Matryca Eisenhowera do ustalania priorytetów & Produktywność: Przewodnik
Produktywność

Matryca Eisenhowera do ustalania priorytetów & Produktywność: Przewodnik

Wyobraź sobie, że zaczynasz dzień z ogromnym stosem oczekujących zadań. To może być przytłaczające, prawda?

Jaki jest najlepszy sposób na załatwienie sprawy? Zacznij oczywiście od sporządzenia listy rzeczy do zrobienia.

Sporządzenie prostej listy zadań pomaga spojrzeć na sprawy z odpowiedniej perspektywy i odpowiednio je zaplanować.

Teraz jednak pojawia się drugi problem - którym zadaniom nadać priorytet, a które zaplanować na później? I czy jest na tej liście coś, co można na razie pominąć?

Ustalanie priorytetów zadań może być trudne. A 2018 Journal of Consumer Research badanie wykazało, że większość ludzi jest przyciągana do pilnych zadań, a nie ważnych, które często oferują im większe korzyści.

Oznacza to, że jesteśmy bardziej skłonni do nadawania priorytetu zadaniom z terminem i opóźniania tych bez niego, bez względu na to, jak ważne mogą być.

Innymi słowy, w obliczu terminów mamy tendencję do pomijania tego, co ważniejsze, na rzecz tego, co pilniejsze, nawet jeśli ostateczny zysk z ważnego zadania będzie większy.

Matryca Eisenhowera pomaga uporać się z tymi problemami. Jest to doskonałe narzędzie do zrozumienia wartości niektórych zadań przy jednoczesnym zidentyfikowaniu tych, które można usunąć z listy rzeczy do zrobienia. Jest to cenne narzędzie do efektywnego zarządzania czasem (niektórzy nazywają ją również matrycą zarządzania czasem).

Czym więc jest matryca Eisenhowera? Stworzyliśmy ten przydatny przewodnik, aby pomóc Ci dowiedzieć się wszystkiego na ten temat.

Zaczynajmy! ⏳

Czym jest Matryca Eisenhowera?

Matryca Eisenhowera to narzędzie do zarządzania produktywnością i zadaniami, które kategoryzuje zadania w oparciu o pilność i ważność. Wymaga ona podzielenia zadań na cztery ćwiartki:

Matryca Eisenhowera pomaga w sortowaniu zadań, utrzymaniu porządku i ustaleniu, czym należy zająć się w pierwszej kolejności, oszczędzając czas i zasoby.

Czasami rozpoczęcie od jednego zadania może utrudnić postęp innych zadań. Matryca pomaga budować przejrzystość poprzez segregowanie zadań przy użyciu sprawdzonych parametrów.

Dlaczego nazwano ją Macierzą Eisenhowera?

Koncepcja "Matrycy Eisenhowera" została nazwana na cześć Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych.

Cofnijmy się kilka kroków w czasie. ⏪

Zanim został prezydentem, Eisenhower miał wybitną karierę wojskową, służąc jako generał w armii amerykańskiej i jako Naczelny Dowódca Aliantów podczas II wojny światowej. Nawet jako prezydent był zaangażowany w kilka bardzo znanych działań, w tym utworzenie NASA i zakończenie wojny w Korei.

Niewątpliwie wiedział, jak skutecznie ustalać priorytety zadań i tworzyć trwałe i pozytywne wyniki.

Jako wysoki rangą przywódca wojskowy, a później prezydent, Eisenhower był nieustannie stawiany przed sprzecznymi zadaniami i priorytetami.

Miał ramy do ustalania priorytetów zadań w oparciu o ich pilność i ważność. Myśl ta została opracowana i nazwana "matrycą Eisenhowera" lub "matrycą decyzyjną Eisenhowera" ponad trzy dekady później. Stephen Covey włączył mądrość Eisenhowera do tego szeroko spopularyzowanego narzędzia produktywności w swojej bestsellerowej książce "7 nawyków skutecznego działania"

Matryca Eisenhowera występuje również pod innymi nazwami - Macierz zarządzania czasem matryca priorytetów, skrzynka Eisenhowera, metoda Eisenhowera i matryca pilne-ważne.

Metoda Czterech Kwadrantów Matrycy Eisenhowera: Pilność vs. Ważność

Cztery kwadranty lub podziały matrycy Eisenhowera pomagają segregować zadania. Są one podzielone w oparciu o dwa parametry - pilność i ważność. Przecięcie tych dwóch daje nam cztery kwadranty, które obejmują zadania:

  • Do wykonania natychmiast
  • Do zaplanowania na później
  • Do oddelegowania komuś
  • Do usunięcia lub wstrzymania

Matryca pomaga nam zrozumieć, co sprawia, że ważne zadania są pilne, ponieważ często nie patrzymy na rzeczy obiektywnie z powodu ciągłego stresu w pracy.

ale co jest pilne, a co ważne?

Pilne

Sprawy pilne mają ściśle określony termin i wymagają natychmiastowej uwagi. Obejmują one czynności, które musisz wykonać w krótkim czasie lub stawić czoła nieuniknionym konsekwencjom. Nie możesz ich uniknąć, ale jeśli skupisz się na nich zbyt mocno, możesz zaniedbać istotne zadania, które przyniosą większe korzyści

Przykłady:

  • Odpowiadanie na e-maile lub rozmowy telefoniczne klientów
  • Ukończenie prezentacji dla klienta
  • Praca nad opiniami klientów

Ważne

Ważność jest subiektywna i może być definiowana przez osobiste wartości i cele. Zadania te przyczyniają się do realizacji celów długoterminowych. Zajęcie się nimi wymaga starannego planowania i celowych wysiłków.

Przykłady:

  • Strategizowanie mapy drogowej produktu
  • Podjęcie nowego kursu szkoleniowego
  • Rozwiązywanie konfliktów z klientami

Matryca Eisenhowera łączy pilne i ważne czynniki zadania i dzieli je na cztery kwadranty:

  • Po prostu zrób to: Pilne i ważne zadania
  • Zaplanuj: Nie pilne, ale ważne zadania
  • Deleguj: zadania pilne, ale nieważne
  • Usuń to: Nie pilne i nie ważne zadania

Oto jak wygląda macierz. 👇

matryca Eisenhowera

Przyjrzyjmy się teraz poszczególnym kwadrantom.

Kwadrant 1: Po prostu zrób to - pilne i ważne

pilne i ważne zadania wymagają natychmiastowego działania. Mają one naglący termin i poważne konsekwencje, jeśli nie zostaną ukończone na czas. W obu przypadkach konieczna jest reakcja w trybie kryzysowym.

Przykłady:

  • Finalizowanie materiałów na jutrzejszą premierę
  • Zastępowanie kolegi na urlopie
  • Naprawienie nagłego problemu technicznego, który uniemożliwia klientom korzystanie z produktu
  • Rozwiązanie konfliktu z klientem w ostatniej chwili, który może przenieść się do mediów społecznościowych, jeśli nie zostanie rozwiązany

Zadania z kwadrantu 1 są nieuniknione. Bez względu na to, jak dobrze zaplanujesz swój dzień, niektóre rzeczy będą poza twoją kontrolą.

Problem pojawia się jednak wtedy, gdy zbytnio skupiamy się na tych zadaniach i zaniedbujemy długoterminowe cele, które są dla nas ważne.

covey ostrzega, że spędzanie całego dnia w trybie kryzysowym, gaszenie pożarów, w końcu wyczerpie twoją energię i zwabi cię do kwadrantu 4

Kwadrant 2: Zaplanuj - nie pilne, ale ważne

Ważne, ale nie pilne zadania nie mają dnia D, ale są niezbędne dla długoterminowych korzyści.

Ponieważ zadania te nie mają natychmiastowych terminów, łatwo jest odłożyć je na później na rzecz pilniejszych zadań.

Przykłady:

  • Opracowanie długoterminowego planu strategicznego dla firmy lub zespołu
  • Inwestowanie w rozwój zawodowy i zdobywanie nowych umiejętności
  • Prowadzenie badań rynkowych w celu zidentyfikowania nowych możliwości dla organizacji
  • Pisanie biznesplanu lub wniosku dotyczącego nowej inicjatywy
  • Przegląd i aktualizacja celów osobistych lub zawodowych
  • Organizowanie i porządkowanie przestrzeni roboczej w celu zwiększenia produktywności

W przeciwieństwie do pierwszego kwartału, który polega bardziej na gaszeniu pożarów, drugi kwartał to czas na cierpliwe planowanie i ustalanie priorytetów.

Zadania te są jednak wiecznie wstrzymywane, ponieważ nie mają określonego terminu realizacji.

określając kwadrant 2 dla osobistego zarządzania czasem, Covey sugeruje, aby patrzeć na te zadania nie jak na problemy do rozwiązania, ale jak na możliwości rozwoju zawodowego i indywidualnego

Kwadrant 3: Deleguj - pilne, ale nieważne

Ten kwadrant obejmuje wszystkie zajęte zadania, które nie przyczyniają się do realizacji długoterminowych celów. Zadania te nie są najlepszym wykorzystaniem czasu i muszą być zlecane na zewnątrz lub delegowane.

Przykłady:

  • Odpowiadanie na e-maile od klientów
  • Przeglądanie mediów społecznościowych w poszukiwaniu najnowszych trendów
  • Praca nad opiniami klientów
  • Wprowadzanie danych klientów lub danych analitycznych do arkuszy
  • Przypadkowe spotkania pomiędzy ważnymi zadaniami

Zadania w tym kwadrancie niekoniecznie wymagają Twojej wiedzy; są po prostu pilne, ale nie dla Ciebie. gdy poświęcasz zbyt dużo czasu na pracę w tym kwadrancie, możesz stracić kontrolę nad swoim harmonogramem. Dlatego musisz delegować te czynności innym osobom

Pomyśl o tym:

_Czy musisz uczestniczyć w tym jednym spotkaniu, czy ktoś inny może wysłać ci protokół?

czy musisz wprowadzać dane ręcznie, czy możesz skorzystać z autonomicznego systemu zarządzania projektami, takiego jak ClickUp? (Najłagodniejsza wtyczka 😉)._

Istotną częścią tego kwadrantu jest nauka mówienia "nie". Przestań brać na siebie obowiązki, które nie powinny spaść ci na kolana. Rób to, co musisz, a nie to, co możesz!

ClickUp 3.0 Widok zadań Dodawanie przypisanych osób

Delegowanie zadań jest łatwe w ClickUp; przypisz je bezpośrednio do zespołu lub @wspomnij o nich w komentarzu

Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których nie można delegować niektórych zadań w tym kwadrancie. Jeśli tak, nadal możesz pracować nad tym, aby nie zajęły one całego Twojego dnia lub tygodnia. Na przykład możesz:

  • Ustalić jasne oczekiwania dotyczące maksymalnego czasu lub wysiłku, jaki możesz w nie włożyć
  • Zaplanować swoje priorytetowe zadania na najbardziej produktywny czas w ciągu dnia, a następnie zaplanować te nieistotne zadania wokół nich
  • Omówić swoje obciążenie pracą z przełożonym
  • Ćwiczyć odrzucanie próśb o zadania, które nie są zgodne z twoimi celami i zadaniami

Przeczytaj także: Jak uniknąć_ **marnowania czasu w pracy

Kwadrant 4: Usuń - nie pilne i nie ważne

Zadania w tym kwadrancie należą do kosza na śmieci. Te niepotrzebne zadania marnują czas i nie przyczyniają się do rozwoju osobistego lub zespołowego. Ale jeśli się im oddasz, zmarnujesz wiele godzin, tylko po to, by potem żałować.

Przykłady:

  • Przyłączanie się do spotkań, które można przeprowadzić za pomocą wiadomości tekstowej
  • Przewijanie mediów społecznościowych w poszukiwaniu trendów
  • Niepotrzebne rozpraszanie uwagi współpracowników

Hej, to nie znaczy, że musisz poświęcić każdą uncję przyjemności. Nawet Eisenhower zrównoważył swoją zajętą i stresującą rutynę pracy wyjazdami na golfa, aby się zrelaksować i odstresować.

covey mówi, że sztuczka polega na zachowaniu równowagi. Musisz świadomie podchodzić do czasu wolnego, aby czerpać z niego jak najwięcej korzyści

A Badania Journal of Applied Psychology wynika, że charakter spędzanego czasu wolnego pośrednio wpływa na produktywność podczas pracy. Innymi słowy, to, na co poświęcamy swój wolny czas, może kształtować nasz tydzień pracy.

Na przykład ćwiczenia fizyczne mogą motywować, a joga i medytacja mogą pomóc zrelaksować się w ciągu dnia pracy. Podobnie, realizowanie hobby, wolontariat lub spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi może zwiększyć produktywność.

To powiedziawszy, oto kilka wskazówek dotyczących efektywnego korzystania z matrycy.

Wskazówki dotyczące ustalania priorytetów zadań za pomocą matrycy Eisenhowera

1. Nie przesycaj kwadrantu

Jako kierownik projektu możesz mieć wiele zadań na swojej liście rzeczy do zrobienia. Upewnij się jednak, że nie przepełniasz kwadrantów. Zapobiegnie to zbytniemu zagraceniu matrycy i niemożności zarządzania nią.

Najlepiej byłoby umieścić nie więcej niż dziesięć zadań lub działań w każdym kwadrancie. Długa lista zadań prowadzi jedynie do nieefektywnego zarządzania pracą.

Jesteśmy pewni, że będzie kilka zadań, które można wykluczyć przed zapisaniem ich w kwadrantach. Możesz także spróbować utworzyć wiele macierzy lub połączyć je w macierz główną, aby uporządkować priorytetowe, ale nieuporządkowane projekty i zadania.

2. Używaj wizualnych rozróżniaczy zadań

Wizualizacja to sprawdzona metoda zwiększania wydajności przepływu pracy. Umożliwia ona spojrzenie na cały przepływ pracy z lotu ptaka.

Najlepszym sposobem na wizualizację zadań zgodnie z Matrycą Eisenhowera jest kodowanie kolorami - proste, ale skuteczne. Zadania ClickUp wykorzystuje podobną metodę, aby pomóc w wizualizacji zadań. Zadania można oznaczać kolorami, przypisywać priorytety, używać tagów z nazwami, a nawet filtrować zadania według tagów.

Priorytety zadań ClickUp

Kategoryzuj zadania według pilnych, wysokich, normalnych i niskich priorytetów dzięki ClickUp Task Priorities

Oto jak możesz kodować kolorystycznie swoje zadania:

  • Czerwony
    • dla zadań o najwyższym priorytecie. Nasze mózgi są zaprogramowane tak, aby reagować i dbać o rzeczy, które migają na czerwono
  • żółty
    • zadania o drugim najwyższym priorytecie
  • niebieski
    • zadania o trzecim najwyższym priorytecie
  • Zielony
    • zadania o najniższym priorytecie

W międzyczasie możesz łatwo przełożyć je na swoją matrycę Eisenhowera według własnego uznania. Czerwone zadania trafiają do kwadrantu 1, żółte do kwadrantu 2 itd.

3. Unikaj nadmiernego zarządzania

Nadmierne zarządzanie Matrycą Eisenhowera jest formą prokrastynacji. Nie utknij w szczegółowym analizowaniu każdego zadania. Zamiast tego użyj ClickUp Brain aby szybko powiedzieć ci, nad czym powinieneś pracować w następnej kolejności, które zadania zbliżają się do terminu, które są zaległe itp.

ClickUp Brain pomaga ustalać priorytety i upraszczać codzienne zadania

Ponadto unikaj poświęcania zbyt dużej ilości czasu na przypisywanie zadań do kwadrantu. Przydziel sobie 30-50 minut miesięcznie/tygodniowo (w zależności od gęstości zadań) i zaprojektuj swoją matrycę w tym okresie.

4. Najpierw wyeliminuj

Pozbądź się z listy rzeczy do zrobienia tych, które nie są ani pilne, ani ważne. Deleguj je do właściwej otchłani - kwadrant 4.

Wyeliminowanie tych zadań zwalnia czas (i umysłową przepustowość), aby lepiej zarządzać innymi zadaniami. Przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i usuń te pozycje przed ustaleniem priorytetów w pozostałych trzech kwadrantach.

5. Oddziel sprawy osobiste od zawodowych

Nasza pierwsza lekcja biznesu w szkole brzmi: "Traktuj swoją firmę jako oddzielny podmiot" Zasada ta obowiązuje podczas optymalizacji struktury Eisenhowera.

Oto dlaczego.

Mieszanie celów osobistych i zawodowych może być przytłaczające. Nie nadaje odpowiedniej wagi zadaniom, a niektórzy faworyzują zadania osobiste nad celami zawodowymi, podczas gdy inni robią na odwrót.

Pilny i ważny element zadań osobistych zawsze będzie wyższy niż w przypadku pracy zawodowej (ze względu na związek emocjonalny).

Tymczasem zadania zawodowe i osobiste mają różne ramy czasowe, zasoby i podejścia, a każde z nich wymaga unikalnego procesu myślowego.

Łączenie ich ze sobą nie jest więc najlepszym pomysłem. Zwiększa to liczbę zadań w każdym kwadrancie i czasami powoduje konflikty.

Jeśli jednak spodobała Ci się koncepcja Eisenhowera i chcesz ją wykorzystać na obu frontach, sugerujemy stworzenie różnych matryc dla zadań osobistych i zawodowych. Oddziel cele zawodowe od osobistych i zajmij się nimi indywidualnie.

6. Monitoruj czas realizacji zadań po wykonaniu macierzy

Śledź i oceniaj swoje tygodniowe wykorzystanie czasu za pomocą matrycy. Rejestruj działania w 30-minutowych odstępach za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub dedykowanej aplikacji do zarządzania zadaniami, takiej jak ClickUp.

Wskazówka: ClickUp Time Tracker ułatwia śledzenie czasu pracy. Rejestruj czas z komputera, urządzenia mobilnego lub przeglądarki internetowej za pomocą bezpłatnej aplikacji ClickUp rozszerzenie Chrome_ _. Przeskakuj między zadaniami i dodawaj czas z mocą wsteczną bez konieczności ręcznego wprowadzania i śledzenia

Następnie posortuj ukończone zadania w kwadranty w oparciu o ich ważność i pilność oraz upewnij się, że są one zgodne z Twoimi celami.

Sprawdź, jak rzeczy są rozłożone w każdym kwadrancie i zobacz, czy potrzebne są jakieś poprawki. Aby uzyskać najlepszą równowagę, spróbuj umieścić większość zadań w kwadrancie 2.

7. Udoskonal swoją matrycę

Dostosuj matrycę w oparciu o swoje wyniki podczas tygodniowego okresu testowego matrycy.

Udoskonal ją w zależności od ilości czasu spędzonego nad zadaniami i projektami. Być może źle oceniłeś niektóre zadania, umieszczając je w kwadrantach. Wykorzystaj to doświadczenie, aby lepiej zrozumieć swoje projekty i zadania, dzięki czemu będziesz mógł zrównoważyć je z większą wydajnością.

Najlepsi korzystają z matrycy Eisenhowera

Ludzie ze wszystkich dziedzin życia korzystają z matrycy Eisenhowera. Niezależnie od tego, czy są to odważni strażacy, czy doświadczeni dyrektorzy generalni, dowody na jej zalety wciąż napływają.

Vasyl Ivanov, założyciel i dyrektor generalny KeepSolid, ręczy za zalety matrycy . Jako dyrektor generalny początkowo próbowałem korzystać z wielu różnych narzędzi do zarządzania zadaniami... nie pomogło mi to zrównoważyć priorytetów... Odkryłem, że największym zagrożeniem związanym z korzystaniem z wielu platform do zarządzania zadaniami było to, że dawały mi one fałszywe poczucie kontroli"

Następnie wybrał matrycę Eisenhowera.

"Używając Matrycy Eisenhowera, aby rozwinąć głębsze zrozumienie tego, co naprawdę oznacza efektywność, byłem w stanie opracować nowe narzędzia..."

Vasyl Ivanov, CEO KeepSolid

Niezliczone aplikacje ze Sklepu Play i App Store promują Matrycę Eisenhowera, aby pomóc osobom w rozsądnym ustalaniu priorytetów zadań. Liczne firmy technologiczne również skorzystały z okazji, aby poprawić produktywność pracowników.

Matryca Eisenhowera staje się coraz bardziej popularnym narzędziem zwiększającym produktywność. Wypróbuj i przekonaj się sam!

Przykłady i szablony Matrycy Eisenhowera

Zanim przejdziemy do przykładów, pozwól nam przedstawić Ci w pełni konfigurowalny szablon tablicy ClickUp do ustalania priorytetów zadań i zarządzania czasem. Szablon ten pomoże Ci zorganizować zadania i zanotować pomysły przed przekształceniem ich w działania.

Szablon Matrycy Eisenhowera ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji poprzez ustalanie priorytetów zadań na podstawie ich ważności i pilności.

Szablon matrycy ClickUp Eisenhower pomaga klasyfikować zadania na podstawie ich pilności i ważności, dzięki czemu można skupić się na najważniejszych rzeczach w pierwszej kolejności. Jego zalety obejmują:

  • Koncentrowanie się na najważniejszych zadaniach
  • Podział ogromnych projektów na łatwe do zarządzania części
  • Zmniejszenie stresu i niepokoju poprzez organizowanie pracy
  • Umożliwienie bardziej wydajnej pracy poprzez skupienie się na tym, co ważne Pobierz ten szablon Teraz, gdy masz już szablon, zrozummy, jak go używać w różnych scenariuszach.

Przypadek użycia 1: Efektywne zarządzanie projektami

Matryca Eisenhowera upraszcza ustalanie priorytetów zadań poprzez oddzielenie pilności od ważności. Świetnie nadaje się do zarządzania zasobami, dotrzymywania terminów i radzenia sobie z wieloma wymaganiami.

W przypadku kierowników zespołów inteligentna alokacja zasobów pozwala uniknąć przeciążenia lub niedostatecznego wykorzystania pracowników.

Dzięki przejrzystemu widokowi obciążenia pracą liderzy mogą łatwo sprawdzić, jak zajęci są poszczególni członkowie zespołu w ciągu tygodnia, dwóch tygodni lub miesiąca, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie i dążą do wspólnego celu.

Korzystanie z macierzy Eisenhowera w zarządzaniu projektami pomaga zobaczyć cały obraz. Dzięki niej będziesz na bieżąco ze wszystkimi zadaniami i wyróżnisz te pilne, aby wszystko działało płynnie.

Wyobraź sobie, że używasz matrycy Eisenhowera do zarządzania projektem. Oto jak można podzielić zadania projektowe na ćwiartki:

  • Pierwszy kwadrant: Zajęcie się krytycznym błędem, dotrzymanie terminu klienta lub rozwiązanie blokady projektu; zasadniczo zadania wrażliwe na czas
  • Drugi kwadrant: planowanie projektu, rozwój zespołu lub ocena ryzyka
  • Trzeci kwadrant: Niepilne wiadomości e-mail lub niekrytyczne spotkania
  • Czwarty kwadrant: Nadmierne przeglądanie Internetu lub kontakty towarzyskie w godzinach pracy, spotkania aktualizacyjne lub najmniej pilne zadania niezwiązane z głównym projektem

Przypadek użycia 2: Zwiększenie osobistej produktywności

Kategoryzując zadania w oparciu o pilną i ważną matrycę, można skutecznie zarządzasz swoim czasem i energią, zajmując się tym, co naprawdę ważne.

To strategiczne podejście pomaga zachować porządek i zapobiega wypaleniu, utrzymując koncentrację i motywację do osiągania celów.

ClickUp Personal Productivity Dashboard

Zobacz zadania przypisane do Ciebie, ukończone zadania dzienne, czaty i status obciążenia pracą na pulpicie nawigacyjnym ClickUp Personal Productivity Dashboard

W przypadku produktywności osobistej matryca decyzyjna Eisenhowera może wyglądać następująco:

  • Pierwszy kwadrant: Płacenie zaległych rachunków, zajmowanie się nagłymi sprawami rodzinnymi lub wykonywanie ważnych i pilnych zadań, których termin upływa dzisiaj
  • drugi kwadrant: regularne ćwiczenia, spędzanie czasu z rodziną lub nauka nowych umiejętności
  • Trzeci kwadrant: Udział w wydarzeniu, które cię nie interesuje lub załatwianie spraw dla innych
  • Czwarty kwadrant: Nieistotne zadania, takie jak nadrabianie zaległości w programach telewizyjnych

Przypadek użycia 3: Poprawa współpracy w zespole

Matryca współpracy zespołowej poprawia sposób, w jaki pracujemy razem, dzięki czemu praca przebiega płynniej.

Kategoryzując zadania na podstawie ich pilności i ważności, Ty i Twój zespół wspólnie rozumiecie priorytety, co prowadzi do lepszego dostosowania i podejmowania decyzji.

Skutkuje to bardziej wydajnym i spójnym zespołem, który porusza się jako jedność, gdzie członkowie wspierają się nawzajem i prowadzą projekty do końca.

Na przykład, w przypadku współpracy zespołowej, matryca Eisenhowera może wyglądać następująco:

  • Pierwszy kwadrant: Rozwiązanie konfliktu między członkami zespołu, złożenie propozycji projektu na czas lub udział w kluczowym spotkaniu
  • Drugi kwadrant: Uczestnictwo w działaniach budujących zespół, ustalanie długoterminowych celów zespołu lub mentoring młodszych członków zespołu
  • Trzeci kwadrant: Odpowiadanie na nieistotne wiadomości e-mail, uczestniczenie w opcjonalnych spotkaniach lub organizowanie wyjazdów zespołowych
  • Czwarty kwadrant: Omawianie nieistotnych tematów podczas spotkań lub praca nad zadaniami spoza listy rzeczy do zrobienia

Wyzwania związane z korzystaniem z matrycy Eisenhowera

Matryca Eisenhowera jest jedną z najbardziej skutecznych metod zarządzania zespołem najlepszych sposobów ustalania priorytetów zadań pozostawia jednak wiele do życzenia, jeśli chodzi o niektóre aspekty ustalania priorytetów w zarządzaniu projektami. Przyjrzyjmy się tym wyzwaniom:

Niuanse pozostają nierozwiązane

Matryca, choć korzystna, nadmiernie upraszcza złożoność wielowarstwowych projektów, co sprawia, że matryca błędnie odczytuje niektóre zadania pod kątem czynników. Niektóre zadania mogą zawierać elementy zarówno pilności, jak i ważności - matryca nie może pomóc w rozróżnieniu tych niuansów.

Na przykład odpowiedź na e-mail klienta może być pilna i ważna, w zależności od sytuacji. Macierz może jednak uznać je za ważne, ale nie pilne.

Subiektywna kategoryzacja

Określenie tego, co jest "pilne" lub "ważne" jest subiektywne i może różnić się w zależności od osoby lub zespołu. Ta subiektywność może prowadzić do różnych interpretacji i kategoryzacji.

Załóżmy, że masz spotkanie zespołu, które jest ważne z twojej perspektywy. Może jednak nie być ważne dla niektórych członków zespołu. Matryca Eisenhowera jest pozbawiona tej subiektywności i dlatego jest bardziej odpowiednia do użytku osobistego.

ClickUp pomaga przezwyciężyć to wyzwanie i oferuje narzędzia, przepływy pracy i spójne podejście do opracowywania matrycy Eisenhowera zorientowanej na zespół.

Mało dynamiczny

Matryca może nie uwzględniać zmian priorytetów zadań w czasie. Zadanie uważane dziś za niepilne i nieważne może stać się pilne i ważne później, a matryca może nie dostosowywać się dynamicznie do takich zmian

Ale - jak poradzić sobie z tymi wyzwaniami? Znamy kilka sztuczek, aby zrównoważyć te niedociągnięcia:

  • Metoda MoSCoW: Ta struktura kategoryzuje zadania jako "Muszę mieć", "Powinienem mieć", "Mógłbym mieć" i "Nie chcę mieć". Pomaga ustalać priorytety zadań w oparciu o ich krytyczność dla powodzenia projektu, a zatem jest świetna dla kierowników projektów i liderów zespołów
  • Tablice Kanban: Tablice te świetnie nadają się do wizualnego organizowania zadań. Zadania przechodzą przez kolejne etapy, odzwierciedlając ich status i mogą być łatwo zmieniane. Można je udostępniać wszystkim członkom zespołu i często są zintegrowane z niektórymi aplikacjami do zarządzania projektami. Widok tablicy Kanban w ClickUp i ponad 15 innych widoków pomaga w łatwym ustalaniu priorytetów i zarządzaniu zadaniami za pomocą pomocy wizualnych.

Widok tablicy Kanban w ClickUp

Wizualizuj swoje przepływy pracy za pomocą widoku tablicy ClickUp

  • Zasada Pareto (Zasada 80/20): Zasada ta sugeruje, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Podejście to pomaga ustalić priorytety zadań o największym znaczeniu. Zachęca do zidentyfikowania zadań, które w największym stopniu przyczyniają się do realizacji celów i skupienia się na nich. ,
  • Epic, Feature, User Story: Ta metoda jest szczególnie przydatna w zarządzaniu projektami. Zadania są kategoryzowane jako Epickie (duże prace), Features (grupy w ramach Epic) i User Stories (indywidualne zadania w ramach Features).

Jak widać, wiele z tych wyzwań można obejść, po prostu korzystając z kompetentnego oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp. Przyjrzyjmy się zatem, w jaki sposób można połączyć Matrycę Eisenhowera z ClickUp.

Jak zaimplementować Matrycę Eisenhowera w ClickUp

ClickUp to kompleksowe rozwiązanie spełniające wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem projektami, więc nic dziwnego, że może również pomóc zintegrować z nim Matrycę Eisenhowera. Tablice ClickUp oferuje wizualne płótno do rysowania, tworzenia i łączenia pomysłów. Za jej pomocą można narysować matrycę Eisenhowera i zanotować zadania, współpracując z zespołem podczas dodawania zadań.

Następnie jednym kliknięciem można przekształcić listę zadań w interaktywne karty zadań. Przypisuj karty do odpowiednich członków zespołu. Korzystaj z flag priorytetów i tagów, aby skutecznie delegować zadania, zapewniając pełną synchronizację w trakcie całego procesu.

Tablica ClickUp

Osadzaj dokumenty, rysuj ilustracje, dodawaj połączenia z powiązanymi punktami za pomocą ClickUp Whiteboards

Podobne wyniki można również uzyskać za pomocą Dokumenty ClickUp gdzie wielu członków zespołu może współpracować, komentując sugestie i pomysły. Zapewnia to ustalanie priorytetów zadań jako zespół i uzyskanie zgody wszystkich na to, co jest robione i dlaczego.

ClickUp Docs

Współpracuj ze swoim zespołem, aby tworzyć listy i ustalać priorytety działań za pomocą ClickUp Docs

In Zadania ClickUp , można użyć konfigurowalnych tagów, aby oznaczyć określone zadania jako Ważne lub Pilne. Funkcja priorytetu zadań pozwala również na oznaczanie zadań kolorami zgodnie z ich priorytetem. Widok ClickUp Kanban jest przydatny do wizualizacji.

A wszystko to można udostępniać za pośrednictwem Czat ClickUp lub inne media.

Ogólnie rzecz biorąc, matryca Eisenhowera to świetny sposób na radzenie sobie z zadaniami, które mogą być sprzeczne pod względem pilności i ważności. Chociaż matryca może mieć pewne wady, to nadal jest to jeden z najlepszych sposobów dla zespołów na ustalenie priorytetów codziennych obowiązków. Platformy produktywności, takie jak ClickUp, mogą pomóc w skutecznym wykonywaniu matrycy.

Wypróbuj matrycę Eisenhowera i zobacz jej wpływ na wydajność projektu. Ustal priorytety już dziś. Zarejestruj się w ClickUp za darmo !

Pop Quiz o Matrycy Eisenhowera

Mam nadzieję, że uważałeś, bo teraz czas na quiz. 🥁

Wykorzystajmy to jako przypomnienie Matrycy Eisenhowera, abyś mógł łatwo wdrożyć ją w swoich operacjach biznesowych.

Jeśli odpowiesz poprawnie na wszystkie pytania, dostaniesz lody! 🍦

Pytanie 1:

Elon Musk budzi się rano. Oto, co ma w swoim planie dnia:

a) Pracuje nad nowym logo dla X

b) Przygotowuje start SpaceX

c) Jedzenie pizzy z anchois z Joe Roganem

d) Odpowiadanie inwestorom dla SpaceX

Spróbuj nadać priorytet tym zadaniom od od wysokiego do niskiego priorytetu .

Pytanie 2:

Które ćwiartki macierzy Eisenhowera są kluczowe dla trwałego sukcesu w czasie, gdy kierownik projektu równoważy natychmiastowe potrzeby z długoterminowymi celami?

a) Kwadrant 1 i Kwadrant 2

b) Kwadrant 2 i Kwadrant 3

c) Kwadrant 3 i Kwadrant 4

d) Kwadrant 1 i Kwadrant 4

Pytanie 3:

W radzeniu sobie z prośbami na ostatnią chwilę i napiętymi terminami, który kwadrant matrycy Eisenhowera kładzie nacisk na skuteczne zarządzanie, aby zapobiec poczuciu przytłoczenia?

a) Kwadrant 1

b) Kwadrant 2

c) Kwadrant 3

d) Kwadrant 4

Pytanie 4:

Jesteś gospodarzem "Przyjęcia prokrastynacji", na które zapraszane są zadania, które zostały wykonane z opóźnieniem. Ty, gospodarz, zdajesz sobie sprawę, że ciągle odkładasz konkretne zadanie - stworzenie listy gości na imprezę.

Do którego kwadrantu Matrycy Eisenhowera należy twoje zwlekanie z utworzeniem listy gości?

a) Kwadrant 1 (Pilne i ważne zadania - VIP-y)

b) Kwadrant 2 (zadania ważne, ale nie pilne - modnie spóźnialscy)

c) Kwadrant 3 (Pilne, ale nieważne - Podszywający się)

d) Kwadrant 4 (Nie pilne i nie ważne - The No-Show)

Oto odpowiedzi, ale nie waż się oszukiwać. Liam Neeson cię znajdzie i... resztę już znasz.

Odpowiedzi:

  1. b, d, a, c
  2. a
  3. a
  4. b