Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest jak mapa drogowa: dostarcza jasnych wskazówek, jak podzielić wszystkie zasoby, aby osiągnąć określony cel.
Podobnie jak mapa drogowa prowadzi podróżnych do celu, oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga organizacjom optymalizować koszty projektów, członków Teams lub pracowników, narzędzia takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami lub określonej przestrzeni fizycznej, aby zapewnić maksymalną wydajność.
W tym przewodniku pokażemy ci zasady gry, co jest potrzebne, aby usprawnić proces zarządzania zasobami od początku do końca i wyróżnimy kilka szablonów, które pomogą ci rozpocząć podróż.
Przejdźmy do rzeczy.
Czym jest zarządzanie zasobami?
Zarządzanie zasobami to proces efektywnego zarządzania zasobami biznesowymi, takimi jak aktywa, finanse lub siła robocza, w celu osiągnięcia najlepszych wyników w najbardziej efektywnych ramach czasowych.
Typowe techniki zarządzania zasobami obejmują planowanie, kontrolowanie i nadzorowanie wykorzystania kapitału, zasobów ludzkich, technologii, informacji i aktywów. Właściwe zarządzanie zasobami zależy od powodzenia sposobu zarządzania dostępnością i obciążeniem zasobów.
Planowanie zarządzania zasobami - lub prognoza zasobów - pomaga zapewnić, że zmieścisz się w budżecie, odpowiednio przydzielisz pracę swojemu zespołowi i skutecznie będziesz zarządzać danymi lub zasobami narzędzia biznesowe .
Dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne?
Zarządzanie zasobami jest ważne, ponieważ zapewnia skuteczną optymalizację zasobów, dzięki czemu kierownicy projektów lub menedżerowie zasobów minimalizują koszty i maksymalizują wyniki.
Co więcej, planowanie zasobów pomaga również organizacjom w opracowywaniu strategii na przyszłość, dzięki czemu odpowiednie zasoby są dostępne wtedy, gdy są potrzebne. Korzystanie z odpowiednich technik zarządzania zasobami ma kluczowe znaczenie dla Business, ponieważ pomaga zapewnić terminową realizację projektów.
Teams wykorzystują oprogramowanie do zarządzania zasobami, aby przygotować się na niedobory zasobów lub wszelkie większe zmiany, które nadchodzą. Zasadniczo zaletą zarządzania zasobami jest lepsze zarządzanie ryzykiem.
Bonus:_ Narzędzia do planowania zasobów przedsiębiorstwa_
4 typowe rodzaje zarządzania zasobami
1. Alokacja zasobów Alokacja zasobów zapewnia dostępność odpowiednich zasobów we właściwym miejscu i czasie. Organizacje ustalają priorytety zadań projektowych i upewniają się, że odpowiednie zasoby są wykorzystywane do każdego zadania. Alokacja zasobów minimalizuje koszty projektu i maksymalizuje jego wyniki.
Ten rodzaj zarządzania zasobami pozwala również zespołom wiedzieć, jak najlepiej obsadzić zespół. Jest to bardzo ważne, gdy przypisujesz pracę do projektu lub wykorzystujesz określone umiejętności pracowników, aby zapewnić sobie przewagę nad konkurencją.
A jeśli zasoby nie są efektywnie przydzielane, istnieje ryzyko niezrównoważonego obciążenia pracą, co może prowadzić do wypalenia lub niechęci pracowników.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania, aby zmienić przydział zasobów
Faworyzowanie jest ogromnym wyzwaniem dla liderów Teams. Właśnie dlatego potrzebujesz skutecznego rozwiązania do zarządzania zasobami, które zapewnia przejrzysty wgląd w przydzieloną pracę lub budżet planowany dla Twojego zespołu.
2. Wykorzystanie zasobów
W jaki sposób zasoby są konkretnie wykorzystywane do osiągnięcia celu? Wykorzystanie zasobów pozwala zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywane są wszystkie zasoby, kiedy są potrzebne i jak je przydzielić, aby osiągnąć pożądany rezultat.
Pomaga to członkom zespołu uniknąć pracy nad tymi samymi zasobami, dzięki czemu nie wkładasz wszystkich jajek do jednego koszyka. A jeśli jesteś menedżerem zasobów, musisz wykorzystać takie rzeczy, jak umiejętności członków zespołu.
Gdybyś zarządzał zespołem zajmującym się content marketingiem i był pod ścisłym terminem realizacji projektu, nie używałbyś copywriterów do tworzenia dogłębnych whitepapers lub przewodników - ani nie zlecałbyś pisarzom zajmującym się długimi formularzami pracy nad kopią e-maili. Wykorzystanie zasobów zapewnia, że członkowie zespołu pracują nad projektami związanymi z ich wiedzą specjalistyczną.
3. Poziomowanie zasobów Poziomowanie zasobów-lub wygładzanie zasobów - to proces zarządzania zasobami z góry, aby zapewnić, że zapotrzebowanie na zasoby jest zrównoważone z podażą. Mówiąc prościej, wyrównywanie zasobów pozwala przenieść dostępne zasoby do innych projektów, aby nie przeciążać teamów i nie marnować ich czasu w oczekiwaniu na pracę.
Jako organizacja chcesz mieć odpowiednie zasoby pod ręką, gdy są potrzebne. Poziomowanie zasobów zapewnia, że tak się dzieje. Jest to szczególnie ważne dla osób pracujących w sektorze usług profesjonalnych.
Czasami niektórzy klienci potrzebują więcej wsparcia lub czasu niż inni. Poziomowanie zasobów pozwala równomiernie rozłożyć pracę na zespół, aby zmaksymalizować efektywność zasobów.
Szukasz więcej informacji na temat zarządzania projektami dla klientów? Sprawdź naszą listę_ najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami_ available!
4. Prognoza zasobów
Prognoza zasobów pomaga planować przyszłe potrzeby w zakresie zasobów, jednocześnie przewidując wszelkie zmiany, które mogą wystąpić z powodu czynników zewnętrznych. Niezależnie od tego, czy chodzi o analizę danych historycznych, czy też wykorzystanie modeli predykcyjnych do określenia przyszłego zapotrzebowania na zasoby i ich dostępności, prognoza zasobów jest ważna, aby utrzymać się w zakresie projektu.
Planowanie przyszłych projektów to technika zarządzania zasobami, która pozwala uniknąć zaskoczenia.
Przykłady zarządzania zasobami
Ogólnie rzecz biorąc, zasoby projektu są podzielone na dwie kategorie:
- Zasoby niematerialne: pomysły, procesy, umiejętności i własność intelektualna
- Zasoby materialne: Oprogramowanie, materiały,zasoby marketingu nieruchomościi zasoby ludzkie
Każdy zespół będzie zarządzał listą zasobów, która jest mniej więcej taka sama. Obejmują one:
- Godziny pracy
- **umiejętności
- Siła robocza
- Budżety projektów
- Materiały
Aby być bardziej szczegółowym, oto zasoby, z których prawdopodobnie będziesz korzystać, które należą do każdej kategorii:
- Zasoby ludzkie (pracownicy, wykonawcy, stażyści, wolontariusze)
- Zasoby (dostawcy, sprzedawcy, partnerzy)
- Komunikacja (spotkania, rozmowy)
- Materiały (sprzęt, technologia, narzędzia)
- Zasoby finansowe (budżet, finansowanie,wydatki)
- Własność intelektualna (procesy, pomysły, wiedza)
- Nieruchomości (przestrzeń, biuro, obszar roboczy)
- Czas (terminy, harmonogramy, kamienie milowe)
- Oprogramowanie (aplikacje, platformy, narzędzia)
Teraz, gdy znasz już typowe zasoby, z którymi pracują Teams, przyjrzyjmy się przeglądowi kroków związanych z zarządzaniem zasobami.
Jak zbudować skuteczny proces zarządzania zasobami
Przygotowanie i planowanie zapewni maksymalne wykorzystanie posiadanych zasobów. W większości przypadków zarządzanie zasobami można podzielić na cztery ogólne fazy:
Krok 1: Wybierz narzędzie do zarządzania zasobami dostosowane do Twoich potrzeb
Menedżer zasobów potrzebuje oprogramowania i możliwości automatyzacji, aby jak najlepiej prowadzić i nadzorować projekty. Co więcej, niestandardowe oprogramowanie do zarządzania zasobami jest ważne, ponieważ pozwala menedżerom zasobów usprawnić procesy, zwiększyć dokładność i monitorować wiele projektów jednocześnie.
Dzięki automatyzacji, menedżerowie zasobów mogą szybko generować raporty, analizować dane w czasie rzeczywistym i identyfikować obszary wymagające poprawy. W miarę jak projekty stają się coraz bardziej złożone i czasochłonne, oprogramowanie i automatyzacja ułatwiają dokładne gromadzenie i analizę danych.
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby niestandardowo dostosować cykl pracy do swoich potrzeb
Dzięki temu menedżerowie zasobów mogą skupić się na zadaniach wyższego poziomu. Automatyzacja ułatwia również śledzenie postępów i przewidywanie zmian, monitorowanie wydajności i wykorzystania zespołu oraz śledzenie przydzielonych zasobów.
Bez oprogramowania do zarządzania zasobami i funkcji automatyzacji, które są dostarczane z konfigurowalnymi narzędziami do zarządzania projektami, zadania poruszają się w ślimaczym tempie z powodu wymaganej pracy ręcznej. 🐌
Krok 2: Plan i identyfikacja dostępnych zasobów
Pierwszy krok w planowanie obciążenia jest zidentyfikowanie wszystkich dostępnych zasobów. Obejmuje to zarówno zasoby fizyczne, jak i ludzkie, a także wszelkie zasoby niematerialne, takie jak pieniądze i informacje.
Po zidentyfikowaniu zasobów ważne jest, aby ocenić każdy z nich w celu określenia jego wartości i znaczenia. 🗺️
Widok Box pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie
Następnym krokiem jest opracowanie planu efektywnego wykorzystania zasobów. Obciążenie zasobów może wymagać ustawienia określonych procedur i harmonogramów w celu optymalizacji wykorzystania zasobów. Może też wymagać utworzenia budżetu w celu odpowiedniej alokacji zasobów.
Krok 3: Śledzenie zasobów pod kątem przyszłych projektów
Automatyzacja zarządzania zasobami ułatwia kierownikom projektów zarządzanie budżetami, plan sprintów i dotrzymać oś czasu. Jednym z łatwych sposobów do zrobienia tego jest skorzystanie z narzędzi ClickUp do zarządzania projektami i współpracy.
Oto przegląd tego, co jest możliwe z pomocą ClickUp:
- Utwórz projekt: Najpierw utwórz projekt w ClickUp i nadaj mu nazwę. Będzie to główny projekt, do którego zostaną przypisane Twoje zasoby.
- Zdefiniuj dostępne zasoby: Zidentyfikuj i utwórz listę zasobów, które są dostępne dla projektu. Obejmuje to zarówno zasoby ludzkie (takie jak inżynierowie, projektanci i copywriterzy), jak i inne zasoby, takie jak oprogramowanie, budżet i materiały.
- Przypisywanie zadań: Twórz zadania i przypisuj je odpowiednim członkom zespołu. Ułatwia to śledzenie postępu zadań w odniesieniu do przypisanych do nich zasobów.
- Ustawienie budżetu: Ustal budżet dla każdego zasobu i upewnij się, że jest on śledzony przez cały czas trwania projektu, aby utrzymać zespół w ramach budżetu.
- Śledź wykorzystanie: ClickUp pozwala na śledzenie dostępnych zasobów w czasie rzeczywistym, aby łatwo monitorować postęp i szybko dostosowywać zasoby w razie potrzeby.
- Twórz raporty: Generuj raporty dotyczące wykorzystania zasobów i budżetów, aby sprawdzić ogólną wydajność. Uzyskaj dane w czasie rzeczywistym, aby upewnić się, że projekt pozostaje na właściwym torze dzięki konfigurowalnym widżetom i pulpitowi ClickUp.
Widok Box pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie
Wykonując te przykładowe kroki za pomocą narzędzi takich jak ClickUp, zapewniasz płynniejszy przebieg projektów w ramach jednej scentralizowanej platformy.
Krok 4: Prognoza lub hipoteza dotycząca planowanych projektów
Prognozowanie to proces planowania, który obejmuje przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na zasoby w oparciu o bieżące i prognozowane trendy. Jest to krytyczny krok w zarządzaniu zasobami, ponieważ obejmuje przewidywanie możliwych niedoborów lub nadwyżek dostępnych zasobów.
Do zrobienia tego menedżer zasobów może korzystać z różnych technik i narzędzi, w tym analizy historycznej, prognozy trendów i analiz ilościowych.
Błyskawicznie znajduj potrzebne dane dzięki widżetom w ClickUp Dashboards
Czerpią z różnych źródeł informacji, w tym danych finansowych, danych dotyczących siły roboczej, trendów branżowych, zapotrzebowania klientów i działań konkurencji, aby ocenić najbardziej prawdopodobne przyszłe scenariusze i odpowiednio się przygotować.
Najlepsze narzędzia do zarządzania zasobami, których możesz użyć ClickUp sprawia, że zarządzanie zasobami jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Jego konfigurowalne widoki zapewniają szybki podgląd tego, kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie. Najlepsze jest to, że możesz wykorzystać nowo poznane techniki zarządzania zasobami, aby przydzielić zadania odpowiednim osobom i ustawić terminy, których dotrzymasz.
Jego zaawansowane funkcje, takie jak zależności między zadaniami, ustawienia priorytetów i wbudowane narzędzia komunikacyjne sprawiają, że nie musisz korzystać z miliona innych platform do zrobienia zadania. Na przykład udostępnianie i przechowywanie dokumentów projektu jest dziecinnie proste, a współpraca jest jeszcze łatwiejsza dzięki ClickUp Tablica narzędzia. 📝
Łatwe niestandardowe dodawanie dokumentów, zadań i innych elementów do Tablic
Dzięki widokom wykresów Gantta, Teams wizualizują swoje zadania i identyfikują potencjalne wąskie gardła w całym procesie. Nie tylko to, ale jako narzędzie do zarządzania, jest ono w pełni konfigurowalne, więc dostosowuje się do potrzeb zarządzania zasobami, a nie odwrotnie.
Najlepsze funkcje narzędzia do zarządzania zasobami
Kierownik projektu musi widzieć szerszy obraz, tworzyć wydajne cykle pracy i maksymalizować wpływ swoich projektów. Na szczęście niektóre z najlepszych funkcji ClickUp do zarządzania zasobami właśnie do tego służą:
- Kalendarze i widoki projektów: Wizualizuj zasoby i zadania w czasie rzeczywistym za pomocą interaktywnych osi czasu, kalendarzy i widoków.📈
- Przydzielanie zadań: Zapewnia widoczność tego, kto jest za co odpowiedzialny, dzięki czemu wszyscy w zespole są na bieżąco, a proces przydzielania zasobów pozostaje sprawiedliwy.
- Niestandardowe pulpity: Analizuj wydajność zasobów za pomocą niestandardowych pulpitów z wybranymi widżetami. 🛠️
- Raportowanie: Generowanie raportów w celu określenia wydajności zasobów, obciążenia i nie tylko.
- Dostosowywane automatyzacje: Automatyzacja przypisywania zasobów i ich wydajnościaktualizacja statusu projektu aby zaoszczędzić czas. ⏰
To nie wszystko. Teams otrzymują dostęp do tony szablonów kilka specjalnie stworzonych do zarządzania zasobami. Oto kilka szablonów, które można wykorzystać do lepszego zarządzania zasobami.
3 konfigurowalne szablony do zarządzania zasobami, które musisz wypróbować
Szablony do zarządzania zasobami w ClickUp są niezwykle przydatne dla menedżerów projektów i zasobów. Pozwalają one zaoszczędzić cenny czas, umożliwiając kierownikom projektów szybkie rozpoczęcie projektów bez konieczności zaczynania od zera.
Szablony do zarządzania zasobami zostały zaprojektowane tak, aby pomóc Teams w opracowaniu wydajnych cykli pracy, optymalizacji wykorzystania zasobów i maksymalizacji ich wpływu. Zawierają funkcje takie jak zależności między zadaniami, ustawienia priorytetów i wbudowane narzędzia komunikacyjne.
1. Szablon do planowania zasobów ClickUp
Łatwa dystrybucja zasobów dzięki szablonowi do planowania zasobów ClickUp
Szablon Szablon do planowania zasobów ClickUp to doskonałe narzędzie dla Teams, które muszą szybko rozpocząć pracę z planem zarządzania zasobami. Widok obciążenia pracą zapewnia widoczność rzeczywistej pojemności i wykorzystania zespołu.
A widok Tablicy Kanban jest świetny dla kierownika projektu, który potrzebuje wizualnego cyklu pracy zarządzania zasobami i prostych funkcji przeciągania i upuszczania.
2. Szablon alokacji zasobów ClickUp
Skorzystaj z szablonu alokacji zasobów ClickUp, aby śledzić materiały organizacji, siłę roboczą i tym podobne dla każdego projektu.
Potrzebujesz jeszcze bardziej konfigurowalnych funkcji przeciągania i upuszczania, aby przenosić zadania i podzadania między statusami? Szablon Szablon alokacji zasobów ClickUp został stworzony dokładnie z myślą o Twoich konkretnych potrzebach.
Ten szablon do zarządzania zasobami pozwala łatwo sprawdzić, gdzie wykorzystywane są wszystkie zasoby, a niestandardowe pola umożliwiają śledzenie budżetów w poszczególnych zadaniach.
3. Szablon matrycy zasobów ClickUp
Skutecznie planuj swoje zasoby za pomocą tego szablonu matrycy, aby określić oczekiwany całkowity koszt dostępnych zasobów
Zawsze miej oko na oczekiwany całkowity koszt zasobów dzięki szablonowi Szablon matrycy zasobów ClickUp . ten szablon jest idealny dla początkujących i zawiera pięć statusów i sześć niestandardowych pól do sformatowania według własnych potrzeb.
Niezależnie od tego, czy chodzi o godziny, budżety czy koszty projektu, szablon ten jest dobrym rozwiązaniem do zarządzania projektami dzięki przejrzystemu widokowi statusu, typu zasobu, terminu i wszelkich innych informacji finansowych, które należy śledzić.
Dobre zarządzanie zasobami zaczyna się od narzędzia do zrobienia wszystkiego
Dzięki narzędziom takim jak ClickUp zarządzanie zasobami przychodzi bez wysiłku, dzięki czemu kierownicy projektów mogą przydzielać zadania odpowiednim osobom i identyfikować potencjalne problemy z zasobami dla członków zespołu, zanim się pojawią.
Szablony i elastyczne funkcje ClickUp zostały stworzone w celu optymalizacji wykorzystania zasobów organizacyjnych w najlepszy możliwy sposób. Od niestandardowych pulpitów i raportowania po interaktywne osie czasu i kalendarze, Teams uzyskują największą wartość ze swoich zasobów. Rozpocznij pracę z ClickUp już dziś i przekonaj się, dlaczego tak wiele małych i średnich firm oraz agencji używa nas do zarządzania zasobami.