Zarządzanie budżetem ma złą sławę: Ludzie kojarzą je z nudnymi arkuszami kalkulacyjnymi i długimi raportowaniem wydatków . Ale zarządzanie budżetami projektów jest w rzeczywistości formularzem sztuki - a dla tych, którzy pracują w agencjach - niezbędnym dla modelu biznesowego firmy.
Dobry budżet projektu to coś więcej niż tylko dolary i centy - to kontekst. To narzędzie, które pomaga opowiedzieć o tym, co robi twój zespół i jak dobrze to robi.
Takie podejście do zarządzania budżetem projektu pomaga zobaczyć w czasie rzeczywistym, co działa, a co nie. Daje również twarde liczby do oceny procesu i doskonalenia umiejętności budżetowania w miarę upływu czasu. Oto kroki, które należy podjąć, aby ustawić i śledzić każdy budżet projektu, za który jesteś odpowiedzialny.
Czym jest budżet projektu?
Budżet projektu to plan finansowy, który przedstawia szacunkowe koszty wszystkich działań wymaganych do zakończenia konkretnego projektu. Obejmuje on wszystkie zasoby wymagane do zakończenia projektu, takie jak materiały, sprzęt, robocizna i inne wydatki.
Budżet projektu to nie "20 000 $" To jasny podział, w jaki sposób wydasz te 20 000 USD i dlaczego wydasz je w ten sposób.
Teoretycznie nowo zatrudniona osoba powinna być w stanie wejść do agencji i zrealizować stworzony budżet bez dodatkowych wskazówek. Niestety, nie jest to łatwe bez odpowiedniego podejścia i narzędzi.
Co powinien zawierać budżet projektu?
Tworzenie raportów budżetowych za pomocą pulpitów w ClickUp
Jako punkt wyjścia, budżet powinien zawierać trzy rzeczy:
- Całkowite koszty projektu: Robociznę, materiały i sprzęt
- Jakzasoby zostaną przydzielone: Alokacje budżetu projektu są zazwyczaj podzielone według rezultatów
- Oś czasu projektu : Określa, kiedy spodziewasz się wydać pieniądze związane z każdym z projektówrezultat projektu Wkrótce omówimy bardziej szczegółowo, jak uwzględnić każdy z tych elementów w budżecie.
Dlaczego zarządzanie budżetem projektu jest ważne?
Ponieważ budżet zawiera kontekst dotyczący projektu, można go wykorzystać do kierowania zespołem i śledzenia jego działań. Dobre zarządzanie budżetem może pomóc w
- Zakres projektu kontrola: Wszyscy kierownicy projektów agencyjnych mieli do czynienia z jednym klientem, który ciągle zmieniał swoje oczekiwania. Aktywne zarządzanie budżetem pozwala sprawdzić, czy te modyfikacje mieszczą się w pierwotnym zakresie projektuzakresu projektu czy też konieczna jest dyskusja w celu zresetowania oczekiwań.
- Kontrola kosztów projektu :Śledzenie swoich wydatków na bieżąco pozwoli na wczesne wykrycie nadwyżek, zanim dojdzie do sytuacji, w której zabraknie pieniędzy na ukończenie projektu. Zmiany kosztów są często poza twoją (lub twojego zespołu) kontrolą, ale sposób, w jaki sobie z nimi radzisz, jest pod twoją kontrolą - jeśli wyłapiesz je na czas.
- Śledzenie postępów: Gdy elementy budżetu projektu są powiązane z rezultatami, łatwo jest sprawdzić, na jakim etapie realizacji znajduje się każde zadanie. Jeśli nie wydałeś pieniędzy na, powiedzmy, czcionki potrzebne do strony internetowej, będziesz wiedział, że scena projektowania nie jest zakończona.
- Planowanie przyszłych projektów: Obserwowanie postępów w realizacji budżetu projektu pomoże ci lepiej oszacować następny projekt. Możesz zobaczyć, gdzie twoje prognozy nie pasują do rzeczywistości i poprawić swoje umiejętności prognozy.
Jak zarządzać budżetem projektu w 7 krokach
Teraz, gdy już wiesz, jak złożone jest zarządzanie budżetem projektu, możesz czuć się nieco onieśmielony. Nie martw się! Przy odrobinie planu, każdy może budować i zarządzać budżetami projektów. Przyjrzyjmy się, jak krok po kroku zbudować i zarządzać budżetem.
1. Tworzenie budżetu krok po kroku zarys projektuBędziesz chciał zacząć od
pełnego planu projektu który jest tworzony we współpracy z zespołem projektowym i wszystkimi zainteresowanymi stronami. Na tym etapie nie będziesz mieć nawet liczb do pracy - i to jest w porządku! Dobry budżet projektu wymaga znajomości całego zakresu projektu i każdego produktu, za który zespół będzie odpowiedzialny.
Sprawdź te_ szablony raportowania wydatków !
Widok osi czasu w ClickUp
To, że nazywamy to "konspektem", nie oznacza, że jest on szkieletowy. Będziesz musiał podzielić każdy rezultat na postępy krok po kroku, abyś mógł zobaczyć każdy zasób, który będzie potrzebny.
Załóżmy, że twój projekt to pakiet reklamowy w mediach społecznościowych. Będziesz potrzebował członków Teams do:
- Opracowania koncepcji kampanii
- Napisania i edycji tekstu
- Wyboru i zakupu zdjęć stockowych
- Realizować kampanię
- Śledzenie i raportowanie wydajności
Zaproś członków zespołu, aby sprawdzili podzadania każdego produktu. To oni rutynowo tworzą takie produkty, więc wiedzą wszystko, co składa się na końcowy produkt.
Bonus:_ Szablony księgowe !
2. Lista wszystkich wymaganych zasobów
Czas to pieniądz, podobnie jak zasoby takie jak freelancerzy, szkolenia i badania. Każdy krok podjęty przez Twój Teams będzie wymagał co najmniej jednej z tych rzeczy.
W ramach każdego podzadania utwórz listę wszystkich wymaganych zasobów. Oto kilka typowych zasobów projektu:
- Członkowie Teams: Ilu pracowników wewnętrznych będzie pracować nad projektem i przez ile czasu? Czy konieczne będzie również zatrudnienie freelancerów?
- Sprzęt i licencje: Czy będziesz potrzebować dostępu do fizycznego sprzętu lub narzędzi online? Czy będziesz je kupować od razu, czy płacić opłatę licencyjną - a jeśli to drugie, to na jak długo?
- Szkolenie: Jakich umiejętności będą musieli nauczyć się pracownicy, których jeszcze nie posiadają? Z jakich zasobów będą korzystać, aby nauczyć się tych umiejętności i ile czasu im to zajmie?
- Badania: Czy będziesz musiał zakupić badania branżowe lub badania pilotażowe, aby dowiedzieć się, na co zareagują twoi docelowi odbiorcy?
- Podróże i gościnność: Czy ktoś planuje wylatywać do lokalizacji klienta, organizować lunche biznesowe lub korzystać z wspólnych przejazdów, aby wykonywać obowiązki związane z projektem?
- Usługi profesjonalne: Czy wprowadziszkonsultantów lub innych ekspertów do kierowania projektem?
Użyj dziennika ryzyka ClickUp, aby zobaczyć, które zadania lub podzadania są zagrożone opóźnieniem lub nieukończeniem
Możesz mieć inne wydatki, takie jak zaopatrzenie i IT, związane z budżetem projektu, ale powyższa lista obejmuje najczęstsze zasoby wymagane przez zespoły takie jak twój.
Related: szablony listy cen !
3. Przypisanie kosztu do każdego zasobu
Po podzieleniu projektu na wszystkie potrzebne zasoby, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, ile będą one kosztować.
Istnieją cztery sposoby oszacowania budżetu projektu. Zapoznaj się z poniższymi opisami metod i wybierz jedną z nich w oparciu o strukturę swojej agencji i dostępne narzędzia.
Proces 1: Podejście odgórne
Jeśli masz już kwotę w dolarach przeznaczoną na projekt, Twoim zadaniem jest określenie, co możesz osiągnąć za pomocą posiadanych pieniędzy. Przypisz określoną kwotę do każdego produktu w oparciu o to, jak bardzo każdy krok wymaga zasobów. Następnie kierownicy projektów powinni przydzielić wszystkie podzadania.
Budżetowanie z podejściem odgórnym może wymagać zmniejszenia zakres projektu i zastanowić się nad bardziej opłacalnymi sposobami realizacji celów.
Proces 2: Podejście oddolne
Przypisz kwotę w dolarach do każdego zasobu, który znalazł się na liście w poprzednim kroku, a następnie zsumuj wszystko, aby uzyskać ostateczny budżet projektu. Będziesz musiał oszacować godziny pracy, stawki freelancerów i koszty narzędzi, aby uzyskać dokładną liczbę. Poproś swój zespół (lub kierowników projektów) o pomoc, jeśli nie masz pewności, co jest rozsądne dla danego elementu.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Proces 3: Analogiczny
Znajdź poprzedni projekt, który jest podobny do tego, który teraz budżetujesz, i wykorzystaj rzeczywiste koszty z tego projektu jako szacunki tego, czego będziesz potrzebować w tym projekcie. Ta metoda działa tylko wtedy, gdy 1) koszty poprzedniego projektu zawierały porównanie szacowanych i rzeczywistych kosztów oraz notatki o wszelkich nieoczekiwanych wydatkach i 2) zakres obu projektów jest praktycznie identyczny.
Proces 4: Podejście trzypunktowe
Ta metoda wymaga sporządzenia trzech różnych budżetów, a następnie ich uśrednienia. Będziesz musiał obliczyć:
- Budżet najlepszego scenariusza: Każdy krok jest zakończony w najkrótszym możliwym czasie, a wszystkie niezbędne zasoby można znaleźć za najniższą uczciwą stawkę.
- Budżet najgorszego scenariusza: Zostajesz w tyle i musisz płacić za nadgodziny lub opłaty za pośpiech, musisz kupić droższy sprzęt i tak dalej.
- Najbardziej prawdopodobny budżet: Ludzie trzymają się głównie harmonogramu, choć kilka kroków trwa nieco dłużej niż planowano, a ty nie otrzymujesz najniższych cen, ale też nie płacisz wygórowanych opłat.
Weź te trzy liczby i uśrednij je, aby obliczyć całkowity budżet. Rozważ przypisanie jednej z nich większej wagi niż pozostałym, zależnie od tego, który scenariusz uważasz za najbardziej prawdopodobny.
Jeśli jesteś rozdarty między metodami szacowania budżetu projektu, nie przejmuj się! Zawsze możesz je połączyć. Na przykład, możesz użyć szacunków oddolnych do zbudowania budżetu projektu dla metody trzypunktowej.
Bonus:_ Szablony propozycji budżetowych !
4. Dodaj nieprzewidziany przypadek
Środki na nieprzewidziane wydatki to fundusz "o nie" na wypadek, gdybyś naprawdę doszedł do zrobienia budżetu według najgorszego scenariusza. Jest to istotna część planu zarządzania ryzykiem kosztowym .
Zazwyczaj fundusz awaryjny wynosi 5-10% całkowitego budżetu projektu. Być może nie będziesz musiał często sięgać po środki awaryjne, co jest świetnym rozwiązaniem!
Ale każdy budżet projektu powinien je mieć, na wszelki wypadek.
Bonus:_ szablon modelu biznesowego Canva
5. Udokumentuj swój budżet
Gdy masz już wszystkie rezultaty i załączone do nich liczby, nadszedł czas na sporządzenie oficjalnego dokumentu budżetowego. Uwielbiamy używać ClickUp do budżetowania projektów (a poniżej udostępniamy kilka przydatnych szablonów!).
Jeśli nie korzystasz z ClickUp (jeszcze), zalecamy użycie darmowego oprogramowania do zarządzania projektami zamiast arkusza kalkulacyjnego. Dobra aplikacja ułatwia organizowanie i aktualizowanie wszystkich potrzebnych informacji.
A skoro już o tym mowa, dokument budżetu projektu powinien zawierać:
- Każdy produkt (i wszystkie podzadania dla każdego z nich), wraz z ostatecznymi terminami oraz terminami wewnętrznymi.
- Elementy poniżej każdego podzadania z każdym wymaganym zasobem i jego oczekiwanym kosztem.
- Przewidywany termin wydania pieniędzy na każdy zasób w oparciu o harmonogram projektu.
- Przestrzeń na listę rzeczywistych kosztów i dat wydatków, dzięki czemu można aktualizować budżet w miarę rozwoju projektu.
- Kto jest odpowiedzialny za każdy element: Kto będzie zbierał rachunki za podróże? Kto będzie nadzorował faktury freelancerów?
Po uzyskaniu wszystkich tych informacji, zsumuj całkowite koszty dla każdego produktu lub kamienia milowego, aby obliczyć przewidywany budżet projektu.
Błyskawicznie sprawdzaj postępy w oparciu o kamienie milowe, zadania, czas, aktywność i nie tylko.
Ostatnim krokiem jest poproszenie członków zespołu pracujących nad projektem o ponowne przejrzenie budżetu, aby upewnić się, że niczego nie przeoczyłeś. O wiele lepiej jest wychwycić błąd na tej scenie niż w połowie procesu budżetowania projektu.
6. Zatwierdzenie budżetu projektu
Możesz przedstawić swój budżet klientowi lub po prostu przedłożyć go szefowi lub innym interesariuszom. Dostosuj swoją prośbę do odbiorców.
Upewnij się jednak, że zawierasz szczegóły, które pokazują, w jaki sposób budżet doprowadzi do pożądanych wyników projektu - i w jaki sposób każde zmniejszenie finansowania spowoduje konieczność zmian zakresu. Praca zrobiona w poprzednich krokach ułatwi ci uzasadnienie wniosku o budżet projektu.
Konwertuj komentarze na zadania ClickUp lub przydzielaj je zespołowi, aby błyskawicznie zamieniać myśli w elementy działania
7. Monitoruj (i dostosowuj) swój budżet
Budżet może pomóc w śledzeniu postępów i kontrolowaniu kosztów i zakresu tylko wtedy, gdy jest aktualny. Nie musisz aktualizować budżetu zaraz po każdym zakupie, ale powinieneś zarezerwować czas na dodanie wydatków i sprawdzenie, czy nie odbiegasz zbytnio od szacowanych kosztów.
Optymalna częstotliwość aktualizacji będzie się różnić w zależności od długości każdej sceny i/lub czasu pomiędzy poszczególnymi rezultatami. Budżet obejmujący wiele wydatków na reklamę w mediach społecznościowych może wymagać aktualizacji co kilka dni; budżet projektu 200-stronicowej strony internetowej może być w porządku przy cotygodniowej lub dwutygodniowej odprawie.
Jeśli dojdzie do zrobienia poważnych rozbieżności między budżetem a rzeczywistymi wydatkami, należy przejść do trybu łagodzenia. Po pierwsze, dowiedz się, co poszło nie tak. Czy przegapiłeś podzadanie, którego zakończenie zajęło freelancerowi cały dzień? Czy klient zerwał umowę? swój plan projektu w połowie realizacji zadania, więc musiałeś się cofnąć?
Proste dodawanie wartości pieniężnych do zadań w celu śledzenia budżetów projektów
Za każdym razem, gdy zidentyfikujesz błąd, sprawdź, czy został on powtórzony w innych scenach i rezultatach. Na koniec należy sprawdzić, czy rezerwa pokryje nieoczekiwane przekroczenie budżetu. Jeśli nie, to czy możesz realokować zasoby lub znaleźć sposób na wykorzystanie mniejszej ilości zasobów w podzadaniach, których zespół jeszcze nie rozpoczął?
A może musisz przedyskutować inne opcje?
Dyskusje te mogą dotyczyć szefów lub klienta i nie są przyjemne. Ale im szybciej je przeprowadzisz, tym bardziej prawdopodobne jest, że znajdziesz rozwiązanie, które przynajmniej będzie działać dla wszystkich, nawet jeśli nie jest idealne.
Upewnij się, że wszelkie zmiany zostały zapisane w budżecie projektu wraz z notatkami, abyś mógł zapamiętać, co poszło nie tak i zaplanować dokładne wydatki w przyszłości.
Sprawdź te_ szablony księgi głównej !
5 szablonów do zarządzania budżetami projektów
W tym momencie wiesz już, że budżety są skomplikowane - dlaczego więc nie ułatwić sobie życia za pomocą szablonu? Będziesz zaoszczędzisz czas przy wszystkich ustawieniach i mieć dostęp do Doskonałe pulpity nawigacyjne ClickUp aby pomóc w wizualizacji budżetowania i postępu projektu.
Oto pięć naszych ulubionych darmowych szablonów ClickUp, które sprawią, że w mgnieniu oka staniesz się profesjonalistą w zarządzaniu budżetem:
1. Szablon konspektu projektu ClickUp
Ten szablon ClickUp Doc ułatwia tworzenie konspektów projektów od początku do końca
Ponieważ proces budżetowy rozpoczyna się od pełnego zarysu projektu, dlaczego nie rozpocząć go od Szablon zarysu projektu ClickUp ? Ma przestrzeń na dodanie wszystkiego, czego potrzebujesz do planowania przedbudżetowego:
- Tło projektu
- Wprowadzenie do projektu
- Cele
- Ograniczenia i założenia
- Oś czasu
- Kluczowe rezultaty
- Budżet i inwestycje
Nie będzie to jedyny szablon potrzebny do stworzenia budżetu projektu, ale będzie to pierwszy szablon, którego należy użyć podczas procesu budżetowania. Pobierz ten szablon
2. Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp
Trzymaj się budżetu dzięki temu szablonowi matrycy zasobów projektu od ClickUp
Szacowanie kosztów wymaga matematyki... dużo matematyki. Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp poprowadzi Cię przez te obliczenia, wskazując, gdzie umieścić liczby i obliczając ostateczne kwoty za pomocą pola formuły .
Można go używać do szacowania kosztów dla wszystkich rodzajów zasobów (robocizna, sprzęt, koszty ogólne, narzędzia SaaS i surowce), więc nie bój się go używać nawet w najbardziej nieprawdopodobnych projektach. Widoki tego szablonu obejmują:
- Przewodnik dla początkujących
- Tablica Kanban
- Formularz wprowadzania zasobów
- Lista zasobów
- Tabela kosztów
- Oś czasu
Funkcje te ułatwiają wprowadzanie szacunkowych kosztów, planowanie projektu zarządzanie zasobami i zobacz, gdzie powinieneś być pod względem budżetu w dowolnym momencie oś czasu budżetu. Pobierz ten szablon
3. Szablon rezultatów projektu ClickUp
Uzyskaj widok z lotu ptaka na wszystkie rezultaty, przypisanych właścicieli, oś czasu i budżet, aby pozostać na dobrej drodze
W tym momencie wiesz już, jak ważne jest rozbicie budżetu projektu na poszczególne elementy (a następnie na podzadania). Szablon rezultatów projektu ClickUp zawiera niestandardowe pola dla budżetu, pozostałego budżetu i dotychczasowych wydatków.
Oferuje sześć widoków - w tym widok Gantta i listę budżetowania projektu - oraz automatyzację, która opublikuje komentarz, gdy dowolne niestandardowe pole zostanie zmienione przez kierownika zespołu lub kierownika projektu.
Innymi słowy, szablon ten jest gotowym do użycia przez agencje narzędziem do śledzenia budżetu na żywo. Z tym szablonem zarządzanie budżetami będzie dziecinnie proste. Pobierz ten szablon
4. Szablon wniosku o zatwierdzenie projektu ClickUp
Ten szablon ClickUp pomaga podzielić proces zatwierdzania na dedykowane fazy
Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanego i dogłębnego narzędzia do śledzenia niż szablon Project Deliverables, przejdź do strony Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp .
- Zawiera on gotowe widoki List, Kanban i Gantt, dzięki czemu możesz uporządkować swoją listę rzeczy do zrobienia i zobaczyć oś czasu na pierwszy rzut oka.
- Wstępnie zapisana lista wymaga jedynie dodania szczegółów, więc nie tworzysz projektu od zera.
- Dostępnych jest sześćPola niestandardowe w ClickUpw tym budżet, wydane środki i pozostały budżet.
Możliwe jest ustawienie terminów i priorytetów, co może pomóc w dokonywaniu korekt budżetu, jeśli okażą się one konieczne. Pobierz ten szablon
5. Szablon do zarządzania kosztami projektów ClickUp
Uzyskaj widok z góry całego budżetu i zarządzaj nim za pomocą tego szablonu ClickUp
Jeśli masz wiele budżetów projektów do zarządzania, użyj Szablon do zarządzania kosztami projektów ClickUp dla ogólnego widoku wszystkiego. Szablon ten zawiera sześć statusów (obejmujących wszystko, od nowych projektów, przez zmieniające się budżety, po zakończone projekty) i sześć widoków:
- Lista projektów
- Tabela kosztów projektów
- Tablica procesów zatwierdzania
- Przewodnik dla początkujących
- Kalendarz
- Formularz wniosku o zwrot kosztów projektu
Jest to jedyny szablon do zarządzania projektami, który rządzi wszystkimi - i zapewni ci absurdalną organizację. Pobierz ten szablon
Zarządzanie budżetami projektów: Najlepsze praktyki zapewniające powodzenie
Po dostarczeniu wszystkiego i opłaceniu wszystkich rachunków, nadszedł czas na ponowne przeanalizowanie budżetu i sporządzenie notatek na temat wszelkich zmian wprowadzonych w trakcie projektu. Możesz oczekiwać, że wyciągnięte wnioski będą miały zastosowanie do podobnych projektów w przyszłości.
Rozmawialiśmy o tym, jak każdy budżet opowiada historię pracy Twojego zespołu. Wyczyszczony i szczegółowy pomaga zapamiętać szczegóły projektu, nawet jeśli nie zdążysz go od razu przejrzeć.
Zobacz elementy, które dodałeś po fakcie, zadania projektu, które pochłonęły więcej zasobów niż oczekiwano i korekty, które wprowadziłeś w połowie strumienia, aby utrzymać wszystkich w budżecie. Utwórz dokument (lub skorzystaj z usługi Szablon podsumowania projektu ClickUp ), aby śledzić swoje spostrzeżenia.
Przejrzyj te informacje przed rozpoczęciem każdego budżetu, aby nie popełnić tego samego błędu dwa razy. Sukces w zarządzaniu projektami oznacza powodzenie projektu... więc poświęć trochę czasu na stworzenie procesu budżetowania projektu, który jest dokładny i przemyślany.
Połącz swoją wiedzę z naszymi wspaniałymi narzędziami, aby tworzyć budżety, które doprowadzą do powodzenia projektów Rozpocznij z ClickUp już dziś!