Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak niektórzy ludzie bez wysiłku pokonują swoje listy do zrobienia, pozostawiając resztę z nas w zachwycie nad ich wydajnością? Wygląda na to, że mają Czasomierz Hermiony Granger do zrobienia tego wszystkiego, podczas gdy my drapaliśmy się po głowach i zastanawialiśmy się nad sekretami ich umiejętności zakrzywiania czasu.
Oto mały test rzeczywistości: to nie magia - tylko strategia.
Każdy super-wydajny cud-człowiek ma zbawienną broń w walce z chaosem i prokrastynacją: listę priorytetów!
Odkryj moc pięciu dzięki naszemu kompleksowemu przewodnikowi po tworzeniu skutecznej listy priorytetów. Przedstawimy pięć przekonujących powodów, przeprowadzimy Cię przez pięć prostych kroków i ujawnimy pięć zaawansowanych metod - wszystko po to, by podnieść poziom Twojego życia osobistego i zawodowego! 🏋️
Czym jest lista priorytetów i do jakiego celu służy?
Może ci się wydawać, że wiesz, czym jest lista priorytetów - listą służącą do organizowania zadań w oparciu o ich ważność i pilność (duh!). Ale z ludzkiego punktu widzenia jest tu coś więcej do rozpakowania.
Weźmy na przykład przejmującą książkę _The Priority List: A Teacher's Final Quest to Discover Life's Greatest Lessons, _na przykład. Jest to fascynujący pamiętnik Davida Menasche, nauczyciela języka angielskiego w szkole średniej, zmagającego się z nieuleczalnym rakiem mózgu. W swojej odważnej podróży po całym kraju stara się on ponownie nawiązać kontakt ze swoimi byłymi uczniami, kierując się głębokim pytaniem: Czy zmienił coś w ich życiu?
Podróż Davida pokazuje, jak pasje i motywacje często wpływają na priorytety na każdej scenie życia. Chodzi o to, że jeśli odpowiednio ustalisz priorytety swoich zadań, możesz skupić się na tym, co dla ciebie ważne.
Nie chodzi tylko o zmniejszenie stresu i
zwiększenie wydajności
ale także o walce z rozpraszaniem uwagi, abyś mógł pielęgnować swoje główne cele. Głównym wnioskiem jest powiedzenie Tak zadaniom, które napędzają cię do przodu i _Nie tym, które tylko szarpią twój czas.
5 powodów, dla których warto stworzyć listę priorytetów
W chaosie zbyt wielu zadań, nauka ustalania priorytetów nie jest opcją - to nienegocjowalna potrzeba. Porozmawiajmy więc o tym, dlaczego jest to tak ważne i jak sprawić, by nasz czas liczył się w napiętym harmonogramie.
1. Organizuj swoje zadania w dostępnym czasie
Czy kiedykolwiek czujesz, że jest tak wiele do zrobienia i tak mało czasu, ale nie wiesz od czego zacząć? Właśnie wtedy przydaje się ustalanie priorytetów.
Zapisując to, co musi zostać zrobione i nadając każdemu zadaniu priorytet, zasadniczo mówisz: "To są ważne rzeczy, a to nie są tak ważne rzeczy". Starannie przygotowana lista pozwala zarządzać czasem jak szef, zapewniając, że jesteś "nie tylko zajęty", ale zajęty rzeczami, które naprawdę się liczą.
2. Zwiększ wydajność
Zwiększenie wydajności jest kolejnym ważnym powodem, dla którego warto stworzyć listę priorytetów, ponieważ pomaga ona skupić się na zadaniach o wysokiej wartości, które napędzają cię w kierunku twoich celów. Przekonasz się, że dobrze skonstruowana lista jest w stanie zoptymalizować dzień pracy pomagając osiągnąć więcej w krótszym czasie.
Oto jak lista priorytetów zazwyczaj zwiększa wydajność:
- Klarowność: Lista sortuje twoje zadania, dając ci jasny obraz tego, czym należy się zająć - nie tracisz czasu na rozmyślania, ale podejmujesz konkretne działania
- Laserowe skupienie : Wyodrębnienie zadań o dużym znaczeniu pozwala skoncentrować wysiłki tam, gdzie mają one największe znaczenie
- Zwiększenie motywacji : Odhaczanie zadań może być głęboko satysfakcjonujące i zachęcać do dalszego działania
- Ulga w stresie: Listaoferuje mapę drogowąredukującniepokój związany z zapominaniem o zadaniach lub niedotrzymania terminów
3. Usprawnij cele
Jeśli osiągnięcie celu jest jak zdobycie szczytu góry, twoja lista priorytetów jest mapą prowadzącą na szczyt. ⛰️
Lista podwaja się jako plan działania, który zamienia aspiracje w zwycięstwa poprzez wyrównanie codziennych zadań i procesów z dużymi celami. Zapewnia to, że każdy podjęty krok jest celowy i ukierunkowany na postęp w trakcie realizacji celów osobistych i zawodowych.
Wskazówka bonusowa: Wiele osób zmaga się z ciągłym skupianiem się na celu, co obniża jakość ich listy priorytetów. Jeśli jesteś jedną z nich, zalecamy skorzystanie z Cele ClickUp aby wizualizować swoje główne cele rezultaty i określić, co należy traktować priorytetowo.
Podziel cele, zadania, punkty zwinne i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym pulpicie ClickUp 3.0 Dashboard
4. Śledzenie postępów w realizacji celów
Konsekwentnie aktualizując i zaznaczając zakończone elementy, sprawiasz, że Twoja lista priorytetów staje się rejestrem Twoich osiągnięć w czasie rzeczywistym. Zapewnia to jasność co do tego, co zostało zrobione, co jest w trakcie realizacji i co jest do zrobienia, eliminując zgadywanie i pozwalając ci świętować każdy kamień milowy i identyfikować ryzyko związane z jego zakończeniem.
5. Mapa zależności między zadaniami
Wiesz, że czasami jedno zadanie musi poczekać na zakończenie innego? Jest to zależność zadania . Zasadniczo jest to łańcuch powiązanych ze sobą wydarzeń, które lista priorytetów pomaga wizualizować. Kiedy zrozumiesz jak zadania zależą od siebie nawzajem, możesz mądrze zdecydować, czym zająć się w pierwszej kolejności. Lista priorytetów jest szczególnie istotna w środowisku Teams, gdzie czekanie na zależne od siebie zadania może prowadzić do nieoczekiwanych (i często kosztownych) opóźnień.
Możesz zbadać, w jaki sposób zależności zadań działają w ClickUp umożliwiając płynny przepływ procesów bez niepotrzebnych przestojów!
Ustaw wyraźną kolejność działań, dodając zależności "blokujące" lub "oczekujące" między zadaniami i utrzymuj swój zespół na dobrej drodze, aby wiedzieć, nad czym pracować w pierwszej kolejności
Jak stworzyć listę priorytetów: 5 praktycznych kroków
Cele, czy to duże, czy małe, są pierwszymi szeptami marzeń, ale przekształcenie ich w rzeczywistość wymaga czegoś więcej niż tylko pobożnych życzeń. Nadszedł czas, aby przyłożyć pióro do papieru lub jeszcze lepiej, palce do klawiatury i nadać strukturę tym aspiracjom.
Omówimy pięć kroków tworzenia funkcjonalnej listy priorytetów i zademonstrujemy ten proces na przykładzie ClickUp narzędzie zwiększające wydajność, które służy jako wirtualne centrum dowodzenia zarządzania zadaniami i priorytetami .
Ulepszmy, uprośćmy i podbijmy te priorytety!
Krok 1: Stwórz główną listę zadań
Zanim zaczniesz ustalać priorytety, musisz sporządzić listę WSZYSTKICH zadań, które musisz zakończyć. Na początku możesz czuć się przytłoczony, ale oto kilka wskazówek, które pomogą Ci usprawnić wykonywanie zadań:
- Zapisz wszystko: Od drobnych prac domowych po pilne obowiązki, wyrzuć wszystko ze swojego systemu
- Nie oceniaj i nie analizuj: Nie popadaj w tryb analizy-paralizy
- po prostu pozwól swoim myślom na swobodny przepływ
- Uwzględnij zadania osobiste: Twoja lista priorytetów nie powinna ograniczać się do zadań związanych z pracą, jeśli dążysz do..osiągnąć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym *Aktualizacja: W miarę pojawiania się nowych zadań, dodawaj je do listy głównej, aby utrzymać porządek w zadaniach
- Bądź konkretny: Niejasne zadania (takie jak "przydziel zasoby") są trudniejsze do wykonania. Dodanie jak największej ilości szczegółów (np. "zaplanuj alokację zasobów dla działu A na 3 kwartał") pomaga zidentyfikować zadanie i wykonać je z precyzją
Zalecamy zapisywanie zadań na platformach cyfrowych, takich jak ClickUp. Wierz lub nie, ale karteczki samoprzylepne lub pogniecione papierowe listy tylko dezorganizują pracę.
Użyj ClickUp do tworzenia kolorowych list priorytetów, zakończonych zadań i projektów oraz efektywnej współpracy z zespołem
Tworzenie list zadań na dowolną skalę jest dziecinnie proste dzięki Pakiet do zarządzania zadaniami ClickUp . Zawiera rozszerzenie funkcji, które pomogą Ci:
- Ustawienie zadań (lub podzielenie ich na konkretne podzadania)
- Dodawać osoby przypisane do zadań w celu ustalenia odpowiedzialności
- Niestandardowe daty końcowe w celu planowania priorytetów na najwyższym poziomie
- Automatyzację powtarzających się zadań na liście dzięki funkcjiAutomatyzacja ClickUp Etykieta zadań dla łatwej identyfikacji (aby pomóc w ustaleniu priorytetów w *kroku 2)
Dostosuj i niestandardowy wygląd listy głównej za pomocą fajnych funkcji ClickApp dla procesów takich jak dodawanie niestandardowych identyfikatorów zadań lub Relacje w ramach cykli pracy ! Jeśli tworzysz listę priorytetów dla dużego zespołu, użyj funkcji współpracy, takich jak komentarze w wątkach i wzmianki, aby poprosić współpracowników o wniesienie wkładu do typów zadań. 🧑🤝🧑
Zwiększ przejrzystość swoich projektów dzięki konfigurowalnym typom zadań i popraw organizację swoich wysiłków związanych z zarządzaniem projektami
Krok 2: Ustal zadania o najwyższym priorytecie
Wyobraź sobie swoje zadania jako postacie w sztuce, z których każda ma swoją rolę i wpływ na fabułę twojego dnia. Niektóre z nich są bardzo ważnymi postaciami pierwszoplanowymi, podczas gdy inne są postaciami drugoplanowymi czekającymi na swoją kolej. W tym kroku chodzi o zdefiniowanie tej hierarchii.
Przypisywanie poziomów ważności do zadań może być dziecinnie proste dzięki Priorytety zadań ClickUp . Dzięki czterem poziomom -Urgent, High, Normal i Low - masz wystarczającą elastyczność, aby zdefiniować, co każdy oznaczony kolorem status priorytetu oznacza dla Twojego zespołu. 🚩
Ustalanie priorytetów zadań w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co musi być zrobione teraz, a co może poczekać
Aby ustalić priorytety w całym obszarze roboczym, możesz przełączać się między różnymi Widoki ClickUp aby poznać różne perspektywy. Oto trzy przykłady:
- Widok zadania: Otwórz zadanie i po prostu kliknij ikonę flagi znajdującą się w lewym górnym rogu okna dialogowego zadania, aby przypisać mu priorytet
- Widok listy: Ikona flagi priorytetu znajduje się po prawej stronie każdego zadania
- Widok Tablicy: Najedź myszą na lewy dolny róg karty zadania, aby uzyskać dostęp do opcji priorytetu
Po zrobieniu ustawień priorytetów i terminów zadań, użyj przycisku Widok kalendarza aby nadzorować swój harmonogram, odfiltrować priorytetowe zadania lub edytować je zbiorczo.
Szybkie ustawienie priorytetu zadania w ramach zadania, aby poinformować o tym, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Krok 3: Efektywne oddelegowanie zadań do poszczególnych członków zespołu
Teams często kończą z ogromnymi listami do zrobienia, które prowadzą do wypalenia. Zamiast próbować do zrobienia wszystkiego w pojedynkę, rozważ oddelegowane zadania zadań w oparciu o umiejętności lub wiedzę poszczególnych pracowników i zwiększyć wydajność procesu . 🔀
Załóżmy, że masz członka zespołu, Nicka, który wyróżnia się w projektowaniu graficznym. Teraz masz zadanie o wysokim priorytecie, polegające na stworzeniu przekonującej prezentacji dla wprowadzenie nowego produktu i wymaga pewnego stopnia projektowania.
W tym miejscu możesz lepiej ustalić priorytety, oddelegowując pracowników - zamiast samodzielnie zajmować się całą prezentacją, możesz skorzystać z wiedzy Nicka w zakresie projektowania graficznego. W ten sposób odciążysz siebie i upewnisz się, że praca jest w dobrych rękach.
Oddelegowanie priorytetowych zadań w ClickUp to pestka dzięki funkcji Funkcja przypomnień . Jeśli masz ochotę na udostępnianie obciążenia pracą, utwórz zadanie, użyj opcji Odelegowany, aby wybrać członka zespołu, powiedzmy Nicka, i ustaw przypomnienie z terminem i załącznikiem lub komentarzem zawierającym instrukcje dotyczące zadania.
Łatwe ustawienie przypomnień za pomocą komendy "R" w ClickUp
Krok 4: Usuń niepotrzebne zadania
Tak, dobrze przeczytałeś. Usuwanie zadań z głównej listy może być wyzwalającym aktem w dążeniu do wydajności. Jest to wspierane przez raport na temat trendów w uczeniu się w miejscu pracy w 2021 r sugerując, że nieistotne zadania mogą być uzasadnionymi czynnikami stresogennymi dla zespołu.
Aby ponownie ocenić priorytety na liście zadań, zadaj sobie pytanie: Czy to zadanie jest absolutnie konieczne? Jeśli nie, bez wahania usuń je. 🗑️
Metoda ta nie polega na unikaniu odpowiedzialności, ale na strategicznym zarządzaniu. Eliminując nieistotne zadania - spotkania, warsztaty itp. - porządkujesz swoją listę, robiąc miejsce na działania, które mają znaczenie.
Chcesz przedyskutować ze swoim teamem zadania, z których należy zrezygnować? The Szablon planu działania ClickUp SMART może pomóc pracownikom oznaczyć zadania jako Sspecyficzne, Mwykonalne, Aosiągalne, Ristotne i Tterminowe, co pomaga wyeliminować pracę o niskiej wartości.
Szablon planu działania dla celów SMART zapewnia realizację celów dzięki wizualnemu widokowi listy, który pozwala wszystko uporządkować i śledzić
Krok 5: Sprawdzanie, śledzenie i ponowna wizyta
Po zakończeniu zadania, umieść obok niego znacznik wyboru. Im więcej znaczników, tym większa motywacja do realizacji pozostałych zadań w ciągu dnia. Alternatywnie, śledzenie pomaga również dostosować listy priorytetów w razie potrzeby. ✅
Jeśli chcesz zidentyfikować swoje wzorce pracy, aby zoptymalizować przepływ zadań użyj natywnego śledzenie czasu w ClickUp . Załóżmy, że a konsekwentnie pochłania więcej czasu niż się spodziewasz. Dzięki śledzeniu czasu można wcześniej wykryć nierealistyczne ramy czasowe i proaktywnie dostosować listę priorytetów.
Tworzenie kart czasu pracy i śledzenie czasu pracy w ClickUp
5 metod ustalania priorytetów, które powinieneś wypróbować
Aby podnieść swoje umiejętności zarządzania zadaniami, zapoznajmy się z pięcioma zaawansowanymi i sprytnymi metodami ustalania priorytetów.
1. Kategoryzacja oparta na czasie
Po zebraniu mega listy do zrobienia, podziel ją i skategoryzuj według potrzeb. Popularną strategią jest kategoryzacja czasowa. Wystarczy pogrupować zadania według tego, kiedy planujesz się nimi zająć - dziś, w tym tygodniu, w tym miesiącu lub później - aby ocenić parametry priorytetu. 🗓️
2. Metoda najważniejszych zadań (MIT)
Metoda Metoda najważniejszych zadań pozwala odzyskać kontrolę nad sytuacją, gdy przytłacza nas zniechęcająca lista do zrobienia. Zamiast zmagać się z wyczerpującą listą, strategicznie wybierasz dwa lub trzy najważniejsze zadania - twoje MIT na dany dzień. 📑
Te zadania o wysokim priorytecie stają się epicentrum twojego skupienia, pozwalając ci odrzucić potencjalne czynniki rozpraszające. Zapewniasz zakończenie zadania i tworzysz podejście skoncentrowane na laserze, które może przełożyć się na realizację dodatkowych elementów z listy. Użyj Schowek na zadania ClickUp aby codzienne MIT-y były łatwo dostępne.
Uprość swój dzień, dodając priorytetowe zadania do zasobnika zadań ClickUp
3. Metoda pojedynczego skupienia
W przypadku, gdy najważniejsze zadania (MIT) wydają się zbyt duże, to podejście idzie o krok dalej. Jest to ostateczne uproszczenie - wybierz jedno zadanie, absolutny priorytet i pozwól, aby wszystko inne zniknęło w tle. 🧘
Wyobraź sobie gorączkowy poniedziałkowy poranek z listą do zrobienia ciągnącą się w nieskończoność. Czując ciężar licznych zadań, wdrażasz Metodę Pojedynczego Skupienia. Spoglądając na swoją listę, identyfikujesz krytyczny projekt - być może prezentację dla klienta, która wymaga Twojej niepodzielnej uwagi.
Przez cały poranek poświęcasz się wyłącznie dopracowaniu tej prezentacji, odcinając się od hałasu innych zadań walczących o twoją uwagę. W południe udaje ci się powodzenie zakończyć całą prezentację.
Wynik? Ta metoda zmieniła to, co mogło być rozproszonym i stresującym dniem, w jeden z celowych osiągnięć.
4. Matryca priorytetów Eisenhowera
Jeśli kiedykolwiek utknąłeś w dylemacie na czym skupić się najpierw, to Matryca Eisenhowera jest Twoim sprzymierzeńcem. Technika ta polega na prostej, ale skutecznej kategoryzacji zadań w oparciu o ich pilność i ważność, dzieląc je na cztery kwadranty. 🪟
Łatwe sortowanie długich list zadań dzięki szablonowi macierzy priorytetów Eisenhowera od ClickUp
Wszystko, co musisz zrobić, to narysować osie Urgency i Importance. Następnie umieść zadania w następujących kategoriach:
- pilne i ważne: Do zrobienia
- Pilne i Nieważne: Zaplanuj
- Niepilne, ale ważne: Oddelegowane
- Niepilne i nieważne: Usuń
Bonus: Wypróbuj Free Szablon matrycy priorytetów ClickUp aby stworzyć szybki raport priorytetyzacji oparty na siatce! Platforma oferuje również dziesiątki innych szablonów priorytetyzacji można zbadać.
5. Metoda zjedz żabę
Wyobraź sobie swoją listę do zrobienia jako staw pełen zadań, a w nim gigantyczną, zniechęcającą żabę - zadanie, którego wolałbyś uniknąć. Teraz, metoda _Zjedz tę żabę! sztuczka Briana Tracy sugeruje, aby zanurzyć się i zająć się tą wielką żabą z samego rana, aby nabrać rozpędu.
To tak, jakby powiedzieć: "Zabierzmy się za trudne rzeczy, póki jesteśmy świeży i gotowi do zrobienia". W ten sposób nie tylko pokonujesz trudne zadanie, ale także ustawiasz atmosferę na dzień pełen zwycięstw. Tak więc, chwyć kawę, weź głęboki oddech i chrupmy tę żabę! 🐸
Zostań mistrzem ustalania priorytetów z ClickUp
Twoja lista priorytetów to nie tylko lista - to Twój plan na powodzenie. Dzięki strategicznemu planowaniu dnia możesz uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili i niedotrzymanych terminów.
Zrób to, co do zrobienia i zrób to dobrze z ClickUp! Zaufaj temu wszystko w jednym narzędziu do ustalania priorytetów w pracy aby pomóc Ci kategoryzować, oddelegować i ustalać priorytety bez wysiłku. Zarejestruj się, aby odkrywać jego skróty do wygrywania! 🏆