Rozproszenie uwagi i przerwy w pracy są zmorą każdego pracownika, który chce być produktywny - tak przynajmniej mówią statystyki.
Przeciętny pracownik przerywany co 11 minut . To poważna przeszkoda, ponieważ większość ludzi osiąga szczytową produktywność dla tylko 2 godziny i 53 minuty dziennie . Wyobraź sobie, jak wpływa to na ilość i jakość Twojej pracy. 🤔
A oto objawienie: Możesz powstrzymać ciągłe bombardowanie przerwami i odzyskać produktywność dzięki metodzie, która wyrównuje zadania, maksymalizuje wydajność i zmniejsza stres. Mowa o grupowaniu zadań, które wymaga wykonywania podobnych zadań w tym samym czasie. Znana jest z tego, że kładzie kres bezmyślnej wielozadaniowości, przywracając logikę do codziennych planów .
Ale jaki jest sekret jego skuteczności? Przekonajmy się!
Co to jest Task Batching?
Task batching to metoda organizacji pracy poprzez grupowanie podobnych zadań w celu ich jednoczesnego wykonania. Takie podejście może znacznie zwiększyć produktywność poprzez zmniejszenie czasu spędzanego w przełączanie kontekstu tj. przełączanie się między niepowiązanymi lub różnymi zadaniami w ciągu dnia.
Wyobraźmy sobie grafika pracującego nad stworzeniem trzech elementów dla projektu: banerów internetowych, logo i grafik w mediach społecznościowych. Zamiast przeskakiwać między różnymi wymaganiami projektowymi przez cały dzień, skrupulatnie tworzy partię zadań, aby zagłębić się w każdy element. Podczas tych sesji projektant zanurza się w nieprzerwanym skupieniu, wydobywając to, co najlepsze w swoim procesie twórczym dzięki zwiększonej zdolności poznawczej. 🌸
Wpływ grupowania zadań może wydawać się subtelny w naszym przykładzie, ale jest bardziej widoczny, gdy mamy do czynienia z różnymi obowiązkami, takimi jak komunikacja z klientem, spotkania zespołu, zadania administracyjne i inne sesje burzy mózgów **Batching zadań staje się źródłem ulgi w takich przypadkach, ponieważ masz skoncentrowany przepływ pracy zamiast rozproszonego.
Teraz, jeśli rysujesz podobieństwa między grupowaniem zadań i blokowaniem czasu, jesteś na dobrej drodze. Jednak niuanse między tymi dwoma techniki zarządzania czasem stają się oczywiste, gdy weźmie się pod uwagę konkretne przykłady i praktyczne zastosowania.
Blokowanie zadań a blokowanie czasu
Blokowanie zadań i blokowanie czasu to rozsądne sposoby na poprawę produktywności, ale mają one różne funkcje pod względem intencji:
- Zbieranie zadań: Technika ta wymaga grupowania powiązanych zadań i kończenia ich jednocześnie. Celem jest ograniczenie rozpraszania uwagi i utrzymanie jednego toku myślenia w celu zwiększenia produktywności
- Blokowanie czasu podejście to polega na przydzielaniu określonych okresów dnia do określonych zadań lub rodzajów pracy. Celem jest zapewnienie, że praca o wysokim priorytecie zawsze ma miejsce w harmonogramie
Obie techniki mogą być stosowane razem w celu zrównoważonego harmonogramu i głęboka praca . Możesz najpierw pogrupować podobne zadania, a następnie zablokować czas w swoim harmonogramie, aby się nimi zająć. W ten sposób zoptymalizujesz koncentrację i upewnisz się, że krytyczne zadania nie zostaną pominięte.
**Wskazówka: ClickUp oferuje narzędzia do wdrażania obu strategii produktywności w przepływie pracy. Niezależnie od tego, czy chcesz kodować kolorami i grupować podobne zadania, czy też utworzyć blok czasu na określone zadania, możesz uruchomić wiele timerów jednocześnie i lepiej śledzić swój dzień dzięki temu jednemu przystankowi aplikacja produktywności !
Dokładnie rejestruj czas spędzony na zadaniach i projektach w ClickUp
Korzyści z grupowania zadań
Jeśli nie przepadasz za grupowaniem zadań, te cztery korzyści sprawią, że zastanowisz się dwa razy. 😏
1. Większa koncentracja
Jedną z bardziej oczywistych korzyści płynących z grupowania zadań jest z czasem większa zdolność poznawcza. Im bardziej angażujesz się w tę metodę, tym bardziej biegły staje się twój mózg w odcinaniu się od zewnętrznego hałasu i skupianiu się na pojedynczym zadaniu przed tobą.
Według nieżyjący już neuronaukowiec Clifford Nass ludzki mózg jest tak skonstruowany, aby opierać się syrenie wezwanie wielozadaniowości . Jeśli czujesz, że twoja koncentracja i kreatywność maleją, przyjmij moc jednozadaniowości z otwartymi ramionami. 🤗
2. Lepsze zarządzanie czasem
Często, efektywne zarządzanie czasem może być trudnym aspektem pracy, zwłaszcza jeśli często przełączasz kontekst. Jednak w przypadku zadań podzielonych na partie, prawdopodobnie znacznie łatwiej będzie skrócić czas tracony na przełączanie zadań poprzez grupowanie powiązanych zadań. ⏰
Proces grupowania zapewnia jasną strukturę dnia, dzięki czemu nigdy nie zastanawiasz się, czym zająć się w następnej kolejności - masz ustalony plan i trzymasz się go. Zastanów się, ile czasu byś zaoszczędził, gdybyś odpowiadał na każdą otrzymaną wiadomość e-mail od razu, a nie sporadycznie w ciągu dnia.
To poprawi zarządzanie czasem uwalnia godziny, które można przeznaczyć na bardziej innowacyjne zadania, a nawet przestoje.
3. Mniej zwlekania i niezdecydowania
Prokrastynacja, cichy sabotażysta produktywności, rozwija się w cieniu niezdecydowania i niedotrzymanych terminów. Wszyscy byliśmy tam, złapani w jej sieć, obserwując, jak nasza lista niedokończonych zadań wydłuża się, podczas gdy my odwlekamy nieuniknione. Na horyzoncie pojawia się jednak nadzieja. 🌅
Poprzez grupowanie zadań w partie, usprawniasz swoją rutynę, minimalizując podejmowanie decyzji atak. Jest to błogosławieństwo dla zarządzania dużymi projektami, w których menedżerowie często czują się wyczerpani z powodu zmęczenie decyzjami .
4. Zmniejszony stres
Dzielenie zadań na partie to znak organizacji w chaosie współczesnej pracy i kojący balsam dla osób z niskim poziomem stresu i energii. Jeśli doświadczasz fizycznych i psychicznych obciążeń w pracy, takich jak bóle głowy i drażliwość, znajdziesz wytchnienie w uporządkowanej harmonii, którą zapewnia ta metoda. 😌
Co więcej, przekształcenie przytłaczającej listy rzeczy do zrobienia w łatwe do zarządzania partie zadań wywołuje falę pewności siebie. Podczas poruszania się po tych segmentach pracy, radość z wykonywania zadań staje się naturalnym motywatorem, utrzymując cię w harmonogramie i poprawiając ogólne wrażenia z pracy.
How to Task-Batch: 5 kroków do zaprojektowania skoncentrowanego przepływu pracy
Teraz, gdy jesteś już dobrze zaznajomiony z istotą grupowania zadań i masz jasne zrozumienie jego niezwykłych korzyści, następnym krokiem jest praktykowanie tego. Zebraliśmy pięć standardowych kroków związanych z procesem grupowania zadań - pokażemy również, jak wdrożyć każdy krok przy użyciu ClickUp .
Krok 1: Stwórz kompleksową listę rzeczy do zrobienia
Masz więc tydzień pełen zadań, dużych i małych. Dzięki grupowaniu zadań możesz opracować elastyczny harmonogram obejmujący wszystko, od głębokiej pracy o wysokiej stawce po codzienną pracę o niskiej wartości. Ale jest pewien haczyk - najpierw musisz utworzyć listę zadań. ✅
Aby rozpocząć batching, musisz znaleźć trochę wolnego czasu na uporządkowanie rzeczy. Zwizualizuj sekwencję swoich produktów i zanotuj je bez większego zastanowienia, aby wzmocnić swoją listę rzeczy do zrobienia.
Musisz być bardzo skrupulatny, aby nie pominąć mniejszych zadań. Dobra wiadomość- Zadania są dostępne w każdym planie ClickUp, aby to ułatwić. Oto jak utworzyć główną listę zadań na platformie:
- Przejdź do paska bocznego w obszarze roboczym ClickUp i najedź kursorem na miejsce lub folder, w którym chcesz utworzyć listę
- Kliknij ikonę plusa
- Wybierz Lista z dostępnych opcji
- Podaj nazwę swojej listy
- Kliknij na Utwórz listę
I tak oto masz nową listę gotową do użycia!
W ramach zadania ClickUp można łatwo tworzyć i organizować szczegółowe listy kontrolne z grupami rzeczy do zrobienia, które można nawet przypisać innym użytkownikom
Niezależnie od tego, czy jesteś nocnym planistą, czy wczesnym organizatorem, codziennie aktualizuj tę listę. Najszybszym sposobem na stworzenie pękającej w szwach listy jest skorzystanie z funkcji Szablon codziennej listy rzeczy do zrobienia ClickUp . Stworzony z myślą o prostocie, wyposażony we wszystkie narzędzia niezbędne do szybkiej identyfikacji zadań. W połączeniu z wbudowanymi integracjami i powiadomieniami, nie przegapisz żadnego rytmu. 🎼
Krok 2: Kategoryzowanie i sortowanie powiązanych zadań
Po utworzeniu listy rzeczy do zrobienia nadszedł czas, aby zagłębić się w sedno grupowania zadań, kategoryzując i sortując zadania. 🫀
Pierwszy krok polega na pogrupowaniu podobnych zadań. Mogą to być proste lub złożone zadania, które:
- Wymagają tych samych zasobów
- Są częścią tego samego projektu
- Mają podobny proces realizacji lub charakter
Na przykład, grupuj wszystkie zadania związane z wysyłaniem wiadomości e-mail, aby uniknąć ciągłych przerw lub kategoryzuj zadania związane z burzą mózgów i sortuj je w jednej partii. Możesz również skorzystać z funkcji ClickUp Generator list zadań AI aby efektywnie zorganizować swoją listę.
Zwiększ przejrzystość swoich projektów dzięki konfigurowalnym typom zadań i popraw organizację zarządzania zadaniami
Grupowanie zadań działa lepiej, gdy można je przeglądać w jednym miejscu. Widok listy ClickUp to sprytne narzędzie do monitorowania zadań wsadowych. Pozwala sortować listę według:
- Data rozpoczęcia : Przygotuj się na nadchodzące zadania
- Termin : Trzymaj terminy w zasięgu wzroku
- Szacowanie czasu : Oceń zadania na podstawie ich wagi
- Zarejestrowany czas : Identyfikacja zadań pochłaniających najwięcej czasu
- Przypisani : Sortuj według liczby lub nazwy przypisanych osób
- Pola niestandardowe : Twórz unikalne pola zadań dla wartości, budżetów, numerów kontaktowych i nie tylko
Na tym etapie można również zidentyfikować powtarzające się pola zadania, które można zautomatyzować z Automatyzacja ClickUp .
Krok 3: Ustaw priorytety zadań
Możesz posortować partie zadań na podstawie ich priorytetu lub pory dnia, w której jesteś najbardziej produktywny.
Rozwiązanie? Cztery kolorowe flagi wewnątrz Priorytety zadań ClickUp -To wszystko, czego potrzebujesz, aby bez wysiłku komunikować pilność i ważność zadań Tobie lub Twojemu zespołowi. Grupuj zadania w oparciu o następujące tagi:
- Pilne: Zidentyfikuj zadania o wysokiej wartości, które są najbardziej krytyczne dla Twojej pracy lub projektu. Są to zadania o najwyższym priorytecie, które wymagają natychmiastowej uwagi 🔴
- Wysokie: Rozważ zadania, które, choć nie są pilne, są nadal ważne dla twoich długoterminowych celów, więc powinny być wykonane raczej wcześniej niż później 🟡 Wysokie*
- Normalny: Przeznacz czas w swoim dniu pracy na inne zadania o normalnym priorytecie, ale nie zajmuj się nimi natychmiast. Zrób to w dogodnym dla siebie czasie 🔵
- Niski: Zadania o niskiej wartości nie są ani pilne, ani szczególnie ważne i można się nimi zająć w wolnym czasie lub je oddelegować ⚪
Szybkie ustawianie priorytetu zadania w zadaniu, aby poinformować, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Przejmij kontrolę, umieszczając elementy o wysokim priorytecie w swoich Zasobnik zadań zapewniając, że są one zawsze na pierwszym planie, gdy są potrzebne.
Krok 4: Zablokuj czas
Często, po ustaleniu priorytetów, ważne jest, aby zablokować określone godziny w kalendarzu, zsumować kilka partii zadań w tygodniu lub miesiącu i przypisać realistyczne terminy, aby uniknąć przekroczenia terminów. Tak, wracamy do blokowania czasu i tak, ClickUp może ci w tym pomóc.
Skorzystaj z dostępnych na platformie bezpłatnych zarządzanie zadaniami i szablony blokujące czas . Na przykład Szablon harmonogramu ClickUp 24 Hours świetnie nadaje się do codziennego blokowania czasu. Dostępne są również opcje planowania tygodniowego i miesięcznego.
Użyj tego szablonu, aby nadać wszystkim swoim zadaniom dedykowany przedział czasowy w kalendarzu ClickUp
Aby rozpocząć blokowanie czasu w ClickUp, dotrzymuj czasy rozpoczęcia i zakończenia zadań aż do ostatniej chwalebnej minuty. Oznacza to, że możesz wrzucić te zadania do Widok kalendarza i obserwuj, jak pojawiają się w Twoim Strona główna i powiadomienie ekrany.
Chcesz rozpocząć zadanie określonego dnia o określonej godzinie? To proste! Możesz wpisać to jak zwykły czat -Monday at 5 pm.
Użyj widoku kalendarza, aby śledzić terminy, aktywować przypomnienia, aby nigdy nie przegapić terminu i łatwo zarządzać projektami za pomocą ClickUp
Jeśli Twoja praca jest bardzo wrażliwa na czas, zalecamy skorzystanie z opcji Szablon terminów ClickUp aby organizować, ustalać priorytety i wizualizować terminy z większą kontrolą.
Krok 5: Śledź podobne zadania
Wspomnieliśmy wcześniej o widoku kalendarza, a to tylko jeden ze sposobów na śledzenia zadań . Możesz skorzystać z inne widoki na ClickUp jak:
- Widok Gantta : Wygląda jak mapa projektu. Możesz planować, zarządzać zasobami i dostrzegać kamienie milowe i przeszkody
- Widok osi czasu : Potraktuj to jako oś czasu zadania z przejrzystym układem do grupowania podobnych zadań
Masz złożone przepływy zadań? Spróbuj ustawić Zależności zadań w ClickUp, aby zapewnić, że większe i mniejsze zadania są wykonywane we właściwej kolejności.
Przeglądaj obciążenie zespołu za pomocą widoku osi czasu, aby śledzić postępy i dostosowywać terminy zadań
Pod koniec każdej partii poświęć trochę czasu na przejrzenie śledzonej pracy. Pozwala to ocenić wydajność i dokonać niezbędnych korekt dla przyszłych partii.
Wskazówki dotyczące trzymania się rutyny grupowania zadań
Konsekwencja jest kluczowa, gdy zarządzanie zadaniami . Choć na początku może wydawać się to trudne, trzymaj się rutyny, a wkrótce stanie się to drugą naturą. Oto kilka wskazówek, jak kontynuować:
- Wyznacz konkretne godziny batchingu: Łączenie zadań samo w sobie wymaga intensywnego planowania. Wyznaczenie określonych godzin na stworzenie rutyny zapobiegnie prokrastynacji
- Ogranicz rozpraszanie uwagi: Minimalizowanie przerw i rozpraszania uwagi podczas sesji wsadowych. Wyłącz niepotrzebne powiadomienia i stwórz skoncentrowane środowisko pracy, w którym niewiele rzeczy będzie Cię rozpraszaćcię spowalnia3. Rób przerwy: Uwzględnij krótkie przerwy między sesjami wsadowymi. Pomaga to w regeneracji mózgu i zapobiega wypaleniu
- Używaj przypomnień: Przydziel szacowany czas do zestawu zadań w partii i ustaw przypomnienia i terminy, aby pozostać na dobrej drodze
- Refleksja i dostosowanie: Regularnie oceniaj swoją rutynę grupowania zadań. Jeśli niektóre zadania lub czasy nie działają dobrze, bądź otwarty na dostosowanie i udoskonalenie swojego podejścia
Lektura bonusowa: Dowiedz się więcej o technice Pomodoro, która ułatwia zarządzanie czasem tutaj !
Batch It Up with ClickUp
Stawanie się bardziej produktywnym jest jak ciągła przygoda. Nawet jeśli wypróbowałeś już wiele sposobów na wykonanie zadań, to normalne, że masz ochotę się poddać. Ale jest jedna rzecz - każda nowa metoda, którą wypróbowujesz, jest jak mały zastrzyk energii, pomagający tobie i twojemu mózgowi przyzwyczaić się do nowych terenów.
Jeśli chodzi o wykonywanie zadań, posiadanie odpowiedniego oprogramowania jest kluczowe. Weź pod uwagę zarejestrowanie się w darmowych narzędziach, takich jak ClickUp . Jego pakiet funkcji zwiększających produktywność pomoże ci religijnie praktykować grupowanie zadań.
W końcu czas jest najcenniejszym zasobem, jaki posiadasz. Nie marnuj go - grupuj zadania! ✊