Procesy ożywają dzięki cyklom pracy. Czasami jednak procesy te są tak skomplikowane lub mają tak dużą skalę, że zarządzanie nimi nie jest bułką z masłem.
Innym razem kierownikom projektów brakuje doświadczenia w przeglądaniu oceanu zadań. Czują się zdezorientowani co do tego, co Teams musi zrobić w następnej kolejności i blokują się lub pochopnie podejmują najmniej korzystne decyzje.
I właśnie dlatego zarządzanie procesami - i projektami - jest krytyczne i jednocześnie dość trudne! Na szczęście można polegać na zarządzaniu przepływem pracy, aby uniknąć absolutnego chaosu.
Ten blog jest naszym wkładem w Twoją podróż do cykl pracy zarządzanie. Dowiesz się, czym jest zarządzanie cyklem pracy, poznasz potrzebne narzędzia i szablony do tworzenia niestandardowych przepływów pracy.
Do dzieła!
Czym jest zarządzanie cyklem pracy?
Zarządzanie cyklem pracy to proces tworzenia i optymalizacji przepływów pracy, który pomaga w koordynowaniu pracy, a jego ostatecznym celem jest zwiększenie wydajności i efektywności wydajności teamów .
Cykl pracy reprezentuje proces (lub część procesu), który jest sekwencją zadań. Zadania te są wykonywane przez jedną lub więcej ról w celu wytworzenia danych wyjściowych, a tym samym osiągnięcia celu, takiego jak dotarcie do kamień milowy projektu .
Wizualnie zarządzanie przepływem pracy wygląda jak diagram lub schemat blokowy w odniesieniu do metody zarządzania projektami. Ale oto fragment zwięzłego tekstowego opisu cyklu pracy:
- Proces: rekrutacja pracowników
- Cele: zatrudnienie pracowników odpowiadających konkretnym potrzebom
- Zadania: Stworzenie opisu stanowiska, pozyskanie talentów,śledzenie kandydatówrozmowa kwalifikacyjna
Po utworzeniu cykli pracy zalecamy ich wdrożenie przy wsparciu oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy . Różne rodzaje oprogramowanie do zarządzania projektami pomoc automatyzacja cykli pracy i w konsekwencji łatwiej nimi zarządzać.
A to pozwala monitorować wydajność procesów biznesowych. Ale nie zrozum tego źle: Zarządzanie cyklem pracy i zarządzanie procesami biznesowymi nie są takie same. Oto różnica między cyklami pracy a procesami biznesowymi:
- Zarządzanie cyklem pracy jest podzbiorem zarządzania procesami biznesowymi. Organizuje zachowanie ludzi, określając instrukcje, których muszą przestrzegać, aby wykonać zadania.
- Zarządzanie procesami biznesowymi jest podejściem wyższego poziomu do orkiestracji procesów firmyprocesów Business dopoprawić wydajność operacyjną.
Rodzaje zarządzania cyklem pracy
Cykle pracy należą do jednej z tych kategorii:
Sekwencyjne cykle pracy
Jak sama nazwa wskazuje, sekwencyjny cykl pracy to diagram z sekwencją zadań. Proces przechodzi od jednego zadania do następnego. Charakterystyczną funkcją tego przepływu pracy jest jednak zależność zadań. Oznacza to, że proces nie zmienia się z jednego zadania na drugie, zanim bieżące zadanie nie zostanie zakończone. Nie ma więc powrotu i powrotu.
PRZYKŁAD TEGO CYKLU PRACY Rozważmy linię produkcyjną procesy produkcyjne ponieważ nie pozwalają one na powrót produktu do poprzednich stacji. Działa to jak jednokierunkowa rzeka.
Cykl pracy maszyny stanowej
W przeciwieństwie do sekwencyjnych cykli pracy, przepływy w maszynach stanowych mogą odbywać się tam i z powrotem. Obracają się one wokół koncepcji "stanu" zamiast "zadania" Innymi słowy, proces przechodzi z jednego stanu do drugiego, a nie z jednego zadania do następnego. Są to procesy sterowane wydarzeniami, co oznacza, że przechodzą do stanu, gdy wydarzy się coś - niekoniecznie zakończone zadanie.
PRZYKŁAD TAKIEGO CYKLU PRACY Pomyśl o cykl pracy w mediach społecznościowych . Zawiera on zadania przeglądu zawartości, których wynikiem może być wysyłanie zawartości z powrotem do autorów w celu wprowadzenia zmian. Innym przykładem jest zwinny cykl pracy . Na przykład oprogramowanie oparte na Scrumie projekt rozwoju wymaga akceptacji produktu przez użytkownika w pewnym momencie. A to może uniemożliwić postęp procesu w tym momencie.
Cykle pracy oparte na regułach
Podobnie jak proces sekwencyjny, ten przepływ pracy miesza się z ustawieniem reguł, które dyktują wykonanie procesu, i voilà! Stworzyłeś system zarządzania przepływem pracy oparty na regułach.
Reguły te to warunki typu "jeśli, to", które mają potencjał do bycia zautomatyzowanymi cyklami pracy. Wyrażają one alternatywy, które konfigurują przepływ procesu. W związku z tym proces postępuje nie tylko w oparciu o zakończone zadania, ale także w oparciu o wybór alternatyw.
PRZYKŁAD TAKIEGO CYKLU PRACY Pomyśl o tym tak, jakbyś przygotowywał danie w food trucku, biorąc pod uwagę, że klient może wybrać mięso, sos i dodatki, na które ma ochotę.
Znajdź kilka przykłady cyklu pracy na tym blogu_ i zobacz, które narzędzia do zarządzania cyklem pracy mogą być dla Ciebie najlepsze!
Dlaczego zarządzanie cyklem pracy jest ważne?
Wiesz już, że zarządzanie cyklem pracy zwiększa wydajność Teams. Ale gdybyśmy mieli podzielić korzyści płynące z zarządzania cyklami pracy, byłaby to nasza lista:
Usprawnione procesy
Reprezentując - lub modelując - procesy za pomocą przepływów pracy, można je dostrzec:
- niezbędne zadania, które należy odrzucić
- powtarzalne zadania, które należy sprowadzić do pojedynczego zadania
W przeciwnym razie będą one marnować czas i wysiłek Twojego zespołu, a ostatecznie Twoją wydajność.
Dlatego nie możesz sobie pozwolić na niepotrzebne tworzenie powtarzalnych procesów. Zarządzanie cyklem pracy jest najlepsze, gdy usprawnić proces lub wdrożyć automatyzacja cyklu pracy .
Ograniczenie pracy ręcznej i błędów ludzkich
W przypadku ręcznych procesów, zwłaszcza tych przechowywanych w arkuszu kalkulacyjnym, wszystko jest stale aktualizowane z dużą ilością miejsca na błędy lub zduplikowane wpisy. Prawidłowe zarządzanie cyklem pracy rozwija się dzięki unikaniu marnowania czasu!
Najlepszy proces zarządzania przepływem pracy jest rozwiązywany za pomocą automatyzacji. Zamiast korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, automatycznie bądź na bieżąco z zadaniami swoich teamów dzięki wyzwalaczom automatyzacji przepływu pracy w celu przypisania osoby, zmiany priorytetu lub pozostawienia komentarza - eliminując ręczne procesy.
Automatycznie wyzwalaj wyniki, gdy ma miejsce działanie, takie jak "gdy zmienia się status", szablon jest stosowany do zadania, dzięki czemu informacje nie są tracone podczas przekazywania klientów
Lepsza przejrzystość i odpowiedzialność
Oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy wnosi do tabeli całą masę danych procesowych. Jest to świetna okazja, aby poznać status zadań swoich Teams, aby zobaczyć, kto jest w tyle, na bieżąco lub kto będzie pracował nad czym następnym w cyklu pracy.
Dzięki powyższym danym procesowym menedżer jest w stanie sprawdzić postęp prac swojego zespołu. Dzięki tym informacjom menedżer może zidentyfikować wszelkie możliwe przeszkody w przepływie pracy.
Ponadto, ponieważ każde zadanie ma przypisane osoby, system zarządzania projektami umożliwia kierownikowi projektu rozliczanie każdego członka zespołu z jego wyników.
Widok obciążenia pracą ClickUp zapewnia wgląd w metryki projektu, aby być o krok do przodu
Skuteczna komunikacja
Dzięki widoczności pracy wszystkich osób, członkowie zespołu lepiej i szybciej rozumieją nawzajem swoje obawy. A to ogromny krok w kierunku efektywnej komunikacji i zarządzania cyklem pracy.
Ponadto, członkowie zespołu nie czują się zaniepokojeni tym, co mają zrobić w następnej kolejności, gdy widzą to w narzędziu do zarządzania projektami. Teams nie musi zgadywać, jakie zadania lub błędy należy rozwiązać. Przydzielone zadania są dostępne do sprawdzenia w systemie zarządzania cyklem pracy.
Rysuj połączenia i łącz ze sobą obiekty, aby tworzyć mapy drogowe lub cykle pracy na podstawie swoich pomysłów wraz z zespołem w ClickUp Whiteboards
Łatwa skalowalność i większa dostępność zasobów
Wyobraź sobie ogólny proces wdrażania pracownika zautomatyzowany za pomocą systemu zarządzania przepływem pracy. Za każdym razem, gdy nowo zatrudniona osoba zakończy zadanie związane z wdrożeniem, system automatycznie kieruje ją do kolejnego zadania w procesie.
Wyobraź sobie teraz, jaki ból głowy miałby kierownik projektu, który musiałby to zrobić ręcznie z każdym nowo zatrudnionym pracownikiem. I zgadnij, jak by to wyglądało, gdyby firma wdrażała dziesiątki pracowników każdego miesiąca. W ten sposób zarządzanie cyklem pracy wspiera skalowalność.
Dodatkowo, w zautomatyzowanych cyklach pracy, zadania nie są całkowicie zależne od konkretnej osoby. Na przykład, kierownik projektu nie musi polegać na swoim menedżerze HR, aby wdrożyć każdego pracownika. Zamiast tego, cykl pracy oprogramowanie do automatyzacji wykona zadanie, uwalniając pracowników i inne zasoby do zrobienia zadań, które zależą od ich wkładu.
Oprogramowanie do cyklu pracy ClickUp ułatwia zarządzanie projektami w celu obsługi ogromnej ilości powtarzalnych zadań
5 wskazówek dotyczących zarządzania cyklem pracy
Gdybyśmy mieli podzielić się z Tobą naszymi sekretami zarządzania cyklami pracy, to byłyby to właśnie te, którymi byśmy się podzielili:
1. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania cyklem pracy
Systemy zarządzania przepływem pracy pomagają w automatyzacji i zarządzaniu wieloma przepływami pracy bez wysiłku. Ale jest ich tak wiele aplikacji do zarządzania cyklem pracy że musisz wiedzieć, czego szukać w narzędziu do obiegu dokumentów. Właśnie dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie tę listę funkcji, które musisz mieć:
- Automatyzacja cyklu pracy: do automatycznego wykonywania powtarzalnych zadań, ponieważ jaki byłby sens wdrażania cyklu pracy z oprogramowaniem innym niż to? Przykład: automatyczne przypomnienie osobie przypisanej o zbliżającym się terminie wykonania zadania
- Śledzenie terminów: aby kontrolowaćrezultaty projektu i wykonywanie działań na terminach, takich jak filtrowanie zadań według daty ich dostarczenia lub przeciąganie i upuszczanie zadań na osi czasu w celu dostosowania terminów
- Zarządzanie wydajnością: do monitorowania wydajności zespołu iwydajność procesu. A jest to możliwe dzięki raportowaniu i danym procesowym, takim jak zakończone zadania lub całkowita liczba zadań, nad którymi pracował członek zespołu
- Niestandardowe statusy zadań:, które można tworzyć i konfigurować zgodnie z własnymi potrzebami. Na przykład status "Testowanie" nie ma sensu w zarządzaniu cyklem pracy związanym z zatrudnianiem, ale ma doskonały sens wrozwój oprogramowania.
- Integracje: zarządzanie pracą na różnych platformach, takich jak oprogramowanie innych firm do komunikacji,udostępnianie i przechowywanie plikówzarządzanie harmonogramem,śledzenie czasui wideokonferencje. Przykład: zorganizuj połączenie konferencyjne z narzędzia do zarządzania projektami, aby omówić szczegóły projektu zzdalnymi Teams
Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby zaplanować zadania nadążać za postępem projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami
Check out ClickUp , nasze narzędzie do zarządzania projektami, które wyróżnia się automatyzacją cyklu pracy!
2. Szablony zadań i cykli pracy
Wyobraź sobie, jak żmudne i nieefektywne byłoby tworzenie i przypisywanie w kółko tych samych zadań. Zamiast tego należy wybrać oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, które pozwala na:
- Tworzenie zadania z szablonu
- Wczytanie zadania z szablonu
- Dodawanie kroków do zadania z szablonu
- Zapisywanie zadania jako szablonu (lub tworzenie własnych szablonów zadań)
To jednak nie wszystko do zrobienia z szablonami w oprogramowaniu do zarządzania cyklem pracy. Musisz mieć możliwość stworzenia własnego szablonu cyklu pracy. Oto przykład
Szablon schematu przepływu procesów ClickUp.
Użyj Tablicy ClickUp, aby tworzyć, łączyć, przypisywać zadania lub zostawiać komentarze w swoim przepływie pracy
It's a szablon schematu blokowego zawierający elementy graficzne potrzebne do przedstawienia dowolnego procesu. Po prawej stronie widać proces zatrudniania. Zwróć uwagę na przepływ procesu z jednego swimlane do drugiego . Każdy kanał symbolizuje interwenienta i jego obowiązki w procesie. Pobierz szablon
3. Ustawienie zależności projektu
Oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy nie jest wydajne bez zależności między projektami . Na przykład, zadania mogą zależeć od siebie nawzajem i od dokumentów. Upewnij się, że wybrane narzędzie może połączyć w jakiś sposób powiązane zadania.
W przeciwnym razie nie będziesz w stanie połączyć zamówień z niestandardowymi klientami lub raportowania błędów dla użytkowników. Oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy musi definiować prawidłową kolejność między zadaniami. Zależności w zarządzaniu cyklem pracy obejmują:
- Zależności oczekujące: wskazujące na zadania, które muszą zostać zakończone przed zainicjowaniem bieżącego zadania
- Zależności blokujące: dla zadań, które nie mogą się rozpocząć, dopóki bieżące zadanie się nie zakończy
- Zależności Link-to: połączenie zadań, które są ze sobą połączone, ale nie są od siebie zależne
Zmiana harmonogramu zależności w celu wizualizacji wpływu zmian terminów na zadania w widoku Gantta w ClickUp
4. Sprawdzanie postępów za pomocą wykresu Gantta
Aby dokładnie śledzić postępy w systemach zarządzania cyklem pracy, nie ma to jak stary dobry wykres Gantta. Jest to narzędzie, które wizualnie przedstawia plan produktu w postaci oś czasu projektu . I jest tak wszechstronny, że można to wszystko do zrobienia za pomocą Widok wykresu Gantta w oprogramowaniu do zarządzania cyklem pracy:
- Planuj zadania i automatycznie zmieniaj ich harmonogram poprzez przeciąganie i upuszczanie
- Łączenie zadań poprzez zależności
- Sortowanie iustalanie priorytetów zadań* Podkreślanie potencjalnych wąskich gardeł w cyklu pracy
- Uzyskanie procentowego postępu prac
5. Wsparcie planowania sprintów
Stwórz szczegółowy backlog za pomocą tego prostego szablonu Agile Scrum i rozpocznij pracę natychmiast
Ta ostatnia wskazówka zwraca uwagę na szablon cyklu pracy, który może ci się przydać. Mówimy o szablonie Szablon do zarządzania zwinnym Scrumem ClickUp . A oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy, które zawiera taki szablon, jest o krok przed innymi.
Ponieważ zaczynasz planowanie wiosny spotkania poprzez tworzenie sprintów z szablonu to ciężar zrzucony z barków. Poza tym, ponieważ wykres Gantta jest widokiem przepływu pracy, zawiera dane z samego przepływu pracy, takie jak zadania.
Dlatego ważne jest, aby korzystać z najlepszego oprogramowania do zarządzania cyklem pracy z niestandardowymi widokami wykresów Gantta, które są łatwe do odczytania i edycji. Pobierz ten szablon Szablony do zarządzania cyklem pracy
- Szablon mapy myśli ClickUp
- Szablony cyklu pracy
- Szablony map drogowych projektów
- Szablony zwinnych cykli pracy
Spraw, aby zarządzanie cyklem pracy działało na Twoją korzyść
Zarządzanie cyklem pracy jest wysoce efektywne dla zespołu, aby osiągnąć szalony poziom wydajności. Jednak bez oprogramowania do zarządzania cyklem pracy, procesy zarządzania projektami dla zadań, zasobów zespołu i bieżącej dostępności stają się jeszcze trudniejsze.
Jeśli korzystasz z odpowiedniego narzędzia do zarządzania cyklem pracy, zarządzanie projektami staje się o wiele łatwiejsze. Na szczęście ClickUp dostarcza mnóstwo niestandardowych rozwiązań i szablonów automatyzacji, aby zarządzanie przepływem pracy było jeszcze łatwiejsze.
Wizualizuj zadania, projekty i cykle pracy w najlepszy dla siebie sposób dzięki ponad 15 konfigurowalnym widokom ClickUp
Do wyboru Ponad 15 konfigurowalnych widoków ClickUp do zarządzania cyklem pracy i szczegółowymi funkcjami automatyzacji, aby... cóż, zautomatyzować procesy, abyś nie musiał wykonywać pracy ręcznie!
Chcesz zasiąść za kierownicą?
Stwórz swój obszar roboczy już dziś w aplikacji ClickUp całkowicie za darmo ! Zaimportuj zadania z innego oprogramowania do zarządzania projektami lub cyklem pracy, aby uzyskać lepsze wyobrażenie o tym, jak ClickUp można niestandardowo dostosować do własnych upodobań.