Czy każde zadanie jest równie pilne?
Czy robisz prosta lista rzeczy do zrobienia i wykonać każde zadanie od początku do końca?
Jeśli tak, to jest to duża czerwona flaga.
Dlaczego?
Jeśli faktycznie nie ustalasz priorytetów zadań, to tylko kwestia czasu, aż staniesz się chronicznym wąskim gardłem projektu. Kiedy nie wiesz, jak priorytetyzować projekty w oparciu o produktywność swoją lub swoich zespołów, może to znacznie zaszkodzić ogólnej pracy.
Bez jakiejkolwiek hierarchii w zadaniach, działasz wbrew zasadom swojej pracy umiejętności zarządzania zespołem co tylko prowadzi do niezdrowej atmosfery w zespole. Jeśli twój zespół nie może ci zaufać, że zajmiesz się najpilniejszymi zadaniami, prawdopodobnie będą unikać proszenia cię o pomoc.
Spowoduje to jedynie chaos w projekcie.
Może więc całkowicie unikniemy tego scenariusza i nauczymy się najlepszych sposobów ustalania priorytetów zadań. Oto przewodnik, który pomoże ci skupić się na najważniejszych zadaniach, wzbudzić zaufanie w zespole i uniknąć niedotrzymania terminów.
8 kroków do ustalania priorytetów zadań w pracy
Wiedza o tym, jakimi zadaniami można zająć się teraz, a jakimi później, wpłynie na powodzenie projektu. Od braku zaangażowania pracowników i absencji po niską wydajność i produktywność, nieefektywne ustalanie priorytetów zadań wpływa na duże i złożone projekty.
W ostatecznym rozrachunku zależy od tego wynik finansowy firmy. Właśnie dlatego musisz zrozumieć, jak ustalać priorytety zadań, aby zarządzać swoim czasem i definiować pilność wśród swojego zespołu.
Jeśli twój zespół wierzy, że po prostu wykonasz zadania, ponieważ jesteś ich menedżerem, komunikacja w zespole już zaczęła się rozpadać. Ustalanie priorytetów zadań ma kluczowe znaczenie dla wydajnych zespołów, ale co można zrobić, aby temu zaradzić?
1. Wymień swoje zadania bez określonej hierarchii
Na początek spisz listę wszystkich swoich zadań. Uwzględnij w niej zarówno bieżące, jak i przyszłe zadania dla wszystkich swoich projektów. I nie pozostawiaj żadnego z nich poza listą zadań z jakiegokolwiek powodu.
Zbierz swoje zadania w ClickUp, aby łatwo wizualizować pracę lub dostosować listę do własnych upodobań
Może się to wydawać zbędne. Jednak ustalanie priorytetów i efektywne zarządzanie zadaniami w naszych głowach to iluzja. Oczywiście, jest to wykonalne w przypadku małych, jednoosobowych projektów, ale w przypadku większości projektów byłaby to saga.
Musisz mieć pełny obraz wszystkich zadań w toku, zaplanowanych i jeszcze nie rozpoczętych w jednym miejscu poza głową. A w przypadku niektórych z nich musi być on nieuporządkowany, abyś nie przeglądał listy lub nie traktował wszystkich zadań tak samo.
Zamiast tego staraj się ustalać priorytety zadań i przekazywać je zespołowi. W ten sposób umożliwisz zarządzanie obciążeniem pracą i uzyskać poczucie swojego lista priorytetów dzięki czemu można ją redystrybuować w razie potrzeby.
Użyj widoku obciążenia ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
ZAWSZE ZACZYNAJ OD STWORZENIA LISTY ZADAŃ Nie próbuj pomijać etapu tworzenia listy zadań do wykonania, aby przyspieszyć pracę! To pułapka. I nie będziesz w stanie uniknąć wszystkich wysokich kosztów braku priorytetyzacji zadań, o których już mówiliśmy. Podziel większe zadania na podzadania. Upraszcza to kolejne kroki, a w oprogramowanie do zarządzania zadaniami jak ClickUp można nawet masowo zmieniać kolejność lub edytować podzadania.
W tej chwili nie ma potrzeby porządkowania zadań na liście. Jest to jednak doskonały moment na pogrupowanie ich według dnia, tygodnia, miesiąca i roku. To samo dotyczy dodawania czasu trwania i terminu wykonania do każdego zadania.
Należy pamiętać, że zadania nie składają się wyłącznie z praca nad rezultatami projektu . Są to również spotkania, rozmowy telefoniczne i wideo, prezentacje oraz odpowiadanie na wiadomości błyskawiczne i e-maile. Ale zazwyczaj są to kroki w ramach zadań.
Aby sporządzić listę zadań, użyj długopisu i papieru lub ClickUp. Ale powiedzmy ci coś: korzystanie z narzędzia usprawnia niekończącą się pracę polegającą na aktualizowaniu listy w miarę pojawiania się nowych zadań. A to ustalanie priorytetów zadań i metoda zarządzania czasem może zaoszczędzić mnóstwo czasu. Organizowanie zadań za pomocą alternatyw Taskade !
2. Określ, które zadania należy wykonać w pierwszej kolejności
Wszyscy czujemy się zmuszeni do wykonywania małych, łatwych i szybkich zadań w pierwszej kolejności, niezależnie od ich priorytetu. To nasza tendencja do kończenia zaczyna działać. Ponadto badania pokazują, że nasz mózg uwalnia dopamina do krwiobiegu za każdym razem, gdy kończymy ważne zadania, co zachęca nas do ich kontynuowania.
Ale musisz z tym walczyć! Możesz to zrobić poprzez:
Odróżnianie zadań ważnych od pilnych
Co jest ważnym zadaniem? A co jest pilnym zadaniem?
Niewątpliwie ważne zadanie, które nie jest pilne, musi znaleźć się na liście zadań. Musisz zaplanować to zadanie, ale nie musisz wykonywać go od razu. Możesz odłożyć to zadanie na później.
Z drugiej strony, musisz wykonać pilne i ważne zadania dziś lub w ciągu najbliższych kilku godzin. Ale niekoniecznie są to ważne zadania, więc możesz je delegować, aby ktoś inny je wykonał.
Prawdopodobnie masz też inne zadania, które są zarówno ważne, jak i pilne. Musisz je wykonać natychmiast, aby uniknąć poważnych negatywnych skutków, takich jak niedotrzymanie terminu, utrata kontraktu z klientem, niewprowadzenie produktu lub niewydanie usługi.
Wreszcie, niektóre z codziennych zadań nie są ani ważne, ani pilne. Oznacza to, że możesz usunąć je z listy zadań, nie powodując żadnych negatywnych skutków dla zespołu, działu lub całej firmy.
Ustaw priorytety w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co należy zrobić teraz, a co może poczekać
ClickUp umożliwia dodawanie niestandardowych tagów do zadań, aby oznaczyć je jako ważne, pilne, oba lub żadne. Dodatkowo, wszystkie zadania można ustawić na określone priorytety, takie jak pilne, wysokie, normalne i niskie.
Porządkowanie zadań według ich wartości
Które z zadań mają wysoką wartość dla firmy? Te zadania są priorytetowe, ale nie wszystkie są krytyczne.
Ich priorytet zależy od ich wartości. Zadania krytyczne są pilne i mają wysoką wartość. Zadania o wysokim priorytecie nie są pilne, ale wnoszą dużą wartość do firmy. Zadania o średnim priorytecie są pilne, ale mają niską wartość. Wreszcie, zadania o niskim priorytecie nie są pilne i mają niską wartość.
Oto kilka przykładów zadań o wysokiej wartości dla każdej firmy:
- Praca nad projektem dla klienta (zamiast pracy nad projektem wewnętrznym)
- Naprawianie dostępu do korporacyjnej platformy wideokonferencyjnej firmy działającej wyłącznie zdalnie (przed poszukiwaniem alternatywy o wyższej jakości)
- Odpowiadanie na zgłoszenia klientów do pomocy technicznej (zamiast przeprojektowywania strony internetowej)
- Opisywanie wymagań nowego produktu, który będzie budowany przez zespół (zamiast zadania, od którego zespół nie jest zależny)
Przeglądanie zależności zadań w widoku listy ClickUp jest bardzo proste i pozwala szybko zorientować się, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Twórz relacje między zadaniami i zespołem w ClickUp, aby nawigować po każdym zadaniu i z łatwością sprawdzać jego status. Dodatkowo możesz użyć ClickUp, aby ustawić zależności dla zadań i ostatecznie ustalić kolejność ich wykonywania.
Uszereguj ważne zadania według wysiłku
Jeśli chcesz skonfigurować swój dzień pod kątem produktywności, polegaj na szacunkach wysiłku. Oznacza to, że musisz najpierw wykonać zadanie wymagające największego wysiłku, zanim zaczniesz robić cokolwiek innego każdego dnia.
Zadania wymagające największego wysiłku są często bardziej złożonymi zadaniami danego dnia lub zadaniami silnie związanymi z oKR firmy . Zajmowanie się nimi w pierwszej kolejności każdego dnia drastycznie obniża poziom stresu, jednocześnie tworząc dynamikę i zwiększając motywację.
Rozwijana lista punktów scrum w ClickUp ułatwia zespołom śledzenie i monitorowanie złożoności wykonanej pracy
Z pomocą ClickUp łatwo jest dodać niestandardowe pola z wartością "Liczba", aby ocenić i określić szacowaną pracę dla każdego zadania na podstawie liczby (tj. 1-5, gdzie 5 jest najtrudniejsze). Proces ten jest wykorzystywany w zarządzanie projektami scrum ale może działać podobnie dla Twojego zespołu!
Określ priorytety na dany dzień
Prawdopodobnie planujesz ważne zadania na długie okresy, takie jak tygodnie lub nawet lata. Ale ta metoda pomaga podejść do planu zadań na tydzień dzień po dniu:
- Zanim zakończysz dzień, wybierz najważniejsze zadania, które musisz wykonać następnego dnia (góra sześć)
- Ustal priorytety zadań na podstawie ich ważności
- Następnego dnia skoncentruj się na pierwszym zadaniu z listy i nie przechodź do następnego zadania przed ukończeniem tego i tak dalej
- Pod koniec dnia przenieś niedokończoną pracę na listę na następny dzień - niezależnie od tego, czy jest to jedno zadanie, czy kilka - i powtórz cały proces
3. Dostosowuj swoje priorytety
Jeśli chcesz nauczyć się obchodzić priorytetyzację zadań, musisz opanować umiejętność dostosowywania się. Nigdy nie wiadomo, kiedy pojawi się nieoczekiwana zmiana lub problem z zespołem, firmą lub produktem.
Możesz jednak przygotować się na nieprzewidywalne zdarzenia, które spowodują zmianę priorytetów zadań. Wypracuj nawyk przeglądu priorytetów zadań i ustaw system, aby nie zapominać o tym dość często.
Przeciąganie i upuszczanie zadań w widoku tabeli ClickUp w celu prostej organizacji
Przeglądaj priorytety zadań codziennie na początku lub na końcu dnia. Ale jeśli wolisz, zrób to w piątek po południu na następny tydzień i przejrzyj priorytety pod koniec każdego dnia.
UNIKAJ CIĄGŁEGO MARNOWANIA CZASU Umiejętność zarządzania czasem jest kluczem do ustalania priorytetów zadań. Porzuć zadanie, które nagle przestało być priorytetem, nawet jeśli masz ochotę je ukończyć i włożyłeś w nie dużo czasu i wysiłku. Kontynuowanie wykonywania zadania, które nie jest priorytetowe, byłoby stratą czasu i mogłoby zagrozić dotrzymaniu terminu, zwłaszcza gdy inne zadanie stało się priorytetem.
4. Realistycznie oszacuj swój wysiłek włożony w wykonanie zadania
Czy twoje szacunki wysiłku są poparte historią ukończenia zadań? Cóż, jeśli nie, musisz zacząć śledzić te czasy, ponieważ będziesz ich potrzebować, nawet jeśli nie ustaliłeś priorytetów zadań według wysiłku.
Śledź czas wykonywania zadań za pomocą ClickUp oprogramowanie do śledzenia czasu projektu . Następnie należy dopracować szacunki nakładu pracy w oparciu o ten zapis.
Rejestruj czas w trakcie pracy lub wprowadzaj go ręcznie dzięki funkcji śledzenia czasu w ClickUp
Musisz przydzielać zasoby w oparciu o różne kryteria i najprawdopodobniej jednym z nich będzie czas spędzony na wykonywaniu zadań.
Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest oszacowanie nierealistycznego wysiłku i czasu dla swojego zespołu. Skończy się na tym, że pośpiechem w realizacji projektu co doprowadzi do błędów.
5. Rozpoznaj swoje granice produktywności i pamiętaj o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym
Jest tylko tyle rzeczy, które można zrobić w ciągu dnia lub w określonym stanie umysłu. Typowy dzień pracy trwa zazwyczaj osiem godzin. Od czasu do czasu wszyscy doświadczamy blokady twórczej. Ponadto, większość z nas nie jest w stanie osiągać wysokich wyników, gdy jest zestresowana.
Czasami bardziej produktywne jest odłożenie zadania na później na następny dzień lub po prostu je porzucić. Ale oczywiście jest to możliwe tylko wtedy, gdy nie jest to krytyczne lub ważne i pilne zadanie, którego nie można delegować lub ponownie przydzielić.
Użyj dziennika ryzyka ClickUp, aby zobaczyć, które zadania lub podzadania są zagrożone opóźnieniem lub nieukończeniem
Korzystanie z dziennika ryzyka może poważnie pomóc w zrozumieniu wpływu i prawdopodobieństwa, że zadania Twoich zespołów (lub Twoje osobiste zadania) będą niekompletne. Zrozumienie potencjalnych zagrożeń może pomóc w lepszym zrozumieniu ogólnej produktywności zespołów.
Pytanie na rozmowie kwalifikacyjnej Pro Tip: Częstym pytaniem na rozmowie kwalifikacyjnej jest: Jak ustalasz priorytety swojej pracy? Zadaj to pytanie za każdym razem, pokazując menedżerowi rekrutacyjnemu swoją zdolność do krytycznego i strategicznego myślenia. Wyjaśnij, jak oceniasz ważność i pilność każdego zadania oraz jak ustalasz priorytety w oparciu o te czynniki. Zademonstruj swoje umiejętności organizacyjne i zdolność do zarządzania wieloma priorytetami jednocześnie, nie dając się przytłoczyć.
6. Zaplanuj wszystkie swoje zadania i zadania robocze
Planowanie zadań musi być elementem twojego lista kontrolna zarządzania projektami . Zaczyna się od zdefiniowania daty początkowej i końcowej dla każdego zadania na liście zadań priorytetowych. I nadaje się do kilku celów, od dodawania zadań do kalendarza po zarządzanie obciążeniem pracą.
Jeśli dodałeś już termin wykonania do każdego zadania, nie ma problemu! W rzeczywistości są one potrzebne jako odniesienie do definiowania dat rozpoczęcia i zakończenia.
Być może będziesz chciał zakończyć jedno zadanie przed terminem, aby uwzględnić nieprzewidziane opóźnienia. Załóżmy jednak, że Twoim celem jest ukończenie zadań co najmniej przed terminem.
Ukończenie każdego zadania przed terminem zależy od twoich możliwości. Zależy też od tego, czy masz równoległe priorytety. Ale solidne wnioski na temat swoich możliwości i priorytetów można wyciągnąć dopiero po zaplanowaniu zadań w kalendarzu.
Dzięki widżetowi Portfolio w ClickUp można uzyskać ogólny przegląd postępów w realizacji dopasowanych inicjatyw
Rozkładając zadania na poszczególne dni, możesz śledzić swoje postępy w stosunku do terminów. Przez "postęp" rozumiemy czas trwania (liczbę lub procent dni) pozostały do daty końcowej. Jeśli jednak rejestrujesz pracę w każdym z zadań, możesz również śledzić postępy w odniesieniu do wysiłku (szacowanego w osobogodzinach).
Wizualizacja kalendarza jest bardzo skuteczna w ustalaniu, czy możesz podjąć się większej liczby zadań. A jeśli już osiągnąłeś maksymalne obciążenie pracą, będziesz potrzebować dodatkowej pomocy (w ciągu dnia jest tylko tyle godzin).
Aby skutecznie zarządzać zadaniami i ustalać priorytety, zaplanuj wszystko, w tym zadania osobiste oraz zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych zadań projektowych.
Organizuj projekty, planuj harmonogramy i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy będą na bieżąco
Jeśli wybierzesz ClickUp, będziesz mógł planować cotygodniowe spotkania (i codzienne przypomnienia) z powtarzającymi się zadaniami. Możesz jednak pójść o krok dalej, korzystając z Widok kalendarza ClickUp do planowania codziennych zadań (tygodniowych lub miesięcznych). A jeśli wolisz oś czasu lub widok tabeli (lub arkusza kalkulacyjnego), ClickUp również je oferuje.
Wreszcie, ClickUp zawiera widok obciążenia pracą, aby zrównoważyć obciążenie pracą jak urok. Pozwala wykryć dni, w których jesteś już przeciążony lub jesteś o krok od przeciążenia. Następnie podejmij odpowiednie działania: Zaplanuj więcej zadań w drugim przypadku i przesuń zadania w pierwszym przypadku.
7. Zablokuj swój czas, aby wykonać więcej pracy
Zaplanuj bloki czasu na nieprzerwane wykonywanie zadań. Zapobiega to wielozadaniowości, która jest przeciwieństwem strategii ustalania priorytetów zadań.
Wykonaj zadanie projektowe w każdym z tych bloków czasu lub nawet zadanie, które nie należy do żadnego projektu. Możesz także pracować nad wieloma zadaniami podczas jednego bloku czasu, ale muszą to być małe i niepowiązane ze sobą zadania.
Łatwe śledzenie czasu i harmonogramu dzięki szablonowi blokowania harmonogramu ClickUp
Bloki czasu sygnału w współdzielonym kalendarzu jako "czas skupienia" i wyłącz powiadomienia w tym czasie. W ten sposób Twoi współpracownicy i przełożeni nie będą Ci przeszkadzać, podczas gdy Ty będziesz skupiony na wykonywaniu swoich zadań, zwłaszcza tych o wysokim priorytecie.
Jeśli wybierzesz ClickUp do zarządzania zadaniami, rozważ skorzystanie z naszej aplikacji szablony blokujące czas .
8. W razie potrzeby komunikuj się ze swoim zespołem
Umiejętność ustalania priorytetów zadań jest jednym z fundamentów efektywnej pracy w zespole. W przeciwnym razie, jak można zapętlić się w zespole, gdy czekają na rozpoczęcie lub zakończenie swojej pracy?
A jak oni by się czuli, gdybyś kazał im czekać na zakończenie swoich zadań w nieskończoność? Musisz uprzedzać swoich kolegów z zespołu za każdym razem, gdy doświadczasz opóźnienia w postępie swoich zadań. I powiedz im, kiedy planujesz ukończyć te zadania.
Musisz także poinformować swojego przełożonego o wszelkich przeszkodach, na które natrafisz podczas wykonywania swoich zadań. Jego zadaniem jest pomóc ci przezwyciężyć te przeszkody.
Konwertuj komentarze na zadania ClickUp lub przypisuj je, aby natychmiast przekształcić myśli w elementy działań
ClickUp doskonale nadaje się do udostępniania aktualizacji i śledzenia poprzez komentowanie określonych zadań. Komentarze te mogą zawierać nagrania ekranu, które można przechwycić w narzędziu. Możesz też przypisywać komentarze członkom zespołu, aby dać im znać, że czekasz, aż ukończą zadanie.
3 oszczędzające czas szablony priorytetyzacji pracy
Poniższe szablony ClickUp wykorzystują teorię stojącą za metodami ustalania priorytetów, których właśnie się nauczyłeś:
1. Szablon ClickUp "Getting Things Done
Szablon Getting Things Done (GTD), oparty na systemie GTD autorstwa Davida Allena, pomaga organizować zadania i projekty poprzez ich rejestrowanie i dzielenie na możliwe do wykonania elementy pracy
Szablon Szablon ClickUp Getting Things Done to kompleksowy szablon do ustalania priorytetów i śledzenia zadań w jednym miejscu. Jest wysoce konfigurowalny dzięki niestandardowym polom, a nawet umożliwia współpracę nad dokumentami z innymi członkami zespołu.
Sprawdź te_ GTD apps and GTD Templates !
Możesz użyć tego zadania szablon priorytetyzacji do:
- Podziel zadania na kategorie - lub konteksty, zgodnie z szablonem - które możesz zbudować z pól niestandardowych
- Zachowaj dyscyplinę i ustal priorytety zadań według kontekstu, terminu wykonania, szacowanego czasu trwania i poziomu wysiłku
- Planowanie zadań w widoku kalendarza
- Organizowanie zadań na dostosowywanej tablicy Kanban według priorytetów
2. Szablon matrycy wpływu ClickUp
Korzystanie z macierzy wpływu pozwala stworzyć wizualną reprezentację wysiłku wymaganego dla każdej funkcji, dzięki czemu można lepiej ustalić priorytety zadań i zasobów
Jeśli brakuje Ci czasu, aby dokładnie ocenić priorytet swoich zadań, ten szablon jest po prostu idealny! Szablon Szablon matrycy wysiłku ClickUp Impact pomaga w ustalaniu priorytetów zadań w zależności od nakładu pracy potrzebnego do ich wykonania.
Dla tych, którzy muszą szybko ocenić wpływ lub koszt projektu, szablon ten pomaga określić, co powinno mieć priorytet. Dostosuj swój zespół, aby zrozumieć, co jest najważniejsze dla wspólnego sukcesu zespołu, korzystając z tego wizualnego szablonu.
3. Szablon macierzy priorytetów ClickUp
Zwiększ wydajność zespołu i zarządzaj zasobami, aby lepiej określać pomysły, koncepcje i zadania, które wymagają największej uwagi
Zaprojektowaliśmy Szablon matrycy priorytetów ClickUp aby uszeregować listę zadań według dwóch dowolnych kryteriów. Na przykład, podziel swoje zadania na kategorie według poziomów ważności i osiągalności, od niskiego do wysokiego. Następnie zadania o wysokim priorytecie będą tymi o wysokim znaczeniu i osiągalności.
Ponadto, do kategoryzacji zadań można użyć kolorów. Na przykład, nadaj inny kolor zadaniom z różnych projektów. Jest to sposób na nadanie priorytetu wszystkim zadaniom z wielu projektów w jednym miejscu.
Zacznij ustalać priorytety zadań, aby zoptymalizować swój przepływ pracy
Oto nasza rada: Postępuj zgodnie z priorytetyzacja zadań kroki i metody w tym przewodniku. A następnie przejdź do następnego kroku i wypróbuj ClickUp, nasz oprogramowanie do automatyzacji zadań rozwiązanie. Zarejestruj się w ClickUp już dziś ! Ponieważ umiejętność ustalania priorytetów zadań jest niezbędna do zmniejszenia stresu i zaprzestania pracy pod presją. Ale tylko wtedy, gdy zautomatyzować zadania czy widzisz wartość stojącą za listą zadań z priorytetami i Zadania ClickUp !