Mówiąc prościej: notatka sprawia, że każde spotkanie dotyczące burzy mózgów, procesu lub projektu jest lepsze dla wszystkich.
To potężny silnik do budowania wydajnej kultury pracy w przyszłości. Ale ludzie nie są maszynami, więc potrzebujemy odpowiednich systemów do zapamiętywania i przywoływania usłyszanych informacji.
Czy wiesz, że Twoja pamięć zaczyna się pogarszać w ciągu pierwszych 24 godzin od nauczenia się czegoś? Nazywa się to krzywa zapominania . Mierzy ona, jak szybko zapominamy informacje w czasie jeśli nie próbujemy ich zachować.
To zależy nie tylko od nas siła pamięci do zachowywania informacji ze spotkań, ale podejście do przechwytywania i przekazywania informacji sobie i innym.
W tym przewodniku dajemy ci szablony, narzędzia i wskazówki, które pozwolą ci przekształcić twoje wirtualne i osobiste spotkania wydajność, dzięki czemu poczujesz się pewnie w swoim systemie notatek!
Rodzaje notatek ze spotkań
Podobnie jak istnieją różne rodzaje spotkań, istnieją również różne rodzaje notatek ze spotkań. Ta sekcja zawiera kompleksowy przewodnik, który pomoże ci znaleźć najlepszą metodę, która pasuje do twojego stylu sporządzania notatek.
Notatki Cornella: Jest to systematyczny format kondensowania i organizowania notatek, ułatwiający ich przeglądanie. Strona podzielona jest na trzy części: wskazówki (pytania lub główne punkty po lewej stronie), notatki (szczegółowe informacje ze spotkania po prawej stronie) i podsumowanie na dole.
Notatki w ćwiartkach: Metoda ta polega na podzieleniu strony na ćwiartki (lub boxy), takie jak ważne, mniej ważne, oddelegowane i odroczone. Każdy kwadrant jest używany do innego rodzaju notatek, co pozwala na przypisanie priorytetu do wykonania dalszych działań.
Mapowanie notatek: Jeśli wolisz wizualną reprezentację, podejście oparte na mapach myśli może być dla ciebie. Zacznij od głównego tematu i utwórz gałęzie dla różnych tematów, wypełniając każdą z nich odpowiednimi notatkami. Idealne do sesji burzy mózgów.
Zarys: Ta metoda zaczyna się od głównych tematów i przechodzi do szczegółów w uporządkowany sposób. Świetnie nadaje się do dokumentowania protokołów, ponieważ główne punkty agendy są już podzielone.
Wykresy: To podejście typu "dziel i zwyciężaj" jest przydatne do rejestrowania kilku konkretnych rodzajów informacji. Utwórz wykres i wypełnij jego komórki punktami omawianymi podczas spotkania.
Notatki zdaniowe: Ta prosta metoda polega po prostu na zapisywaniu każdego punktu jako krótkiego zdania, gdy pojawia się on podczas spotkania, bez żadnego dodatkowego formatu.
Każda z tych metod oferuje inne korzyści. Wszystkie są kompatybilne z ClickUp Docs, więc możesz wybrać tę, która najlepiej pasuje do Twojego stylu i potrzeb spotkania. Niezależnie od tego, czy jest to organiczna struktura notatek z map myśli, czy zorientowane na zadania notatki z elementami działań, istnieje metoda, która pomoże Ci zmaksymalizować wydajność podczas i po każdym spotkaniu.
Kluczowe elementy do uwzględnienia w notatkach ze spotkań
Dobrze skonstruowana i szczegółowa notatka ze spotkania jest niezbędnym elementem wydajności w biznesie. Pomaga ona zachować zapis pomysłów, działań i decyzji podjętych podczas spotkania. Oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić w notatkach ze spotkań:
Szczegóły spotkania: Uwzględnij datę rozpoczęcia i zakończenia oraz lokalizację (fizyczną lub wirtualną) spotkania.
Lista uczestników: Należy udokumentować wszystkich uczestników i ich role. Wzmianki o nieobecności lub obecności gości specjalnych.
Agenda spotkania: Lista tematów, które zostały zaplanowane na spotkanie. Ustawi to strukturę notatek i pomoże przejść przez główne punkty dyskusji w logicznej kolejności.
Punkty dyskusji: Ta część stanowi większą część notatki. Upewnij się, że uchwyciłeś główne argumenty, opinie, pomysły i pytania, które pojawiły się w związku z każdym elementem porządku obrad.
Podjęte decyzje: Udokumentuj kluczowe decyzje. Kto je podjął? Jakie alternatywy były brane pod uwagę? Wzmianki o uzasadnieniu decyzji do wykorzystania w przyszłości.
Elementy działania: Zanotuj, kto jest odpowiedzialny za co (zadania lub działania następcze) po spotkaniu. Powinno to określać, kto jest przypisany do każdego działania, jakie jest to działanie i termin, jeśli został podany.
Kolejne kroki i terminy: Określ, co należy zrobić w następnej kolejności, kto jest za to odpowiedzialny i do kiedy powinno to zostać zakończone. Zapewnia to, że wszyscy są świadomi swoich obowiązków w przyszłości.
Pytania i odpowiedzi: Udokumentuj wszelkie pytania, które się pojawiły i odpowiedzi na te pytania. Jeśli odpowiedź nie była dostępna, należy zanotować, kto i kiedy ją znajdzie.
Ważne fakty i statystyki: Zapisz ważne liczby, dane, fakty lub statystyki, które zostały przytoczone. Mogą one być przydatne w przyszłości lub podczas pracy nad powiązanymi zadaniami i projektami.
Załączniki: Jeśli podczas spotkania udostępniane lub omawiane były jakieś dokumenty, dołącz je lub połączony z nimi link do notatki.
Włączając te kluczowe elementy do notatek ze spotkania, stworzysz kompleksowy zapis, który sprawi, że dalsze działania będą jasne, wzmocni odpowiedzialność i posłuży jako cenne źródło informacji dla tych, którzy opuścili spotkanie - a wszystko to przy jednoczesnej poprawie wydajności i komunikacji w zespole.
Jak sporządzać najlepsze notatki ze spotkań (6 kluczowych strategii)
Przed spotkaniem
Wskazówka 1: Podziel się obowiązkami związanymi z agendą spotkania 
W Reclaim.ai's
Raport o trendach wydajności dowiedzieli się, że profesjonaliści spędzają średnio 21,5 godziny na spotkaniach - ponad połowę standardowego tygodnia pracy!
Wydajne spotkania są niezbędne dla powodzenia zdrowego, rozwijającego się biznesu. Jako lider zespołu, kierownik projektu lub osoba na stanowisku kierowniczym, masz za zadanie dbać o procesy i działania, aby każdy pracownik miał możliwość narzędzia do spotkań i zasoby do zrobienia.
Użyj szablon planu podróży plan następnego spotkania!
Pozwól uczestnikom spotkania współtworzyć jego agendę. Pozwoli to osiągnąć dwie ważne rzeczy:
- Twoi uczestnicy będą mieli dobry pomysł nakadencja spotkania i jak będzie spędzany ich czas
- Notatki będą bogatsze w informacje i autorytety, ponieważ różne perspektywy, ekspertyzy tematyczne i wiedza są zorganizowane w jednym miejscu
Wskazówka 2: Wykorzystaj agendę spotkania do robienia notatek
Twój agenda spotkania jest najlepszym środowiskiem do robienia notatek ze spotkania, ponieważ wszystkie tematy, kluczowe punkty, pytania i cele zostały już przedstawione w jednym miejscu. Zwłaszcza, gdy prowadzisz spotkanie i robisz notatki, jest to bardzo pomocne wyzwaniem jest żonglowanie obiema czynnościami .
Agenda pomaga przechodzić od jednego tematu do drugiego, jednocześnie monitorując postęp spotkania. Jeśli dojdzie do zbyt wielu rozmów pobocznych, a uczestnicy spotkania zejdą z tematu, możesz skierować wszystkich z powrotem na właściwe tory. Jeśli masz opóźnienia, możesz pominąć lub przyspieszyć mniej ważne tematy.
Co ważniejsze, należy unikać kłopotów (i niepotrzebnego stresu) związanych z przełączanie się tam i z powrotem pomiędzy agendą spotkania a pustą stroną na notatki
Jeśli jesteś odpowiedzialny za robienie protokołów ze spotkań -Notatki i decyzje podjęte podczas formalnych spotkań, które wymagają zatwierdzenia przez kierownictwo wyższego szczebla - sprawdź nasze różne szablony notatek ze spotkań:
- Szablon protokołu ze spotkania budowlanego
- Szablon protokołu ze spotkania PTA
- Szablon protokołu ze spotkania sprzedażowego
- Szablony notatek dotyczących wydania
- Szablon protokołu ze spotkania komitetu bezpieczeństwa
- Szablon protokołu ze spotkania akcjonariuszy
- Szablony spotkań indywidualnych
- Szablon protokołu ze spotkania
- Oprogramowanie do spotkań jeden na jednego
Zapisuj protokoły ze spotkań w ustrukturyzowanym formacie za pomocą szablonu ClickUp Meeting Minutes Template
Podczas spotkania
Wskazówka 3: Filtruj najważniejsze informacje
Gdzieś pomiędzy ums i likes, znajdują się ważne szczegóły, na które należy zwrócić uwagę, gdy dana osoba mówi w strumieniu świadomości. Ale przy odrobinie kontekstu, pewności siebie i kreatywności, staniesz się czarodziejem notatek w ciągu kilku minut każdym scenariuszu spotkania .
Oto jak to wygląda:
Słuchaj wskazówek i wskazówek, które mówca daje ci w celu uzyskania kontekstu
Zasadą jest bycie przygotowanym na wszystko. Ale słuchaj każdego nacisku na to, co mówią, zadawanych pytań i udostępnianych wyjaśnień, które będą miały wpływ na projekt/zadanie/cel.
Bądź pewny siebie i poproś mówcę o wyjaśnienie tego, co mówi
Podsumowywanie jednego punktu i niesłuchanie kluczowych szczegółów następnego to coś, czego wszyscy doświadczamy podczas robienia notatek! Jeśli gubisz się w tym, co mówi prelegent, są szanse, że inni uczestnicy też! Ostatnią rzeczą do zrobienia jest udostępnianie błędnych informacji. Notatki ze spotkania będą później przywoływane, więc potrzebujesz prawdy i tylko prawdy! (Członkowie Teams podziękują ci później)
Bądź kreatywny i obserwuj ludzi wokół siebie
Czy w twoim miejscu pracy jest ktoś, kto za każdym razem osiąga najwyższą wydajność podczas spotkań? Kto sprawia, że dobre notatki ze spotkań i rozmowy wyglądają tak łatwo? Weź przykład z tej osoby i obserwuj, jak sprawia, że ludzie w pomieszczeniu są zaangażowani i zmotywowani. To, co wynika z jakości ich spotkań, to wyczyszczone notatki ze spotkań, które inspirują do działania.
Jeśli nie masz osoby, która przychodzi Ci na myśl, mamy Cię! W ClickUp mamy obsesję na punkcie skupiania się na wydajności i wynikach.
Pobierz przewodnik po dokumentach ClickUp
Kluczem do naszego sukcesu w zakresie wydajności spotkań jest organizacja w kierunku działania. Nasze Dokumenty ClickUp są zawsze mobilne dla Teams w każdej strefie czasowej, aby natychmiast uzyskać potrzebne informacje.
Poniżej przedstawiamy cztery standardowe sekcje naszych notatek ze spotkań: Elementy działania, Potrzebne zasoby, Kontynuacja i Podsumowanie rozmowy.
Tworzenie notatek ze spotkań w ClickUp Docs
Wskazówka 4: Etykieta dla członków zespołu w dokumencie do dalszych działań
Praca z teams o różnych funkcjach i strefach czasowych wymaga odpowiedzialności pomocy ręki. Ludzie przeskakują z jednego spotkania na drugie i mogą zapomnieć o zakończeniu swoich elementów działań lub działań następczych.
Pamiętasz krzywą zapominania?
Zespoły ClickUp regularnie korzystają z funkcji @wzmianki i komentarzy w Docs, aby śledzić, aktualizować i współpracować nad pracą. Jest to idealne rozwiązanie do przechowywania razem naszych powiązanych rozmów pobocznych i myśli "Właśnie sobie przypomniałem!".
Gdy osoby zostaną oznaczone etykietą w komentarzu, zobaczą swoje imiona podświetlone w powiadomieniach.
Zidentyfikuj ważne wezwania do działania i elementy akcji podczas skanowania powiadomień
Po spotkaniu
Wskazówka 5: Utrzymaj tempo dzięki podsumowaniu spotkania
Podejdź do tej wskazówki z nastawieniem, że nikt nie ma czasu na czytanie notatek ze spotkania. Zwłaszcza jeśli kierownictwo potrzebuje szybkiego statusu lub podsumowania tego, co się wydarzyło, będziesz chciał przedstawić ten krótki przegląd w lokalizacji, w której nie ma tarcia.
Każde spotkanie powinno mieć dedykowane, powtarzające się zadanie, aby połączyć odpowiednich członków zespołu, dokumenty, a nawet inne zadania dotyczące przeszłych, obecnych i przyszłych spotkań.
Jak to działa: Zamieść podsumowanie kluczowych punktów w zadaniu wraz z połączonymi notatkami ze spotkania. Zaoszczędzisz sobie i innym czasu na szukanie informacji w przyszłości. **To połączenie całej pracy w jednym centralnym obszarze roboczym i poza skrzynkami odbiorczymi
Jeśli jesteś ciekawy ClickUp i chcesz zacząć od podstawowej organizacji, stwórz zadania, aby uporządkować wszystkie notatki ze spotkań - np rozpoczęcia projektów , zwinne ceremonie i wdrażanie nowych pracowników -zacznij od Szablon spotkania !
Pobierz szablon folderu spotkań
Tworzenie tego zasobu jest również cennym narzędziem dla liderów zespołów do monitorowania liczby i jakości spotkań, w których wszyscy uczestniczą!
Utwórz listę ClickUp, aby scentralizować powtarzające się spotkania, aby każdy mógł je zobaczyć
Wskazówka 5: Wykorzystaj AI do podsumowywania, parafrazowania i formatowania notatek
W cyfrowym świecie sztuczna inteligencja (AI) odgrywa znaczącą rolę w optymalizacji wydajności. Jest to szczególnie istotne w przypadku notatek ze spotkań. Zamiast ręcznie podsumowywać, parafrazować i formatować zawartość, można teraz wykorzystać możliwości AI do szybkiego i dokładnego wykonywania tych zadań. ClickUp Brain , narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, okazuje się być przełomowe pod tym względem. ClickUp Brain został zaprojektowany, aby pomóc Ci efektywniej poruszać się po dużych ilościach danych ze spotkań. Może czytać notatki ze spotkań, wyodrębniać kluczowe punkty i zapewniać zwięzłe podsumowania. Generowanie szybkich wniosków z długich dyskusji staje się łatwiejsze, oszczędzając cenny czas na inne ważne zadania.
Generowanie dokładnych notatek ze spotkań bez wysiłku dzięki ClickUp Brain
Parafrazowanie nie jest już zadaniem wymagającym znacznego obciążenia poznawczego. Dzięki ClickUp Brain przepisywanie pomysłów innymi słowami jest zautomatyzowane, aby uniknąć wszelkich instancji plagiatu i zapewnić unikalne przedstawienie myśli.
Poza podsumowywaniem i parafrazowaniem, formatowanie notatek ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia czytelności i ułatwienia szybkiego odwoływania się do nich. ClickUp Brain pomaga w tworzeniu przejrzystej struktury notatek za pomocą nagłówków, wypunktowań i różnych stylów tekstu, aby podkreślić kluczowe informacje.
Korzystając z ClickUp Brain, możesz automatycznie generować spostrzeżenia z notatek ze spotkań, przechwytując cały szyk myśli, pomysłów, decyzji i elementów działań w łatwo przyswajalnym formacie. ClickUp Brain nie tylko zwiększa wydajność podczas spotkania, ale także zapewnia skuteczne działania następcze, dostarczając od razu istotne wnioski i wymagane działania.
Wykorzystaj moc AI w robieniu notatek dzięki ClickUp Brain i przekształć swoje rutynowe spotkania w strategiczne wylęgarnie praktycznej inteligencji.
Kto skorzysta na robieniu notatek ze spotkań?
- Wykonawcy: Notatki ze spotkań są niezbędne dla wykonawców do śledzenia wszelkich podjętych decyzji lub zmian, które należy wdrożyć. Robienie notatek podczas spotkania pozwala im zachować porządek i upewnić się, że mają odpowiednie szczegóły z dyskusji.
- Firmy korporacyjne: Sporządzanie notatek ze spotkań pozwala firmom korporacyjnym na śledzenie ważnych rozmów i podjętych decyzji. Pomaga to zapewnić, że wszyscy uczestnicy spotkania są na tej samej stronie, a wszyscy członkowie zespołu są świadomi wszelkich zmian lub aktualizacji.
Wskazówka bonusowa: Błyskawiczne przechwytywanie krótkich notatek ze spotkań
Czy Twój Dysk Google wygląda do zrobienia?
Przykład do zrobienia rzeczy w trudny sposób w Google Drive
Zdarza się to najlepszym z nas!
Czasami będziesz chciał zanotować szybkie notatki tylko dla siebie lub zrzucić myśli podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania Zoom. Problem polega na tym, że znalezienie tej jednej informacji, którą wiesz, że zarejestrowałeś, staje się prawie niemożliwe.
W takich sytuacjach nie korzystaj z Dokumentów Google. Zamiast tego użyj Notatnika ClickUp - idealnego cyfrowego kieszonkowego towarzysza dla robienia notatek .
Tworzenie zadań z poziomu notatnika ClickUp
Dowiedz się więcej o Notatniku
Uzyskaj dostęp do Notatnika z przeglądarki lub urządzenia mobilnego, aby stworzyć repozytorium myśli, list kontrolnych i prawie gotowych zadań w jednym miejscu! Notatnik ClickUp zawiera również:
- Polecenia / Slash: Formatuj swoją notatkę za pomocą nagłówków, pogrubionych czcionek, list i wielu innych funkcji
- Przeciągnij i upuść: Dodawaj obrazy, gify, wideo i inne pliki bezpośrednio do swoich notatek
- Wyszukiwanie: Przeszukuj notatki według słów kluczowych znalezionych w tytule lub opisie notatki
- Archiwizuj/Niearchiwizuj: Archiwizuj lub dearchiwizuj swoją notatkę
- Konwertuj: Konwersja notatki na zadanie - lub dokument!
Ostatnia uwaga dotycząca najlepszych doświadczeń związanych z notatkami ze spotkań: Twoje strategie i preferencje dotyczące notatek będą z czasem ewoluować. Podczas przeglądania opcji dotyczących idealnego narzędzia do sporządzania notatek, priorytetem jest niestandardowy charakter i elastyczność.
**Narzędzie, które wybierzesz, powinno oszczędzać czas, a nie pochłaniać energię. Poświęcanie energii na takie rzeczy jak prowadzenie notatek odciąga cię od pracy nad zadaniami i projektami.
Wiemy, że pokochasz Notatnik i Dokumenty ClickUp, aby stworzyć swój najlepszy jak dotąd system notatek. Jeśli potrzebujesz rozwiązać jakiekolwiek wyzwania związane z wydajnością spotkań, skontaktuj się z nami w każdej chwili! Zarejestruj się w ClickUp już dziś! !