W tym artykule dowiemy się, kim są interesariusze w zarządzanie projektami , rodzaje interesariuszy projektu, przykłady oraz sposoby ich analizy. Poznamy również najbardziej efektywny sposób zarządzania interesariuszami projektu.
W porządku, dowiedzmy się wszystkiego o interesariuszach projektu. 🔍
Czym jest interesariusz projektu?
Interesariusz projektu to osoba fizyczna, organizacja lub grupa, która bierze czynny udział lub wykazuje odsetki w działaniach związanych z projektem, ma potencjalny wpływ na projekt lub jego realizację rezultaty i/lub środowisko projektu, i jest dotknięty wynikiem projektu lub jest blisko innych osób, na które projekt może mieć wpływ.
Zasadniczo interesariusze to osoby lub grupy, które mają coś do zyskania (lub stracenia) na projekcie. Instytut Zarządzania Projektami definiuje interesariuszy projektu jako "osoby i organizacje, które są aktywnie zaangażowane w projekt lub na których odsetki mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ w wyniku realizacji projektu lub powodzenie zakończonego projektu"
Więc jeśli projekty do zrobienia dobrze, to interesariusze na tym skorzystają.
Jeśli jednak projekt idzie w dół, to interesariusze również idą na dno... 😅
Kim są interesariusze projektu?
Interesariuszy można podzielić na zarządzanie projektami na dwa rodzaje: wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
Te dwa typy interesariuszy w zarządzaniu projektami opierają się na powiązaniu interesariuszy z organizacją:
Interesariusze wewnętrzni
Jak sama nazwa wskazuje, wewnętrzny interesariusz pochodzi z wewnątrz organizacji lub biznesu. Koncentrują się oni na ryzyku związanym z projektem i są bezpośrednio zaangażowani w cały proces projektu. Ci członkowie zespołu firmy zazwyczaj posiadają głęboką wiedzę na temat swoich odbiorców, klientów i firmy, a także - często są postrzegani jako autorytety, często zajmując wysokie pozycje kierownicze, które współpracują bezpośrednio z różnymi poziomami operacji w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów.
Jako kierownik projektu, oto niektóre z typowych interesariuszy wewnętrznych, z którymi możesz mieć do czynienia:
- Sponsor projektu
- Inwestor projektu
- Kierownik projektu
- Członkowie zespołu projektowego
Interesariusze zewnętrzni
Zewnętrzni interesariusze, z drugiej strony, nie należą do twojej organizacji lub biznesu. Tymi interesariuszami w zarządzaniu projektami są interesariusze zewnętrzni, tacy jak niestandardowi klienci lub użytkownicy końcowi. Innymi słowy, Twoim obowiązkiem jest zarządzanie komunikacją z najważniejszymi interesariuszami i niestandardowymi klientami zewnętrznymi, przy jednoczesnym zachowaniu prywatnych informacji o krytycznym znaczeniu, dopóki nie będą one niezbędne do zdefiniowania wszystkim stronom.
Spotkanie się z oczekiwaniami różnego rodzaju wpływowych interesariuszy, zapewnienie im widoczności i informowanie różnych interesariuszy to połowa planu zarządzania interesariuszami. Ale jako kierownicy projektów, musisz najpierw być w stanie nazwać tych interesariuszy, a także zrozumieć potrzeby sponsorów projektu. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest jasne przekazanie zakresu projektu i zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy a czasem długie listy żądań ze strony liderów.
to świetnie. Ale kim są interesariusze projektu? Jako kierownik projektu ważne jest, aby zidentyfikować interesariuszy projektu od samego początku i skupić się na realizacji projektu. Menedżerowie zasobów, menedżerowie funkcji i inne kierownictwo najwyższego szczebla mogą być bardziej skoncentrowani na fazie projektu i planowaniu cyklu życia projektu, podczas gdy interesariusze wspierający traktują wszystkich członków zespołu wsparcia tak, jakby byli na tym samym poziomie i lubią być na bieżąco z postępem projektu, a także z opiniami klientów.
Oto niektóre z typowych interesariuszy zewnętrznych:
- Sprzedawca
- Dostawca
- Niestandardowy klient
- Podwykonawcy
Jak zrobić analizę interesariuszy? Analiza interesariuszylub, jak niektórzy mogą ją nazywać, mapą interesariuszy, jest WAŻNA, ponieważ:
- Buduje zaufanie wśród interesariuszy
- Kształtujeplany projektu i utrzymuje przejrzystość* Zwiększa szanse napowodzenie projektu Najlepszą drogą do powodzenia projektu jest jasne określenie oczekiwań wobec projektu odpowiednim interesariuszom, zidentyfikowanie ryzyka i dostarczenie informacji zwrotnych w celu zarządzania interesariuszami projektu i ich
Zbudowanie silnego zespołu, w skład którego wchodzą kluczowi interesariusze projektu, to jedyny sposób na odniesienie sukcesu w projekcie.
Przykład diagramu kontekstowego analizy interesariuszy:
Źródło: pmi.org Ponadto identyfikacja wzorców zaangażowania interesariuszy pomoże ci uniknąć negatywnego wpływu interesariuszy w przyszłości. Interesariusze o wysokim odsetku i wysokim wpływie, właściciele i inni menedżerowie z innych teamów i/lub innych działów mogą mieć ukryte plany lub po prostu mogą nie być po tej samej stronie co ty i twój zespół.
Pozytywne lub negatywne, ważne jest, aby zrobić wszystko, co w twojej mocy do zrobienia, aby upewnić się, że przekazujesz pomysły, zarysy, przegląd informacji, a inwestorzy i kluczowi interesariusze są zadowoleni z osi czasu projektu, procesów i korporacji członków zespołu.
Podzielmy analizę interesariuszy na trzy kroki:
1. Identyfikacja potencjalnych interesariuszy
Krok pierwszy to identyfikacja interesariuszy.
Musisz zidentyfikować zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy.
Czasami jest to dość oczywiste.
Oczywiście kluczowymi interesariuszami są SPOC klienta i członkowie zespołu projektowego.
Ale czy jest coś więcej?
W tym celu będziesz potrzebować swoich karta projektu i inne ważne dokumenty dotyczące projektu . Przed rozpoczęciem projektu należy utworzyć kartę projektu i przedstawić ją wszystkim zainteresowanym stronom. Należy poinformować ważnych interesariuszy o wszelkich potencjalnych zagrożeniach, w tym czynnikach środowiskowych, które mogą mieć wpływ na wynik projektu.
Identyfikacja niektórych trudnych interesariuszy może zająć wiele godzin sesji burzy mózgów i przeglądania dokumentacji.
Dane zebrane z tych elementów powinny pomóc w sporządzeniu listy wszystkich interesariuszy.
Możesz rozpocząć tę analizę, korzystając z najwyżej ocenianej na świecie wydajności i narzędzi do zarządzania projektami na świecie; pozwól nam pokazać Ci jak!
Powiedz przywitaj się z ClickUp .
Można użyć Dokumenty ClickUp aby utworzyć swoją listę interesariuszy z możliwością edycji tekstu sformatowanego, w tym banerów, nagłówków, czcionek itp... wszystkiego, co może być interesujące!
Dokumenty są uporządkowane według kategorii: Wszystkie, Przypisane do mnie, Udostępniane i Prywatne
Skorzystaj z ulepszonego katalogowania dokumentów i funkcji wiki, aby uzyskać dostęp do każdego elementu dokumentacji projektu. Wyszukaj słowo lub frazę i znajdź nazwiska wszystkich interesariuszy!
Najlepsze jest to, że możesz podzielić cały proces ' identyfikacji interesariuszy ' pomiędzy członków zespołu projektowego.
Wszyscy mogą identyfikować interesariuszy, dodawać ich do pliku Docs w czasie rzeczywistym i tworzyć rejestr interesariuszy projektu.
Rejestr interesariuszy projektu będzie zawierał wszystkie nazwy, role, uprawnienia i odsetki różnych interesariuszy. Współpraca Teams ftw!
2. Jak ustalić priorytety interesariuszy jako kierownik projektu?
Project Management Institute (PMI) stwierdza, że "aby zostać sklasyfikowanym jako interesariusz, osoba lub grupa musi mieć pewne odsetki lub poziom wpływu, który może mieć wpływ na projekt"
Nie każdy zidentyfikowany interesariusz jest równy w projekcie.
Niektórzy są ważniejsi ze względu na swój wpływ.
Drugim krokiem jest więc ustalenie priorytetów interesariuszy.
Oto kilka pytań, które pomogą zespołowi projektowemu odróżnić głównych interesariuszy od drugorzędnych:
- Czy udostępniają oni wizję dotyczącą głównych celów projektu?
- Czy mogą wnieść znaczący wkład w obciążenie w postaci funduszy, informacji, zakresu projektu itp
- Czy ich zastąpienie jest bardzo trudne lub niemożliwe?
Jeśli odpowiedź na te pytania brzmi "tak", to są oni głównymi interesariuszami.
Lista głównych i drugorzędnych interesariuszy powinna pomóc w stworzeniu mapę myśli interesariuszy .
Do tego potrzebne będą Mapy myśli ClickUp .
Utwórz dowolną liczbę węzłów dla punktów odniesienia w mapach myśli ClickUp
Naszkicuj swoich interesariuszy za pomocą Trybu pustego, aby zwizualizować wszystkie osoby, które mogą mieć wpływ na projekt lub sposób ich połączenia.
3. Zaangażuj interesariusza
Teraz, gdy znasz już każdego ważnego interesariusza i wiesz, komu nadać priorytet, nadszedł czas na zaangażowanie interesariuszy.
W przeciwieństwie do wcześniejszych kroków, angażowanie interesariuszy jest procesem ciągłym przez cały czas trwania projektu. Musisz zidentyfikować oczekiwania interesariuszy i zająć się ich obawami.
ClickUp jest tutaj, aby trzymać Cię za rękę na każdym kroku.
Jak zarządzać interesariuszami projektu
Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy polega głównie na ich zadowoleniu.
Potrzebują oni informacji poprzez przejrzystą komunikację z interesariuszami.
A my pomożemy Ci zbudować proces zarządzania interesariuszami wokół tego.
1. Pokaż im swój plan projektu
Pomyśl o interesariuszu jak o gościu w Twojej restauracji.
co jest pierwszą rzeczą do zrobienia? Pokaż im, co jest dziś w menu.
Podobnie, zarządzanie interesariuszami powinno rozpocząć się od pokazania im swojego plan projektu który zawiera:
- Cele projektu
- Cele projektu
- Oś czasu projektu
- Zależności
- Zasoby
Dzisiejsza oferta specjalna? Komunikacja!
Ale najpierw musisz stworzyć plan projektu. Wykres Gantta ClickUp'a jest idealny do planowania projektów, a jego utworzenie zajmuje tylko trzy proste kroki.
- Kliknij na znak + w dowolnej Przestrzeni, Liście lub Folderze
- Wybierz Gantt
- Nadaj nazwę
To wszystko. Otrzymałeś piękny wykres Gantta.
Zmapuj daty rozpoczęcia i zakończenia wszystkich zawartych zadań
2. Ustawienie planu komunikacji w celu wyrównania, wyjaśnienia i stworzenia pozytywnej atmosfery, w której każdy może współpracować jako zespół.
Dla kluczowych interesariuszy zarządzanie projektami to przede wszystkim terminowe aktualizacje.
Musisz informować każdą grupę i osobę zainteresowaną, a to wymaga planu komunikacji.
Czy będą to wiadomości e-mail, spotkania inauguracyjne , wideokonferencje i rozmowy bananowe?
Jak w Widok czatu w ClickUp . Możesz rozmawiać o wszystkim bez opuszczania platformy do zarządzania projektami.
czyż to nie wygodne?
Nie będziesz musiał tracić czasu na przełączanie się między aplikacjami lub nawet zakładkami, aby się komunikować.
Dodaj Goście (zewnętrzni interesariusze) do czatów i zdecydować, czy mogą utworzyć widok czatu, czy nie.
Nie lubisz czatów?
Organizuj spotkania Zoom i dołączaj do nich bezpośrednio z ClickUp, dzięki funkcji Integracja z Zoom .
Rozpocznij spotkanie Zoom bezpośrednio z zadania ClickUp
A jeśli jesteś jedną z tych osób, które nie mogą rozstać się z e-mailami, mamy rozwiązanie również dla Ciebie.
Możesz wysyłać i odbierać wiadomości e-mail bezpośrednio z ClickUp za pomocą E-mail ClickApp .
Mówiąc o e-mailach, jeśli musisz wysłać jakieś dokumenty prawne lub umowy, które wymagają pewnych zmian, nie będziesz musiał szukać gdzie indziej.
Nasze funkcje sprawdzania poprawności oferują Adnotacje PDF as well.
3. Udostępnianie dystrybucji obciążenia pracą
Udostępnianie dystrybucji obciążenia pracą jest ważną częścią planu zarządzania interesariuszami, ponieważ pokazuje im:
- Cele projektu mogą zostać osiągnięte
- Wiesz, co robisz
- Masz odpowiednie zasoby
Następnie pokaż interesariuszom, z czym pracujesz Widok obciążenia pracą .
I voila!
Interesariusze nie będą już dłużej pozostawieni w niewiedzy.
Co więcej, będziesz w stanie zapewnić więcej czasu, zasobów lub wiedzy specjalistycznej w oparciu o dystrybucję obciążenia pracą.
4. Umożliwienie kierownictwu i kluczowym interesariuszom widoku obowiązków i uzyskanie wglądu w sytuację
kto nie lubi widzieć, jak igła się porusza? Liderzy projektów i inni zaangażowani interesariusze zawsze będą zainteresowani postępem projektu, a zwłaszcza udziałem w jego pomyślnym zakończeniu.
Interesariusze projektu chcą wiedzieć, jak dobrze projekt sobie radzi i jak daleko jest do jego zrobienia. A czy jest coś lepszego niż pulpit projektu, który daje Tobie i Twoim interesariuszom wgląd w postępy projektu.
Pierwszym krokiem jest wypróbowanie Pulpity ClickUp zamiast.
Użyj dostosowywalnych widżetów, aby zbudować swoje centrum kontroli misji w ClickUp Dashboards
Aby wprowadzić wgląd w projekt do pulpitu, możesz dodać widżety, takie jak:
- Sprinty
- Śledzenie czasu
- Priorytety
- Niestandardowe
- Statusy
I jeszcze więcej!
Widżety Sprint od ClickUp oferują następujące pomocne funkcje wykresy zarządzania projektami do wizualizacji postępów w trakcie realizacji projektu:
- Wykres prędkości : wizualizacja tempa zakończenia zadań projektu i określenie obciążenia pracą w przyszłych sprintach
- Wykres skumulowanego przepływu : widok postępu statusu zadań w czasie i wykrywanie wąskich gardeł
- Wykres spalania : wizualizacja zakończonych prac i całkowitej pracy nad projektem
- Wykres spalania : śledzenie ilości pozostałej pracy i czasu pozostałego do zrobienia
Dla wewnętrznych interesariuszy, udostępnianie dostępu do widoku lub edycji przy użyciu Uprawnienia .
Ty odbierasz połączenie.
Zewnętrzni interesariusze zawsze mogą wyeksportować dane z konta Pulpity nawigacyjne Widżety w wielu formatach, w tym PDF, JPEG, CSV itp.
Zakończone zarządzanie interesariuszami pod jednym dachem
Wpływ interesariuszy może wpłynąć na wynik projektu lub go zepsuć. Może to być również pozytywny lub negatywny wpływ na relacje z interesariuszami.
Tak potężne mogą one być.
Musisz zaspokajać potrzeby interesariuszy, informować ich na bieżąco i brać pod uwagę innych kluczowych graczy we wszystkich organizacjach.
A jedynym sposobem na zrobienie tego wszystkiego jest solidna strategia zarządzania interesariuszami i potężne narzędzie do zarządzania projektami.
I tu właśnie wkracza ClickUp.
To kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, przydzielania zadań, śledzenia czasu, a nawet zarządzania interesariuszami projektu! Pobierz ClickUp za darmo już dziś abyś Ty i Twoi interesariusze mogli tworzyć jeden projekt po drugim, zakończony sukcesem!