Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami e-mail

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami e-mailowymi _?

Zarządzanie projektami za pośrednictwem poczty e-mail pomaga kierownikom projektów i zespołom pracować wydajniej, umożliwiając im komunikację i pracę w ramach ich skrzynek odbiorczych e-mail.

Jednak sortowanie ton e-maili do zarządzania projektami brzmi jak coś, co sprawia, że chcesz wyrwać sobie włosy z głowy. 🤯

Gdyby tylko istniało narzędzie, które mogłoby odciągnąć Cię od tego nieszczęścia..

Czy to ptak _? Czy to samolot? Nie, to narzędzie do zarządzania projektami e-mail! Narzędzia do zarządzania projektami e-mail zamieniają skrzynki odbiorcze w obszary robocze do współpracy, oszczędzając cenny czas i zwiększając wydajność zespołu.

Ale jakie jest najlepsze narzędzie do zarządzania projektami e-mail dla ciebie?

Nie martw się, przychodzimy z pomocą. 🦸

W tym artykule omówimy czym jest zarządzanie projektami e-mailowymi the najlepsze narzędzie do zarządzania projektami w Gmailu i Outlooku oraz korzyści płynące z zarządzania projektami e-mail.

Zaczynamy.

Czym jest zarządzanie projektami e-mail?

*Zarządzanie projektami za pośrednictwem poczty e-mail polega na wykorzystaniu skrzynki odbiorczej do zarządzania projektami. Obejmuje to wykorzystanie jej do tworzenia i przypisywania zadań, zarządzania terminami i komunikacji związanej z konkretnymi zadaniami.

ale_ klienci poczty elektronicznej _jak Gmail i Outlook nie są przeznaczone do zarządzania projektami, prawda?

Nie, nie są. Właśnie dlatego istnieją narzędzia do zarządzania projektami oparte na poczcie e-mail!

Z narzędziami opartymi na e-mailu oprogramowanie do zarządzania projektami , można śledzić zadania, komunikować się z członkami zespołu i zewnętrznymi interesariuszami , a nawet dodawać listy do zrobienia za pośrednictwem poczty e-mail.

w końcu jak daleko może zaprowadzić cię poczta pantoflowa?

I chociaż nasi dobrzy przyjaciele Gmail i Outlook nie są właściwie stworzone do zarządzania projektami, oprogramowanie do zarządzania projektami e-mail pomaga wypełnić tę lukę.

Dowiedzmy się jak..

A. Zarządzanie projektami w Gmailu

Gmail pozwala zamieniać e-maile w zadania, ale tylko z pomocą dedykowanej aplikacji do zarządzania projektami narzędzie do zarządzania projektami które integruje się z Google Apps.

Oto, co jeszcze można zrobić za pomocą Zarządzanie projektami w Gmailu :

• Dodawanie członków zespołu do listy e-mail Grupy, dzięki czemu wszyscy w zespole otrzymują aktualizacje za pośrednictwem jednego adresu e-mail
• Użyjudostępnianie kalendarzy dlaaktualizacje projektów i harmonogramy spotkań* Przechowywanie dokumentów na bezpiecznym udostępnianym dysku
• Automatycznie kategoryzuj ważne e-maile za pomocą priorytetowej Skrzynki odbiorczej Google
• Korzystaj z wbudowanego udostępniania ekranu w Google Meet
• UżyjDokumenty Google &Arkusze Google do współpracy w czasie rzeczywistym i czatowania w plikach
• UżyjFormularze Google do tworzenia i udostępniania ankiet i formularzy online
• Użyj kontroli wersji, aby powrócić do poprzednich wersji dokumentów bez utraty informacji
• Śledzenie i współpraca nad zadaniami za pomocą aplikacjiWykres Gantta w Arkuszach Google
• Możesz nawet połączyć Alexa &Google Assistant i mówić swoją listę do zrobienia!

B. Zarządzanie projektami w Outlooku

Dzięki wbudowanym w Outlook'a narzędziom do zarządzania projektami, Twój zespół będzie miał lepsze spojrzenie na swoje obowiązki. Microsoft Outlook umożliwia tworzenie zadań z przypomnieniami, terminami i listami do zrobienia bez dodatkowego oprogramowania.

Jednak dzięki dedykowanemu narzędziu do zarządzania projektami w Outlooku możesz również:

• Dodawać zadania projektu do udostępnianego kalendarza w celu śledzenia zadań
• Używać funkcji konsolidacji do zestawiania e-maili, informacji kontaktowych i terminów
• Automatycznie grupować wiadomości e-mail według projektu, do którego należą
• Używać dziennika do planowania projektu
• Przypisywanie zadań członkom zespołu projektowego
• Śledzenie rozliczanego i całkowitego czasu spędzonego nad projektem
• Eksportowanie danych do różnych formatów plików
• Organizuj spotkania dotyczące projektu za pomocąMicrosoft Teams Podsumowując, jako samodzielne narzędzie do zarządzania projektami, Outlook ledwo daje radę.

to będzie jak pieczenie ciasta w tosterze. Można spróbować, ale to nie jest najlepszy sposób, prawda?

Najlepiej jest wybrać Narzędzie do zarządzania projektami wspierane przez Outlook które oferuje znacznie więcej funkcji.

Bonus:_ Email Alternatives !

Czego szukać w narzędziu do zarządzania projektami e-mail?

Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami e-mail do wyboru, ale aby znaleźć najlepsze dla swojego zespołu, należy rozważyć jakie funkcje są potrzebne, oraz kPI marketingu e-mailowego które chcesz śledzić.

Niektóre podstawowe funkcje aplikacji do zarządzania projektami e-mail obejmują:

1. Integracja poczty e-mail2. Planowanie i harmonogramowanie3. Współpraca w zespole4. Dane powstania zadania Sprawdźmy szybko te funkcje:

1. Integracja z pocztą e-mail

Nie można mieć narzędzia do zarządzania projektami e-mail bez integracji e-mail, prawda?

Wybrane narzędzie musi integrować się z popularnymi platformami, takimi jak Gmail czy Outlook.

Dwukierunkowa integracja zapewnia również, że aktualizacje narzędzia do zarządzania projektami pojawiają się na osobistym koncie e-mail.

Pomoże to Twojemu Teamsowi być tym NSYNC (in sync, get it?)

2. Planowanie i harmonogram

Zarządzanie projektami e-mail polega głównie na planowaniu projektów. Oczywistym jest więc, że wybrane narzędzie musi posiadać funkcje planowania i harmonogramowania.

Powinno ono umożliwiać przydzielanie zadań członkom zespołu, ustawianie terminów i organizowanie zadań projektowych za pośrednictwem wiadomości e-mail.

Sprawdź te_ CLICKUP !

3. Współpraca Teams

Idealne oprogramowanie do zarządzania projektami przez e-mail powinno umożliwiać dodawanie komentarzy za pośrednictwem poczty elektronicznej do zadania. Cokolwiek wpiszesz lub załączysz w e-mailu, zostanie automatycznie dodane jako komentarz do tego konkretnego zadania.

Dodatkowo, wbudowane czaty dają twojemu zespołowi spersonalizowaną przestrzeń do prowadzenia dyskusji na temat konkretnego zadania. funkcja @wzmianki jest również niezbędna w każdym narzędziu do zarządzania projektami za pośrednictwem poczty e-mail, ponieważ pomaga szybko powiadomić określonych członków zespołu o konieczności podjęcia działań.

Nie martw się, będziesz otrzymywać powiadomienia e-mail o wszystkich tych aktualizacjach i nie tylko!

Dla niektórych pomocnych współpracy zespołowej_ wskazówek,_ sprawdź ten post!

4. Dane powstania zadania

Aplikacja do zarządzania projektami przez e-mail musi umożliwiać tworzenie zadań przez e-mail. Powinieneś mieć możliwość dodawania załączników, terminów i opisów zadań jednocześnie.

Tak, to prawda, pożegnaj się z odpowiedziami "nie dostałem twojego e-maila" i "zapomniałem o twoim e-mailu"!

Najlepsze narzędzie do zarządzania projektami e-mail: ClickUp

Większość Teams zaczyna i kończy swoje dni z e-mailami, więc nic dziwnego, że kierownicy projektów potrzebują doskonałego rozwiązania do zarządzania projektami opartego na e-mailach.

I właśnie dlatego powinieneś używać ClickUp idealne oprogramowanie do zarządzania projektami e-mail dla każdego zespołu.

ClickUp to wiodącym na świecie narzędziem do zarządzania projektami. Od tworzenia projektów bez ograniczeń do śledzenia we własnym zakresie lub zespół zdalny wydajność, ClickUp dostarcza zespołom wszystko, czego potrzebują do zarządzania nawet najbardziej złożonym projektem.

Oto dlaczego ClickUp jest najlepszym oprogramowaniem do zarządzania projektami przez e-mail

Wyobraź sobie ClickUp jako Robina, a Twoje e-maile jako Batmana.

Robin, znany również jako ClickUp, chroni Twoje e-maile przed zejściem na ciemną stronę:

(głos Batmana)

"stronę zagubionych e-maili i zespołowej _nieporozumień"

A oto jak to się dzieje:

1. Wysyłanie i odbieranie e-maili bezpośrednio z zadań

Ile czasu byś zaoszczędził, gdybyś mógł natychmiast wysyłać lub odpowiadać na e-maile bezpośrednio z odpowiednich zadań - bez konieczności zmiany zakładek?

Dzięki E-mail w ClickUp możesz zrobić dokładnie to!

• Wysyłaj i odbieraj wiadomości e-mail bezpośrednio z zadań ClickUp
• Dodawanie załączników,Formularze, szablony odpowiedzi i nie tylko
• Organizuj swoje konwersacje e-mail jako Komentarze lubKomentarze w wątkach* Ustawienie wiadomości e-mailAutomatyzacja dlakampanie drip inewslettery na podstawie wydarzeń w ClickUp

Możesz na przykład przypisywać e-maile do członków zespołu, współpracować nad wysyłkami i odpowiedziami, a także wyzwalać automatyzacje na podstawie pól niestandardowych, wydarzeń klientów, a nawet śledzenia błędów. Możliwości są niemal nieograniczone!

Integracja e-maili z ClickUp pomaga:

• Oszczędzać czas (koniec z zakładkami tam i z powrotem)
• Uporządkować komunikację
• Zachować widoczność konwersacji e-mailowych

ClickUp obecnie wspiera Outlook, IMAP, Office 365 i Gmail. Wszystkie wiadomości e-mail wysyłane z ClickUp będą wyglądać tak, jakby zostały wysłane bezpośrednio z Twojego e-maila - żadnych dziwnych adresów przekierowania!

2. Tworzenie zadań z wiadomości e-mail

ClickUp's funkcje zarządzania projektami e-mail pozwalają tworzyć zadania wysyłając lub przekazując e-maile na adres Listy w ClickUp.

Zadanie zostanie utworzone ze szczegółami takimi jak:

• nazwa zadania zostanie dodana jako temat wiadomości e-mail
• Treść e-maila zostanie dodana jako opis zadania
• Przydziel zadania używając argumentów takich jak , , <etykieta\nazwa> w temacie. Dodaj dowolną liczbę osób przypisanych lub tagów!
• Załączniki w e-mailu (w tym obrazy) zostaną automatycznie dołączone jako załączniki do zadania
• Użyj etykiety w temacie wiadomości, aby dodać termin wykonania zadania

3. Komentowanie i załączanie plików

chcesz dodać dodatkowe informacje lub załącznik do _istniejącego zadania _?

Wyślij lub prześlij dalej e-mail do tego zadania i pliku komentarz pojawi się w ramach zadania wraz z komentarzem załącznik .

Jeśli zastanawiasz się nad obrazami i projektami, ClickUp przechwytuje e-mail HTML w całości, więc zawartość będzie wyglądać jak nowa.

nie martwcie się, graficy, mamy wasze wsparcie!

4. Odpowiedz na powiadomienia

Oprogramowanie ClickUp do zarządzania projektami e-mail pozwala odpowiedzieć na powiadomienia o zadaniach ClickUp.

Wystarczy odpowiedzieć na e-mail z powiadomieniem za pomocą ID e-mail powiązanego z kontem ClickUp, a odpowiedź zostanie dodana jako komentarz wraz z załącznikami.

jak to wygląda dla wygody? 😉

5. Automatyzacja przekazywania e-maili

Jeśli jesteś Pan Popularny i otrzymujesz tony e-maili, możesz zarządzać wieloma projektami, tworząc przekierowanie e-maili automatyzacja zasada.

Funkcja ta automatycznie tworzy zadania, gdy nowy e-mail pojawi się w skrzynce odbiorczej.

w końcu Batman ma lepsze rzeczy do zrobienia niż zajmowanie się niezliczonymi e-mailami, prawda?

6. Integracja z Gmailem i Outlookiem

Pamiętaj, że bez integracji z Gmailem i Outlookiem, aplikacja do zarządzania projektami e-mail jest po prostu bezużyteczna.

podobnie jak Batman i Robin nie mogą walczyć ze złoczyńcami bez swoich gadżetów (i oczywiście kultowych kombinezonów)

Właśnie dlatego ClickUp oferuje potężne funkcje Gmail i Outlook integracje, dzięki którym zarządzanie projektami e-mail to bułka z masłem.

Możesz:

• Tworzyć zadania z poziomu konta Gmail lub Outlook
• Błyskawicznie przekształcać e-maile w zadania
• Załączać wiadomości e-mail do zadań
• Automatycznie przesyłać załączniki e-mail do zadania

7. Dodawanie zadań w podróży

ClickUp pozwala z łatwością zapisywać zadania i adresy list w książce kontaktów. W ten sposób możesz dodawać zadania i komentarze z e-maili do listy zadań jednym kliknięciem podczas przerwy na kawę. 🍵

8. Potężne rozszerzenie Chrome

_Chcesz przejąć kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą?

Skorzystaj z potężnego rozszerzenia ClickUp Rozszerzenie Chrome !

The rozszerzenie umożliwia tworzenie zadań z e-maili, a nawet załączanie całych e-maili do zadań.

Z łatwością przeglądaj, odskakuj lub pobieraj swoje e-maile!

Do zarządzania projektami i zadaniami wydajnie, rozszerzenie ClickUp do Chrome pozwala również:

• Śledzenie czasu trwania zadań
• Przechwytywać, edytować i załączać zrzuty ekranu
• Clipować strony internetowe i dodawać je do zadań ClickUp lubdokumenty Ale to nie wszystko, co ClickUp ma dla Ciebie w zanadrzu!

Oprócz niesamowity Free Plan to oprogramowanie do zarządzania projektami e-mail oferuje również kilka innych funkcji, takich jak:

• ponad 50 automatyzacji zadań automatyzacja powtarzających się zadań i usprawnienie cyklu pracy
• Pulpit nawigacyjny: zbuduj własnypulpit projektu z niestandardowymi ustawieniami, takimi jakVelocity,Burnup,SpalanieorazSkumulowane wykresy przepływu i udostępnianie go całemu zespołowi
• Mapy myśli : Wizualizuj zadania i planuj projekty i pomysły z łatwością
• Pola niestandardowe: utwórz niestandardowe pole do tworzenia zawartości, rekrutacji, sprzedaży i nie tylko
• Szablony: skorzystaj z gotowego szablonu, aby rozpocząć pracę nad konkretnym projektem
• Wiele widoków : Wybierz jak chcesz widzieć projekty używając widoków takich jakOś czasu,Obciążenie pracą,Tablica Kanbani nie tylko
• Niestandardowe statusy zadań: utwórz status projektu zgodnie z własnymi potrzebami
• Priorytety zadań: tworzenie priorytetów zadań na podstawie pilności
• Zależności zadań: pomóż swojemu zespołowi zakończyć zadania we właściwej kolejności
• Niestandardowe prawa dostępu udostępnianie obszaru roboczego ClickUp interesariuszom bez narażania prywatności

To jak bycie dzieckiem w sklepie ze słodyczami; jest tak wiele słodkich rzeczy funkcji do wypróbowania!

Jakie są korzyści z zarządzania projektami e-mail?

Oprócz pomocy zespołom w komunikacji i pracy w scentralizowanej przestrzeni, inne korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania projektami e-mail to:

• Scentralizowany hub informacji
• Minimalna krzywa uczenia się
• Usprawnia komunikację
• Skuteczne oddelegowane zadania
• Oszczędność czasu

1. Scentralizowany hub informacji

Narzędzia do zarządzania projektami e-mail zapewniają zespołom przestrzeń, w której mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji o projekcie i je przechowywać. Członkowie Teams, zadania projektowe i postępy... wszystko przechowywane w jednym scentralizowanym obszarze.

co to oznacza?

Nie musisz już przełączać się między milionem zakładek, aby znaleźć coś, czego potrzebujesz! 😍

2. Minimalna krzywa uczenia się

Narzędzia do zarządzania projektami oparte na poczcie e-mail są łatwe w nawigacji, ponieważ w zasadzie dodają dodatkową warstwę do oryginalnej skrzynki odbiorczej.

Członkowie Teams mogą szybko adaptować się, a integracja narzędzia z regularnym cyklem pracy nie zajmie dużo czasu.

Chcesz dowiedzieć się, jak lepiej zarządzać cyklami pracy? Przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik tutaj .

3. Usprawnia komunikację

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami za pośrednictwem poczty e-mail, każdy członek zespołu i kierownik projektu będzie miał usprawniony sposób komunikowania się ze sobą.

Co więcej, większość narzędzi do zarządzania projektami posiada czaty, które zapewniają zespołom bardziej spersonalizowaną przestrzeń do efektywnej komunikacji.

Członkowie Teams są bardziej skłonni do angażowania się i reagowania w takim środowisku, a kto nie kocha starych dobrych emotikonów, które pomagają przekazać swoje uwagi? 😁

4. Skuteczne oddelegowane zadania

Ty dostajesz zadanie, Ty dostajesz zadanie, każdy dostaje zadanie!

Dzięki tworzeniu i przydzielaniu zadań za pośrednictwem e-maila, będzie mniej nieporozumień w zespole, ponieważ zadania dla każdego są idealnie rozplanowane.

Nie ma potrzeby wysyłania e-maila do członka zespołu i CC połowy firmy w celu aktualizacji zadania.

Wystarczy otworzyć aplikację do zarządzania projektami, aby zobaczyć postęp prac nad projektem!

5. Oszczędność czasu

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami e-mail nie musisz już wcielać się w postać Doktora Zło, próbując znaleźć sposób na zniszczenie długiego łańcucha e-maili!

jak?

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają zaoszczędzić czas pozbywając się długich łańcuchów e-maili, papierowych ścieżek i sortowania dokumentów.

Ponieważ wszystkie dokumenty firmowe i związane z projektem są przechowywane w jednym miejscu, Twój zespół projektowy nie będzie już musiał spędzać godzin na zakończeniu zadań administratora; hura! 🥳

Wnioski

Chociaż zawsze możesz pozostać przy starej szkolnej skrzynce odbiorczej, nie daje ci ona scentralizowanego huba danych ani możliwości śledzenia zadań, postępów i terminów.

Jednak dzięki właściwemu narzędziu do zarządzania projektami za pośrednictwem poczty e-mail będziesz w stanie to zrobić i wiele więcej.

Jeśli szukasz najlepszego narzędzia do zarządzania projektami za pośrednictwem poczty e-mail, które pozwoli ci na zarządzanie zadaniami na wyższy poziom, to nie szukaj dalej niż ClickUp.

Dzięki funkcjom, od integracji z pocztą e-mail po automatyzację tworzenia zadań, ClickUp pomaga zespołom z łatwością zarządzać nawet najtrudniejszymi projektami. Pobierz ClickUp za darmo już dziś i wykorzystaj moc zarządzania projektami e-mail!