Właśnie wysłałeś zaproszenie na spotkanie z kalendarza, ale kiedy klikasz "wyślij", przychodzi ci do głowy pewna myśl: _Czy zamiast tego mógł to być e-mail?
Jest też druga strona: skrzynka odbiorcza jest przepełniona wiadomościami, które mogły zostać wyczyszczone podczas szybkiego czatu.
To dylemat, z którym wszyscy mieliśmy do czynienia - kiedy zaplanować spotkanie, a kiedy po prostu wysłać e-mail.
Równoważenie potrzeby jasności, współpracy i wydajności często sprowadza się do wyboru właściwej metody komunikacji. Jeśli zrobisz to źle, ryzykujesz stratą cennego czasu lub błędną komunikacją.
Na tym blogu omówimy odwieczną debatę na temat spotkań i e-maili. Pomożemy Ci podejmować mądrzejsze decyzje, które oszczędzą czas i poprawią współpracę w zespole. 👥
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
- Spotkania często marnują czas i mogą prowadzić do wypalenia z powodu nieefektywności
- Niektóre scenariusze lepiej sprawdzają się w przypadku e-maili: brak wyczyszczonego celu, aktualizacje informacyjne, proste informacje zwrotne i rutynowe odprawy
- Spotkania są niezbędne, gdy istnieje skoncentrowana agenda lub potrzeba budowania zespołu, szybkiego podejmowania decyzji, złożonych dyskusji lub współpracy
- Przyjęcie kultury e-mail-first zmniejsza obciążenie poznawcze i zwiększa wydajność poprzez zapewnienie asynchronicznej elastyczności i identyfikowalności
- Strategie podejścia opartego na e-mailach obejmują przedefiniowanie zasad dotyczących spotkań, szkolenie pracowników w zakresie pisania skutecznych e-maili i korzystanie z szablonów
- Narzędzia takie jak ClickUp poprawiają komunikację, integrując e-mail i zarządzanie zadaniami, zmniejszając potrzebę niepotrzebnych spotkań
Ocena, kiedy spotkanie może być e-mailem
Spotkania są często wybieraną metodą komunikacji, ale nie powinny być domyślnym wyborem. Nadmierne lub źle zaplanowane spotkania mogą obniżać wydajność i zakłócać cykl pracy, ostatecznie przyczyniając się do wypalenia zawodowego.
Badania pokazują, że spotkania są nieskuteczne 72% czasu **a 78% ankietowanych czuje się przytłoczonych samą liczbą spotkań, w których muszą uczestniczyć.
Nieuchronnie prowadzi to do znacznego marnotrawstwa czasu, który można by lepiej spożytkować na dogłębną pracę.
Wymaganie od pracowników uczestnictwa w niepotrzebnych spotkaniach marnuje cenne godziny pracy i demotywuje członków zespołu, którzy czują, że ich obecność nie wnosi wartości dodanej.
Znaki, że spotkanie może być e-mailem
Nie każdy powód do zwołania spotkania jest tego wart - jasny, dobrze napisany e-mail często może równie skutecznie do zrobienia.
Oto scenariusze, które mogą nie wymagać spotkania:
💌 Gdy spotkanie nie ma zdefiniowanego celu: Spotkania bez określonego porządku obrad często prowadzą do bezcelowych dyskusji i syndrom odreagowania spotkania . Jeśli nie ma celów, które można podjąć, lepszy jest e-mail
Gdy celem jest wyłącznie informowanie: Aktualizacje projektów lub zakończone zadania mogą być udostępniane bardziej efektywnie poprzez zwięzłe podsumowania e-mail, które członkowie zespołu mogą przeglądać we własnym czasie
gdy informacja zwrotna nie wymaga dyskusji: Pisemna informacja zwrotna pozwala odbiorcom przetwarzać sugestie we własnym tempie. O ile informacja zwrotna nie jest złożona lub wrażliwa, szczegółowy e-mail może być równie skuteczny
Gdy powtarzające się spotkania wydają się zbędne: Cotygodniowe lub codzienne spotkania, na których nie ma wiele do omówienia, mogą być stratą czasu. Rutynowe aktualizacje często lepiej sprawdzają się w przypadku wiadomości e-mail
🧠 Ciekawostka: Koncepcja formalnych spotkań wywodzi się ze starożytnej Grecji, gdzie odbywały się fora w celu omówienia spraw publicznych i udostępniania pomysłów.
Kiedy spotkanie jest konieczne
Podczas gdy e-mail może obsłużyć wiele komunikacji zespołowej potrzeby, niektóre sytuacje naprawdę wymagają spotkania twarzą w twarz w celu uzyskania jasności i szybkiego działania.
Oto kluczowe okoliczności, które uzasadniają zebranie zespołu:
- **Spotkania z jasno określonymi celami i zdefiniowanymi wynikami, takie jak finalizowanie strategii marketingowej lub uzgadnianie oś czasu projektu, korzystają z dyskusji w czasie rzeczywistym
- Gdy chodzi o koleżeństwo w zespole: Aby budować relacje i morale, potrzeba więcej interakcji osobistych lub wirtualnych. Regularne spotkania zespołu, uroczystości lub odprawy sprzyjają zacieśnianiu powiązań w pracy
- Gdy potrzebujesz szybkiego podejmowania decyzji: Decyzje wrażliwe na czas najlepiej podejmować na spotkaniach, gdzie interesariusze mogą ocenić opcje, rozważyć ryzyko i szybko dojść do porozumienia
- Gdy dyskusja jest złożona: Zniuansowane tematy ze sprzecznymi punktami widzenia lub strategicznymi zwrotami są lepiej rozwiązywane na spotkaniach, gdzie można odpowiedzieć na pytania, wyjaśnić wątpliwości i dostosować kolejne kroki
- Gdy potrzebna jest współpraca i sesje burzy mózgów: Kreatywne rozwiązywanie problemów i generowanie pomysłów rozwija się w interaktywnych ustawieniach, pozwalając na spontaniczny wkład, który jest trudny do osiągnięcia za pośrednictwem e-maila
Czy wiesz, że: Szacuje się, że w 2022 r 333 miliardy wiadomości e-mail było wysyłanych i odbieranych codziennie na całym świecie. Według projektów liczba ta wzrośnie do 392,5 miliarda e-maili dziennie do 2026 roku.
Shifting Toward an Email-First Culture (Zmiana w kierunku kultury opartej na e-mailach)
Przyjęcie kultury opartej przede wszystkim na e-mailach nie oznacza po prostu wyeliminowania spotkań. Pomaga stworzyć ekosystem miejsca pracy, w którym komunikacja jest celowa i skoncentrowana.
Zalety e-maili w porównaniu do spotkań
🤝 Asynchroniczna elastyczność
E-maile pozwalają członkom Teams odpowiadać wtedy, gdy pasuje to do ich cyklu pracy, rdukując presję interakcji w czasie rzeczywistym
Jest to szczególnie cenne dla globalnych teamów pracujących w różnych strefach czasowych.
📝 Dokumentacja i identyfikowalność
E-maile służą jako pisemny zapis do wykorzystania w przyszłości, zapewniając jasność co do zadań, decyzji i commitów.
W przeciwieństwie do spotkań, na których kluczowe punkty mogą zostać zapomniane lub błędnie zinterpretowane, e-maile zapewniają odpowiedzialność dzięki papierowej ścieżce. Można również użyć narzędzia do pisania e-maili aby zmniejszyć obciążenie pracą.
⏰ Efektywność czasowa
Napisanie dobrze skonstruowanego e-maila często zajmuje kilka minut, ale pozwala zaoszczędzić godziny wspólnego czasu, który zostałby poświęcony na koordynację i udział w spotkaniu.
Co więcej, Teams mogą skupić się na dogłębnej pracy zamiast na niepotrzebnych dyskusjach.
🧘🏾♀️ Zmniejszone obciążenie poznawcze
Częste przełączanie kontekstu między zbyt wiele spotkań zakłóca koncentrację.
Podejście "najpierw e-mail" minimalizuje zakłócenia i pozwala członkom zespołu przeznaczyć energię umysłową na zakończenie zadania.
Strategie przyjęcia podejścia opartego w pierwszej kolejności na e-mailach, a w drugiej na spotkaniach
Przyjrzyjmy się teraz sposobom przyjęcia tego podejścia. 👇
- Przedefiniowanie zasad dotyczących spotkań: Ustal jasne wytyczne dotyczące tego, kiedy spotkania są konieczne, a kiedy preferowanym kanałem komunikacji jest e-mail. Na przykład, należy wprowadzić porządek obrad i materiały przed spotkaniem, aby zniechęcić do niepotrzebnych dyskusji
- Szkolenie pracowników w zakresie pisania skutecznych e-maili: Słabezarządzanie projektami e-mail i komunikacja często prowadzą do niepotrzebnych spotkań. Pomagaj członkom zespołu pisać zwięzłe, gotowe do działania e-maile z jasnymi tematami, aby ograniczyć liczbę wyjaśnień w obie strony
- Wykorzystaj szablony i automatyzację: Standaryzuj rutynową komunikację za pomocą szablonów e-mail do aktualizacji statusu lub podsumowań spotkań. Co więcej, automatyzacja przypomnień pozwala uniknąć kolejnych spotkań
- Przyjęcie "zasady 24 godzin" dla próśb o spotkanie: Poproś członków Teams, aby próbowali rozwiązywać problemy za pośrednictwem e-maila lub narzędzi asynchronicznych przez co najmniej 24 godziny przed złożeniem wniosku o spotkanie. Zachęca to do przemyślanej, proaktywnej komunikacji
- Śledzenie wyników komunikacji: Regularnie oceniaj, czy zadania są skutecznie zakończone przy użyciu podejścia e-mail-first. Jeśli pojawią się problemy, należy określić, czy spotkanie poprawiłoby jasność lub spójność komunikacji
**Wytyczne dotyczące spotkań przy dwóch pizzach stanowią, że wydajne spotkania nie powinno mieć więcej uczestników niż dwie pizze. I tak, ta zasada jest często przypisywana Jeffowi Bezosowi, założycielowi Amazona.
Narzędzia usprawniające komunikację
Aby osiągnąć właściwą równowagę między pracą zespołową a wydajnością, potrzebujesz narzędzia do komunikacji w miejscu pracy które sprawiają, że komunikacja jest łatwa i skuteczna. Celem jest znalezienie platformy, która pomoże lepiej zarządzać e-mailami przy jednoczesnym ograniczeniu spotkań do minimum.
Jednym z takich narzędzi jest ClickUp Wszystko do pracy.
Pomyśl o niej jako o swoim hubie, w którym zadania, e-maile i rozmowy zespołowe łączą się ze sobą.
Chcesz przydzielić zadania? Gotowe. Chcesz śledzić postęp prac nad projektem? To proste. Chcesz utrzymać przejrzystą komunikację pisemną bez niekończących się wątków e-mail lub spotkań? ClickUp ma wszystko pod kontrolą.
Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom ClickUp. ✅
Zarządzanie projektami w ClickUp
Skorzystaj z ClickUp Email Project Management, aby tworzyć i zarządzać przepływami pracy automatyzacji e-maili Zarządzanie projektami ClickUp Email znacznie ułatwia zarządzanie komunikacją i zadaniami.
Zamiast ciągłego przełączania się między klientem poczty e-mail a ClickUp, możesz wysyłać, odbierać i śledzić wiadomości e-mail bezpośrednio z obszaru roboczego ClickUp. Idealnie pasuje to do podejścia opartego przede wszystkim na poczcie e-mail, w którym chcesz zachować wydajność i organizację bez polegania na spotkaniach w przypadku każdej drobnej aktualizacji.
Na przykład, jeśli chcesz wysłać aktualizację do klienta, poprosić o opinię lub zadać szybkie pytanie dotyczące projektu, możesz to wszystko zrobić z poziomu samego zadania.
Wszystko jest uproszczone i poprzez naciśnięcie przycisku lub wybranie opcji wszystkie wymagane procesy są zrobione, co upraszcza nawet najbardziej zniechęcające zadania
Barnie Pretorius, administrator domeny w Jasper Consulting
Nie musisz wskakiwać do skrzynki odbiorczej, redagować e-maila, a następnie wracać do ClickUp, aby zaktualizować zadanie. Wszystko pozostaje w jednym miejscu.
Jedną z najbardziej przydatnych funkcji jest przekształcanie przychodzących e-maili w Zadania ClickUp . Gdy otrzymasz aktualizację projektu lub element działania, który wymaga natychmiastowej uwagi, nie musisz martwić się o kopiowanie i wklejanie szczegółów.
Wystarczy przekonwertować e-mail na zadanie, przypisać je do odpowiedniej osoby i ustawić termin - bezpośrednio z samego e-maila.
Ciekawostka: Pierwszy e-mail został wysłany w 1971 roku przez Raya Tomlinsona do samego siebie. Jego treść brzmiała mniej więcej tak: "QWERTYUIOP"
Integracje ClickUp
Integracja spotkań i poczty e-mail za pomocą ClickUp Integrations
Następnie dołącz wszystkie istniejące narzędzia innych firm za pomocą Integracje ClickUp . Dostępnych jest ponad 1000 integracji, w tym Zoom, Gmail, Outlook, Calendly i inne.
Integracje umożliwiają wprowadzanie danych z narzędzi używanych przez zespół bez dodatkowego wysiłku.
Ustawiliśmy integrację z Outlookiem dla wszystkich członków zespołu, aby mogli przenosić zadania z Outlooka bezpośrednio do ClickUp - poprawiło to widoczność w zespołach i zmniejszyło liczbę zagubionych lub zapomnianych zadań, które trafiają na dno skrzynki odbiorczej e-mail
Marc Bonney, Head of Engagement and Business Innovation w LiveBetter Community Services
Przeczytaj również: Jak wybrać odpowiednią częstotliwość spotkań dla swojego teamu?
Spotkania ClickUp
Czasami spotkania są po prostu nieuniknione. Ale jeśli musisz je odbyć, Spotkania ClickUp pomaga uczynić je tak płynnymi i wydajnymi, jak to tylko możliwe.
Gdy zaplanujesz spotkanie, zostanie ono zsynchronizowane z aplikacją Widok kalendarza ClickUp aby wszyscy dokładnie wiedzieli, kiedy i gdzie się odbędzie. Możesz również połączyć spotkanie z konkretnymi zadaniami lub projektami, wyjaśniając, co należy omówić i zapewniając, że pozostaniesz na dobrej drodze.
Organizuj spotkania, zadania i terminy w jednym miejscu dzięki widokowi kalendarza ClickUp
Widok kalendarza pozwala również szybko wizualizować harmonogram zespołu - spotkania, zadania i terminy - wszystko w jednym miejscu.
Możesz łatwo dostosowywać spotkania lub terminy za pomocą prostego przeciągania i upuszczania oraz szybko wykrywać potencjalne konflikty w harmonogramie. Ułatwia to zrównoważenie obciążenia pracą i dostosowanie spotkań do priorytetów zespołu
Dostosowywanie spotkań i terminów za pomocą funkcji "przeciągnij i upuść" w widoku kalendarza ClickUp
Przygotowanie do spotkania również jest łatwe.
Możesz ustawić agendę w aplikacji Dokumenty ClickUp z wyprzedzeniem, aby Twój Teams wiedział, czego się spodziewać i mógł przyjść przygotowany. Podczas spotkania możesz zrobić notatki, przydzielić zadania i uchwycić decyzje w jednym miejscu.
Przygotowuj, współpracuj i podejmuj kluczowe decyzje w jednym miejscu dzięki ClickUp Docs
💡 Pro Tip: Podczas spotkań siedź prosto z ramionami odchylonymi do tyłu, aby wyglądać na pewnego siebie i zaangażowanego. Taka mowa ciała pokazuje, że jesteś aktywnie zaangażowany w rozmowę, dzięki czemu wydajesz się bardziej przystępny i zaangażowany.
ClickUp Chat
Połącz rozmowy, zadania i projekty w jednym miejscu dzięki ClickUp Chat
Są chwile, kiedy nie potrzebujesz spotkania lub e-maila, zwłaszcza gdy ClickUp Chat łączy komunikację i zarządzanie pracą.
W czacie możesz @wspominać członków zespołu, załączać pliki i łączyć czaty bezpośrednio z zadaniami. Możesz także tworzyć wątki w ramach rozmowy, aby utrzymać powiązane dyskusje razem, zapewniając, że wszystko pozostaje uporządkowane i łatwe do śledzenia.
W przypadku bardziej złożonych dyskusji można jednym kliknięciem przekształcić wiadomość na czacie w zadanie lub komentarz do zadania.
Tutaj konwersacje, zadania i projekty nie tylko się łączą - one się konwertują.
Szablony
Oprócz powyższych funkcji, ClickUp oferuje mnóstwo szablonów planów komunikacji .
Na przykład Szablon komunikacji i spotkań w zespole ClickUp upraszcza przydzielanie obowiązków związanych z konkretnymi projektami i jasno określa wytyczne dotyczące zakończonych zadań lub dalszych praktyk. Najlepsze jest to, że możesz organizować rozmowy i szybko wykrywać nieefektywności lub pominięte punkty rozmów.
Dodatkowo Szablon planu komunikacji ClickUp opracowuje łatwy do zrozumienia przewodnik, który określa styl i etykietę komunikacji marki, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
To, co wcześniej zajmowało nam trzy godziny tygodniowo na planowanie wydarzeń i aktualizacje, teraz zajmuje nam nieco ponad godzinę. Teams mają teraz więcej czasu, aby skupić się na ważniejszych priorytetach marketingowych
Alaina Maracotta, Marketing wydarzeń w Vida Health
Najlepsze praktyki minimalizowania liczby spotkań
Spójrzmy prawdzie w oczy: spotkania mogą czasami sprawiać wrażenie drenażu czasu. Chociaż są one niezbędne do wykonywania niektórych zadań, nie każda dyskusja musi odbywać się twarzą w twarz (lub wirtualnie).
Zminimalizowanie liczby spotkań pozwala zyskać czas na bardziej skoncentrowaną i wydajną pracę - ale jak znaleźć właściwą równowagę?
Przeanalizujmy najlepsze praktyki, aby zmniejszyć zmęczenie spotkaniami, pozostając w połączeniu i w zgodzie ze swoim zespołem. 📅
🚫 Zachęcaj do odwoływania niepotrzebnych spotkań
Czasami najlepiej jest odwołać spotkania, które nie przynoszą żadnej wartości.
Jeśli spotkanie nie ma wyczyszczonego celu lub pożądanego rezultatu, to po co je planować?
Zamiast wciągać wszystkich w rozszerzenie dyskusji, skup się na tym, co jest naprawdę ważne. Jeśli jest to szybka rozmowa telefoniczna lub aktualizacja, którą można łatwo udostępniać za pośrednictwem czat lub e-mail odwołaj spotkanie i zaoszczędź wszystkim czas. Utrzymywanie zespołu na tej samej stronie bez niepotrzebnych spotkań pomaga im zachować wydajność i skupić się na ich podstawowych zadaniach.
📫 Popieraj asynchroniczne narzędzia komunikacyjne
Nie musisz planować spotkania, aby uzyskać natychmiastową informację zwrotną lub utrzymać sprawy w ruchu.
Narzędzia asynchroniczne, takie jak e-mail, oprogramowanie do zarządzania projektami, platformy wirtualnych spotkań i aplikacje do przesyłania wiadomości umożliwiają zespołowi współpracę i reagowanie we własnym tempie, zapewniając wszystkim dostęp do informacji bez konieczności poświęcania czasu na spotkania
ClickUp, aplikacja do wszystkiego w pracy, łączy wszystkie te funkcje w jednym miejscu. Możesz śledzić postępy, komunikować się i zarządzać zadaniami bez konieczności wysyłania zaproszeń. To ustawienie doskonale sprawdza się w przypadku szybkich aktualizacji lub dalszych pytań, które nie wymagają długich dyskusji.
📓Wykorzystaj samoobsługową dokumentację
Samoobsługowa dokumentacja to ogromna oszczędność czasu dla Teams.
Gdy wszystkie niezbędne informacje są łatwo dostępne, planowanie spotkania w celu uzyskania odpowiedzi na podstawowe pytania jest zbędne. Umożliw swojemu zespołowi samodzielne rozwiązywanie problemów i znajdowanie potrzebnych informacji bez oczekiwania na odpowiedź lub kolejne spotkanie.
Ponadto wyczyszczona i aktualna dokumentacja pozwala wszystkim zachować spójność, minimalizując nieporozumienia i zapobiegając niepotrzebnym cofnięciom.
👍🏾 Umożliw swojemu zespołowi odrzucanie niepotrzebnych zaproszeń
Ważne jest, aby dać zespołowi swobodę odrzucania zaproszeń na spotkania, które nie wymagają ich wkładu lub prawdopodobnie nie doprowadzą do pożądanego rezultatu.
Zachęć ich do oceny, czy spotkanie jest zgodne z ich priorytetami przed zaakceptowaniem zaproszenia. E-mail może być bardziej efektywny, jeśli spotkanie ma na celu tylko sprawdzenie lub udzielenie odpowiedzi na kilka pytań.
Gdy członkowie teamu czują się upoważnieni do odmawiania niepotrzebnych spotkań, skupiają się na swoich zadaniach i skuteczniej przyczyniają się do realizacji celów zespołu.
👀 Bonus: Odkryj wpływ braku dni spotkań na wydajność zespołu.
Włącz ClickUp jako kompleksowego menedżera spotkań i e-maili
Podsumowując, potrzebujesz systemu, który szanuje czas i dąży do jasności. Przede wszystkim musisz upewnić się, że każdy łańcuch komunikacji ma silne poczucie celu.
Dzięki ClickUp, Teams na całym świecie przechodzą od asynchronicznych aktualizacji do współpracy w czasie rzeczywistym. Jego wszechstronne funkcje komunikacji wewnętrznej pozwalają scentralizować wszystko, od zarządzania projektami i zadaniami za pośrednictwem poczty e-mail po dokumentację i planowanie.
Gotowy na zmniejszenie hałasu i zwiększenie wydajności? Zarejestruj się w ClickUp za Free już dziś!