Z zwinne transformacje na fali wznoszącej planowanie sprintów cieszy się coraz większą popularnością - często z bardzo dobrymi wynikami. Firmy zyskują na elastyczności, rozwiązują duże problemy i mają wbudowane przerwy między kolejnymi etapami rozwoju, w których mogą ocenić postępy i w razie potrzeby dokonać ponownej kalibracji.
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z planowaniem sprintów, oto wszystko, co musisz wiedzieć. A jeśli nie jesteś nowy i po prostu potrzebujesz trochę oprogramowanie do zarządzania projektami aby zacząć? Dzięki funkcjom Sprint i Agile w ClickUp możesz to zrobić za darmo.
Czym jest planowanie sprintów?
Planowanie sprintu to proces identyfikowania co chcesz osiągnąć w sprincie (cele) i jak to osiągniesz (plan) w następnym sprincie w oparciu o cele biznesowe, backlog produktu oraz obciążenie i szybkość pracy Teams. Spotkanie dotyczące planowania sprintu powinno ustalić oczekiwania, nadać kierunek pracy teamów i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie przed każdym sprintem.
**CHWILECZKĘ... CO TO JEST SPRINT? Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z agile, oto krótkie wprowadzenie: sprint to krótki okres czasu (najczęściej dwa tygodnie, choć zdarzają się sprinty jedno- i czterotygodniowe), w którym zespół planuje coś dostarczyć.
Idea sprintów polega na tym, że zamiast planować cały rok pracy zespołu programistów i nie zostawiać miejsca na kreatywność, innowacje, zmiany na rynku lub sytuacje awaryjne, planujesz dostarczanie priorytetowych elementów w krótkim czasie. Pozostawia to miejsce na rozwój i zmianę priorytetów. Oznacza to również, że zespoły stale dostarczają priorytetowe funkcje lub produkty, a wraz ze zmianą priorytetów zmienia się również to, nad czym pracują zespoły.
Korzyści z planowania sprintów
Dlaczego więc tak wiele firm stosuje obecnie sprinty? Co dokładnie ta praktyka ma do zrobienia dla zespołów, niestandardowych klientów i wyników finansowych firmy? Odpowiedzi są całkiem atrakcyjne:
Bardziej zwinne procesy pracy
Główna idea sprintów jest następująca: krótkie, dobrze zdefiniowane okresy pracy oznaczają szybszą realizację i większą elastyczność. Pozwalają one Teamsom przekształcać duże projekty w mniejsze, bardziej łatwiejsze w zarządzaniu kamienie milowe i dać kierownictwu wstępnie zdefiniowane punkty kontrolne, w których można zmienić kierunek, zmienić priorytety, a nawet anulować projekty w oparciu o nowe informacje, takie jak zmiany celów biznesowych lub poważne zmiany na rynku.
Wyświetlanie relacji między zadaniami i kamieniami milowymi w widoku Gantt w ClickUp
Lepsza współpraca
Im bardziej przejrzysty (i elastyczny) jest Twój plan, tym łatwiej jest zespołom efektywnie współpracować w celu zrobienia rzeczy. A wbudowane pauzy po zakończeniu jednego sprintu i rozpoczęciu następnego dają zespołom automatyczne punkty kontrolne.
PORADA DOTYCZĄCA WYDAJNOŚCI Psst... 25% klientów ClickUp stwierdziło, że przeszli na naszą platformę, ponieważ potrzebowali lepszych narzędzi do współpracy - a 91% twierdzi, że współpraca uległa poprawie po dokonaniu zmiany .
Koniec zgadywania
Zapewniając jasne wskazówki dotyczące celów, kamieni milowych, obowiązków zespołu i oczekiwanej wartości, planowanie sprintów eliminuje zgadywanie z naszych procesów. Oznacza to mniej czasu spędzonego na zadawaniu ogólnych pytań w połowie projektu (zmniejszenie opóźnień) i mniej przestrzeni na błędne domysły na temat tego, czego chce kierownictwo (zmniejszenie powielania pracy).
Szczęśliwsi pracownicy
Nikt nie chce spędzać czasu w pracy w niepewności co do tego, co musi dostarczyć, do kiedy lub jak zostanie zdefiniowane jego powodzenie. Jest to stresujące i odciąga kreatywną energię od rozwiązywania rzeczywistych problemów w pracy.
Dzięki jasnej, łatwej do zarządzania liście rezultatów projektu i określony, rozsądny oś czasu (tygodnie zamiast miesięcy), Teams nie muszą zgadywać na temat swoich priorytetów, oczekiwanych wyników lub tego, nad czym powinni pracować. Zmniejsza to stres i obciążenie psychiczne (ilość informacji, które ludzie przechowują w swoich umysłach do zrobienia swojej pracy), co również przyczynia się do zwiększenia wydajności.
Strategie, których możesz się nauczyć
Im lepiej dokumentujemy nasze plany, tym lepiej możemy się z nich uczyć. Co zadziałało dobrze? Co w ogóle nie zadziałało? Na jakie przeszkody natrafiliśmy, a których moglibyśmy uniknąć w przyszłości?
Dzięki relacjom ClickUp można łatwo połączyć zadania i dokumenty z obszaru roboczego
Krótkie sprinty oznaczają, że częściej zadajemy te pytania (i częściej się na nich uczymy). Dobrze zdefiniowane plany i dobrze udokumentowane sprinty oznaczają jaśniejsze odpowiedzi, gdy zadajemy te pytania. A strategiczna iteracja oznacza ciągłe doskonalenie (i mniej utknięcia w starych nawykach).
Kiedy należy planować sprinty?
Plan sprintu powinien mieć miejsce przed sprintem i po dopracowaniu rejestru zadań, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu z poprzedniego sprintu (gdzie dowiesz się, jakie praktyki zespoły powinny powielić lub porzucić z poprzedniego sprintu).
Jak długo trwa sesja planowania sprintu?
Zazwyczaj spotkania dotyczące planowania sprintu trwają około godziny na każdy tydzień sprintu. (Np. jeśli do zrobienia są dwutygodniowe sprinty, to spotkanie powinno trwać około dwóch godzin. Jeśli robisz trzytygodniowe sprinty, zaplanuj trzygodzinny blok czasu)
Istnieją jednak sposoby na to, by planowanie sprintów było krótsze i przyjemniejsze. Firmy muszą dopracowywać swoje zaległości i prosić kierownictwo o przybycie na spotkanie z dobrze zdefiniowanym planem.
Pozwala to kierownictwu na ustawienie priorytetów, skracając spotkania do 30 minut, dzięki czemu mogą skupić się wyłącznie na oznaczanie funkcji wszystko, co nie zostanie zakończone/nie zostało zakończone w bieżącym sprincie. Następnie zespół może przejrzeć proponowane priorytety z (czystego, dopracowanego) rejestru zaległości i uzyskać konsensus zespołu.
Jak w przypadku każdego spotkania, im krócej, tym lepiej. Badania sugerują, że średni czas skupienia uwagi wynosi zaledwie od 10 do 18 minut ( dlatego też TED Talks trwają 18 minut lub krócej ). Chociaż wątpimy, że uda ci się skrócić sesje planowania do tak niskiego poziomu, do zrobienia poszukaj sposobów na przycięcie tłuszczu.
WSKAZÓWKI, KTÓRE POMOGĄ SKRÓCIĆ SPOTKANIA Ustawienie timera, robienie notatek odręcznie (nie na laptopach), sprawdzanie telefonów komórkowych przy drzwiach i planowanie ciszy na spotkaniach (tak, naprawdę!) to tylko kilka z rzeczy, które zespoły odnoszące sukcesy robią, aby spotkania nie trwały długo, według FastCompany .
Jeśli planujesz zrobić coś niekonwencjonalnego, jak zakaz używania telefonów komórkowych lub zabranie krzeseł, upewnij się, że masz plan dostępności dla swoich niepełnosprawnych pracowników. Niektórzy ludzie muszą siedzieć, a inni mogą potrzebować swoich telefonów do powiadomień medycznych.
Kto jest zaangażowany w planowanie sprintów?
Podczas gdy cały zespół programistów powinien uczestniczyć w spotkaniu dotyczącym planowania, głównymi osobami odpowiedzialnymi za planowanie są mistrz Scrum, właściciel produktu i kierownik ds. inżynierii.
Scrum master prowadzi Zespół Scrumowy i upewnia się, że mają to, czego potrzebują do nowego sprintu (ustawienie ich na powodzenie). Właściciel produktu jest opiekunem wizji produktu i rejestru produktu.
Powinien być w bliskim kontakcie z klientem i być odpowiedzialny za rozwój i aktualizację rejestru produktu. Kierownik ds. inżynierii powinien być zaangażowany w określanie zakresu lub dostosowanie przed spotkaniem.
Warto również zauważyć, że sprint nie jest przeznaczony tylko dla zespołów programistycznych. McKinsey sugeruje wdrażanie zwinnych transformacji w sprintach . A Harvard Business Review mówi sprinty służą do rozwiązywania dużych problemów . Przydatność myślenia i planowania w krótkich seriach - dla więcej niż jednego rodzaju zespołu - została wielokrotnie udowodniona przez liderów branży i najlepsze instytucje badawcze zajmujące się biznesem.
Co obejmuje planowanie sprintów? Cele ClickUp**Po ustawieniu celów przez właściciela produktu, spotkanie dotyczące planowania sprintu to czas, aby upewnić się, że zespół jest na bieżąco. Im lepiej rozumieją, do czego dążą, tym większe będzie powodzenie każdego sprintu.
Twórz osobiste cele w ClickUp i ustaw cele, aby śledzić swoje postępy
Wybór backlogu: Najlepiej przed spotkaniem dotyczącym planowania sprintu, właściciel produktu ustali priorytety backlogu, a podczas spotkania przekaże te priorytety teamom .
**TRUDNOŚCI Z UTRZYMANIEM PORZĄDKU W BACKLOGU? Spróbuj Listy ClickUp'a ! Nie tylko możesz zebrać swoje zaległe elementy w jednym miejscu i uporządkować dołączone do nich zadania, ale możesz także zagnieździć każdy element listy w określonych folderach projektu, dodać odpowiednie informacje do każdego elementu listy (właściciele, załączniki itp.), sortować zadania według statusu oraz łatwo przeciągać i upuszczać zadania, aby zmienić status. Łatwe aktualizacje w czasie rzeczywistym sprawiają, że listy te są ogromnym atutem podczas spotkania dotyczącego planów.
Szybkość: Jak szybkie są twoje Teams? Im lepiej potrafisz odpowiedzieć na to pytanie (w odniesieniu do poszczególnych zespołów), tym lepiej możesz planować. Skorzystaj z poprzednich sprintów, aby obliczyć prędkość zespołu dla przyszłych sprintów, a podczas spotkania dotyczącego planowania sprawdź. Czy Teams uważają, że ten projekt może wymagać dłuższej lub krótszej osi czasu? Wykorzystaj spotkanie, aby uzyskać ich opinie i uniknąć niedoszacowania lub przekroczenia harmonogramu. Obciążenie : Mówiąc o niedoszacowaniu lub przekroczeniu harmonogramu, obciążenie jest kolejną miarą, dla której powinieneś planować. Aby to określić, musisz wiedzieć, co zespół (lub każdy członek zespołu) ma już na swoim talerzu, co można, a czego nie można popchnąć i jak twój priorytet przecina się z ich istniejącymi priorytetami. (Psst.. Widok obciążenia pracą w ClickUp może w tym pomóc)
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Podczas określania obciążenia, wiele teamów korzysta z systemu takiego jak punkty sprintu , która pozwala przypisać kilka punktów, którymi Teams mogą się zająć w ustawionym okresie, a następnie przypisać każdemu zadaniu wartość punktową, aby zobaczyć, jak pasuje do ogólnego całkowitego obciążenia.
Warto zauważyć, że planowanie obciążenia **Nie powinno polegać tylko na ustalaniu terminów. Chodzi o dostosowanie Teams do zakresu i wysiłku wymaganego do zrobienia czegoś. System punktowy pomaga zidentyfikować wszelkie duże rozbieżności w zrozumieniu.
Jeśli jeden inżynier mówi, że wymagany wysiłek to dwa punkty, a inny mówi, że to siedem, wiesz, że komuś czegoś brakuje. Może to pomóc w ujawnieniu zależności i wyjaśnieniu założeń przed rozpoczęciem sprintu.
Zależności: Zależności między teamami powinny być częścią planowania przed sprintem i powinny pojawić się podczas spotkania, aby upewnić się, że masz je wszystkie na mapie (ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest odkrycie ogromnej zależności w ostatniej chwili, która wyrzuca plan z torów).
Jak dodać zależność do powiązania w ClickUp
Zadania: Jak osiągniemy cel, który ustawiliśmy? Jakie są zadania, kamienie milowe i kolejność operacji, które będziemy musieli zakończyć? Kto jest przypisany do jakiego zadania i w jaki sposób zostanie ono zrobione? Twój kierownik projektu powinien już posiadać oś czasu zarządzania projektami z odpowiedziami na te pytania. Wykorzystaj czas spotkania, aby dostosować go w razie potrzeby, jeśli twój zespół przyniesie nowe informacje, szacowany czas itp. Metryki Na koniec upewnij się, że spotkanie odpowiada na kluczowe pytanie: Skąd będziecie wiedzieć, czy odnieśliście powodzenie? Według jakich wskaźników będziecie oceniać efektywność sprintu? Do czego dokładnie powinny dążyć Teams i poszczególne osoby?
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Najlepsze praktyki planowania sprintu
Wiesz już, czym jest spotkanie dotyczące planowania sprintu, kiedy je zorganizować, kto za nie odpowiada i co obejmuje. Teraz możesz uczynić je jeszcze lepszym dzięki wskazówkom ekspertów:
1. Niech będzie krótkie i słodkie
Nikt nie lubi długich spotkań. Nawet tych ważnych. Oznacza to, że jeśli chcesz, aby Twoje spotkanie miało maksymalną siłę przebicia i napotkało mniejszy opór, kierownicy projektów i liderzy muszą dołożyć wszelkich starań, aby spotkanie było jak najkrótsze i jak najprostsze.
2. Wejdź z jasną agendą
Mówiąc o tym, by wszystko było krótkie i jasne, im bardziej przejrzysta agenda, tym szybciej (i lepiej) przebiegnie spotkanie. Wiedz, o czym musisz porozmawiać, w jakiej kolejności i z jakim priorytetem. I zacznij od rzeczy, które wymagają największego skupienia.
3. Zacznij od dlaczego
Jak Simon Sinek (znany z TED Talk) mówi : "ludzie nie kupują tego, co robisz; kupują to, dlaczego to robisz" Mówi przede wszystkim o niestandardowych klientach, ale to samo dotyczy wewnętrznych Teams. Jeśli chcesz, aby zaangażowali się w projekt i dali z siebie wszystko, muszą wiedzieć, dlaczego ma to znaczenie. Do jakiego celu dążą i jak te cele wpływają na życie klientów lub pracowników?
4. Odciąż swój Teams
Kierownicy projektów i liderzy zespołów powinni jak najbardziej ułatwić zespołowi powiedzenie "tak" dla planu. Nie należy wykorzystywać spotkania jako sesja burzy mózgów lub przeciążać Teams samodzielnym opracowywaniem mapy drogowej. Przedstaw jasne sugestie i pozwól zespołowi przekazać przydatne informacje zwrotne. Jest to najbardziej efektywne wykorzystanie czasu i nie kradnie zespołom skupienia ani kreatywnej energii.
5. Zdefiniuj powodzenie
Jak wygląda powodzenie sesji planowania? Co chcesz, aby Teams z niej wyszli? Na jakie pytania należy uzyskać odpowiedzi? Czy zespół ma zamiar wydać produkt pod koniec tego sprintu i jak to wpłynie na planowanie? Powinieneś wejść na spotkanie wiedząc nie tylko, jak będzie wyglądało powodzenie sprintu, ale także jak powinno wyglądać udane spotkanie dotyczące planowania.
6. Ustawienie realistycznych celów
W sytuacji, gdy wypalenie zawodowe i rotacja osiągają alarmujące wskaźniki, ważniejsze niż kiedykolwiek jest realistyczne podejście do tego, co mogą osiągnąć Teams i poszczególne osoby. Wykorzystaj wcześniejsze wyniki do stworzenia planu, ale także słuchaj, gdy Teams mówią, że potrzebują więcej czasu lub mają trudności z osiągnięciem celów.
Dla wielu teamów ustawienie realistycznego, możliwego do osiągnięcia celu oraz stretch cel z dodatkowymi zachętami może pomóc zapewnić, że Teams nie palą świeczki na obu końcach, ale sięgają po wielkie rzeczy.
7. Prowadzenie retrospektyw
Każdy sprint powinien informować o sprintach, które następują po nim. Co Teams zrobił dobrze (i jest możliwe do zrobienia)? Co wymaga trochę pracy? Czego nauczyłeś się z poprzednich sprintów? Jak można to wykorzystać w przyszłości? Regularne retrospektywy mogą pomóc w uzyskaniu odpowiedzi i włączeniu ich do następnej sesji planowania.
Wypróbuj te_ narzędzia retrospektywne !
PRO WSKAZÓWKA Chcesz uzyskać więcej porad? Sprawdź tę kolekcję wskazówki dotyczące zwinnego zarządzania projektami od ponad 20 ekspertów.
Narzędzia do planowania sprintówPlanowanie sprintu to dużo strategicznej pracy - a posiadanie odpowiednich narzędzi jest najważniejsze. (Wiemy, że jesteśmy nieobiektywni, ale biorąc pod uwagę, że aż 96% naszych klientów twierdzi, że są bardziej wydajni po wdrożeniu naszych narzędzi, uważamy, że jury jest w pełni zgodne).
Oto trzy narzędzia ClickUp zwinne szablony które mogą się przydać dla planowanie sprintu spotkanie:
1. Szablon zwinnego zarządzania projektami ClickUp
Użyj tego zwinnego szablonu do śledzenia faz testowania i wdrażania najważniejszych projektów
Szablon Szablon zwinnego zarządzania projektami ClickUp pozwala na szybki widok postępów, śledzenie sprintów i niestandardowe statusy, aby spełnić unikalne potrzeby zespołów.
Pobierz szablon
2. Szablon do zarządzania Agile Scrum ClickUp
Stwórz szczegółowy backlog za pomocą tego prostego szablonu Agile Scrum i rozpocznij pracę natychmiast
Od backlogów przez sprinty po retrospektywy, ten szablon Szablon zarządzania zwinnym Scrumem ClickUp umieszcza wszystkie potrzebne elementy planu sprintu w jednym, łatwym do przeglądania i edycji miejscu.
Pobierz szablon
3. Szablon retrospektywnej burzy mózgów ClickUp dla sprintu
Użyj tego szablonu Tablicy, aby w widoczny sposób zaplanować kolejne retro
Przeprowadzasz retrospektywę po jednym sprincie, a przed następnym? Szablon Szablon burzy mózgów retrospektywy sprintu ClickUp zawiera wszystko, czego potrzebujesz.
Bonus:_ Sprint Retrospective Templates Pobierz ten szablon
Gotowy do rozpoczęcia? ClickUp's free Sprint i
zwinny narzędzia agile zostały zaprojektowane, aby pomóc właścicielom produktów i liderom Scrum we wstępnym planowaniu, prowadzeniu spotkań dotyczących planowania sprintów i śledzeniu stale zmieniającego się krajobrazu każdego projektu. Z pomocą ClickUp Twój zespół może to zrobić. Wypróbuj za darmo aby przekonać się, dlaczego tak wiele zespołów programistów korzysta z ClickUp do zarządzania planami sprintów i retrospektywami.