Spotkania All-Hands to inteligentny sposób na szybkie udostępnianie informacji wszystkim osobom i działom w firmie. Spotkania te mają jednak wielu uczestników, co oznacza, że bez solidnego planu mogą szybko zboczyć z torów.
Niezależnie od tego, czy w spotkaniu uczestniczy pięć osób, czy 500, najlepiej jest stworzyć plan gry, aby przeprowadzić jak najbardziej wydajne spotkanie wszystkich rąk.
Skorzystaj z tego przewodnika krok po kroku, aby zaplanować znaczące i angażujące spotkania dla całego zespołu, a także uzyskaj kilka darmowych szablonów, aby zmaksymalizować wysiłek. Do dzieła! 🙌
Co to jest spotkanie All-Hands?
All-Hands Meeting to wirtualne lub osobiste spotkanie, które obejmuje wszystkich pracowników i liderów w Twoim Business. Od kierownictwa do młodszych pracowników, to spotkanie obejmuje prawie wszystkich w Twojej firmie schemacie organizacyjnym. Spotkania All-Hands różnią się od zwykłych spotkań Teams, ponieważ obejmują wiele działów i interesariuszy. Dużą różnicą jest także sama liczba uczestników. Zamiast kilku uczestników, w jednym spotkaniu biorą udział dziesiątki osób.
Jako osoba planująca spotkanie będziesz pełnić rolę moderatora:
- Zaprosić wszystkich istotnych uczestników
- Tworzenie agendy spotkania dla wszystkich pracowników
- Utrzymywanie spotkania w ruchu
Twój Business może regularnie organizować spotkania wszystkich pracowników, jak spotkania w ratuszu organizowane przez Google lub organizować je w razie potrzeby, gdy dzieje się coś ważnego lub ekscytującego.
Częściej niż rzadziej, Business wykorzystuje spotkania wszystkich rąk do budowania kultury firmy, udostępniania ekscytujących wiadomości lub jednoczenia całej firmy. Celem jest nie tylko udostępnianie informacji, ale także pobudzenie zespołu. 🏋️
Jak planować i przeprowadzać angażujące spotkania All-Hands
Spotkania All-Hands są magiczną okazją do przejrzystości i połączenia, ale uczestnicy szybko popadną w nudę, jeśli spotkanie nie będzie wystarczająco angażujące. Wykonaj poniższe kroki, aby zaplanować spotkanie dla wszystkich pracowników, które będzie zarówno zabawne, jak i pouczające. 🤩
1. Stwórz plan komunikacji dla całej firmy
Zanim cokolwiek zrobisz, sprawdź swój plan komunikacji. Wykracza to poza cele komunikacyjne dla pojedynczego spotkania wszystkich pracowników. Plan komunikacji to strategia budowania solidnej kultury korporacyjnej poprzez skuteczną komunikację. Może się to wydawać dodatkowym krokiem, ale opracowanie planu komunikacji wewnętrznej zawęża obszar zainteresowania i daje bardzo potrzebne wskazówki dotyczące interakcji z zespołem. Szablon planu komunikacji ClickUp zachęci pracowników do zabierania głosu i udostępniania ważnych informacji.
Korzystaj z wielu narzędzi ClickUp do formatowania, aby tworzyć wizualizacje planów i szybko organizować informacje
Twój plan komunikacji powinien zawierać cele i kluczowe wyniki (OKR) . Pracuj wstecz od tych celów, aby zaprojektować bardziej przemyślane spotkania w całej firmie.
Na przykład, jeśli Twoim celem jest zwiększenie zaangażowania pracowników o 10% przed IV kwartałem, musisz zaplanować angażujące spotkanie wszystkich pracowników, którego ludzie nie będą tylko biernie obserwować.
Śledzenie celów aż do najważniejszych wskaźników KPI i automatyczne uzyskiwanie szczegółowych widoków postępów
Zamiast prezentować nijakie, gadające głowy w stylu spotkań wszystkich rąk, możesz uwzględnić polowanie na padlinożerców w zespole, zrzut balonów lub wizytę Zoom lamy ubranej w głupie czapki. 🎈
Rozumiejąc najpierw swoje cele, zaprojektujesz spotkania all-hands, które będą działać zgodnie z planem komunikacji Twojej firmy, a nie wbrew niemu.
2. Wybór formatu spotkania
Pamiętaj, że jest to inny rodzaj spotkania . Spotkania typu all-hands to nie to samo, co spotkania jeden na jeden: w rozmowie bierze udział wiele osób, więc trzeba maksymalnie wykorzystać każdą sekundę.
Zanim zaprosisz wszystkich na spotkanie, zorganizuj je w taki sposób, aby informacje były łatwe do przyswojenia. Może to oznaczać:
- Rozpoczęcie od lodołamaczy lub zabawnych ciekawostek z członkami zespołu, aby nadać pozytywny ton na początku spotkania
- Udostępnianie aktualizacji dotyczących całej firmy w stylu ratusza, co pozwala zespołowi kierowniczemu dzielić się szybkimi aktualizacjami, aby wszyscy byli na tej samej stronie
- Włączenie sesji "Ask Me Anything" (AMA) z udziałem kierownictwa wyższego szczebla i oddanie głosu pracownikom
- Przeprowadzanie sesji pytań i odpowiedzi w czasie rzeczywistym
Jeśli jesteś w organizacji hybrydowej, zastanów się, jak zapewnić pracownikom zdalnym jak najbardziej sprawiedliwe doświadczenie, aby poprawić kulturę firmy jako integracyjną. Na przykład, jeśli uczestnicy spotkań osobistych otrzymują zabawne gadżety firmowe, wyślij je do uczestników zdalnych z wyprzedzeniem, aby nie zostali pominięci.
3. Zbieraj opinie i spraw, by przywództwo było na tej samej stronie
Dostosuj swoją ankietę za pomocą szablonu formularza opinii pracowników ClickUp i użyj tego widoku tablicy, aby uzyskać proste funkcje przeciągania i upuszczania
W tej rozmowie weźmie udział cały zespół, więc zawsze dobrym pomysłem jest zebranie opinii innych osób przed utworzeniem agendy. Możesz myśleć, że zespół chce skupić się na zabawnych rzeczach, takich jak rocznice pracy lub pochwały, ale może tak naprawdę chcą porozmawiać z CEO.
Poświęć trochę czasu na zebranie pytań na sesje pytań i odpowiedzi lub spotkania w ratuszu, stwórz nieszablonowe pytania przełamujące lody i zbierz pomysły na spotkania dla całego zespołu.
Zamiast prosić wszystkich o odpowiedź na wątek e-mail z pomysłami na spotkanie, stwórz ankietę i wyślij ją do całej firmy. Na przykład, możesz niestandardowo zaprojektować Szablon formularza opinii pracowników ClickUp do śledzenia pomysłów.
Nie każdy pomysł okaże się zwycięski, ale na pewno znajdziesz nowe, odsetki pomysłów poprzez spitballing z innymi teamami - zwłaszcza podczas omawiania spraw firmowych.
4. Stwórz skuteczną agendę
Spotkania wszystkich pracowników mogą być świetną zabawą, ale nadal wymagają struktury. W przeciwnym razie istnieje ryzyko zejścia z tematu i poświęcenia cennego czasu firmy na mniej ważne tematy.
Jest to okazja, aby poinformować wszystkich o ogólnych wynikach firmy, więc zaprojektuj skoncentrowaną, angażującą agendę. Zależnie od rodzaju prowadzonej działalności, kilka najlepszych praktyk to przeznaczenie czasu na:
- Przedstawienie nowych pracowników wszystkim członkom Teams
- Uwagi CEO i aktualizacje firmy dotyczące kluczowych projektów
- Krótkie aktualizacje z każdego działu i jak wpisują się one w misję firmy
- Uznanie pracowników dla zdrowej firmowej kultury doceniania zespołu
- Otwarte pytania i odpowiedzi dla członków zespołu, aby omówić aktualizacje firmy z C-suite
ClickUp Docs umożliwia wydajniejsze działanie poleceń bogatego formatu i ukośnika
W agendzie zanotuj, ile czasu planujesz poświęcić na każdego prelegenta lub temat. Jeśli Twoja firma słynie z przekraczania czasu (co jest dość powszechne), wyznacz kogoś, kto będzie chronometrażystą.
Dzięki temu spotkanie będzie miało wystarczająco dużo czasu, aby poruszyć każdy temat. ⏳
Oczywiście, jeśli zawsze brakuje ci czasu na spotkaniach all-hands, musisz albo wydłużyć spotkanie, albo wyciąć coś z agendy na następny raz.
5. Korzystanie z szablonu agendy spotkania dla wszystkich rąk
Zwiększ efektywność spotkań, planując je za pomocą szablonu agendy spotkania liderów ClickUp
Nie wiesz, co uwzględnić w swoim szablonie all-hands? agenda spotkania ? Mamy wszystko pod kontrolą. Łatwo jest stworzyć skuteczną agendę za pomocą szablonu. Szablon agendy spotkania liderów ClickUp zawiera sekcje dotyczące
- Podkreślanie osiągnięć
- Przegląd wskaźników
- Ustawienie przyszłych kamieni milowych
- Aktualizacje dotyczące personelu
Zawiera nawet gotowe formaty i przyciągające wzrok grafiki. W ten sposób można poświęcić mniej czasu na formatowanie dokumentów i skupić się na samym spotkaniu.
6. Zaplanuj spotkanie wszystkich pracowników
Agenda w ręku, czas zaprosić wszystkich na spotkanie all-hands.
W przypadku zespołów krajowych lub międzynarodowych przed zaplanowaniem spotkania należy wziąć pod uwagę strefy czasowe. Twoi pracownicy w Chinach prawdopodobnie nie chcą odbierać telefonu o 23:00, więc postaraj się znaleźć czas, który będzie odpowiedni dla większości firmy.
Zaplanowanie spotkania wszystkich pracowników to nie lada wyczyn, więc jeśli potrzebujesz pomocy w zaplanowaniu wydarzenia i udostępnianiu planu, skorzystaj z pomocy Szablon spotkania wszystkich pracowników ClickUp aby przyspieszyć działanie.
Z łatwością zarządzaj logistyką, czasem i planem kolejnego spotkania firmowego dzięki szablonowi All Hands Meeting firmy ClickUp
Prawdopodobnie będziesz mieć elementy działań przed, w trakcie i po spotkaniu wszystkich rąk. Narzędzia takie jak ClickUp usprawniają proces spotkań od planu do realizacji.
Użyj zadań ClickUp, aby przypomnieć sobie o:
- Zaplanować spotkania z zespołem
- Przypisywanie zadań do wykonania po spotkaniu
- Prowadzenie działań następczych po spotkaniu
Skorzystaj z ClickUp, aby przekształcić agendy spotkań w wykonalne zadania za pomocą jednego kliknięcia i oznaczyć dowolną osobę w organizacji, aby ułatwić współpracę między działami.
7. Wykorzystaj AI do podsumowania notatek ze spotkań wszystkich rąk
Generuj dokładne notatki ze spotkań bez wysiłku dzięki technologii ClickUp AI ClickUp Brain jest wbudowany w ClickUp Docs, dzięki czemu można szybko pisać notatki i podsumowywać je po spotkaniu. Z AI możesz zwiększyć wydajność spotkań na kilka sposobów:
- Twórz protokoły ze spotkań: Zamiast szamotać się, aby zanotować każde słowo podczas spotkań, pozwól AI ci pomóc. ClickUpAI może pomóc w sporządzaniu przejrzystych i uporządkowanych protokołów które uchwycą istotę dyskusji, zapewniając, że nic ważnego nie umknie uwadze
- Podsumowywanie notatek ze spotkań: Po długim spotkaniu możesz skończyć ze stronami notatek. ClickUp Brain może skondensować te informacje w zwięzłe podsumowania w Dokumentach, ułatwiając przeglądanie i udostępnianie głównych punktów
8. Kontynuacja po spotkaniu
Nie pozwól, aby spotkanie wszystkich rąk umarło po zakończeniu wydarzenia. Działania następcze są tak samo ważne, jak zaplanowanie spotkania. W ten sposób zamykasz pętlę i rozliczasz swój zespół z elementów działań.
Po spotkaniu możesz potrzebować:
- Udostępnianie notatek i wniosków ze spotkania zespołowi
- Przypisać elementy działań następczych do określonych działów lub członków zespołu
- Skontaktować się z liderami teamów, aby poprosić o opinie na temat spotkania
Usprawnij wewnętrzne żądania dla zespołów projektowych lub IT, aby zebrać dokładne informacje potrzebne w formularzach
Chociaż prawdopodobnie liczysz na pochlebne opinie na temat swojego spotkania, ważne jest, aby działać w oparciu o konstruktywną krytykę. To jedyny sposób, aby zapewnić, że przyszłe spotkania będą bardziej angażujące i skuteczne. 🏆
Najlepsze praktyki prowadzenia spotkań All-Hands
Bądź przejrzysty
Przejrzysta komunikacja jest kluczem do powodzenia spotkania All-Hands. Pracownicy doceniają szczerość i otwartość swoich liderów. Podczas spotkania należy udostępniać informacje o firmie, nowościach, nowych inicjatywach, wyzwaniach i powodzeniach. To nie tylko wspiera kulturę zaufania, ale także sprawia, że wszyscy członkowie są informowani i aktywnie zaangażowani w biznes.
Dostarczanie informacji zwrotnych
Spotkania All-Hands są doskonałą okazją do przekazania informacji zwrotnej całemu Teamsowi. Doceniaj i chwal osiągnięcia, podkreślaj postępy i pozytywnie oceniaj pozycje wymagające poprawy. Pomaga to utrzymać motywację wśród pracowników i promuje kulturę ciągłego uczenia się i rozwoju.
Organizuj sesje pytań i odpowiedzi lub rozmowy przy kominku
Włączenie sesji pytań i odpowiedzi lub rozmów przy kominku do spotkań wszystkich pracowników to świetny sposób na budowanie zaangażowania. Zaproś do zadawania pytań i dyskusji wszystkich członków organizacji. Twój zespół kierowniczy może odpowiadać na pytania lub angażować się w swobodną rozmowę, sprzyjając luźnej atmosferze konwersacji. Ten interaktywny segment daje pracownikom wyjątkową okazję do wyrażenia swoich przemyśleń, wyjaśnień i opinii.
Dostarcz wizualizacje
Wizualizacje angażują odbiorców i ułatwiają przyswajanie informacji. Włączenie diagramów, wykresów, pokazów slajdów lub wideo w celu wsparcia tematów zwiększa przejrzystość i zrozumienie. Wizualna reprezentacja może szybciej wyjaśnić złożone informacje, jednocześnie utrzymując skupienie i odsetki odbiorców.
Świętowanie powodzenia
Wykorzystaj spotkanie jako okazję do świętowania małych i dużych powodzeń. Uznanie indywidualnych lub zespołowych osiągnięć podnosi morale i motywację.
Zachęcanie do uczestnictwa
Zachęcaj każdego członka Teams do aktywnego uczestnictwa w spotkaniu. Im bardziej są zaangażowani, tym bardziej będą zaangażowani.
Korzyści ze spotkania dla całego zespołu
Planowanie spotkania wszystkich pracowników to nie lada wyczyn. Żonglujesz wieloma zaproszeniami z kalendarza i pytaniami od wielu uczestników. C-suite również tam będzie, więc wiesz, nie ma presji. 👀
Zaplanowanie spotkania wszystkich rąk wymaga trochę pracy z góry, ale cała ciężka praca się opłaci. Tego typu spotkania przynoszą korzyści wszystkim, od kultury korporacyjnej po jakość projektów.
Wzmocnienie kultury firmy
Skuteczne spotkania All-Hands dają twojemu zespołowi więcej okazji do połączenia się ze sobą w pozytywny sposób poza normalnymi obowiązkami zawodowymi. Te dodatkowe połączenia między zespołami wzmacniają poczucie wspólnoty, które jest niezbędne do budowania kultury. 🌻
Zamiast stawiać zespół księgowy przeciwko zespołowi marketingowemu, wszyscy po prostu istnieją pod tym samym sztandarem twojego biznesu. Możesz nawet dorzucić kilka ćwiczeń z zakresu budowania zespołu, aby pomóc pracownikom zaprzyjaźnić się z innymi zespołami. Czyż to nie miłe?
Ponadto, spotkania wszystkich pracowników wprowadzają nowych pracowników do sposobu, w jaki działasz. Jeśli niedawno zatrudniłeś garstkę młodszych pracowników, spotkania wszystkich rąk to szybki sposób na wprowadzenie nowych osób w kulturę firmy.
Zwiększenie morale zespołu
Jak często widujesz wszystkich swoich współpracowników w jednym miejscu? Niezależnie od tego, czy pracujesz osobiście, czy w zespole zdalnym, zebranie całego gangu jest prawdopodobnie rzadkim występowaniem.
Posiadanie wszystkich razem daje szansę na pochwalenie się osiągnięciami pracowników, co czyni cuda dla morale zespołu. Planując spotkania dla wszystkich pracowników, pamiętaj o świętowaniu:
- Kamienie milowe w mojej pracy
- Rocznic
- Ludzi, którzy wykraczają poza swoje obowiązki
Uznanie i pochwały w całej firmie znacznie przyczyniają się do zwiększenia morale firmy, gdy pracownicy zbierają się razem z członkami swojego zespołu. W rzeczywistości przeprowadzonego niedawno przez Bonusly wykazało, że prawie połowa respondentów odeszła z pracy, w której nie czuli się doceniani. Upewnij się tylko, że równomiernie rozkładasz pochwały, aby każdy miał swój czas w centrum uwagi. 🤩
Rozwiązuj duże problemy
Pomimo największych wysiłków, w Twoim biznesie prawdopodobnie istnieją silosy między działami. Znasz jednak powiedzenie: co dwie głowy, to nie jedna. Jeśli jeden dział nie radzi sobie z jakimś problemem, może znaleźć odpowiedź w innym dziale.
Regularne spotkania pracowników z całą organizacją łączą ludzi, którzy zwykle ze sobą nie współpracują. Marketing może nie rozumieć, jak doprowadzić stronę internetową do zrobienia tego, co chcą, ale szybka rozmowa z ludźmi z działu IT może wyjaśnić problem w ciągu kilku sekund. ⚒️
Łączenie ludzi jest dobrą rzeczą, zwłaszcza gdy wszyscy mają różne doświadczenie i talenty. Jeśli to możliwe, organizuj spotkania wszystkich pracowników, które zachęcają ludzi z różnych działów do interakcji. Nigdy nie wiadomo, dokąd zaprowadzą ich spontaniczne rozmowy.
Używaj Szablon raportu matrycy komunikacyjnej ClickUp aby uzyskać kompleksowy przegląd tego, które Teams są połączone i współpracują ze sobą - dzięki czemu można zmaksymalizować każdą współpracę.
Informuj członków zespołu na bieżąco o zadaniach, obowiązkach, terminach i nie tylko dzięki szablonowi raportu ClickUp Communication Matrix
Uzyskanie poparcia dla projektu
Spotkania All-Hands dają zespołowi ciepłe, rozmyte uczucia, ale mają też cel związany z pracą. Zaangażowanie jest niezbędnym składnikiem zarządzanie projektami jeśli więc próbujesz sprzedać swojemu zespołowi (i szefowi) nową inicjatywę, jest to czas, aby zdobyć poparcie wszystkich członków zespołu.
Jeśli zdecydowałeś się na odważny nowy kierunek, spotkania wszystkich pracowników to czas, aby podzielić się powodami zmiany, dlaczego jest to dobra rzecz i czego pracownicy powinni oczekiwać w przyszłości.
Celem jest rozwianie obaw teamu przy jednoczesnym zwiększeniu zgodności z celami firmy podczas skutecznych spotkań w ratuszu. ✨
Wsparcie otwartej komunikacji i współpracy
W biznesie nic nie dzieje się w próżni. Musisz wspierać współpracę w zespole nie tylko w swoim dziale, ale w całym Business. Otwarta komunikacja to najlepszy sposób na budowanie zaufania i zachęcanie pracowników do większej otwartości.
Użyj ClickUp Whiteboards, aby przypisać zadania, etykiety osobom przypisanym i wszystko, co potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Wykorzystaj to jako okazję do szczerego dzielenia się:
- Aktualizacjami biznesowymi
- Aktualizacje Teams
- Wiadomości firmowe
Kiedy jesteś otwarty i szczery wobec swoich pracowników, oni będą otwarci i szczerzy wobec Ciebie w zamian. Zamiast wyciszać informacje w jednym dziale lub tylko między menedżerami, spotkania wszystkich rąk dzielą się informacjami z całą firmą na forum, które zachęca do przejrzystości.
Wskazówki dotyczące spotkań All Hands dla wirtualnych teamów
Mimo że podstawowe zasady spotkań all-hands pozostają niezmienione w ustawieniu wirtualnym, prowadzenie wirtualnego spotkania all hands wymaga pewnych dostosowań. Oto kilka szybkich wskazówek, które zapewnią, że spotkanie all-hands skutecznie zaangażuje wirtualne Teams:
- Wybierz właściweOprogramowanie do połączeń konferencyjnych: Wybierz niezawodnyplatformę do wirtualnych spotkań która zapewnia wsparcie dla wielkości zespołu i dobrze integruje się z innymi używanymi narzędziami. Upewnij się, że ma funkcje takie jak udostępnianie ekranu, pokoje do pracy w grupach i możliwość nagrywania spotkania dla osób, które nie mogą uczestniczyć w nim na żywo.
- Testy przed spotkaniem: Przeprowadź testy z zespołem IT, aby rozwiązać wszelkie potencjalne usterki techniczne. Upewnienie się, że elementy audio i wizualne działają bez zarzutu, pozwoli skupić się na zawartości spotkania, a nie na trudnościach technicznych.
- Zaangażuj publiczność: Wirtualne spotkania mogą szybko stać się biernym doświadczeniem dla uczestników. Włącz elementy interaktywne, takie jak ankiety, sesje pytań i odpowiedzi oraz dyskusje w małych grupach, aby utrzymać zaangażowanie zespołu. Rozważ użycie narzędzi angażujących, które integrują się z platformą spotkań.
- Wizualizacje i prezentacje: Wykorzystaj wizualizacje i zwięzłe slajdy, aby uczynić swoje punkty jaśniejszymi i utrzymać uwagę odbiorców. Dobrze zaprojektowana prezentacja może znacznie zwiększyć zaangażowanie uczestnikówdoświadczenie wirtualnego spotkania.
- Wyczyszczony porządek obrad i zarządzanie czasem: Ponieważ wirtualne spotkania mogą nadwyrężać koncentrację, utrzymuj porządek obrad w ścisłej formie i zapewnij czas na przerwy, zwłaszcza jeśli spotkanie jest długie. Udostępnianie agendy z wyprzedzeniem pomoże uczestnikom się przygotować.
- Zachęcanie do uczestnictwa: Wyjaśnij, że wkład wszystkich członków zespołu jest cenny. Zachęcaj do zadawania pytań i zgłaszania uwag przez zespół, aby wspierać dwukierunkowy dialog, zapewniając, że wszyscy czują się wysłuchani i docenieni.
- Kontynuacja: Po spotkaniu udostępnianie podsumowania dyskusji,elementy działańi nagraniem z Teams. Nie tylko wzmocni to omawianą zawartość, ale także sprawi, że wszyscy będą zgodni co do kolejnych kroków, zwłaszcza ci, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu na żywo.
Dostosowując swoje podejście do formatu wirtualnego, możesz utrzymać skuteczność spotkań all-hands, utrzymując połączenie, informacje i motywację swojego zespołu, bez względu na to, gdzie się znajdują.
Planuj lepsze spotkania firmowe w krótszym czasie
Spotkania All-Hands to rzadka okazja, aby wszyscy zebrali się w tym samym miejscu i czasie. Jednak sama liczba uczestników sprawia, że proces planowania wydaje się zniechęcający.
Na szczęście, dzięki odpowiedniemu podejściu, można zaplanować spotkanie wszystkich rąk, na które zespół naprawdę czeka z niecierpliwością.
Każdy może zaplanować spotkanie i skorzystać z narzędzie do śledzenia protokołów ze spotkań ale potrzeba prawdziwego profesjonalisty, aby zaplanować wyjątkowe spotkanie wszystkich rąk. Przyspiesz proces planowania i nie pozostawiaj kamienia na kamieniu dzięki odpowiedniemu systemowi.
ClickUp dostarcza szablony agend spotkań, gotowe cykle pracy, zadania i inne narzędzia, które upraszczają dzień pracy.
Lepsze spotkania są na wyciągnięcie ręki. Zarejestruj się w ClickUp już teraz -karta kredytowa nie jest wymagana!