Wszyscy byliśmy częścią spotkań zespołowych, podczas których większość uczestników nie miała pojęcia o celu spotkania, a mówcy zbierali dyskusję z tropu.
To, co następuje, to prawdziwa katastrofa.
Okazuje się, że zespół spędził wiele bezproduktywnych godzin z powodu "wspomnianego spotkania", nie osiągając żadnego celu.
Dobra wiadomość!
Agenda spotkania może pomóc ci tego uniknąć i być odpowiedzią na wszystkie twoje zmartwienia. ✌
Skuteczna agenda spotkania to plan, który udostępniasz uczestnikom spotkania. Pomoże on zespołowi ustalić jasne oczekiwania dotyczące tego, co ma się wydarzyć przed, w trakcie i po spotkaniu.
W tym artykule omówimy, czym jest agenda spotkania i poznamy pięć kluczowych kroków związanych z jej napisaniem. Przyjrzymy się również 16 opcjom szablonów agendy spotkania i zbadamy powody, dla których cały zespół potrzebuje agendy spotkania.
Jeśli jesteś bardziej wzrokowcem, obejrzyj ten vlog na temat agend spotkań!
Zaczynajmy.
Korzyści płynące z efektywnej agendy spotkania
Uczestniczenie w spotkaniu bez agendy przypomina wyruszenie na poszukiwanie skarbu bez mapy.
Agenda spotkania pozwala zespołowi ustawić kadencję spotkania przygotuj się do tematu spotkania, upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie i utrzymuj ich na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów.
Agendy spotkań:
- Nadają spotkaniu jasny cel
- Pomagają pozostać na dobrej drodze
- Pomagają zdefiniować obowiązki
Składa się z listy tematów, elementy akcji i działania, które chcesz omówić podczas spotkania.
Prosta agenda spotkania może być krótką listą wypunktowaną. Bardziej szczegółowe agendy zawierają opisy każdego punktu agendy, materiały referencyjne i oczekiwane wyniki dla każdego tematu dyskusji.
Formalne agendy zawierają również informacje o czasie i prezenterze dla każdego punktu porządku obrad.
Przykładem formalnego porządku obrad może być porządek obrad rady miasta wykorzystywany na posiedzeniu rady miasta w danym stanie. Porządki te mogą mieć sekcję otwartego forum, która przewiduje czas na publiczne komentarze.
Formalne porządki obrad nie są jednak ograniczone do rządu.
Można ich również używać na spotkaniach firmowych. Musisz tylko wybrać agendę, która najlepiej pasuje do Twojego zespołu.
Teraz, gdy już wiesz, czym jest agenda spotkania, przyjrzyjmy się, jak możesz ją napisać. ✍
Jak napisać agendę spotkania? 5 kluczowych kroków
Oto pięć prostych kroków, które możesz wykonać, aby stworzyć odpowiednią agendę spotkania dla swojego zespołu:
1. Ustalenie typu spotkania
Niepoinformowanie zespołu o rodzaju spotkania w którym będą uczestniczyć, może powodować wiele nieporozumień.
Wyobraźmy sobie członka zespołu, który uczestniczy w zwykłym spotkaniu tylko po to, by dowiedzieć się, że to jego ocena wyników .
Zgroza! 😱
Aby uniknąć zaskoczenia ludzi, upewnij się, że wszyscy wiedzą, czego dotyczy spotkanie.
Spotkania mogą mieć kilka różnych typów, w tym:
- Spotkanie zespołu: zwane również spotkaniem pracowników, są to okazje dla zespołu do omówienia różnych aspektów biznesowych
- Spotkanie zarządu: formalne spotkanie zarządu organizacji. Zazwyczaj odbywają się one w regularnych odstępach czasu w celu przeglądu wyników zespołu i kwestii politycznych
- Sesja wykonawcza: przeprowadzana przez członków zarządu regularnie przed rutynowymi spotkaniami zarządu
- Spotkanie cykliczne: codzienne, cotygodniowe lub comiesięczne spotkania, które powtarzają się regularnie
- Spotkanie rozpoczynające projekt **Przeprowadzane na początku każdego nowego projektu w celu poinformowania zespołu o celach projektu, rezultatach i harmonogramach
- Spotkanie burzy mózgów: wykorzystywane do opracowania nowego pomysłu z zespołami w sprzyjającej sesji burzy mózgów
- Spotkanie z informacją zwrotną: służy do zebrania konstruktywnej informacji zwrotnej od zespołu na temat nowych projektów i procesów
- Spotkanie Agile : Specjalne spotkanie wykorzystywane do prowadzenia hiper-koncentrycznych dyskusji dla zwinnych zespołów w celu przeprowadzania przeglądów sprintów, dzielenia się cennymi informacjami o projekcie, opiniami klientów,aktualizacje projektu, itp.
- Spotkanie Scrum: wykorzystuje agendę spotkania scrumowego, która może obejmować planowanie sprintu, codzienne standupy, udoskonalanie rejestru produktu, przeglądy sprintu itp.
- Spotkanie retrospektywne: odbywające się po zakończeniu projektu w celu omówienia tego, co poszło dobrze, a co nie
- Spotkanie wdrożeniowe Spotkania wdrożeniowe: pomagają nowym pracownikom zrozumieć oczekiwania zawodowe w ich środowisku pracy
- Spotkania komitetów: pomagają podgrupie członków zespołu z firmy utworzyć komitet w celu realizacji dowolnej specjalnej funkcji.
2. Określ cel spotkania
jakie są najważniejsze powody, dla których organizujesz spotkanie ze swoim zespołem?
czy chcesz poinformować ich o projekcie? Czy chcesz poznać ich opinie na jakiś temat?
Wyraźne określenie celu spotkania daje zespołowi przewagę nad tym, co go czeka. Przynajmniej będą wiedzieć, czy przynieść ze sobą raport z projektu lub piwo na spotkanie.
3. Określanie konkretnych tematów spotkań
Gdy masz już jasny cel spotkania, przygotuj listę tematów dyskusji, które chcesz, aby Twój zespół omówił.
Zdradzimy ci nasz sekret, dzięki któremu twoje spotkania będą bardziej angażujące.
Upewnij się, że wybierasz tematy dyskusji, które dotyczą każdego uczestnika spotkania.
W ten sposób wszyscy członkowie zespołu będą chcieli uczestniczyć w dyskusji.
Powiązane: Nasz zdalny przewodnik po_ **Etykieta wirtualnych spotkań !
4. Przydziel czas na omówienie każdego tematu
Spotkania są kosztowne i mogą być trudne do zorganizowania. Są one produktywne tylko wtedy, gdy można efektywnie wykorzystać czas.
Dlatego ważne jest, aby przeznaczyć określoną ilość czasu na omówienie każdego tematu spotkania. W ten sposób unikniesz błądzenia i poświęcania całego dostępnego czasu na jeden temat.
Korzystanie z agendy zgody to kolejna sztuczka pozwalająca zaoszczędzić czas podczas spotkań. Agenda zgody grupuje powtarzające się tematy dyskusji w jeden punkt porządku obrad, który można łatwo skreślić.
Środki te sprawią, że spotkania nie staną się czasochłonne i nie zapchają kalendarza. 👀
5. Dołącz listę niezbędnych dokumentów
Załóżmy, że organizujesz spotkanie ze swoim interesariuszami projektu .
Jednym ze sposobów na zwiększenie produktywności spotkania jest udostępnienie wszystkich dokumentów projektowych za pośrednictwem agend spotkań zespołu przed spotkaniem.
Pomyśl o tym jak o jednym z zadań przed czytaniem, o które nauczyciel poprosiłby cię w szkole. ta praktyka ustawia właściwy kontekst dla każdego uczestnika spotkania i daje mu możliwość wniesienia wkładu w dyskurs.
Teraz, gdy już wiesz, co robić, spójrzmy na kilka przykładów agendy spotkania, aby zobaczyć, jak te kroki wyglądają w akcji.
Bonus:_ **Szablony programu konferencji !
Jak używać AI do tworzenia agend spotkań
Sztuczna inteligencja (AI) może znacznie usprawnić zarządzanie spotkaniami, zmieniając każde spotkanie w wydajne i produktywne doświadczenie. Integrując sztuczną inteligencję z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak ClickUp Brain zespoły mogą wykorzystać automatyzację do obsługi rutynowych zadań i zwiększenia produktywności spotkań. Oto jak sztuczna inteligencja może pomóc:
- Agendy spotkań oparte na sztucznej inteligencji: Możliwości sztucznej inteligencji ClickUp mogą tworzyć spersonalizowane agendy spotkań w oparciu o role uczestników, poprzednie notatki ze spotkań i bieżące wymagania projektowe. Analizując wcześniejsze notatki i cele spotkania, sztuczna inteligencja może pomóc zapewnić, że każde spotkanie obejmuje wszystkie krytyczne punkty bez pominięcia żadnego z nich.
- Smart Summarization: Po spotkaniu,Sztuczna inteligencja może skondensować godziny notatek z dyskusji w zwięzłe, przydatne podsumowania. Ta funkcja umożliwia uczestnikom szybkie zapoznanie się z istotą spotkania i przejrzenie wszelkich punktów, które mogli pominąć, zapewniając, że wszyscy są zgodni i poinformowani.
- Instant Action Items Creation: ClickUp AI może identyfikować potencjalne zadania z notatek i automatycznie tworzyć elementy działań w ClickUp. To płynne przejście od dyskusji do wykonania oznacza, że działania następcze są jasne, określone w czasie i mniej prawdopodobne, że zostaną przeoczone lub zapomniane.
Osadzenie sztucznej inteligencji w procesach spotkań nie tylko oszczędza czas, ale także poprawia jakość spotkań. Pomaga utrzymać koncentrację, śledzić postępy w realizacji celów i wspierać kulturę odpowiedzialności poprzez automatyzację rutynowych, ale kluczowych aspektów zarządzania spotkaniami.
Generuj dokładne notatki ze spotkań bez wysiłku dzięki technologii opartej na sztucznej inteligencji ClickUp Wypróbuj ClickUp AI za darmo
Przykłady agendy spotkania zespołu
Oto kilka prostych przykładów agendy spotkania:
Spotkanie zespołu projektowego
Data: 02/07/24
Czas: 09:00 - 09:45
Uczestnicy spotkania: @SpongeBob, @Patrick, @Mr.Krabs, @Squidward
Cel spotkania:
- Opracowanie nowej strony internetowej dla referencji produktów
Agenda
a. Przed spotkaniem:
- Każdy uczestnik musi zapoznać się z dokumentem dotyczącym referencji produktów
b. Tematy dyskusji:
- Zapoznanie się z dokumentem dotyczącym referencji produktów (10 min)
- Omówienie treści, które mają znaleźć się na stronie internetowej (10 min, @Nazwisko)
- Przedstawienie przykładowych projektów strony internetowej (15 min, @Name)
- Podziel się sugestiami i zagłosuj naprojekt strony internetowej (10 min)
c. Punkty działania:
- Stworzenie osi czasu dla rezultatów projektu - @SpongeBob
- Udostępnienie pierwszej wersji projektu strony internetowej - @Patrick
- Harmonogram istworzyć plan podróży na drugie spotkanie w celu sfinalizowania projektu - @Mr.Krabs
Cotygodniowe spotkanie zespołu ds. sprzedaży
Data: 04/14/24
Czas: 02:00 pm - 02:45 pm
Uczestnicy spotkania: @Alice, @Bob, @Charlie, @Dana
Cel spotkania:
- Ocena tygodniowych wyników sprzedaży i omówienie strategii ich poprawy
Agenda
a. Przed spotkaniem:
- Każdy uczestnik powinien zaktualizować CRM o najnowsze dane dotyczące sprzedaży
b. Tematy dyskusji:
- Przegląd tygodniowych danych dotyczących sprzedaży i trendów (15 min)
- Omówienie przeszkód wi rozwiązania (10 min, @Alice)
- Strategie burzy mózgów dla nadchodzącej kampanii sprzedażowej (10 min, @Bob)
- Ustalenie celów na następny tydzień (10 min)
c. Elementy działań:
- Sporządzenie raportu tygodniowych wskaźników sprzedaży - @Charlie
- Opracowanie wstępnego planu kampanii sprzedażowej - @Dana
- Zorganizowanie sesji szkoleniowej na temat nowego oprogramowania sprzedażowego - @Alice
Miesięczne spotkanie planistyczne HR
Data: 04/21/24
Czas: 11:00 - 12:00
Uczestnicy spotkania: @Emma, @Liam, @Noah, @Olivia
Cel spotkania:
- Zaplanowanie działań HR na następny miesiąc i aktualizacja bieżących inicjatyw pracowniczych
Porządek obrad
a. Przed spotkaniem:
- Przeglądopinie pracowników z poprzedniego miesiąca
b. Tematy dyskusji:
- Analiza wyników badania satysfakcji pracowników (20 min)
- Aktualizacja statusu bieżących działań rekrutacyjnych (15 min, @Emma)
- Plan pracownikadziałania angażujące pracowników na następny miesiąc (15 min, @Noah)
- Omówienie aktualizacji polityki HR (10 min)
c. Punkty działania:
- Wdrożenie zmian w oparciu o opinie pracowników - @Liam
- Sfinalizowanie harmonogramu i procesu rekrutacji - @Olivia
- Przygotowanie harmonogramu nadchodzących działań angażujących - @Emma
Powyższe przykłady powinny dać ci wyobrażenie o tym, jak chcesz zaprojektować agendę spotkania. Aby pomóc ci dalej, spójrzmy na niektóre szablony agendy spotkania z najpopularniejszych narzędzia do spotkań online .
16 szablonów agendy spotkania zespołu
Oto 16 szablonów agendy spotkania, których możesz użyć do stworzenia kolejnej agendy:
1. Szablon tygodniowego spotkania 1 na 1 od ClickUp
Zachowaj wszystkie swoje agendy, elementy działań i informacje zwrotne w jednym zorganizowanym miejscu dzięki temu tygodniowemu szablonowi spotkań 1 na 1 od ClickUp
Spotkania jeden na jeden są szansą na nawiązanie kontaktu z ludźmi, którymi zarządzasz w najbardziej efektywny sposób. Szablon spotkania 1:1 ClickUp przechowuje wszystkie agendy - dostosowane do każdej osoby - w jednym zorganizowanym miejscu. Pobierz ten szablon
2. Szablon agendy spotkania zespołu All hands by ClickUp
Szablon spotkania wszystkich rąk ClickUp
pomaga utrzymać otwartą komunikację w całej firmie i zapewnia, że wszyscy są na bieżąco z indywidualnymi i grupowymi celami.
Spotkania wszystkich rąk
dają przestrzeń do dzielenia się informacjami, od aktualizacji po ogłoszenia o przyszłych programach i zachęcają do współpracy i dostosowania w całym zespole.
Pobierz ten szablon
3. Szablon agendy spotkania Scrum od ClickUp
To szablon agendy spotkania scrum przez ClickUp sprawi, że codzienne spotkania staną się dziecinnie proste. Codzienne spotkania dotyczące statusu zadań w projektach pomagają zapewnić, że zespół jest świadomy postępów na swoim froncie. Pobierz ten szablon
4. Szablon agendy notatek ze spotkania od ClickUp
Szablon agendy spotkania w stylu notatek ClickUp
to idealne miejsce do przechowywania wszystkich notatek ze spotkania, kluczowych wniosków i działań.
Pobierz ten szablon
5. Projekt
szablon post mortem by ClickUp
Projekty nie zawsze idą zgodnie z planem. Użyj tego szablon podsumowania projektu od ClickUp aby wyznaczyć nowe cele i utrzymać zespół we właściwym kierunku. Pobierz ten szablon
6. Szablon protokołu spotkania od ClickUp
Ta współpraca protokół ze spotkania to szablon ClickUp Doc zaprojektowany, aby zapewnić idealny zarys udanego podsumowania spotkania. Szablon protokołu spotkania ClickUp zawiera gotowe strony do organizowania zespołów, indywidualne notatki ze spotkań i instrukcje, jak najlepiej wykorzystać spotkanie dzięki temu szablonowi!
Zamień swoje notatki ze spotkania w newsletter z_ szablony biuletynów ! Pobierz ten szablon
7. Szablon spotkania retrospektywnego burzy mózgów według ClickUp
Oszczędzaj czas i zdobywaj cenne spostrzeżenia dzięki temu szablonowi prosty szablon Retrospektywy Sprintu . Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie zespołu zwinnego, czy spotkanie dotyczące zarządzania projektem, ten szablon pomoże Ci zbudować krystalicznie czysty obraz tego, co poszło dobrze, co nie poszło tak dobrze i co należy zmienić w przyszłości. Pobierz ten szablon
8. Szablon agendy spotkania zespołu przez Meeting Booster
Głównym celem spotkań zespołu jest dzielenie się ważnymi informacjami z członkami zespołu, uzgadnianie celów i wskazywanie wszelkich przeszkód. Szablon agendy spotkania zespołu pomaga zespołowi skupić się na celach spotkania. Pobierz ten szablon
9. Szablon agendy spotkania zarządu od Template Lab
Spotkania zarządu mają tendencję do przeciągania się w czasie. Użyj szablon harmonogramu na następne spotkanie zarządu wykorzystaj ten plan spotkania zarządu, aby pozostać na dobrej drodze i zakończyć spotkanie na czas. Pobierz ten szablon
10. Szablon agendy spotkania inauguracyjnego projektu według Docket
Ważne jest, aby nadać ton nowemu projektowi od samego początku. Skorzystaj z tego szablonu spotkania inaugurującego projekt, aby ułatwić jego pomyślne rozpoczęcie! Pobierz ten szablon
11. Szablon pulpitu spotkań od ClickUp
Użyj tego Szablon pulpitu spotkań ClickUp jako plan następnego spotkania. Szablon ten ułatwia przeglądanie statusu różnych zadań podczas spotkania. Pobierz ten szablon
12. Szablon agendy spotkania burzy mózgów od Owl Labs
Ten kreatywny plan spotkania burzy mózgów to świetny sposób na utrzymanie spotkań burzy mózgów na właściwym torze z tygodnia na tydzień. Ten szablon ułatwia prowadzenie spotkania i skupienie się na burzy mózgów. Pobierz ten szablon
13. Szablon protokołu ze spotkania zarządu według ClickUp
Utwórz strukturę za pomocą tego Szablon protokołu ze spotkania zarządu ClickUp . Rejestruj i oznaczaj uczestników, organizuj działania w ramach porządku obrad i sporządzaj szczegółowe notatki dla każdego porządku obrad. Pobierz ten szablon
14. Szablon agendy spotkania HR według Gdzie
Działy HR
mają wiele do zrobienia. To
Szablon agendy spotkania HR
zapewni zespołowi HR sposób na produktywne spotkanie, które nie jest skomplikowane ani stresujące.
Pobierz ten szablon
15. Szablon agendy spotkania marketingowego autorstwa Hugo
Skorzystaj z tej agendy spotkań marketingowych, aby zebrać dział marketingu, aby świętować zwycięstwa, uzgodnić cele i zidentyfikować blokady projektów. Pobierz ten szablon
16. Szablon planu spotkania dotyczącego zarządzania projektem autorstwa Hypercontext
Ten szablon planu spotkania dotyczącego zarządzania projektem pomoże ci zidentyfikować cele, zagrożenia i terminy dla następnego projektu zespołowego. Pobierz ten szablon
Kto korzysta z agendy spotkania?
Jeśli chodzi o planowanie spotkania, stworzenie dokładnej i dobrze zorganizowanej agendy ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sprawnego przebiegu spotkania i osiągnięcia jego celów. Oto niektóre z kluczowych korzyści płynących z korzystania z agendy spotkania:
- Kierownicy projektów: Kierownicy projektów często muszą prowadzić spotkania zespołu, a posiadanie dobrze zaplanowanej agendy pomaga im pozostać na dobrej drodze, omówić wszystkie niezbędne tematy i skupić się na spotkaniu.
- Zespoły kierownicze: Agendy spotkań są również korzystne dla zespołów kierowniczych, takich jak zarządy lub zespoły zarządzające. Mogą one pomóc w zapewnieniu, że ważne tematy są omawiane, decyzje są podejmowane sprawnie, a wszyscy są na tej samej stronie w odniesieniu do celów i strategii firmy.
Wyeliminuj stres z życia zawodowego dzięki agendom spotkań zespołu
Skuteczna agenda spotkania sprawi, że współpracę w zespole wydaje się być bułką z masłem.
A gdy współpraca staje się łatwa, zespół może skupić się na zwiększeniu produktywności i pobudzeniu kreatywności.
Z pomocą narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, pisanie skutecznych agend spotkań i zarządzanie spotkaniami są łatwiejsze niż kiedykolwiek!
ClickUp pozwala dokumentować każde spotkanie, zarządzać agendami, zapisywać efektywne protokoły ze spotkań , przypisywać komentarze do zespołu i wiele więcej.
gotowy do obserwowania pracy zespołowej i osiągania wszystkich celów? Pobierz ClickUp za darmo już dziś i pożegnaj się z katastrofami spotkań. 👋