Prezydentowi Dwightowi Eisenhowerowi przypisuje się nie tylko kierowanie krajem w latach 50. i 60. ubiegłego wieku, ale jest on również twórcą trafnie nazwanej matrycy Eisenhowera. Zaprojektował ją jako prosty sposób na kategoryzację zadań w oparciu o dwie rzeczy:
- Pilne zadania
- Ważne zadania
Stosując matrycę Eisenhowera do swojej pracy i celów osobistych, można lepiej radzić sobie ze stresem, priorytetyzować zadania w sposób, który kultywuje wydajność i osiąga swoje cele przy mniejszej ilości powrotów i powrotów.
Zanurzmy się w świat matrycy Eisenhowera i dowiedzmy się, jak sprawić, by działała dla Ciebie.
Czym jest matryca Eisenhowera?
Matryca Eisenhowera, znana również jako Matryca pilne-ważne to matryca zarządzania czasem i narzędzie do ustalania priorytetów które pomaga kategoryzować zadania na podstawie ich pilności i ważności.
Prezydent Eisenhower, znany ze swojej wyjątkowej wydajności i umiejętności radzenia sobie z zadaniami, dla których priorytetem był czas, zainspirował to narzędzie zarządzanie czasem matryca. Głównym celem matrycy Eisenhowera jest pomoc w skupieniu się na tym, co naprawdę ważne, umożliwiając mądrzejszą, a nie cięższą pracę.
Jak korzystać z matrycy Eisenhowera
Matryca Eisenhowera pomaga skupić wysiłek na najważniejszych zadaniach, jednocześnie minimalizując czynniki rozpraszające i zmniejszając prawdopodobieństwo wypalenia zawodowego. Użyj tej matrycy do zarządzania czasem, aby z łatwością zidentyfikować i nadać priorytety pilnym i krytycznym zadaniom, jednocześnie oddelegowując lub uwalniając czas na niższe i nieważne zadania.
Jest to świetne narzędzie dla zarządzanie cyklem pracy i jest łatwa do wdrożenia. Oto jak rozpocząć korzystanie z matrycy Eisenhowera:
- Spisz wszystkie swoje zadania: Zacznij od listy wszystkich zadań, które musisz zakończyć, niezależnie od tego, czy są to zadania osobiste, codzienne zadania, czy zadania związane z projektami związanymi z pracą
- Podziel zadania na ćwiartki: Oceń każde z nich na podstawie pilnych i ważnych zadań, a następnie umieść je w jednej z czterech ćwiartek
- Priorytetyzacja zadań w ramach każdego kwadrantu: Z czterech kwadrantów, uszereguj zadania według priorytetów
- Wykonaj zadania w kolejności według priorytetu: Zacznij od zadań z kwadrantu 1, następnie przejdź do kwadrantu 2 itd
- **Regularnie przeglądaj matrycę Eisenhowera, aby upewnić się, że pilne i ważne zadania są nadal odpowiednio skategoryzowane i uszeregowane według priorytetów
4 kwadranty Eisenhowera
Matryca Eisenhowera jest diagram podzielony na cztery ćwiartki który ostatecznie zadecyduje o tym, co będzie wyglądał cykl pracy . Znany również jako Eisenhower Box, to zarządzanie zadaniami proces ten pozwala teamom i kierownictwu określić, co jest naprawdę najbardziej wpływową pracą podczas oddelegowywania zadań poszczególnym osobom.
Quadrant 1
- Pilne i ważne zadania: Są to krytyczne i bardziej pilne zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi. Często wiążą się z terminami lub poważnymi konsekwencjami, jeśli nie zostaną zakończone podpowiedź. Przykłady obejmują sytuacje kryzysowe, naglące terminy i sytuacje awaryjne.
Kwadrant 2
- Zadania nie pilne, ale ważne: Te zadania są niezbędne do osiągnięcia długoterminowego powodzenia, ale nie wymagają natychmiastowego działania. Obejmują one planowanie strategiczne, budowanie relacji i rozwój osobisty.
Kwadrant 3
- Zadania pilne, ale nieważne: Te zadania są mniej ważne, ale wymagają natychmiastowej uwagi. Często wiążą się z potrzebami lub prośbami innych osób. Przykłady obejmują przerwy, e-maile i drobne prośby.
Kwadrant 4
- Niepilne i nieważne zadania: Zadania te nie są ani pilne, ani ważne i powinny zostać zminimalizowane lub wyeliminowane. Przykłady obejmują marnowanie czasu na czynności z listy do zrobienia, rozpraszanie uwagi i nadmierne korzystanie z mediów społecznościowych.
Jak korzystać z szablonu matrycy Eisenhowera
Użyj matrycy Eisenhowera, aby jasno określić i ustalić priorytety zadań za pomocą tego pomocnego szablonu
Nie zaczynaj korzystania z matrycy Eisenhowera od zera. Określ najpilniejsze zadania od tych najmniej ważnych lub nieistotnych za pomocą tego szablonu Szablon matrycy Eisenhowera ClickUp . Szablon ten ułatwia określenie celów i priorytetów dla ostatecznego proces ustalania priorytetów projektu .
Powtórz to szybko trzy razy!
ClickUp to nie tylko narzędzie do zarządzania zadaniami. Możesz używać Funkcja Tablic w ClickUp aby zbudować Box Eisenhowera z wizualną reprezentacją czterech kwadrantów. Ten całkowicie zakończony szablon pozwala szybko i skutecznie kategoryzować i ustalać priorytety zadań na liście do zrobienia.
Praktyczne przykłady matrycy Eisenhowera dające lepszy obraz sytuacji
Teraz, gdy rozumiesz już podstawy działania matrycy Eisenhowera, uważamy, że warto przyjrzeć się kilku praktycznym przykładom. Korzystanie z tej matrycy nie tylko pomaga pracownikom określić różnicę między pilnymi i nieważnymi zadaniami, ale ma również konkretne przypadki użycia, aby zwiększyć wydajność!
Przykład 1: Zarządzanie projektami
Matryca Eisenhowera usprawnia ten proces poprzez wyczyszczone rozróżnienie między tym, co jest pilne, a tym, co ważne alokować zasoby efektywnie. W ten sposób nie tylko dotrzymasz terminów, ale także zachowasz zdrową równowagę między konkurującymi ze sobą wymaganiami, ostatecznie zapewniając płynne i efektywne działanie projektów.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
Alokacja zasobów jest kluczowym aspektem dla liderów Teams, którzy muszą upewnić się, że pracownicy otrzymują równe zadania, aby nie przydzielać zbyt mało lub zbyt dużo pracy. A dzięki prostemu widokowi obciążenia pracą, liderzy mają jasną wizualizację obciążenia pracą przypisanego do każdego członka zespołu w wybranym przedziale czasowym.
Wybierz jeden, dwa tygodnie lub jeden miesiąc, aby porównać obciążenie pracą każdej osoby z przypisanym jej obciążeniem. Daje to liderom zespołów widoczną listę rzeczy do zrobienia dla ich zespołu, dzięki czemu wiedzą, że wszyscy pracują nad tym samym celem.
Dodatkowo, wykorzystanie matrycy Eisenhowera w zarządzaniu projektami pomaga Teams zrozumieć pełną skalę projektu, dzięki czemu każdy nie tylko zna wszystkie zadania, ale także pilne zadania, które zapewnią przepływ pracy. Przykładowo, matryca decyzyjna Eisenhowera może wyglądać następująco w zarządzaniu projektami:
- Pierwszy kwadrant: Zajęcie się krytycznym błędem, spotkanie z klientem lub rozwiązanie blokady projektu
- Drugi kwadrant: Planowanie projektu, rozwój zespołu lub ocena ryzyka
- Trzeci kwadrant: Niepilne e-maile lub niekrytyczne spotkania
- Czwarty kwadrant: Nadmierne przeglądanie Internetu lub spotkania towarzyskie w godzinach pracy lub najmniej pilne zadania niezwiązane z głównym projektem
Przykład 2: Wydajność osobista
Jeśli chodzi o wydajność osobistą, opanowanie matrycy Eisenhowera jest kluczem do pozostania na szczycie swojej gry. Kategoryzując zadania w oparciu o matrycę pilności i ważności, skutecznie zarządzasz swoim czasem i energią, zajmując się tym, co naprawdę ważne.
To strategiczne podejście nie tylko pomaga zachować porządek, ale także zapobiega wypaleniu, utrzymując koncentrację i motywację do osiągania osobistych celów. Jeśli chodzi o wydajność osobistą, matryca decyzyjna Eisenhowera może wyglądać następująco:
- Pierwszy kwadrant: Opłacenie zaległych rachunków, zajęcie się nagłą sytuacją rodzinną lub zakończenie pilnych i ważnych zadań na dziś
- Drugi kwadrant: Regularne ćwiczenia, spędzanie czasu z rodziną lub nauka nowych umiejętności
- Trzeci kwadrant: Udział w wydarzeniu, które cię nie odsetki lub załatwianie spraw dla innych
- Czwarty kwadrant: Niepotrzebne zadania, takie jak nadrabianie zaległości w programach telewizyjnych
Szablon osobistej produktywności ClickUp jest świetny do organizowania i ustalania priorytetów codziennych zadań, niezależnie od tego, czy są one związane z pracą, czy nie
PERSONAL SZABLON WYDAJNOŚCI
Potrzebujesz uporządkować swoje osobiste zadania? Skorzystaj z szablonu Szablon osobistej wydajności ClickUp jak super naładowana lista rzeczy do zrobienia, która zapewnia porządek w pracy i priorytetyzację ważnych zadań. W połączeniu z matrycą Eisenhowera uzyskasz maksymalne korzyści z procesu zarządzania zadaniami.
Przykład 3: Współpraca w Teams
Matryca do współpracy zespołowej zmienia zasady efektywnej dynamiki w miejscu pracy. Poprzez wspólne kategoryzowanie zadań w oparciu o ich pilność i ważność, teams rozwijają wspólne rozumienie priorytetów co prowadzi do lepszego dostosowania i podejmowania decyzji.
Wynikiem tego jest bardziej wydajny i spójny zespół, który porusza się jako jedność, gdzie członkowie wspierają się nawzajem i prowadzą projekty w kierunku ich zakończenia. Na przykład, w ustawieniu współpracy zespołowej, matryca Eisenhowera może wyglądać następująco:
- Pierwszy kwadrant: Rozwiązanie konfliktu między członkami zespołu, złożenie propozycji projektu na czas lub udział w kluczowym spotkaniu
- Drugi kwadrant: Działania budujące zespół, ustawienie długoterminowych celów zespołu lub mentoring młodszych członków zespołu
- Pierwszy kwadrant: Odpowiadanie na nieistotne e-maile, uczestniczenie w nieobowiązkowych spotkaniach lub organizowanie wyjazdów zespołu
- Pierwszy kwadrant: Omawianie nieistotnych tematów podczas spotkań lub praca nad zadaniami spoza listy do zrobienia
Powiązane:_ Przykłady matrycy & RACI Chart Templates !
5 prostych najlepszych praktyk matrycy Eisenhowera do naśladowania
Aby z powodzeniem wdrożyć matrycę Eisenhowera, należy przestrzegać poniższych najlepszych praktyk:
1. Bądź ze sobą szczery
Dokładnie oceniaj pilność i znaczenie każdego zadania. Nie przeceniaj ani nie lekceważ znaczenia zadania.
2. Zachowaj prostotę
Nie komplikuj nadmiernie swojej matrycy. Trzymaj się czterech ćwiartek i zachowaj wizualną czystość i prostotę.
3. Regularnie przeglądaj i aktualizuj
Wyrób w sobie nawyk codziennego lub cotygodniowego przeglądania matrycy i dostosowywania zadań w razie potrzeby. Priorytety ulegają zmianie i ważne jest, aby być elastycznym.
4. W miarę możliwości oddelegowane zadania
W przypadku zadań z Kwadrantu 3, rozważ oddelegowanie ich komuś innemu, jeśli jest to właściwe i wykonalne.
5. Ogranicz zadania w kwadrancie 4
Zminimalizuj czas poświęcany na zadania z Kwadrantu 4. Przekieruj ten czas i energię na zadania z Kwadrantu 2, aby uzyskać lepszą wydajność i rozwój osobisty.
Najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami do zbudowania matrycy Eisenhowera
Łatwe niestandardowe dodawanie dokumentów, zadań i innych elementów do Tablic
Korzystanie z Tablice ClickUp to fantastyczny sposób dla teamów eksperckich, aby nie tylko tworzyć i udostępniać matryce Eisenhowera, ale także utrzymywać wszystkich w synchronizacji. Funkcja Tablica oferuje wszechstronną kanwę, umożliwiając członkom zespołu współpracę w czasie rzeczywistym.
Jedną rzeczą jest praca nad ustalanie priorytetów zadań z podejściem matrycowym, kolejnym jest do zrobienia tego wspólnie! Na przykład, aby sporządzić matrycę, przydatne są narzędzia kształtów, tekstu i funkcje przesyłania obrazów.
W miarę rozwoju projektów lub pojawiania się nowych informacji, członkowie zespołu mogą łatwo aktualizować matrycę, dodając, edytując lub usuwając elementy. Gwarantuje to, że zespół pozostaje zwinny i dostosowuje się do zmieniających się wymagań projektu i jego najważniejszych zadań.
Udostępnianie i edytowanie matryc w ClickUp jest bardzo proste dzięki intuicyjnemu projektowi platformy. Członkowie Teams mogą bez wysiłku udostępnianie Tablicy odpowiednim interesariuszom, przyznając dostęp do widoku lub edycji w razie potrzeby.
Zapewniając dynamiczną, współdzieloną przestrzeń do tworzenia i aktualizacji matrycy, Teams zapewniają jasną komunikację i dostosowanie, ostatecznie prowadząc projekty do mety w krótszym czasie. Zacznij wdrażać matrycę Eisenhowera już dziś i doświadcz korzyści płynących z mądrzejszej, a nie cięższej pracy.
Zacznij już dziś i do zrobienia wszystkiego z ClickUp za darmo !