Kiedy projekt się zaczyna, a kiedy kończy? Pytanie o to nie jest głębokim egzystencjalnym pontyfikatem projektu - to po prostu dobra praktyka.
Niezależnie od tego, czy organizujesz wycieczkę szkolną swojego dziecka, czy budujesz nową aplikację, zrozumienie jej cyklu życia pomaga zapewnić, że nic nie wymknie się spod kontroli. Zobaczmy, jak to zrobić.
Czym jest cykl życia zarządzania projektami?
Cykl życia zarządzania projektami to różne sceny procesu od początku do końca. Jest to seria procesów zaangażowanych w pomyślne zakończenie każdego projektu, osiągnięcie celów i dostarczenie wyników.
Zazwyczaj cykl życia projektu obejmuje pięć faz: Inicjowanie, planowanie, wykonanie, monitorowanie i zamknięcie. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za zakończenie zadań w każdej z faz zarządzania projektami i płynne przejście do następnej.
Dlaczego kierownik projektu musi rozumieć cykl życia projektu?
Zrozumienie, na czym polega cykl życia projektu, niesie ze sobą szereg korzyści. Niektóre z nich są następujące.
Lepsze planowanie: Jako kierownik projektu, gdy wiesz, co obejmuje cykl życia od początku do końca, możesz upewnić się, że każda jego część jest kompleksowo zaplanowana.
Kontrola jakości: Możesz ustawić standardy jakości i metryki dla każdej części projektu i upewnić się, że dobrze ze sobą współpracują.
Zwinność: Aby być zwinnym, musisz jasno zrozumieć szerszy obraz. Na przykład, jeśli znasz miejsce docelowe, możesz zmienić kierunek i zoptymalizować prędkość bez wpływu na wyniki.
Ograniczanie ryzyka: Zrozumienie cyklu życia projektu od początku do końca umożliwia tworzenie prognoz, identyfikację ryzyka i planowanie.
Komunikacja: Zarządzanie cyklem życia projektu pomaga menedżerom wizualizować przyszłość. Wiedząc, czego się oczekuje, można zachować zwinność i wcześniej informować interesariuszy projektu o odchyleniach.
Jak korzystać z cyklu życia projektu?
Cykl życia projektu to wysokopoziomowa struktura podróży, która nakreśla, w jaki sposób każdy projekt może podróżować. Daje kierownikowi projektu wszystkie szczegóły dotyczące miejsca docelowego, kamieni milowych, pit-stopów, stacji benzynowych i innych.
Kierownik projektu może go wykorzystać do:
- Wizualizować ogólny obraz projektu
- Przewidywania typowych wyzwań i problemów, które mogą się pojawić
- Zwiększania/zmniejszania wysiłków i budżetów w celu dopasowania ich do potrzeb danej fazy
- Dokonywania korekt w przypadku jakichkolwiek odchyleń
- Optymalizacja wydajności projektu
wizualizacja dużego obrazu projektu za pomocą ClickUp
Krótko mówiąc, mapa cyklu życia projektu ma kluczowe znaczenie dla jego powodzenia. Zapoznajmy się zatem ze scenami cyklu życia i ich wzajemnym oddziaływaniem.
Jakie jest 5 faz cyklu życia projektu?
Pięć faz cyklu życia zarządzania projektami to:
- Rozpoczęcie projektu
- Planowanie
- Realizacja
- Monitorowanie i kontrola
- Zamknięcie projektu
Rozpoczęcie projektu
Po zamknięciu transakcji przez zespół sprzedaży, podpisaniu umów i uzyskaniu zgód na rozpoczęcie, nadszedł czas, aby zespół projektowy zainicjował projekt. Krytyczne działania w tej fazie są następujące.
Zbieranie danych wejściowych: W fazie planowania projektu należy zebrać wszystkie informacje o projekcie, w tym wymagania, cele, oś czasu, zakres, budżet i mierniki powodzenia.
Wdrożenie: Uzyskanie dostępu, zatwierdzeń i zrozumienia kontekstu potrzebnego do rozpoczęcia projektu.
Ocena: Przeprowadzenie dokładnego audytu danych wejściowych, środowiska, zasobów itp. w celu zidentyfikowania luk i zagrożeń.
Budowanie relacji: Zespół projektowy poznaje sponsorów i innych interesariuszy, budując oparte na wzajemnym zaufaniu relacje niezbędne do powodzenia projektu.
Karta projektu: Stworzenie formalnego dokumentu, który szczegółowo określa wspólne zrozumienie celów i wymagań przed ustaleniem zakresu i budżetu.
Po takim ustawieniu nadchodzi czas na opracowanie szczegółowych planów.
Faza planowania
Podczas
na tym etapie Teams opracowują plan, który szczegółowo opisuje zakres projektu, wymierne cele, rezultaty, rozsądne osie czasu, kamienie milowe, potrzebne zasoby itp.
Jako kierownik projektu, w tej fazie będziesz miał do zrobienia następujące rzeczy.
Zarządzanie zadaniami: Podział projektu na zadania, podzadania i listy kontrolne w celu uproszczenia zarządzania projektami.
Ustawienie projektu: Harmonogramowanie zadań na osi czasu za pomocą
kalendarz zarządzania projektami
dla każdej sceny projektu.
Priorytetyzacja: Nadawanie priorytetów zadaniom w oparciu o różne czynniki, identyfikowanie zależności i zagrożeń oraz opracowywanie strategii ich łagodzenia.
Ustawienie celów: Ustawienie celów, założeń i zadań dla zespołu projektowego. Dobry
aplikacja do śledzenia celów
może również pomóc w zapewnieniu widoczności i interaktywności.
Budżetowanie: Tworzenie budżetu, który zaspokoi potrzeby projektu, a jednocześnie będzie wydajny.
Faza realizacji
Teraz, gdy masz już plan, co powstrzymuje Cię przed rozpoczęciem pracy? Przejdź do
.
Faza ta przekształca pomysły i plany w działania, łącząc ludzi, procesy i technologię w celu rozwiązania problemów. Jest to zazwyczaj najdłuższa faza w cyklu życia projektu i pochłania najwięcej zasobów.
Jako kierownik projektu, w tej fazie będziesz:
- Przydzielanie zasobów do projektu
- Przydzielanie zadań członkom zespołu
- Zapewnienie zgodności działań projektowych z planem zarządzania projektami
- Wsparcie zespołów wsparcia przy wdrażaniu i rozpoczynaniu projektu
- Włączanie procesów kontroli jakości
- Komunikowanie się z interesariuszami
- Prowadzenie prezentacji statusu projektu
- Zapobieganie pełzaniu zakresu, przy jednoczesnym dostosowywaniu się do zmian w zwinny sposób
- Dostosowywanie harmonogramów i planów w oparciu o postęp projektu
Monitorowanie i kontrola
Choć uważana jest za czwartą fazę cyklu życia projektu, rozpoczyna się równocześnie z jego realizacją. Zespoły Agile monitorują pracę, zbierają informacje zwrotne i stale poprawiają wyniki.
W tej fazie kierownicy projektów będą:
Monitorować wydajność: Mierzyć wydajność projektu przy użyciu
kluczowych wskaźników wydajności (KPI)
, kryteria akceptacji i inne wskaźniki.
Śledzenie zmiennych: Każdy projekt może mieć kilka zmiennych, takich jak członkowie zespołu udający się na urlop, błędne szacunki itp. Regularnie śledź ich zgodność z celami/oczekiwaniami i identyfikuj znaczące odchylenia.
Zarządzanie ograniczeniami: W trakcie trwania projektu na pewno pojawią się ograniczenia czasowe, budżetowe i związane z zasobami. Musisz zarządzać tymi ograniczeniami poprzez realokację budżetu/zasobów, wnioskowanie o dodatkowe wsparcie itp.
Na przykład, jeśli ktoś z zespołu wyjeżdża na długie zwolnienie lekarskie, będziesz musiał poprosić o pomoc z innych projektów lub rozszerzenie od sponsora projektu.
Kontrola jakości: Kierownik projektu musi upewnić się, że wszystkie kryteria akceptacji zostały spełnione. Wadliwa śruba tworzy wadliwy samochód - więc musisz to zrobić na każdym kroku realizacji, aby problemy z jakością nie kumulowały się.
Dokumentacja: Nikt nie lubi dokumentacji, ale musi ona zostać zrobiona. Kierownicy projektów ściśle współpracują z zespołami projektowymi w celu stworzenia dokumentacji ułatwiającej płynne przekazywanie zadań.
Zamknięcie projektu
Praca nie jest zrobiona, dopóki sponsor projektu tego nie powie. Aby uzyskać zatwierdzenia, musisz upewnić się, że projekt jest naprawdę zakończony. Tak więc w tej fazie wdrażasz projekt, przeprowadzasz ostatnią rundę kontroli i zamykasz następujące elementy.
- Kontrakty: Rozwiązanie wszystkich zaległych elementów lub sporów z klientami, dostawcami lub wykonawcami
- Finanse: Zamknięcie kont, konsolidacja wydatków, wystawienie faktur i pobranie płatności
- Dokumentacja: Zwalnianie zasobów projektu, przekazywanie dokumentacji i archiwizowanie dokumentów projektu na przyszłość
- Retrospektywa: Przeprowadzenie oceny po zakończeniu projektu z udziałem wszystkich zainteresowanych stron i zebranie informacji zwrotnych
- Akceptacja projektu: Uzyskanie ostatecznego podpisu od sponsora projektu/klienta w celu uznania projektu za zamknięty
A następnie do zrobienia radosnego tańca. Bo dlaczego nie?
Jak wdrożyć cykl życia zarządzania projektami?
Teraz, gdy już wiesz, czym jest cykl życia zarządzania projektami, nadszedł czas, aby wykorzystać go w swoim projekcie. Chociaż cykl życia jest koncepcją wysokiego poziomu z najlepszymi praktykami na każdej scenie, możesz zapewnić jego skuteczne wdrożenie dzięki
narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp
. Oto jak to zrobić.
Dokładnie zainicjuj projekt
Narzędzie do zarządzania projektami to nie tylko narzędzie wykonawcze, ale świetny sposób na zarządzanie całym cyklem życia. Wykorzystaj je w fazie inicjacji projektu w następujący sposób.
- Udokumentuj kartę projektu na stronie Dokumenty ClickUp i udostępnianie jej wszystkim zainteresowanym stronom, aby uzyskać ich poparcie
- Podsumuj długie dokumenty i daj wszystkim prosty widok za pomocą ClickUp AI
- Użyj Formularze ClickUp aby zebrać wszystkie niezbędne informacje
- Ustawienie nowego formularza folder/lista do oceny i szczegółowego śledzenia
- Buduj przejrzyste relacje ze sponsorami projektów/zespołami klientów, dając im dostęp do swojego projektu ClickUp
ClickUp Docs dla wspólnej dokumentacji
Planuj swoje projekty w sposób zakończony
Narzędzie do zarządzania projektami doskonale sprawdza się w fazie planowania projektów. Dzięki ClickUp możesz:
ustawić cele: Używać
aby ustawić cele dla swojego projektu. Śledź postępy konsekwentnie i upewnij się, że zespół je widzi.
Planuj sprinty: Używaj
i kamienie milowe, aby podzielić projekt na możliwe do zarządzania zadania. Dodaj wszystkie informacje związane z historią użytkownika do opisu. Ustaw kryteria akceptacji jako listy kontrolne.
Ustawienie harmonogramów i oś czasu: Użyj
do planowania zadań w czasie. Przeciągaj i upuszczaj zadania w różnych dniach/tygodniach, aby zoptymalizować harmonogramy.
Prioritize: Ustawienie zależności i priorytetów.
Wspólna realizacja projektów
Potrzebujesz solidnego oprogramowania do zarządzania projektami, aby cały zespół projektowy był na tej samej stronie. Pomaga ono w fazie realizacji projektu na wiele sposobów.
Ustawienie kontekstu: Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp pozwala zaoferować każdemu interesariuszowi widok projektu. Możesz również udostępnić widok w ograniczonym zakresie sponsorom projektu lub klientom.
Dokumentuj postęp: Korzystaj z ClickUp Docs na spotkaniach standup - dostępna jest nawet opcja
Szablon spotkania ClickUp Daily Standup Meeting
dla tego.
widok obciążenia pracą ClickUp dla lepszego zarządzania zasobami_
Przydziel zasoby: Użyj opcji
Widok obciążenia pracą ClickUp
aby zobaczyć, kto jest zajęty, a kto dostępny. Przydziel ich odpowiednio do projektów.
Komunikuj się w przejrzysty sposób: Korzystaj z zadań ClickUp i funkcji komentarzy, aby współpracować kontekstowo. Omawiaj pytania i wątpliwości. Przypisuj elementy działań bezpośrednio z komentarzy. Widok wszystkich wiadomości w jednym miejscu
.
Inteligentna automatyzacja: Wiele z Narzędzia AI do zarządzania projektami mogą dziś pomóc w tworzeniu zawartości, streszczaniu tekstów, automatyzacji cykli pracy itp. znacznie poprawiając wydajność.
Monitorowanie procesów i wyników
Równoważenie projektu lub potrójnych ograniczeń czasowych, kosztowych i zakresowych jest odwiecznym wyzwaniem. Pokonanie tego wyzwania wymaga monitorowania projektu za pomocą stałych procesów i narzędzi.
Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić każdy aspekt projektu.
pozwala zobaczyć wszystko, czego potrzebujesz. Niektóre z najpopularniejszych raportów to:
wykresy wypalenia/spalenia na ClickUp_
- Wykresy wypalenia/spalenia
- Status projektu według sceny
- Śledzenie postępu wszystkich zadań w czasie rzeczywistym
- Cele projektu i dotychczasowe osiągnięcia
- Śledzenie czasu każdego członka zespołu na różnych zadaniach
Zakończenie na wysokim poziomie
Skorzystaj z ClickUp, aby doprowadzić swój projekt do powodzenia.
- Hand-off: Napisz swoją dokumentację w ClickUp Docs i udostępniaj ją za pomocą prostego adresu URL
- Retrospektywy: Zapisuj notatki z retrospektyw i wykorzystuj je jako elementy działań dla następnego projektu
- Archiwizuj: Oznacz wszystkie zadania jako zakończone i zarchiwizuj projekt. Możesz również ustawić ten projekt jako szablon do przyszłej pracy
Jeśli chodzi o taniec zwycięstwa, cóż, jesteś zdany na siebie!
Zarządzanie całym cyklem życia projektu w jednym miejscu w ClickUp
Zarządzanie projektami to nie żart. Zwłaszcza jeśli zarządzasz wieloma projektami, mogą one przepływać nad sobą, zaciemniając to, gdzie się zaczęły, a gdzie kończą. Może to powodować szereg nieefektywności na różnych etapach zarządzania projektami.
Mogłeś nie zebrać wszystkich informacji. Rozliczenia mogą być opóźnione. Zasoby mogą być niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystane. Mogą wystąpić problemy z jakością. Może ucierpieć współpraca interesariuszy. Wszystko to może zagrozić całemu projektowi.
Jako kierownik projektu musisz zrozumieć i wdrożyć cykl życia zarządzania projektami. Od rozpoczęcia do zakończenia, potrzebujesz odpowiednich narzędzi do planowania, realizacji, śledzenia i dokumentowania projektu.
Do zrobienia tego właśnie służy ClickUp. Dzięki przemyślanym funkcjom, użytecznemu AI i dziesiątkom szablonów do zarządzania projektami , ClickUp jest narzędziem dla całego cyklu życia projektu.
Spróbuj
!