Czy kiedykolwiek pracowałeś nad projektem, w którym ktoś nie otrzymał informacji potrzebnych do zakończenia zadania lub osiągnięcia kamienia milowego? Albo, co gorsza, nie wiedział, że coś mu przydzielono?
Może nawet czasami byłeś tym kimś. Nawet jako osoba zarządzająca projektami
Łatwo jest powiedzieć, że takie sytuacje zdarzają się z powodu niejasnych celów, limitu zasobów, a nawet słabej komunikacji. Ale te powody są objawami większego problemu.
Prawie 40% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu złego planu.
Złożone projekty z udziałem wielu Teams mogą być jeszcze trudniejsze.
Workstreams to dynamiczne rozwiązanie tego problemu. W tym przewodniku dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o strumieniach roboczych. Omówimy, czym jest workstream w zarządzaniu projektami, jakie są jego zalety, a także podamy pięć przykładów, które pomogą ci stworzyć własny.
Zanurzmy się!
Czym jest Workstream w zarządzaniu projektami?
Workstream to narzędzie służące do dzielenia dużych fragmentów pracy w celu przyspieszenia realizacji projektu.
Jest to seria powiązanych ze sobą zadań lub działań, które muszą zostać zakończone, aby osiągnąć określony cel. Strumienie pracy mogą być również synonimem lub zawierać kamienie milowe projektu, w zależności od projektu. Prawidłowo wykorzystany, workstream pomaga Teamsom pracować międzyfunkcyjnie, aby organizować, planować i śledzić ich postępy w czasie rzeczywistym.
Główną ideą workstreamów jest to, że każdy zespół zaangażowany w projekt musi zajmować się tylko swoją częścią, co ułatwia kierownikom projektów nadzorowanie postępów.
W wyniku tego projekt przebiega szybciej i płynniej, przy minimalnym zamieszaniu lub opóźnieniach. Strumienie pracy są zaprojektowane tak, aby podzielić pracę na segmenty, pozwalając zespołom skupić się na obszarach, w których się specjalizują, zwiększając wydajność.
Wykres Gantta pomoże ci zwizualizować, czym jest strumień pracy. Na przykład projekty budowlane mają wiele zależności -kamienie milowe, które muszą zostać zakończone przed przejściem dalej.
Widok wielu projektów na jednym wykresie Gantta w ClickUp
Teams odpowiedzialny za uzyskanie pozwolenia musi wykonać swoje zadanie, zanim projekt będzie mógł "przepłynąć w dół strumienia" do zespołu rozbiórkowego.
Łatwo jest pomylić strumienie pracy z cyklami pracy . Cykl pracy reprezentuje projekt mapę procesu (lub część procesu), która zawiera określoną sekwencję zadań, które muszą zostać zakończone.
Strumień pracy nie jest sekwencją zadań, ale wynikiem różnych teamów pracujących razem nad wspólnym celem.
Korzyści z wykorzystania strumieni roboczych w zarządzaniu projektami
Jako kierownik projektu, możesz czerpać korzyści z używania strumieni roboczych w przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia opartego na zadaniach. Strumienie pracy mogą napędzać projekty ze zwiększoną szybkością i lepszą widocznością postępów.
Oto cztery korzyści płynące ze stosowania workstreamów.
1. Uporządkowany plan
Dzieląc projekt na mniejsze strumienie robocze, osoby zarządzające projektami mogą opracować jasny i zorganizowany plan dla projektu. Ułatwia to przydzielanie zadań i śledzenie postępów oraz zapewnia, że każdy aspekt projektu jest uwzględniany.
Idealnym rozwiązaniem jest utworzenie strumienia pracy przed rozpoczęciem projektu. Jeśli to zrobisz, będziesz wiedział, co należy zrobić ograniczenia projektu z którymi musisz się zmierzyć.
Ustawienie zadań tak, aby blokowały się lub czekały na siebie nawzajem w celu utworzenia zależności w ClickUp
Podejście typu workstream zapewnia, że projekt zostanie zakończony na czas i w ramach budżetu w każdym punkcie po drodze, tak że realizacja projektu nigdy nie jest zagrożona.
2. Eliminuje silosy organizacyjne
Gdy w projekt zaangażowanych jest wiele teamów, łatwo jest każdemu z nich pracować w izolacji. Jeśli miałeś takie doświadczenie, nie jesteś sam.
Silosy w miejscu pracy, jak się je nazywa, są powszechne. Prawie 55% Business wskazuje, że mają silosowe Teams.
Strumienie robocze zwalczają silosy. Mają one na celu umożliwienie członkom projektu szybkiego i łatwego udostępniania informacji między działami lub organizacjami. Oznacza to, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami w projekcie, eliminując silosy.
Wątki robocze poprawa współpracy w zespole poprzez dostarczenie jasnych ram. Członkowie Teams wiedzą, za jakie zadania są odpowiedzialni, mogą wizualizować poprzez odpowiednie narzędzia komunikacji i mogą współpracować, aby zakończyć zadania związane z ich konkretnym nurtem pracy.
3. Pozwala łatwo zidentyfikować obszary wymagające poprawy
Śledzenie konkretnych wskaźników związanych z każdym elementem projektu ma kluczowe znaczenie dla jego powodzenia. Pomagają w tym również strumienie pracy. Analizując te metryki w każdym strumieniu pracy, kierownicy projektów mogą zidentyfikować obszary, w których wydajność jest niska i podjąć kroki w celu ich poprawy.
Zaplanuj wiele projektów, zarządzaj zależnościami i ustalaj priorytety w niestandardowy sposób oś czasu projektu z widokiem wykresu Gantta
Załóżmy, że jeden ze strumieni roboczych konsekwentnie opóźnia się w stosunku do harmonogramu lub doświadcza problemów z jakością. Jest to okazja dla kierownika projektu, aby przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych aby znaleźć podstawowy problem i zidentyfikować celowe rozwiązania teraz, a nie wtedy, gdy jest już za późno.
4. Usprawnia cykl pracy i procesy
Gdy obszary ciągłe doskonalenie zidentyfikowane, cykle pracy mogą zoptymalizować przepływy pracy i procesy poprzez standaryzację ich w całym projekcie, tworząc jeszcze większą wydajność. Dzięki temu członkowie Teams nie powielają swoich wysiłków lub marnowania czasu na badania w jaki sposób zadanie powinno zostać zakończone.
Tworzenie niestandardowych lub korzystanie z gotowych receptur automatyzacji w celu automatyzacji rutynowych czynności i uproszczenia złożonego cyklu pracy
Strumienie pracy można ustawić na wdrożenia automatyzacji wszędzie tam, gdzie to możliwe, zmniejszając potrzebę ręcznej interwencji. Automatyzacja może pomóc zmniejszyć liczbę błędów, poprawić wydajność i uwolnić członków zespołu, aby mogli skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
5 przykładów strumieni pracy w zarządzaniu projektami
Kiedy myślisz o zarządzaniu projektami, prawdopodobnie przychodzi Ci na myśl budowanie drapaczy chmur i projektowanie oprogramowania. Projektem jest jednak wszystko, co ma swój początek, środek i koniec.
Bez względu na to, nad jakim projektem pracujesz, strumienie pracy mogą być pomocne.
Zamierzamy udostępniać pięć przykładów strumieni roboczych do zarządzania projektami. Podczas lektury należy pamiętać, że większość projektów rzadko, jeśli w ogóle, jest idealnie liniowa.
W każdym projekcie wystąpią zmiany, na które nie masz wpływu, takie jak choroba kluczowego członka zespołu, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego, awaria systemu informatycznego zakres projektu dostosowanie lub zmniejszenie budżetu. Osie czasu i procesy mogą wymknąć się spod kontroli. Z tego powodu należy budować strumienie robocze. Te pięć przykładów powinno sprawić, że zaczniesz działać.
1. Planowanie wydarzenia
Planowanie wydarzeń może być jedną z najprostszych form zarządzania projektami. Ale proste nie oznacza nieistotne. Planowanie wydarzeń to przemysł o wartości 5,6 mld USD .
Oto kluczowe etapy pracy potrzebne do planowania niemal każdego rodzaju wydarzenia.
- Określenie celu wydarzenia, grupy docelowej i celów
- Określenie kosztów wszystkich aspektów wydarzenia (miejsce, catering, rozrywka itp.)
- Zbadanie i wybranie odpowiedniego miejsca na wydarzenie
- Wynajęcie dostawców cateringu i innych niezbędnych usług
- Zaprojektowanie materiałów na wydarzenie (zaproszenia, plakaty, ulotki, banery itp.)
- Wprowadzenie wydarzenia na rynek publiczny. (Dodawanie kodu QR przy wejściu do lokalu, e-mail marketing, grupy w mediach społecznościowych, korzystanie z nowo zaprojektowanych ulotek i banerów itp.)
- Powodzenie w realizacji i zarządzaniu wydarzeniem
To może nie być każda pojedyncza rzecz do zrobienia. Ale te strumienie pracy to duże bloki wyników, które muszą zostać osiągnięte w celu powodzenia projektu.
PORADA PRO Stwórz solidny i płynny system planowania wydarzeń dzięki Szablon do zarządzania wydarzeniami od ClickUp i zarządzaj wszystkimi swoimi unikalnymi operacjami w jednym miejscu dzięki gotowym widokom, niestandardowym statusom, niestandardowym polom, dokumentom i nie tylko. Skorzystaj z tego szablonu, aby planować i wizualizować wszystko, od wyszukiwania lokalizacji po zabezpieczanie ofert, dostosowywać swój zespół i zasoby do płynnej współpracy w celu zrobienia tego, a także śledzić postępy i cele, aby upewnić się, że wydarzenia odbywają się na czas i w ramach budżetu
Ułatw zarządzanie projektami związanymi z wydarzeniami dzięki szablonowi do zarządzania wydarzeniami ClickUp. Zawiera on gotowe i konfigurowalne widoki i funkcje, które pomogą Ci zaplanować powodzenie wydarzenia
2. Tworzenie aplikacji mobilnej
The rozwój aplikacji proces wymaga kilku złożonych kroków. Oto główne etapy pracy nad projektem aplikacji mobilnej:
- Określenie celu aplikacji
- Zebranie wymagań technicznych
- Tworzenie szkieletu nawigacji i zawartości
- Projektowanie UI/UX
- Uruchomienie rozwoju
- Przeprowadzenie testów jednostkowych i integracyjnych
- Przygotowanie do wdrożenia
ClickUp jest świetny dla zwinne zarządzanie projektami i jej cyfrowe Tablice są potężnym narzędziem do tworzenia map złożonych projektów, takich jak tworzenie aplikacji lub strony internetowej. Można ich używać do tworzenia dowolnego rodzaju kanwy. Podobnie jak notatki samoprzylepne:
Tablice ClickUp oferują wszystkie funkcje kreatywne i ułatwiające współpracę, których potrzebujesz do tworzenia schematów blokowych swoich marzeń
Lub schemat blokowy zależności:
Twórz wizualne reprezentacje złożonych pomysłów, takich jak przepływy użytkowników, szkielety i diagramy inżynieryjne za pomocą tablic ClickUp
PORADA PRO Podczas opracowywania nowego produktu, projekt i doświadczenie użytkownika (UX) muszą być na pierwszym miejscu. Ale jak uchwycić wiele szczegółowych konstrukcji i strumieni pracy w jednym miejscu? Tablice ClickUp są idealne do kreślenia przepływów użytkownika, tworzenia szkieletów i konstruowania wizualnych reprezentacji skomplikowanych diagramów inżynieryjnych. Dodawanie zadań, Dokumenty , Listy, a nawet osoby na Tablicy, aby wizualizować niemal wszystko. Rozpocznij pracę z aplikacją Szablon Wprowadzenie do Tablic by ClickUp ! Zawiera przewodnik, który pomoże Ci w pełni wykorzystać funkcję Tablica w ClickUp.
3. Wdrażanie marki
The proces rebrandingu wymaga starannego planu, wykonania i komunikacji między marketingiem, zasobami ludzkimi i zespołami kierowniczymi. Kluczowe działania obejmują
- Przeprowadzenie badań marki i rynku
- Opracowanie strategii marki
- Tworzenie zasobów marki
- Opracowanie wytycznych dotyczących marki
- Wdrożenie nowej strategii marki
W przypadku małego Businessu, następujące elementy to dział marketingu może mieć tylko jednego lub dwóch pracowników pracujących w wielu z tych strumieni. Większa firma może mieć zespół badawczo-rozwojowy , zespół projektantów graficznych, zespół marketingowy, zespół ds. mediów społecznościowych itp. wszyscy razem pracujący nad tym projektem.
PRO WSKAZÓWKA Użyj oprogramowanie do zarządzania marką aby pomóc w planowaniu, śledzeniu i zarządzaniu wszystkim, co jest potrzebne do wprowadzenia i utrzymania powodzenia marki. Możesz również skorzystać z konfigurowalnych szablonów do zarządzania marką aby uzyskać dostęp do solidnych ram, które pomogą utrzymać spójność i płynność procesów.
4. Kampania na rzecz utrzymania pracowników
Dział zasobów ludzkich jest zwykle uważany za "operacyjny" i postrzegany jako coś zupełnie odrębnego od zarządzania projektami. Zazwyczaj jest to prawda.
Chyba że kampania HR ma początek, środek i koniec. Wtedy jest to projekt.
Oto ważne strumienie pracy dla kampanii retencyjnej HR.
- Badanie satysfakcji pracowników istrategie zaangażowania pracowników* Określenie strategii retencji
- Ustalenie wskaźników retencji
- Opracowanie planu wdrożenia
- Realizacja planu i zarządzanie nim
- Regularne przeprowadzanie ankiet i przeglądów wydajności
WSKAZÓWKA PRO Uprość zarządzanie ludźmi i stwórz najlepsze doświadczenia dla pracowników, korzystając z Platforma zarządzania zasobami ludzkimi do zatrudniania, onboardingu, zarządzanie talentami i zarządzanie pracownikami.
5. Długoterminowe planowanie strategiczne
Nasz ostatni przykład to kolejny nieszablonowy projekt. Długoterminowe planowanie strategiczne nie jest projektem w tym sensie, że wytwarza namacalną wydajność.
Jest to projekt dotyczący kierunku całej organizacji, więc każdy inny projekt ma sens w kontekście organizacyjnym.
Strumienie robocze dla planowania strategicznego mogą obejmować:
- Przeprowadzenie analizy sytuacji (mocne i słabe strony, szanse, zagrożenia)
- Określenie wizji firmy
- Zdefiniowanie misji firmy
- Ustalenie celów organizacyjnych
- Określenie wymagań dotyczących zasobów
- UstalenieKPI i wskaźniki wydajności Opracowanieplan wdrożenia Monitorowanie i dostosowywanie planu strategicznego
PORADA PRO Sprawdź 10 darmowych szablony do planowania strategicznego na dobry początek.
Jak stworzyć własny strumień roboczy
W tej sekcji znajduje się lista podstawowych kroków, które należy przemyśleć, aby utworzyć działający strumień roboczy. W przykładzie 2 położono nacisk na funkcje ClickUp, które można wykorzystać do tworzenia strumieni roboczych.
1. Zidentyfikuj zaangażowane Teams i osoby
Tworzenie strumieni roboczych projektu wymaga wspólnego wysiłku wielu teamów i osób, z których każda ma określoną rolę i obowiązki. Pierwszym krokiem jest dokładne określenie, które Teams i konkretnie jakie osoby będą częścią każdego strumienia roboczego.
Oto cztery szerokie grupy teamów, o których należy pamiętać, choć różnią się one w zależności od branży.
- Grupy robocze: Są to oddzielne zespoły odpowiedzialne za zakończenie rzeczywistej pracy nad projektem (projektanci, programiści, testerzy produktów itp.)
- Analitycy: Jest to zespół odpowiedzialny zazbieranie i analizowanie wymagań projektu i przekazywanie ich zespołowi projektowemu
- Liderzy techniczni: Jest to zespół odpowiedzialny za zapewnienie technicznego kierunku i wskazówek dla zespołu projektowego.
- Zapewnienie jakości: Wykonują czynności testowania i weryfikacji w celu zidentyfikowania wad i zapewnienia, że projekt spełnia określone kryteria akceptacji.
Gdy przejdziesz do kroku wizualizacji, będziesz chciał upewnić się, że te zespoły i osoby są zidentyfikowane w każdym strumieniu.
2. Wybierz narzędzie komunikacji
Strumienie pracy mają na celu zwiększenie wysiłku międzyfunkcyjnego. Jednak zarządzanie wieloma Teamsami i pracownikami zdalnymi lub hybrydowymi może to utrudniać. Twoja komunikacja będzie tylko tak dobra, jak narzędzie, którego używasz.
Aby zwalczyć ten problem, najlepiej jest użyć narzędzia do zarządzania projektami z komunikacja asynchroniczna funkcje umożliwiające jednoczesną współpracę i zapewniające, że wszyscy pracują z najbardziej aktualną wersją projektu.
Ostatecznie, wybór odpowiedniego narzędzia dla danego projektu będzie zależał od konkretnych potrzeb projektu i zespołu. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę funkcje, funkcje i łatwość użytkowania każdego narzędzia przed podjęciem decyzji.
3. Wizualizacja osi czasu
Widok osi czasu w ClickUp daje widok zasobów i zadań z lotu ptaka
Zanim przejdziesz do tworzenia wykresu, zacznij tworzyć listę ważnych kamieni milowych reprezentowane lub zawarte w każdym strumieniu roboczym. Nie musi to być bardzo szczegółowe - pamiętaj, że do tego służy cykl pracy.
Każdy strumień pracy powinien mieć własną linię czasu, a długość każdej z nich powinna zależeć od tego, ile czasu zajmie.
Ramy czasowe tego projektu powinny być również reprezentowane przez poziomą linię u góry wykresu.
Niektóre strumienie pracy mogą mieć zależności. Zidentyfikuj je i upewnij się, że są one reprezentowane na wykresie. Teraz możesz już utworzyć oś czasu dla strumienia roboczego. Musisz tylko wybrać odpowiednie narzędzie. ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz w jednym miejscu, aby pomóc w wizualizacji osi czasu.
4. Ustal role i zasady dla zespołu projektowego
Każda osoba zaangażowana w projekt musi rozumieć cel każdego strumienia i wykonać swoją część do zrobienia tego kamienia milowego. Zacznij od przypisania konkretnych ról i obowiązków każdemu członkowi zespołu w odniesieniu do ich konkretnego strumienia pracy.
Role RACI w widoku tablicy ClickUp za pośrednictwem Alladdine Djaidani
Pomoże to upewnić się, że każdy wie, za co jest odpowiedzialny i czego się od niego oczekuje. Następnie skup się na tych trzech problemach:
- Ustal terminy dla każdego obszaru roboczego, aby pozostać na właściwym torze
- Ustanowienie regularnych kanałów komunikacji, aby informować wszystkich o postępach w projekcie
- Ustanowienie jasnych procedur podejmowania decyzji, rozwiązywania konfliktów i eskalacji problemów w celu zmniejszenia szansy na wykolejenie projektu
Sprawdź te_ szablony RACI !
5. Automatyzacja tam, gdzie jest to możliwe
Zwróciliśmy uwagę, że strumienie pracy mogą obejmować automatyzację w razie potrzeby. Zadaj sobie pytanie, co można zautomatyzować, a co musi być zrobione przez człowieka. Automatyzacja procesów pomagają również w skalowaniu w górę lub w dół w miarę zmieniających się potrzeb biznesowych za znacznie mniej niż koszt pracownika.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
6. Oceniaj i udoskonalaj
To jest ta część, w której pojawia się ciężka praca. Regularnie monitoruj swój strumień pracy, aby upewnić się, że robisz postępy w kierunku swoich KPI. Skoncentruj się na osi czasu projektu, budżecie, jakości i zadowoleniu interesariuszy.
Twoim zadaniem, jako kierownika projektu, jest wprowadzanie niezbędnych zmian, aby utrzymać strumień prac na właściwym torze.
Użyj narzędzi do zarządzania projektami, aby podbić duże projekty
Projekty mogą być skomplikowane. Nie ma znaczenia, w jakiej branży działasz i nad jakim projektem pracujesz. Jeśli masz terminy lub zaangażowanych jest wiele teamów, dobrze planuj, aby nie stać się statystyką projektu.
To właśnie tutaj pojawiają się strumienie pracy. Niniejszy przewodnik przybliżył Cię do poprawy komunikacji i wydajności, udoskonalenia cyklu pracy i usprawnienia współpracy. Teraz nadszedł czas, aby wcielić go w życie.
Zmień sposób, w jaki planujesz swoje projekty i zacznij budować swój workstream już dziś. ClickUp posiada wszystkie narzędzia potrzebne do budowania strumienia pracy i utrzymywania połączenia między pracownikami, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze.
Rozpocznij pracę za darmo już dziś! 
---
Guest Write r:
Freya Laskowski
jest konsultantką SEO, która pomaga markom zwiększać ruch organiczny dzięki danym dotyczącym powstania i dystrybucji treści. Jest cytowanym współpracownikiem w kilku publikacjach internetowych, w tym Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance i Huffington Post
jest również właścicielką CollectingCents - bloga o finansach osobistych, który stworzyła od podstaw. Można się z nią skontaktować pod adresem freya@collectingcents.com_