Jak wybrać odpowiednią częstotliwość spotkań dla swojego zespołu?

Praca zdalna i hybrydowa to już przeszłość.

Przy takim modelu pracy, utrzymywanie połączenia i informowanie Teams przez cały czas może być trudne (dodajmy do tego różne strefy czasowe, aby było jeszcze trudniej). 👀

Dlatego też, starając się utrzymać kontakt z naszymi Teamsami, zdecydowaliśmy się na zaplanowane spotkania, podczas których omawiamy aktualizacje, przeglądamy elementy działań , przekazywać informacje zwrotne, a lista jest długa. Rzecz w tym, że czas jest cenny.

Jest to szczególnie prawdziwe, gdy pracujesz w szybko zmieniającym się środowisku pracy, ponieważ musisz upewnić się, że maksymalnie wykorzystujesz swoje spotkania.

To właśnie wtedy znajomość celu spotkania, posiadanie agenda spotkania i zaplanowanie odpowiedniej częstotliwości spotkań może mieć znaczący wpływ na zespół.

W tym artykule dowiesz się, czym jest kadencja spotkań, jak często należy je planować, a także poznasz narzędzia do zarządzania spotkaniami, których możesz użyć, aby ograniczyć spotkania do minimum, a Twoje zdalne Teams były zawsze na bieżąco.

Dodaliśmy również kilka wskazówek i sugestii, które pomogą ci określić, co jest najlepsze dla twojego zespołu, wraz z szablonami spotkań, aby ustrukturyzować rozmowy i uczynić je tak wydajnymi, jak to tylko możliwe.

Co to jest kadencja spotkania?

Kadencja spotkań odnosi się po prostu do tego, jak często odbywają się spotkania.

Na przykład, jeśli ty i twój bezpośredni podwładny spotykacie się w każdy piątek rano, jest to cotygodniowa kadencja spotkań. Jeśli masz prośbę o spotkanie co drugi miesiąc, jest to kadencja dwumiesięczna.

W przypadku teamów zdalnych może to być trudniejsze. Wyzwaniem dla każdej firmy jest to, jak często powinny odbywać się spotkania. W coraz bardziej rozproszonych zespołach, bezpośrednie rozmowy przez Zoom zdają się zastępować wiele osobistych spotkań i czasami stają się jedyną interakcją z zespołem.

I chociaż wszyscy uwielbiamy rzucić okiem na czyjegoś zwierzaka w tle rozmowy, mogą one w rzeczywistości utrudniać szczęście i wydajność pracowników , ponieważ mogą być uciążliwe, jeśli zbyt wiele spotkań zajmie ich dzień.

Zatem, do zrobienia, jak zrównoważyć swój harmonogram i znaleźć odpowiednią częstotliwość spotkań dla swoich zdalnych Teams?

Dowiedzmy się tego.

Jak wybrać odpowiednią kadencję spotkań

Właściwa częstotliwość spotkań będzie inna dla każdej firmy i jej potrzeb. Niektóre Teams będą wymagały większej lub mniejszej częstotliwości spotkań w zależności od ich roli, projektów i rodzaju spotkania.

W zależności od rodzaju spotkania, najczęstszymi kadencjami spotkań są:

• Codzienne spotkania
• Cotygodniowe spotkania
• Spotkania zespołu co dwa tygodnie
• Miesięczne spotkania
• Spotkania kwartalne

Oprócz ustawienia częstotliwości spotkań i rodzaj spotkania , będziesz musiał również określić, które spotkania mogą być zrobione asynchronicznie lub synchronicznie. Czy można przekazywać aktualizacje za pośrednictwem aplikacji do przesyłania wiadomości Business lub w ramach aplikacji narzędzie do zarządzania projektami z funkcjami przesyłania wiadomości?

Niezależnie od tego, Twoim celem jest informowanie teamów na bieżąco i śledzenie ich celów, a także zapewnienie wszystkim wystarczającej swobody, aby pracować asynchronicznie i autonomicznie bez dodawania zbyt wielu spotkań do swojego harmonogramu pracy .

Spotkania asynchroniczne vs synchroniczne

Po ustaleniu, że masz cotygodniową kadencję dla jednego projektu i inną cotygodniową kadencję dla odprawy całego personelu, nie oznacza to, że muszą one być formatowane w ten sam sposób.

Pierwszym krokiem do określenia formatu spotkania jest podjęcie decyzji, czy spotkanie ma na celu poszukiwanie informacji, czy przekazywanie informacji. Ma to duże znaczenie przy określaniu najlepszego sposobu odprawy.

spotkania *poszukujące informacji mogą należeć do jednej z poniższych kategorii:

• Aspotkanie inauguracyjnedla nowego projektu
• Spotkanie zespołu projektowego w celu omówienia kolejnych kroków
• Spotkanie kierownictwa w celu sprawdzenia, jak działają Teams
• Ajeden na jeden z bezpośrednim raportowaniem, aby sprawdzić cele i zadania

Tego typu spotkania są na ogół świetne do odbycia osobiście lub szybkiej wirtualnej aktualizacji za pośrednictwem połączenie wideokonferencyjne jak Zoom.

Oto kilka przykładów spotkań informacyjnych:

• Codzienny standup
• Aktualizacja projektu
• Raport roczny firmy

Ustalenie odpowiedniej częstotliwości spotkań Teams dla Twojej firmy, wraz z odpowiednim formatem spotkania, ograniczy spotkania o niskiej wartości i pozwoli wszystkim skupić się na wydajności i chęci bycia w pracy.

Poniżej przedstawiamy kilka cykli i typów spotkań, które warto wziąć pod uwagę, wraz z szablonami, które pomogą utrzymać wydajność spotkań dla wszystkich uczestników.

Szablony kadencji spotkań

1. Codzienne spotkania

Codzienne spotkania standup to nieformalne spotkania, które odbywają się codziennie. Są one niezbędne i przydatne dla teamów, takich jak zespoły inżynieryjne i programistyczne, w celu zapewnienia zgodności, udostępniania ustaleń i pomocy w identyfikacji blokerów.

Chociaż codzienne spotkania mogą wydawać się świetnym sposobem na bycie na bieżąco z codziennymi postępami i zmianami, mogą one przynieść efekt przeciwny do zamierzonego i zakłócać pracę, jeśli nie są odpowiednio zarządzane.

Tak więc, aby jak najlepiej wykorzystać codzienne spotkania i zapewnić wydajność sesji, najlepiej jest przyjść na spotkanie przygotowanym z agendą i szablonem dokumentu, do którego członkowie teamu mogą łatwo odwołać się w dowolnym momencie i wypełnić przed spotkaniem.

PORADA DOTYCZĄCA CODZIENNYCH SPOTKAŃ Wskazówka: Stwórz własny lub skorzystaj z tego konfigurowalnego Szablon codziennego spotkania na stojąco od ClickUp aby zapewnić Tobie i Twoim zespołom zorganizowany, ustrukturyzowany i powtarzalny system przechwytywania i widoku codziennych aktualizacji.

Szablon jest dostępny w następujących wersjach Tablice ClickUp i niestandardowy w dowolny sposób, aby wesprzeć unikalne cykle pracy. Zapisuje również dane wejściowe i odzwierciedla je w czasie rzeczywistym, a ponieważ jest wbudowany w ClickUp, Twój zespół może wstawiać linki do zadań i łączyć ten dokument z ich pracą.

Celem codziennego spotkania Stand Up jest pomoc w koordynacji pracy Teams. Ta szybka pętla sprzężenia zwrotnego pomaga Teams dostosować się i pozostać na dobrej drodze, co przypomina zbiórkę w piłce nożnej. Jeśli pojawi się problem, można go szybko rozwiązać i utrzymać projekty na właściwych torach

2. Cotygodniowe spotkania

Istnieją różne rodzaje spotkań, które można zaplanować w cyklu tygodniowym. Jednym z najważniejszych spotkań w tej kadencji są spotkania jeden na jeden.

**Spotkania "jeden na jeden" dają menedżerom i liderom czas "jeden na jeden" z ich bezpośrednimi podwładnymi lub współpracownikami. Zapewnia to wyznaczony czas na połączenie i budowanie wzajemnych relacji oraz gwarantuje, że dostawcy otrzymają wsparcie, którego potrzebują, aby odnieść sukces w swojej roli.

Spotkania te są również dobrą okazją do uzgodnienia celów, sprawdzenia obciążenia pracą i dostarczenia informacji zwrotnych, aby upewnić się, że oczekiwania są spełnione.

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE COTYGODNIOWYCH SPOTKAŃ Zwiększ wydajność cotygodniowych spotkań kontrolnych i ustandaryzuj cotygodniowe spotkania jeden na jeden, korzystając z następujących narzędzi Szablon spotkania jeden na jeden od ClickUp .

Szablon ten można zastosować do Dokumenty ClickUp , gdzie można notować ważne szczegóły, takie jak priorytety, elementy działań i inne. Zachowaj wszystkie swoje cotygodniowe notatki ze spotkań w jednym miejscu, dodając nową stronę w tym samym dokumencie. Masz również możliwość udostępniania tego dokumentu innym lub zachowania go jako prywatnego, aby zapewnić bezpieczną przestrzeń dla swoich pracowników.

Szablon 1:1 w ClickUp zawiera wstępnie utworzone strony dla ról pracowników, oczekiwań i powtarzających się agend spotkań dla każdego członka zespołu. Twórz zagnieżdżone strony w obrębie każdej z nich, aby uzyskać jeszcze lepszą organizację

3. Comiesięczne spotkania

Comiesięczne spotkania są ważne jako spotkania kontrolne z zespołem. Podczas tych spotkań można uzyskać aktualne informacje na temat miesięcznych celów, przejrzeć postępy, aby upewnić się, że zespół jest na dobrej drodze do osiągnięcia swoich kwartalnych celów, a także zidentyfikować wąskie gardła i blokady, aby ustawić zespół na powodzenie w nadchodzących miesiącach.

Przykładem spotkania, które można zaplanować w cyklu miesięcznym, są spotkania zespołów projektowych, podczas których zespoły projektowe i interesariusze zbierają się, aby omówić status swoich bieżących projektów.

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE COMIESIĘCZNYCH SPOTKAŃ Zapewnij zarówno teamom, jak i interesariuszom łatwą do przyswojenia wizualną reprezentację swoich działań podsumowanie projektu używając Szablon raportowania statusu projektu przez ClickUp .

Szablon ten jest dostępny w ClickUp Whiteboards, gdzie Twój Teams może współpracować, dodawać aktualizacje, wprowadzać zmiany i wiele więcej jednocześnie lub asynchronicznie. Użyj tego szablonu, aby na bieżąco informować wszystkich interesariuszy o rozwoju, zapobiegać problemom przed ich wystąpieniem i zagwarantować, że projekt zostanie zakończony w wyznaczonym czasie.

Tworzenie szczegółowego i łatwego do naśladowania raportowanie statusu projektu w Tablicach ClickUp

4. Spotkania kwartalne

Spotkania kwartalne są świetne do udostępniania aktualizacji projektów, omawiania wniosków z ostatniego kwartału, świętowania zwycięstw i przygotowywania się na nadchodzący kwartał z zespołem lub całą organizacją. Jeśli spotkania te zostaną zrobione w odpowiedni sposób, mogą podnieść na duchu cały zespół, poprawić współpracę między poszczególnymi funkcjami i sprawić, że wszyscy będą na dobrej drodze do zrobienia swoich celów.

Istnieje wiele zastosowań spotkań kwartalnych, ale niektóre z najczęstszych to spotkania dotyczące planu, spotkania z Tablicą i spotkania wszystkich rąk.

PORADA DOTYCZĄCA SPOTKAŃ KWARTALNYCH Wskazówka: Z łatwością zaplanuj następne spotkanie kwartalne w całej firmie i oddeleguj pracę dzięki Szablon spotkania All-Hands by ClickUp .

Szablon ten zapewnia wstępnie ustawione niestandardowe statuty, niestandardowe pola i wiele widoków, które zapewniają uporządkowany i szczegółowy przegląd zadań i zapewniają, że uwzględnienie każdego ważnego ogłoszenia . Możesz użyć szablonu w obecnej formie lub niestandardowo dostosować go do swoich potrzeb. Do szablonu dołączony jest również przewodnik dla początkujących, który pomoże ci w pełni wykorzystać jego możliwości.

Łatwo zarządzaj logistyką, czasem i planem następnego spotkania firmowego dzięki szablonowi Spotkanie All Hands Szablon autorstwa ClickUp

Jak zaplanować kadencję spotkania

Kluczem do wydajnych spotkań jest upewnienie się, że są one w ogóle potrzebne. Oto kilka pytań, które warto zadać sobie lub swojemu zespołowi przed ustawieniem spotkania.

1. Jaki jest cel tego spotkania?

Czy jest to cele spotkania zaoferowanie nowych informacji kluczowym graczom, czy jest to po prostu dla ludzi, aby zaktualizować zespół?

Jest to zawsze dobre pierwsze pytanie, które należy sobie zadać przy ustawieniu nowej kadencji.

Oto kilka przykładów tego, jak to pytanie może determinować częstotliwość spotkań:

Nowy projekt

• Cel spotkania: Nowa inicjatywa marketingowa
• Częstotliwość spotkań: Cotygodniowe spotkania w celu raportowania statusu i kolejnych kroków

Stand-up

• Cel spotkania: Regularne aktualizacje z menedżerem lub liderem zespołu
• Kadencja spotkania: Codzienny stand-up, aby zobaczyć, nad czym wszyscy aktywnie pracują

Aktualizacje projektów

• Cel spotkania: aktualizacja statusu projektu
• Częstotliwość spotkań: Codzienne lub cotygodniowe odprawy, zależnie od priorytetu

2. Czy to spotkanie może odbyć się asynchronicznie?

Jeśli chodzi o szybką odprawę lub aktualizację, pomyśl o potrzebnych informacjach i czasie potrzebnym na ich uzyskanie. A to więcej niż przydzielony czas.

Weźmy pod uwagę czas potrzebny do zaplanowania spotkania, przygotowania, które należy zrobić przed spotkaniem, a następnie samo spotkanie - to wszystko składa się na czas.

Jako zespół zdalny lub pracujący w dystrybucji, możesz korzystać z innych narzędzi komunikacyjnych w celu wsparcia komunikacji asynchronicznej.

Niektóre spotkania z natury, takie jak duże projekty i ważne decyzje biznesowe, wymagają od różnych interesariuszy ważenia w czasie rzeczywistym, co zawsze jest łatwiejsze do zrobienia osobiście lub podczas rozmowy na Zoomie.

Jednak w przypadku spotkań motywowanych głównie aktualizacjami, ustawienie czasu na osobistą odprawę jest zbędne. W rzeczywistości najlepiej jest zrobić to asynchronicznie i w takim przypadku można to robić częściej.

3. Czy jest to zadanie o wysokim priorytecie lub pilne?

Niektóre projekty będą miały priorytet nad innymi z napiętymi terminami. Tylko liderzy zespołów będą wiedzieć, jakie są to projekty i będą w stanie określić, jak częste powinny być te odprawy.

Jeśli zadanie jest pilne, określ najlepszy sposób komunikacji z zespołem, niezależnie od tego, czy będzie to rozmowa przez Zoom, nagranie wideo, czy notatka z priorytetami w ramach zadania.

4. Czy tego typu spotkania regularnie przekraczają wyznaczony czas?

Spotkania, które często są skracane, mogą być powodem do zaplanowania ich tak, aby były częstsze, a nie dłuższe, ale wszystko zależy od zespołu. Dla innych, przesiadywanie na spotkaniach przez ponad godzinę może nie być tak wydajne. W takim przypadku krótsze spotkania z bardziej regularną kadencją mogą pomóc w omówieniu większej ilości spraw i skupieniu się na rozmowach. Korzystanie z ClickUp jako narzędzia oprogramowanie do protokołowania spotkań może pomóc w śledzeniu agendy.

5. Czy brakuje nam elementów do zrobienia na tego typu spotkaniach?

Z drugiej strony, jeśli wykonujesz codzienne rozmowy kontrolne, podczas których nie ma zbyt wiele do powiedzenia, rozważ skonsolidowanie ich w cotygodniową odprawę i przeniesienie tych codziennych aktualizacji do asynchronicznych, a nie osobistych lub konferencyjnych połączeń telefonicznych.

Jak zoptymalizować częstotliwość spotkań Teamsów

Zdalne i hybrydowe środowiska pracy mogą być nieco trudne, jeśli chodzi o współpracę w zespole.

Zapewnij swoim teamom połączenie bez względu na to, gdzie się znajdują, udostępniając im narzędzie do zarządzania projektami z funkcjami współpracy zespołowej, takimi jak ClickUp .

ClickUp to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami oraz narzędzie wydajności stworzone z myślą o Teams. Jest to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala Tobie, Twojemu zespołowi i całej organizacji planować priorytety, upraszczać cykl pracy i śledzić postępy oraz oś czasu - wszystko w jednym miejscu.

Co do współpraca Teams oferuje setki funkcji, w tym funkcję współpracy Docs i Tablica, gdzie Teams mogą przeprowadzać burze mózgów, dokumentować strategie i nie tylko. Usprawnij komunikację dzięki wbudowanemu widokowi czatu aby dać swojemu zespołowi wyznaczoną przestrzeń do rozmowy o projektach, pytaniach i aktualizacjach.

Łatwy dostęp do e-maili i przechowywanie rozmów w jednym miejscu dzięki funkcji E-mail w funkcji ClickUp , która umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili bez opuszczania ClickUp. 🔥

Jest to również dostawca funkcja komentarzy która umożliwia zespołowi komentowanie w ramach zadań, dokumentów i załączników do weryfikacji i przypisywanie ich do konkretnej osoby, ułatwiając współpracę, pracę asynchroniczną i przekazywanie opinii - bez konieczności planowania spotkania. ☝️

Wymieniaj opinie w czasie rzeczywistym, załączaj pliki i usprawnij komunikację dzięki wbudowanemu widokowi czatu w ClickUp

A jeśli jesteś wzrokowcem lub masz takich członków zespołu, po prostu użyj Clip, aplikacji rejestrator ekranu w aplikacji firmy ClickUp , aby nagrywać wysokiej jakości wideo i wysyłać je do swojego zespołu z komentarzem. Jest to szczególnie pomocne przy wyjaśnianiu złożonych tematów, gdy trzeba pokazać samouczek krok po kroku lub zaprezentować aktualizację z wizualizacjami.

Użyj tej funkcji, aby wyeliminować potrzebę wskakiwania na kolejne spotkanie lub tworzenia długich wątków e-mail, co jest czymś, co każdy w twoim zespole może (i będzie) docenić. 👌

Udostępnianie nagrań ekranu w celu precyzyjnego przekazania wiadomości bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail lub osobistego spotkania dzięki Clip by ClickUp

A jeśli musisz zaplanować spotkanie zdalne, nie martw się. ClickUp pomoże Ci się przygotować, zapewnić wydajność spotkania i maksymalnie wykorzystać czas spędzony z zespołem.

Jak to zrobić? Wystarczy wykonać następujące kroki:

1. Agenda spotkania: Stwórz ustrukturyzowaną agendę spotkania na własną rękę lub skorzystaj z gotowych szablonów spotkań przygotowanych przez ClickUp i dostosuj je do swoich potrzeb
2. Zbuduj wybrany widok: Przyjdź na spotkanie przygotowany i gotowy do prezentacji. Zbuduj widokoś czasu projektu w osi czasu lubWidok wykresu Gantta, mapę strategii w Tablicach lub Dokumentach, utwórz plikniestandardowy pulpit aby zebrać wszystkie ważne informacje i uzyskać raportowanie w jednym widoku, i wiele więcej
3. Powtarzające się zadania i terminy: Ustaw zadanie w ClickUp specjalnie dla spotkania lub ustaw je jakopowtarzające się zadanie aby przypomnieć sobie i uczestnikom o następnym spotkaniu. Możesz również przejrzeć swoje zadania i harmonogram w sekcjiWidok kalendarza4. Zidentyfikuj i zaproś uczestników: Dodawanie pojedynczych lub wielu osób przypisanych do zadania, aby powiadomić, kto jest zaangażowany w spotkanie
4. Udostępnianie zadania, agendy spotkania i innych elementów wizualnych: Załącz agendę spotkania, widoki robocze i inne elementy do zadania w komentarzach lub opisie zadania i udostępnij je swojemu zespołowi, konkretnej osobie lub grupie osób
5. Połącz ClickUp z Zoom: Integracja Zoom z ClickUp aby uzyskać dostęp do aplikacji Zoom w ClickUp w dowolnym momencie i korzystać z opcji udostępniania ekranu w Zoom, aby zaprezentować agendę spotkania, oś czasu, raportowanie w pulpitach w ClickUp itp
6. Prowadź wydajne rozmowy i rób notatki: Wskocz do rozmowy, zróbnotatki ze spotkaniai twórz listy elementów działań w ClickUp Docs, Tablicy, Notatniku lub w ramach zadania

To tylko jeden ze sposobów wykorzystania ClickUp do usprawnienia spotkań. Poznaj wszystkie możliwości funkcje w ClickUp aby dowiedzieć się, w jaki sposób można zmaksymalizować platformę w celu wsparcia wszystkich potrzeb biznesowych, projektowych i komunikacyjnych.

Rozpoczynaj spotkania i dołączaj do nich bezpośrednio ze swoich zadań dzięki integracji ClickUp z Zoom

Popraw częstotliwość spotkań z ClickUp

Kluczem do wydajnych spotkań i dni roboczych jest znalezienie efektywnego rytmu spotkań dla Ciebie i Twojego zespołu, a następnie wykorzystanie ClickUp do zarządzania projektami, usprawnienia komunikacji w zespole oraz śledzenia celów i postępów.

A ponieważ platforma jest w pełni konfigurowalna i oferuje setki funkcji do zarządzania projektami i współpracy zespołowej, możesz skonfigurować ClickUp w dowolny sposób, aby wesprzeć swój cykl pracy i usprawnić komunikację międzyfunkcyjną.

Używaj ClickUp jako oprogramowanie do zarządzania spotkaniami i jego funkcje współpracy w celu przekazywania aktualizacji, informacji zwrotnych, pytań i innych informacji, aby wyeliminować niepotrzebne spotkania z napiętego harmonogramu i zapewnić zespołom otwartą linię komunikacji, bez względu na strefę czasową lub miejsce i czas pracy. 🌎

Integruje się również z ponad 1000 narzędzi do pracy, w tym z aplikacjami do wideokonferencji, Slack i nie tylko, aby usprawnić komunikację w zespole i przenieść całą pracę w jedno miejsce.

Rozpoczęcie korzystania z ClickUp jest darmowe. Uzyskaj dostęp do ClickUp już dziś!