Menedżerowie radzą sobie z wieloma rzeczami.
Od presji związanej z przywództwem, by realizować cele, po mentoring zespołu - równoważenie różnych oczekiwań może być nie lada wyzwaniem. A jako lider, prowadzenie spotkań jest wymagane, aby pomóc ci oddelegować zadania, uzyskać aktualizacje statusu, strategie burzy mózgów i tak dalej.
Każde spotkanie, bez względu na jego rodzaj, wymaga jasnego celu, przypadku użycia i agendy. Stworzenie agendy, ustawienie oczekiwań i śledzenie przebiegu rozmowy to ważne kroki w zapewnieniu, że spotkanie pozostanie na właściwym torze i będzie wydajne.
Jeśli więc chcesz stać się silniejszym liderem zespołu i na dobre zakończyć bezcelowe spotkania, ten blog jest dla Ciebie. Przedstawiliśmy dziewięć rodzajów spotkań, o których musisz wiedzieć i jak je prawidłowo prowadzić.
Jako bonus, dołączyliśmy kilka darmowych szablonów, które pomogą ci jak najlepiej wykorzystać następne spotkanie!
Elementy spotkania do rozważenia przed wyborem typu spotkania
Znajomość rodzajów spotkań, które może zorganizować menedżer, pomoże ustawić zespół na powodzenie. Efektywne zarządzanie spotkaniami może pomóc zwiększyć zaangażowanie i współpracę w całym teamie.
Skuteczne spotkanie może być wyjątkową okazją do zebrania pomysłów, dostarczenia wkładu, zachęcenia do rozwoju zawodowego i popchnięcia celów organizacyjnych do przodu, zamiast być wyczerpującą, powtarzającą się czynnością.
Przed wybraniem odpowiedniego rodzaju spotkania dla swojego zespołu należy wziąć pod uwagę następujące elementy:
1. Cele: Jaki jest cel spotkania?
2. Uczestnicy: Kto powinien wziąć udział w spotkaniu i kto je poprowadzi?
3. Agenda: Jakie tematy należy omówić i w jakiej kolejności?
4. Wynik: Co masz nadzieję osiągnąć do zrobienia na koniec spotkania?
5. Częstotliwość: Jak często powinno odbywać się spotkanie?
Po rozważeniu tych elementów, nadszedł czas, aby wybrać najlepszy rodzaj spotkania dla potrzeb zespołu.
przejdźmy teraz do rodzajów spotkań, o których musisz wiedzieć i jak je prawidłowo prowadzić za pomocą odpowiednich narzędzi i technik!
9 najpopularniejszych rodzajów spotkań
Oto dziewięć rodzajów spotkań, wskazówki dotyczące powodzenia każdego z nich oraz darmowe, gotowe do użycia szablony, które pomogą ci zacząć!
1. Spotkania onboardingowe
Spotkania onboardingowe to pierwsze spotkania między pracownikami i ich menedżerami po dołączeniu do organizacji. Ten rodzaj spotkania inauguracyjnego oznacza początek ich szkolenia i jest niezbędny, ponieważ okres wdrażania pracownika kładzie podwaliny pod powodzenie nowego członka zespołu, ponieważ jest to jego pierwsze głębokie zanurzenie się w procesach i systemach firmy.
Spotkania te powinny pomóc menedżerom poznać swoich pracowników i budować relacje. Zadawanie pytań przełamujących lody, takich jak: jakie jest twoje hobby, jakie jest twoje ulubione danie, lub innych pytań interpersonalnych, takich jak: w jaki sposób wolisz otrzymywać informacje zwrotne lub co cię motywuje, to najlepsze praktyki podczas tych spotkań.
Spotkania onboardingowe powinny również zawierać zarys programu szkoleniowego i odpowiednich zasobów, kim są członkowie zespołu oraz listę kontrolną elementów do zakończenia w pierwszym tygodniu. Spróbuj Lista kontrolna wdrażania pracowników ClickUp aby wesprzeć nowo zatrudnione osoby i pomóc im wdrożyć się w nowy cykl pracy.
Usprawnij wdrażanie nowych pracowników proces onboardingu dzięki temu szablonowi w ClickUp Dokumenty. Zawiera szczegóły dotyczące obsługi pierwszego dnia, pierwszego tygodnia i pierwszych 90 dni wdrożenia! Pobierz szablon listy kontrolnej wdrożenia pracownika
2. Spotkania jeden na jeden
A spotkanie jeden na jeden odbywa się między dwiema osobami, zazwyczaj menedżerem i jego bezpośrednim podwładnym. Są one jednym z najskuteczniejszych sposobów budowania relacji i zaufania między menedżerami a ich bezpośrednimi podwładnymi.
Istnieją różne rodzaje spotkania jeden na jeden , a rodzaj spotkania jeden na jeden będzie odzwierciedlał zawartość agendy. Na przykład, pierwsze spotkanie w cztery oczy menedżera z bezpośrednim podwładnym będzie się znacznie różnić od cotygodniowych spotkań w cztery oczy.
W firmie Fellow menedżerowie przeprowadzają spotkania jeden na jeden ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi, aby lepiej ich poznać i sprawdzić, jak sobie radzą. Zadają pytania budujące relacje, jednocześnie ustawiając oczekiwania i elementy działania, aby pomóc pracownikowi w osiągnięciu powodzenia.
Tematy są zorientowane na sprawdzanie postępów w projektach i bieżących blokad, przy jednoczesnym prowadzeniu rozmów budujących karierę. Niezależnie od rozmowy jeden na jeden częstotliwość spotkań spotkanie powinno zawsze obejmować następujące elementy:
- Pytania budujące relację, aby sprawdzić wzajemne samopoczucie i życie osobiste
- Omówienie konkretnych lub istotnych elementów Businessu
- Wyczyszczone elementy działań i kolejne kroki po zakończeniu spotkania
Znaczenie spotkania "jeden na jeden" polega na jego sile budowania zaufania i znaczącej więzi między pracownikiem a jego przełożonym. Ważnym elementem zapewniającym skuteczność tego typu spotkań jest poproszenie bezpośredniego podwładnego o przygotowanie agendy spotkania.
Korzystanie z narzędzie do spotkań jeden na jeden do dokumentowania rozmowy i podpowiedzi jest również pomocną strategią zwiększającą efektywność spotkania. Można również skorzystać z Szablon spotkania 1:1 ClickUp aby ułatwić zorganizowanie spotkania, które buduje zaufanie i dobre relacje.
Szablon 1:1 w ClickUp zawiera wstępnie utworzone strony dla ról pracowników, oczekiwań i powtarzających się agend spotkań dla każdego członka zespołu. Twórz zagnieżdżone strony w obrębie każdej z nich, aby uzyskać jeszcze lepszą organizację Pobierz szablon spotkania 1-1
3. Spotkania odprawy
Spotkania kontrolne - zwane również spotkaniami aktualizacji statusu - to dyskusje, podczas których Teams współpracują i dzielą się postępami w określonym temacie lub projekcie. Celem jest zapewnienie zgodności w zespole i projekcie przy jednoczesnym podniesieniu blokad hamujących postęp.
Choć spotkania typu "check-in" lub "status update" nie zawsze należą do ulubionych przez Teams, są one cennym mechanizmem do rozwiązywania problemów i bycia na bieżąco z postępami w projekcie.
Długość spotkania może różnić się w zależności od statusu i wielkości projektu. Zespół ds. sprzedaży często organizuje krótkie, codzienne spotkania stand-up w celu sprawdzenia postępów w realizacji transakcji i aktualizacji, które trwają od 10 do 15 minut.
Inną alternatywą może być spotkanie kierownictwa podczas kryzysu, podczas którego każdy dział udostępnia aktualizację. Możliwe są również dłuższe spotkania kontrolne projektu, podczas których należy omówić aktualizacje i przejrzeć poprzednie elementy działań oraz poczynione postępy.
Spotkania typu check-in mogą mieć swobodny lub formalny charakter, zależnie od kontekstu i miejsca pracy. Ogólnie rzecz biorąc, powodzenie odprawy powinno promować otwartą komunikację linie między każdym członkiem Teams i utrzymywać wszystkich zaangażowanych w pętli.
Można to ułatwić poprzez okrągłą tabelę aktualizacji, w której każdy członek zespołu musi dodać punkty do omówienia związane z jego projektami. Pozwala to również na zajęcie się wszelkimi blokadami, dzięki czemu zespół może działać szybko i odpowiednio.
Aby pomóc w przeprowadzeniu wydajnego spotkania, upewnij się, że jesteś przygotowany z listą pytań kontrolnych, które możesz zadać swojemu zespołowi. Możesz również przygotować ich na powodzenie, tworząc pętlę informacji zwrotnych, aby przechwytywać aktualizacje, obawy i inne ważne notatki.
Jednym ze sposobów na zrobienie tego jest ustawienie dokumentu spotkania standup, który zespół może wypełnić przed spotkaniem! Użyj Szablon Daily Standup Meeting by ClickUp i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu.
Celem codziennego spotkania stand-up jest pomoc w koordynacji pracy Teams. Ta szybka pętla sprzężenia zwrotnego pomaga Teams dostosować się i pozostać na dobrej drodze, podobnie jak w piłce nożnej. Jeśli pojawi się problem, można go szybko rozwiązać i utrzymać projekty na właściwych torach Pobierz szablon Daily Standup Meeting Bonus: Szablony programu konferencji !
4. Spotkania w ramach burzy mózgów
Spotkanie w formie burzy mózgów ma miejsce, gdy zespół spotyka się w celu wygenerowania pomysłów na określony temat. Sesje burzy mózgów mogą odbywać się synchronicznie lub asynchronicznie. W kontekst asynchroniczny , musisz zapewnić zdalne komunikację w zespole i narzędzia do współpracy są dostępne dla uczestników spotkania.
Powodzenie burzy mózgów będzie ekscytujące! Wszyscy zbierają się, aby pobudzić swoją kreatywność i wygenerować pomysły. Niebo powinno być limitem i nie ma złych pomysłów.
Wygenerowane sugestie mogą być bardzo proste, ale mogą też być złożone i ważne jest, aby podkreślić jako organizator spotkania, że nie ma złych pomysłów. Oczekuje się, że wszyscy uczestnicy spotkania wezmą udział w rozmowie, więc należy upewnić się, że format spotkania pasuje do ekstrawertycznych i introwertycznych uczestników.
Spotkania w formie burzy mózgów są zabawnymi i angażującymi sesjami, ale mogą być wyczerpujące psychicznie dla teamu, zwłaszcza gdy nie ma systemu śledzenia pomysłów. Korzystne może być zaplanowanie kolejnego spotkania w celu zawężenia i destylacji konkretnych pomysłów później, aby zmaksymalizować wydajność.
Wypróbuj ClickUp funkcja mapy myśli aby uchwycić pomysły i dodać organizacji do sesji burzy mózgów.
Planuj i organizuj agendy spotkań, projekty, pomysły lub istniejące zadania w ClickUp, aby uzyskać najlepszy wizualny zarys
Spotkania wszystkich pracowników
Spotkanie typu "all-hands" oznacza, że wezmą w nim udział wszystkie szczeble organizacji, w tym poszczególni współpracownicy, liderzy zespołów, kierownicy działów i kadra zarządzająca. Celem jest zsynchronizowanie całej firmy z odpowiednimi aktualizacjami, takimi jak aktualizacje dotyczące poszczególnych działów lub zmiany w polityce firmy.
Każda firma ma inny rytm i punkty do omówienia na spotkaniach all-hands. Skuteczne spotkanie wszystkich rąk będzie zazwyczaj prowadzone przez dyrektora generalnego lub lidera firmy, a punkty do omówienia będą obejmować aktualizacje dotyczące przywództwa lub działu, przedstawianie nowych pracowników i nie tylko.
Na Podcast Supermanagers matt Martin, dyrektor generalny Clockwise, podzielił się, że ich spotkanie wszystkich pracowników obejmuje wiele różnych aspektów, w tym aktualizacje działów, prezentacje i punkt rozmowy, w którym udostępniane są zabawne momenty z tygodnia. Spotkania te trwają zazwyczaj godzinę.
Spróbuj Szablon spotkania wszystkich rąk w ClickUp na angażujące i zorganizowane cotygodniowe spotkanie wszystkich pracowników.
Łatwo zarządzaj logistyką, czasem i planem następnego spotkania firmowego dzięki szablonowi Spotkanie All Hands Szablon autorstwa ClickUp Pobierz szablon spotkania All Hands
**6 Spotkania decyzyjne
Spotkanie decyzyjne to spotkanie zespołu w celu sformalizowania decyzji i iteracji kolejnych kroków. Spotkania te będą zazwyczaj wykorzystywane do podejmowania ważnych decyzji, które wymagają commitu i potencjalnie nowego kierunku.
Spotkania te są standardem w różnych Teams: spotkania Tablicy lub spotkania projektowe mogą obejmować podejmowanie decyzji. Ważne decyzje powinny być dokumentowane w narzędzie do protokołowania spotkań aby Teams mógł zapamiętać uzasadnienie decyzji.
Pytania, na które należy odpowiedzieć podczas tych spotkań, obejmują:
- Biorąc pod uwagę nasze obecne okoliczności i zasoby, jaka jest najlepsza opcja na przyszłość?
- Kto jest odpowiedzialny za kolejne kroki? Dlaczego?
Na przykład, można zorganizować spotkanie decyzyjne z menedżerem ds. marketingu w mediach społecznościowych i koordynatorem ds. marketingu w mediach społecznościowych, aby zmienić kierunek nieudanej kampanii marketingowej. Jeśli teams musi ocenić, czy podchodzą do kampanii z odpowiedniej perspektywy i w odpowiednim tonie, mogliby się spotkać, aby ocenić zaangażowanie i wyniki konwersji i wybrać nowy kierunek.
Podczas spotkania przedstawiona zostanie lista powodów, dla których należy przesunąć punkt ciężkości i udokumentowane zostanie, dlaczego nowy kierunek wydaje się korzystny. Dlatego też ten rodzaj spotkania ma na celu podjęcie i udokumentowanie decyzji o przeniesieniu projektu lub inicjatywy do przodu.
Sprawdź te_ szablony matrycy decyzyjnej !
7. Spotkania dotyczące rozwiązywania problemów
Spotkania służące rozwiązywaniu problemów zazwyczaj odbywają się między osobą stojącą przed wyzwaniem a kierownikiem lub liderem. W zależności od charakteru problemu, spotkanie to może obejmować przedstawiciela różnych działów, np. przedstawiciela działu HR lub zespołu prawnego. Celem spotkania poświęconego rozwiązywaniu problemów jest znalezienie rozwiązania przeszkody lub zbadanie możliwości podjęcia kolejnych kroków.
Spotkania służące rozwiązywaniu problemów mogą przynieść korzyści każdemu pracownikowi, niezależnie od charakteru problemu. Podczas tych spotkań należy najpierw przeanalizować sytuację i jej przyczyny, ocenić, jaki kierunek należy obrać, a następnie stworzyć plan działania w celu rozwiązania problemu.
Należy pamiętać, że każdy krok powinien być udokumentowany w dokumencie notatki ze spotkania i udostępnianie ich osobom zaangażowanym w rozmowę.
Stwórz własny szablon spotkania i nakreśl jego agendę, elementy działań, podsumowania i wiele więcej w ClickUp Docs Pobierz przewodnik po ClickUp Docs **8 kwartalnych spotkań dotyczących planów Planowanie kwartalne to strategiczna realizacja planu rocznego podzielonego na cztery kwartały. Co kwartał ustalany jest zmieniony cel na kolejne trzy miesiące. Te zaktualizowane cele mogą być przekazywane podczas kwartalnego spotkania planistycznego, na którym omawiane są plany strategiczne i świętowane osiągnięcia z ostatnich 90 dni.
Spotkania te są okazją do wywarcia nacisku, przekazania lub otrzymania informacji zwrotnej i trafnego określenia celów na kolejne miesiące. Każda kwartalna sesja planowania powinna również obejmować czas na refleksję nad minionymi 90 dniami, przegląd zakończonych i będących w trakcie realizacji zadań oraz przygotowanie się na to, co nadejdzie w kolejnym kwartale.
Celem spotkania jest pomoc w ustawieniu zespołu na powodzenie w osiąganiu swoich celów cele krótkoterminowe oraz cele długoterminowe firmy. 💪
Kluczem do skutecznego kwartalnego spotkania dotyczącego planów jest organizacja. Punkty rozmów powinny być wyczyszczone, a cele spotkania powinny być przypisane. Dodatkowo, ponowne przywołanie wniosków z poprzednich kwartałów podczas rozmowy o planowaniu pomaga rozważyć, jakie cele są odpowiednie i istotne.
Nie zapomnij śledzić swoich celów w Cele ClickUp aby zapewnić jasne oś czasu i mierzalne cele.
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
9. Spotkania Tablicy
Spotkanie zarządu to formalne spotkanie z całym zarządem danej organizacji. Te formalne spotkania odbywają się w różnych odstępach czasu, np. raz na kwartał lub raz na rok, w celu omówienia powtarzających się i istotnych problemów, takich jak kwestie związane z polityką, biznesem prawnym lub raportowaniem KPI, lub różne problemy.
Tablicy przewodniczy przewodniczący, znany również jako prowadzący spotkanie. A dokładniej, celem posiedzenia zarządu jest spotkanie Tablicy jest ustawienie polityki i strategii, przegląd planów strategicznych i dojście do porozumienia w danym problemie.
Podczas tego spotkania, protokół ze spotkania jest rejestrowany w celu utworzenia formularza prawnego, który następnie zostanie opublikowany zgodnie z działaniami Tablicy. Publikowanie protokołów ze spotkań ma kluczowe znaczenie, ponieważ jest to strategia komunikacji między organizacją, Tablicą i różnymi zewnętrznymi interesariuszami.
Tablica Agenda spotkania Szablon służy jako zarys, aby skupić się na kluczowych problemach i szybko je rozwiązać oraz upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie co do tego, co należy zrobić Pobierz szablon agendy spotkania rady nadzorczej
Zwiększ wydajność spotkań dzięki agendzie i odpowiednim narzędziom
Istnieje wiele różnych rodzajów spotkań o różnych celach. Ustalenie, które spotkanie powinno być wykorzystane w danej sytuacji, może być wyzwaniem dla menedżerów.
Wdrażając skuteczne strategie zarządzania spotkaniami i wykorzystując odpowiednie narzędzia
narzędzia do spotkań online
jak
ClickUp
aby pomóc Ci zarządzać pracą, harmonogramami, zespołem i nie tylko, możesz uniknąć bezproduktywnych spotkań i zacząć prowadzić sesje współpracy, które dodają energii i
motywują Twój Teams
do osiągania swoich celów.
Guest Writer:
Fellow.app
jest to najwyżej oceniane oprogramowanie do zarządzania spotkaniami, które pomaga menedżerom i ich teamom budować efektywne nawyki spotkań poprzez wspólne agendy, śledzenie elementów działań i bibliotekę zatwierdzonych przez ekspertów szablonów spotkań