Nikt nie chce spóźnić się na spotkanie lub oddać zadania po terminie. Takie rzeczy są nieprzyjemne i mają negatywny wpływ na ludzi wokół nas. Często te niepowodzenia nie są zamierzone - są po prostu wynikiem złego zarządzania czasem.
Choć nie można z dnia na dzień zmienić się z osoby nierzetelnej w ultra-niezależną, to zmiana technik zarządzania czasem może w dużym stopniu przyczynić się do bycia szczęśliwszym, bardziej wydajnym i spełnionym w pracy.
To, czego naprawdę potrzebujesz, to odpowiednie techniki zarządzania czasem. Nadszedł czas, aby pożegnać się z poczuciem przytłoczenia i przywitać się z poczuciem zorganizowania, skupienia i zdolności. ✨
Zanurzmy się.
Dlaczego techniki zarządzania czasem są ważne?
Wszyscy potrzebujemy sposobów, które pomogą nam efektywnie zarządzać czasem. Czy to w domu, czy w pracy, umiejętność zarządzania czasem jest niezbędna, jeśli chcemy uporać się z listą rzeczy do zrobienia.
Zarządzanie czasem w miejscu pracy jest szczególnie ważne. Kiedy masz do czynienia z wieloma zadaniami, ludźmi zależnymi od ciebie i terminami krytycznymi dla czasu, potrzebujesz sposobu, aby pozostać skupionym i wydajnym.
Staje się to jeszcze bardziej istotne, gdy pracujesz w zespole.
Korzyści płynące z efektywnych technik zarządzania czasem dla teamów
Możliwość zrobienia swojej listy rzeczy do zrobienia na czas nie wpływa tylko na ciebie. To także ogromna wygrana dla reszty zespołu. Odwrotna sytuacja również jest prawdziwa - opóźnienie może mieć efekt domina dla reszty zespołu lub projektu.
Niezależnie od tego, czy chodzi o poprawę równowagi między pracą a życiem prywatnym, ustalanie priorytetów zadań, czy też stosowanie prostych metod blokowania czasu, pozytywne efekty właściwego zarządzania czasem są bardzo korzystne.
Teams, które stosują odpowiednie strategie zarządzania czasem, czerpią z tego korzyści:
- Dostarczanie wyższej jakości, bardziej skoncentrowanej pracy nad pilnymi zadaniami
- Poczucie zaufania i niezawodności w codziennym harmonogramie
- Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym
- Mniej prokrastynacji dzięki skutecznemu blokowaniu czasu
- Silniejsze powiązania w pracy nad wszystkimi zadaniami
- Wyższy poziom wydajności w ustalaniu priorytetów zadań
- Niższe prawdopodobieństwo wypalenia się energetycznego przy wykonywaniu ciężkiej pracy
Kiedy twój zespół jest w stanie ustalić priorytety wszystkich zadań, zrobić wszystko i pracować produktywnie, staje się głównym atutem twojej organizacji. Jeśli zauważysz, że ty lub członkowie twojego zespołu macie trudności z utrzymaniem wydajności lub pozostają w tyle, rozważ wypróbowanie następujących rozwiązań
narzędzia do zarządzania czasem
.
Odpowiednie oprogramowanie w połączeniu z kilkoma skutecznymi technikami zarządzania czasem może zrobić różnicę.
15 najbardziej efektywnych technik zarządzania czasem
Nie brakuje technik zarządzania czasem. Dla niektórych osób, sprawdzanie zadań w blokach czasu działa - dla innych, chodzi o to, aby najpierw zająć się najtrudniejszym zadaniem.
Aby pomóc ci znaleźć odpowiednie wskazówki i narzędzia dla siebie, oto niektóre z najbardziej skutecznych strategii zarządzania czasem.
1. Ustaw cele SMART
Bez prawdziwego celu łatwo jest się rozproszyć, zwlekać, a następnie spieszyć się, aby ukończyć zadanie przed upływem terminu. Ustawienie celów SMART pomaga zrozumieć, na czym należy się skupić, dzięki czemu można pracować nad zadaniami w logiczny sposób. 🎯
Ustaw cele z uwzględnieniem strategii SMART:
- Precyzyjny: Wiedz, jaki cel lub wynik chcesz osiągnąć
- Wymierny: Możliwość śledzenia postępów w realizacji celu
- Osiągalny: Osiągalny dzięki zasobom, które posiadasz (lub do których możesz uzyskać dostęp)
- Istotny: Pomaga osiągnąć ogólny cel lub priorytet
- Określony w czasie: Ma realistyczny termin, który możesz osiągnąć
Ustawienie terminu płatności w widoku listy ClickUp'a
Tworzenie celów w ClickUp jest bardzo proste.
pomaga ustawić cele SMART, w których można wizualizować postępy. Możesz również użyć ClickUp do
, dzięki czemu można zobaczyć na pierwszy rzut oka, co dzieje się z zadaniami i celami.
2. Wypróbuj blokowanie czasu, aby pracować nad najważniejszymi zadaniami
Większość z nas ma przybliżone pojęcie o tym, ile czasu może zająć wykonanie danego zadania. Wykorzystaj to na swoją korzyść i użyj
aby pomóc Ci zachować wydajność i organizację.
Blokowanie czasu działa poprzez przypisywanie bloków czasu do określonych zadań. W tym określonym czasie pracujesz tylko nad tym zadaniem i unikasz rozpraszania uwagi w innych obszarach. Jest to świetny sposób na utrzymanie koncentracji, uniknięcie prokrastynacji i uzyskanie najlepszego nastawienia do głębokiej pracy. 👀
Wiele osób uważa, że blokowanie czasu jest pomocne, gdy faktycznie potrzebują okresów głębokiej pracy. Możesz zaplanować czas w kalendarzu, aby skupić się na trudnym zadaniu, a następnie wypełnić inne obszary wokół niego mniej wymagającymi zadaniami.
Śledź bieżące, przeszłe i przyszłe spotkania lub wydarzenia za pomocą szablonu ClickUp do blokowania harmonogramu
Skupienie się na głębokiej pracy pomaga również w pracy z poziomem energii - miej dedykowany blok czasowy, gdy jesteś najbardziej energiczny, i zostaw administratorowi lub mniejsze zadania na czas, gdy czujesz się zmęczony lub potrzebujesz przerwy.
Tutaj, w ClickUp, mamy wiele przydatnych wskazówek
. Znajdziesz tam szablony, które pomogą Ci
planować dni, tygodnie i miesiące
dzięki widokom kalendarza i listy, które najlepiej pasują do tego, w jaki sposób chcesz widzieć swój harmonogram.
3. Zjedz tę żabę
Zjedz tę żabę to strategia zarządzania czasem, która polega na ustalaniu priorytetów. Dzięki tej technice najpierw skupiasz się na najważniejszych lub najbardziej wymagających zadaniach - i nie przechodzisz do niczego innego, dopóki nie zostanie zakończone.
Jeśli jesteś prokrastynatorem, ta strategia może być właśnie dla ciebie. Zmuszając się do wykonania najbardziej wartościowego zadania w pierwszej kolejności, nie jesteś w stanie go uniknąć.
Zamiast tego poświęcasz swój najcenniejszy poziom energii do zrobienia go w pierwszej kolejności, a następnie zyskujesz satysfakcję, wiedząc, że wykonałeś już najcięższą pracę i możesz zrelaksować się psychicznie przez resztę dnia, wykonując łatwiejsze zadania. 🏖️
Ustaw priorytety w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co musi być zrobione teraz, a co może poczekać
Skróć swoją drogę do powodzenia dzięki tej metodzie, używając
. Przejrzyj swoją listę zadań i nadaj im flagę priorytetu. Przypisz jedno zadanie w swoim codziennym harmonogramie jako pilne i uczyń z niego swoją "żabę" na cały dzień pracy.
4. Wypróbuj matrycę Eisenhowera
Matryca
została wprowadzona przez prezydenta Dwighta Eisenhowera jako sposób na kategoryzację zadań w celu zrozumienia ich znaczenia. Do dziś pozostaje popularną techniką zarządzania czasem, ponieważ pomaga wizualizować to, co najważniejsze.
To podejście do zarządzania czasem polega na podzieleniu zadań na następujące kwadranty:
- Pilne i ważne
- Niepilne, ale ważne
- Pilne, ale nieważne
- Niepilne i nieważne
Zastanowienie się nad tym, czy dane zadanie jest pilne i/lub ważne, pomaga w ustaleniu priorytetów. Pilne zadania powinny być zrobione w pierwszej kolejności - zwłaszcza jeśli są one również ważne.
Wykonuj zadania w kolejności ich pilności i pamiętaj, że prawdopodobnie nie uda ci się wykonać ich wszystkich. Ćwiczenie to może również pomóc w zidentyfikowaniu obszarów, które należy oddelegować lub poprosić o więcej zasobów. 🙌
Łatwe sortowanie ogromnych list zadań dzięki szablonowi matrycy Eisenhowera od ClickUp
Tworzenie własnych
może być czasochłonne, ale na szczęście stworzyliśmy już potężne narzędzie
Szablon matrycy ClickUp Eisenhower
aby przyspieszyć ten proces. Dodaj do swojej listy rzeczy do zrobienia i jesteś na dobrej drodze do lepszego zarządzania czasem i zadaniami.
5. Spróbuj do zrobienia (GTD)
Nasze umysły są nieustannie zajęte, co może utrudniać zrozumienie, nad czym należy pracować w następnej kolejności. Popularna metoda Davida Allena Getting Things Done do zrobienia metoda GTD (Getting Things Done) pomaga w przetwarzaniu celów i zadań, dzięki czemu można określić sposób działania.
Proces GTD składa się z pięciu kroków:
- Przechwytywanie pomysłów i zadań
- Wyjaśnienie i przetworzenie, czy są one wykonalne
- Porządkowanie na możliwe do wykonania i niemożliwe do wykonania, a następnie grupowanie według zadań
- Refleksja, aby upewnić się, że lista jest nadal aktualna
- Zaangażuj się w swoją listę rzeczy do zrobienia i wykonaj swoje zadania
Szablon Getting Things Done (GTD), oparty na systemie GTD Davida Allena, pomaga organizować zadania i projekty poprzez ich rejestrowanie i dzielenie na możliwe do zrobienia elementy
Jest to procesowy system zarządzania czasem, który wymaga utrzymania, ale może być cennym sposobem na pomoc w ustalaniu priorytetów i posuwaniu się naprzód, jeśli jest to coś, z czym się zmagasz.
Użyj swojego Notatnik ClickUp aby pomóc ci przejść przez proces GTD. Gotowe notatki można łatwo przekształcić w zadania, dodać je do listy rzeczy do zrobienia i nadać im odpowiednie priorytety. ✅
Lub użyj oprogramowanie do zrobienia rzeczy zrobionych z wbudowanymi polami niestandardowymi do kategoryzowania elementów pracy w różnych kontekstach. Priorytetyzuj zadania w oparciu o kontekst, termin wykonania, wymagany wysiłek i nie tylko, jednocześnie usprawniając proces dzięki dostępnym dla zespołu dokumentom do współpracy.
Bonus: Sprawdź naszą pełną listę Szablony GTD
6. Korzystanie z tablicy Kanban
Aby naprawdę skutecznie zarządzać projektami, musisz dokładnie wiedzieć, na jakiej scenie znajdują się twoje zadania. W tym miejscu z pomocą przychodzi podejście Kanban. Tablica Kanban pozwala zwizualizować, na jakim etapie znajdują się zadania
w procesie - dzięki czemu można proaktywnie radzić sobie z przeszkodami i wyzwaniami. 🤩
Tablica Kanban ma różne kolumny, które odnoszą się do statusu projektu, takie jak:
- Nierozpoczęty
- rozpoczęty
- W trakcie
- W trakcie przeglądu
- Gotowy
Przeciągnij i upuść dowolne zadanie do następnej kolumny, aby automatycznie zaktualizować jego status w widoku Tablicy Kanban w ClickUp
Na swojej Tablicy możesz przypisać zadania do każdej sekcji lub przeciągnąć i upuścić konkretne zadanie do odpowiedniej kolumny. W ten sposób możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, gdzie się znajdujesz, zidentyfikować przeszkody i skontaktować się z członkami Teams, aby upewnić się, że są na dobrej drodze.
Dodaj tablicę Kanban do swojego cyklu pracy, jeśli chcesz mieć lepszy widok na to, co dzieje się z twoimi projektami. Skorzystaj z jednej z naszych
i podłącz swoje dane lub dostosuj je jeszcze bardziej, aby stworzyć niestandardowy sposób zarządzania wszystkimi zadaniami i czasem.
7. Śledzenie czasu pracy
Możesz myśleć, że jesteś super wydajny lub wiesz, że masz zaległości, ale jedynym sposobem, aby to naprawdę zmierzyć, jest śledzenie czasu. Śledzenie czasu daje cenne dane, które można wykorzystać do zmiany sposobu pracy na lepszy.
W ciągu dnia pracujesz nad ważnymi zadaniami, ale drobne zadania i czynniki rozpraszające również się wkradają. Śledzenie czasu pomaga zobaczyć, ile czasu poświęcasz na sprawdzanie mediów społecznościowych, odpowiadanie na e-maile, pomaganie współpracownikom i wszystkie inne zadania, których możesz nie uwzględniać. 📚
Śledzenie czasu, ustawienie szacowanego czasu, dodawanie notatek i widok raportowania czasu z dowolnego miejsca z globalnym timerem w ClickUp
Jeśli jesteś już użytkownikiem ClickUp, nie potrzebujesz dedykowanego narzędzia do śledzenia czasu, które pomoże Ci zobaczyć ilość czasu spędzonego nad każdym zadaniem.
Nasz wbudowany
Funkcja śledzenia czasu projektu w ClickUp
zapewnia szybki i prosty sposób śledzenia czasu, tworzenia
ustawienie
i widok raportowania na temat tego, jak spędzasz swój czas. Możesz również skorzystać z naszego
aby wprowadzić nowy sposób widoku czasu spędzonego w zespole.
8. Zastosowanie zasady Pareto
Istnieje popularna zasada, która mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Jest to znane jako analiza Pareto lub zasada Pareto i jest to kolejny sposób podejścia do nawyków zarządzania czasem.
Zrozumienie, że tylko niewielka mniejszość twojej pracy posuwa cię do przodu, zachęca cię do zidentyfikowania tych zadań, które zmieniają zasady gry. Kiedy już je znajdziesz, wiesz, że powinieneś pójść na całość i skupić się na tych zadaniach, aby osiągnąć najlepsze wyniki. Wskazówki dotyczące zarządzania czasem, takie jak zasada Pareto, pomagają zachować koncentrację i uniknąć rozpraszania uwagi podczas głębokiej pracy. 👀
Funkcja ClickUp Tasks in Multiple Lists (TIML) pozwala programistom na połączenie zadań z innymi Teams w całej organizacji
ClickUp to przydatne miejsce nie tylko do zapisywania listy zadań, ale także do ustalania priorytetów ważnych zadań. Nasz
jest wypełniona konfigurowalnymi opcjami, które pomagają wizualizować to, co jest istotne, oznaczać najcenniejsze zadania i sprawdzać je po zakończeniu.
9. Limit przełączania kontekstu
Podczas gdy niektórzy twierdzą, że są świetni w wielozadaniowości, zazwyczaj potrzebujesz okresów głębokiego skupienia, aby osiągnąć swoje cele. Przełączanie kontekstu, w którym przeskakujesz z jednego zadania do drugiego, wprowadza momenty prokrastynacji i niskiej wydajności.
W przypadku niektórych osób zdarza się to częściej niż rzadziej, więc
które pomagają limitować przełączanie kontekstu, stają się nieocenione. Znajdź sposoby na pozostanie w strefie i limit przełączania kontekstu.
Osadzaj dokumenty ClickUp na żywo bezpośrednio w Tablicach, aby uzyskać dostęp do ważnych dokumentów projektu, badań i kontekstu bez opuszczania tablicy
Umieść swój telefon w innym miejscu, wyłącz powiadomienia, zamknij okna i aplikacje i stań się niedostępny dla innych. Stwórz środowisko, które sprzyja głębokiej pracy. ✨
Istnieje wiele sposobów, w jakie ClickUp może pomóc Ci pozostać skupionym i ograniczyć przełączanie kontekstu. Odzyskaj koncentrację poprzez
, otwieraj zadania w trybie pełnoekranowym, aby uniknąć rozpraszania uwagi, i pracuj w trybie offline, aby móc dłużej pozostać w trybie skupienia.
10. Naucz się mówić "nie
To nie jest tylko technika zarządzania czasem w pracy, ale ma zastosowanie w całym życiu. Naucz się mówić "nie", aby nie skończyć przytłoczonym i niezdolnym do zakończenia czegokolwiek.
Zawsze jest więcej pracy do zrobienia i zawsze jest współpracownik, który potrzebuje twojej pomocy choćby na pięć minut. Zawsze jest więcej spotkań, więcej projektów i więcej możliwości związanych z pracą. Naucz się mówić "nie", chroń swój czas i poświęcaj energię na zadania, które mają największe znaczenie. 🙌
Nie zawsze łatwo jest powiedzieć "nie" - zwłaszcza swojemu przełożonemu lub komuś, komu chciałbyś pomóc, ale po prostu nie masz czasu. Spróbuj powiedzieć "Chciałbym pomóc, ale nie mogę do X daty" lub "Jasne, mogę to odebrać, ale co powinienem zostawić zamiast tego?"
Takie odpowiedzi wzmacniają wartość twojego czasu i dają osobie wykonującej zadanie możliwość zmiany priorytetów na własnej liście zadań.
11. Skrzynka odbiorcza zero
Niektórzy ludzie używają swojej skrzynki odbiorczej jak listy rzeczy do zrobienia. Chociaż czasami się to sprawdza, dla innych osób skrzynka odbiorcza może być źródłem strachu. Konkurencyjne prośby o informacje, niekończące się rozpraszacze i rozmowy, które po prostu nie wymagają uwagi.
Aby pomóc w walce z prokrastynacją, spróbuj osiągnąć
.
Uzyskaj szczegółowe powiadomienia w ClickUp, aby otrzymywać tylko te aktualizacje lub wzmianki, które są dla Ciebie najważniejsze
Skrzynka odbiorcza zero to miejsce, w którym wyczyścisz swoją skrzynkę odbiorczą do końca dnia i dążysz do utrzymania jej w takim stanie. Rozpocznij dzień od przejrzenia skrzynki odbiorczej, a następnie skategoryzuj każdy element.
Jeśli jest to małe zadanie, do zrobienia od razu, a następnie usuń lub zapisz e-mail. W przypadku innych zadań, które wymagają odpowiedzi, ale nie natychmiast, odłóż je do folderu, aby zająć się nimi później. W ten sposób Twoja skrzynka odbiorcza będzie wyglądać na uporządkowaną i celową - a nie na miejsce, w którym zawsze walczysz o nadrobienie zaległości. 🌻
12. Stosuj technikę Pomodoro
Technika Pomodoro, stworzona przez Francesco Cirillo, pozostaje jednym z najpopularniejszych sposobów do zrobienia rzeczy i utrzymania wydajności. To narzędzie do zarządzania czasem polega na pracy w skoncentrowanych blokach czasu, a następnie robieniu przerw przed powrotem do tego, nad czym pracowałeś.
Ta technika zarządzania czasem promuje konieczność przerw i czasu na odpoczynek między zadaniami i może pomóc uniknąć prokrastynacji.
Automatycznie śledź swój czas w technice Pomodoro dzięki aplikacji Pomodone + integracji z ClickUp
W technice Pomodoro pracujesz przez 25 minut, a następnie robisz 3-5 minut przerwy. Po zrobieniu tego cztery razy, robisz dłuższą przerwę trwającą 15-30 minut, aby odpocząć, zrelaksować się i poczuć się odświeżonym. Następnie możesz kontynuować tę technikę zarządzania czasem przez cały dzień lub przełączyć się na pracę nad czymś innym.
Jeśli postępujesz zgodnie ze zwykłą procedurą
nie działa w twoim przypadku, spróbuj zamiast tego timeboxingu. Opiera się on na podobnej zasadzie pracy w blokach czasowych, ale możesz dowolnie przypisywać limity czasowe i długość przerw na odpoczynek.
Dzięki naszym
integracji z aplikacją Pomodone
stosowanie techniki Pomodoro podczas pracy w ClickUp jest jeszcze łatwiejsze. Skorzystaj z integracji, aby śledzić swój czas w różnych zadaniach, robić naturalne przerwy i wyświetlać raporty na temat tego, jak pracujesz. 👀
13. Korzystaj z metody szybkiego planowania
Dla osób, które chcą wyjść poza swoją strefę czasową i rozważyć bardziej nadrzędne podejście do zarządzania czasem, Tony Robbins'
(RPM) jest warta rozważenia.
Podejście to zachęca do zbadania swoich potrzeb, celów i wymagań, dzięki czemu można podjąć działania, aby je urzeczywistnić. RPM oznacza:
- Zorientowany na wyniki
- Zorientowany na cel
- Masowy plan działania
Jest to technika, która podpowie ci, w jaki sposób zadania pasują do twojego ogólnego planu działania
. Z biegiem czasu może on pomóc w ustaleniu priorytetów zadań i projektów, które kierują cię w stronę celu, i powiedzieć "nie" lub oddelegować zadania, które tego nie robią. 👋
14. Wypróbuj grupowanie zadań
Jeśli pracujesz z wieloma małymi zadaniami, grupowanie zadań może zrewolucjonizować twoją wydajność i pomóc ci zrobić więcej. Grupowanie zadań polega na grupowaniu podobnych zadań, a następnie wykonywaniu ich wszystkich naraz. ⚒️
Użyj ClickUp Whiteboards, aby przypisać zadania, etykiety osobom przypisanym i wszystko, co jest potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Grupowanie zadań jest pomocnym antidotum, jeśli masz skłonność do przełączania kontekstu. Zamiast przełączać się między codziennymi zadaniami w zależności od kaprysu, możesz przypisać określone zadania do określonego okresu czasu i wejść do strefy czasowej.
Działa to nie tylko w przypadku zadań - spróbuj grupować rozmowy telefoniczne lub zaplanować wszystkie spotkania na jeden dzień tygodnia. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów sprzedażowych, które próbują wykonać wiele rozmów telefonicznych lub e-maili w tym samym czasie.
15. Wykorzystaj sztuczną inteligencję (AI)
Każdego dnia pojawiają się setki aplikacji AI. Chociaż może to być przytłaczające, stanowi to również interesującą okazję - co można zautomatyzować, przyspieszyć lub ulepszyć za pomocą sztucznej inteligencji?
Istnieją aplikacje oparte na AI, które pomagają generować obrazy, pisać zawartość, podsumowywać rozmowy wideo i nie tylko. Choć żadna sztuczna inteligencja nie jest jeszcze idealna, aplikacje te znacznie ułatwiają usuwanie zadań z listy rzeczy do zrobienia. Mając te mniejsze zadania poza listą, możesz skupić się na obszarach, które mają największy wpływ.
Funkcje AI w ClickUp ułatwiają zespołom marketingowym szybkie tworzenie ważnych informacji
dokumentów, takich jak studium przypadku
Narzędzia i funkcje oparte na AI, takie jak
pomaga przenieść wydajność na nowy poziom. Twórz elementy akcji, podsumowuj notatki ze spotkań, edytuj kopie, formatuj zawartość i przeprowadzaj burze mózgów z pomocą sztucznej inteligencji.
Zamiast spędzać godziny na wymyślaniu idealnego tematu e-maila, poproś naszą AI, aby zadziałała magicznie i dostarczyła ci kilka opcji. Jesteśmy dopiero na początku, a przed teamami, które zainwestują w potęgę AI, jest o wiele więcej możliwości. 🤩
Przygotuj się na powodzenie dzięki tym wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem
Zmiana sposobu myślenia i wykorzystywania czasu nie następuje w jednej chwili. Poświęć trochę czasu na rozważenie tych technik zarządzania czasem, dowiedz się, które z nich mogą być dla Ciebie skuteczne i eksperymentuj.
Nie od razu znajdziesz właściwe podejście, ale zawsze dowiesz się czegoś nowego o sobie.
Jeśli jesteś gotowy, aby przekształcić swoje nowe nawyki zarządzania czasem w trend w kierunku większej wydajności,
.
ClickUp to nie tylko miejsce do śledzenia czasu lub oznaczania priorytetów celów - to ostateczny hub wydajności. Zarządzaj swoją pracą, współpracuj z członkami zespołu i przyjmij bardziej zorganizowane podejście do pracy.