Budżet projektu powinien informować zespół, jakie prace zostały zatwierdzone, ile ma kosztować realizacja oraz ile wyniesie całkowity koszt, jeśli obecny plan zostanie zrealizowany. Sama łączna kwota nie wystarczy, by odpowiedzieć na te pytania.
Jeśli realizujesz zlecenia na podstawie stałej opłaty lub ryczałtu, oddziel kwotę, którą pobierasz od klienta, od kosztów wykonania zlecenia. Następnie aktualizuj prognozę w miarę jak zespół zdobywa więcej informacji. W ten sposób można wykryć problem, gdy wciąż istnieją możliwości działania.
Najważniejsze wnioski
Najważniejsze wnioski
- Opracuj budżet na podstawie zdefiniowanego zakresu prac, szacowanej liczby godzin, wydatków związanych z projektem oraz określonych założeń.
- Śledź rzeczywiste koszty oraz prognozy dotyczące prac, które nie zostały jeszcze zakończone, a nie tylko już opłacone faktury.
- Co tydzień porównuj prognozę z zatwierdzonym budżetem kosztów.
- Traktuj wniosek o rozszerzenie zakresu jako decyzję dotyczącą zakresu prac, wynagrodzenia i harmonogramu, i uzyskaj zgodę przed rozpoczęciem zmienionych prac.
Na tej stronie: Jak sporządzić budżet projektu w 7 krokach · Jak rozpoznać schematy przekroczeń budżetu · Jak omówić zmianę budżetu · Najczęściej zadawane pytania dotyczące budżetu projektu
Czym jest budżet projektu?
Budżet projektu to zatwierdzona kalkulacja kosztów realizacji określonego zakresu prac. Zawiera on informacje o zakresie prac, przypisanych do nich zasobach, przewidywanych wydatkach, harmonogramie oraz założeniach leżących u podstaw kalkulacji.
Wyróżnij kwotę wynagrodzenia od klienta i budżet na realizację projektu. W przypadku projektu z wynagrodzeniem ryczałtowym Twoja prognoza powinna pokazywać, czy koszty realizacji pochłaniają większą część wynagrodzenia niż planowano. W przypadku umowy ryczałtowej śledź koszty uzgodnionych prac w każdym okresie rozliczeniowym.
Aby zapoznać się z praktycznym przewodnikiem dotyczącym opłat pobieranych od klienta, zobacz, jak obliczyć opłaty za zarządzanie projektami. Niniejszy artykuł skupia się na budżecie realizacji projektu i sposobach jego kontroli.
Co powinno znaleźć się w budżecie projektu?
Podaj wystarczająco dużo szczegółów, aby osoba, która nie sporządzała kosztorysu, mogła zrozumieć, co obejmuje budżet i w jaki sposób zespół będzie go śledził:
- Zakres i wyłączenia: wyniki, etapy weryfikacji, zależności oraz prace wykraczające poza zakres umowy.
- Praca: planowana liczba godzin w podziale na role lub pakiety zadań, pomnożona przez wewnętrzną stawkę kosztową stosowaną przez Twoją agencję.
- Wydatki związane z projektem: zatwierdzeni freelancerzy, materiały, licencje, koszty podróży lub inne koszty związane z tym zleceniem.
- Harmonogram: kiedy przewiduje się wykonanie prac i poniesienie związanych z nimi kosztów.
- Założenia i ryzyko: to, czego jeszcze nie wiesz, i co może wpłynąć na szacunki.
- Rezerwa: udokumentowana kwota przeznaczona na określone czynniki niepewności, o ile występują one w projekcie. Nie traktuj arbitralnej wartości procentowej jako uniwersalnej zasady.
- Własność i mechanizmy kontroli: kto aktualizuje rzeczywiste koszty, kto zatwierdza zmiany oraz jak często weryfikowana jest prognoza.
Zgodnie z wytycznymi brytyjskiego Urzędu ds. Infrastruktury i Projektów (UK Infrastructure and Projects Authority) dotyczącymi szacowania kosztów, kosztorys ewoluuje wraz z postępem projektu, pozostaje połączony z zakresem i harmonogramem oraz powinien być przedstawiony w postaci zakresu odzwierciedlającego ryzyko i niepewność. Wytyczne te dotyczą dużych projektów infrastrukturalnych w Wielkiej Brytanii, dlatego w niniejszym artykule wykorzystano zasadę szacowania kosztów, a nie szczegółowe mechanizmy kontroli stosowane w sektorze publicznym. Zobacz „Cost Estimating Guidance” (Wytyczne dotyczące szacowania kosztów), opublikowane 17 marca 2021 r.
Jak sporządzić budżet projektu w 7 krokach
1. Określ zatwierdzony zakres projektu
Zacznij od podpisanej oferty, zakresu prac lub innego zatwierdzonego dokumentu określającego zakres projektu. Przygotuj listę wszystkich elementów dostawy, kryteriów akceptacji, etapów weryfikacji, terminów realizacji oraz obowiązków klienta. Zapisz również wyłączenia. „Treść strony internetowej” nie jest elementem dostawy, który można uwzględnić w budżecie, dopóki nie wiesz, o jakie strony chodzi, kto dostarcza materiały źródłowe i ile etapów weryfikacji jest przewidzianych.
Odnotuj założenia, które mają wpływ na koszty. Przykłady obejmują termin przekazania informacji zwrotnej przez klienta, dostępność freelancera lub możliwość ponownego wykorzystania wcześniejszych badań przez zespół. Oznaczaj założenie jako „założenie”, dopóki ktoś go nie zweryfikuje.
2. Podziel pracę na wyniki i zadania
Podziel pracę na pakiety na tyle małe, aby można było oszacować ich nakłady. Dla każdego rezultatu projektu wymień kroki i role niezbędne do jego realizacji. Poproś osoby wykonujące pracę o sprawdzenie tego podziału. Krótki przegląd teraz jest tańszy niż odkrycie brakującej kontroli jakości po tym, jak zespół wyczerpie budżet.
Struktura podziału pracy (WBS) to jeden ze sposobów podziału prac projektowych na mniejsze elementy. Amerykański przewodnik GAO dotyczący szacowania i oceny kosztów (U.S. GAO Cost Estimating and Assessment Guide) poświęca szacunkom programów rządowych osobne rozdziały poświęcone WBS (rozdział 7, str. 56–69) oraz podstawowym zasadom i założeniom (rozdział 8, str. 71–79). Niniejszy artykuł czerpie z tej koncepcji organizacyjnej, nie uwzględniając jednak federalnych mechanizmów kontroli ani zarządzania wartością uzyskaną (Earned Value Management) opisanych w przewodniku.
3. Oszacuj koszty pracy i wydatki związane z projektem
Oszacuj liczbę godzin według ról lub pakietów zadań, a następnie pomnóż ją przez wewnętrzną stawkę kosztową stosowaną do planowania. Użyj stawki zatwierdzonej przez Twoją agencję, a nie tej, którą fakturowasz klientowi. Dodaj osobno koszty dostawców i wydatki związane z konkretnym projektem, aby można je było łatwo sprawdzić później.
Koszt pracy = planowana liczba godzin × wewnętrzna stawka kosztowa
Gdy zakres projektu jest nadal niepewny, należy podać zakres wartości lub przynajmniej zapewnić widoczność przyjętych założenii. Nie należy przedstawiać najniższej wartości szacunkowej jako pewnej tylko dlatego, że oferta wymaga podania jednej liczby. W przedmowie do przewodnika GAO definiuje się szacunek kosztów jako sumę poszczególnych elementów kosztów obliczonych przy użyciu ustalonych metod i wiarygodnych danych, a także stwierdza, że aktualizacje powinny uwzględniać rzeczywiste dane i zmiany w programie. Są to wytyczne dotyczące szacunków programów federalnych; w tym przypadku należy stosować zasadę identyfikowalności szacunków, nie twierdząc jednak, że artykuł jest w pełni zgodny z metodą GAO. Zob. GAO-20-195G, marzec 2020 r., Przedmowa, s. 2.
4. Dodaj rezerwę na konkretne czynniki niepewności
Zapisz ryzyka, które mogą spowodować wzrost kosztów, takie jak dodatkowy cykl weryfikacji, nieznane wymagania integracyjne lub niepotwierdzona oferta dostawcy. Zdecyduj, czy w kosztorysie należy uwzględnić rezerwę i w jakiej wysokości, biorąc pod uwagę te ryzyka oraz politykę Twojej agencji. Wyróżnij rezerwę jako osobną pozycję. Nie ukrywaj jej w godzinach pracy ani nie twierdz, że jeden procent pasuje do każdego projektu.
Przykład praktyczny: oszacuj koszt prac, a następnie sprawdź prognozę
Poniższe liczby mają charakter wyłącznie poglądowy. Nie są to rzeczywiste stawki agencji, wskaźniki rynkowe ani wyniki klientów. Zastąp je własnymi stawkami kosztowymi, ofertami dostawców i warunkami umów.
Załóżmy, że mamy do czynienia z projektem o stałej opłacie, w ramach którego klient zapłaci 24 000 dolarów. Planowany nakład pracy wynosi:
| Zarządzanie projektami | 20 | 60 dolarów za godzinę | 1 200 dolarów |
| Strategia | 28 | 80 dolarów za godzinę | 2 240 USD |
| Projektowanie | 36 | 70 dolarów za godzinę | 2 520 USD |
| Skopiuj | 32 | 65 dolarów za godzinę | 2 080 dolarów |
| Zbuduj | 64 | 85 dolarów za godzinę | 5 440 USD |
| Kontrola jakości | 20 | 60 dolarów za godzinę | 1 200 dolarów |
| Łączna planowana liczba roboczogodzin | 14 680 dolarów |
Dodaj 2 200 USD na koszty związane z dostawcami i inne koszty specyficzne dla projektu. Podstawowy kosztorys wynosi 16 880 USD. Zespół identyfikuje konkretne czynniki niepewności i odkłada oddzielną rezerwę w wysokości 2 000 USD, dzięki czemu zatwierdzony budżet kosztów wynosi 18 880 USD. W porównaniu z opłatą stałą w wysokości 24 000 USD planowana różnica wynosi 5 120 USD przed uwzględnieniem ogólnych kosztów ogólnych i podatków. Różnica ta nie stanowi zysku netto.
Rezerwa w wysokości 2 000 USD stanowi przykładowy element planowania w tym przykładzie, a nie zalecany procent.
5. Wpisz budżet do harmonogramu i uzyskaj zatwierdzenie
Przypisz każdy koszt do konkretnego rezultatu oraz okresu, w którym przewiduje się realizację prac. Odnotuj, kto jest odpowiedzialny za poszczególne szacunki i kto będzie aktualizował dane rzeczywiste. Upewnij się, że zakres, terminy, założenia i plan całkowitych kosztów są zgodne z umową z klientem oraz procesem zatwierdzania obowiązującym w Twojej agencji.
Po zatwierdzeniu planu zachowaj tę wersję jako punkt odniesienia. Jeśli plan ulegnie zmianie, odnotuj wniosek i jego skutki, zamiast po cichu zastępować pierwotny kosztorys. Pierwotny punkt odniesienia pomoże Ci dostrzec, co się zmieniło i dlaczego.
6. Co tydzień analizuj rzeczywiste koszty i prognozy
Dla każdego pakietu roboczego należy rejestrować rzeczywiste koszty pracy i dotychczasowe wydatki związane z projektem. Następnie należy oszacować koszt pozostałych prac. Koszty związane z dostawcami, na które podjęto zobowiązania, należy uwzględnić tylko raz, a nie raz jako fakturę i ponownie jako przyszłe prace.
Wykorzystanie budżetu to rzeczywiste koszty poniesione do danego momentu. Porównaj rzeczywiste koszty z kwotą planowaną na ten moment w harmonogramie. Jeśli prowadzisz śledzenie wykorzystania budżetu jako udziału w całkowitym budżecie, podziel rzeczywiste koszty poniesione do danego momentu przez zatwierdzony budżet. Sam ten udział nie stanowi wskaźnika zaawansowania projektu.
Szacunkowy koszt na koniec projektu = rzeczywisty koszt poniesiony do tej pory + szacunkowy koszt do zakończenia
Odchylenie prognozy = szacunkowa wartość po zakończeniu projektu – zatwierdzony budżet kosztów
Odchylenie dodatnie oznacza, że aktualna prognoza przekracza zatwierdzony budżet. Odchylenie ujemne oznacza, że prognoza jest niższa od budżetu. Żadna z tych wartości nie wyjaśnia sama w sobie przyczyny, dlatego należy przeanalizować ją w kontekście statusu realizacji i harmonogramu.
Na przykład w trzecim tygodniu zespół wydał 9 100 dolarów i szacuje, że do zakończenia projektu potrzeba jeszcze 10 400 dolarów. Prognoza wynosi 19 500 dolarów. W porównaniu z przykładowym budżetem kosztowym wynoszącym 18 880 dolarów prognoza przekracza go o 620 dolarów. Prognoza daje zespołowi szansę na sprawdzenie pozostałych zadań, potwierdzenie szacunków i omówienie opcji, zanim przekroczenie budżetu stanie się nieodwracalne.
Cotygodniowy przegląd stanowi przydatny punkt wyjścia dla tego cyklu pracy, ale nie jest uniwersalnym standardem. Należy przeprowadzać przeglądy częściej, gdy koszty zmieniają się dynamicznie lub zbliża się termin realizacji dużego zobowiązania wobec dostawcy. Należy porównać rzeczywiste koszty z przewidywanymi wydatkami na dany etap harmonogramu. Nie należy zakładać, że wydatki i postęp prac przebiegają w tym samym tempie, chyba że plan projektu zapewnia takie wsparcie.
7. Reaguj na odchylenia, zanim nastąpią zmiany zakresu
Jeśli prognoza przekracza zatwierdzony budżet, sprawdź szacunkowy zakres pozostałych prac i zidentyfikuj przyczynę. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby zdecydować, co można skorygować w ramach istniejącego zakresu. Jeśli klient chce wprowadzić zmiany w zakresie prac, udokumentuj ich wpływ na koszty i harmonogram oraz uzyskaj niezbędną zgodę przed zmianą planu.
Trzy typowe sytuacje powodujące przekroczenie budżetu, które warto wykryć na wczesnym etapie
- Dodatkowa praca pojawia się bez podjęcia decyzji. Na liście zadań pojawia się nowy element dostawy lub kolejna runda przeglądu, ale zatwierdzony zakres i szacunki pozostają bez zmian. Porównaj nowe zgłoszenia z zatwierdzonym zakresem i odnotuj ich wpływ na koszty oraz harmonogram przed rozpoczęciem prac.
- Godziny mijają, zanim zadanie zostanie ukończone. Realizacja zadania zajmuje więcej czasu niż planowano, a ważne prace wciąż pozostają do wykonania. Poproś właściciela zadania o nową prognozę czasu realizacji, sprawdź, czy nie ma konieczności ponownej pracy lub brakujących kroków, a następnie zaktualizuj prognozę, zamiast zakładać, że pozostała praca nie będzie wymagała dodatkowego nakładu czasu.
- Opóźnienie generuje dodatkowe koszty. Opóźnienia w zatwierdzaniu lub zablokowane zależności powodują, że prace muszą być wykonywane w pośpiechu, pracownicy są zmuszeni czekać lub zmienia się okres rezerwacji dostawców. Wspólnie przeanalizujcie harmonogram i zakontraktowane koszty. Przekażcie sprawę do wyższej instancji, póki zespół ma jeszcze możliwość zmiany zakresu prac lub terminów.
Prognoza jest przydatna tylko wtedy, gdy może wpłynąć na kolejne działania zespołu. Zapisz przyczynę, właściciela oraz datę kolejnego przeglądu wraz z liczbą.
Jak omówić zmianę budżetu z klientem
Nie zamieniaj nieformalnej prośby w pracę, która nie została zatwierdzona. Najpierw sformułuj ponownie wnioskowaną zmianę i sprawdź, czy mieści się ona w uzgodnionym zakresie. Następnie oszacuj jej wpływ na koszty, harmonogram i inne elementy projektu. Przedstaw klientowi jasne opcje, takie jak zastąpienie istniejącego elementu, dodanie opłaty i czasu lub odłożenie realizacji prośby na później.
Możesz powiedzieć: „Obecny zakres obejmuje zatwierdzoną stronę docelową i dwie rundy weryfikacji. Dodanie drugiej strony zmienia zakres prac. Możemy zastąpić inny element dostawy, wycenić dodatkową stronę i zaktualizować termin lub pozostawić to na późniejszy etap. Którą opcję powinniśmy uwzględnić w dokumentacji?”
Klient powinien zatwierdzić uzgodnioną zmianę na piśmie, zanim zespół zaktualizuje swój plan i rozpocznie dodatkowe prace. Dokładny proces znajdziesz w umowie oraz w zasadach zatwierdzania obowiązujących w Twojej agencji. Zgodnie z „Teal Book” organizacji Government Project Delivery wnioski o zmiany powinny zostać ocenione pod kątem ich wpływu na scenariusze bazowe przed podjęciem decyzji o ich zatwierdzeniu, odrzuceniu lub odroczeniu. Jest to zasada kontroli stosowana w sektorze publicznym, zaadaptowana tutaj jako uproszczony rejestr zmian wprowadzanych przez klienta; nie stanowi ona porady prawnej ani nie zastępuje umowy. Zobacz rozdział 22: Kontrola zmian, opublikowany 29 lipca 2024 r. i ostatnio zmodyfikowany 1 lipca 2026 r.
Istniejące szablony budżetów projektowych
Korzystaj z szablonu tylko wtedy, gdy jego struktura odpowiada zakresowi Twojego projektu. Opcje, do których linki są połączone poniżej, stanowią oddzielne punkty wyjścia, a nie substytut szacowania nakładu pracy.
Szablon matrycy zasobów projektu
Szablon zarządzania projektami z budżetem
Szablon wniosku o realizację projektu i zatwierdzenia
Szablon zarządzania kosztami projektu
Aby zapoznać się z innymi formatami, zajrzyj do zestawienia szablonów budżetów projektowych.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące budżetu projektu
Co powinien obejmować budżet projektu?
Uwzględnij zatwierdzony zakres, pakiety prac, planowane godziny, wewnętrzne stawki kosztów pracy, wydatki związane z projektem, harmonogram, założenia, ryzyka, rezerwę, rzeczywiste koszty oraz właściciela odpowiedzialnego za prognozę. Pamiętaj również o widoczności wyłączeń i zasad zatwierdzania.
Jak obliczyć budżet projektu?
Oszacuj koszt każdego pakietu prac, pomnóż planowaną liczbę godzin przez wewnętrzną stawkę kosztową, dodaj koszty dostawców i wydatki związane z konkretnym projektem, a następnie uwzględnij rezerwę na nieprzewidziane wydatki. Zsumuj poszczególne elementy, aby uzyskać zatwierdzony budżet kosztów. Opłatę klienta należy uwzględnić oddzielnie.
Jak często należy weryfikować budżet projektu?
W przypadku współpracy z agencją praktycznym punktem wyjścia jest cotygodniowa weryfikacja. Należy przeprowadzać ją częściej, gdy zakres prac lub koszty ulegają szybkim zmianom, a także przed podjęciem poważnych zobowiązań. Odpowiednia częstotliwość zależy od harmonogramu, struktury wydatków oraz potrzeb decyzyjnych.
Jaką rezerwę na nieprzewidziane wydatki należy uwzględnić w budżecie projektu?
Nie zakładaj, że jedna wartość procentowa pasuje do każdego projektu. Zidentyfikuj czynniki niepewności, zdecyduj, które z nich wymagają rezerwy, i udokumentuj, w jaki sposób ustalono jej wysokość. Jeśli nie potrafisz wyjaśnić, na co przeznaczona jest rezerwa, oznacza to, że jest to jedynie przypuszczenie.
Co należy zrobić, gdy prognoza przekracza budżet?
Zweryfikuj szacunkową wielkość pozostałych prac i zidentyfikuj przyczynę; pamiętaj, że wszelkie zatwierdzone rezerwy są już uwzględnione w zatwierdzonym budżecie kosztów, więc nie mogą one pokryć prognozy przekraczającej tę kwotę po raz drugi. Jeśli konieczna jest zmiana zakresu lub kosztów, omów opcje z klientem i uzyskaj wymagane zatwierdzenie przed wykonaniem dodatkowych prac.
Zacznij od struktury budżetu
Wykorzystaj szablon „Budżet projektu z WBS” jako punkt wyjścia do przyporządkowania zadań do szacunków kosztów. Dostosuj strukturę do zakresu projektu, polityki kosztowej i procesu zatwierdzania zmian, zanim wykorzystasz ją w pracy z klientem.