Outsourcing to jeden z najbardziej skutecznych i nowoczesnych sposobów zarządzania biznesem. Pozwala oddelegować zadania pracownikom zdalnym, dzięki czemu można skupić się na podstawowych funkcjach. Jednak powodzenie w zarządzaniu zlecanymi na zewnątrz projektami może być trudne, jeśli nie wiesz, od czego zacząć.
A gdybyśmy ci powiedzieli, że istnieje sposób na uproszczenie outsourcingu zarządzania projektami?
Wirtualni asystenci zmieniają wydajność biznesu w zakresie sprzedaży, księgowości, obsługi klienta i nie tylko. Zarządzanie projektami jest jednym z najczęstszych zadań outsourcingowych, które można powierzyć VA!
W tym artykule przyjrzymy się, w jaki sposób można zlecić zarządzanie projektami na zewnątrz, wykorzystać wirtualnych asystentów w swojej firmie i zmaksymalizować narzędzia zwiększające wydajność aby uprościć cykl pracy i zwiększyć skalę działalności. Ci zaawansowani technologicznie pomocnicy mogą usprawnić procesy, zmniejszyć obciążenie pracą i zapewnić, że projekty zostaną zrobione dobrze i na czas.
Zanim zagłębimy się w outsourcing zarządzania projektami, przyjrzyjmy się, czym jest outsourcing. 👀
Czym jest outsourcing? Outsourcing to zatrudnianie kogoś spoza firmy do zrobienia zadań lub świadczenia usług w celu wsparcia wewnętrznego zespołu. Outsourcing można wykorzystać do wypełnienia luk w pracy lub uzyskania dodatkowej pomocy, gdy jest zbyt wiele do zrobienia.
Na przykład, Business może zlecić obsługę niestandardową na zewnątrz zewnętrznemu dostawcy. Firma outsourcingowa zajmująca się obsługą klienta zajmie się wówczas takimi zadaniami, jak ustawienie chatbotów, rozwiązywanie problemów klientów i zapewnienie wsparcia przez telefon, e-mail lub czat.
Może to pomóc firmie w zapewnieniu całodobowej obsługi klienta, nawet przy ograniczonych godzinach pracy. Może to również uwolnić wewnętrzne zasoby, dzięki czemu Teams mogą skupić się na swoich podstawowych kompetencjach, takich jak sprzedaż lub rozwój produktu.
Istnieje wiele sposobów outsourcingu zależnie od potrzeb i preferencji firmy, w tym:
- Offshore Outsourcing: Gdy Business zatrudnia firmę outsourcingową w innym kraju lub regionie do realizacji określonych zadań lub usług
- Outsourcing na lądzie: Kiedy Business przenosi operacje z powrotem do kraju głównego
- Outsourcing dedykowany: Gdy firma zatrudnia zespół zewnętrzny, aby skupił się wyłącznie na konkretnym projekcie, funkcji lub procesie
- Staff Augmentation: Gdy firma uzupełnia swój wewnętrzny zespół zdalną siłą roboczą
- Outsourcing wirtualnych asystentów: Gdy firma zatrudnia i oddelegowuje zadania niezwiązane z podstawową działalnością do firmy zewnętrznejwirtualnemu asystentowi ## 5 korzyści z outsourcingu usług dla Twojego Businessu
Outsourcing ma wiele zalet, a firmy każdej wielkości wykorzystują go, aby uzyskać przewagę konkurencyjną. Oto pięć głównych korzyści płynących z outsourcingu.
1. Dostęp do specjalistycznych umiejętności i talentów
Dzięki outsourcingowi lokalizacja nie jest już kluczowym czynnikiem przy zatrudnianiu, ponieważ można zatrudniać wysoko wykwalifikowanych pracowników z zagranicy bez dodatkowych kosztów i wysiłku.
Skorzystaj z wyspecjalizowanych talentów i wiedzy, które mogą nie być dostępne w firmie, aby zarządzać obciążeniami pracą efektywnie oraz lepiej ustalać priorytety i przydzielać zasoby.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania, aby zmienić przydział zasobów
Może to pomóc zrównoważyć obciążenie pracą poprzez przeniesienie niektórych zadań z przeciążonych pracowników na zewnętrznych dostawców, którzy mogą poradzić sobie z nimi bardziej efektywnie i uniknąć ciągłych niedoborów siły roboczej, zapewniając jednocześnie, że zadania są przydzielane najbardziej wykwalifikowanym i zdolnym osobom, co ostatecznie prowadzi do lepszych wyników.
Dostęp do globalnej puli talentów daje również przewagę nad konkurencją, pozwalając stać się bardziej innowacyjnym, elastycznym i zwinnym.
2. Większa wydajność i jakość projektów
Outsourcing pozwala skupić się na kluczowych kompetencjach i celach strategicznych, pozostawiając zadania niezwiązane z podstawową działalnością ekspertom. Ponadto, outsourcing projektów może pomóc firmie usprawnić operacje i zredukować czas i zasoby wymagane do zakończenia zadań.
Usługi wirtualnych asystentów to nie tylko dodatkowe ręce do zakończenia kilku projektów i większej ilości pracy. Asystenci wirtualni mogą również pomóc w analizie i opracowaniu właściwego strategie wydajności dla Twojego Businessu dzięki czemu praca będzie zrobiona szybciej i w wyższej jakości.
3. Oszczędność kosztów
Dzięki outsourcingowi Twój Business może obniżyć koszty pracy, koszty ogólne i operacyjne, ponieważ nie musisz poświęcać tyle czasu i zasobów na zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników, takich jak wewnętrzny kierownik projektu.
Małe firmy korzystają z outsourcingu, aby skutecznie uzupełniać braki w umiejętnościach poprzez Sprzęgło
4. Elastyczność i skalowalność
Prawdopodobnie chcesz rozwijać swoją firmę, co łatwiej powiedzieć niż zrobić. Outsourcing jest jednak jedną ze strategii przyspieszenia rozwoju biznesu, ponieważ oferuje elastyczność pozwalającą na szybkie dostosowanie się do zmian rynkowych bez ogromnych inwestycji w zatrudnienie, szkolenia czy sprzęt.
Badanie przeprowadzone przez Sprzęgło wykazało, że właściciele firm są optymistycznie nastawieni do outsourcingu jako taktyki biznesowej, zwłaszcza w czasie recesji. Jest to opłacalne rozwiązanie, które pozwala uzupełnić luki w umiejętnościach, obniżyć wydatki i rozwinąć biznes na nowe wyżyny.
5. Zmniejszone ryzyko
Korzystając z outsourcingu, przenosisz pewne ryzyko na dostawcę usług, dzięki czemu możesz zdywersyfikować operacje. Zamiast inwestować czas i pieniądze w zatrudnianie pracowników wewnętrznych, można przenieść tę odpowiedzialność na dostawcę usług outsourcingowych i niemal natychmiast zatrudnić nowych pracowników, jeśli coś nie wyjdzie.
Co więcej, firmy outsourcingowe mają listę profesjonalistów o różnych ustawieniach umiejętności, więc na pewno znajdziesz odpowiedniego pracownika za pierwszym razem, zamiast sortować niezliczone CV i odbywać przerażające rozmowy kwalifikacyjne.
Czym jest outsourcing w zarządzaniu projektami?
Jak już wspomnieliśmy, zarządzanie projektami jest jednym z najczęstszych zadań zlecanych wirtualnemu asystentowi.
Outsourcing zarządzania projektami odnosi się do zatrudniania strony trzeciej lub zewnętrznych kierowników projektów do obsługi określonych zadań lub całych projektów w imieniu Business. Może to obejmować usługi wirtualnego asystenta w zakresie sprzedaży, obsługi klienta, księgowości, projektowania graficznego lub innych zadań PM.
Kiedy zlecasz zarządzanie projektami na zewnątrz, doświadczeni pracownicy utrzymają projekty na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze standardami jakości. Dzięki temu możesz poświęcić czas na działania zwiększające wartość firmy, takie jak zwiększanie sprzedaży lub ulepszanie produktów.
4 korzyści z outsourcingu zarządzania projektami
Outsourcing zarządzania projektami może być najlepszą strategią dla płynnej realizacji projektów .
Oto cztery kluczowe korzyści outsourcingu w zarządzaniu projektami:
1. Dostęp do wysoko wykwalifikowanej siły roboczej
Outsourcing zarządzania projektami zapewnia wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy mogą wesprzeć Twój Business. Możesz zatrudnić utalentowanych pracowników, którzy posiadają specjalistyczną wiedzę w Twojej niszy lub specjalistów ogólnych, którzy potrafią rozwiązywać problemy.
Na przykład, zewnętrzny kierownik projektu może pomóc firmie utrzymać się na właściwym torze, zarządzać ryzykiem i podejmować się większych projektów. Skoncentruj się na swoich podstawowych obowiązkach biznesowych, pozostawiając złożone i często czasochłonne zadanie zarządzania projektami ekspertom.
Ustawienie i podgląd profilu wirtualnego asystenta za pomocą Magic
PORADA PRO Usprawnij swój proces wdrażania i upewnij się, że masz wszystkie podstawy, korzystając z funkcji Szablon listy kontrolnej wdrożenia ClickUp aby przyspieszyć pracę zewnętrznego kierownika projektu lub zespołu w krótszym czasie.
2. Szybkie zatrudnianie
Zewnętrzni kierownicy projektów w zespole pozwalają uniknąć kosztów związanych z zatrudnianiem i szkoleniem pełnoetatowego wewnętrznego kierownika projektu. Zamiast tego można płacić za usługi zarządzania projektami w zależności od potrzeb.
Oznacza to również szybki czas realizacji, ponieważ procesy są usprawnione. Najlepsze firmy outsourcingowe mogą zatrudnić kogoś na potrzeby Twojego biznesu w ciągu zaledwie tygodnia.
**PORADA PRO Ustaw oczekiwania i pozostań w zgodzie z nimi od samego początku, korzystając z narzędzia Szablon umowy o świadczenie usług zarządzania projektami ClickUp . Ten szablon dokumentu przedstawia kluczowe informacje o uzgodnionych usługach, takie jak zakres usług i warunki umowy.
3. Doświadczenie w zakresie narzędzi wielofunkcyjnych
Outsourcowani kierownicy projektów często dysponują zasobami niezbędnymi do szybszego zakończenia projektów.
W szczególności wirtualni asystenci wiedzą, jak korzystać z wielu narzędzi do zarządzania projektami takie jak zaawansowane narzędzia, takie jak ClickUp , który może zapewnić szeroki zakres funkcji do zarządzania złożonymi projektami. VA, który jest zaznajomiony z ClickUp, może zarządzać projektami przy użyciu wspólnego metodologii zarządzania projektami -Agile, Waterfall lub Hybrid, by wymienić tylko kilka.
VA zarządzający projektami mogą korzystać z tych narzędzi, aby zachować porządek i pracować wydajniej. Mogą również wykorzystać je do znalezienia lepszych sposobów na usprawnienie cyklu pracy i osiągnięcie celów.
WSKAZÓWKA PRO Istnieje wiele odmian podejścia zwinnego, które mogą być przytłaczające dla początkujących, a nawet doświadczonych kierowników projektów - ale dobrą wiadomością jest to, że można wdrożyć podstawowe zwinny cykl pracy do swoich projektów w zaledwie kilka minut dzięki szablonowi agile, takiemu jak Szablon do zwinnego zarządzania projektami ClickUp .
4. Dostęp do nowych technologii
Dzięki VA do zarządzania projektami możesz uzyskać dostęp do technologii, na które możesz nie być w stanie sobie pozwolić lub nie mieć czasu na ich ustawienie. Obejmuje to sztuczną inteligencję (AI), która szybko się rozwija i zakłóca wiele branż.
Dzięki ciągłemu rozwojowi AI zmienia sposób, w jaki pracujemy. The zapotrzebowanie na umiejętności AI i uczenia maszynowego ma wzrosnąć o 71% w ciągu najbliższych pięciu lat. Nie ma więc lepszego czasu na wykorzystanie tej nowej technologii na swoją korzyść!
Narzędzie do przepisywania w Magic AI, narzędziu GPT zaprojektowanym dla wirtualnych asystentów, aby pomóc im pisać e-maile bardziej efektywnie
Dla jednego, Zdalna siła robocza Magic są wyposażeni w niestandardową technologię MagicAI, która zwiększa ich wydajność. Ta odnosząca sukcesy organizacja outsourcingowa koncentruje się na wyposażeniu swoich asystentów w AI w celu automatyzacji zadań , zmniejszają błędy ludzkie, ujawniają nowe spostrzeżenia i pomagają VA zarządzającym projektami w generowaniu szkiców e-maili, skracając czas i wysiłek wymagany do stworzenia wiadomości od podstaw.
PORADA PRO Użyj ClickUp AI aby pomóc swoim wewnętrznym teamom pisać szybciej i tworzyć wysokiej jakości zawartość pisemną, a także współpracować z wirtualnymi asystentami Magic, którzy są wyposażeni w MagicAI, aby zrobić więcej w krótszym czasie i dostarczać wysokiej jakości projekty na czas.
Jak outsourcować zarządzanie projektami dla swojego Businessu
Outsourcing zarządzania projektami jest strategicznym posunięciem, jeśli chcesz usprawnić procesy, obniżyć koszty i zwolnić czas, aby skupić się na ważniejszych zadaniach.
Istnieją różne sposoby outsourcingu zarządzania projektami, więc przyjrzyjmy się najważniejszym opcjom.
1. Firmy zajmujące się outsourcingiem procesów biznesowych
Firmy zajmujące się outsourcingiem procesów biznesowych (BPO) to zewnętrzni dostawcy usług, którzy oferują szeroki zakres procesów biznesowych:
- Zadania back-office, npwprowadzanie danych i przetwarzanie listy płac
- Zadania związane z obsługą klienta, takie jak wsparcie klienta i wsparcie sprzedaży
- Zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak planowanie projektów i zapewnianie jakości
Firmy BPO mogą być zlokalizowane w tym samym kraju co klient lub za granicą w celu obniżenia kosztów pracy. Dostarczają skalowalne rozwiązania, które można dostosować do potrzeb biznesowych, aby usprawnić operacje i poprawić przewagę rynkową.
Outsourcing sprzedaży jest przykładem usługi BPO. Zatrudnienie zdalnego zespołu sprzedaży jest łatwiejszym, bardziej efektywnym i tańszym rozwiązaniem niż zatrudnianie zespołu na własną rękę. Outsourcowani przedstawiciele handlowi mogą pozyskiwać, kwalifikować i poszukiwać potencjalnych klientów, dzwonić na zimno, ustawiać spotkania i wykonywać wiele innych zadań SDR dla Business każdej wielkości.
Utwórz udostępniany pulpit, aby wizualizować swoje działania sprzedażowe, śledzić postępy i nie tylko w ClickUp Dashboards
2. Firmy zajmujące się outsourcingiem procesów wiedzy
Firmy zajmujące się outsourcingiem procesów wiedzy (KPO) dostarczają wysokiej wartości usługi oparte na wiedzy, które wymagają zaawansowanych umiejętności i wiedzy specjalistycznej. Zatrudniają one wysoko wykształconych i wykwalifikowanych pracowników, którzy posiadają specjalistyczną wiedzę na takich polach jak:
- Badania rynku
- Analityka danych
- Analiza finansowa
- Usługi prawne
- Projektowanie inżynieryjne
Zlecając zarządzanie projektami KPO, zyskujesz dostęp do specjalistów, którzy mogą pomóc Twojej firmie w podejmowaniu świadomych decyzji i uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. Dzięki KPO nie musisz zatrudniać pełnoetatowych pracowników ani inwestować w kosztowne technologie i szkolenia.
3. Outsourcing wirtualnych asystentów
Wirtualni asystenci to świetni menedżerowie projektów dla Twojego Businessu. Są obeznani z technologią, zorientowani na szczegóły i dobrze współpracują zarówno z wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi Teams.
Kosztują również mniej niż zatrudnianie pełnoetatowych pracowników i są łatwe do zintegrowania z operacjami.
Aby zapewnić sprawny przebieg projektów, mogą oni pomóc w zadaniach administracyjnych, takich jak planowanie spotkań, zarządzanie e-mailami i organizowanie plików. Dzięki temu Ty i Twój zespół zyskujecie cenny czas, który możecie poświęcić na bardziej strategiczne zadania.
Skuteczne zarządzanie projektami obejmuje również dotrzymywanie terminów i upewnianie się, że projekty pozostają w zakresie, a VA specjalizują się w starannej komunikacji. Ponadto, współpracując z firmą outsourcingową, możesz zatrudnić kierownika projektu w ciągu zaledwie tygodnia, przy znacznie mniejszych kosztach ogólnych.
Widok osi czasu w ClickUp daje widok zasobów i zadań z lotu ptaka
Co warto wiedzieć przy outsourcingu zarządzania projektami
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z outsourcingu lub outsourcingu zarządzania projektami, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać tę usługę:
- Zidentyfikuj swoje potrzeby i zadania, które chcesz zlecić na zewnątrz: Weź pod uwagę takie czynniki, jak cele projektu, członkowie zespołu, harmonogramy, budżety i ryzyko
- Zbadaj i oceń potencjalnych dostawców usług: Znajdź dostawcę usług outsourcingowych, który odpowiada twoim potrzebomcele biznesowe, budżetem i potrzebami w zakresie zarządzania projektami. Poszukaj solidnych osiągnięć w zakresie powodzenia, doświadczenia w branży i wiedzy specjalistycznej w zakresie zadań, które chcesz zlecić na zewnątrz
- Określenie zakresu projektu i oczekiwań: Ustawienie zakresu i oczekiwań outsourcowanego teamuzakres prac w tym oś czasu, wyniki i oczekiwania. Upewnij się, że projekt przebiega zgodnie z planem, korzystając z wielu kanałów komunikacji
- Ustanowienie jasnych protokołów komunikacji: Promocja otwartej i jasnej komunikacji z outsourcowanym zespołem, aby być na bieżąco z postępem projektu, wyzwaniami i możliwościami
- Śledzenie postępów projektu: Nawet w przypadku outsourcingu zarządzania projektami, nie oznacza to, że powinieneś tylko czekać na wyniki. Pozostań zaangażowany i dostarczaj informacje zwrotne w razie potrzeby. Pozwoli to upewnić się, że postępy w projekcie są zgodne z celami i oczekiwaniami biznesowymi
Wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami do współpracy i komunikacji
Narzędzia do zarządzania projektami oferują szyk funkcji, które sprawiają, że współpraca i komunikacja z teamami, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, jest łatwiejsza niż kiedykolwiek.
ClickUp, na przykład, usprawnia proces zarządzania projektami, a komunikacja i współpraca z wewnętrznymi zespołami, klientami, agencjami i innymi osobami jest o wiele bardziej płynna dzięki przeniesieniu wszystkich osób i całej ich pracy w jedno scentralizowane miejsce.
Projekt monitorowania
aktualizacje, zarządzaj cyklami pracy i współpracuj z zespołem, a wszystko to z obszaru roboczego ClickUp
Jak ClickUp może pomóc usprawnić zarządzanie projektami i współpracę z zewnętrznymi Teams:
- Zapraszaj gości do swojego obszaru roboczego: Po prostuzaprosić gości do obszaru roboczego ClickUp i zarządzać tym, do czego mają dostęp za pomocą ustawień prywatności i uprawnień. Ta kluczowa funkcja ClickUp pozwoli Twoim zewnętrznym zespołom pracować z Tobą na platformie, tak jak z Twoimi wewnętrznymi zespołami, z wyjątkiem ograniczonego dostępu w celu ochrony poufnych informacji i projektów
- Monitorowanie aktualizacji ikomunikuj się asynchronicznie lub w czasie rzeczywistym: Łatwo przydzielaj zadania, monitoruj postępy, otrzymuj aktualizacje w czasie rzeczywistym i komunikuj się w zadaniu za pomocą komentarzy,Widok czatui wszędzie w ClickUp
- Łatwe i bezpieczne udostępnianie dokumentów, plików i nie tylko: Udostępnianie dokumentów ClickUp, pulpitów, tablic i nie tylko za pośrednictwem prywatnych lub publicznych połączeń
- Pulpit z raportowaniem w czasie rzeczywistym: Zbuduj swójniestandardowy pulpit i uzyskaj wysokopoziomowy przegląd całej swojej pracy, monitoruj postępy i efektywniej zarządzaj wąskimi gardłami
- Dostosowywane szablony: Dostęp do ponad 1000 konfigurowalnych szablonówszablonów dla wykonawców każdego przypadku użycia, aby rozpocząć każdy rodzaj pracy, w tymszablony do zarządzania projektami Dodatkowo, narzędzia do zarządzania projektami zapewniają skuteczny sposób współpracy z zespołami zdalnymi, umożliwiając dostawcom płynne i łatwe udostępnianie ważnych dokumentów i aktualizacji. Użytkownicy są w stanie śledzić, kto widział aktualizacje, usprawniając w ten sposób komunikację między członkami zespołu z różnych lokalizacji.
Ostatecznie, wdrożenie kompleksowego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, pozwoli wewnętrznym i zewnętrznym teamom na bardziej efektywną współpracę i komunikację, czego wynikiem będzie wyższa wydajność i lepsze wyniki.
Wykorzystaj narzędzia do zarządzania projektami i outsourcing, aby przenieść swój Business na wyższy poziom
Outsourcing usług zarządzania projektami zmieni sposób, w jaki praca zostanie zrobiona.
Mądrze jest oszczędzać czas i zwiększyć skalę działalności bez stresu i kosztów związanych z zatrudnianiem większej liczby osób. Dzięki outsourcingowi zyskujesz również dostęp do najlepszych globalnych talentów, większą elastyczność i mniejsze ryzyko.
Ale na tym nie koniec! Jeśli zdecydujesz się na outsourcing zarządzania projektami do wirtualnego asystenta, możesz dodatkowo zwiększyć wydajność biznesu w miarę podejmowania większych, bardziej złożonych projektów.
Większość ludzi myśli, że pracownicy wirtualni mogą tylko do zrobienia wprowadzać dane i pisać e-maile, ale są również świetnymi menedżerami projektów. Dostarczają spersonalizowanego wsparcia i elastyczności, aby zaspokoić potrzeby związane z projektem lub biznesem, a także korzystają z szerokiego zakresu narzędzi, aby zapewnić sprawne działanie każdego projektu.
Gotowy, aby zarządzanie projektami było łatwiejsze, szybsze i bardziej opłacalne?
ClickUp to wydajny i bezproblemowy sposób zarządzania projektami. Posiada funkcje i narzędzia wspierające każdą metodologię zarządzania projektami i ułatwiające rozpoczęcie outsourcingu projektów. A w Magic ich wirtualni asystenci należą do 3% najlepszych talentów i są biegli w wielu narzędziach i oprogramowaniu.
Szkolenie VA jako zewnętrznego menedżera projektów jest jeszcze łatwiejsze dzięki wykorzystaniu
gotowe szablony
do rozpoczęcia każdego rodzaju pracy. Zacznij już teraz i awansuj dzięki outsourcingowi zarządzania projektami!
---
Guest Writer:
li jest autorką zawartości w Magic, zajmującą się tworzeniem historii, które dostarczają spostrzeżeń i pobudzają dyskusje w szerokim zakresie tematów, takich jak outsourcing procesów biznesowych, sprzedaż, obsługa klienta i operacje biznesowe