Zarządzanie projektami to znacznie więcej niż przydzielanie i przeglądanie zadań. To także równoważenie obciążenia pracą członków zespołu, tworzenie cykli pracy, które przewidują i unikają blokad oraz opracowywanie SOP dla procedur.
Przy tak wielu ruchomych częściach, monitorowanie i kontrola projektów są kluczowymi elementami każdej powodzenia działalności Business.
Dzięki wydajnemu systemowi i odpowiednim narzędziom monitorowanie projektów nie musi być przykrym obowiązkiem dla Business lub kierownika projektu. Nie wiesz od czego zacząć?
Tutaj zagłębimy się w to, czym właściwie jest monitorowanie projektów i dlaczego jest ważne dla twojego zespołu. Ponadto podamy wskazówki dotyczące najlepszych praktyk i pokażemy, jak w kilku prostych krokach stworzyć plan monitorowania i kontroli projektu. ✨
Czym jest monitorowanie i kontrola projektu w zarządzaniu projektami?
Monitorowanie i kontrolowanie projektu polega na śledzeniu postępów w jego realizacji. Jest to jeden z pięciu kluczowych kroków w procesie zarządzania projektem cyklu życia projektu który odbywa się równolegle z fazą realizacji.
Oto krótkie zestawienie scen cyklu życia projektu:
- Rozpoczęcie projektu: Określenie zakresu projektu, kamieni milowych, interesariuszy i rezultatów
- Planowanie projektu: Stworzenie mapy drogowej w celu osiągnięcia celów projektu, w tym opracowanie planu projektu, nakreślenie harmonogramu projektu i identyfikacja ryzyka projektu
- Realizacja projektu: Rozpoczęcie projektu poprzez zaangażowanie członków zespołu, przydzielenie zadań i zarządzanie komunikacją
- Monitorowanie i kontrolowanie projektu: Przechwytywanie danych z projektu, analizowanie wyników i szybkie podejmowanie działań w celu sprostania wszelkim wyzwaniom
- Zamknięcie projektu: Zakończenie projektu poprzez ostatnie spotkanie w celu przeanalizowania wskaźników, tego, co poszło dobrze i co należy zmienić w przyszłości
Monitorowanie projektu polega na gromadzeniu i ocenie danych z projektu od początku do końca. Obejmuje to wizualizację i ocenę powodzenia poszczególnych zadań i kroków projektu, które składają się na większą całość zakres projektu .
Użyj widoku osi czasu, aby wyświetlić najważniejsze dla Ciebie informacje i zobaczyć zadania w porządku chronologicznym lub alfabetycznym albo według terminu lub daty rozpoczęcia
Proces kontroli obejmuje wykorzystanie tych spostrzeżeń i przekształcenie ich w elementy działań i wprowadzanie zmian, aby zapewnić jego płynne działanie. W świecie marzeń każdy projekt przebiegałby zgodnie z planem. Rzeczywistość jest taka, że większość projektów będzie miała czkawkę po drodze:
- Członek zespołu może mieć nagły wypadek rodzinny, który odciągnie go od pracy
- Koszty mogą przekroczyć oczekiwania z powodu problemów z łańcuchem dostaw
- Pełzanie zakresu może zwiększyć ilość produktów dostarczanych w ramach projektu i spowolnić jego realizacjęoś czasu projektu dla kierowników projektów
Zwalczaj rozrost zakresu od samego początku dzięki Umowa dotycząca zakresu prac ClickUp Niezależnie od problemu, monitorowanie projektu daje czas na reakcję na wszelkie potencjalne zagrożenia. Jeśli coś pójdzie nie tak, dane zebrane na tej scenie są nieocenione dla usprawnienia przyszłych wysiłków i poprawy procesów. 💪
Znaczenie monitorowania projektu dla zespołu
Monitorowanie projektu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Jednym z głównych powodów niepowodzenia projektów jest brak oceny lub nadzoru.
Jeśli nie jesteś w stanie przewidzieć potencjalnych problemów lub dostrzec pojawiających się problemów, nie jesteś w stanie podjąć działań naprawczych wystarczająco szybko, aby utrzymać projekt na właściwym torze. Kierownicy projektów muszą być na bieżąco, w przeciwnym razie istnieje ryzyko niepowodzenia projektu, opóźnień i przekroczenia budżetu projektu.
Wizualizuj, ile pracy jest przypisane do poszczególnych współpracowników, a także do każdego z zespołów za pomocą widoku obciążenia pracą w ClickUp
Monitorowanie zespołu pomaga utrzymać budżet, harmonogram i śledzenie. Daje również kierownikom projektów wgląd w obciążenie pracą różnych członków zespołu i może informować o powodzeniu przyszłych projektów i początkowej fazie planowania.
Dzięki skutecznemu monitorowaniu widać, co działa dobrze, a co wymaga poprawy. Następnie masz kontrolę nad wprowadzaniem zmian i dostosowywaniem, aby projekt przebiegał tak płynnie, jak to tylko możliwe. 🛠️
Jak stworzyć plan monitorowania i kontroli projektu
Z planu faza projektu od realizacji, ważne jest, aby mieć plan monitorowania i kontroli, aby utrzymać wszystko na właściwym torze. Robiąc to od samego początku, zaoszczędzisz sobie bólu głowy i będziesz mieć większe szanse na powodzenie projektu.
Jednym z łatwych sposobów na rozpoczęcie jest skorzystanie z szablonu takiego jak Plan monitorowania i kontroli projektu ClickUp . Pełni on funkcję niestandardowych pól i szybkich połączeń do najważniejszych elementów projektu, w tym struktur podziału pracy, planu projektu i informacji o zespole.
Plan Monitorowania i Kontroli Projektu ClickUp ułatwia tworzenie struktur podziału pracy, połączonych z planem projektu i śledzenie współpracy zespołu
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się skorzystać z szablonu, czy nie, istnieje kilka kroków, które są kluczem do stworzenia powodzenia planu monitorowania i kontroli. Czytaj dalej, aby krok po kroku przygotować własne plany w ciągu kilku minut. 👀
1. Utwórz plan
Aby proces monitorowania projektu zakończył się powodzeniem, musisz mieć mapę drogową lub plan tego, jak osiągnąć swój cel rezultaty projektu . Plan zarządzania projektami powinien zawierać kroki monitorowania, oceny i kontroli projektu. Oznacza to posiadanie wglądu w cały projekt, jak i poszczególne zadania oraz sposób na identyfikację potencjalnych problemów.
Ustawienie powtarzających się zadań według czasu lub wydarzenia w ClickUp
Użyj kontrola projektu aby stworzyć plan dostosowany do celów. Oto kilka rzeczy, którymi należy się zająć na tej scenie procesu monitorowania i kontrolowania.
Stwórz ramy do zarządzania, organizowania i nadzorowania wszystkich powiązanych zadań
Potrzebny jest hub, w którym można śledzić wszystkie poszczególne zadania i powiązane dane dotyczące projektu. Z narzędzia do zarządzania projektami takich jak ClickUp, możesz łatwo sprawdzić, kto nad czym pracuje, kiedy przypada termin wykonania zadań i uzyskać dostęp do SOP w jednym miejscu.
Na tej scenie należy zająć się zarządzaniem projektami, zakresem projektu, rezultatami i kosztami projektu. Zasadniczo należy zaplanować projekt od początku do końca, zwracając szczególną uwagę na wszelkie obszary, w których mogą pojawić się problemy.
ClickUp's Plan projektu Szablon pomaga rozpocząć kolejny projekt od właściwej strony
Użyj szablonu ClickUp Przykładowy szablon planu projektu aby wyeliminować zgadywanie z planu projektu dzięki łatwemu w użyciu, kompleksowemu szablonowi. Zyskaj pewność siebie i upewnij się, że Twój projekt pozostanie na właściwym torze od powstania do zakończenia.
Przydziel odpowiedzialność, aby każdy znał swoje obowiązki
Niezależnie od tego, czy zarządzasz dużym projektem w różnych działach, czy pracujesz z mniejszym zespołem, będziesz chciał przypisać obowiązki. Określ, kto jest odpowiedzialny za co i w jaki sposób ma składać raporty status projektu .
Przypisywanie projektów może być trudną równowagą między nadmiernym powiadamianiem członków zespołu a brakiem komunikacji na temat ich obowiązków. Kierownicy projektów mogą skorzystać z funkcji, które pozwalają im przypisywać komentarze do zadań, aby członkowie zespołu wiedzieli, kiedy coś na nich czeka.
Konwertuj komentarze na zadania ClickUp lub przydzielaj je zespołowi, aby błyskawicznie zamieniać myśli w elementy działania
Twórz kryteria oceny, aby zrozumieć, w jaki sposób Twój zespół odniesie sukces
Opracuj plan oceny projektu. Ten krok ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji przeszkód i posiadania wystarczającej ilości czasu na dostosowanie się.
Odpowiedz na pytania takie jak:
- Jak często będziesz dokonywać oceny? Raz w tygodniu czy raz w miesiącu?
- W jaki sposób będziesz zbierać informacje zwrotne?
- Jaki jest proces zgłaszania zmian?
- Jakie rodzaje raportowania będą potrzebne do oceny postępów projektu?
2. Podział pracy
Gdy masz już plan projektu, nadszedł czas, aby rozpocząć przypisywanie zadań i podzadań członkom zespołu projektowego. Będziesz chciał ustawić terminy i oczekiwania dla każdego kroku w projekcie.
Zachowaj porządek, grupując zadania według fazy lub działu, w zależności od sposobu prowadzenia projektu. Oto jak Teams używają pulpitów ClickUp do organizacji i przydzielania zadań projektowych:
Śledzenie i monitorowanie zadań, zasobów i postępu projektu w widoku pulpitu ClickUp Pulpity ClickUp oferują łatwy sposób na zbudowanie centrum kontroli ze wszystkimi zadaniami projektu. Twórz niestandardowe wykresy, aby uzyskać wizualny przegląd tygodniowych zadań lub różnych faz projektu.
Funkcja śledzenia postępów identyfikuje wąskie gardła, a widok obciążenia pracą umożliwia monitorowanie pracowników -w tym wgląd w przepustowość pracowników, dzięki czemu można ocenić i dostosować w razie potrzeby.
W ramach pulpitów ClickUp dostępne są Wykresy Gantta aby łatwo zobaczyć oś czasu projektu, co jest na dobrej drodze, a co umyka uwadze. Użyj ich, aby monitorować czas potrzebny na zakończenie zadań i uzyskać szybki wgląd w zależności między zadaniami.
Bonus:_ **Outsourcing zarządzania projektami !
3. Śledzenie wskaźników KPI i monitorowanie wydajności projektu
Monitorowanie w czasie rzeczywistym jest kluczem do powodzenia projektu. Używaj narzędzi do raportowania takich jak kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), raportowanie statusu i raporty wydajności, aby mieć oko na postęp projektu. Te raportowania nie tylko podkreślają powodzenie, ale często są pierwszym miejscem, w którym pojawiają się problemy w pracy nad projektem.
Monitorując projekt, można zidentyfikować odchylenia i odchylenia od linii bazowej i przeprowadzić kontrolę jakości. Jeśli coś nie wygląda tak, jak powinno, można przyjrzeć się temu bliżej i opracować listę elementów, które pozwolą naprawić sytuację.
Śledź wskaźniki wydajności za pomocą szablonu KPI od ClickUp, który podkreśla cele, które są na dobrej drodze, zagrożone i nieosiągnięte Szablon KPI ClickUp ułatwia identyfikację i śledzenie kluczowych wskaźników dla projektu. Dzięki czterem różnym widokom można uzyskać szybki przegląd wydajności lub zagłębić się w szczegóły dotyczące tego, co działa, a co wymaga większej korekty.
Użyj widoku listy podsumowującej, aby pogrupować zadania według statusu. Daje to wgląd w to, co jest poza śledzeniem, co jest zagrożone, co jest zakończone, a co jest w trakcie realizacji. Przejdź do widoku Dział, aby podzielić zadania według działów.
Przejdź do Tablicy postępu, aby uzyskać ogólny widok potencjalnych problemów i zagrożonych zadań. Z tego miejsca możesz utworzyć listę rzeczy do sprawdzenia i wprowadzić poprawki, aby ponownie skierować sprawy na właściwe tory.
Wreszcie, widok Oś czasu przedstawia wszystkie zadania w kalendarzu w oparciu o ich daty rozpoczęcia i zakończenia, dzięki czemu jest to świetna opcja do monitorowania harmonogramu projektu. 🗓️
Bonus: **Oprogramowanie do monitorowania pracowników dla użytkowników komputerów Mac !
4. Usprawnienie cyklu pracy
Podczas fazy monitorowania prawdopodobnie napotkasz problemy. Taka jest natura zarządzania projektami. Faza kontroli to miejsce, w którym można wykorzystać spostrzeżenia uzyskane z ocen i wprowadzić zmiany, aby reszta projektu przebiegała sprawnie lub przyszłe projekty były bardziej powodzące.
Czy projekt był opóźniony? Skorzystaj z zebranych danych analitycznych, aby dowiedzieć się dlaczego. Być może można było zarządzane obciążenia pracą lepiej. Być może istniał lepszy sposób na rozwiązanie problemu z zasobami w przypadku czasochłonnych lub powtarzalnych zadań.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
Dlatego Automatyzacja ClickUp w narzędziu do zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia cyklu pracy - pozwala ograniczyć niepotrzebną pracę ręczną i poświęcić czas na to, co najważniejsze. Kierownicy projektów często żonglują mnóstwem przepływów pracy i automatyzacji, co pozwala im skupić się na procesie monitorowania i kontroli w celu powodzenia w każdej fazie cyklu życia projektu.
Niezależnie od problemu, poświęć trochę czasu na ustalenie, co poszło nie tak, jak zostało to rozwiązane i jakie inne działania można było wdrożyć. Przejście przez ten proces sprawi, że będziesz lepszym i bardziej skutecznym kierownikiem projektu i pomoże Ci budować lepsze cykle pracy dla przyszłej pracy. 🌻
Najlepsze praktyki monitorowania projektów
Teraz, gdy znasz już kroki do wdrożenia planów monitorowania i kontrolowania projektów, nadszedł czas, aby skupić się na najlepszych praktykach. W końcu zrobienie czegoś to nie to samo, co zrobienie tego dobrze. 🤩
Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie monitorowania projektów, które warto rozważyć:
- Ustal oczekiwania: Ustawienie jasnych celów i oczekiwań na początku ułatwia monitorowanie postępów. Zdecyduj, czego oczekujesz od każdego członka zespołu, kierownika projektu lub działu i jasno to zakomunikuj
- Odrób pracę domową: Przeprowadź badania i spotkaj się zarówno z interesariuszami, jak i członkami zespołu, aby uzyskać wgląd w projekt. Dzięki temu procesowi powinieneś dowiedzieć się o limitach projektu, w tym o budżecie, obciążeniach pracą i ryzyku związanym z zasobami
- Bądź jasny i konsekwentny w komunikacji: Nie ma nic bardziej wyczyszczonego niż przekazywanie sprzecznych informacji lub nieterminowych instrukcji. Ustaw harmonogram dostarczania aktualizacji projektu i informacji zwrotnych. Poinformuj członków teamu, w jaki sposób planujesz się z nimi kontaktować i jak często. Następnie ty i twój kierownik projektu musicie trzymać się harmonogramu
- Uzyskiwanie regularnych informacji zwrotnych: Świetni kierownicy projektów uzyskują wgląd od członków swojego zespołu. W końcu to oni są na miejscu i mogą dostarczyć najbardziej aktualnych informacji. Co więcej, to oni prawdopodobnie jako pierwsi zidentyfikują wszelkie potencjalne problemy. Ustaw system, dzięki któremu członkowie zespołu będą mogli się meldować, przekazywać informacje zwrotne i informować cię o tym, co się dzieje
- Zidentyfikuj główną osobę kontaktową: Jeśli pojawią się problemy, pracownicy powinni wiedzieć, komu eskalować problem. Rozpocznij projekt od wyznaczenia jednej osoby odpowiedzialnej za śledzenie, dokumentowanie i raportowanie problemów
- Określenie częstotliwości raportowania: Ustalenie, jak często powinny być składane raporty z postępu prac. W zależności od projektu, raporty mogą być składane co tydzień, co miesiąc lub co dwa miesiące. W przypadku niektórych faz projektu konieczne może być codzienne raportowanie. Ustal harmonogram i jasno zakomunikuj to wszystkim członkom zespołu i osobom zarządzającym projektami
- Stwórzramę procesu podejmowania decyzjiNa wczesnym etapie ustal, kto będzie podejmował decyzje. Może to być ty lub inny członek Teams, a może być więcej niż jeden decydent dla różnych aspektów projektu (np. budżet, zasoby itp.)
Techniki monitorowania i kontroli projektu
Oprócz najlepszych praktyk dla fazy monitorowania i kontroli, istnieje również kilka przydatnych technik, które ułatwiają monitorowanie projektu. Są to wypróbowane i sprawdzone metody, które informują o procesie podejmowania decyzji podczas tworzenia planu monitorowania. ✍️
Oto kilka metod monitorowania i oceny, które można rozważyć:
Metoda ścieżki krytycznej (CPM)
Widok obciążenia pracą według zadań pozostałych na ścieżce krytycznej za pomocą jednego przełącznika w ClickUp!
Metoda ta polega na podzieleniu projektu na różne fazy postępu za pomocą wykresów. Ścieżka krytyczna to najdłuższa sekwencja zadań, które muszą zostać zakończone przed zakończeniem projektu.
Zasadniczo jest to najdłuższa mapa drogowa do zakończenia projektu i obejmuje identyfikację działań, zależności zadań i czasu trwania zadań, a następnie podłączenie ich do diagramu.
Zarządzanie wartością wypracowaną
Ta technika monitorowania porównuje zakończone do tej pory prace i koszty z prognozami bazowymi. Na scenie planowania przypisuje się wartość w dolarach - zwaną również budżetowanym kosztem zaplanowanej pracy (BCWS).
W trakcie realizacji porównuje się rzeczywiste koszty z ilością zakończonych prac w celu monitorowania postępu finansowego i rzeczowego.
Monitoruj i kontroluj swoje projekty jak profesjonalista
Monitorowanie zarządzania projektami jest złożone. Oprócz planowania, ograniczania i zarządzania, musisz monitorować i kontrolować projekty od początku do końca. Co więcej, monitorowanie zarządzania projektami wymaga podejmowania świadomych decyzji dotyczących celów projektu przy jednoczesnym utrzymaniu zespołu na tej samej stronie (i przywództwa w zakresie ogólnej wydajności projektu i kluczowych wskaźników wydajności).
Dzięki temu poręcznemu przewodnikowi w mgnieniu oka opanujesz monitorowanie projektów. Od opracowania planu po śledzenie wydajności i wprowadzanie zmian, możesz przejąć kontrolę nad powodzeniem swoich projektów w zaledwie kilku krokach. Wypróbuj ClickUp już dziś aby rozpocząć usprawnianie zarządzania projektami. Od przyjaznych dla użytkownika pulpitów po szczegółowe widoki wykresów - istnieje narzędzie, które pomoże Ci zarządzać projektami od początku do końca. 🙌