Priorytetyzacja pracy w najlepszym wydaniu oznacza, że każda osoba w zespole poświęca swój czas i energię na projekty o wysokiej wydajności.
To kuszące, by rzucić się w wir zadań i zakończyć tak wiele, jak to tylko możliwe. Ale im bardziej oceniasz projekty z perspektywy wartości firmy, tym lepsze decyzje podejmujesz, aby budować kulturę inspirującej pracy
A w szybko zmieniającym się świecie zarządzania projektami, inspirująca praca prowadzi do kreatywnego rozwiązywania problemów i powodzenia w osiąganiu wyników. Do 2027 roku pracodawcy będą mieli trudności ze znalezieniem 87.7 milionów pracowników specjalizujących się w zarządzaniu projektami! 🌐
W duchu całkowita przejrzystość projektu ustalanie priorytetów projektów jest łatwiejsze do powiedzenia niż zrobienia. Liderzy projektów, a zwłaszcza zespoły bez kierowników projektów, nie mają w swoim harmonogramie nieprzerwanych bloków czasu na weryfikację nowych wniosków projektowych pod kątem bieżącej pracy w toku.
Jak więc skupić czas i energię naszego zespołu na właściwych zadaniach?
**Przyjrzymy się najlepszym wskazówkom, takim jak grupowanie podobnych projektów w celu zmaksymalizowania czasu, prowadzenie trudnych rozmów z kluczowymi interesariuszami i zrównoważenie procesu oddelegowania
Wykorzystaj ten przewodnik jako inspirację do korzystania z zasobów i szablonów. Lub jako początek rozmowy z zespołem, aby dokonać strategicznych ruchów w procesie ustalania priorytetów projektów!
Czym jest priorytetyzacja projektów?
Priorytetyzacja projektów to proces wyboru najważniejszych projektów, na których organizacja powinna się skupić, biorąc pod uwagę dostępne zasoby i czas. Proces ten obejmuje ocenę każdego potencjalnego projektu w oparciu o kryteria, takie jak spotkanie celów organizacyjnych, oczekiwane korzyści, koszty i ryzyko.
Po każdym plan projektu decydenci szeregują projekty według priorytetów i porównują je z dostępnymi zasobami. To porównanie pomaga uwypuklić wszelkie potencjalne kompromisy między projektami i pomaga ustalić priorytety zadań, które najprawdopodobniej spełnią strategiczną wizję firmy. Odfiltrowuje również nieistotne zadania, aby chronić przepustowość zespołu. 👥
Dowiedz się więcej Wskazówki dotyczące zarządzania czasem !
Ustal priorytety projekty i zadania używając czterech poziomów priorytetu w ClickUp
Systemy rankingowe projektów zapewniają przewidywalną strukturę do analizowania i porównywania priorytetów, ważności i potencjalnego wpływu każdego projektu. Gwarantuje to, że zasoby są kierowane na zakończenie zadań, które przynoszą największe korzyści dla biznesu.
Ranking projektów pomaga również zespołom w ustalaniu realistycznych celów dla każdego z nich, śledzeniu postępów w realizacji każdego projektu i upewnianiu się, że każdy członek zespołu pracuje nad czymś ważnym.
Dlaczego priorytetyzacja projektów jest ważna?
Posiadanie planu i ustawienie priorytetów jest niezbędne dla ogólnego powodzenia biznesu. Kiedy ustalamy priorytety naszych projektów, możemy skupić się na najważniejszych zadaniach i upewnić się, że nic nie umknie naszej uwadze.
Pomaga nam to również zachować porządek i wydajność! Unikamy prokrastynacji, rozpraszania uwagi i wielozadaniowości, co pozwala nam pracować mądrzej i zrobić więcej w krótszym czasie.
Ustalanie priorytetów projektów może być trudne. Ale dzięki wspólnemu wysiłkowi i strategicznemu planowi możemy mieć pewność, że nasze projekty zostaną zakończone na czas i z doskonałymi wynikami. 📈
Dowiedz się więcej o jak zarządzać wieloma projektami !
Zarządzaj wszystkimi osiami czasu i etapami produkcji w jednym miejscu dzięki widokowi listy ClickUp
Sprawdź_ przykłady i szablony zarządzania projektami !
5 praktycznych wskazówek dotyczących ustalania priorytetów projektów
Korzystanie z strategie ustalania priorytetów projektów ustalanie priorytetów jest ważną częścią zarządzania projektami i może pomóc nam zwiększyć wydajność na wiele indywidualnych i zespołowych sposobów. Priorytetyzacja zadań w oparciu o ich ważność, pilność i wpływ pomoże wszystkim zaangażowanym skupić się w pierwszej kolejności na najbardziej krytycznych zadaniach. ⚡️
Dodatkowo, zespoły mogą wykorzystywać priorytetyzację do identyfikacji potencjalnych wąskich gardeł i planować z wyprzedzeniem, aby im zaradzić. Dzięki temu dowiemy się, jakie sytuacje i cykle pracy obniżają wydajność. Pomoże to zespołom odpowiednio planować i uniknąć pośpiechu i chaosu w ostatniej chwili.
Oto pięć wskazówek, jak ustalić priorytety projektów i uzyskać jak największą wartość z ich realizacji oś czasu projektu !
Wskazówka #1: Użyj matrycy priorytetyzacji
Ustalanie priorytetów matryca to wykres lub diagram używany do porządkowania zadań lub porównywania czynników w celu ustalenia ich priorytetów. Zazwyczaj składa się z dwóch osi: pionowej osi y i poziomej osi x.
Oś y zazwyczaj reprezentuje czynniki lub zadania, którym należy nadać priorytety, podczas gdy oś x zazwyczaj przedstawia skalę ważności lub pilności .
Na przykład, na osi y może znajdować się lista zadań takich jak Update sign-in page, Refresh logo i Tworzenie szablonów społecznościowych marki, podczas gdy oś x może reprezentować skalę od 1 (niski priorytet) do 5 (wysoki priorytet).
Jeśli nie korzystałeś wcześniej z systemu priorytetyzacji projektów, spróbuj Szablon matrycy ustalania priorytetów ClickUp ! Ten szablon Tablicy przeprowadzi Cię przez pomysły na projekt i funkcje, aby nakreślić nadchodzące projekty. 🎨
Organizowanie projektów o wyższym priorytecie na Tablicy ClickUp
Dowiedz się więcej szablony matryc od ClickUp i PowerPoint !
Wskazówka #2: Filtruj wszystkie żądania projektów w narzędziu do zarządzania projektami
Czy potrafisz policzyć liczbę narzędzi w swoim stosie technologicznym?
Pytanie uzupełniające: _Czy wszystkie te narzędzia są drzwiami do przytłoczenia twojego zespołu żądaniami?
Pomijając rozpraszanie uwagi, używanie wielu kanałów do przechwytywania aktualizacji projektu to najszybszy sposób na zduplikowanie pracy. 🔂
Dzięki formularzom ClickUp tworzysz cyfrowe bariery ochronne, które chronią Twój zespół przed zbyt wczesnym zaangażowaniem się w "fazę odkrywania" projektu. Faza odkrywania ma miejsce, gdy wnioskodawca nie przedstawił solidnej strategii, celu i wyniku, aby rozpocząć pracę.
bonus:_
narzędzia priorytetyzacji
Filtrowanie zgłoszeń projektów do kierownika projektu za pomocą formularza ClickUp Form
Skorzystaj z tych podpowiedzi, aby zaprojektować formularz, który spełni konkretne potrzeby Twojego zespołu w zakresie oceny projektu:
- Czy istnieją jakieś istniejące elementy wizualne (zdjęcia, infografiki, logo itp.), które należy wykorzystać w projekcie?
- Czy istnieją jakieś istniejące treści (podsumowania, raporty, ankiety, wyniki badań itp.), które należy wykorzystać w projekcie?
- Jak będzie mierzone powodzenie projektu? Lista odpowiednich firmowych wskaźników OKR i KPI.
- Czy masz listę kluczowych komunikatów lub punktów do zrobienia w projekcie?
- Czy istnieją jakieś ograniczenia techniczne lub kwestie, o których należy pamiętać?
- Czy istnieją jakieś wytyczne dotyczące brandingu lub estetyki, które należy wziąć pod uwagę?
- Czy są jakieś regulacje prawne lub standardy zgodności, które należy spełnić?
- Czy istnieją treści lub elementy wizualne, które należy wykluczyć z projektu?
- Jakie są cele strategiczne tego projektu?
- Jaka jest oś czasu i budżet projektu?
- Kto jest docelowym odbiorcą tego projektu?
- Kim są interesariusze projektu?
- Do kiedy należy dostarczyć projekt?
- Czy jest to nowy czy zaktualizowany projekt?
WSKAZÓWKA PRO Upoważnij swój zespół do przekierowywania żądań ad hoc do Formularz ClickUp . Każdy, kto posiada link do Formularza, może przesyłać odpowiedzi, które są automatycznie kierowane do Obszaru Roboczego Twojego zespołu w celu właściwego sprawdzenia!
Porada #3: Grupuj podobne projekty w jeden sprint
Grupowanie podobnych projektów to skuteczny sposób na zwiększenie wydajności procesu . Pomysł polega na tworzeniu klastrów projektów, w których zadania i pomysły mogą być łatwo udostępniane członkom zespołu, podobnie jak zasoby i wiedza specjalistyczna. 🧑💻
Ustalanie priorytetów projektów w widoku ClickUp Tablica metodą "przeciągnij i upuść"
Sprint to jedno z wydarzeń Agile używane do zdefiniowania okresu czasu, w którym określony zestaw prac musi zostać zakończony.
Długość sprintu to tradycyjnie dwa tygodnie dla zespołów tworzących oprogramowanie, ale może to być dowolna ustawiona ilość czasu, w zależności od potrzeb zespołu i projektu. Podczas Sprintu, Teams dzielą poszczególne zadania i przypisują je do konkretnych osób, które je zakończą. Pod koniec Sprintu, Teams analizują swój postęp i przechodzą do kolejnego Sprintu.
Kolejną korzyścią jest zajęcie się nisko wiszącymi owocami - projektami, które utrzymują biznes w ruchu - aby zmaksymalizować czas!
Wskazówka #4: Powiedz "nie" projektom spoza firmy
Organizowanie wniosków projektowych w oparciu o wartość Business oznacza nadawanie im priorytetów w zależności od potencjału ROI (zwrot z inwestycji) projektu i jego wpływu na działalność firmy.
Wartość Business jest określana poprzez analizę kosztów i korzyści projektu pod względem czasu, zasobów i zysków. Projekt o wysokim oczekiwanym zwrocie zostanie umieszczony wyżej na liście. Na przykład, naprawienie poważnych problemów z wydajnością lub zajęcie się skargami klientów.
Porównanie wniosku projektowego z portfolio projektów firmy w celu określenia priorytetu
Biorąc pod uwagę czynniki takie jak zadowolenie klienta, krótko- i długoterminowy wpływ oraz przewagę konkurencyjną, firmy mogą zdecydować, które projekty są najbardziej wartościowe dla ich celów biznesowych.
Porada #5: Oddeleguj właściwą pracę właściwym osobom
Czasami nieświadomie przypisujemy wszystkie zadania konkretnemu programiście, projektantowi lub koordynatorowi, ponieważ są oni po prostu cholernie dobrzy. Jakość ich pracy i nastawienie na zrobienie wszystkiego sprawia, że są magnesem do wykonywania kolejnych zadań.
My jednak stawiamy na priorytetyzację projektów, a to oznacza również planowanie z uwzględnieniem obciążenia pracą i rozwoju naszego zespołu. 🌱
Przypisywanie przyszłych projektów i zadań za pomocą widoku obciążenia pracą ClickUp
Projektant, programista lub koordynator może nie być najlepszą osobą do wykonania tego zadania. Są szanse, że mogliby poświęcić swój czas i energię na inne projekty, aby rozwinąć swoją kreatywność, zapobiec wypaleniu i zdobyć więcej doświadczenia w pracy na wysokim poziomie.
Kiedy więc oddelegowujesz zadania, wykorzystaj talenty wszystkich członków zespołu, aby stworzyć poczucie własności i budować zespół. W wyniku tego będziesz mieć lepszy proces zarządzania obciążeniami pracą!
Uczyń wydajność najwyższym priorytetem dzięki ClickUp
Wypróbuj ClickUp i doświadcz pozytywnych zmian w wydajności swojego zespołu. Nasza platforma zapewnia narzędzia do stworzenia idealnego procesu priorytetyzacji projektów. Wystarczy kilka kliknięć, aby zacząć od szerszego obrazu i przejść do szczegółów każdego zadania. Utwórz darmowe konto ClickUp już dziś i nie trać energii na czekającą Cię pracę. Jeśli potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z nami poprzez stronę Centrum pomocy lub skorzystaj z jednego z naszych webinaria na żądanie .
Udanego planowania! 💜