Wyobraź sobie świat, w którym czas i zasoby są nieograniczone. Mógłbyś korzystać z nieskończonych możliwości, realizować ambitne projekty, wprowadzać innowacje, a wszystko to do zrobienia bez stresu. 🙌
Niestety, tak to nie działa. W szybko zmieniającym się środowisku Business zawsze masz do czynienia z pewnego rodzaju ograniczeniami. Musisz nauczyć się ustalać priorytety pracy rozwijać się pomimo ciągłych niepowodzeń i przeszkód.
Ten artykuł ma na celu podsumowanie kluczowych informacji na temat zarządzania priorytetami. Dowiesz się, jak opracować skuteczny proces zarządzania priorytetami i wykorzystać go do podniesienia swojej wydajności.
Czym jest zarządzanie priorytetami?
Zarządzanie priorytetami lub priorytetyzacja to metoda organizacji pracy w taki sposób, aby w pierwszej kolejności zająć się najważniejszymi i najpilniejszymi zadaniami. 🥇
Praktyka ta polega na ocenie cele i zadania , wykorzystując te informacje do stworzenia hierarchii zadań i decydując, które z nich powinny zostać natychmiast zakończone. Jest to umiejętność, która może być przydatna zarówno w formalnym zarządzaniu projektami, jak i w życiu codziennym.
Kiedy priorytetyzujesz projekty i zadań, przygotowujesz się do wykonania czekającej Cię pracy w najbardziej efektywny sposób. Celem jest spotkanie się ze swoimi kamieni milowych projektu i terminy oraz ustawienie się na powodzenie. 🏆
Dlaczego zarządzanie priorytetami jest ważne?
Posiadanie wdrożonego procesu zarządzania priorytetami to sposób, w jaki Teams koncentrują się na starych lub nowych zadaniach, dostosowują zasoby i identyfikują najważniejsze priorytety w projektach o wysokiej wartości. Inne ważne korzyści obejmują:
- Maksymalne wykorzystanie dnia: Ponieważ wiesz dokładnie, co musisz zrobić każdego dnia, możesz bez wahania wskoczyć do pracy i konkretnych zadań, aby jak najlepiej wykorzystać swoje godziny produktywności
- Poprawia jakość pracy: Zamiast próbować zakończyć wszystko z rozproszoną uwagą, twój zespół skupia się na kilku krytycznych zadaniach naraz, redukując błędy i opóźnienia
- Zapewnia lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym: Priorytetyzacja zadań daje twojemu zespołowi więcej czasu na wypoczynek i inne osobiste zajęcia
- Dostosowanie celów osobistych, zespołowych i biznesowych: Łatwo jest przeoczyć szerszy obraz, gdy jesteś przytłoczony własnymi priorytetami, podczas gdy zarządzasz i dostosowujesz je do celów firmy - solidny proces zarządzania priorytetami zapobiega takim zmaganiom
- Zmniejsza stres i niepokój związany z pracą: Sensowne przydzielanie zadań pozwala pracownikom podchodzić do nich z większą pewnością siebie i mniejszą presją
- Ułatwia elastyczność: Dzięki odpowiedniemu systemowi ustalania priorytetów można dostosowywać się do bieżących zmian bez narażania się na wykolejenie
- Pozwala na efektywne zarządzanie zasobami: Wiedza o tym, co ma pierwszeństwo, umożliwiaalokować ograniczone zasoby bardziej efektywnie podczas oddelegowanych zadań w zespole
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Jak wdrożyć system zarządzania priorytetami w zespole
Postępuj zgodnie z tymi sześcioma wskazówkami, aby stworzyć i powodzić strategię zarządzania priorytetami:
- Zdefiniuj cele: Służą one jako główne kryteria ustalania priorytetów. Określcele krótko-, średnio- i długoterminowe i cele, abyś mógł opracować szczegółowe plany ich osiągnięcia
- Zacznij od przeglądu: Stwórz główną listę zadań do zrobienia. Oceniając je i przydzielając, podziel swoje listy do zrobienia na miesięczne, tygodniowe i dzienne priorytety
- Oceń koszt/wysiłek i nagrodę: Porównaj koszt lub wysiłek potrzebny do zakończenia zadań z wartością, jaką ze sobą niosą. Jeśli to możliwe, postępuj zgodnie z zasadą Pareto - nadaj priorytet 20% pracy, która prowadzi do 80% wpływu
- Uwzględnienie obciążenia i mocnych stron zespołu: Aby realistycznie przydzielać pracę, należy zidentyfikować obciążenie każdego członka zespołu, nawyki związane z wydajnością, trudność zadania i poziom ryzyka, aby skutecznie zarządzać celami
- Oddelegowane zadania : Zarezerwuj krytyczne i złożone zadania dla pracowników wyższego szczebla, ale nie kładź na ich barki zbyt wiele. Przydzielaj mniej ważne zadania pracownikom z mniejszym doświadczeniem i pozwól im rozwijać swoje umiejętności, rozwijać się i mieć szansę na odniesienie sukcesu w czymś nowym
- Bądź elastyczny: Nie można stworzyć hierarchii zadań i nazwać tego dniem. Powinieneś organizować, oceniać i przygotowywać się do dostosowywania się do ciągłych zmian w procesie
Ręczne wykonanie tych wszystkich czynności byłoby męczarnią. Na szczęście aplikacje takie jak ClickUp pomagają ustalać priorytety zadań i opracować solidny i elastyczny system zarządzania priorytetami. Zacznij od Szablon matrycy priorytetów ClickUp !
Szablon matrycy priorytetów ClickUp
Techniki zarządzania priorytetami i najlepsze praktyki
Zarządzając priorytetami, stosuj różne kryteria oceny i techniki, aby sprawdzić, co działa w Twoim zespole. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze strategie ustalania priorytetów:
Lista główna
Lista główna jest nie tyle niezależną techniką ustalania priorytetów, co raczej podstawą dla wszystkich innych. Przed ustaleniem priorytetów należy stworzyć mega listę do zrobienia ze wszystkimi zadaniami, które chcesz wykonać. Następnie możesz ją podzielić i skategoryzować według własnego uznania.
Powszechną metodą jest użycie kategorii okresów. Na przykład, możesz pogrupować zadania w zależności od tego, kiedy chcesz je zakończyć - dziś, w tym tygodniu, w tym miesiącu itp.
Matryca priorytetyzacji Eisenhowera 
Łatwe sortowanie ogromnych list zadań dzięki szablonowi Eisenhow e r Szablon matrycy by ClickUp Chociaż to nie on ją wymyślił, metoda ta została nazwana na cześć byłego prezydenta USA Dwighta E. Eisenhowera, ponieważ musiał on codziennie podejmować wiele ważnych decyzji.
The Matryca priorytetyzacji Eisenhowera porównuje koszt lub wysiłek włożony w zadanie z wartością, jaką ono przynosi.
Aby zastosować tę metodę, narysuj duży kwadrat na papierze lub w wybranej aplikacji. Podziel go na cztery części wzdłuż dwóch osi - ważności i znaczenia. Otrzymasz cztery kategorie:
- Pilne i ważne: Do zrobienia ❗
- Pilne i nieważne: Zaplanuj to 📅
- Niepilne, ale ważne: Oddelegowane 👥
- Niepilne i nieważne: Usuń ❌
Umieść zadania w najbardziej odpowiednich kategoriach i rozpocznij ich zakończenie, zaczynając od pilnych i ważnych w prawym górnym rogu.
Nie masz ochoty rysować? Skorzystaj z kolorowego Szablon matrycy priorytetów ClickUp i zacznij ustalać priorytety w kilka minut za darmo!
Lista najważniejszych zadań (MIT)
Jeśli szukasz metody, która jest prosta, praktyczna i łatwa do wdrożenia, wypróbuj listę MIT. Sugeruje ona umieszczanie na liście od jednego do trzech najważniejszych zadań każdego dnia. Nie powinieneś skupiać się na żadnych innych zadaniach, dopóki nie zakończysz tych z listy.
Kiedy czujesz się przytłoczony pracą, ta metoda pomaga wrócić do podstaw i wydostać się z rutyny.
Metoda ABCDE
Metoda ustalania priorytetów ABCDE wymaga posortowania zadań na pięć kategorii:
- Zadania podstawowe
- Ważne zadania
- Zadania do zrobienia
- Zadania do oddelegowania
- Zadania do wyeliminowania
Oceniaj i klasyfikuj zadania w oparciu o to, jak poważne byłyby konsekwencje ich niezakończenia. Lista A powinna być krótka i zawierać tylko jedno lub dwa zadania.
Wprowadź kolejną warstwę rankingu, wyliczając każde z zadań. Najważniejsze zadanie dnia będzie oznaczone etykietą A1, podczas gdy zadania do zrobienia będą oznaczone jako C1, C2, C3 itd.
Zjedz żabę
Ta metoda została zainspirowana mądrym cytatem Marka Twaina: "Jeśli musisz zjeść żywą żabę, nie opłaca się siedzieć i patrzeć na nią przez bardzo długi czas!" 🐸 Zjedz żabę sugeruje, że powinieneś do zrobienia najbardziej przerażających zadań w pierwszej kolejności, dzięki czemu wszystkie inne będą mniej zastraszające. Jest to przydatne w sytuacjach, gdy masz wiele zadań o podobnym stopniu pilności i ważności i nie wiesz, od którego zacząć.
Zasada 1-3-5
Zgodnie z tą metodą, twoja codzienna lista do zrobienia powinna zawierać:
- Jedno duże zadanie 🐘
- Trzy średnie zadania 🐅
- Pięć mniejszych zadań 🐁
Zachęcamy do zmiany tych liczb w zależności od aktualnych obciążeń i preferencji.
Metoda Warrena Buffeta
"Różnica między ludźmi sukcesu a ludźmi, którzy naprawdę odnoszą sukcesy, polega na tym, że ludzie, którzy naprawdę odnoszą sukcesy, mówią "nie" prawie wszystkiemu"
To słowa odnoszącego ogromne sukcesy Warrena Buffetta, który wymyślił model ustalania priorytetów zwany Dwiema Listami.
Metoda ta wymaga zapisania listy 25 najważniejszych zadań i zakreślenia 5 najważniejszych. W pierwszej kolejności należy zakończyć 5 najważniejszych zadań i, co ważniejsze, zignorować pozostałe 20, aby zachować koncentrację.
Jak używać narzędzi do tworzenia systemu zarządzania priorytetami ClickUp jest wszechstronnym
oprogramowanie do zarządzania projektami które pozwala zająć się wszystkimi aspektami ustalania priorytetów zadań - od początkowych burzy mózgów do wykonania . Dzięki ponad 10 konturom (widokom) oraz setkom funkcji i opcji niestandardowych można dostosować go do różnych kontekstów.
W poniższej sekcji pokażemy co sprawia, że ClickUp jest doskonałym narzędziem narzędzie do ustalania priorytetów i jak krok po kroku uwolnić jego potencjał. 🔓
1. Ustawienie i wizualizacja celów wysokiego poziomu
Tablica ClickUp
Zanim zajmiesz się poszczególnymi zadaniami, zrób krok w tył i pamiętaj o szerszej perspektywie. Pomoże ci to pozostać na dobrej drodze do osiągnięcia najważniejszych celów. 🛣️
Mając na uwadze wyższy cel, ponownie oceń znaczenie i wpływ każdego zadania. W ten sposób możesz upewnić się, że inwestujesz swój czas i energię w działania zgodne z długoterminową strategią.
Użyj ClickUp, aby opracować i wizualizować strategie, mapy drogowe i cykle pracy. Platforma Widok Tablicy dostarcza puste płótno i różne narzędzia do wprowadzania pomysłów w życie. Możesz zacząć od zera lub użyć jednego z wielu gotowych szablonów Tablicy.
W widoku Tablica można:
- Tworzyć cykle pracy, aby zidentyfikować wszelkie problemy z zależnościami lub wąskie gardła
- Pisać i edytować tekst lub przypisywać komentarze lub zadania
- Dodawać kształty, notatki i łączniki między nimi
- Osadzać obrazy, wideo, karty stron internetowych iDokumenty
Planuj i organizuj projekty, pomysły lub istniejące zadania w ClickUp, aby uzyskać najlepszy wizualny zarys
ClickUp pełni również funkcje Widok mapy myśli , który pozwala tworzyć przyciągające wzrok diagramy hierarchiczne. Użyj go, aby zdefiniować różne poziomów priorytetów i relacje między zadaniami.
Wybór między mapami opartymi na węzłach i mapami opartymi na zadaniach z interaktywnymi zadaniami zamiast węzłów.
2. Tworzenie głównej listy wszystkich zadań
Zadania ClickUp
Utwórz główną listę zadań, aby zrozumieć zakres pracy, z którą masz do czynienia. Następnie zacznij dzielić ją na łatwiejsze do zarządzania sekcje, każda z określonymi terminami.
Widok listy w ClickUp jest do tego idealnym narzędziem. Zapewnia on zestawienie wszystkich zadań, podzadań i ich zależności. Zmiana ich kolejności jest łatwa dzięki funkcji "przeciągnij i upuść". 👆
Kolumny listy wyświetlają wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji o ważności zadania. Można je niestandardowo dostosować, wybierając pomiędzy ponad 20 typów pól w tym
- Lista rozwijana
- Ocena
- Pole wyboru
- Etykieta
- Formuła
- Pasek postępu
Jest to najbardziej elastyczny widok ClickUp, pozwalający na zabawę z różnymi opcjami organizacji. Po zakończeniu sortowania zadań możesz je grupować lub filtrować według priorytetu, aby wyróżnić te najpilniejsze.
Możesz użyć opcji Tablica Agile widok dla bardziej uproszczonej prezentacji wszystkich zadań. Pomaga to wdrożyć proces zarządzania priorytetami dzięki przejrzystemu widokowi Tablicy.
W większości widoków ClickUp można kliknąć na zadanie, aby otworzyć Task Tray, który ujawnia dodatkowe informacje i opcje. Ty i Twój zespół możecie między innymi dodawać komentarze, załączać pliki i przeglądać dziennik zmian.
The Widoki Gantt i oś czasu pozwalają skupić się na zarządzaniu czasem. Oś czasu daje widok harmonogramu z lotu ptaka na jednej linii, podczas gdy wykres Gantta jest dwuwymiarowy i pozwala zagłębić się w szczegóły projektów.
Widok wykresu Gantta w ClickUp
Widok Kalendarza sprawia, że planowanie wydarzeń takich jak sprinty i spotkania jeden na jeden to pestka. Wystarczy tylko przeciągnąć i upuścić zadania do odpowiednich slotów i gotowe.
3. Oceniaj i przydzielaj zadania
Po przeanalizowaniu pilności zadań, ich wpływu lub innych istotnych czynników, możesz dodać informacje do kolumn widoku listy. Uszereguj zadania, wprowadź system punktacji za pomocą formuł i oblicz koszty.
Aby przypisać etykietę priorytetu do zadania, kliknij ikonę flagi i wybierz odpowiednią opcję z rozwijanej listy. Etykiety mają zakres od Niskiego do Pilnego i są oznaczone kolorami dla łatwiejszego rozróżnienia.
Priorytety zadań ClickUp
Gdy już zdecydujesz, które zadania powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności, nadszedł czas, aby je oddelegować. Do zrobienia tego z łatwością i dokładnością przy użyciu funkcji Widok obciążenia pracą ClickUp !
Oszacuj poziom wysiłku potrzebny do zakończenia zadania. Zdefiniuj i wyświetl średnie obciążenie każdego członka zespołu, aby upewnić się, że zawsze mają nad czym pracować, ale nie są przepracowani . Patrząc na kolory, można uzyskać wgląd w to, ile pracy każda osoba ma na swoim talerzu. 🍽️
Po przypisaniu zadania, zostanie ono równomiernie rozłożone na dedykowanej osi czasu w oparciu o wcześniej ustawiony termin.
Widok jest wysoce konfigurowalny. Możesz zmienić wszystko, od filtrów i wyświetlanej osi czasu (dzień, tydzień, miesiąc) po poszczególne elementy i kolorystykę.
4. Śledzenie postępów i współpraca
W trakcie zakończonych zadań pasek postępu w widoku listy będzie aktualizowany, aby zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym. Możesz zmienić status zadania i dodać niestandardowe kategorie, aby odzwierciedlić swój cykl pracy.
Dzięki wprowadzeniu automatyzacji możesz usprawnić cały proces. Można na przykład automatycznie zaktualizować status do "Zrobione" po zakończeniu wszystkich podzadań. Innym pomysłem jest zmiana etykiety priorytetu, gdy zadanie jest przeterminowane.
Automatyzacja zadań i oszczędność czasu dzięki ClickUp Automations
W ClickUp możesz zrobić znacznie więcej niż tylko ustalić priorytety. Zaproś swój zespół do dołączenia i wykorzystaj platformę jako hub do planowania i współpracy. Komunikuj się z członkami zespołu za pośrednictwem wbudowanego czatu, omawiaj konkretne kwestie w komentarzach do zadań i wyświetlaj historię zmian dla każdego zadania. Ty i Twój zespół możecie również śledzić czas w aplikacji, co znacznie pomaga w przydzielaniu zadań i rozliczeniach.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania priorytetami
Nadal masz pytania dotyczące ustalania priorytetów? Poniżej znajdziesz odpowiedzi:
Jaka jest różnica między zarządzaniem priorytetami a zarządzaniem czasem? Zarządzanie czasem zarządzanie czasem i zarządzanie priorytetami to pokrewne koncepcje, które mają ten sam cel - zwiększenie wydajności pracy. Jednak podczas gdy ustalanie priorytetów koncentruje się na tym, co ważne, zarządzanie czasem jest szerszym terminem odnoszącym się do sposobu spędzania dostępnego czasu. ⌛
Na przykład, osoba zarządzająca swoim czasem przydzieli przedziały czasowe do swoich zadań. Ale ktoś, kto ustala priorytety, wybierze najważniejsze zadania i przydzieli im większe przedziały czasowe.
Zarządzanie priorytetami opiera się na zarządzaniu czasem. Oba wymagają umiejętności takich jak rozwiązywanie problemów i myślenie strategiczne. Zarządzanie czasem obejmuje inne podumiejętności, takie jak redukcja rozproszenia i kategoryzacja zadań.
Obie umiejętności są przydatne i mają zastosowanie w wielu sferach życia. Zarządzanie czasem może być bardziej powszechne, ale ustalanie priorytetów jest lepszym wyborem w przypadku pracy opartej na wynikach.
Jakie są typowe wyzwania związane z zarządzaniem priorytetami i jak mogę je pokonać?
Pomimo dołożenia wszelkich starań, realizacja projektu prawdopodobnie nie pójdzie tak gładko, jak byśmy sobie tego życzyli. Nie wszystko jest jednak stracone. Przy odpowiednim podejściu i narzędziach można pokonać większość wyzwań i szybko wrócić na właściwe tory.
Poniżej możesz zapoznać się z niektórymi typowymi problemami związanymi z ustalaniem priorytetów i metodami ich rozwiązywania:
Nieprzewidziane sytuacje i zmieniające się priorytety
Po pierwsze, powinieneś zaakceptować fakt, że plany nieuchronnie ulegną zmianie i przygotować się na dostosowanie, gdy to nastąpi.
Zamiast planować tylko najlepszy scenariusz, należy rozważyć wszystkie możliwe wyniki. Unikaj ustawienia ścisłych terminów i zamiast tego zapewnij luźne szacowane czasy, pozostawiając trochę swobody.
Ograniczone i konkurujące ze sobą zasoby
W świetle zmian priorytetów może być konieczne ponowne przeanalizowanie zarządzanie zasobami wyborów. Jeśli napotkasz konflikty, ponownie oceń kryteria ustalania priorytetów. Przeanalizuj zadania dogłębnie i wprowadź dodatkowe czynniki, aby jeszcze bardziej zróżnicować zadania o tym samym poziomie ważności.
Może być nawet konieczne przemyślenie całego systemu ustalania priorytetów aby uczynić go bardziej elastycznym. Najlepiej byłoby skorzystać z aplikacji takiej jak ClickUp, która aktualizuje inne zadania i terminy po wprowadzeniu zmian.
Koledzy z zespołu marnujący czas na nieistotne zadania
Wiele problemów można rozwiązać dzięki regularnej i szczerej komunikacji. Ustal jasne oczekiwania i cele od samego początku i upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Wsparcie dla członków zespołu i pracowników, gdy napotkają problem, zwłaszcza gdy wykracza on poza ich pole ekspertyzy lub odpowiedzialności.
Rozproszenie uwagi, zwlekanie i opóźnienia
Bądźmy szczerzy - nikt nie jest w 100% wydajny przez cały czas. Niemniej jednak, jeśli zauważysz, że jeden z pracowników konsekwentnie stara się nadążyć, być może nadszedł czas, aby podjąć odpowiednie działania.
Zamiast naciskać lub karać, zaoferuj pomoc. Zapewnij im zasoby i szkolenia, aby rozwijać ich indywidualne umiejętności zarządzania czasem.
Przełączanie się między różnymi zadaniami
Jednoczesna praca nad wieloma zadaniami o różnych wymaganiach może być problematyczna. Jest to stresujące, wyczerpujące i często skutkuje błędami i ogólnie niską jakością pracy.
Zamiast bombardować pracowników różnymi zadaniami, ogranicz ich pracę do jednego projektu na raz. Ustaw zależności między zadaniami i ścieżki krytyczne, aby zapewnić skupienie i płynność pracy. ⛵
Przepracowanie i wypalenie
Jeśli jesteś pracownikiem i czujesz się przytłoczony pracą, nie wahaj się powiedzieć "nie". Ignorowanie ostrzeżeń o wypaleniu zawodowym może mieć poważne konsekwencje. Zanim sprawy wymkną się spod kontroli, poinformuj przełożonych o swojej dyspozycyjności i maksymalnym dziennym obciążeniu pracą, aby mogli odpowiednio planować.
Dzięki bardziej realistycznemu obciążeniu pracą, będziesz mógł skupić się na jakości, a nie ilości. Będziesz także cieszyć się bardziej zrównoważonym harmonogramem pracy , chronić swoje dobre samopoczucie i przyczyniać się do zdrowszej kultury pracy. 💪
Uwolnij swój potencjał dzięki zarządzaniu priorytetami
Zarządzanie priorytetami nie jest łatwe, ale stanowi sekret powodzenia, niezależnie od tego, czy organizujesz pracę własną, czy swojego zespołu. Może nadać ci kierunek, gdy czujesz się zagubiony wśród krętych dróg zadań.
Dzięki poręcznemu narzędziu, takiemu jak ClickUp, możesz hakować swoją drogę do wydajności w mgnieniu oka! ⏩