W świecie biznesu możesz być bombardowany niekończącym się żargonem - "zacznijmy od początku i zagłębmy się w wykorzystanie Teams do synergii strumieni i wzmocnienia podstawowych kompetencji, a następnie wróćmy do bazy" - To sprawia, że życie staje się zbyt zagmatwane.
Aby przebić się przez żargon, rozważ elementy akcji. Nie brzmią one imponująco ani rewolucyjnie. Ale są o wiele bardziej skuteczne do zrobienia czegoś niż tradycyjny plan działania lista do zrobienia czy to w biurze, czy w kuchni.
Kluczem dla elementów działania jest to, że wskazują one na coś do zrobienia. Dedykowana metoda formułowania zadań pod kątem wymaganego działania, a nie pożądanego wyniku, może znacznie zwiększyć wydajność i przybliżyć Cię do realizacji długoterminowych ambicji.
Co to jest element działania?
Chociaż "element działania" może wydawać się korporacyjnym pseudonimem dla zadania, są to różne rzeczy. Zadanie najczęściej pojawia się na stronie lista do zrobienia jako krótki, prosty punktor. Zazwyczaj nie ma tam żadnych istotnych informacji poza "co".
Z drugiej strony, element działania jest bardziej kompleksowym, ale wciąż stosunkowo zwięzłym zadaniem z opisem, który nakreśla zadanie w kategoriach kto, co, jak i kiedy. W ten sposób każdy, kto go otrzyma, może się z nim natychmiast zapoznać.
Jednocześnie, w pracy, przedstawienie zadania w taki sposób może sprawić, że określenie, który pracownik najlepiej zakończy zadanie, będzie bardziej oczywiste. Jest to część planu działania .
Dzięki temu menedżer może oddelegowane łatwiej bez konieczności zwalniania i dwukrotnego wyjaśniania. Elementy akcji mówią same za siebie. Pobierz szablon elementów działań ClickUp
5 wskazówek dotyczących listy elementów do działania
Oto pięć naszych głównych wskazówek dotyczących tworzenia fantastycznych elementów działań, które pomogą Ci utrzymać koncentrację, zakończyć zadania i zrealizować cele:
1. Twórz konkretne, a nie abstrakcyjne elementy listy działań
Jak wspomnieliśmy wcześniej, zadania są zazwyczaj zapisywane jako niematerialne, abstrakcyjne wyniki, takie jak "stwórz pitch deck", podczas gdy elementy działań muszą być ocenialnymi, konkretnymi działaniami, takimi jak "współpracuj z marketingiem nad 20-minutową prezentacją pitch z materiałami na poniedziałek" Aby uzyskać genialne elementy działania, musisz zejść z chmur na ziemię.
2. Podział elementów akcji aby zmieściły się w jednej linii ALE zawierają opis
Jeśli czytanie zajmuje tyle samo czasu, co do zrobienia, podchodzisz do sprawy w niewłaściwy sposób. Chociaż długie elementy działań mogą wyglądać na bardziej pouczające, częściej są mylące i nieproduktywne. Nie muszą być tak zabawne, jak zingy, one-liner w klubie komediowym, ale powinny być równie krótkie! Mając to na uwadze, pamiętaj, aby dodać dodatkowe informacje, jeśli są one integralną częścią zrozumienia przez osobę przypisaną. Jeśli piszesz dla siebie, możesz zapomnieć o szczegółach, więc możesz dodać krótki opis, aby zachować bezpieczeństwo.
3. Pracuj w spójnym formacie
W podobny sposób, w jaki historycy sztuki potrafią odróżnić Rembrandta od Caravaggia, twoje elementy działania mogą stać się sławne, jeśli będą spójne i skuteczne. Konsekwencja prowadzi do lepszego zrozumienia, a dodatkową korzyścią jest to, że staniesz się bardziej wydajny w przygotowywaniu elementów działania poprzez praktykowanie tego samego formatu.
4. Kategoryzuj elementy działań według kontekstu, działania i zasobu.
Ważne jest, nie tylko z punktu widzenia wydajności, aby organizować i kategoryzować tam, gdzie ma to zastosowanie. Jeśli chodzi o elementy działań, powinieneś bezwzględnie uporządkować je pod względem kontekstu (który projekt, rodzaj pracy, obszar biznesu), samych działań ( kreatywne komunikacyjne, administracyjne) oraz potrzebne zasoby ( personel, materiały, czas, outsourcing ). Nawet jeśli jest to tylko sposób na utrzymanie porządku, zobaczysz ogromną korzyść z ułożenia elementów działań w ten sposób.
5. Przekazywanie podczas współpracy
Jeśli zaległe elementy działania zależą od współpracy różnych osób, powinieneś szczególnie wyraźnie zaznaczyć ten fakt, upewniając się, że wszystkie osoby znają swoją rolę w zadaniu. W instancjach, w których element działania będzie przekazywany dalej i przekazywany innym, każdy powinien być w stanie go odebrać i wykonać. Po zakończeniu elementu działania musi istnieć nowy element, który go zastąpi i który zaktualizuje wszystkich. W przypadku pracy zespołowej szczególnie ważna jest ponowna ocena informacji, które należy przekazać i czy nadal wymagana jest ta sama współpraca.
Bonus:_ Szablony arkuszy informacyjnych_ !
Co składa się na dobry element działania?
Po pierwsze, rozważmy zadanie: "Znajdź hurtowników dla nowych produktów." Jakie są ograniczenia? Cóż, tak naprawdę jest to tylko wynik końcowy, który jest oczywiście istotny, ale sam w sobie nie do zrobienia.
Nie ma wskazania, kto jest odpowiedzialny za zadanie, jak powinno być zrobione lub kiedy musi być zrobione. To naprawdę nie jest zbyt przydatne.
Elementy akcji powinny zawierać:
- Kto jest odpowiedzialny za zakończenie pracy?
- Jakie działania należy podjąć?
- W jaki sposób działanie może zostać zrobione?
- Kiedy przypada termin wykonania?
Tak więc, używając tego modelu, element działania może brzmieć następująco: "Dział operacyjny zadzwoni do potencjalnych hurtowników (patrz katalog), aby zabezpieczyć umowę na nowy zakres przyborów kuchennych - termin do 10 marca"
Zalet jest wiele.
Istnieje wyraźny właściciel zadania, solidny zarys tego, co powinno zostać zrobione i termin wykonania.
Jest nawet kilka istotnych informacji, które mogą przyspieszyć proces.
Nie szalej z dodatkowymi szczegółami, ponieważ może to przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Element działania nie jest instrukcją dla kosmitów: "zadzwoń do hurtowni, podnosząc urządzenie telekomunikacyjne dominującą ręką i wybierając prawidłową 11-cyfrową sekwencję numerów"
Jeśli zamierzasz dodać dodatkowe informacje, upewnij się, że są one wartościowe i istotne.
Tak jak masz wiele celów zmierzających do jednego większego celu, możesz mieć wiele elementów akcji na cel. Podsumowując,
- Zadania wyrażają pożądane wyniki (cele).
- Elementy działań pokazują dosłowne działania wymagane do ich realizacji.
Jak pisać elementy akcji?
Jak już wiemy, elementy akcji są używane do definiowania działań potrzebnych do zakończenia zadania lub pracy. "Małpa widzi, małpa do zrobienia", że tak powiem. Dlatego, aby stworzyć element działania, zadaj sobie pytanie, co należy zrobić i jak możesz to zrobić.
Spróbuj opisać działanie w jednym lub dwóch zdaniach.
Jeśli element działania wydaje się zawierać zbyt wiele kroków, podziel go na mniejsze zadania.
Kluczem jest zapisanie elementu działania, gdy tylko go wymyślisz. Jeśli jest on jasny, zwięzły i komunikatywny, sformułowany w sposób umożliwiający zakończenie zadania w niewielkiej liczbie kroków, możesz nazwać go elementem działania i zacząć działać!
Dobry przykład może być realizowany natychmiast po jego ustawieniu. Jeśli okaże się, że tak nie jest, prawdopodobnie element działania jest zbyt skomplikowany lub zbyt niejednoznaczny.
Przykłady elementów działania
- Sprzedaż do kontaktu Klientem Springleaf w sprawie opóźnień w wysyłce
- IT i agencja do zrobienia w przyszłym tygodniu aktualizacji strony internetowej - musi to być zrobione do czwartku
- HR do wysłania raportu wydajności (do 25 lipca) do asystenta dyrektora - fizyczna kopia.
- Do środy należy skontaktować się z kierownikiem projektu w sprawie budżetu i dodatkowych kosztów (od lutego do kwietnia)
Nawet jeśli piszesz elementy działań dla siebie, dobrą praktyką jest uwzględnienie wszystkich części. Będziesz (miejmy nadzieję!) rozumieć, o czym mówisz.
Pewne szczegóły można pominąć, ale jeśli firma używa elementów działań do codziennego raportowania pracowników lub przeglądy wyników , uwzględnienie tych informacji okazuje się lepsze dla prowadzenia rejestru swojej pracy.
Wnioski
Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi listy rzeczy do zrobienia i elementów działań nie zajmuje dużo czasu, ale może całkowicie zmienić sposób pisania i tworzenia listy elementów działań.
ClickUp oferuje odpowiednie narzędzia i funkcje zwiększające wydajność, które pomogą Ci ulepszyć Twoje elementy i listy rzeczy do zrobienia. Zarejestruj się w ClickUp już dziś !