Jak napisać kartę projektu (z przykładami)?

Powodzenie projektów nie dzieje się tak po prostu; zaczynają się one od solidnego fundamentu - karty projektu.

Chociaż koncepcja karty projektu istnieje już od jakiegoś czasu, Instytut Zarządzania Projektami (PMI) dopiero niedawno podkreślił jej znaczenie w przewodniku Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide.

W trzeciej edycji PMBOK Guide dodano nowy proces "Opracowanie Karty Projektu", czyniąc go bardziej widocznym i istotnym elementem zarządzania projektami.

Jednak stworzenie karty projektu jest wyzwaniem. Masz interesariuszy, którzy śledzą Twoje działania, zbliżające się terminy i zespół profesjonalistów do koordynacji.

Mając tak wiele do zrobienia, nie można pozwolić sobie na "machlojki". Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest potknięcie się o przerażającą "śmierć przez tysiąc cięć papieru" - uwikłanie w te małe decyzje, które mogą powoli wykrwawić twój projekt.

Jeśli chcesz ustawić swój projekt na powodzenie, ten artykuł poprowadzi Cię krok po kroku, jak stworzyć kartę projektu.

Od zrozumienia podstaw karty projektu i najlepszych praktyk po inne alternatywy karty projektu, mamy wszystko, czego potrzebujesz.

Czym jest karta projektu?

PMBOK Guide, 3rd Edition, opisuje kartę projektu jako "dokument, który formalnie jest autorem projektu"

Karta projektu zawiera listę celów projektu, określa role i obowiązki zaangażowanych osób, dostarcza oczekiwany budżet, identyfikuje ryzyka oraz zapewnia oś czasu i wskaźniki do pomiaru powodzenia projektu

Ale hej, do zrobienia czego? Cóż, karta projektu:

• Zapewnia jasność i przejrzystość dla wszystkich zaangażowanych stron, prowadząc do płynniejszej komunikacji i bardziej spójnej pracy zespołowej
• Pomaga utrzymać projekt na właściwym torze, zmniejszając ryzyko nieporozumień, niedotrzymania terminów lub przekroczenia budżetu
• Zapewnia jeden punkt odniesienia, gwarantując, że wszyscy interesariusze mają dostęp do tych samych informacji i rozumieją zakres i cele projektu

Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu elementowi karty projektu.

Skład karty projektu

Karta projektu musi zawierać przegląd projektu, zwykle na 2-4 stronach, zależnie od jego złożoności i długości.

Oto kluczowe elementy, które składają się na dobrze napisaną i szczegółową kartę projektu.

1. Nazwa i opis projektu

**Nazwa projektu powinna być zwięzła, ale opisowa. Wraz z nazwą należy również napisać krótki opis projektu w kilku linijkach, które uchwycą istotę twojego pomysłu.

Oto przykład:

Nazwa projektu: Przeprojektowanie portalu niestandardowego

opis: Przeprojektowanie portalu klienta w celu poprawy doświadczenia użytkownika, wydajności i zaangażowania

2. Wizja i cel (cele)

**Wizja dyktuje kierunek projektu i to, co chcesz osiągnąć jako szerszy cel. Informacje te są kluczowe, aby pomóc zrozumieć, dlaczego projekt jest podejmowany.

Celem jest przełożenie tej wizji na mniejsze, osiągalne i możliwe do wykonania zadania, aby zapewnić jaśniejszą perspektywę.

Na przykład,

wizja: Ulepszyć naszą obecność online i zwiększyć zaangażowanie klientów o 25% w ciągu sześciu miesięcy

cel:_

• tworzenie i dystrybucja angażujących filmów marketingowych
• przeprowadzanie ankiet wśród klientów w celu zebrania spostrzeżeń i zwiększenia interakcji_

3. Zakres projektu

Przed rozpoczęciem projektu najlepiej jest zdefiniować wszystko, co on obejmuje, aby uniknąć nieporozumień lub zakres projektu creep later. **Ta sekcja zawiera szczegółowe informacje o tym, które działania lub zadania mieszczą się w zakresie projektu, a które nie

Oto jak wyglądałaby ta sekcja w odnowionej karcie projektu:

Zakres: Przeprojektowanie strony głównej, stron produktów i menu nawigacyjnego

poza zakresem: Przepisywanie blogów_

4. Kluczowi interesariusze

Lista kluczowych interesariuszy obejmuje wszystkich, którzy zainwestowali w powodzenie projektu lub są dla niego niezbędni. Pomaga ona utrzymać płynną komunikację w trakcie projektu i wyjaśnia role i obowiązki każdego z interesariuszy.

Oto jak wygląda typowa lista interesariuszy dla projektu budowlanego:

główny architekt (imię i nazwisko, e-mail)_

główny inżynier (imię i nazwisko, adres e-mail)_

kierownik projektu budowlanego (imię i nazwisko, adres e-mail)_

kierownik budowy (imię i nazwisko, adres e-mail)_

5. Zidentyfikowane zagrożenia i ograniczenia

Identyfikacja potencjalnych wyzwań, które mogą mieć wpływ na projekt i rozpoznanie ograniczeń budżetowych jest niezbędna. **Uwzględnienie tych aspektów pozwala zespołowi na opracowanie i włączenie planów awaryjnych do oczekiwań projektu

niektórymi zidentyfikowanymi zagrożeniami dla projektu budowlanego mogą być rosnące koszty surowców lub niedostępność siły roboczej

6. Budżet projektu

Przedstawiając projekt, ważne jest, aby poinformować o związanych z nim kosztach. Budżet projektu określa wymagania finansowe i dostarcza szczegółowego podziału wydatków, oferując wgląd w zarządzanie kosztami projektu .

załóżmy, że oferujesz rozwój nowego produktu firmie programistycznej. Tak będzie wyglądać sekcja budżetu projektu:_

projekt - $20,000

rozwój - $15,000_

testowanie - $10,000_

marketing - $5,000_

7. Role i obowiązki zespołu projektowego

Znasz wszystkich, którzy są zaangażowani w realizację projektu. Ale co, jeśli role się pokrywają lub są niejasne? **Ta sekcja definiuje wewnętrzne role i obowiązki zespołu, aby upewnić się, że wszyscy znają swoje obowiązki

Sekcja ta zazwyczaj wygląda następująco:

Sarah Parker (kierownik projektu) - odpowiedzialna za nadzorowanie oś czasu projektu i koordynacja zadań

john Williamson (ekspert SEO) - odpowiedzialny za poprawę rankingu strony internetowej_

8. Oś czasu i kamienie milowe projektu

Rozważ te dwa stwierdzenia.

Stwierdzenie 1: "Zwiększenie zaangażowania w mediach społecznościowych i widoczności marki"

Stwierdzenie 2: "Zwiększenie zaangażowania w mediach społecznościowych o 30% i widoczności marki o 40% w ciągu najbliższych sześciu miesięcy"

Które z tych dwóch stwierdzeń najprawdopodobniej zaakceptujesz? Drugie, ponieważ daje oś czasu i kamienie milowe do osiągnięcia.

Przedstawiając projekt, ważne jest, aby określić całkowity czas wymagany do jego zakończenia i ustalić kluczowe kamienie milowe. **Umożliwia to interesariuszom monitorowanie postępów i bycie na bieżąco z osią czasu projektu

aby to zilustrować, rozważmy agencję marketingową wdrażającą ClickUp , kompleksowy oprogramowanie do zarządzania projektami . Oś czasu projektu z wyraźnymi kamieniami milowymi może wyglądać następująco:_

• faza 1 (Tydzień 1): Przeprowadzenie pogłębionych wywiadów z interesariuszami w celu zebrania wymagań i zdefiniowania zakresu projektu
• faza 2 (Tydzień 2): Konfiguracja ClickUp w celu dopasowania go do cyklu pracy agencji i stworzenie wstępnych szablonów projektów
• etap 3 (Tydzień 3): Przeszkolenie całego zespołu w zakresie funkcji ClickUp odpowiednich dla ich ról_
• etap 4 (Tydzień 4): Uruchomienie projektu pilotażowego w celu przetestowania nowego systemu i zebrania opinii_

9. Wskaźniki powodzenia

Wreszcie, do zrobienia, jak udowodnić powodzenie projektu? W tym miejscu pojawiają się wskaźniki wydajności. **Dostarczają one wymiernych miar powodzenia i kierunków poprawy

przykładowo, miarą powodzenia będzie 30% wzrost liczby rejestracji i 10% wzrost liczby płatnych subskrypcji po wydarzeniu korporacyjnym

Kroki do stworzenia karty projektu

Przy tak wielu komponentach może być trudno określić, od czego zacząć. Aby to uprościć, stworzyliśmy przewodnik krok po kroku, który pomoże ci poruszać się po procedurze tworzenia karty projektu.

1. Organizacja spotkania poświęconego karcie projektu

Nie można stworzyć karty zarządzania projektami bez konsultacji z innymi interesariuszami. Co by było, gdyby zespół marketingowy bezpośrednio skontaktował się z klientem i szczegółowo zrozumiał jego wymagania?

Dlatego przed rozpoczęciem pracy należy zorganizować szybkie spotkanie i zaprosić wszystkich, którzy odgrywają znaczącą rolę w projekcie, od sponsorów po liderów zespołów.

Jakie kwestie zostaną poruszone na spotkaniu?

**Burza mózgów, upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie i zebranie cennych spostrzeżeń, aby stworzyć solidne podstawy dla projektu

2. Identyfikacja celów i założeń projektu

**W tym kroku zadajesz sobie pytanie, co chcesz osiągnąć dzięki temu projektowi. Pomoże ci to zdefiniować i określić ilościowo cele i zadania, aby były mierzalne.

Jeśli chcesz zwiększyć ruch na stronie o 30% w ciągu najbliższych sześciu miesięcy, jakie są mniejsze mierzalne cele, na które podzielisz ten cel?

3. Określenie zakresu, roli, budżetu, osi czasu

Po ustaleniu celu, określ, jakie czynniki zostaną uwzględnione w zakresie planu projektu , a także zapisz role i obowiązki poszczególnych członków zespołu oraz to, za co są odpowiedzialni.

Po uzyskaniu jasnego obrazu, stworzenie wstępnego budżetu i osi czasu dla jasności i zaawansowanego zarządzania będzie proste.

4. Zarządzanie ryzykiem i identyfikacja ryzyka

To jest twój plan projektu 'A'. **Jednak dobry kierownik projektu zawsze ma plan projektu "B" jako kopię zapasową

Niezależnie od tego, czy chodzi o limity budżetowe, wyzwania techniczne czy ograniczenia siły roboczej, należy z wyprzedzeniem przetestować wody i wiedzieć, co zrobić, jeśli plan projektu A pójdzie na południe.

Usiądź ze swoim zespołem, omów wszystkie potencjalne problemy, które mogą utrudnić postęp projektu i jego pomyślne zakończenie, a następnie opracuj rozwiązanie w zakresie zarządzania projektami, aby karta projektu była niezawodna.

5. Proces zatwierdzania: Przegląd, dostosowanie i uzyskanie ostatecznego zatwierdzenia

Oto pierwszy szkic karty projektu.

Innymi słowy, nadszedł czas, aby uzyskać opinię od interesariuszy, zanim ostatecznie przedstawisz ją swoim przełożonym. **Zbierz informacje zwrotne, wprowadź niezbędne poprawki i upewnij się, że projekt jest zsynchronizowany z celami organizacji

Gdy wszyscy są już na pokładzie, uzyskaj ostateczne zatwierdzenie od sponsorów projektu lub kierownictwa wyższego szczebla. Ten krok formalizuje rozpoczęcie projektu i daje ci zieloną flagę!

Rola i użyteczność oprogramowania do zarządzania projektami w tworzeniu kart projektów

Koordynacja z interesariuszami projektu, sporządzenie listy wszystkich krytycznych punktów oraz oszacowanie kamieni milowych i osi czasu może być czasami skomplikowane, co nieuchronnie opóźnia datę powstania karty projektu.

To właśnie tutaj oprogramowanie do zarządzania projektami może zdziałać cuda.

Pomaga ono w planowaniu, organizowaniu i realizacji projektu, dzieląc go na mniejsze zadania i elementy, które można wykonać. Dzięki podziałowi pracy i usystematyzowaniu zadań można uniknąć poczucia przytłoczenia i zachować kontrolę nad całym projektem

ClickUp to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami, które dostarcza rozwiązania zwiększające wydajność, usprawniające współpracę między członkami zespołu i zwiększające ogólną wydajność projektu. Szeroka gama funkcji sprawia, że tworzenie kart projektów staje się dziecinnie proste.

Poniżej przedstawiamy, w jaki sposób każda z jego unikalnych funkcji może pomóc w płynnym tworzeniu kart projektów.

Współpracuj w czasie rzeczywistym z ClickUp Docs

Podczas tworzenia karty projektu z pewnością będzie dużo wymiany informacji. Żonglowanie wieloma wersjami stworzonymi przez różne osoby jest czasochłonne, mylące i podatne na błędy. Co by było, gdyby istniał dokument, do którego cały zespół mógłby odwoływać się jednocześnie? Dokumenty ClickUp sprawia, że jest to możliwe! Dzięki niemu Twój zespół może pracować nad wspólnym dokumentem. **Jest to idealne miejsce do tworzenia i przechowywania karty projektu, ponieważ każda edycja dokonana przez któregokolwiek z członków będzie widoczna dla wszystkich, i to w czasie rzeczywistym

Współpracuj ze wszystkimi interesariuszami projektu w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Docs i nigdy nie przegap ważnych zmian

Dzięki tej platformie współpracy wszyscy interesariusze projektu mogą wnosić swój wkład oraz dodawać komentarze i opinie, aby inni mogli je zobaczyć.

A co najlepsze? Dokumenty ClickUp są wyposażone w funkcje formatowania tekstu i redagowania. Możesz:

• osadzać adresy URL w obrębie stron i niestandardowo dostosowywać ich wygląd
• zagnieżdżać różne strony w karcie projektu w Dokumentach dla lepszej kategoryzacji
• Zarządzać kontrolą dostępu w celu zwiększenia bezpieczeństwa i zachowania prywatności danych

Spraw, aby karta projektu była atrakcyjna wizualnie dzięki bogatym funkcjom edycji i formatowania ClickUp Docs

Podziel kartę projektu na mniejsze zadania za pomocą ClickUp Tasks

Oto wskazówka, dzięki której karta projektu zostanie zakończona na czas - podziel ogromny projekt na mniejsze zadania i przypisz je odpowiednim osobom.

Korzyści? Każdy wie, co musi zrobić, a także zna oś czasu, w którym musi zakończyć przydzielone mu zadania. Zadania ClickUp pozwala konwertować sekcje karty na zadania i podzadania. Na przykład, jeśli karta zawiera sekcję dotyczącą rezultatów projektu, można utworzyć zadania dla każdego rezultatu i przypisać je do członków zespołu.

Podziel kartę projektu na mniejsze zadania i przypisz je odpowiednim członkom zespołu za pomocą ClickUp Tasks

Co więcej?

Pożegnaj się z wrzucaniem tekstów do członków zespołu i wiedzą, czy są już zrobione finalizując budżet projektu lub określając jego zakres. Niestandardowy status zadania ClickUp **Umożliwia szybki wgląd w aktualny status zadania, niezależnie od tego, czy jest w trakcie postępu, czy zakończone

Oto wisienka na torcie.

Załóżmy, że Twój zespół budżetowy pracuje nad kilkoma kartami projektów jednocześnie, ale musisz wysłać jedną z nich dziś wieczorem. Możesz dodać etykiety priorytetów i poinformować zespół budżetowy, nad czym ma pracować w pierwszej kolejności.

Na koniec utwórz plik Lista kontrolna zadania ClickUp kroków i uporządkuj swoje zadania i podzadania. W ten sposób możesz zaznaczyć każde zadanie i upewnić się, że żaden aspekt karty projektu nie zostanie pominięty.

Sprawdzaj zadania na bieżąco dzięki liście kontrolnej zadań ClickUp i nigdy nie przegap żadnego ważnego szczegółu

Śledź postępy projektu za pomocą ClickUp Goals

Podczas tworzenia karty projektu ważne jest również opracowanie sposobu śledzenia jego osiągnięć i celów. Cele ClickUp pomaga właśnie do zrobienia tego.

Załóżmy, że tworzysz kartę, aby wprowadzić na rynek nowy produkt. Celem jest osiągnięcie 10 000 zamówień w przedsprzedaży w ciągu pierwszego kwartału po premierze. Możesz ustawić cele, takie jak zakończenie kampanii marketingowych, sfinalizowanie projektów produktów i uruchomienie stron z zamówieniami w przedsprzedaży.

Wizualizuj osiąganie celów i śledź postępy dzięki ClickUp Goals

ClickUp oferuje wiele unikalnych funkcji do śledzenia postępów w realizacji celów, takich jak:

• Progress roll up: Grupuj zadania i cele razem i wizualizuj procent postępu na pierwszy rzut oka
• Cele liczbowe: Twórz cele liczbowe dla wymiernych zadań, takich jak utworzenie pięciu postów na Instagramie
• Zadania pieniężne: Śledzenie postępu poprzez zadania pieniężne dla projektów związanych ze sprzedażą lub przychodami
• Cele typu "prawda czy fałsz": Używaj prostych celów typu "tak" i "nie" dla zadań takich jak rezerwacja miejsca, opłacenie firmy cateringowej itp. na imprezę inauguracyjną

Usprawnij i przyspiesz procesy dzięki automatyzacji ClickUp

Przy tak wielu zadaniach, bycie na bieżąco z każdym z nich może być trudne. Jak być na bieżąco i mieć pewność, że wszystkie zostaną zakończone na czas? Dzięki Automatyzacja ClickUp oczywiście!

Pozwól ClickUp automatycznie przypomnieć wszystkim o terminach i wysłać powiadomienia dotyczące projektu. Może wysyłać przypomnienia o terminach przeglądu karty lub automatycznie aktualizować status zadań związanych z kartą.

Ustaw niestandardowe automatyzacje i powiadomienia dla aktualizacji karty projektu i przypomnień za pomocą ClickUp Automations

Możesz także skonfigurować automatyczne powiadomienia, aby informować członków zespołu o zmianach w karcie projektu . Spowoduje to automatyczne przypomnienie zespołowi budżetowemu o aktualizacji karty projektu za każdym razem, gdy pojawi się nowa zmiana.

Oto co Pontica Solutions mówi o swoich doświadczeniach z ClickUp.

_Nasz zespół może teraz wspólnie pracować nad tym samym projektem i natychmiast komunikować się z każdym interesariuszem, gdziekolwiek się znajduje. ClickUp przechowuje wszystkie nasze projekty - poprzednie, obecne i przyszłe

Dayana Mileva, Account Director, Pontica Solutions

Usprawnij dane powstania projektu dzięki szablonowi karty projektu ClickUp

Jeśli samodzielne tworzenie karty jest zbyt pracochłonne i potrzebujesz gotowego rozwiązania, pomiń wszystko i pobierz szablon karty projektu.

A szablon karty zespołu zawiera już wszystkie pola, więc wystarczy wypełnić określone szczegóły, aby opracować dobrze zorganizowaną i kompleksową kartę projektu. Szablon karty projektu ClickUp zapewnia ustrukturyzowany format do nakreślania i zarządzania kluczowymi szczegółami projektu. Zawiera sekcje dotyczące celów projektu, zakresu, rezultatów, interesariuszy i osi czasu.

Co więcej, zawiera również funkcje zarządzania ryzykiem, planowania budżetu i pola procesu zatwierdzania.

To szablon karty projektu jest najbardziej odpowiednim wyborem, aby promować przejrzystość i organizację od samego początku.

Pobierz szablon

Stwórz dobrze zorganizowaną i szczegółową kartę projektu za pomocą szablonu ClickUp Project Charter Template

Dzięki temu szablonowi karty projektu możesz:

• Wyraźnie zdefiniować cele, zakres, zadania i wyniki projektu
• Utrzymywać interesariuszy i zespół projektowy w zgodzie co do różnych celów projektu
• oddelegować i przydzielić zadania w celu usprawnienia cyklu pracy i zorganizowania podziału pracy
• Promocja płynnej i efektywnej współpracy i komunikacji pomiędzy kluczowymi graczami
• Monitorowanie postępów projektu i dotrzymywanie terminów realizacji projektu

Wdrażanie karty projektu w świecie rzeczywistym

Masz do dyspozycji odpowiednie narzędzia. Jak skutecznie wdrożyć kartę projektu w realnym świecie?

Kluczem jest przełożenie strategicznej wizji na możliwe do wykonania kroki

Posiadanie szczegółowej i dobrze zdefiniowanej karty projektu to dopiero początek. Faza wdrożenia wymaga ciągłego zaangażowania interesariuszy w celu uwzględnienia informacji zwrotnych, utrzymania zgodności i zapewnienia spójnego wsparcia przez cały czas trwania projektu cyklu życia zarządzania projektami .

Skuteczna komunikacja i zdolność adaptacji mają kluczowe znaczenie dla radzenia sobie z wyzwaniami i utrzymania projektu na właściwym torze. Integrując te praktyki, karta projektu ewoluuje ze statycznego dokumentu w dynamiczne ramy, które prowadzą projekt w kierunku powodzenia.

Rola kierownika projektu w dacie powstania karty projektu

Różni eksperci specjalizujący się w swoich polach pracują z zaangażowaniem nad ideą projektu. Kto połączy te fragmenty i sformułuje ostateczny plan podkreślający unikalne aspekty, którym nie można się oprzeć? Oczywiście kierownik projektu!

Interesariuszowi lub sponsorowi podoba się pomysł na projekt, ale obawia się przekroczenia budżetu. Kto zajmie się tymi obawami i dokona niezbędnych korekt? Ponownie kierownik projektu!

**Kierownik projektu wiąże wszystkie luźne końce i zawiera ostateczną umowę. Jest pośrednikiem między Teamsem a interesariuszami, osobą rozwiązującą problemy, negocjatorem, a nawet koordynatorem.

Główne role kierownika projektu obejmują:

• Zbieranie i integrowanie danych wejściowych interesariuszy, w tym ułatwianie dyskusji, negocjowanie priorytetów i syntetyzowanie informacji zwrotnych w jednolitą wizję
• Przydzielanie ról takich jak architekt projektu, kierownik budowy i specjalista ds. bezpieczeństwa oraz określanie zakresu obowiązków
• Zapewnienie zgodności z celami organizacyjnymi w celu wsparcia szerszej wizji organizacyjnej
• Opracowanie i sfinalizowanie dokumentu projektu oraz wprowadzenie niezbędnych zmian w razie potrzeby

Kierownik projektu jest kotwicą projektu, który ma zakończone autorytety nad kartą projektu i prowadzi zespół w realizacji projektu.

Karty projektów a inne dokumenty

Nie wiesz, czym różni się karta projektu od planu projektu, uzasadnienia biznesowego lub briefu projektu? Choć mogą się one wydawać wymienne, każdy dokument ma określony cel w usprawnianiu operacji biznesowych.

Zrozummy różnicę między nimi w szczegółach.

Różnica między kartą projektu a planem projektu

Różnica między kartą projektu a uzasadnieniem biznesowym

Różnice między kartą projektu a briefem projektu

Przykłady kart projektów

Na koniec przyjrzyjmy się kilku przykładom kart projektów, z których można czerpać inspirację i rozpocząć tworzenie karty projektu.

Po pierwsze, oto próbka dokumentu karty projektu dla projektu budowlanego, którego celem jest budowa budynku biurowego od podstaw:

Karta projektu: Budowa budynku biurowego od podstaw

Budowa 10-piętrowego budynku biurowego od podstaw w celu zwiększenia obciążenia operacyjnego i wsparcia celów zrównoważonego rozwoju.

**Wizja i cele projektu

Budowa przestrzeni biurowej, która będzie promować wydajność operacyjną i uzyska certyfikat LEED Gold. Finalizacja projektu w ciągu 18 miesięcy przy budżecie wynoszącym 25 milionów dolarów.

Zakres projektu

Włączenia: Przygotowanie terenu, fundamenty, szkielet, okładziny, wykończenie wnętrz, zagospodarowanie terenu i parking

Wyłączenia: Zakup mebli i bieżące zarządzanie obiektem

Kluczowi interesariusze

Sponsor projektu: Tablica wykonawcza korporacji XYZ

Kierownik projektu: David Smith

Architekt: ABC Design Architects

Generalny wykonawca: BuildRight Construction Inc.

Zidentyfikowane ryzyka projektu

Opóźnienia związane z pogodą

Potencjalne przekroczenie kosztów z powodu nieoczekiwanych warunków na placu budowy

Budżet projektu

Łącznie: 25 milionów USD

Główne koszty: Nabycie terenu, materiały budowlane, robocizna, pozwolenia

Role i obowiązki zespołu projektowego

Kierownik projektu: Nadzorowanie budowy oraz zarządzanie budżetem i osią czasu

Architekt: Zaprojektowanie budynku i zapewnienie zgodności ze standardami LEED

Generalny wykonawca: Zarządzanie działaniami budowlanymi i operacjami na placu budowy

Oś czasu i kamienie milowe projektu

Data rozpoczęcia: 15 stycznia 2024 r

Data zakończenia: 15 lipca 2025 r

Kamienie milowe: Przygotowanie terenu zakończone do marca 2024 r., szkielet konstrukcyjny do lipca 2024 r., okładziny zewnętrzne do grudnia 2024 r., wykończenie wnętrz do kwietnia 2025 r., kontrola końcowa i pozwolenie na użytkowanie do lipca 2025 r.

Wskaźniki powodzenia

Uzyskanie złotego certyfikatu LEED

Zakończone w ciągu 18 miesięcy przy budżecie wynoszącym 25 milionów dolarów

Zmieńmy teraz na chwilę kontekst i przyjrzyjmy się przykładowej karcie projektu strony internetowej dla firmy.

Karta projektu: Rozwój strony internetowej dla XYZ

Opracowanie nowej, przyjaznej dla użytkownika strony internetowej dla firmy XYZ w celu zwiększenia jej obecności w Internecie i zaangażowania klientów.

**Wizja i cele projektu

Zaprojektowanie i uruchomienie responsywnej, zoptymalizowanej pod kątem SEO strony internetowej, która poprawi komfort użytkowania i zwiększy ruch internetowy o 30% w ciągu sześciu miesięcy - całkowity budżet: 100 000 $.

Zakres projektu

Obejmuje: Projekt strony internetowej, rozwój, optymalizacja SEO, integracja zawartości, testowanie przez użytkowników i uruchomienie.

Wyłączenia: Konserwacja po uruchomieniu i aktualizacje zawartości

Kluczowi interesariusze

Sponsor projektu: Dyrektor ds. marketingu XYZ

Kierownik projektu: Jane Smith

Projektant stron internetowych: ABC Web Solutions

Specjalista SEO: SEO Pro Services

Zidentyfikowane ryzyka projektu

Opóźnienia w dostarczaniu zawartości

Potencjalne problemy z kompatybilnością strony w różnych przeglądarkach

Budżet projektu

Łącznie: $100,000

Główne koszty: Projekt, rozwój, SEO, testowanie i koszty uruchomienia

Role i obowiązki zespołu projektowego

Kierownik projektu: Koordynowanie zadań projektowych oraz zarządzanie budżetem i osią czasu

Projektant stron internetowych: Tworzenie projektu strony internetowej i interfejsu użytkownika

Web Developer: Tworzenie funkcji strony internetowej i integracja zawartości

Specjalista SEO: Optymalizacja witryny pod kątem wyszukiwarek

Oś czasu i kamienie milowe projektu

Data rozpoczęcia: 1 lutego 2024 r

Data zakończenia: 1 sierpnia 2024 r

Kamienie milowe: Zatwierdzenie projektu do marca 2024 r., zakończenie prac rozwojowych do czerwca 2024 r., testy do lipca 2024 r. i uruchomienie do sierpnia 2024 r.

Wskaźniki powodzenia

Uruchomienie strony internetowej w planowanym terminie

Osiągnięcie 30% wzrostu ruchu na stronie internetowej

Pozytywne opinie użytkowników i wskaźniki wydajności

Korzyści i potencjalne wady kart projektów

Ustawienie karty projektu może pomóc w realizacji pomysłów. Oto krótkie podsumowanie wszystkiego, co może pomóc ci osiągnąć:

• Precyzacja celów i zakresu projektu: Daje ci pisemny dokument, do którego możesz się odnieść jako do jednego źródła prawdy dla celów i zakresu projektu. Ułatwia to zarówno zespołowi, jak i innym zainteresowanym stronom zrozumienie, czego się oczekuje i pozostanie na właściwym torze
• Zdefiniowane role i obowiązki: Dzięki jasnemu określeniu ról i obowiązków kluczowych kierowników i liderów projektów, zapewniasz, że zadania są łatwe do śledzenia, a projekty są realizowane przy płynnej koordynacji i współpracy
• Wyczyszczone oś czasu i budżet: Ustalenie dobrze zdefiniowanej osi czasu i budżetu od samego początku zapewnia, że projekt jest łatwy do zarządzania i śledzenia. Dzięki tej jasności możesz proaktywnie opracować plan projektu w taki sposób, aby zrealizować budżet i dotrzymać terminu

Tworzenie karty projektu ma wiele zalet, ale nie jest wolne od limitów. Oto kilka potencjalnych problemów, które mogą pojawić się podczas tworzenia karty projektu:

• Niezgodność oczekiwań interesariuszy: W przypadku, gdy karta projektu nie zawiera jasnej listy wszystkich oczekiwań interesariuszy, może dojść do rozbieżności w oczekiwaniach, co może prowadzić do konfliktu
• Pełzanie zakresu: Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z kartą projektu jest brak odpowiedniego zdefiniowania zakresu, co może powodować pełzanie dodatkowych zadań, ostatecznie wykolejając zarówno terminy, jak i budżet
• Koncentracja zespołu i niedopasowanie: Czasami karta może nie zapewniać dobrego przeglądu obowiązków członków zespołu, co może prowadzić do zamieszania i braku koncentracji, ostatecznie powodując opóźnienia lub konflikty

Uwzględnienie tych limitów podczas tworzenia karta zespołu aby upewnić się, że planowanie, ustalanie szczegółów i przydzielanie zadań jest niezawodne.

Stwórz skuteczną kartę projektu z ClickUp

Dobrze sporządzona karta projektu to plan, dzięki któremu projekt będzie przebiegał sprawnie, z powodzeniem i bez nieporozumień. Jest to nie tylko kluczowy dokument zatwierdzający, ale także kompleksowy zasób, na którym polegają interesariusze i zespół projektowy.

Skuteczne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, pomagają przekształcić abstrakcyjne idee w wykonalny plan projektu dzięki szerokiemu zakresowi funkcji i możliwości szablony do zarządzania projektami . Ułatwia doprowadzenie projektu do pomyślnego zakończenia dzięki współpracy w czasie rzeczywistym i podziałowi zadań. Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby bez wysiłku tworzyć kompleksowe karty projektów.