zadania oraz opublikowane ceny lub stały Free Plan. Narzędzia, które nie znalazły się w zestawieniu, w tym obszary robocze skupiające się przede wszystkim na dokumentach, takie jak Notion, znajdują się w sekcji „warte uwagi” na końcu artykułu.

Dlaczego w zespołach powstają „ukryte listy”?

„Ukryta lista” powstaje, gdy dodanie zadania do oprogramowania do zarządzania zadaniami zespołu zajmuje więcej czasu niż zapisanie go gdzie indziej. Ludzie za każdym razem wybierają szybszą opcję. Zadanie znajduje się wtedy w dwóch miejscach, a tylko jedno z nich jest aktualne.

Wyobraź sobie pięcioosobowy zespół marketingowy prowadzący kampanie na wspólnej tablicy. Projektantka otrzymuje trzy zlecenia dziennie w Slacku. Otwarcie tablicy, znalezienie odpowiedniego projektu i wypełnienie czterech pól zajmuje minutę, więc zamiast tego wpisuje zlecenia do aplikacji notatek w telefonie. Jej karta na tablicy przez dziewięć dni ma status „W trakcie realizacji”. Kierownik działu marketingu organizuje spotkanie, aby dowiedzieć się, co się dzieje, a spotkanie to staje się faktycznym systemem śledzenia postępów.

Ten schemat pojawia się również w recenzjach. Na portalu G2 jeden z kierowników projektów opisuje korzystanie z TickTick jako osobistego systemu służącego do porządkowania drobnych zadań w ramach równoległych projektów. Nie jest to wada TickTick ani narzędzia do pracy zespołowej. To po prostu ktoś, kto tworzy warstwę rejestrującą, której nie zapewniło mu oprogramowanie jego zespołu.

Masz trzy realne rozwiązania:

Jeśli Twoja własna lista jest punktem wyjścia, te przykłady listów rzeczy do zrobienia pokazują, jak inni organizują swoje sprawy osobiste.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania zadaniami?

Odpowiednie narzędzie pozwala szybciej dodawać zadania do listy. Powinno również zapewniać widoczność dla Twojego zespołu, bez tworzenia dodatkowych kopii. Wreszcie, Free Plan powinien być dostosowany do wielkości Twojego zespołu. Te sześć kryteriów wyróżnia 10 narzędzi z tej listy.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami w 2026 roku

Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania zadaniami zależy od tego, po której stronie zadania się znajdujesz. Pierwsze siedem narzędzi jest przeznaczonych dla zespołów, zaczynając od tego, które zapewnia również każdemu użytkownikowi osobisty widok. Ostatnie trzy to aplikacje osobiste.

1. ClickUp (najlepsze rozwiązanie do śledzenia postępów w realizacji tego samego zadania zarówno w widoku osobistym, jak i widoku zespołu)

ClickUp zapewnia każdemu użytkownikowi indywidualny widok jego pracy i powiązuje go z projektami zespołu. Strona „Moje zadania” gromadzi zadania przypisane do Ciebie, Twoje przypomnienia, komentarze skierowane do Ciebie oraz osobistą listę zadań, które nie są jeszcze przypisane do żadnego projektu.

Kierownik może dodawać zadania do sekcji „LineUp” członka zespołu – jest to uszeregowana według priorytetów lista zadań do wykonania w pierwszej kolejności, wyświetlana na stronie danej osoby. Aplikacja Planner umożliwia przeciąganie zadań do przedziałów czasowych obok wydarzeń w kalendarzu.

Wróćmy do projektantki z poprzedniego przykładu. W ciągu kilku sekund dodaje ona zgłoszenie ze Slacka do swojej listy osobistej. Kiedy kierownik działu marketingu przenosi je do listy kampanii, nadal jest to to samo zadanie, więc jego status, komentarze i termin realizacji pozostają w jednym miejscu. Dzięki funkcji „Zadania na wielu listach” może ono również znajdować się w kolejce zespołu projektowego bez tworzenia drugiej kopii.

ClickUp Brain odpowiada na pytania dotyczące zadań w całym obszarze roboczym ClickUp i może tworzyć lub aktualizować zadania na podstawie podanych podpowiedzi. Super Agentom ClickUp można przydzielać zadania i @wspominać ich tak samo jak członków zespołu, a oni mogą wyszukiwać zadania, które od dłuższego czasu nie były aktualizowane.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Elastyczność ClickUp wiąże się również z kosztami ustawień. Przestrzenie, foldery, listy, pola niestandardowe i widoki dają zespołowi wiele możliwości modelowania pracy, a zespoły korzystające wcześniej z narzędzi o jednym przeznaczeniu, takich jak zwykłe aplikacje do tworzenia list zadań, potrzebują czasu, aby zdecydować się na odpowiednią strukturę.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o ClickUp

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Podoba mi się spójność, struktura i widoczność zadań w ClickUp, a także to, jak łatwo mogę sprawdzić, kto jest za co odpowiedzialny. Używam go do tworzenia opisów zadań zawierających kontekst, wyniki, zasoby i terminy, a także do śledzenia przypisania zadań, odpowiedzialności i realizacji projektów. Bardzo podobają mi się szablony, dokumenty, formularze i automatyzacje, które pozwalają ujednolicić procesy i ograniczyć powtarzalne czynności administracyjne. ClickUp pomaga mi śledzić moją pracę i terminy, monitorować postępy i przeszkody oraz zmniejszyć obciążenie umysłowe związane z administracją i zapobiegać utracie informacji podczas przekazywania zadań. Wstępne ustawienia były dość proste.

2. Asana (najlepsze rozwiązanie dla zespołów wielofunkcyjnych działających w oparciu o zasady)

System zarządzania zadaniami w Asanie opiera się na regułach: gdy zespół uzgodni, jak powinna przebiegać praca, wyzwalacze i działania zapewniają aktualność zadań bez konieczności ich ścigania przez kogokolwiek. Każdy płatny plan obejmuje nieograniczoną liczbę reguł, a każdy użytkownik otrzymuje dostęp do sekcji „Moje zadania” – osobistej listy wszystkich zadań przypisanych mu w ramach różnych projektów. Zadanie może również należeć do kilku projektów jednocześnie, dzięki czemu zadanie związane z przeglądem prawnym może znajdować się zarówno w kolejce zespołu ds. wprowadzania produktu na rynek, jak i zespołu prawnego, z jednym zestawem komentarzy.

Zasady mają największe znaczenie, gdy opóźnienie w realizacji jednego zadania pociąga za sobą opóźnienie w realizacji kolejnego terminu. Na przykład mała firma remontowa może ustawić regułę, dzięki której w przypadku opóźnienia w jednym zadaniu wszystkie kolejne terminy zostaną odpowiednio przesunięte, zamiast sytuacji, w której malarz przyjedzie na miejsce, które nie jest jeszcze gotowe. Tego rodzaju łańcuchowe operacje są na porządku dziennym w działach operacyjnych, marketingowych i agencjach, a właśnie w tym obszarze Asana idealnie wpisuje się jako rozwiązanie pośrednie między prostą tablicą a rozbudowanym pakietem do zarządzania projektami.

Sztuczna inteligencja Asany jest dostępna w postaci funkcji „AI Teammates” i „Asana Dash”, z limitem pięciu zapytań na użytkownika miesięcznie w planach płatnych oraz miesięcznym limitem na konto, który rośnie wraz z planem.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Free Plan Asany jest przeznaczony dla jednej lub dwóch osób, więc zespół nie może długo testować wspólnych projektów bez ponoszenia kosztów. Przejście z planu Starter na Advanced wiąże się również z dostępem do funkcji celów, portfolio i weryfikacji. Zespoły, które chcą wdrożyć strukturę Asany w całym dziale, powinny od samego początku rozważyć zakup planu Advanced. Jeśli porównujesz to narzędzie z rozwiązaniem Microsoftu, w tym zestawieniu Microsoft Planner vs. Asana znajdziesz szczegółową analizę zalet i wad obu opcji.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Asana

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Jestem niezależnym programistą stron internetowych i zazwyczaj obsługuję około trzech klientów jednocześnie. Dużą część tygodnia zajmowało mi kiedyś odpowiadanie na ten sam e-mail: „Hej, jak leci?”. Teraz każdy klient ma swój własny projekt w Asanie, a ja dodaję go jako gościa, dzięki czemu widzi tylko swoje zadania i nic więcej. Klienci mogą sprawdzić, co zostało zrobione i co jest do zrobienia, a także dodawać komentarze bezpośrednio przy zadaniu. W zeszłym miesiącu jedna z klientek stwierdziła, że nigdy nie zatwierdziła zmiany strony głównej. Otworzyłem zadanie i jej komentarz „wygląda dobrze, śmiało” był tam, wraz z datą, a rozmowa zakończyła się w ciągu około minuty.

3. monday.com (Najlepsze rozwiązanie dla zespołów, które chcą tworzyć własne tablice)

monday.com traktuje zarządzanie zadaniami jako coś, co sam tworzysz. Tablica to zestaw elementów, a to Ty decydujesz, jakie kolumny zawiera: status, właściciel, data, priorytet, budżet, link lub plik. Dzięki temu rozwiązanie to doskonale sprawdza się w działach operacyjnych, HR i obsłudze klienta, gdzie „zadania” różnią się od tych realizowanych przez zespoły programistów, ponieważ to tablica dostosowuje się do procesu, a nie odwrotnie.

Każdy element można podzielić na podelementy, a tablice można ze sobą łączyć, dzięki czemu zlecenie klienta na jednej tablicy może odnosić się do prac realizacyjnych na innej. Gdy proces pracy zespołu ulega zmianie, dodaje się lub zamienia kolumnę, pozostawiając resztę tablicy bez zmian. Nasza pełna recenzja serwisu monday.com obejmuje całą platformę.

Sztuczna inteligencja serwisu monday.com jest zintegrowana z Tablicą. Sidekick, asystent rozpoznający kontekst, odpowiada na pytania dotyczące Twojej pracy. Kolumny oparte na AI uzupełniają, kategoryzują lub podsumowują dane dotyczące każdego elementu, a zespół agentów AI samodzielnie zajmuje się rutynowymi zadaniami.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Każdy płatny plan obejmuje miesięczny limit kredytów AI, zaczynający się od 1 000 w planie Basic. Funkcja sporządzania notatek ze spotkań oraz kolumna AI są dostępne od planu Standard.

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Liczba działań w zakresie automatyzacji jest ograniczona w zależności od planu. Plan Standard obejmuje 250 działań w zakresie automatyzacji i 250 działań integracyjnych miesięcznie, co w przypadku intensywnego wykorzystania może szybko się wyczerpać, a plan Pro zapewnia aż 25 000 działań. Zespoły, które planują zautomatyzować większość zmian statusu, powinny rozważyć plan Pro zamiast Standard. Zespoły o silnym profilu inżynieryjnym, porównujące to narzędzie z systemem śledzenia problemów, mogą zapoznać się z tym zestawieniem monday.com vs. Jira.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o monday.com

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Jako osoba odpowiedzialna za widoczność na poziomie programu w wielu aktywnych i planowanych projektach, dzięki monday.com znacznie łatwiej jest mi dzielić pracę na zadania i śledzić osie czasu w jednym miejscu, zamiast żonglować rozproszonymi arkuszami kalkulacyjnymi lub prezentacjami statusowymi. Wizualny układ tablicy pozwala mi jednym spojrzeniem ocenić, na jakim etapie znajduje się każdy projekt, a możliwość przełączania się między widokiem osi czasu/wykresu Gantta a widokiem na poziomie zadań jest szczególnie pomocna w zależności od tego, czy wykonuję raportowanie kierownictwu, czy zarządzam codzienną realizacją zadań wraz z zespołem. Jest to również na tyle elastyczne rozwiązanie, że pozwala dostosować tablice do różnych typów projektów, nie powodując przy tym trudności w opanowaniu systemu przez nowych członków zespołu.

4. Trello (Najlepsze rozwiązanie dla małych zespołów, które chcą już dziś zacząć korzystać z tablicy Kanban)

Trello to najszybszy sposób na zgromadzenie zespołu na wspólnej tablicy. Karty przesuwają się z lewej strony na prawą między listami i to w zasadzie wszystko, czego musi nauczyć się nowy użytkownik. Jest to klasyczna forma wizualnego zarządzania zadaniami, która sprawdza się w małych agencjach, grupach studenckich, zespołach redakcyjnych oraz u każdego, kto wykonuje zadania składające się z trzech lub czterech etapów.

Trello również poważnie traktuje listę zadań oczekujących. Jego skrzynka odbiorcza to osobista przestrzeń, która gromadzi zadania z poczty e-mail, Slacka i Microsoft Teams, zanim posortujesz je na tablicach, i jest dostępna w planie Free. Planner, czyli widok kalendarza w Trello, wyświetla zaplanowane karty obok wydarzeń. Dzięki temu kierownik zespołu może przekazać e-mail od klienta, umieścić go w skrzynce odbiorczej, a następnie przenieść na odpowiednią tablicę podczas sesji planowania Monday. Gotowe szablony tablic Kanban przydadzą się, jeśli nie chcesz samodzielnie projektować list.

AI jest dostępna już w wersji Standard. Funkcja Quick Capture oparta na AI przekształca e-maile i wiadomości w karty, a AI Trello pomaga w tworzeniu, poprawianiu i burzy mózgów nad opisami kart i komentarzami.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Trello nie oferuje wbudowanej funkcji łączenia kart, które są ze sobą połączone, więc opóźnienie jednej karty nie powoduje przesunięcia kart, które na nią czekają. Duża tablica staje się również trudna do odczytania jako oś czasu. Zespoły mogą dodawać rozszerzenia (Power-Ups), a ten przewodnik po wykresach Gantt w Trello opisuje sposoby obejścia tych ograniczeń.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Trello

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Lubię Trello, ponieważ jego przejrzysty, wizualny interfejs użytkownika (UI/UX) ułatwia organizowanie zadań i projektów. Integracja z innymi narzędziami zwiększającymi wydajność pomaga mi połączyć poszczególne etapy cyklu pracy, a platforma działa niezawodnie w codziennej pracy. Ceny zapewniają dobry zwrot z inwestycji dla zespołów, które potrzebują elastycznego zarządzania projektami. Wprowadzenie nowych użytkowników jest łatwe, a dostępne zasoby wsparcia są pomocne. Funkcje AI Trello ułatwiają również podsumowywanie informacji, organizowanie pracy i oszczędzanie czasu.

5. Microsoft Planner (najlepsze rozwiązanie dla zespołów korzystających już z Microsoft 365 i Teams)

Microsoft Planner to menedżer zadań, z którego korzysta już wiele zespołów. Jest on częścią pakietu Microsoft 365, działa w aplikacji Microsoft Teams oraz w przeglądarce internetowej, a jego widoki osobiste — „Mój dzień”, „Moje zadania” i „Przypisane do mnie” — gromadzą zadania z udostępnionych planów. Pojawiają się tam również zadania przypisane w notatkach ze spotkań oraz w aplikacji Microsoft Loop, co częściowo wypełnia lukę w postaci „ukrytej listy” dla zespołów, których praca rozpoczyna się podczas spotkań w aplikacji Teams.

Wersja podstawowa obejmuje widoki siatki, Tablicy, harmonogramu i wykresów, listy kontrolne, etykiety oraz niestandardowe szablony planów. Gdy zakres pracy wykracza poza te możliwości, plan „Planner Plan 1” dodaje podzadania, zaległości i sprinty, zależności między zadaniami, cele, kamienie milowe oraz widok osi czasu. Te szablony Microsoft Planner pokazują, jak wyglądają struktury planów.

Sztuczna inteligencja aplikacji Planner, czyli Planner Agent, wymaga licencji Microsoft 365 Copilot w cenie 30 USD miesięcznie na użytkownika. Dzięki niej możesz przydzielać agentowi rutynowe zadania, generować raporty o statusie realizacji oraz przekształcać cel w listę zadań opartą na planie. Osoby bez licencji Copilot nadal mogą współpracować nad planem, ale nie mają dostępu do agenta.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Funkcje Plannera są rozdzielone między różne licencje. Widok osi czasu, widok osób, cele i zależności wymagają planu 1, a Planner Agent wymaga Copilota. W zespole o zróżnicowanym składzie osoby korzystające z wersji podstawowej nie mają dostępu do tych samych widoków tego samego planu, co pozostali członkowie zespołu, przez co plan przestaje być tym jednym miejscem, do którego wszyscy zaglądają. Zespoły, które potrzebują planowania w stylu wykresu Gantta, mogą najpierw sprawdzić, jak działają wykresy Gantta w Microsoft Planner.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o aplikacji Microsoft Planner

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Najbardziej podoba mi się to, jak łatwo można dzięki niemu organizować pracę. Używam go do śledzenia zadań, przydzielania pracy, ustalania terminów i monitorowania postępów, a wszystko to bez zbędnego komplikowania sprawy. Widok tablicy jest przejrzysty, dzięki czemu szybko widzę, co jest do zrobienia, co jest w trakcie realizacji, a co już zostało zakończone. Ponieważ jest to część pakietu Microsoft 365, płynnie integruje się z aplikacją Teams i innymi aplikacjami Microsoftu, z których korzystam na co dzień. To wygodne, bo nie muszę przeskakiwać między wieloma różnymi narzędziami tylko po to, żeby sprawdzić zadania i aktualizacje. Ogólnie rzecz biorąc, to solidne narzędzie do organizowania małych projektów i codziennej pracy. Pomaga zespołowi działać spójnie i być na bieżąco, nie wprowadzając niepotrzebnej złożoności.

6. Jira (najlepsze rozwiązanie dla zespołów programistycznych, które obsługują problemy w ramach narzuconych cykli pracy)

Jira zarządza zadaniami jako problemami, które przechodzą przez cykl pracy zdefiniowany przez zespół, i może egzekwować ten cykl pracy. Problem nie może przejść bezpośrednio ze statusu „Otwarte” do „Zakończone”, więc musi najpierw przejść przez statusy „Rozwój zakończony” i „Kontrola jakości”. Dla zespołów inżynierów właśnie to egzekwowanie ma kluczowe znaczenie: tablica odzwierciedla to, co faktycznie stało się z kodem, a nie to, o czym ktoś pamiętał, by zaktualizować.

Dla inżynierów eliminuje to również powód do prowadzenia prywatnej listy. Tablica sprintu pokazuje każdej osobie, jakie zadania zostały jej przypisane w bieżącym sprincie, a problem nie może zostać uznany za zakończony, dopóki nie przejdzie przez wszystkie kroki. Zespoły pracujące w systemie sprintów mogą przeprowadzić pełny cykl w Jira, a ten przewodnik dotyczący zarządzania cyklem sprintu opisuje jego przebieg.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Funkcje Rovo Search, Chat i Agents są dostępne w każdym płatnym planie, z miesięcznym limitem 25 kredytów AI na użytkownika w planie Standard i 70 w planie Premium. Plan Free, przeznaczony dla maksymalnie 10 użytkowników, nie obejmuje funkcji Rovo.

Oceny

Gdzie Jira ma swoje ograniczenia: Jira jest stworzona dla zespołów, które myślą w kategoriach zgłoszeń i cykli pracy. Zespoły marketingowe, HR lub operacyjne zazwyczaj uważają, że konfiguracja, uprawnienia i ekrany zgłoszeń są zbyt rozbudowane w stosunku do ich potrzeb, więc prowadzą śledzenie swoich zadań gdzie indziej, a tablica inżynierów pokazuje tylko połowę projektu. Jeśli Twoi inżynierowie ją uwielbiają, a wszyscy inni jej unikają, warto przyjrzeć się tym alternatywom dla Jiry, a artykuł „Linear vs. Jira” przedstawia lżejszą opcję dla zespołów produktowych.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Jira

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Jira jest bardzo elastyczna. Mogę konfigurować tablice Scrum lub Kanban, dzielić pracę na epiki i zadania oraz dostosowywać cykle pracy do sposobu działania naszego zespołu. Pulpity nawigacyjne i raporty ze sprintów ułatwiają śledzenie postępów, a integracje z Confluence, Slackiem i GitHubem pozwalają zgromadzić wszystkie informacje połączone z zgłoszeniami w jednym miejscu.

7. Wrike (Najlepsze rozwiązanie dla zespołów obsługujących stały napływ zgłoszeń i recenzji)

Wrike jest stworzony dla zespołów, które wykorzystują zadania do śledzenia zleceń: studiów kreatywnych, działów marketingu i grup świadczących usługi profesjonalne. Praca jest podzielona na zadania z osobami przypisanymi, plikami i harmonogramami, a zespoły mogą ją przeglądać na tablicy Kanban, w tabeli przypominającej arkusz kalkulacyjny lub na interaktywnym wykresie Gantta. Wrike wyróżnia się dzięki pętli informacji zwrotnej: redaktorzy i recenzenci mogą kierować pytania do konkretnego współpracownika bezpośrednio w ramach zadania, zamiast w osobnym wątku.

Wyobraź sobie 12-osobowy wewnętrzny zespół projektowy. Zgłoszenia napływają, są przekształcane w szablonowy zestaw zadań w planie Business, przechodzą przez proces weryfikacji i trafiają do wspólnego pulpitu nawigacyjnego, który dyrektor marketingu sprawdza w piątek. Taki model działania Wrike obsługuje bardzo dobrze i jest skalowalny: plan Business obejmuje od 5 do 200 użytkowników. Szczegółowa recenzja Wrike omawia szerszy zestaw funkcji.

Sztuczna inteligencja w Wrike jest podzielona na poziomy. Plan Team obejmuje funkcje AI Essentials: edycję zawartości, podsumowania komentarzy, AI na tablicach, ustalanie priorytetów w skrzynce odbiorczej na urządzeniach mobilnych oraz reguły automatyzacji napisane prostym językiem. Wrike Copilot i agenci AI są dostępne w planie Business, który zawiera pakiet startowy działań AI Elite, a wyższe poziomy oferują jeszcze więcej.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Wrike sprzedaje licencje w pakietach, a nie pojedynczo: pakiety od 5 do 30 licencji, pakiety po 10 licencji od 30 do 100 oraz pakiety po 25 licencji powyżej tej liczby. Plan „Team” obejmuje maksymalnie 15 użytkowników, więc rozwijający się zespół w pewnym momencie musi zmienić plan i przejść na większy pakiet licencji. Zespoły porównujące to narzędzie z rozwiązaniem skupiającym się przede wszystkim na planowaniu mogą zapoznać się z artykułem „Microsoft Project vs. Wrike”.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Wrike

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Wrike najlepiej sprawdza się w utrzymywaniu porządku i widoczności w pracy nad projektami. Regularnie korzystam z funkcji przydzielania zadań, terminów, aktualizacji statusu oraz widoków projektów, aby zrozumieć priorytety i śledzić postępy. Gromadzenie tych informacji w jednym miejscu ułatwia koordynację, zwłaszcza gdy nad tym samym projektem pracuje wiele osób.

8. Todoist (Najlepsze rozwiązanie dla osób, które rejestrują zadania, wpisując zdanie)

Todoist to najlepsze rozwiązanie z tej listy, jeśli chodzi o problem rejestrowania zadań. Jego funkcja „Szybkie dodawanie” odczytuje zdanie i wyodrębnia z niego datę, godzinę, cykliczność, projekt oraz priorytet. To właśnie ta szybkość sprawia, że jest to aplikacja, którą ludzie trzymają tuż obok narzędzia zespołowego, i dlatego tak często pojawia się jako osobista część ustawień dwóch narzędzi.

Bezpłatny plan „Beginner” obejmuje pięć projektów osobistych, trzy widoki z filtrami, układy tablicowe i listowe oraz automatyczne przypomnienia o zadaniach z datą i godziną. Plan „Pro” dodaje 300 projektów osobistych, układ kalendarzowy, czas trwania zadań, blokowanie czasu, terminy, niestandardowe przypomnienia oraz pełną historię aktywności. Na przykład freelancer może prowadzić zadania dla klientów i sprawy domowe w oddzielnych projektach oraz rezerwować czas na skupienie w kalendarzu. Ten przewodnik po blokowaniu czasu dobrze współgra z tymi ustawieniami, a artykuł „Notion vs. Todoist” omawia alternatywę opartą na dokumentach.

Sztuczna inteligencja Todoist skupia się na rejestrowaniu zadań. Ramble przekształca mowę w zadania, a funkcja Task Capture Assist odczytuje tekst, obrazy i dokumenty — w planie Beginner dostępnych jest 10 sesji miesięcznie, a w planach płatnych korzystanie z tej funkcji jest nieograniczone. Wersja Pro oferuje dodatkowo Todoist Assist do automatyzacji rutynowych czynności oraz Email Assist, która przekształca przekazane e-maile w zadania.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Funkcje współpracy w Todoist są ograniczone, dopóki nie przejdziesz na plan Business. W ramach każdego planu można udostępnić projekt osobisty maksymalnie pięciu osobom, a bezpłatny zespół ma do dyspozycji do pięciu projektów zespołowych, jednak pełna przestrzeń robocza dla zespołu, obejmująca do 500 projektów zespołowych, role i foldery, wymaga planu Business. Dział, który potrzebuje właścicieli zadań, wspólnego statusu i raportowania obejmującego wszystkie projekty, szybko przekroczy te możliwości. Aby zapoznać się z podejściem opartym na AI do planowania tego samego zadania osobistego, zobacz porównanie Motion vs. Todoist.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o Todoist

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Bardzo podoba mi się to, jak proste i łatwe w obsłudze jest Todoist. Tworzenie zadań, ustalanie terminów i organizowanie mojej codziennej listy zadań do wykonania przebiega szybko i bezproblemowo. Pomaga mi to zachować porządek i trzymać się planu, nie sprawiając, że zarządzanie zadaniami wydaje się skomplikowane lub przytłaczające.

9. TickTick (najlepsze do planowania osobistego dzięki wbudowanemu kalendarzowi i timerowi skupienia)

TickTick łączy w sobie narzędzia, z których użytkownicy zazwyczaj korzystają w trzech osobnych aplikacjach: lista zadań, kalendarz i timer skupienia. Zadania można sortować według matrycy Eisenhowera na kwadranty pilnych i ważnych zadań, zaplanować w kalendarzu oraz realizować przy pomocy licznika Pomodoro, który śledzi czas skupienia poświęcony na każde zadanie.

Ten zestaw funkcji sprawia, że TickTick doskonale nadaje się do prowadzenia przemyślanej „listy cieni”: prywatnej warstwy planowania, która funkcjonuje równolegle z narzędziem zespołowym, a nie zastępuje je. Menedżer może przechowywać notatki ze spotkań w ramach poszczególnych zadań i sprawdzać w kalendarzu dni, w których praca się kumuluje, podczas gdy status zespołu pozostaje widoczny na wspólnej tablicy.

Na stronie z cennikiem TickTick w porównaniu planów znajduje się lista funkcji opartych na AI, ale nie są one opisane, dlatego w tym przypadku AI należy traktować jako mniej istotny czynnik przy podejmowaniu decyzji.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Free Plan obejmuje dziewięć list po 99 zadań każda, widok listy i widok Kanban, daty w języku naturalnym, przypomnienia oraz pięć nawyków. Wersja Premium zwiększa tę liczbę do 299 list po 999 zadań każda oraz dodaje wiele widoków kalendarza, widok osi czasu, czas trwania zadania, przypomnienia e-mailowe i pełne statystyki.

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Funkcja udostępniania w TickTick jest przeznaczona dla kilku osób, a nie dla całego zespołu. Lista udostępniona może obejmować dwóch członków w planie Free Plan i 29 w planie Premium, co wystarcza dla gospodarstwa domowego lub małego projektu, ale nie dla całego działu. Używaj tej aplikacji jako osobistego systemu, a status zespołu śledź w narzędziu stworzonym z myślą o zespołach.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o aplikacji TickTick

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Jest łatwe w obsłudze i łatwo zacząć z nim pracować — wystarczy po prostu zacząć i od razu tworzyć zadania. Bardzo podoba mi się możliwość tworzenia podzadań, a wszystko działa szybko i płynnie podczas klikania i otwierania elementów. Poza tym jest Free!

10. Things 3 (Najlepsze rozwiązanie dla użytkowników Apple, którzy chcą mieć listę, którą kupują tylko raz)

Aplikacja Things 3 firmy Cultured Code to osobisty menedżer zadań na Maca, iPhone’a, Apple Watch, iPada i Vision Pro. Została stworzona, by pomagać jednej osobie w planowaniu dnia, zarządzaniu projektami i dążeniu do celów, a ponadto dwukrotnie zdobyła nagrodę Apple Design Award. W kategorii pełnej miesięcznych subskrypcji Things jest dostępna w formie jednorazowego zakupu na każdą platformę.

Aplikacja została zaprojektowana w oparciu o przejrzystą listę codziennych zadań. Zadania gromadzisz w skrzynce odbiorczej, wybierasz te, które powinny znaleźć się w sekcji „Dzisiaj”, a pozostałe przypisujesz do projektów i obszarów. Zadania mogą pochodzić z innych aplikacji za pośrednictwem menu udostępniania, z aplikacji „Przypomnienia” firmy Apple lub być dodawane głosowo za pomocą Siri, dzięki czemu możesz je rejestrować z dowolnego miejsca, w którym się pojawią. Aplikacja nie posiada wbudowanej AI, co zadowoli każdego, kto potrzebuje listy, która nie przeszkadza w pracy.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Aplikacja Things 3 działa wyłącznie na urządzeniach Apple i jest przeznaczona dla jednej osoby. Nie ma wersji na Windows, Androida ani aplikacji internetowej, nie obsługuje też wspólnych projektów, więc nie może służyć jako system pracy dla zespołu korzystającego z różnych urządzeń. Wszystko, co członek zespołu musi zobaczyć, trzeba ręcznie skopiować do narzędzia zespołowego.

Co prawdziwi użytkownicy mówią o aplikacji Things 3

W jednej z recenzji użytkownika czytamy:

Jak już wspomniałem, do celów osobistych używam aplikacji Things, integrując ją z aplikacjami Apple Notes i Kalendarz (za pomocą skrótów). W przypadku działalności biznesowej lepszym rozwiązaniem jest Todoist, który umożliwia udostępnianie zadań, dodawanie komentarzy i załączników. Ponadto jest już zintegrowany z Kalendarzem Google. Jednak Things idealnie sprawdza się w przypadku zastosowań osobistych lub działalności jednoosobowej (na przykład freelancerów).

Inne narzędzia do zarządzania zadaniami, na które warto zwrócić uwagę

Notion (od 12 USD/użytkownik/miesiąc) traktuje zadania jako wiersze bazy danych wewnątrz stron, co sprawdza się w przypadku zespołów, które chcą mieć dokumenty i zadania w jednym miejscu. Jego podstawowym obiektem jest strona, więc nie spełnił on kryteriów kwalifikacyjnych do tej listy, a zespoły mające do wykonania wiele zadań ostatecznie same tworzą system zarządzania zadaniami.

Basecamp (od 15 USD/użytkownik/miesiąc) łączy zadania, fora dyskusyjne i udostępnianie treści klientom w jednej przestrzeni projektowej, co agencje cenią ze względu na widoczność dla klientów. Minusem jest możliwość dostosowania: recenzenci zauważają, że narzędzie to oferuje mniej opcji konfiguracyjnych niż większość narzędzi wymienionych w tym zestawieniu.

Any.do (od 4,99 USD/użytkownik/miesiąc) to osobisty planer z integracją z kalendarzem i inteligentnymi przypomnieniami na różnych urządzeniach. Minusem jest zakres funkcjonalności: dobrze radzi sobie z planowaniem codziennym, ale oferuje znacznie mniej opcji zarządzania zespołem niż wymienione powyżej narzędzia dla zespołów.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zadaniami?

Zacznij od „ukrytej listy”, którą Twój zespół już posiada. Zapytaj osobę, która przechowuje najwięcej zadań poza oficjalnym narzędziem, skąd pochodzą te zadania i dlaczego nie są one wprowadzane do systemu. Jej odpowiedź wskaże Ci, które z trzech opisanych wcześniej ustawień najlepiej pasuje do Twojego zespołu.

Szybkość jest zazwyczaj częścią tej odpowiedzi. Analiza Capterra obejmująca rok recenzji narzędzi do zarządzania zadaniami umieszcza słabą wydajność systemu na pierwszym miejscu listy najczęstszych wyzwań, a powolne działanie narzędzia to najszybszy sposób, by przenieść zadania do aplikacji do notatek.

Zanim zdecydujesz się na zmianę, przeprowadź jeden prawdziwy projekt w nowym narzędziu przez dwa tygodnie z całym zespołem, w tym z osobą, która obecnie prowadzi listę rezerwową. Jeśli pod koniec drugiego tygodnia ta osoba nadal zapisuje zadania gdzie indziej, oznacza to, że proces wprowadzania zadań jest zbyt powolny, niezależnie od tego, co mówi lista funkcji.

Umieść każde zadanie w miejscu widocznym dla całego zespołu

Kosztownym błędem jest zakup narzędzia stworzonego do śledzenia zadań i oczekiwanie, że ich rejestrowanie nastąpi samoistnie. Gdy dodawanie zadania zajmuje więcej czasu niż jego zapisanie, powraca „ukryta lista”, tablica staje się nieaktualna, a śledzenie zadań ponownie przejmują spotkania dotyczące statusu.

Niezależnie od tego, które narzędzie wybierzesz, oceniaj je na podstawie tego, co dzieje się z tymi spotkaniami. Gdy tablica jest aktualna, osoba oczekująca na wykonanie zadania może bez pytania sprawdzić, kto jest za nie odpowiedzialny i kiedy zostanie ono zrealizowane. Gdy liczba spotkań stale rośnie, zadania są przechowywane gdzie indziej.

ClickUp został stworzony właśnie po to, by rozwiązać ten problem. Lista osobista, notatnik i zadania z czatu zapewniają każdemu użytkownikowi szybkie miejsce do zapisywania zadań, a każde z tych zadań jest tym samym zadaniem, które zespół śledzi w ramach swoich projektów. Strona „Moje zadania” oraz widok LineUp pokazują każdemu, co należy wykonać w pierwszej kolejności, a superagenci mogą oznaczyć zadania, które od dłuższego czasu nie były aktualizowane, zanim ktokolwiek będzie musiał zwoływać spotkanie, aby się o tym dowiedzieć.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące najlepszego oprogramowania do zarządzania zadaniami

Jaka jest najlepsza darmowa aplikacja do zarządzania zadaniami?

Wybór najlepszej darmowej aplikacji do zarządzania zadaniami zależy od wielkości zespołu. W przypadku zespołów plan „Free Forever” serwisu ClickUp obejmuje nieograniczoną liczbę zadań i członków, a plan darmowy serwisu Trello pozwala na współpracę maksymalnie 10 osób w ramach jednego obszaru roboczego. Dla jednej osoby darmowy plan „Beginner” serwisu Todoist obejmuje pięć osobistych projektów z przypomnieniami, a darmowy plan serwisu TickTick – dziewięć list z kalendarzem i licznikiem Pomodoro.

Czy Office 365 posiada menedżera zadań?

Tak. Aplikacja Microsoft Planner jest dołączona do pakietu Microsoft 365 i działa w aplikacji Microsoft Teams oraz w przeglądarce internetowej, oferując widoki „Mój dzień”, „Moje zadania”, „Tablica”, „Siatka”, „Harmonogram” i „Wykresy”. Widok osi czasu, widok osób, cele i zależności wymagają planu Planner Plan 1 w cenie 10 USD miesięcznie na użytkownika rozliczanego rocznie, a aplikacja Planner Agent wymaga licencji Microsoft 365 Copilot.

Jakie są najlepsze narzędzia AI do zarządzania zadaniami?

Najskuteczniejsza sztuczna inteligencja do zarządzania zadaniami opiera się na rzeczywistych danych dotyczących zadań. W ClickUp można przypisywać zadania Super Agentom i wykonywać wzmianki za pomocą @, Asana oferuje miesięczny limit zapytań do sztucznej inteligencji w ramach płatnych planów, a dodatkowe zapytania kosztują 0,50 USD za sztukę, monday.com zapewnia miesięczne kredyty na sztuczną inteligencję w ramach płatnych planów, a funkcja Ramble w Todoist przekształca mowę w zadania. Sprawdź, w jaki sposób każde narzędzie rozlicza korzystanie ze sztucznej inteligencji, ponieważ kredyty, zapytania i oddzielne licencje wpływają na rzeczywistą cenę.

Jakie oprogramowanie do zarządzania zadaniami jest najlepsze dla małych firm?

Dla małej firmy najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami to takie, którego bezpłatny lub podstawowy plan obejmuje cały zespół. ClickUp, Trello i Jira oferują bezpłatne plany przeznaczone dla więcej niż dwóch osób, a bezpłatny plan Wrike nie ma limitu co do liczby użytkowników, ale ogranicza liczbę aktywnych zadań do 200. Bezpłatne plany Asany i monday.com ograniczają liczbę użytkowników do dwóch.

Jaka jest dobra aplikacja do zarządzania zadaniami osobistymi?

Todoist, TickTick i Things 3 to najlepsze aplikacje do zarządzania zadaniami osobistymi. Todoist pozwala najszybciej wprowadzać zadania prostym językiem, TickTick oferuje kalendarz, narzędzie do śledzenia nawyków oraz timer Pomodoro, a Things 3 to aplikacja dostępna w ramach jednorazowego zakupu na urządzenia Apple. Jeśli Twoje zadania osobiste muszą być widoczne również w projektach zespołowych, platforma taka jak ClickUp pozwala połączyć oba rodzaje zadań w jednym miejscu.