W erze wielozadaniowości wszystkie hacki na wydajność które zwiększają wydajność w pracy są kluczowe. Z wielu powodów!
Czy zdarza Ci się przełączać platformy do zrobienia różnych zadań w ciągu dnia? Nazywa się to przełączaniem kontekstu.
Business musi się skalować, a zdrowie psychiczne pracowników jest najważniejsze. Nie ma miejsca na dotarcie do końca dnia pracy z poczuciem wydajności i wyczerpania psychicznego, ale bez wykonania żadnych priorytetowych zadań. I to jest właśnie jedna z konsekwencji szalonego przełączania kontekstów.
Przełączanie kontekstów jest kosztownym problemem dla organizacji. Jest nieodłącznym elementem nowoczesnego miejsca pracy i zabija wydajność. Można jednak zmniejszyć jego negatywny wpływ na samopoczucie i jakość wyników pracy.
Zostań z nami, aby dowiedzieć się, z czym wiąże się zamiana zadań, ile kosztuje i co możesz z tym zrobić.
Czym jest przełączanie kontekstowe?
Przełączanie kontekstu to powodzenie w przełączaniu uwagi między wieloma niepowiązanymi ze sobą różnymi zadaniami w ciągu dnia pracy.
Na przykład, podczas przygotowywania slajdów do prezentacji, sprawdzasz również e-maile. Następnie przechodzisz do analizowania cotygodniowego raportu sprzedaży, po czym przerywasz tę czynność, aby odpowiedzieć na wiadomości błyskawiczne. I moglibyśmy tak dalej!
Naukowcy z MIT twierdzą
przełączanie się między zadaniami jest blokiem naszego codziennego życia. Ludzka zdolność do przełączania się między zadaniami jest ogromna, a nasze mózgi są przystosowane do elastyczności poznawczej.
Oznacza to, że jesteśmy w stanie przełączać się między kontekstami, do których mają zastosowanie różne zasady i plany działania. A to dlatego, że z natury pamiętamy informacje o jednym kontekście, gdy znajdujemy się w innym.
Niestety, elastyczność poznawcza ma swoją cenę - "koszt przełączania" Ponadto przełączanie kontekstów jest nieuniknioną częścią pracy w korporacji.
Jaki jest koszt przełączania kontekstów?
Rzeczywisty koszt przełączania kontekstu może różnić się w zależności od takich czynników jak konkretny system operacyjny, architektura sprzętowa i liczba przełączanych procesów. Różne badania i eksperymenty dostarczyły szacunkowych kosztów przełączania kontekstu w zakresie od kilku sekund do dziesiątek mikrosekund.
- Według przeglądu literatury dokonanego przezStephen Monsellczęste przełączanie się między zadaniami szkodzi wydajności i zwiększa liczbę błędów natychmiast po każdym przełączeniu.
- The Ameryka an P stowarzyszenie Psychologiczne (APA) podsumowało wiele wyników badań dotyczących kosztów przełączania kontekstu. Wyjaśniono, że ludzki mózg (pamięć robocza) nie został zaprojektowany do intensywnego przełączania zadań. I właśnie dlatego wydajność spada, gdy przełączanie zadań wzrasta, zwłaszcza pod względem złożoności.
- David Meyer wyjaśnił, że pracownicy, którzy stale przełączają zadania, tracą koncentrację tylko na kilkadziesiąt minut za każdym razem. Ale w wyniku tego są o 20-40% mniej wydajni.
- Badania pokazują zQatalog i Cornell University's Ellis Idea Lab, że pracownicy:
- Spędzają 36 minut na przełączaniu narzędzi i aplikacji każdego dnia
- Poświęcają średnio dziewięć i pół minuty na ponowne skupienie się
- Czują się o 43% bardziej zmęczeni
- Są o 45% mniej wydajni
Oczywiście, na pierwszy rzut oka może się wydawać, że przełączanie się między prostymi zadaniami nie stanowi większego kompromisu. Ale robienie tego przez cały dzień to zupełnie inny poziom. I aby odzyskać więcej czas skupienia i głębokiej pracy, Teams zawsze szukają sposobów na walkę z przełączaniem kontekstu, aby pojedyncze zadanie nie wydawało się kolejnym obciążeniem.
Co ciekawe, twórcy oprogramowania nie czują się bezproduktywni za każdym razem, gdy przełączają konteksty. Badanie przeprowadzone przez André N. Meyer stwierdził, że ci profesjonaliści przełączają zadania średnio 13 razy na godzinę. Jednak deweloperzy postrzegają siebie jako mniej wydajnych tylko w kilku konkretnych okolicznościach. Jedną z takich okoliczności jest na przykład półgodzinna dyskusja z kolegą z zespołu na niezwiązany z pracą temat.
Z drugiej strony, pisanie wiadomości błyskawicznej podczas oczekiwania na zakończenie kompilacji nie sprawia, że deweloperzy czują się mniej wydajni. W tym konkretnym scenariuszu są oni mniej skoncentrowani na wykonywanym zadaniu podczas rozpoczynania nowego.
Wreszcie, Sophie Leroy wyjaśniła, że pracownicy muszą przestać myśleć o jednym zadaniu, aby dobrze je wykonać po przejściu do innego. Badaczka doszła również do wniosku, że taki scenariusz jest mało prawdopodobny, jeśli pierwsze zadanie jest niedokończone i nie ma presji czasu, aby ukończyć je lub następne zadanie.
Przełączanie kontekstu a wielozadaniowość
Przełączanie kontekstu i wielozadaniowość to dwa różne podejścia do zarządzania wieloma zadaniami. Przełączanie kontekstu polega na szybkim przełączaniu się między zadaniami, często przerywając przepływ pracy i wymagając wysiłku umysłowego w celu ponownego skupienia się. Może to prowadzić do zmniejszenia wydajności i zwiększenia liczby błędów.
z kolei Multitasking polega na wykonywaniu wielu zadań jednocześnie. Może to być zrobione poprzez ustalanie priorytetów zadań i przydzielanie czasu na każde z nich. Chociaż wielozadaniowość pozwala na równoległy postęp, może również prowadzić do podzielonej uwagi i zmniejszonej wydajności. Wybór między przełączaniem kontekstu a wielozadaniowością zależy od charakteru zadań i indywidualnych preferencji dotyczących wydajności i skupienia.
Rodzaje przełączania kontekstu i jak z nimi walczyć
Teraz, gdy już wiesz, czym jest przełączanie kontekstowe, zobaczmy, jak wygląda ono w rzeczywistości.
Częste przerywanie
Istnieje ogromna różnica między przełączaniem kontekstu zainicjowanym przez ciebie lub kogoś innego. W tym drugim przypadku nie masz kontroli nad cyklem pracy, a tym bardziej nie masz ustalonego zarządzanie procesem podejście. Nowe zadanie może być poważnym wyzwaniem, jeśli ktoś pracuje w wielu projektach. Może to poważnie zakłócić przepływ pracy.
Zbuduj swój proces wsparcia w narzędziu ClickUp Mind Maps, aby zwizualizować cały cykl pracy
Weźmy przykład wsparcia IT. Co się stanie, jeśli zdefiniujesz, że każdy menedżer musi otworzyć bilet wsparcia dla zespołu IT, aby przyznać dostęp do aplikacji nowym pracownikom? To prawda! Mniej menedżerów będzie przerywać zespołowi IT z tego rodzaju prośbą.
Rozwiązanie przełączania kontekstu: Tworzenie reguł i procedur
Następnie zdefiniuj regułę z ramami czasowymi zespołu IT dla biletów przyznających dostęp do aplikacji. I w tej regule określ, na przykład, że menedżerowie muszą tworzyć te wnioski 30 dni przed datą przyjęcia pracownika. Na koniec utwórz listę do zrobienia z krokami do przyznania dostępu do różnych aplikacji. I określ warianty tej procedury dla różnych ról.
Sprawdź ClickUp's_ szablony cyklu pracy aby znieść niekończące się przerwy i chronić zespół przed przełączaniem kontekstu!
Niepotrzebne commity
Wszyscy tam byliśmy: próbując poruszać się po kalendarzu pełnym rozmów wideo, które nie musiały mieć miejsca. Nasza pamięć robocza może znieść tylko tyle, a niepotrzebna zmiana kontekstu może nas wykoleić.
Zastanów się najpierw, czy spotkanie jest opcjonalne dla twojej roli? Jeśli tak, po prostu je pomiń. W przeciwnym razie, czy potrzebujesz bezpośredniego kontaktu z kimś na tym spotkaniu? A jeśli tak, to czy mógłbyś kontynuować swoją pracę, gdybyś nie otrzymał informacji w tym czasie?
Jeśli odpowiedź brzmi "nie", czy potrzebujesz zobaczyć reakcje ludzi na Twój wkład na żywo? Czy musisz przezwyciężyć ich obiekcje? A może spodziewasz się wielu dyskusji?
Łatwo nadzoruj tygodniowe obciążenia członków zespołu dzięki szablonowi Employee Zarządzanie obciążeniem pracą Szablon autorstwa ClickUp
Rozwiązanie do przełączania kontekstowego: Definiowanie terminów spotkań
Cóż, naszą radą jest zdefiniowanie przedziałów czasowych spotkań. Musisz jednak być selektywny przed zaakceptowaniem kolejnej prośby o spotkanie. A jeśli koniecznie musisz uczestniczyć w wielu spotkaniach, pamiętaj o ich priorytetach i zaplanuj każde z nich na odpowiedni dzień i godzinę.
Krótko mówiąc, przełóż lub odrzuć spotkania, które niepotrzebnie podniosą cenę zmiany kontekstu. Ponadto zarezerwuj czas na zadania, które musisz zrobić sam lub regularnie i odrzuć spotkania zaplanowane na te godziny. To planowanie samodyscyplina pomoże ci zorganizować swoją pracę w widoku kalendarza.
Zaplanuj posty społecznościowe, blogi i ogłoszenia wraz z innymi zadaniami i spotkaniami za pomocą widoku kalendarza w ClickUp
Różne technologie
Jeśli stale sprawdzasz e-mail, wiadomości błyskawiczne i powiadomienia push na urządzeniach mobilnych, zbyt często przełączasz kontekst. Raportowanie przeprowadzone przez Adobe ujawniły, że pracownicy są przerywani prawie 14 razy dziennie przez e-mail, narzędzia do współpracy, komunikatory internetowe i powiadomienia z mediów społecznościowych.
Rozwiązanie do zmiany kontekstu: Przeznacz czas na konkretne narzędzia
Teraz możesz nie być w stanie wyeliminować ciągłego przepływu e-maili, wiadomości i powiadomień. Ale z pewnością możesz kontrolować sposób, w jaki wpływają one na twoją pracę.
Wybierz, kiedy zadanie ma się rozpocząć, aby nie rozpraszać się niezorganizowanymi, otwartymi zadaniami
Zarezerwuj czas do sprawdzenia i odpowiedzi na przychodzące zapytania i unikaj robienia tego poza tymi godzinami. Przeznacz różne sloty na określone narzędzia, aplikacje lub urządzenia mobilne, takie jak smartfon. I skonfiguruj te sloty tak, aby zmniejszyć koszty przełączania kontekstu, jednocześnie nie wpływając negatywnie na terminową komunikację.
Niezatłoczone zadania
Jeśli często zdarza ci się przeplatać powiązane zadania z innymi, musisz zacząć grupowanie im. Jest to fantastyczny sposób na uniknięcie niepotrzebnego przełączania kontekstu.
Rozwiązanie przełączania kontekstu: Zadania powiązane wsadowo
Grupowanie zadań polega na grupowaniu powiązanych zadań w celu zminimalizowania kosztów przełączania kontekstu. W końcu przełączanie kontekstu polega na naprzemiennym wykonywaniu niepowiązanych ze sobą zadań i posiadaniu narzędzia do zarządzania projektami aby Ci pomóc.
Wyświetlanie relacji między pojedynczym zadaniem a kamieniami milowymi w widoku Gantt w ClickUp
Przykładowo, analizowanie opinii klientów i raportowanie obsługi klienta to zadania związane z rozwojem produktu. A jeśli burza mózgów dotyczy mapy drogowej produktu, sensowne jest grupowanie tych ważnych zadań.
Mówiąc prościej, grupowanie zadań odpowiada wykonaniu jednego powiązanego zadania po drugim. A jeśli chodzi o rozwiązania wsparcia, Aplikacje Pomodoro są dość skuteczne w pomaganiu pracownikom w definiowaniu i utrzymywaniu koncentracji poprzez jedno zadanie lub wiele podobnych zadań.
Łatwe śledzenie czasu i harmonogramu dzięki szablonowi blokowania harmonogramu ClickUp Blokowanie czasu to kolejna skuteczna strategia, która polega na blokowaniu czasu w harmonogramie w celu grupowania podobnych zadań, aby uzyskać bardziej wydajny czas w pracy. Pobierz ten szablon ClickUp has szablony blokujące czas aby pomóc ci uniknąć kosztów przełączania kontekstu poprzez grupowanie zadań!
Zadania typu back-to-back
Czy czujesz, że nie masz czasu na oddech pomiędzy różnymi zadaniami? W takim razie musisz je buforować przez cały dzień.
Rozwiązanie przełączania kontekstu: Rób przerwy
Choć może się to wydawać sprzeczne z intuicją, robienie krótkich przerw między różnymi zadaniami (w tym spotkaniami) zwiększa koncentrację i wydajność. Doskonałym sposobem, aby o tym nie zapomnieć, jest skonfigurowanie kalendarza tak, aby domyślny czas trwania wydarzenia wykluczał czas na przerwę.
10 innych sposobów na uniknięcie przełączania kontekstu
- Zidentyfikuj swoje przełączniki kontekstowe: Rozpoznaj, kiedy przełączasz się między zadaniami i odpowiednio ustal priorytety.
- Ustaw priorytety: Określ najważniejsze zadania i skup się na nich w pierwszej kolejności.
- Blokuj czas na swoje zadania: Przydziel dedykowane bloki czasowe na określone zadania, aby utrzymać koncentrację.
- Stwórz środowisko wolne od rozpraszaczy: Zminimalizuj hałas, bałagan i zakłócenia w obszarze roboczym.
- Aktywnie zarządzaj pocztą e-mail: Sprawdzaj e-mail tylko w określonych godzinach, aby uniknąć ciągłych przerw.
- Stosuj techniki zarządzania czasem: Wypróbuj metody takie jak Technika Pomodoro, aby skupić się na jednym zadaniu w danym czasie.
- Zminimalizuj przerwy od współpracowników: Ustal granice i komunikuj potrzebę nieprzerwanego czasu pracy.
- Skonsoliduj powtarzające się spotkania: Zaplanuj spotkania razem, aby zminimalizować zakłócenia w głębokiej pracy.
- Ustal harmonogram dla niepilnych wiadomości: Ustaw konkretne godziny odpowiadania na powiadomienia i wiadomości.
- Audytuj czynniki rozpraszające i korzystaj z systemów opartych na wyzwalaczach: Identyfikuj i eliminuj czynniki rozpraszające, nagrywaj wideo z procesów i wdrażaj systemy minimalizujące przełączanie kontekstu.
Przykład przełączania kontekstu
Pozwól nam opowiedzieć Ci historię Pharmacy Mentor i tego, jak pomogliśmy im ograniczyć przełączanie kontekstu dzięki ClickUp. Pharmacy Mentor pracownicy byli przeciążeni e-mailami i stosowali niespójne praktyki zarządzania projektami. W związku z tym obsługa ich klientów była trudna.
Jakby tego było mało, pancerz aplikacji, z których korzystali, generował ciągłe przełączanie kontekstu. Nieuchronnie koszt każdego przełączenia kontekstu był wysoki, a wydajność spadała.
Konsolidacja narzędzi do zarządzania projektami Pharmacy Mentor podniosła poziom współpracy w całej firmie. Zamiast polegać osobno na Mniej Irytującym CRM, Trello, Dokumentach Google i narzędziu do tworzenia tablic, firma wdrożyła ClickUp. Teraz współpracują w ramach biletów zamiast niekończących się spotkań, e-maili i wiadomości błyskawicznych - aktywnie walcząc z przełączaniem kontekstu.
Współpracuj z klientami lub wewnętrznymi zespołami bardziej efektywnie dzięki wirtualnym Tablicom, aby pobudzać innowacje
I tak, ClickUp stał się jedyną platformą Pharmacy Mentor do współpracy z klientami, komunikacji i zarządzania projektami. Pozwoliło to na bardziej efektywne zarządzanie klientami i zapewnienie im lepszych doświadczeń - bez konieczności korzystania z różnych aplikacji.
Z Integracje ClickUp pharmacy Mentor podwoiła swoją wydajność. Dzięki automatyzacji i przypomnieniom ClickUp zmniejszyła się również liczba zduplikowanych zadań.
Zajrzyj na nasz blog, jeśli jesteś ciekawy_ najlepsze integracje ClickUp !
Zarządzaj wieloma zadaniami i ogranicz przełączanie kontekstu dzięki ClickUp
Jeśli masz już dość płacenia za przełączanie kontekstu, musisz przyjrzeć się konsolidacji narzędzi. ClickUp posiada obszerną listę natywnych integracji do tego celu. Zarządzanie wieloma zadaniami może być wyzwaniem, ale nie musi tak być.
Zredukuj przełączanie kontekstów z pomocą ClickUp do zarządzania projektami oraz zarządzanie zadaniami funkcje. Chcesz zobaczyć, jak ClickUp może jeszcze bardziej ograniczyć niepotrzebne przełączanie kontekstu i zaoszczędzić Twojemu zespołowi mnóstwo czasu?
Zaplanuj demo na żądanie z ClickUp!